BI Studentsamfunn Stavanger 2016 SAKSPAPIRER. Generalforsamling Høst BIS Stavanger Auditorium Orre

Transkript

1 SAKSPAPIRER Generalforsamling Høst BIS Stavanger Auditorium Orre 1

2 Forord Generalforsamlingen tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS ledelsen, undergrupper, komitéer og alle andre studenter som er medlemmer av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er sendt inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne høsten er fristen satt til 9. oktober. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på Generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på Generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Vi ønsker at alle deltar på Generalforsamling, slik at vi har best mulig grunnlag til å foreta vedtak. Det er her du har mulighet til å fremme dine meninger! Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt viktigste forum! Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Den siste saken angår torsdagens kro. Da gjenstår kun å ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen BIS ledelsen 2016/2017: Leder: Økonomiansvarlig: Fagansvarlig: Markeds- og næringslivsansvarlig: PR og kommunikasjonsansvarlig: Internkoordinator: Prosjektkoordinator: Eksteransvarlig: HR1: HR2: HR3: Sander Brimsøe Thomassen Agne Skotte Erik Nilsen Janne I. Frydenberg Regine Dalen Birkeland Mikias Mebratu Snorre Dishington Synne Fagerland Sandøy Martine Gundersen Helene Mæland Kristine Karlsen Hansen 2

3 Innholdsfortegnelse Forretningsorden for Generalforsamling Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Valgprosedyrer Sak 01 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden 7 Sak 02 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 7 Sak 03 - Behandlingssak: Godkjenning av referat 7 Sak 04 - Oppføring av eventueltsaker. 8 Sak 05 - Orienteringssak: Ledelsen og HRs redegjørelser 8 Sak 06 - Orienteringssak: Styrets virke. 9 Sak 07 - Orienteringssak: Ny organisasjonsstruktur 9 Sak 08 - Behandlingssak: Regnskap/økonomi 9 Sak 09 - Behandlingssak: Budsjett/økonomi 10 Sak 10 - Behandlingssak: Hvem skal studentaksjonen støtte? 10 Sak 11 - Behandlingssak: Fullmakt til det sittende styret om å konstituere eventuelle manglende tillitsverv 10 Sak 12 - Behandlingssak: Valg av ledige tillitsverv 11 Sak 13 Eventueltsaker 11 Sak 14 - Behandlingssak: Olympiske leker 11 Vedlegg 1 - Redegjørelse fra ledelsen og HR i BIS Stavanger: Leders redegjørelse ved Sander Brimsøe Thomassen 12 Økonomiansvarligs redegjørelse ved Agne Skotte 13 Fagansvarligs redegjørelse ved Erik Nilsen 14 Marked og næringslivsansvarligs redegjørelse ved Janne Frydenberg 15 PR- og kommunikasjonsansvarligs redegjørelse ved Regine Dalen Birkeland 16 Internkoordinators redegjørelse ved Mikias Mebratu 17 Prosjektkoordinators redegjørelse ved Snorre Dishington Eksternansvarligs redegjørelse ved Synne Fagerland Sandøy 20 HRs redegjørelse ved Martine Gundersen, Helene Mæland og Kristine Karlsen Hansen 21 Vedlegg 2 - BIS Studentaksjonen Varmestuens venner 22 Barnekreftforeningen Rogaland 22 Stavanger Røde Kors 23 Vedlegg 3 - Økonomi EMG 24 Vedlegg 4 - Økonomi LIM 25 Vedlegg 5 - Økonomi ØAF 26 Vedlegg 6 Regnskap Vår Vedlegg 7 Budsjett Vår

4 Forretningsorden ved Generalforsamling 1. Adgang til Generalforsamling har alle medlemmer av BIS Stavanger, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Stavanger. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Stavanger som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre 3 minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to 2 replikker til hvert innlegg, á to 2 minutter, samt en 1 svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. 4

5 b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en 1 stemmes overvekt. Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra sentrale vedtekter: Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ og avholdes to 2 ganger i året, lagt til vår og høstsemesteret. Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer, definert i de Sentrale vedtektene,. Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti 10 uker etter møtestart Følgende frister er gjeldende for ordinær Generalforsamling: Innkalling: senest to 2 uker før møtedato Innmelding av saker: senest ni 9 dager før møtedato Sakspapirer: senest én 1 uke før møtedato Referat: senest to 2 uker etter Generalforsamlingen Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved 2/3 flertall i et fulltallig styre ved BIS LA, eller når minst ti 10 prosent av medlemmene ønsker det Følgende frister er gjeldende for ekstraordinær Generalforsamling: Innkalling: senest én 1 uke før møtedato Sakspapirer: senest to 2 dager før møtedato Hentet fra BIS sine forskrifter: Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Godkjenning av statusrapport fra styret/ledelsen 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i Styret, Ledelsen og HR- komitéen i BIS. Ved Høstens Generalforsamling skal man: 5

6 Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år Godkjenne budsjett for høstsemesteret Valgprosedyrene: - Kandidater presenteres. Kandidater kan benke verv inntil innstilling er presentert. De vil få 5 min med appell og 5 min med spørsmål. - Kandidater avholder appell (5 min) - Kandidater får spørsmål (5 min) - Generalforsamlingen har anledning til å bestemme at det skal foretas en ny presentasjonsrunde av kandidatene på maksimalt 5 minutter per kandidat, i tilfeller hvor én eller to kandidater gjenstår etter omvalg. - Innstilling presenteres - Skriftlig/elektronisk, hemmelig, valg avholdes umiddelbart etter at innstilling er gitt. Blank stemme regnes som avgitt stemme. - Kandidaten som får absolutt flertall velges. - Hvis ingen kandidater får absolutt flertall ved første valgomgang så går kandidaten med færrest stemmer ut. Deretter blir det omvalg mellom de resterende kandidater, inntil en av kandidatene oppnår flere enn absolutt flertall. - Dersom det fortsatt er stemmelikhet etter omvalg, foretas rangering av loddtrekning. - Hvis den siste kandidaten ikke oppnår absolutt flertall mot blanke stemmer, velges ikke kandidaten. - Feilaktig stemme skal ikke medregnes. - HR og tellekorps teller opp stemmene og gir resultatet til dirigentbordet. Generelle retningslinjer: Egne tilføyelser til lokale vedtekter må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt dersom ikke annet er godkjent av Generalforsamlingen 6

7 Sak 01 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden. Forslagsstiller: Ledelsen i Stavanger v/ Leder Bakgrunn: Leder orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden. Sak 02 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps Forslagsstiller: Ledelsen i Stavanger v/ Leder Bakgrunn: Leder orienterer videre Forslag til vedtak: Niklas Bråthe som ordstyrer. Synne Fagerland Sandøy som bisitter. Regine Dalen Birkeland som referent. Godkjenning av tellekorps. Sak 03 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslagsstiller: Ledelsen i Stavanger v/ Leder Bakgrunn: Referat fra Vårens Generalforsamling Referatet ligger på BIS Stavanger sine nettsider: 1.pdf Forslag til vedtak: Godkjenning av referatet fra Vårens Generalforsamling

8 Sak 04 - Oppføring av eventueltsaker Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Sakene vil bli behandlet under Sak 13. HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av Generalforsamlingen. Sak 05 - Orienteringssak: Ledelsen og HRs redegjørelser Bakgrunn: Hvert styremedlem har skrevet sin redegjørelse. Vi henviser til vedlegg 1 i sakspapirene. Ledelsen og HR presenterer sine redegjørelser i korthet. Leder: Økonomiansvarlig: Fagansvarlig: Markeds- og næringslivsansvarlig: PR og kommunikasjonsansvarlig: Internkoordinator: Prosjektkoordinator: Eksteransvarlig: HR v/: Sander Brimsøe Thomassen Agne Skotte Erik Nilsen Janne I. Frydenberg Regine Dalen Birkeland Mikias Mebratu Snorre Dishington Synne Fagerland Sandøy Martine Gundersen, Helene Mæland og Kristine Karlsen Hansen Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner ledelsens og HRs redegjørelser. 8

9 Sak 06 Orienteringssak: Styrets virke Forslagsstiller: Styret v/ Styreleder Niklas Bråthe Bakgrunn: Styret i BI Studentsamfunn har ansvaret for alle tre campusene på utsiden av Oslo, altså Stavanger, Bergen og Trondheim. Styreleder orientererer om styrets oppbygning, styrets virke, økonomi og organisasjonens generelle tilstand. Sak 07 Orienteringssak: Ny organisasjonsstruktur Forslagsstiller: Ledelsen i Stavanger v/ Leder Bakgrunn: BI Studentsamfunn har vært gjennom omfattende endringer i oppbygning og struktur. Implementeringen av endringene har vært vellykket og ledelsen ønsker å orientere om endringene som er gjort, hvorfor de er gjort og hvilken praktisk betydning for studentene. Leder orienterer videre Sak 08 Behandlingssak: Regnskap/økonomi Forslagsstiller: BIS Stavanger ledelsen v/leder Bakgrunn: Leder presenterer regnskapet for våren Vedlegg: 6 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskapet for

10 Sak 09 Behandlingssak: Budsjett/økonomi Forslagsstiller: BIS Stavanger ledelsen v/leder Bakgrunn: Leder presenterer budsjett for våren Vedlegg: 7 Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for våren Sak 10 Behandlingssak: Hvem skal studentaksjonen støtte? Foreslagsstiller: BIS Studentaksjonen v/ Prosjektkoordinator Bakgrunn: Studentaksjonen ønsker å la Generalforsamlingen bestemme hvilket veldedig formål det skal samles inn penger til i år. Prosjektkoordinator orienterer videre og henviser til vedlegg 2. Forslag til vedtak: Fremkommer på Generalforsamlingen. Sak 11 - Behandlingssak: Fullmakt til det sittende styret om å konstituere eventuelle manglende tillitsverv. Forslagsstiller: HR Bakgrunn: HR og ledelsen kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke har fått valgt ved Generalforsamlingen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner forslaget. 10

11 Sak 12 - Behandlingssak: Valg av ledige tillitsverv Forslagsstiller: HR Bakgrunn: Vervene blir presentert, innstilt og stemt over i følgende rekkefølge: 1. HR3 2. HR4 3. Faddersjef Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger innstilling Sak 13 - Eventueltsaker Sak 14 Behandlingssak: Olympiske leker Forslagsstiller: Leder Forslag til vedtak: Leder foreslår 3 priser for øl på olympiske leker. forsamlingen stemmer over forslagene. 11

12 Vedlegg 1: Redegjørelse ved Ledelsen og HR i BIS Stavanger Leders Redegjørelse ved Sander Brimsøe Thomassen: Jeg vil starte med å takke for tilliten som jeg ble vist ved sist generalforsamling. Det er en stor ære å få lov å lede et av Norges beste studentsamfunn med en helt fantastisk og motivert gjeng. På landsmøtet 2016 ble det vedtatt en ny organisasjonsstruktur som skal løfte studentsamfunnet til et nytt nivå. Dette vil si at noen verv forsvant ned fra ledelsen og noen nye dukket opp. Det har vært en utfordrende jobb å optimalisere de nye vervene. Men med en flink gjeng som står på, har ikke dette vært et problem. Arbeidet om å implementere en ny organisasjonsstruktur er en stor men fantastisk jobb. Det er vanskelig å si om vi har lykkes i denne prosessen på nåværende tidspunkt, men noe jeg tror vi har. Vi har en mulighet å forme studentsamfunnet på en måte som gagner studentene best mulig, slik at BIS blir enda bedre og mer profesjonelt. Vi startet semesteret med en fantastisk fadderuke, hvor gamle og nye studenter fikk en god start på et nytt studieår. Jeg vil ved den anledning gratulere og takke fadderstyret for en vell gjennomført uke. Dere leverte en uke med høy kvalitet og tok fadderuken til BI campus Stavanger til et nytt nivå, vell gjennomført! BI Studentsamfunn har verdier som engasjerende, inkluderende og nyskapende. Da er det fantastisk gøy å se at så mange studenter ønsker å ta en del av studentsamfunnet. Det har blitt opprettet nytt idrettslag og vi er i gang med å opprette nye undergrupper, noe som er utrolig bra. Aktiviteten blant studentene er høyere enn noen gang, og jeg håper det fortsetter slikt resten av studieåret. Vi har endelig fått flyttet kontor, dette åpner nye muligheter hvor det gamle BIS kontoret skal bli brukt til studentenes beste. Vi er i dialog med administrasjonen på hva kontoret kan bli brukt til. Men dette endrer ikke vår åpen dør policy, BIS kontoret er alltid åpent for alle studenter! Som leder av BIS Stavanger går min hverdag til implementering av den nye strukturen. Jeg er også en støtte funksjon for alle i min ledelse samt hele studentsamfunnet. Vi er kommet godt i gang med arbeidet som BIS skal gjennomføre, og det er takket være alle dere engasjerte studenter. Jeg vil avslutte det hele med å igjen takke for tilliten og håper at jeg er den verdig. Jeg er imponert over alt som er gjort på campus siden 1 juli og gleder meg til veien videre sammen med dere! Med vennlig hilsen Sander Brimsøe Thomassen Leder BIS Stavanger 12

13 Økonomiansvarligs redegjørelse ved Agne Skotte Jeg ønsker å starte med å takke for tilliten jeg fikk ved Generalforsamlingen våren Jeg har hatt dette vervet nå siden Februar 2016 så jeg har vært litt lengre i ledelsen enn resten av den nye BIS ledelsen, men har hatt en travel start på dette skoleåret uansett. Siden jeg har startet vervet mitt så tidlig så måtte jeg lære utrolig mye på kort tid. I høsten 2015 startet jeg som økonomi-assistent for tidligere økonomiansvarlige og fikk et lite innblikk på hvilke oppgaver en økonomiansvarlig jobber med og hvordan de diverse økonomiske problemstillinger skal løses. Stillingen som økonomi-assistent var en stor hjelper for nå værende stillingen min. Hovedansvaret mitt som Økonomiansvarlig er hovedsakelig å styre økonomien til BIS Stavanger. Mer spesifikt er oppgavene mine å bokføre måned for måned, sende ut fakturaer og betale en del regninger. Jeg har vært i kontakt med alle undergrupper og fått oversiktlige budsjetter fra dem på hva dem har tenkt å bruke pengene de får på. Har også laget ferdig ett felles Excel ark så alle undergrupper kan logge seg inn på og skrive inn selv hva dem har kjøpt og hvor mye dem har brukt, så både jeg og de får bedre oversikt over økonomien. Som Økonomiansvarlig så har man veldig mye ansvar og mange ting som man må holde styr på, dermed har jeg nå ansatt to økonomi-assistenter som skal jobbe med meg dette året. Vi har allerede kommet godt i gang med å jobbe for fullt med BIS. Vi er også midt i prosessen med å bytte bank fra SR-Bank til DNB nå i høst. Alle de lokale Økonomiansvarlige og Økonomiansvarlig Sentralt var også på et økonomiseminar i Oslo. Der hadde de opplæring i hvordan man jobber med regnskapsprogrammet Mamut som vi bruker i BIS. Jeg selv har ikke hatt mulighet for å delta på det, men har fått referat fra møtet og har hatt nytte av å oppdatere meg på hva som er nytt og hva som skal skje fremover. Når det er sagt så har alle lokalavdelinger og BIS styret bestemt oss for å bytte våre regnskapsprogram. Fra skal vi bytte fra Mamut til E- accounting. Grunnen til dette er at det nye programmet som vi skal bytte til er mye enklere å bruke og ikke minst billigere. Jeg har også deltatt på NSF i Bergen og møtt utrolig kjekke og dyktige folk. Har blitt kjent med de nye Økonomiansvarlige fra andre lokalavdelingene. Der fikk vi delt erfaringer og diskutert ulike utfordringer som av og til kan oppstå i vervet. Vi har også diskutert hvordan vi kan få til at ting skal bli enda bedre i vervene våres. Mvh Agne Skotte Økonomiansvarlig 13

14 Fagansvarligs redegjørelse ved Erik Nilsen Først og fremst ønsker jeg å takke for tilliten jeg ble vist under generalforsamlingen våren 2016 da jeg ble valgt inn som fagansvarlig for BIS Stavanger. Det å kunne representere studentene, BIS og BI Som Fagansvarlig er mitt ansvar å opprettholde den faglige kvaliteten og studiemiljøet på skolen, slik at studiehverdagen blir best mulig for deg som student. Jeg har i løpet av høsten jobbet aktivt med BI administrasjonen hvor jeg aktivt tar opp saker som gagner studentene. I løpet av høsten har jeg mottatt dusinvis av forespørsler/saker/klager fra studentene hver uke. Jeg ønsker å oppfordre dere studenter til å fortsette å sende inn om det skulle være noe da det gir oss mulighet til å løse de aktuelle temaene tidlig. I løpet av sommeren frem til Fadderuka ble det fokusert på overlapping. Jeg dro til Bergen sammen med fagansvarlig fra Bergen, Trondheim og fra Styret til BIS på Fagseminar(teambuilding). Der jobbet vi med hvordan vi skal oppnå årets mål,og jobbet med faglig strategisk arbeid. Vi gikk gjennom klage sakene fra vårens eksamener og satte en plan på de. I fadderuken ble brukte jeg tiden aktivt til å promotere BIS og gjøre studentene kjent med studiemiljøet på BI. I løpet av høsten deltok jeg sammen med ledelsen på Nasjonalt Styringsforum med alle lokalavdelingene og styret i BIS, en arena som gjør at vi får jobbet med organisasjonens strategiske mål med alle ledelsene tilstede. Jeg allerede startet med planlegging av vårens temakveld, der spennende personer fra næringslivet vil komme å snakke om aktuelle faglige temaer og underholde. Den 14 Oktober deltok jeg sammen med et par av klassekontakter på Studentpanelet i Oslo Nydalen, en arena der BIS og klassekontaktene tar opp saker som angår studentene. Her fikk vi diskutert viktige saker for studentene, og fikk mulighet til å snakke med nøkkelpersoner i BI systemet. Studentbygget Før sommer foreslo jeg til ledelsen at vi burde flytte BIS kontoret ned til Kro-bygget ved innkjørselen til BI. Ettersom BIS er en organisasjon i konstant utvikling mente jeg at det var viktig at vi fikk mer plass til å utvikle organisasjonen og et større kontor som kan håndtere det voksende antallet engasjerte i BIS. Ved å flytte kontor ned til Kroa betydde og at vårt gamle kontor med tiden kan brukes til å utvide studieareal for studentene, noe som er et av hovedmålene mine i år. Spesielt i eksamenstider da det er mangelfull studie plasser på bygget. Fagutvalget(Klassekontaktene) Som fagansvarlig har jeg ansvaret for Fagutvalget som består av klassekontaktene. Jeg har nå fått på plass alle klassekontaktene, en gruppe personer jeg gleder meg til å jobbe sammen med dette skoleåret. Jeg har og satt i gang klassekontaktene fokusgrupper der de skal sammen med tilfeldige studenter i klassen sin, evaluere fag sammen med foreleser. Dette medfører at vi og BI for endret og gjort noe med utfordringer og problemer som oppstår i forelesningene slik at foreleserne har mulighet til å justere timene med en gang etter studentenes ønsker. Årets fokus i Fagutvalget er å etablere en mer innflytelsesrik arena for klassekontaktene. I løpet av høsten har jeg sammen med BI endret klassekontaktenes møtevirksomhet til en mer profesjonell arena der vi lettere kan ta opp saker og trekke inn relevante personer i diskusjonene. Møtene vil og være åpent for studenter og interessenter utenfor som ønsker å delta eller å fremme saker for klassekontaktene. Til slutt ønsker jeg å oppfordre dere alle til å kontakte meg eller klassekontaktene til det vi er her for, dere!. Hvis det er noe på BI dere ikke er fornøy med, eller burdet vært gjort på en annerledes måte, så tar vi det videre til de det gjelder. Med vennlig hilsen Erik Nilsen Fagansvarlig 14

15 Marked og næringslivsansvarligs redegjørelse ved Janne I. Frydenberg Mvh Janne I. Frydenberg Marked- og næringslivsansvarlig 15

16 PR- og kommunikasjonsansvarligs redegjørelse ved Regine Dalen Birkeland Takk for tilliten jeg fikk ved generalforsamling våren 2016, da jeg ble valgt inn som PR- og kommunikasjonsansvarlig ved BIS Stavanger. Perioden fra 1 juli og frem til nå har vært utrolig lærerik, og jeg ser frem til resten av perioden jeg skal sitte i vervet mitt. Det første jeg gjorde etter jeg tredde inn i vervet mitt som PR & kommunikasjonsansvarlig var å oppdatere informasjonen fra de avtroppende til de påtroppende på bis.no, mail, og Facebook. Deretter lagde jeg logo til Fadderugå 2016, samt designet t-skjortene som ble brukt i fadderuken. I selve fadderuken tok jeg bilder alle dagene, og publiserte senere disse bildene på BIS Stavanger si Facebook side. Når semesteret begynte for fullt har det blitt mye jobbing med både grafisk, foto og sosiale medier. Jeg har laget plakater til kroer og utlysning av undergrupper, og promotert andre sosiale arrangement i regi av BIS Stavanger. Har i tillegg fått tatt bilder av alle i ledelsen i Stavanger, samt fått begynt å ta bilde av undergruppene som nylig ble satt. Jeg har i tillegg jobbet jevnt med å holde BIS Stavanger oppdatert på Facebook med arrangementer, promotering av undergrupper, og presentasjon av ledelsen. Jeg var nylig med på NSF (Nasjonalt Styringsforum) hvor jeg fikk samarbeide med PR- og kommunikasjonsansvarlig i Bergen og Trondheim. Her har vi diskutert hvordan vi skal gå frem i vervet våres, og hvordan vi skal forholde oss til de samme retningslinjene å være mest mulig samkjørte på det vi gjør. Vi fikk også rettet opp i småfeil på bis.no, samt lagt en plan for hvordan vi skal videreutvikle nettsiden på en bedre måte. Videre i perioden min som PR- og kommunikasjonsansvarlig skal jeg fortsette å ha fokus på og kommunisere med studentene ved BI Stavanger på best mulig måte, slik at de føler de får den informasjonen de trenger. Jeg skal også sammen med kommunikasjonsutvalget mitt få skoleavisen bisvas.net opp å gå, slik studentene kan bruke denne siden aktivt til å følge med på litt mindre formelle nyheter på skolen. Mvh Regine Dalen Birkeland PR- og kommunikasjonsansvarlig 16

17 Internkoordinators redegjørelse ved Mikias Amare Mebratu Jeg vil starte redegjørelsen min med å takke for tillitten dere ga meg sist semester da dere stemte meg inn i vervet! Jeg har delt opp presentasjonen min opp i følgende punkter: Hva inngår i vervet Internkoordinator: Kort og godt, så har jeg overordnet ansvar for linjeforeningene, idrett, sosialutvalget, kro og alle undergrupper. Min jobb er å sørge for at gruppene gjør jobben sin og opprettholde en god kommunikasjon mellom gruppene, ledelsen og administrasjonen. - Hva har jeg gjort så langt: Vervet er helt nytt, så det har gått mye tid til å finne ut nøyaktig hvordan jeg skal gjøre jobben min. Jeg hadde overlapping med tidligere sosial ansvarlig, da dette vervet var det som lignet mest på mitt nye verv. Siden start så har jeg engasjert meg i alle gruppene jeg har ansvar for, vært med på intervju prosessen, og hjulpet til med å arrangere de forskjellige arrangementene vi har hatt på skolen, kroer og fagarrangementer. Kan for eksempel nevne EMG sine arrangementer med DNB Eiendom og Eiendom Vest, Back2School kro osv. - Hva er jeg fornøyd med: Jeg er veldig fornøyd med engasjementet fra alle. Alle i BIS har vært tilgjengelige og hjelpsomme når det trengs. Med tanke på hva jeg er fornøyd med i forhold til min stilling, så er jeg veldig fornøyd med at vi ikke har fått noen store problemer enda, da vervet er nytt og metoden arbeidet skal gjennomføres på blir utarbeidet nå. Det hele har fungert ganske bra. - Hva vil jeg gjøre bedre: Noe jeg synes jeg og gruppene jeg har ansvar for kan gjøre bedre er å gjøre gruppene litt mer selvstendige. Altså at jeg ikke skal være like innblandet i det daglige arbeidet slik jeg har vært til nå. I tillegg vil jeg gjøre være mer synlig for studentene, informere studentene om hvilke muligheter de faktisk har her på skolen. F. eks at de har mulighet til å søke penger på en oppstartspott vi har i BIS, slik at de kan lage en gruppe, om det så handler om fritidsinteresse eller noe som er fagrelatert. - Plan for året som kommer: Planen videre er å fortsette arbeidet som linjeforeningen, sosial utvalget, kro og idrett gjør. I tillegg til å informere om oppstartspotten og forbedre det selvstendige arbeidet gruppene gjør. Et av målene mine er å sørge for at det opprettes nye grupper på skolen som studentene har interesse for. Med vennlig hilsen Mikias Amare Mebratu Internkoordinator 17

18 Prosjektkoordinators redegjørelse ved Snorre Dishington Først og fremst vil jeg takke for tilliten som ble vist meg ved forrige generalforsamling (GF vår 2016). Min redegjørelse er basert på hva jeg har gjort opp i mot deg jeg sa i min appell v/ forrige GF. Fadderuken 2016 Da jeg egentlig gikk på mitt verv 1.juli.2016 skulle jeg egentlig hatt relativt kort tid til å involvere meg i prosessen rundt Fadderugå, men da jeg satt som SA i fjor ble jeg naturlig involvert i hele prosessen, slik at det ikke ble en bråstart på vervet. Synne og hennes gjeng hadde frie tøyler til å gjøre hva de ville med prosjektet, og jeg fikk i grunn bare løpende oppdateringer på budsjett, regnskap og de generelle planene. Da jeg tidligere har sittet i fadderstyret hadde jeg en naturligvis en del innspill underveis, men Fadderstyret tok avgjørelsene. Under selve uken bidro jeg, sammen med resten av BIS-ledelsen, der Fadderstyret ønsket oss. Som PK er jeg veldig fornøyd med årets fadderuke, dette med grunnlag i oppmøte, engasjement, tilbakemelding, faddersjef og ikke minst deres evne til nyskapning. Næringslivsdagene Jeg sa i min appell at jeg ønsket et mer intensivt NLD på 2 dager. Ut i fra de rapportene og informasjonen jeg har fått fra Hege blir dette vedtatt og gjennomført slikt. Jeg vil, som ved fadderuken, også her påpeke at fokuset mitt ligger på å la NLD-gjengen kjøre showet etter eget ønske, hvor jeg fungerer som støttespiller hvis nødvendig. Planen er å få NLD fysisk bort fra skolen for å skape litt mer eksklusivitet rundt det. Hege har her kommet med klare visjoner om hva hun ser for seg, så her er det bare å glede seg. Nå har det seg slik at NLD-styret nettopp har blitt satt, så jeg har ikke hatt gleden av å starte arbeid med disse enda, men jeg har så absolutt troen på at den gjengen som har blitt satt vil ta NLD til nye høyder, og gi studentene god kontakt med næringslivet i Stavanger og omegn. Studentaksjonen/BIS Charity En av sakene i dag vil handle om valg av veldedig organisasjon, og vi har i år valgt å fokusere på lokale organisasjoner. Dette har vi først og fremst gjort for å øke engasjement fra studentenes side, da de på denne måten vil få økt eierskap i det de faktisk bidrar med. Det vil også være en mye bedre måte å dokumentere resultatene våre, da vi via lokale organisasjoner lettere vil kunne se hva vår innsamling bidrar til. Her har Benedikte og hennes gjeng gjort en super jobb med planlegging, og de står klar til å iverksette arbeidet så fort vi får slått gjennom hvilken organisasjon vi ønsker å støtte. Konkrete tiltak er satt på agendaen, så anbefaler alle å holde ørene åpne i tiden fremover slik at dere kan få informasjon om hvordan dere kan bidra. Det koster oss så lite. Vi har også sett på å endre navnet på Studentaksjonen til BIS Charity på alle lokalavdelingene. Dette må vedtas på et Styremøte, og det vil bli meldt opp sak her så fort som mulig. Grunnen til navneendringen er at det allerede finnes en annen organisasjon med 18

19 samme navn, og fordi vi mener BIS Charity gir et klarere inntrykk om hva det er vi faktisk driver med. Vinterlekene Nytt i år er at Vinterlekene går under lokal PK, og det har i år falt under PK-Trondheim. Det er også satt en leder for Vinterlekene, samt vinterlekenestyrer hos alle de forskjellige lokalavdelingene (med hovedstyret i Trondheim). VL blir, i år som i fjor, på Storefjell. Budsjett har blitt godkjent av Styret og arbeidsprosessen er godt i gang. Et av ønskene til gjengen i Trondheim er at vi skal ha økt eierskap på lokalavdelingene, så VL-styret i Stavanger vil ha mye mer å si i forhold til hva som skal skje der oppe, samtidig som vi skal jobbe mot lokal sponsing og få økt promoteringsmateriell til alle lokalavdelingene. Vi skal også dra på en teambuildingstur til Storefjell i slutten av oktober hvor fokuset vil ligge på å bli kjent med de andre styrene og ikke minst planlegge VL. Jeg har hatt gleden av å møte flere i Vinterlekenestyret i Trondheim, og jeg kan nærmest garantere at de, sammen med styrene i Bergen og Stavanger vil lage et helt fantastisk VL. Generelt Da dette er et helt nytt verv var det for min del knyttet stor spenning til hvordan dette kommer til å gå og hvordan jeg skal forholde meg til mellomlederne. Erfaringen så langt har vist at jeg hadde riktig i min appell da jeg sa at mikrostyring ikke vil være nødvendig. Arbeidet frem til nå har vært glimrende, og jeg vil rette en stor takk til Synne, Hege og Benedikte som gjør hverdagen min ganske enkel. Fortsett slik. Jeg vil også gi en stor takk til PK Bergen (Vidar) og PK Trondheim (Veronica) for at samarbeidet oss mellom har vært helt fantastiske samarbeidspartnere på enkelte prosjekt (NSF, Landsmøtet, VL). I tiden fremover vil jeg følge opp lederne Studentaksjonen, NLD og ikke minst den nye faddersjefen, og bistå der det skulle trengs. Jeg ønsker også å fokusere på at vi i ledelsen er her for studentene, og at om dere skulle ha forslag til forbedringer er vi lytter øre. Igjen takk for tilliten, dette er en erfaring jeg ser på som helt uvurderlig. Mvh Snorre Dishington Prosjektkoordinator 19

20 Eksternansvarligs redegjørelse ved Synne Fagerland Sandøy Først og fremst vil jeg takke for tilliten jeg ble vist ved styremøtet i vår, da jeg ble valgt av den sittende ledelsen 2015/2016 til eksternansvarlig for skoleåret 2015/2016. Det var en stor tillitserklæring at dere ville ha meg til å representere skolen eksternt. Dette er en oppgave jeg overhodet ikke har tatt lett på. Det har så langt vært et veldig spennende verv, og det ser ut til å by på flere utfordringer og gleder fremover. Vervet eksternansvarlig het før politisk ansvarlig, og har tidligere bare eksistert skoleåret 2015/2016 her i Stavanger. Det er derfor veldig nytt, og gir mye rom for å utvikling. Jeg bruker mye tid på å tenke ut hva som kan gjøres, både eksternt og politisk, samtidig som jeg rådfører meg en del med de andre skolene i Bergen og Trondheim som har noe mer erfaring på grunn av størrelsen. I appellen min på styremøtet i vår, presenterte jeg to saker som jeg virkelig ville jobbe for. Dette var å stadfeste Studentskipnaden i Stavanger (SiS) bedre her ved BI, da spesielt med tanke på helsesøster og psykolog, og prøve å starte et studentråd i regi av Stavanger kommune og de aktuelle skolene (UiS, ViD, BI mf.) SiS er en studentorganisasjon uavhengig fra alle skolene i Stavanger, som jobber for alt alle studenter skal få det best mulig i studietiden. De tilbyr studentene alt fra bokhandel og studentboliger, til psykososiale helsetjenester og barnehage. De holder hovedsakelig til oppe ved UiS, men siden de er for alle ser jeg på det som viktig å få fram dette budskapet også her ved BI. Det er viktig at vi som studenter vet hva vi kan benytte oss av, og faktisk bruker fordelene våre. Jeg er derfor veldig glad for at vi til nå har lyktes med å fått vårt eget SiSkontor her ved BI (honør til eksternansvarlig i fjor), samtidig som at de er her opp til flere ganger hver uke. Videre ønsker jeg at de skal bli endre mer synlige, og at det blir mer oversiktlig for oss her hver BI, rundt hva de faktisk tilbyr. Et studentråd innad i kommunen er noe jeg brenner for som eksternansvarlig, da det er en politisk arena vi som studenter trenger å vise oss frem på. Det er en arena hvor vi får sagt det vi mener om kommunens planer, samtidig som vi kan få frem våre egne ønsker og ideer. At kommunen nå endelig har tatt tak i ønsker vårt (fra 2014 ) gleder meg, og jeg ser fram til den videre prosessen da jeg håper dette er et tema både UiS, VT, Stor, BI, ViD og de andre skolene ønsker. Studentene er kommunens framtid, så hva vi ønsker, mener og tenker er svært viktig. Ikke bare for oss som studentorganisasjon, men også for kommunen selv. Ellers gleder jeg meg til å fortsette med det eksterne arbeidet her ved BIS Stavanger. Jeg er veldig motivert og klar for resten av perioden, og håper på at både SiS og kommunen møter våre fremtidige ønsker og planer! Mvh Synne Fagerland Sandøy Eksternansvarlig 20

21 HRs Redegjørelse ved Martine Gundersen, Helene Mæland og Kristine Karlsen Hansen Først å fremst vil vi takke for tilliten vist ved vårens generalforsamling da vi alle tre ble valgt som HR-ansvarlige. Vi har blitt gode venner alle tre, og har jobbet tett sammen frem til nå. Det har vært en lærerik prosess, med til tider travle dager denne høsten. Det har vært en utfordring å tilpasse seg den nye strukturen med at HR nå har blitt trukket ut av ledelsen. Vi føler likevel vi har tatt utfordringen på strak arm ved å blant annet trekke oss ut fra teambuildingsturen som skal bli arrangert for resten av ledelsen. Vi har jobbet mye med rekruttering av undergrupper og NLD teamet hele høsten. Vi føler vi gjorde jobben på en god måte som resulterte i et veldig bra engasjement blant dere studenter. På denne måten får vi et engasjerende miljø her på BI Stavanger som kun kan sees på som positivt. I tillegg har vi deltatt på NSF - Nasjonalt styringsforum. Her møtte vi de andre HR-ansvarlige fra de andre skolene, delte erfaringer, og gikk gjennom hele vedtektsettet for Sentrale vedtekter. NSF var utrolig lærerikt! Vi fikk høre hvordan de andre skolene arbeider, og hvordan vi kan samarbeide tettere fremover. Nå går Kristines vervperiode mot slutten, og vi vil takke for godt samarbeid gjennom det halve året vi har fått jobbet sammen. Det blir selvfølgelig trist at hun trer av, men samtidig ser vi frem til å få to nye med på laget som skal sitte sammen med oss i vår, og vi gleder oss! Med vennlig hilsen Martine Gundersen, Helene Mæland og Kristine Karlsen Hansen HR-ansvarlige 21

22 Vedlegg 2: BIS Studentaksjonen VARMESTUENS VENNER Varmestuens Venner er en stiftelse som siden 1973 har drevet et lavterskeltilbud for alle rusmisbrukere i Stavanger og omegn. Her kan alle, uansett tilstand, ta turen innom for en prat, litt varme, få rene klær, ta en dusj og få et godt måltid med varm mat. Dørene åpnes kl09:00 mandag til og med fredag. Det serveres frokost hver dag, og middag serveres mandag og torsdag. Alle måltidene som serveres her er gratis. Lavterskeltilbud går ut på at brukere kan komme inn selv om de er ruset. De kan derimot ikke nyte noen rusmidler når de er på huset. Varmestuen ser stadig yngre mennesker som havner på skråplanet. Antall personer som er innom dem øker for hver måned. Høst og vinter er en kald og travel tid. Rundt jul tilbyr Varmestuen god atmosfære med god mat, hyggelige mennesker og julegaver. Varmestuens Venner jobber etter fire Tér: Tid, tålmodighet, takknemlighet og toleranse. De på Varmestuen er som rusmisbrukerens familie. Her får alle respekt, både brukerne og de frivillige som jobber der. Varmestuens Venner får ingen økonomisk støtte fra kommune eller stat og de er dermed helt avhengig av sponsormidler og støtte fra befolkningen, handelsstand, foreninger og lignende. De sin egen hovedinntektskilde er årskalendrene som de selger hvert år. De mottar også klær fra privatpersoner som gis til brukere og trengende. De får ofte matvarer fra lokale bedrifter/ foreninger og lag som de deler ut til brukerne. BARNEKREFTFORENINGEN ROGALAND Barnekreftforeningen ble stiftet i 1982 av foreldre til kreftsyke barn. Foreningen er for hele familien, det vil si at både det syke barnet, søsken og foreldre inkluderes. Noen av de syke barna er blitt friske, noen er under behandling, mens andre har vi mistet. Barnekreftforeningens formål er å bedre barnas behandlingstilbud, tilrettelegge forholdene for foreldre, foresatte og familier, samarbeid med leger og annet pleiepersonell, samt drive informasjonsvirksomhet om foreningen. Barnekreftforeningen Rogaland er en idel organisasjon som drives på frivillig ulønnet basis av foreldre som har eller har hatt barn med kreft eller mistet et barn i kreft. Alle innsamlede midler går til aktiviteter og arrangementer for medlemmene, samt til drift av to leiligheter i Ibsensgate i Bergen som benyttes av familier som har barna sine på barnekreftavdelingen på Haukeland over lengre tid. Når det gjelder arrangementer så har de noen felles arrangementer som er rettet mot alle medlemsfamiliene. De har også arrangementer som er spesifikt rettet mot de som er under behandling, de barna som har seneffekter eller senskader etter behandling samt arrangementer for de familiene som har mistet et barn i kreft. Barnekreftforeningen Rogaland har to hovedarrangement: familieturer til for eksempel dyreparken med overnatting i Abra Havn og Ferie Med Mening. Ferie Med Mening er et årlig arrangement hvor Barnekreftforeningen arrangerer en ukes ferie på Frekhau for de som ikke har mulighet til å reise på ferie på grunn av smittefare og på grunn av den tøffe behandlingen barna får. Det arrangeres også en langhelg for de med senskader/ seneffekter og her fokuseres det på mestring. Det arrangeres også helgearrangement for familiene som har mistet et barn i kreft, familieweekend og medlemsmøte for foreldre. I tillegg har de flere lavterskeltilbud som grilltur, fotballkamp, hockeykamp og mer. 22

23 STAVANGER RØDE KORS Røde Kors ble stiftet i 1963 som en følge av at en forretningsmann kom over en slagmark i Italia og satte i gang hjelpearbeid for sårede soldater. Norges Røde Kors, som ble stiftet i 1965, er en organisasjon som hjelper mennesker i hele verden, inkludert i nærmiljøene i Norge. Røde Kors har over frivillige som er til stede for mennesker som trenger støtte og hjelp. De er verdens største humanitære bevegelse, og deres mandat er å være tilstede for sårbare mennesker når de trenger det som mest i Norge så vel som i resten av verden. Stavanger Røde Kors ønsker å bidra til å styrke lokalsamfunnet ved å utføre forskjellige prosjekter. De har blant annet et hjelpekorps som har som mål å være best på søk og redning fra fjord til fjell, fritidsaktiviteter for barn hver torsdag på Midjord Bydelshus på Storhaug og Ferie for alle. Tilbudet om fritidsaktiviteter ble startet på grunnlag av at mange barn ikke har mulighet til å delta på fritidsaktiviteter grunnet dårlig økonomi i familien og Røde Kors frykter at disse barna skal falle utenfor. Her fokuseres det på fysisk aktivitet, Røde Kors sine verdier, kulturforståelse, førstehjelp og konflikthåndtering. Ferie for alle er flere ulike ferietilbud som tilbys til de som er i en vanskelig økonomisk situasjon. Her kan familier dele gode opplevelser og skape felles minner. Stiftelsen Røde Kors får i utgangspunktet ingen offentlig støtte, men de kan søke om midler til de forskjellige prosjektene. Myndighetene har pekt på Røde Kors og sagt at de kan løse utfordringer som myndighetene ikke klarer på egenhånd. 90% av pengene som blir samlet inn går til formålet vi velger. De resterende 10% går til administrasjon og til å skaffe nye midler. 23

24 Vedlegg 3: EMG/Budsjett 24

25 Vedlegg 4: LIM/Budsjett 25

26 Vedlegg 5: ØAF/Budsjett 26

27 Vedlegg 6: Regnskap Vår

28 Noter regnskap vår BIS medlemskontingent 1.2 BI-fond, øremerkede penger 1.3 Sponsorinntekt 1.4 Stand og annen sponsorinntekt 1.5 Billettsalg NLD 1.6 Billettsalg til faddere 1.7 Tilbakebetalinger 1.8 Støtte fra velferdstinget til Fadderuken 1.9 Støtte fra velferdstinget til vakthold, Fabrikken Total sum driftsinntekter 1.11 Diverse kostnader, ledelsen 1.12 Teambuilding 1.13 Reisekostnader 1.14 Profilering 1.15 Totalkostnader Næringslivsdagene 1.16 Fagutvalget, Temakveld 1.17 Markedsutvalget 1.18 Idrettskostnader 1.19 Sosialutvalget 1.20 Kommunikasjonsutvalget 1.21 Andre driftsrelaterte kostnader 1.22 Bank og kortgebyr 1.23 Total sum driftskostnader 1.24 Total sum resultat 28

29 Vedlegg 7: Budsjett Vår

30 Noter budsjett vår BIS medlemskontingent 1.2 BI-fond, øremerkede penger 1.3 Momskompensasjon 1.4 Marked og næringsliv, sponsor 1.5 Stand og annen sponsorinntekt 1.6 Billettsalg NLD 1.7 Støtte fra Velferdstinget 1.8 Sum driftsinntekter 1.9 Diverse kostnader, ledelsen 1.10 Næringslivsdagene 1.11 Fagutvalget 1.12 Kommunikasjonsutvalget 1.13 Idrettskostnader 1.14 Sosialutvalget 1.15 Markedsutvalget 1.16 Oppstartspott 1.17 Total sum driftskostnader 1.18 Total sum resultat 30