SAMORDNINGSFORSØKET Referat fra møte med regionale myndigheter Onsdag 10. FEB KL. 10:00 12:30

Transkript

1 Vår dato: Vår referanse: 2015/6978 Arkivnr.: Deres referanse: Saksbehandler: Marianne Hjorth Regionale myndigheter i Buskerud fylke Innvalgstelefon: SAMORDNINGSFORSØKET Referat fra møte med regionale myndigheter Onsdag 10. FEB KL. 10:00 12:30 Deltakere: NVE Region sør v/ seniorrådgiver Heidi Mathea Henriksen Statens vegvesen Region sør v/ seksjonsleder Anders Olav Hagerup, seniorrådgiver Arne Tovslid, seniorrådgiver Wenche Bjertnes Forsvarsbygg FB Eiendom v/ seksjonssjef arealplan Bjørn Bergesen, Jernbaneverket v/ planlegger og senioringeniør Knut Oddvar Stene senioringeniør Tor B. Nilsen Kystverket sørøst, Havne- og farvannsavdelingen v/ Aase Kristin Eikenæs Marthinsen Fiskeridirektoratet Region sør v/seksjonssjef Anne Britt Fjermedal Direktoratet for mineralforvaltning v/ Ine Cecilie Mork Olsen Fylkesmannen i Buskerud v/ fagsjef Eli Kristin Nordsiden, rådgiver Brede Kihle, rådgiver Kristin Stoknes (referent), rådgiver Geir Sørmoen, prosjektleder/seniorrådgiver Marianne Hjorth Meldt forfall Buskerud fylkeskommune v/ teamleder Hilde Reine Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap v/ Siri Hagehaugen Søndre Buskerud politidistrikt v/ Stabssjef Glenn Rhodèn Statsbygg v/ rådgiver Martin Vikhagen Åfløy Tunsberg bispedømmekontor v/ adm.kons. Kristin Alsaker Tørfoss Mattilsynet Avdeling Søndre Buskerud v/ Marit Beseth Nordeide (med notat) Møteprogram 1) Orientering om status og nye rutiner i forsøket v/fylkesmannen 2) Dagens tema. Introduksjon v/ Fylkesmannen Spørsmål til drøfting : Hvordan gjøre kommunene sterkere i utøvelsen som planmyndighet det kommunale selvstyre. Kan vi utvikle klarere kriterier når det gjelder avgrensning av nasjonale og viktige regionale interesser. Hvordan jobbe med å forsterke faglige råd som virkemiddel. 3) Fylkesmannens forslag til felles veileder for statlige etater Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: Fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: fmbupost@fylkesmannen.no

2 Side 2 av 6 4) Oppsummering 1) Orientering om status og nye rutiner i forsøket v/fylkesmannen. Fylkesmannen: 15. januar 2016 ble det innsendt rapport til KMD om prosjektet og fremdrift. Det er ikke stor saksmengde når det gjelder planer til samordning. Plantyper som samordnes nå er kommune- og kommunedelplaner og områdereguleringsplaner. Det blir da mer tid til å jobbe med «den gode planprosessen», noe som fylkesmannen har gitt stor fokus i prosjektet. FM jobber med utprøving av nye rutiner for tidlig samarbeid med andre statlige etater slik at etatene møter «samordnet» til bla. planforummøter. Dette synes allerede nå å være et område hvor det kan være stor gevinst for alle parter i planprosessen. Fase 2 i prosjektet som pågår nå tar for seg kommunikasjonsformer mellom de statlige etatene og fylkeskommunen og kommunene. Dagen i dag skal brukes til å utveksle erfaringer om samarbeidet med kommunene: hvordan ivaretas ansvaret for de nasjonale og regionale interessene i planarbeidet av planmyndigheten/kommunestyret i «det kommunale selvstyre». Rapporten fra KS/FoU (Asplan Viak 2012) reiser noen viktige problemstillinger som er utgangspunktet for dagens drøftelser. 2) Dagens tema. Diskusjonsspørsmål med bakgrunn i KS/FoU-rapporten anbefalinger: a) Staten kan avgrense innsigelse til arealkonflikter der nasjonal eller vesentlig regional interesse faktisk er berørt. Innsigelsesmyndighetene må få sterkere krav til redegjørelse for konflikt med nasjonal eller vesentlig regional interesse. Påstand: Presisering/dokumentasjon og kanskje forenkling på høringsuttalelser vil gi større trygghet og sikre kunnskap for saksbehandler. Formidling til politikere vil bli tryggere. b) Forsterke planfaglige råd som virkemiddel. Påstand: Planfaglige råd må bygges opp helt fra starten av planarbeidet for å kunne bli et nyttig redskap i planarbeidet. De planfaglige råd tilhører 2 forskjellig nivåer i prosessen. Forsvarsbygg: Dersom kommunene skal bli bedre til å ivareta koordineringen av statlige og lokale interesser er det sentralt med utvikling av kompetanse og kunnskap. Vi kan bidra ved utvikling av veiledere, eller tydeligere presisere etatenes interesser. Forsvarsbygg er interessert i Jernbaneverket sin veileder for egne interesser og synes det hadde vært interessant å diskutere erfaringer med denne. Jernbaneverket: Har sett at veilederen har en funksjon spesielt i reguleringsplaner. De har fremdeles innsigelser, men få går langt og de blir avklart tidlig. Ved varsel om oppstart viser de til veilederen, som alle kommunene skal ha fått. Statens vegvesen: Opplever ofte at det er uenighet mellom Statens vegvesen og kommunene når det gjelder avklaring av hva som er nasjonale forhold. De ser et behov for å rygge opp i ansvarsforholdet for vei, slik at kommunene i større grad ser de økonomiske konsekvensene av arealplanleggingen og nødvendige veitiltak.

3 Side 3 av 6 Fiskeridirektoratet Region sør: Har kartfestet de viktige nasjonale og regionale interessene. Dette gir konkrete data for egne interesser som kommunene lett kan forholde seg til. Statens vegvesen: Opplever at kommunene ofte sender private planforslag rett til høring uten kontroll og eierskap til planene. Det er viktig med økt kunnskap i kommunene, men det er utfordrende å bygge kompetanse når det politiske klimaet skifter hvert 4. år. Manglende rolleavklaring, teknisk kompetanse og kunnskapsnivå er sentrale utfordringer som samme med dårlig kvalitetssikring er utfordrende. Statens vegvesen påpeker videre at påstanden om forenkling av uttalelsene fra etatene og myndighetene må veies opp mot behov for argumentasjon og dokumentasjon av innsigelser/faglige råd. Vi må vurdere hva som er viktigst. De opplever også at kommunene har ulike behov knyttet til dette. De sliter videre med at administrasjonen ofte vil følge råd/føringer fra Statens vegvesen, men de vil samtidig være på tilbudssiden ovenfor initiativ og investeringer i kommunen. Da legger de ofte fra seg rollen som planmyndighet. Statens vegvesen påpeker videre at de er opptatt av likebehandling av kommunene og dersom de har innsigelse til noe i en kommune må de tilsvarende følge opp i andre kommuner. De ser ofte utfordringer knyttet til ulik praksis mellom fylkene. Statens vegvesen ønsker også tilsvarende veileder som Jernbaneverket har utviklet, de har tatt opp dette internt. Forsvarsbygg: Har ingen lov som hjemler innsigelser som Statens vegvesen (veinormalen). De foretar i større grad en skjønnsvurdering av om tiltak utfordrer deres interesser. Forsvarsbygg er opptatt av summen av tiltak og de ser utfordringer i avveininger mellom ulike interesser. Samordningsforsøket har bidratt til at egne uttalelser i større grad blir bedre begrunnet. Direktoratet for mineralforvaltning: Bruker faglige råd og har få innsigelser. De ser utfordringer knyttet til at kommunene i ulik grad følger rådene. Dersom kommunen selv har fokus på mineralforvaltning får de ofte en god dialog og rådene følges. Direktoratet for mineralforvaltning påpeker at de ikke alltid får planene på høring. Statens vegvesen: Opplever av og til utfordringer knyttet til rollefordeling med tilhørende ansvar. Lurer på hvorfor kommunene ikke heller fokuserer på hva etatene ikke har innsigelse til. Det er viktig å tydeliggjøre interesser av nasjonal og vesentlig regional karakter. Norges vassdrags- og energidirektorat: Har ulike erfaringer med om kommunene tar ansvar som planmyndighet. De opplever at kommunene ikke har eierskap til egne planer som er utarbeidet av private. Ser et behov for å bevisstgjøre kommunene om eget ansvar som planmyndighet. Temaet for innsigelse vil i stor grad avgjøre om kommunen følger råd/innsigelsen. Det er lettere å få gehør for temaer der kommunen berøres direkte av konsekvensene, som grunnforhold. Fylkesmannen: Er enig med Norges vassdrags- og energidirektorat. Enkelte temaer som det knyttes innsigelse eller faglige råd til er lettere å få gehør for i kommunen. Jobber kontinuerlig med å bevisstgjøre kommunene om eget ansvar som planmyndighet, både politikere og administrasjon. Oppfordrer regionale etater til å være aktive i planstrategiarbeidet. Statens vegvesen: Det er utfordrende når kommuneplanene er for detaljerte de vil da måtte diskutere enkelttomter med avkjørsler på overordnet nivå. Dette fører også til flere innsigelser. c) Bedre koordinering av statlige interesser i plansituasjoner dette er en utfordring.

4 Side 4 av 6 Påstand: Samordningsforsøket gir sterkere holdepunkter og argumenter i samarbeidet med kommunen. d) Bedre innretting av sektorveiledere med retningslinjer for bruk av innsigelse. Påstand: Innsigelsesmyndighetene må jobbe med å få nye og tydeligere rutiner for høringsuttalelser: Klarere kriterier for vurdering av plantemaene i de nasjonale og viktige regionale interessene for å gi forutsigbarhet, trygghet og sikre kunnskap for kommunen. Påstand: (forslag til utprøving) Utvikle planveileder for kommunene i Buskerud vil gi legitimitet og gi mer trygghet i rollen for planmyndighetene. Fylkesmannen: Hvordan kan vi styrke de faglige rådene? Bør rådene komme tidligere inn i planprosessen? Forsvarsbygg: Det er viktig å gå konkrete råd til varsel om oppstart/tidlig i planfasen. Det er gunstig om det ved varsel om oppstart presiseres tydeligere/mer konkret hva planprosessen skal føre til. Dette gir bedre grunnlag for planprosessen og det er lettere å gi konkrete uttalelser om egne interesser. Jernbaneverket: Det er vanskelig å legge inn flere faser i planprosessen fordi det er mange etater med ulike behov som skal involveres. Er videre enig med Forsvarsbygg om at planprosessen kan bedres dersom planfaglige råd kan konkretiseres tidligere i prosessen. Da kan man også tidlig påpeke hva etaten ikke kan godta. Norges vassdrags- og energidirektorat: Det er svært gunstig å komme inn i planprosessen før offentlig ettersyn og tidlig i prosessen. Kommunene kan bli flinkere til å søke råd hos etatene underveis i en mer uformell prosess og således sjekke hva de kan gjøre for å ivareta etatenes interesser. Fylkesmannen: Viser til pågående planprosess med Sigdal der de er tidlig involvert. Fylkesmannen har hatt dialog med kommunen fra oppstart. Statens vegvesen: Det er utfordrende å gi gode og konkrete tilbakemeldinger uten å ha godt nok grunnlag, eks. uten konsekvensutredning eller avklaring av avkjørsler. Samtidig ser de fordelen ved å kunne presisere hva som er mangelfull i møter der grunnlaget ikke er ferdig. Dette vil kunne bidra til videre arbeid. Fylkesmannen: Hva tenker dere om bruk av skisser og involvering på skissestadiet? Kystverket sørøst: Anser bruk av skisser i et tidlig stadium som gunstig for å avklare med sektormyndighetene. Har ikke kapasitet til å delta på alle møter, men er positive til en veileder med presisering av nasjonale og regionale interesser. Ser videre et behov for opplæring og tydeliggjøring av roller og presisering av egne interesser for at kommunen skal ivareta nasjonale og regionale interesser. Lunsj 3) Fylkesmannens forslag til felles veileder for statlige etater. Fylkesmannen: Ønsker å utvikle en felles veileder i regi av samordningsforsøket, men som et selvstendig og levende dokument som stadig oppdateres og som kan leve videre etter forsøket. Der kan hver etat i et eget kort kapittel presisere egne interesser. Fiskeridirektoratet: Ser en utfordring ved at det utvikles ulike veiledere gjennom samordningsforsøket i ulike fylker. Rutinene er forskjellige og forsøket utføres ulikt i fylkene som deltar.

5 Side 5 av 6 Fylkesmannen: Veilederen vil være uavhengig av rutinene for forsøket den skal være selvstendig og presisere roller, ansvar og interesseområder for de ulike etatene i Buskerud. Det vil være lettere for kommunene å følge en veileder som er utviklet med lokale holdepunkter og den vil få mer myndighet når den knyttes til Buskerud fylke. Forsvarsbygg: Skal lage en egen veileder, men de er positive til at de kan spille inn overordnede føringer i en samlet veileder. De vil også kunne vise til egen veileder for utdyping. Utvikling av en felles veileder harmonerer med egne planer. Statens vegvesen: Tror en samlet veileder kan være veien å gå og det blir lettere for kommunen å ta til sitt bryst når den er utarbeidet i egent fylke. Statens vegvesen presiserer at det er viktig at veilederen blir et eget dokument som henviser til andre og som er levende. Direktoratet for mineralforvaltning: En samlet veileder vil bidra til å vise at interessene til hver etat ofte henger sammen. Forsvarsbygg: Kan vi utforme faglige råd på en annen måte, mer helhetlig eller gradert vil de da bli lettere å følge opp? Fylkesmannen: Skiller selv mellom sterke faglige råd og råd/anbefalinger. Forsvarsbygg: Veilederen bør inneholde presiseringer om kommunenes ansvar. Hva har Fylkesmannen gjort for å øke bevisstheten i kommunen om egen rolle? Fylkesmannen: Benytter enhver anledning til å presisere rollene i plansystemet og bevisstgjøre kommunene om eget ansvar, både politikere og administrasjon. Statens vegvesen: Har forsøkt å be om en oppfølging om hvordan kommunen behandler faglige råd, men har ikke sett tilbakemeldinger enda. Fylkesmannen: Det er mye å hente på å bevisstgjøre kommunenes ansvar. 4) Oppsummering I høst bad Fylkesmannen om innmelding av kommende planarbeid fra utvalgte kommuner for 2016 for å få oversikt over samordningsoppgaver. Denne oversikten vedlegges til orientering. Fylkesmannen følger opp arbeidet med utforming av en felles veileder etter modellen fra Fylkesmannen i Nordland dette er avtalt med prosjektleder i Nordland og det vil bli utvekling av erfaring med veilederen. Utkast til veilederen vil bli sendt til alle statlige etater på høring. Et viktig avsnitt i veilederen for Buskerud vil være å utforme forslag til egen etats avsnitt med presisering av interesseområde. Det vil bli sendt ut invitasjon til utforming med eksempel. Det forventes at utkast til veilederen kan sendes ut på høring før påske. Spørsmål til oppfølging: Statens Vegvesen: hvordan løser vi at Statens Vegvesen har flere roller i planer på høring, er selv planleggere og samtidig innsigelsesmyndighet til egne planer, ref. samordningsforsøket. Mattilsynet, avdeling Søndre Buskerud hadde ikke anledning til å delta men sendte sitt bidrag til møtet, vedlegg i dette brev. Velkommen til NESTE SAMORDNINGSMØTE MED STATLIGE ETATER ONSDAG DEN 20. APRIL 2016 kl. 10:00 13:00 Merk av dagen det blir sendt ut innkalling i god tid før møtet.

6 Side 6 av 6 VEDLEGG: Oversikt over kommuneplaner i Buskerud STATUS Introduksjon til dagens program Statusrapport fra Fylkesmannen i Buskerud om samordningsforsøket til KMD, VEDLEGG: Innspill fra Mattilsynet, avdeling Søndre Buskerud Vi sender derfor våre innspill til møtetema slik at Mattilsynets interesser blir ivaretatt: Kommunene blir sterkere ved at planmyndighet og saksbehandler søker faglige råd og samarbeide hos andre fagmiljøer og myndigheter, eksempel Mattilsynet. Drikkevann må komme inn som et punkt i sjekkliste ved oppstart av planarbeid og som et kontrollpunkt videre i prosessen. En veileder for kommunene om Samarbeid i arealplanleggingen må være praktisk og tydelig slik at den blir benyttet også i mindre kommuner med små fagmiljø. Veilederen bør få et eget kapittel som presiserer betydningen av å ivareta private og offentlige vannforsyningssystem og sikre mot all mulig forurensning både under planarbeid, under utbygging og etter at arbeidene er ferdigstilt. Hele samfunnet har behov for at drikkevannsforsyningene er helsemessig trygge og forsyningsmessig sikker. Vi hevder at drikkevann er vår viktigste og helt uerstattelige naturressurs. Planarbeidene på kommune- og fylkesnivå må sikre og legge til rette for at drikkevannsressursene må beskyttes best mulig og prioriteres nå og i all framtid. Vi følger med interesse arbeidet fra Fylkesmannen på dette feltet og vil bidra til at drikkevann blir synliggjort i kommende veileder overfor kommunene. Dersom det skrives referat etter møtet vi vi gjerne motta dette. Med vennlig hilsen Marit Beseth Nordeide seniorinspektør Mattilsynet, avdeling Søndre Buskerud