ÅRSRAPPORT OM HMS-ARBEIDET VED HIT 2012

Transkript

1 Høgskolen i Telemark ÅRSRAPPORT OM HMS-ARBEIDET VED HIT 2012 Behandlet i Hoved-AMU Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler Postboks 203 Kjølnes Ring 56 Telefon Ingrid K. Reitan 3901 Porsgrunn Telefaks postmottak@hit.no Internett Ingrid.k.reitan@hit.no

2 2 Høgskolens overordnede HMS-mål Arbeidsmiljø og læringsmiljø medarbeidere og studenter skal ha et helsefremmende arbeids- og læringsmiljø medarbeidernes og studentenes kompetanse innen HMS skal være tilstrekkelig for å utføre arbeidsoppgavene forsvarlig Inkludering: høgskolen skal være tilpasset medarbeidere og studenter med nedsatt funksjonsevne Sykefravær: sykefraværet ved høgskolen skal være lavere enn 4 % Brannsikkerhet: liv, helse, miljø og materielle verdier skal vernes mot brann og eksplosjon Ytre miljø: høgskolen har en ambisjon om å være en grønn høgskole som arbeider for å redusere miljøbelastningen av egen virksomhet og skape miljøbevisst adferd hos medarbeidere og studenter Innledning Høgskolen har et HMS-system som består av alle elementer som berører og påvirker arbeidsmiljøet og læringsmiljøet. Oppfølgingen av HMS-systemet sikrer at høgskolens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med kravene gitt i arbeidsmiljøloven og HMS - forskriften. Ved bruk av internkontrollrutinene sikres systematisk utførelse av HMS-arbeidet i henhold til HMS- forskriften og arbeidsmiljøloven kapittel 3. Det omfatter gjennomføring av vernerunder, risikovurderinger, registrering av avvik, personskader og ulykker, samt ledelsens gjennomgang av internkontrollrutinene. I tillegg er et velfungerende arbeidsmiljøutvalg (AMU) en vesentlig del av høgskolens HMS-system, og AMU skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakerorganisasjonene, jf. arbeidsmiljøloven 7-2 nr. 6. Etter at Direktoratet for arbeidstilsynet gikk bort fra standardiserte skjemaer ved arbeidsmiljørapportering, kan årsrapporten skreddersys for virksomheten. Rapporten skal ikke lenger sendes inn til Arbeidstilsynet, men oppbevares i virksomheten. Rapporten skal inneholde fakta omkring arbeidsmiljøutvalget (AMU) og hovedpunkter når det gjelder vernetjenestens arbeid forøvrig. Da rapporten kan tilpasses virksomheten, har HiT valgt å rapportere på gjennomføring av vernerunder og tilløp til yrkessykdommer, ulykker, personskader og målinger/undersøkelser av arbeidsmiljøet. Fakta omkring arbeidsmiljøutvalget (AMU) Hovedarbeidsmiljøutvalget (Hoved-AMU) ble opprettet i konstituerende møte Det er i tillegg opprettet lokal-amu for hvert av de fire studiestedene. Det er videre et hovedverneombud for hele høgskolen og et lokalt verneombud (VO) ved studiestedene Bø, Notodden og Rauland. Ved studiestedet Porsgrunn er det fire verneombud; et VO for ansatte tilknyttet TF, et VO for ansatte tilknyttet HS, et VO for ansatte Drift Biblioteket, It-tjenesten og Fellesadministrasjonen og et VO for ansatte tilknyttet EFL. Hoved-AMU består av seks stemmeberettigede medlemmer, mens utvalgene i Porsgrunn, på Notodden og i Bø består av fire stemmeberettigede medlemmer. Høgskolen var tilknyttet bedriftshelsetjenestene Stamina HOT (tidligere Hjelp24) og Senter for Arbeidshelse og Miljø i Telemark (SAMT) fram til Representanter for bedriftshelsetjenestene møter i utvalget med tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Arbeidstakersider har ledet hoved-amu i 2012 med Idar Vassli som leder og Anne Rasch-Halvorsen som nestleder.

3 3 Det har vært avholdt fire ordinære møter og et ekstraordinært møte i Hoved-AMU i Aktiviteten i de lokale AMUene varierer noe. Ved studiestedet Rauland tas eventuelle saker vedrørende verne- og miljøarbeid opp i de ukentlige personalmøtene. Hovedpunkter i hoved-amus arbeid Utvalget behandlet følgende sentrale saker: Årsrapport om verne- og miljøarbeidet 2011 Sykefraværsstatistikk for HiT 2012 Gjennomføring av medarbeiderundersøkelse MUSIK Handlingsplan for IA-arbeid og kartlegging av nåsituasjonen Avtalene og tjenesteinnhold av bedriftshelsetjenesten (BHT) Revisjon av HMS-system for HiT Revisjon av beredskapsplan for HiT Organisering av lokal-amu i Porsgrunn Stoffkartotek Eco-online Helseundersøkelser av ansatte som jobber med biologisk materiale ved studiestedet Porsgrunn Ekstraordinært møte - kåring av arbeidsmiljøprisen Disse punktene er utdypet under. Årsrapport over verne- og miljøarbeidet i 2011 Det ble enstemmig vedtatt på møte i hoved-amu at Årsrapport om verne- og miljøarbeidet ved Høgskolen i Telemark for 2011 utgjør hovedarbeidsmiljøutvalgets årsrapport for det året. Sykefraværsstatistikk for HiT og oppfølging av sykmeldte 2012 Det totale sykefraværet for HiT 2012 var på 4,2 %. Det har steget noe fra tidligere år da sykefraværet i 2011 var på 3,6 % og i 2010 var sykefraværet på 3,7 %. Sykefraværet er totalt sett fortsatt lavt selv med nevnte oppgang, men det vil være viktig å holde fokus på god sykefraværsoppfølging og forebyggende tiltak slik at sykefraværet ikke stiger ytterligere. De to første tabellene viser sykefraværet totalt for HiT og for hver driftsenhet fra 2005 til Tabellene og grafen viser utviklingen av sykefraværet over en tidsperiode på åtte år. Tabell 1. Tabellen viser sykefraværet totalt fra 2005 til Kvartal kvartal 4,4 5,6 5,5 5,4 4,3 3,9 3,8 3,9 2. kvartal 3,2 4,0 4,1 5,4 4,0 3,7 3,0 3,9 3. kvartal 3,0 3,7 4,6 5,5 3,8 3,4 3,3 4,3 4. kvartal 4,3 4,3 4,8 5,2 4,3 3,5 4,2 4,6 Totalt 3,7 4,4 4,8 5,4 4,3 3,7 3,6 4,2

4 4 Grafen viser utviklingen av det totale sykefraværet ved HiT fra 2005 til Tabell 2. Tabellen viser sykefraværet totalt på driftsenhetene fra 2005 til Driftsenhet Allmennvitenskapelige fag 2,2 4,1 3,6 3,2 3,0 3,1 1,9 2,0 Estetiske fag, folkekultur og 4,3 5,3 4,1 7,9 4,9 3,8 4,3 3,9 lærerutdanning Helse- og sosialfag 4,1 3,8 6,1 6,8 5,4 5,5 4,3 4,1 Teknologiske fag 2,1 2,5 3,7 2,4 1,4 2,7 1,4 2,9 Bibliotektjenesten 4,5 7,2 6,1 6,6 5,8 4,0 6,0 8,1 Driftstjenesten 7,8 4,6 8,5 7,9 7,6 2,7 5,6 8,25 Fellesadministrasjon 4,7 6,5 6,3 2,8 5,3 4,7 4,2 5,4 IT-tjenesten 2,0 2,9 7,6 4,1 3,7 3,1 3,9 4,3 Tabell 1. og grafen viser at sykefraværet var på de høyeste i 2008 med et sykefravær på 5,4 %, og at det gradvis synker fram til 2011 for deretter å stige svakt til 2012 med et sykefravær på 4,2 %. Tabell 2. viser at fakultetene AF og TF, har hatt et stabilt lavt sykefravær de siste årene, EFL og HS har hatt en nedgang i sykefraværet, men biblioteket og drift har hatt en markant økning i sykefraværet. Det bør nevnes at på driftsenheter med få tilsatte som biblioteket og drift, vil en enkelt langtids sykmelding gi forholdsvis høyt utslag på sykefraværsstatistikken. Hoved-AMU har diskutert at sykefraværet ved enkelte driftsenheter øker og har et høyere sykefravær enn det totale sykefraværet på 4,2 %. Utvalget er enig om at hoved-amu i fremtiden følger opp de driftsenhetene som har et høyere sykefravær enn det totale sykefraværet. Driftsenhetene rapporterer at sykefraværet følges opp både med samtaler med enkeltpersoner og i henhold til rutinene for sykefraværsoppfølging for høgskolen. Driftsenhetene har ikke rapportert inn nye tilfeller av medarbeidere med redusert funksjonsevne. Gjennomføring av medarbeiderundersøkelse (MUSIK) 2012 MUSIK ble gjennomført første gang i 2008, deretter annet hvert år som betød at MUSIK skulle gjennomføres i På ledermøte ble verktøyet MUSIK presentert og videre bruk av undersøkelsen drøftet. Det ble da besluttet å utsette gjennomføringen av MUSIK til vinter 2013 grunnet lederutviklingsprogrammet fullført i 2012.

5 5 Handlingsplan for IA-arbeid og kartlegging av nåsituasjonen HiT signerte en ny samarbeidsavtale med NAV. I signeringsmøte mellom NAV og representanter for høgskolen samt representanter for arbeidstakerorganisasjonene, ble det opplyst at høgskolen som IAbedrift er forpliktet til å stille til rådighet en praksisplass for NAV. HiT har tre personer på praksisplass i Det er en person ved studiestedet Bø, ved natur-, helse og miljøvernfag, en tilknyttet kopisenteret og en tilknyttet driftstjenesten i Porsgrunn. Avtalen og tjenesteinnhold av bedriftshelsetjenesten (BHT) Høgskolen i Telemark (HiT) hadde tre avtaler med bedriftshelsetjenester. To avtaler med Hjelp24 og en avtale med Senter for Arbeidshelse og Miljø i Telemark (SAMT). Ansatte ved studiestedet Porsgrunn, Notodden og Rauland var tilknyttet Hjelp24 og ansatte ved studiestedet Bø var tilknyttet SAMT. Avtalene med BHT ble inngått henholdsvis i 1996 og Sidene avtalene med BHT var gamle og mangelfulle med tanke pris og oversikt over hvilke tjenester som er innbefattet i prisen, gjennomgikk PO-seksjonen avtalene. Etter en helhetsvurdering ble det framlagt en anbefaling til direktør om å si opp avtalene med BHT og gjennomføre en ny anbudsrunde i løpet av 2012/2013. Revisjon av HMS-systemet ved HiT Det overordnet HMS-systemet for HIT ble revidert. Internkontrollpermen (IK-perm) ved Høgskolen i Telemark ble innført i 1996 og revidert i Etter påtrykk fra flere hold, blant annet hoved-amu og LMU, startet arbeidet med å revidere og forbedre det overordnede HMS-systemet. Det ble nedsatt ei arbeidsgruppe med en representant fra hvert fakultet, samt HVO. Arbeidsgruppa skulle revidere IK-systemet i henhold til internkontrollforskriften og komme med forslag til endringer.. Arbeidsgruppa jobbet fortløpende med et utkast til nye rutiner for HMS-arbeidet. HMS-systemet var på en bred høringsrunde og ble endelig fastsatt av direktør Revisjon av beredskapsplanen Beredskapsplanen for høgskolen er revidert og det er innarbeidet tiltak mot ondsinnet handlinger og bombetrusler. Det vises til tildelingsbrevet til HiT fra Kunnskapsdepartementet (KD) 2012 og brev fra KD om samfunnssikkerhet og beredskap I brevet fra KD om samfunnssikkerhet og beredskap ble det påpekt at hendelsene 22. juli 2011 og rapporten fra 22. julikommisjonen, NOU 2012:14, aktualiserte ansvaret for samfunnssikkerhet og beredskap ytterligere innenfor de ulike statlige sektorer og nivåer. Av ovennevnte grunner nedsatte PO- seksjonen en hurtigarbeidende arbeidsgruppe, bestående av administrasjonssjef Erik Aarnes, hovedverneombud Idar Vassli, driftsleder i Porsgrunn, Torstein Fåne og rådgiver Ingrid K. Reitan. Arbeidsgruppa kom med et revidert forslag til beredskapsplan ut fra gitt mandat. PO-direktør har bearbeidet utkastet som sendes på en bred høringsrunde. Planen har vært på høring i Hoved-AMU i møte og endelig fastsatt av direktør på nyåret. Organisering av lokal-amu i Porsgrunn Arbeidsgiversiden i hoved-amu har vært i kontakt med leder for driftsenhetene for å få i gang møtevirksomhet i lokal-amu ved studiestedet Porsgrunn. Stoffkartotek Eco-online TF har foreslått at hele høgskolen skal ta i bruk stoffkartoteket Eco-online. Pr i dag har avdelingene TF og HS tatt dette i bruk.

6 6 Hoved-AMU anser det nødvendig å rydde opp i stoffene som allerede er i bruk ved HiT, og at det må gjennomføres opplæring i håndtering av stoffene og arbeidet. Det må avklares hvordan arbeidet med kartoteket skal organiseres. Det er ønskelig at det vurderes kostnadsdeling mellom TF og øvrige fakultet. Helseundersøkelse av ansatte som jobber med biologisk materiale ved studiestedet Porsgrunn StaminaHOT orienterte om helseundersøkelser for ansatte som jobber ved driftstjenesten og i laboratorier ved studiestedet Porsgrunn. Driftstjenesten og TF har også gjennomført slike undersøkelser. TF har også gitt tilbud om helseundersøkelser til alle ansatte uavhengig av eksponering. Ekstraordinært møte kåring av arbeidsmiljøprisen 2012 Høgskolen arrangerte 13. juni 2012 en inspirasjonsdag for alle ansatte i Gullbring Kulturanlegg i Bø. Inspirasjonsdagen inneholdt faglige innspill, kunstutstillinger i regi av EFL, utdeling av arbeidsmiljøpris og underholdning. Hoved-AMU var jury for kåring av kandidater for arbeidsmiljøprisen. Det ble den send ut en mail for ansatte kunne foreslå kandidater for arbeidsmiljøprisen gitte tre kriterier: 1. Har gjennom sin atferd og væremåte bidratt til å skape begeistring, entusiasme, motivasjon, godt humør eller på annen måte bidratt til et inkluderende arbeidsmiljø. 2. Har gjennom sitt arbeid utvist særlig ansvar og bevissthet om helse, miljø og sikkerhet (HMS). 3. Har bidratt særlig aktivt til sosiale og helsefremmende aktiviteter. Innen frisen var det foreslått 13 kandidater. Kandidaten som ble valgt, var fremmet av flere ansatte og ved juryens begrunnelse ble det spesielt vektlagt personens rolle i utbyggingsprosessen og nye lokaler i Drammen. John Hofsrud Roe får arbeidsmiljøprisen Prisen er et kunstverk for kroner Internkontrollsystem: Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. aml. 7-2 nr. 2 bokstav e Arbeidsmiljølovens 7-2 nr. 2 bokstav e) sier at arbeidsmiljøutvalget skal behandle saker som gjelder etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Rapporteringen fra vernerundene, vedlegg 1, viser at det gjennomføres vernerunder ved de fleste driftsenhetene og ved behov utføres nødvendige tiltak. De enhetene som ikke har gjennomført vernerunder i 2012, rapporterer at slike vil bli gjennomført i Rapporteringen viser videre at høgskolen har et tilfredsstillende fysisk arbeidsmiljø. Det kan forklares med at HiT har en forholdsvis ny og hensiktsmessig bygningsmasse med moderne fasiliteter. Belastningskader på grunn av feil sittestilling under arbeid er den største risikoen for tilsatte som hovedsakelig har kontorarbeid. For å minske risikoen prioriterer driftsenhetene innkjøp av ergonomisk utstyr. Det rapporteres om tilfredsstillende tiltak og minimering av risikoforhold ved laboratorier, verksted og klinisk ferdighetssenter. Yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, jf. aml. 7-2 nr. 4 I henhold til aml. 7-2 nr. 4 skal arbeidsmiljøutvalget gjennomgå alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen og se til at arbeidsgiveren treffer tiltak for å hindre gjentakelse. Det rapporteres om tre personskader og én nestenulykke, vedlegg 2. Personene det gjaldt ble tatt hånd om på en tilfredsstillende måte og tiltak ble iverksatt for å minimere slike ulykker i framtiden. Målinger/undersøkelser av arbeidsmiljøet, jf. aml. 7-2 nr. 4 I aml. 7-2 nr. 4 er det blant annet fastsatt at arbeidsmiljøutvalget kan vedta at arbeidsgiver skal utføre målinger eller undersøkelser av arbeidsmiljøet for å klarlegge om det foreligger

7 7 helsefare. Det er gjennomført en måling av luftkvaliteten i Bygg M ved studiestedet Notodden og gjennomført helsemiljøundersøkelser ved studiestedene Porsgrunn og Rauland, vedlegg 3. Resultatene blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Vedlegg: 1. Rapportering fra driftsenhetene: vernerunder Rapportering om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker Rapportering av målinger/undersøkelser av arbeidsmiljøet 2012