Kommune- og regionreformene. FDV-årsmøte 2018 Mandal

Transkript

1 Kommune- og regionreformene FDV-årsmøte 2018 Mandal

2 Forleden dag Forleden dag flyttet Galdhøpiggen på seg nesten to centimeter. Det var et tiltak den hadde gruet seg for en million år minst. Inger Hagerup

3 Tildelingsbrev Statens Kartverk

4 Vedtak og veien videre Stortingsvedtak 8. juni 2017; Innen 1. januar 2020: 354 kommuner 11 regioner

5 Kartverket som IKT koordinator for digital samordning Koordinator for statlige funksjoner og rådgiver overfor kommunene knyttet til reformene. Samle inn, samordne og distribuere informasjon «Sjekkliste» for kommunesammenslåing i IKT sammenheng Samordningsforum Bilaterale møter Kontaktpunkt for alle involverte parter Samarbeider med FM, KS og KMD

6 Oppgavefordeling - oppfølging KV følger helt klart opp det matrikkelfaglige overfor kommunene KV følger opp og støtter IKT-tekniske prosesser Hvem følger opp det organisatoriske? FM oppdrag fra KMD at formell organisasjon blir opprettet KV er i dialog med hver enkelt FM-embete på videre oppfølging KS sentralt; Utarbeider overordnede veiledere Kjører kurs-bolker innkjøp Arrangerer seminar for prosjektledelse og politisk ledelse KS lokalt; varier fra region til region

7 Utfordringsbildet og erfaringer

8 Nye kommunenummer Agder

9 Utfordringsbildet Kommunesektoren: Fokus på IKT utfordringene, sammen med organisasjonsutviklingen Stor variasjon i kommunenes digitale modenhet Variasjon i kapasitet og kompetanse Stort behov for informasjon Vil ha behov for ekstern assistanse Kartlegging viser at kommuner har opptil 600 fagsystemer som bruker kommunenummer

10 Utfordringsbildet Privat sektor Erfaring viser at kommuner trenger støtte fra sine leverandører i prosesser Erfaring fra kommunereformer i Finland og Danmark peker på kapasitetsutfordring hos systemleverandører Hvordan er bildet i Norge?

11 Kartverkets erfaringer etter innføring av matrikkelen Inderøy og Mosvik 2012 Harstad og Bjarkøy 2013 Sandefjord, Andebu og Stokke 2017 Alt har gått bra matrikkelmessig Sammenslåing griper inn i mange IKT systemer Så behovet for en nasjonal samordning

12 Erfaringer fra årsskiftet 2016/2017 SAS - kommunene Ingen kritiske feil og mangler! Fikk for liten tid, underestimerte tidsfaktorer Stor (større en estimert i oppstart) kostnad Krevende å drive omstilling og drift parallelt Ha riktig fokus på kritiske oppgaver. MÅ, BØR, KAN lister Regelverk rundt anskaffelse en viktig faktor Innføring av nye systemer og rutiner tar tid tidsbruk går opp en periode

13 Hva skjedde jule- og nyttårshelgen? Fire kommunesammenslåinger En fylkessammenslåing Totalt er 54 kommuner involvert i kommune- og fylkesreguleringene 15 millioner endringer ut av matrikkelens endringslogg 1,5 millioner endringer ut av grunnbokas endringslogg 27. desember kl. 16 stenges matrikkelen for oppdateringer 29. desember kl. 16 stenges grunnboken for oppdateringer (21-jobben går kl. 21!) 1. januar kl. «usikkert» åpnes endringsloggene til matrikkel og grunnbok

14 Foreløpige erfaringer etter sammenslåingene 2017/2018 Kommunesammenslåingene har gått bra (mye jobbing i innspurten) Sammenslåingen av Trøndelagsfylkene har gått bra (regionreform) Utfordringer med at ID er i Matrikkelen har fått økt lengde (større tall). Ikke alle systemleverandører har tatt hensyn til økt størrelse på ID er i sine system. Datamodellen i Matrikkelen har definert ID ene med tilstrekkelig store tall (spesifikasjon fra 2006), det har bare ikke vært brukt før nå.

15 Foreløpige erfaringer etter sammenslåingene 2017/2018 norskhelsenett var tungt inne i prosessen i forbindelse med sammenslåingen 2017/2018. De fulgte opp hver enkelt kommune. Dette vil ikke være mulig i 2020 pga at det er så mange kommuner som blir berørt. norskhelsenett jobber med veileder for IT utfordringer knyttet til kommunereform. Veilederen forventes klar om kort tid og vil bli linket til fra Kartverket internettside. Kartlegging av fagsystemer innenfor helse og barnevern bør prioriteres tidlig. Kritisk i forhold til liv og helse

16 Matrikkelsystemet

17 Teknisk løsning - Marty

18 Marty leser de siste endringene Så sender vi endringer på fil til Grunnbok så de kan starte sin kommuneendring (7) Vi starter med tilbakeføring (8) nå oppstår den nye kommunene i Matrikkelen (11)

19 Anslått tidslinje Matrikkel stenges Back-up, restore, tilbakeføring av Marty til matrikkel Kontroll av matrikkel G O D Back-up K Generering fil J Grunnbok stenges, 21-jobben Back-up, restore, kommuneregulering E N N I N G fra eksternregister Produksjons -setting

20 Sjekklister

21 Sjekkliste Veiledere

22 MÅ- og BØR - lister Kommunereformen: Regionreformen: Aktivitet Kommunesammenslåinger Bare nytt kommunenummer MÅ BØR MÅ BØR 1 Nye gårdsnummerserier iht. sjekklista for kommunesammenslåing X Ikke aktuelt Ikke aktuelt 2 Like adressenavn X Ikke aktuelt Ikke aktuelt 3 Like adressekoder X Ikke aktuelt Ikke aktuelt 4 Gjennomgående veier i ny og sammenslått kommune X Ikke aktuelt Ikke aktuelt 5 Kretser (unike kretsnummer og unngå like kretsnavn) Grunnkrets X X Skolekrets X Ikke aktuelt Ikke aktuelt Valgkrets X Ikke aktuelt Ikke aktuelt Annen krets 1 X Ikke aktuelt Ikke aktuelt Annen krets 2 X Ikke aktuelt Ikke aktuelt 6 Avvik grunnbok/matrikkel Utgått i matrikkelen - bestående i grunnboka X X Bestående i grunnboka - finnes ikke i matrikkelen X X Bestående i matrikkelen - finnes ikke i grunnboka X X Bestående i matrikkelen - utgått i grunnboka X X 7 GAP i kommunegrense X X 8 Forretninger med status "Skal tinglyses" X X 9 Forretninger med status "Skal tinglyses etter DL 4-2" X X 10 Forretninger med status "Sendt til tinglysing" X X 11 Bestående festegrunn på utgått/omnummerert grunneiendom X X 12 Bestående seksjoner på utgått festegrunn/grunneiendom X X 13 Matrikkelenheter med gårdsnummer (Mabyggeiendommer) X X 14 Veiadresse må være knyttet til en matrikkelenhet X X 15 Matrikkelenheter som er utgått, og med registrert "Jordskifte krevd" X X 16 Matrikkelenheter som er utgått, og har registrert grunnerverv X X 17 Matrikkelenheter som er utgått, og inngår i samlet fast eiendom X X 18 Matrikkelenheter som er utgått, og har anmerket klage X X

23 Avvik grunnbok/matrikkel Fire typer avvik Utgått i matrikkel - bestående i grunnboka Bestående i grunnboka - finnes ikke i matrikkelen Bestående i matrikkelen - finnes ikke i grunnboka Bestående i matrikkelen - utgått i grunnboka Avvikene kan være vanskelige å rette opp i Tidkrevende! Må skaffe underskrifter fra hjemmelshaver/fester Døde hjemmelshavere/festere Vanskelig å fremskaffe dokumentasjon på hva som har skjedd Kan være nødvendig å slette gamle heftelser. I tillegg kan det være vanskelig å finne frem til hvem som er dagens rettighetshaver NB! Disse sakene vil det ikke være mulig å rette uten videre etter nyttår, i og med at de vil ha feil/gammel kommunenummer i grunnbok/matrikkel.

24 Avvik grunnbok/matrikkel

25 Andre avvikslister