Kommunesammenslåing. Praktiske erfaringer fra Sandefjord, Andebu og Stokke. Fylkeskartsjef Geir Mjøen med god bistand fra SAS, 29.nov.

Transkript

1 Kommunesammenslåing Praktiske erfaringer fra Sandefjord, Andebu og Stokke Fylkeskartsjef Geir Mjøen med god bistand fra SAS, 29.nov.2016 med =

2 Bakgrunn Kommunereformen Initiativ på ordførernivå i de tre kommunene; Andebu, Stokke og Sandefjord om å bygge en ny kommune sammen fra 2017 Kartverket hektet seg tidlig på prosessen for å skaffe erfaringer i forkant av kommunereformprosessen «testpilot» Sandefjord, Andebu og Stokke (SAS) har «tråkket vei» for andre kommuner en lærerik prosess som har dannet grunnlag for en sjekkliste for andre kommuner som skal igjennom samme prosess Fasiten får vi 1. januar 2017

3 Stokke, Andebu og Sandefjord tre nabo kommuner i Vestfold

4 Forhandlingsutvalgets utredning Etablering av en ny kommune med utgangspunkt i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner

5 Fordeler ulemper med å slå sammen kommunene Forhandlingsutvalgets oppsummering Ulemper Større geografisk avstand Tap av identitet og kultur Konsentrasjon av kommunale tjenester i Sandefjord Dårligere lokalkunnskap hos saksbehandlere Mindre engasjement og politisk involvering fra innbyggerne Fordeler Sterkere fagmiljøer som sikrer rekruttering og god kompetanse Bedre kvalitet på tjenestetilbudet Bedre arealutnyttelsefriluftsliv, jordvern, boligog næring Større påvirkningskraft ovenfor sentrale og regionale myndigheter Bedre rustet til å håndtere nye og større oppgaver

6 Noen tall

7 Forhandlingsutvalgets prinsipper for sammenslåingsprosessen Sandefjord, Andebu og Stokke kommuner er ulike, men likevel likeverdige. En ny kommune skal etableres, driftes og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de gamle kommunenes tradisjoner, fortrinn, sterke sider og utfordringer. Struktur, organisasjonskultur og systemer skal vektlegges, og utvikling av nærdemokrati skal gis høy prioritet. Samarbeidet om sammenslåing skal preges av likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted. Den nye kommunen ligger sentralt i Vestfold med grense til flere kommuner. Det kan være behov for å foreta grenseendringer etter at det er avklart om sammenslåingen gjennomføres.

8 Det ble utarbeidet konkrete mål for den nye kommunen Noen eksempler; tilstrekkelig kapasitet innenfor de ulike virksomhetsområdene relevant kompetanse med sterke fagmiljøer, god ledelse samt god internkontroll tilstrekkelig distanse for å skape objektivitet mellom saksbehandlere og innbyggere lokal identitet med nærhet til basistjenestene gjøre hverdagen enklere for innbyggerne effektiv tjenesteproduksjon hvor gevinst av stordriftsfordeler skal benyttes til å gi bedre tjenester for innbyggerne økonomisk soliditet funksjonelle samfunnsutviklingsområder med god infrastruktur og tettstedsutvikling et næringsliv som ivaretar og skaper nye arbeidsplasser osv..

9 Grensejustering mot Tønsberg (Stokke) Noen nøkkelfakta i avtalen: Med hjemmel i Inndelingsloven vedtok KMD at kommunegrensen mellom Stokke og Tønsberg kommune justeres slik at Vear og Bruaåsen i Stokke kommune overføres til Tønsberg kommune fra 1. januar Det ble videre pålagt at kommunene innen ett år krever jordskiftesak for å få kartlagt Matrikkelenhetsgrensene. 19 % av Stokkes befolkning på Vear overføres til Tønsberg fra Tjenesteproduksjon til Vears befolkning; barnevern, helsestasjon, hjemmetjenester, NAV m.m., utgjør ca 17 årsverk. Disse får ny arbeidsgiver og nytt arbeidsted. Skole og barnehage overføres i sin helhet til Tønsberg. 66 årsverk får ny arbeidsgiver, men med samme arbeidsplass. 6 8 administrative årsverk får ny arbeidsgiver og nytt arbeidssted.

10 Fellesnemda Fellesnemnda er satt ned av de tre kommunestyrene. Sammenslåingens øverste politiske organ. 16 folkevalgte representanter - 3 fra Andebu - 5 fra Stokke - 9 fra Sandefjord Fellesnemda ansatte prosjektleder for sammenslåingsprosessen prosjektlederen ansettes som rådmann i den nye kommunen straks nytt kommunestyre er konstituert Gudrun Haabeth Grindaker

11 Litt om de digitale konsekvensene ved kommunesammenslåing Utfordringer: Nye kommuner får nye kommunenummer og SAS må derfor oppdatere adresse- og eiendomsregistre matrikkelen endres

12 SAS startet med å kartlegge digitale avhengigheter Mange ulike digitale løsninger i SAS - Noen vil avsluttes si opp avtaler - Noen videreføres reforhandle avtaler - Noen anskaffes på nytt utarbeide krav-spek, anbud, etc Data i mange ulike løsninger må overføres til nye systemer kan være krevende å få til Organisasjonsmessige endringer som følge av nye IKT verktøy implementering av nye IKT system krever organisatoriske endringer, opplæring, etc

13 Erfaringer Muligheter: Unik mulighet til å bygge en ny og fremtidsrettet kommune Prosessen gir god oversikt over IKT systemer (brukere, eiere, leverandører, sammenhenger, lisenser, kostnader, etc) Får ryddet opp i IKT porteføljen og laget en oppdatert IKT strategi Fin anledning til å ta i bruk nye måter å kommunisere med innbyggerne/brukerne på Definere nye og smartere måter å jobbe på ved eventuell innføring av ny teknologi og nye IKT løsninger Politisk og organisasjonsmessig forståelse for at det må gjøres endringer og nyinvesteringer

14

15 KS har laget en utredning om digitale konsekvenser Formålet er å: Bevisstgjøre kommunene om hvilke digitale muligheter og utfordringer sektoren står overfor. Sørge for at sentrale myndigheter støtter opp om digitalisering i kommunesektoren i reformprosessen. Bidra til at kommunesektoren tenker nyskapende og bruker innovative metoder i reformprosessen.

16 Geodata- og oppmålingsavdelingene i SAS har vært sentrale Matrikkelen Kartdatabasene Programmer Personale Arbeidssted Oppgaver Ny organisering og nye kollegaer Rutiner Eksisterende arkiver / Digitaliseringsprosess Arkivering osv

17 SAS får nytt kommunenummer Prinsipper for tildeling av nye kommunenummer: Hovedprinsippet er at ved sammenslåing/endring av kommuner vil den nye kommunen få et nytt nummer som ikke tidligere har vært i bruk. Tidligere bykommuner (0 i tredje siffer) gis det første ledige nummer i bykommuneserien Dersom det ikke er flere nummer igjen i bykommuneserien gis nummeret xx10. Dersom nummeret xx10 er brukt kan man revitalisere tidligere bykommunenummer eller evt. vurdere gjenbruk av nummeret til den befolkningsmessige største kommunen. Gjelder særlig for kommuner som bl.a. Oslo og Bergen dersom de velger å slå sammen med en eller flere av sine nabokommuner. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har forvaltningsansvaret for tildeling av nye kommunenummer Sandefjord fikk 0710

18 SAS søker om nye gårdsnummer Det ligger til Kartverket som sentral matrikkelmyndighet å godkjenne oppretting av nye gårdsnummer og andre større endringer i gårdsnummerseriene SAS søkte om å få fravike retningslinjene ved å legge til h.h.v og 2000 til de eksisterende gårdsnumrene i de to kommunene som ikke fikk beholde sine gnr. Dette fikk de ikke gjennomslag for av Kartverket

19 Tildeling av nye gårdsnummer Utdrag fra retningslinjene:

20 Nye gårdsnummer Sandefjord Gnr 1 blir Gnr 1 i ny 0719 Andebu 0710 Sandefjord Gnr 1 blir Gnr 201 i ny 0720 Stokke Gnr 1 blir Gnr 401 i ny

21 Entydige adresse i den nye kommunen En oversikt over like veinavn før sammenslåing

22 Veinavn - handlingsrekkefølge 1. Avklarer viktige faktorer som knyttes til veiene. 2. Sak for fellesnemnda. Hvilke veier får beholde veinavnet og hvilke veier må få nytt veinavn? 3. Be om veinavnforslag fra innbyggerne. 4. Gjøre valgene 5. Vaske navnene hos Språkrådet 6. Ny sak for fellesnemnda med forslag til nye veinavn 7. Godkjenning i Språkrådet 8. Informere grunneiere, festere og seksjonseiere. 9 Eventuell klagebehandling i fellesnemnda 10. Føre nye adresser i matrikkel og skifte ut veinavnskilt 22

23 Viktige faktorer som ble lagt til grunn Hvor mange bo- og industri/næringsenheter er tilknyttet veiene Har veinavnet stedsnavntilknytning Er veinavnet i et område med flere av samme type Kan veinavnet enkelt erstattes ved forlengelse av tilstøtende veinavn Veinavn som flere enn oppsitterne har sterk tilknytning til Veinavnets alder og tilhørighet i området 23

24 Forts. Laget en oppstilling med ovennevnte faktorer for hver vei i hver kommune. Veien med de beste argumentene for å beholde navnet, fikk beholde det. Ikke avgjørende at endringene skulle fordeles likt mellom kommunene. Tenkte som om de allerede var slått sammen. 24

25

26 Involvering av innbyggerne

27 Innbyggernes deltakelse Mottok 122 brev og eposter med forslag Forslagene var i all hovedsak konstruktive og positive De negative dreide seg først og fremst om at post-nummeret ville skille adressene uansett. Hvorfor da nytt veinavn Ingen tvil om at den menige manns bidrag var vel så viktige som historielagenes SAS forsto nå at veinavnsaken kunne bli bli en positiv opplevelse, -en gladsak I det videre arbeidet la de stor vekt på å prioritere blant forslagene. Administrasjonens egne forslag ble kun valgt der øvrige forslag av ulike grunner ikke kunne brukes, for eksempel der veinavnet allerede eksisterte et annet sted 27

28 Vask i Språkrådet God kontakt med Stedsnavntjenesten i Språkrådet og navneansvarlig i Kartverket. I en uformell gjennomgang av navnene ble det gjort rettelser. Et tilfelle for mulig navnesak, -Lilleborgveien i Stokke, ble unngått. Typiske rettelser var mangel på bruk av hjelpebokstaver. Eks. Heggveien måtte skrives Heggeveien Eks. Lindveien måtte skrives Lindeveien Slik sikret SAS at forslagene senere, etter endelig vedtak i fellesnemnda, ble godkjent i Språkrådet. 28

29 Innstilling veinavn - eksempel Eksisterende veinavn Forslag til vedtak om nytt veinavn Moaveien Høyjordsmoa Mottatte forslag: Hovedveien(2), Høyjordsmoa(1), Haugarmoa(2), Haugarveien(1) Begrunnelse for forslag: Haugar bør unngås siden veinavnet Haugarveien er i bruk i Sandefjord. Høyjordsmoa er et godt forslag fra Lorens Berg-stiftelsen. Navnet knytter veien til både Moa og Høyjord der veien ligger. Forslag til nytt veinavn er derfor Høyjordsmoa. 29

30 Informasjon til grunneiere, festere og seksjonseiere Alle ble underrettet om - ny adresse, - klagemulighet - dato for iverksettelse - at de store basisregistrene oppdateres fra matrikkelen - hva de selv burde foreta seg før adresseendringen Sandefjord adresseendringer Andebu 281 adresseendringer Stokke 151 adresseendringer De mottok 2 klager. Begge gjaldt valg av veinavn. Klagene ble behandlet i fellesnemnda den 11. oktober. Innstillingen ble vedtatt. En klage ble imøtekommet og en avvist. For øvrig var det kun spørsmål om husnummer. 30

31 Innføring i matrikkelen Endringene i matrikkelen for alle de tre kommunene ble gjennomført i løpet av 6 arbeidsdager fra 7. til 14. oktober, i.h.t. de oppgitte iverksettelsesdatoene som var oppgitt i informasjonsbrevene. Arbeidet gikk mye raskere og problemfritt enn forventet. Kunne klart seg med betydelig kortere tid. Veinavnskiltene ble byttet ut samtidig. 31

32 Adressekode Adressekoden skal være nasjonalt entydig. Ved endring av adressenavn, beholdes adressekoden. Løsning; Sandefjord beholder sine uforandret Andebu får påplusset tilleggstallet til de eksisterende kodene. Stokke får påplusset tilleggstallet til de eksisterende kodene. Der veien krysser kommunegrensen, valgte de koden i den kommunen hvor veien starter adressenummereringen, og deretter benytte de tre ovennevnte reglene. 32

33 Kretsnummer Grunnkretser avklaring med Statistisk sentralbyrå (SSB) Valgkretser beslutte nye og melde til statlige registre Skolekretser beslutte nye og melde inn til statlige registre SSB, Utdanningsdirektoratet og Valgdirektoratet brukte litt tid på å tolke sin rolle ifm kommunereformen derfor viktig at SAS har vært pilot. 33

34 Ulikheter mellom grunnbok og matrikkel Eiendommer som finnes i grunnboka men ikke i matrikkelen. Eiendommer som ikke finnes i grunnboka, men i matrikkelen. Nært samarbeid med Kartverket Tinglysing. Årsak, sammenheng og løsning ble uformelt avklart, etterfulgt av et formelt krav om rettelse med begrunnelse til Tinglysingen, alternativt retting i matrikkelen. 34

35 Endringer i FKB og plan-data Kartverket Skien bistår SAS i arbeidet med å tilpasse FKB datasettene i den nye kommunen Også viktig her at dataene er mest mulig ajour ved sammenslåingstidspunktet Viktig med tett dialog med Kartkontoret slik at man er omforent ift hvem som omkoder hva, etc

36 Kartverket har lært mye av SAS Viktig å komme tidlig i gang og minimum 18 måneder før sammenslåing skal skje Viktig å gå grundig til verks ift kartlegge IKT system, applikasjoner og digitale avhengigheter Et godt samarbeid mellom kommunene, mellom administrasjonen og politikerne, mellom prosjektleder og fagetatene og ikke minst med befolkningen er en forutsetning for å lykkes med prosessen - Tenke, vurdere, handle som om man allerede er ett team i en og samme kommune Posisjoner den nye kommunen digitalt for fremtiden Viktig med samordning, veiledning og at det videre reformarbeidet koordineres enda bedre, slik at intensjonen med reformen blir oppfylt her er det behov for en del avklaringer mellom alle berørte interessenter før arbeidet starter for alvor i mange kommuner samtidig

37 Status 29. november 2016 Synes å være i rute Fasit får vi

38 Takk