Møteinnkalling. Utvalg: Fellesnemnda for kommunesammenslåing Møtested: Kommunestyresalen, Åfjord rådhus Møtedato:

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Fellesnemnda for kommunesammenslåing Møtested: Kommunestyresalen, Åfjord rådhus Møtedato: Tid: 12:00 Forfall meldes til utvalgssekretær Solgunn Barsleth, som sørger for innkalling av varamedlem, evt sentralbord i Roan kommune eller Åfjord kommune Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Vibeke Stjern Ordfører ÅF-AP Jon Husdal Varaordfører ÅF-SP Gro Kristiansen Medlem ÅF-AP Bjørn Arne Hosen Medlem ÅF-AP Liv Marie Hugdal Medlem ÅF-KRF Tone Bårdli Medlem ÅF-SP Håkan Berdahl Medlem ÅF-H Ingrid Gauslaa Hårstad Medlem ÅF-V Gunnar Singsaas Medlem ÅF-FRP Einar Eian Ordfører RO-H Erik Jakobsen Varaordfører RO-AP Per Bremnes Medlem RO-KRF Marianne Strøm Medlem RO-SP Hanne Skjæggestad Medlem RO-V Synnøve T. Lauritsen Medlem RO-H Stian Skjærvik Hansen Medlem RO-AP Ola Håvard Krogfjord Medlem RO-SP Jan Birger Sandmo Medlem RO-SP 1

2 Saksnr Sakstittel Lukket Referatsaker RS 1/18 Presentasjon fra Kartverket - Kommunesammenslåing Roan og Åfjord PS 15/18 PS 16/18 PS 17/18 PS 18/18 PS 19/18 Saker til behandling Overordnet administrativ organisering i nye Åfjord kommune Eventuelt "fritt" skolevalg i den nye kommunen Orientering om planarbeidet i "nye" Åfjord kommune Orientering tilpasning av IKT-systemer og telefoni i "nye" Åfjord kommune Møteplan for fellesnemnda og arbeidsutvalget /partssammensatt utvalg for 2. halvår 2018 Lunch serveres i kantina fra kl for de som har anledning! Åfjord, Einar Eian ordfører Vibeke Stjern ordfører 2

3 Referatsaker RS 1/18 Presentasjon fra Kartverket - Kommunesammenslåing Roan og Åfjord Referatsak: Presentasjon fra Kartverket - Kommunesammenslåing Roan og Åfjord 3

4 Kommunesammenslåing Åfjord og Roan Ann-Kristin Engan og Lars Mardal, Kartverket Trøndelag 4

5 Over 50 år siden sist vi hadde kommunereform

6 6

7 Vegadresse 5019 Julie Næss vei 10 Gårds- og bruksnummer /29 7

8 8

9 Tildelingsbrev fra KMD

10 Innhold i Kartverkets rolle 1) Som teknisk koordinator skal Kartverket: Synliggjøre og aktualisere utfordringene som ligger i IKT-systemer for offentlig sektor i forbindelse med reformene Koordinere at store statlige aktører tilpasser og utvikler sine IKTsystemer til å takle reformen Skal synliggjøre HVA som må gjøres og NÅR - Ikke HVORDAN Gjelder alle fagområder i kommunen IKT-utfordringer Kartverket skal ha statusoversikt på overordnet nivå Belyse utfordringsbildet Vise vei til verktøykassen kartverket.no Koordinere og kanalisere spørsmål - fagetater følger opp sitt fagområde 2) Som faglig støtte skal Kartverket: Gi faglig støtte innenfor fagområdet matrikkel 10

11 11

12 Erfaringer fra fylkessammenslåing I det store og hele gikk det veldig bra for alle fagfelt Underestimerte kompleksiteten med kommunenummerskifte Varierende kartlegging på konsekvenser i verdikjede i egen organisasjon Store bykommuner trenger mer fakta-info om endringer, de gjør mer selv. Alt går ikke gjennom programvareleverandør Store kostnader (større en estimert i oppstart) Ha riktig fokus på kritiske oppgaver. MÅ, BØR, KAN lister 12

13 Erfaringer fra kommuner - kommunesammenslåing Ingen kritiske feil og mangler ved kommunesammenslåing i 2017 og 2018 Store kostnader (større en estimert i oppstart) Krevende å drive omstilling og drift parallelt Ha riktig fokus på kritiske oppgaver. MÅ, BØR, KAN lister Regelverk rundt anskaffelse en viktig faktor (fagsystemer kan medføre behov for nye avtaler iht. ny organisering) Innføring av nye systemer og rutiner tar tid tidsbruk går opp en periode Hver kommunesammenslåing, blir en egen prosess (ulikt fokus) 13

14 Erfaringer/Utfordringsbildet Statlig sektor Gjennom erfaring fra sammenslåing 2017 og 2018 har nasjonale etater kontroll på den tekniske utfordringen Datamengden er utfordringen i 2020 Antall objekter som endres I millioner Graf som viser antall objekter (i millioner) som endres i matrikkelen, som en konsekvens av reformen. 14

15 Utfordringsbildet for kommunene Kommunesektoren: Fokus på IKT-tekniske utfordringer, sammen med organisasjonsutviklingen Stor variasjon i kommunenes digitale modenhet Variasjon i kapasitet og kompetanse Kommunen har stort behov for informasjon fra fagmyndigheter i omleggingen Vil ha behov for ekstern assistanse Kartlegging viser at kommuner har opptil 600 ulike fagsystemer som bruker kommunenummer 15

16 Utfordringsbildet privat Erfaring viser at kommuner trenger støtte fra sine leverandører i prosesser Vil trolig bli misforhold mellom tilbud/ kapasitet og etterspørsel Et godt råd til kommuner avklar tidlig hvilke fagsystemer ny kommune skal ha (husk lov om offentlig anskaffelser) Kom i dialog med valgt leverandør Det viktigste først Helse, sosial, barnevern 16

17 Hvordan jobber Kartverket Kartverket som IKT koordinator for digital samordning Koordinator for statlige funksjoner og rådgiver overfor kommunene knyttet til reformene Samle inn, samordne og distribuere informasjon «Sjekkliste» for kommunesammenslåing i IKT sammenheng Samordningsforum Bilaterale møter Kontaktpunkt for alle involverte parter Samarbeider med FM, KS, Skatteetaten, Brønnøysund Reg og KMD 17

18 Hvordan skal kommunen forberede seg 18

19 Hvordan skal komm. forberede seg Veiledere Kartverkets egne, og eksterne sine veiledere er linket opp Vil sterkt anbefale to eksterne fra KS 19

20 Hva skal gjøres med kart, plan og matrikkel? 20

21 Hva er matrikkelen? Register over matrikkelenheter, bygninger og adresser Kommunen er lokal matrikkelmyndighet og Kartverket er sentral matrikkelmyndighet Kartverket med matrikkel og grunnbok er sentral i statens digitaliseringsprogram Antall oppdateringer en uke i 2017: Antall kall/søk mot matrikkelen pr uke:

22 Status matrikkelenhet Kommune Antall matrikkel enheter Matrikkel enheter uten teig Andel matrikkel enheter uten teig Matrikkel enheter med fiktive grenser Matrikkel enheter med fiktive grenser Åfjord ,90 % 252 5,70 % Roan ,50 % ,80 % 22

23 Status adresser Kommune Antall adresser Antall vegadresser Antall matrikkel adresser Andel vegadr esser Åfjord ,13% Roan ,07% 23

24 Matrikkeladresser 24

25 Status bygg Kommune Antall Antall bygningerra/ig 2017 Nye bygninger 2018 Nye bygningse ndringer 2018 Åfjord Roan

26 Hvordan skal komm. forberede seg Matrikkel- eiendomsfaget Kommunen får nytt kommunenummer, eiendommene får nye gårdsnummer Veinavn og adresser blir berørt der disse er like Kvalitetsheving av matrikkelen ikke avvik mellom matrikkel og grunnbok 26

27 Hvordan skal komm. forberede seg Matrikkelfaget - gårdsnummer Kartverket godkjenner nye gårdsnummer Hovedprinsipp kommune med flest matrikkelenheter beholder sin gnr- serie Legger inn prefiks på neste ledige hundretall på gårdsnummer Retningslinje for omnummerering av matrikkelenheter ved kommunesammenslåing og justering av kommunegrense 27

28 Hvordan skal komm. forberede seg Matrikkelfaget adresser og kretser Like adressenavn Like adressekoder Like kretsnavn Like kretskoder 28

29 Hvordan skal komm. forberede seg Matrikkelfaget kvalitetsheving matrikkel Grunnboka og matrikkel må ha samme innhold samme eiendommer Avvikslister vil bli sendt ut f.eks; 29

30 Grensejusteringer Grensejusteringer er der man flytter et område fra en kommune til en annen Prosessansvarlig og vedtaksmyndighet er fylkesmannen Kartverket har ingen myndighet på spørsmål om en grensejustering skal gjennomføres, men hvordan og når Fylkeskartkontorene er fylkesmannen og kommunens kontakt i Kartverket Erfaringen er at grensejusteringer er teknisk arbeidskrevende tidlig involvering også av Kartverket 30

31 Avsluttende punkter Statlige/nasjonale register blir klare i tide slik at kommunene får tilgang til oppdaterte data Forankre arbeidet med digitaliseringsarbeid høyt i organisasjonen Start kartleggingen tidlig kommune og regionreformene går langt utover matrikkelfaget! 31

32 Støtte fra Kartverket Sentrale prosjektmedarbeidere Nasjonale etater Privat sektor Støtte for Fylkeskartkontor og Ullensvang Fylkeskartkontor Direkte oppfølging av sine kommuner Kundesenteret i Ullensvang Første linje for alle Videreformidler kontakt om nødvendig Støtte og veiledning til «hvermansen» Vi samarbeider med KS og Fylkesmannen 32

33 Lykke til med sammenslåingsprosessen! Ta gjerne kontakt! 33

34 Saker til behandling PS 15/18 Overordnet administrativ organisering i nye Åfjord kommune Overordnet administrativ organisering i nye Åfjord kommune 34

35 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 15/18 Fellesnemnda for kommunesammenslåing Saksbehandler: Per Ola Johansen OVERORDNET ADMINISTRATIV ORGANISERING I NYE ÅFJORD KOMMUNE Vedlegg: 1. Mandat og fullmakter til Fellesnemnda for sammenslåing av Roan og Åfjord kommuner. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak 1: «Overordnet organisering av «Nye» Åfjord kommune, behandlet av Partssammensatt utvalg Sak 13/2018: Prinsipper for rekruttering av ledere til «Nye» Åfjord kommune, behandlet av Fellesnemnda i møte Intensjonsavtale: «Felles politisk plattform for etablering av én ny kommune med utgangspunkt i Roan og Åfjord kommuner», vedtatt av kommunestyrene i Roan og Åfjord den 28. januar Sakens bakgrunn og innhold: I arbeidet med å etablere en ny kommune som utgår fra Roan og Åfjord kommuner, er det viktig å definere prinsippene for organiseringen av den nye kommunen. Dette legger grunnlaget for å definere organisasjonskart, samt politisk og administrativ organisering, noe som i sin tur gir grunnlag for å rekruttere ledere, utarbeide fullmaktstrukturer, delegasjonsfullmakter og ellers rammene for arbeidet i den nye kommunen. 35

36 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: I henhold til mandatet for Fellesnemnda, pkt 3, bokstav e., skal Fellesnemnda «drøfte(r) valg av modell for administrativ organisering av den nye kommunen sammen med prosjektleder / ny rådmann». Fellesnemndas vedtak den 22. mars Prinsipper for rekruttering av ledere Fellesnemnda vedtok i sak 13/2018 «Prinsipper for rekruttering av ledere til «Nye Åfjord kommune» følgende: 1. I henhold til Mandat for Fellesnemnda av skal Fellesnemnda drøfte valg av modell for den administrative organiseringen av den nye kommunen, mens selve tilsettingsmyndigheten tilligger den som ansettes som rådmann i «Nye Åfjord kommune», dog med medvirkning fra arbeidstakerorganisasjonene i henhold til arbeidslivets spilleregler. 2. Arbeidet med rekruttering av ledere i «nye» Åfjord kommune følger i hovedsak prinsippene i punkt 1-5. I særlige situasjoner kan den som ansettes som rådmann i «Nye Åfjord kommune», og i samråd med Partssammensatt utvalg, videreutvikle eller justere anvendelsen av prinsippene. Prosjektleder ønsker gjennom en sak til Fellesnemnda den 25. april 2018 å definere den overordnede administrative organiseringen av den nye kommunen, dette som grunnlag for å kunne rekruttere den øverste administrative ledelsen i den nye kommunen i henhold til premissene i Fellesnemndas sak 13/2018. Intensjonsavtalens premisser Intensjonsavtalen for sammenslåing av Roan og Åfjord kommuner, punkt 7, slår fast følgende: Det er et mål å lage en enkel og kostnadseffektiv administrativ struktur, med politisk demokratisk forankring. I henhold til intensjonsavtalens punkt 2, skal den nye kommunen utvikles i samarbeid mellom politikere, administrasjon, tillitsvalgte og innbyggere. Hovedmålsettingen (jf pkt 2 i Intensjonsavtalen) er å: Etablere en livskraftig og attraktiv bo- og næringskommune på Nord-Fosen. Arbeide for utbygging av infrastruktur som vei, bredbånd og mobildekning i hele den nye kommunen. Sikre og videreutvikle kvaliteten på tjenestene til innbyggerne. Sikre politisk deltakelse i et aktivt lokaldemokrati. 36

37 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: For å kunne oppnå dette er viktig å etablere en kommune med en politisk og administrativ organisering som gir nødvendig handlekraft og effektivitet, men som samtidig sikrer impulser fra, og nødvendig forankring hos, innbyggere, ansatte og brukerne av kommunens tjenester. Utviklingstrekk Med kommuneloven som ble vedtatt i 1992 fikk kommunene større frihet i forhold til egen organisering. Tradisjonelt har kommunene hatt sterke etatsjefer, men fokus er i senere år satt på en mer helhetlig ledelse. Etter år 2000 gikk mange kommuner over til en såkalt tonivåmodell, der de ulike enhetene i prinsippet ble direkte underlagt rådmannen. I de senere årene synes imidlertid pendelen å ha svingt noe tilbake til en typisk sektororganisering i 3 nivå. Overordnet organisering i Roan og Åfjord i dag Både Roan og Åfjord har en sektororientert organisering, med sektorsjefer direkte underlagt rådmannen. I tillegg ligger stabsfunksjoner som personal og økonomi i egne enheter direkte underlagt rådmannen. Rent prinsipielt kan dette fremstilles som følger: Rådmann Personal Økonomi Helse og velferd Helse og velferd Helse og velferd Kommunens ledergruppe består dermed av rådmannen, sektorsjefene for henholdsvis helse og velferd, oppvekst, landbruk og tekniske tjenester, samt personal og økonomi. 37

38 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: Denne organiseringen er en tradisjonell «tre-nivå modell», som beskriver antall ledernivåer mellom kommunestyret og utøvende ledd, det vil si Rådmannen Sektorsjefer Avdelings-/enhetsledere Prosjektleders konklusjon: Prosjektleder ønsker å videreføre den såkalte «tre-nivå modellen» også i den nye kommunen, dette ut fra dette er en organisering som sikrer fagkompetanse inn i rådmannens ledergruppe, og det gir en helhetlig sektorovergripende ledelse, noe som gir nødvendig oversikt og handlekraft. Dersom Fellesnemnda slutter seg til en slik organisasjonsmodell, ber prosjektleder om fullmakt til å sette i gang rekrutteringsprosess av sektorsjefer, samt personal- og økonomisjef, basert på prinsippene som Fellesnemnda vedtok sak 13/2018. Innstilling til Partssammensatt utvalg: Partssammensatt utvalg slutter seg til Prosjektleders vurderinger i saken, med henblikk på å videreføre en «tre-nivå modell» i den nye kommunen, og ber om at prosjektleder fremmer en sak overfor Fellesnemnda i møte den 25. april om den overordnede administrative organiseringen i «Nye Åfjord kommune». Dersom Fellesnemnda slutter seg til en slik organisasjonsmodell, slutter Partssammensatt utvalg seg til at prosjektleder får fullmakt til å sette i gang rekrutteringsprosessen av sektorsjefer, samt personal- og økonomisjef, basert på prinsippene som Fellesnemnda vedtok sak 13/2018. Protokoll fra Partssammensatt utvalg: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Innstilling til Fellesnemnda: Fellesnemnda slutter seg til Partssammensatt Utvalg og prosjektleders vurderinger i saken, med henblikk på å videreføre en «tre-nivå modell» som prinsipp for en administrative organiseringen i «Nye» Åfjord kommune. Fellesnemnda gir prosjektleder fullmakt til å sette i gang rekrutteringsprosessen av sektorsjefer, samt personal- og økonomisjef, for den nye og sammenslåtte kommunen, basert på de prinsippene som Fellesnemnda vedtok i sak 13/2018 «Prinsipper for rekruttering av ledere til nye Åfjord kommune. 38

39 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Fellesnemnda Mandat og fullmakter Mandat og fullmakter til Fellesnemnda for sammenslåing av Roan og Åfjord kommuner: 1. Formål Fellesnemnda får som mandat å forberede kommunesammenslåingen, og sikre nødvendig samordning mellom Roan og Åfjord kommuner frem til konstituerende møte er holdt av nyvalgt kommunestyre. 2. Fellesnemndas sammensetning Fellesnemnda sammensettes på en slik måte at alle de politiske partiene i kommunestyrene er representert. Fra Åfjord vil medlemmene til Fellesnemnda bestå av formannskapets representanter samt gruppelederne i partiene Fremskrittspartiet og Venstre, til sammen 9 medlemmer. Varamannsrekkefølgen vil være tilsvarende som for administrasjonsutvalget. Kommunestyret søker fylkesmannen om dispensasjon for at kontrollutvalgets leder også kan inneha rollen som varamedlem til Fellesnemnda. Fra Roan vil medlemmene til Fellesnemnda bestå av formannskapets representanter, utvidet med 4 nye representanter, til sammen 9 medlemmer. Det gir ei fellesnemnd på 18 representanter. Lederen i Fellesnemnda går ut fra Åfjord kommunes representanter, nemndas leder (møteleder) har ikke dobbeltstemme. For øvrig konstituerer Fellesnemnda seg selv, jf inndelingslova Fellesnemndas fullmakter Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Fellesnemnda skal i åpne møter planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåingen fram til konstituering av nytt kommunestyre i nye Roan og Åfjord kommune. Herunder ligger ikke styringen av den daglige driften i de to kommunene fram til sammenslåingstidspunktet. Dette innebærer at Fellesnemnda; a. Gjennomgår og vurderer alle prinsipielle forhold ved sammenslåingsprosessen. Videre kan Fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker dagens Roan og Åfjord kommuner. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. b. Kan inngå avtaler på vegne av den nye kommunen. c. Godkjenner sentrale styringsdokumenter i prosessen som: i. Framdriftsplan / prosjektplan. ii. Økonomiplan for selve sammenslåingsprosessen. iii. Omstillingsplaner / planer for overføring av personell. iv. Kommunikasjonsplaner (internt og eksternt). v. Planer for kulturbygging og sosiale aktiviteter. vi. Eventuelt andre dokument som anses nødvendig for ansvarlig styring av prosessen. d. Tar avgjørelse i valg av modell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. e. Drøfter valg av modell for administrativ organisering av den nye kommunen sammen med prosjektleder / ny rådmann. Roan og Åfjord kommuner side 1 av 2 39

40 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Fellesnemnda Mandat og fullmakter f. Har ansvaret for det forberedende arbeidet med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020). g. Kan gi uttalelser om årsbudsjett og økonomi- og handlingsplan i dagens Roan og Åfjord kommuner. h. Ansetter rådmann og revisor i den nye kommunen. Fellesnemnda tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i Roan og Åfjord kommuner. 4. Forholdet til kommunestyrene Kommunene har i perioden frem til 1. januar 2020 ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i Fellesnemnda. Dersom enkelte saker som vedkommer sammenslåingsprosessen er av en slik art at dem må behandles i kommunestyret i Roan og / eller Åfjord, har Fellesnemnda innstillingsrett overfor kommunestyrene. Dette gjelder spesielt tiltak knyttet til handlingsprogram / økonomiplan, der investeringer må vurderes spesielt. 5. Arbeidsutvalg Arbeidsutvalget er satt ned av Fellesnemnda og består av ordførerne, varaordførerne og én representant fra opposisjonen i de respektive kommunene, til sammen 6 medlemmer. Utvalgets hovedoppgave er å fastsette agenda for Fellesnemndas møter. Arbeidsutvalget har innstillingsrett overfor Fellesnemnda. Det skal også fremme forslag om sammensetning og mandat for eventuelle folkevalgte temakomiteer som nedsettes av Fellesnemnda. 6. Partssammensatt utvalg Partssammensatt utvalg er underlagt Fellesnemnda, og består av ordførerne, varaordførerne, én representant fra opposisjonen (arbeidsutvalget), samt én tillitsvalgt fra hver av kommunene, til sammen 8 medlemmer. Tillitsmannsapparatet i hver av kommunene utpeker sin representant til Partssammensatt utvalg. Utvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget skal behandle saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med kommunesammenslåingen. 7. Delegering Fellesnemnda kan gi arbeidsutvalget og / eller administrasjonen fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. 8. Saksforberedelse a. Prosjektleder / ny rådmann forbereder saker til Fellesnemndas arbeidsutvalg. b. Arbeidsutvalget innstiller i saker til Fellesnemnda. c. Rådmennene og prosjektleder har møte- og talerett i Fellesnemnda. 9. Funksjonsperiode Fellesnemnda konstituerer seg selv og velger selv leder og nestleder. a. Fellesnemndas funksjonsperiode varer fram til konstituering av kommunestyret i den nye kommunen som utgår fra dagens Roan og Åfjord kommuner. b. Lederen i Fellesnemnda kaller sammen det nyvalgte kommunestyret til konstituerende møte. c. Leder av Fellesnemnda leder møtet fram til ny ordfører er valgt. 10. Interkommunalt samarbeid Fellesnemnda kan fremme innstilling overfor kommunestyrene dersom det blir behov for å gjøre endringer i interkommunale samarbeid fram mot sammenslåingstidspunktet. Roan og Åfjord kommuner side 2 av 2 40

41 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 16/18 Fellesnemnda for kommunesammenslåing Saksbehandler: Per Ola Johansen EVENTUELT "FRITT" SKOLEVALG I DEN NYE KOMMUNEN Sakens bakgrunn og innhold: Spørsmålet om muligheter for å velge annen barne- og ungdomsskole enn den skolekretsen man hører hjemme i, dukker opp med ulike mellomrom. Ved sammenslåingen av Roan og Åfjord kommuner er det grunn til å tro at dette spørsmålet igjen vil aktualiseres, dette gjelder særlig for elever i området Momyra til Lonin som vil ha nokså lik reiseavstand til to ulike skolesteder. Fellesnemnda eller den nye kommunen må på et eller annet tidspunkt ta en gjennomgang av hvordan spørsmålet knyttet til fritt skolevalg skal behandles, og så til slutt gjøre et prinsipielt vedtak i dette spørsmålet. Frem til er det den enkelte kommune som har myndigheten til å avgjøre skoletilhørighet og eventuelt gjøre avtaler med nabokommunen og skifte av skolested for enkeltelever etter søknad. Likevel kan det være formålstjenlig at Fellesnemnda gjør en vurdering av hvordan enkeltsaker forut for kommunesammenslåingen skal behandles. Basert på ovenstående ble spørsmålet tatt opp til behandling i Partssammensatt utvalg i møte den 13. april Prosjektleders konklusjon: Prosjektleder viser til behandlingen i Partssammensatt utvalg 13. april

42 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: Innstilling til Partssammensatt utvalg: Partssammensatt utvalg legger saken frem for Fellesnemnda med følgende innstilling: Fellesnemnda tar saken til foreløpig orientering og ber om at arbeidsgruppe for oppvekst utreder saken videre. Samtidig ber Fellesnemnda om at Roan og Åfjord kommuner drøfter enkeltsaker knyttet til valg av skolested forut for kommunesammenslåingen særskilt. Protokoll fra Partssammensatt utvalg: Følgende omforente forslag ble fremsatt i møtet: Partssammensatt utvalg legger saken frem for Fellesnemnda med følgende innstilling: Fellesnemnda tar saken til foreløpig orientering og ber om at arbeidsgruppe for oppvekst utreder saken videre. Fellesnemnda vil i den videre drøftingen av dette spørsmålet ta utgangspunkt i at dagens skolekretser opprettholdes, dette for å sikre elevgrunnlaget ved dagens skolesteder. Det må imidlertid legges opp til en viss fleksibilitet for elever som bor i området Lonin Momyr, siden disse elevene geografisk sett bor midt mellom to skolesteder. Samtidig ber Fellesnemnda om at Roan og Åfjord kommuner drøfter enkeltsaker knyttet til valg av skolested forut for kommunesammenslåingen særskilt. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Innstilling til Fellesnemnda: Fellesnemnda tar saken til foreløpig orientering og ber om at arbeidsgruppe for oppvekst utreder saken videre. Fellesnemnda vil i den videre drøftingen av dette spørsmålet ta utgangspunkt i at dagens skolekretser opprettholdes, dette for å sikre elevgrunnlaget ved dagens skolesteder. Det må imidlertid legges opp til en viss fleksibilitet for elever som bor i området Lonin Momyr, siden disse elevene geografisk sett bor midt mellom to skolesteder. Samtidig ber Fellesnemnda om at Roan og Åfjord kommuner drøfter enkeltsaker knyttet til valg av skolested forut for kommunesammenslåingen særskilt. 42

43 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 17/18 Fellesnemnda for kommunesammenslåing Saksbehandler: Per Ola Johansen ORIENTERING OM PLANARBEIDET I "NYE" ÅFJORD KOMMUNE Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak 3/2018 «Møteplan for Fellesnemnda og Arbeidsutvalget / Partssammensatt utvalg for 1. halvår 2018», behandlet av Fellesnemnda Intensjonsavtale: «Felles politisk plattform for etablering av én ny kommune med utgangspunkt i Roan og Åfjord kommuner», vedtatt av kommunestyrene i Roan og Åfjord den 28. januar Sakens bakgrunn og innhold: Den langsiktige og strategiske planleggingen av samfunnsutviklingen og arealdisponeringen i kommunene er i første rekke regulert i Lov om planlegging og byggesaksbehandling av 2008., (Plan og bygningsloven). I henhold til lovens bestemmelser om kommuneplan og kapittel 11 går det frem at: Kommuneplanen skal ivareta både kommunale, regionale og nasjonale mål, interesser og oppgaver, og bør omfatte alle viktige mål og oppgaver i kommunen, ( 11-1, 2. legg, 1. setn.). Videre går det frem av 11-2 at: Kommuneplanens samfunnsdel skal ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon. Den bør inneholde en beskrivelse og vurdering av alternative strategier for utviklingen i kommunen. 43

44 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: Kommuneplanens samfunnsdel skal være grunnlag for sektorenes planer og virksomhet i kommunen. Den skal gi retningslinjer for hvordan kommunens egne mål og strategier skal gjennomføres i kommunal virksomhet og ved medvirkning fra andre offentlige organer og private. Kommunedelplaner for temaer eller virksomhetsområder skal ha en handlingsdel som angir hvordan planen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer. Handlingsdelen skal revideres årlig. Rent skjematisk kan det kommunale plansystemet fremstilles som følger: Kommuneplanen er således et svært viktig verktøy når politikk skal utformes og ikke minst settes ut i livet, og danner også rammeverket for administrasjonens oppfølging av politiske strategier og vedtak. 44

45 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: I møteplanen for Fellesnemnda for 1. halvår 2018, (sak 3/2018), ble en nærmere orientering om planarbeidet, og bruken av plansystemet for å følge opp målene i Intensjonsavtalen for kommunesammenslåingen løftet opp som tema til Fellesnemndas møte den 25. april Det vil i Fellesnemndas møte bli gitt en nærmere orientering om plansystemet, og ikke minst arbeidet og mulighetene som ligger i bruken av kommunal, plan for å nå målene om vekst og utvikling for hele den nye kommunen, slik det er nedfelt i Intensjonsavtalen. Prosjektleders vurderinger: En godt forankret kommuneplan, med samfunnsdel og arealdel, er det viktigste styringsverktøyet en kommune har for samfunns- og næringsutvikling i kommunen. Det er i dette planverket politikk skal nedfelles i mål og handlingsplaner, og som gir grunnlaget for fremtidige prioriteringer. Dette gjelder også innenfor arealdisponeringen der overordnede myndigheter stiller stadig sterkere krav om at kommunene er mer bevisst på egen arealbruk og arealutnyttelse. God prioritering av arealbruken innenfor næring, bolig, fritidsboliger, rekreasjon, vern mv. er med å på legge grunnlaget for vekst, trivsel og bokvalitet, både for den som bor, er på besøk og driver næring, samtidig som naturverdier og kulturarv forvaltes og tas vare på for fremtidige generasjoner. Prosjektleder viser for øvrig til orienteringen som blir gitt i møtet. Prosjektleders konklusjon: Prosjektleder viser til orienteringen som blir gitt i møtet. Innstilling: Fellesnemnda tar redegjørelsen om plansystemet og det forestående planarbeidet til orientering og vil legge dette til grunn for videre arbeid med å oppfylle målsettingene for samfunnsviklingen i den nye og sammenslåtte kommunen. 45

46 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 18/18 Fellesnemnda for kommunesammenslåing Saksbehandler: Per Ola Johansen ORIENTERING TILPASNING AV IKT-SYSTEMER OG TELEFONI I "NYE" ÅFJORD KOMMUNE Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak 6/2018 «Prosjektbudsjett 2018 og 2019 Sammenslåing av Roan og Åfjord kommuner», behandlet av Fellesnemnda Sakens bakgrunn og innhold: Frem til 2020 skal det gjennomføres 109 kommunesammenslåinger, som skal bli til 43 nye kommuner. Alle disse kommunene skal konvertere og innføre nye IKT-systemer, -samtidig. Mange av disse systemene er «kritiske» i den kommunale tjenesteproduksjonen, blant annet innenfor helsetjenestene. Fellesnemnda fikk en første gjennomgang av arbeidet med konvertering av IKT systemer i møte den 1. februar 2018 v/leder i Fosen IKT. Blant annet ble det redegjort for om lag 50 systemer som må konverteres i forbindelse med sammenslåingen. I tråd med anbefalingene fra Fosen IKT og drøftingene i Fellesnemnda den 1. februar er det engasjert særskilt kompetanse og kapasitet for å håndtere IKT-delen av kommunesammenslåingen. Prosjektleder er i så måte svært fornøyd med at Per Eivind Strudshavn kan frikjøpes fra sin stilling i Roan kommune og har takket ja til å følge opp dette. 46

47 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: Når det gjelder arbeidet som skal gjøres innenfor dette området, så kan det skjematisk skisseres som følger: Vi har så langt vært i dialog med Fosen IKT og de største systemleverandørene med henblikk på å inngå avtaler om konvertering / sammenslåing av systemer, og vi vil starte drøftinger med henblikk på avtaleinngåelser utover våren. I den innledende fasen er det viktig å avklare følgende for det enkelte system: Tekniske avklaringer Kodeverk Prosjektets roller Opplæring Arbeidsrutiner / prosesser Avklare konvertering? Avklare integrasjoner? Hva kan og bør ryddes, og hvordan? Bygge nytt eller videreføre? Eksternt bistandsbehov? Deltakere? Ansvar og myndighet? Behov for opplæring? Benyttes systemet best mulig? Gevinstrealisering? Videre er det noen prinsipielle spørsmål som må avklares. Blant annet om man skal videreføres dagens systemer, forholdet til Lov om offentlige anskaffelser mv. 47

48 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: Telefoni Et annet viktig område er telefoni og sentralbordfunksjonene. Den tekniske utviklingen innenfor dette området går svært fort, og det synes å være liten tvil om at fremtidens telefoniløsninger er mobile. Dette kan i se selv reise noen prinsipielle spørsmål knyttet til tilgjengelighet og skille mellom arbeid og fritid. Likevel er det liten tvil om at det finnes tekniske løsninger innenfor dette området som kan være med å effektivisere arbeidshverdagen for svært mange. Dette gjelder ikke minst det å kunne være online med fagsystemene når man er ute i felt, enten det er innenfor kart og oppmåling, eller er på hjemmebesøk innen helse- og velferdstjenestene. For «nye» Åfjord kommune er det viktig å sette seg inn i dette mulighetsrommet, for så å kunne ta kvalifiserte beslutninger på hva som er hensiktsmessig å ta i bruk i den nye organisasjonen. Nye tekniske løsninger kan også ha betydning for hvordan man organiserer tjenestene. Viktige spørsmål i den innledende fasen av denne kartleggingen vil være: Hvordan sikre god mobil- og nettdekning i hele den nye kommunen? Hvordan sortere mellom jobb og arbeid i en mobil hverdag som varer 24 timer i døgnet? Hvordan skal kommunen «møte» publikum i fremtiden? Hvordan sikrer kommunen robuste løsninger i et beredskapsperspektiv? Hvordan ivareta hensynene til informasjonssikkerhet og personvern? Prosjektleders konklusjon: Valg av IKT- og telefoniløsninger for den nye kommunen vil ha stor påvirkning på hvordan man organiserer arbeidet og strukturer organisasjonen i den nye kommunen. Formålet med denne saken i første omgang er å gi Fellesnemnda et visst innblikk i det arbeidet og mulighetene som den nye kommunen står overfor i sammenslåingsprosessen. Prosjektleder viser ellers til orienteringene som blir gitt overfor Fellesnemnda i møtet. Innstilling til Fellesnemnda: Fellesnemnda tar saken og redegjørelsene som blir gitt i møtet til orientering. 48

49 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 19/18 Fellesnemnda for kommunesammenslåing Saksbehandler: Per Ola Johansen MØTEPLAN FOR FELLESNEMNDA OG ARBEIDSUTVALGET /PARTSSAMMENSATT UTVALG FOR 2. HALVÅR 2018 Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak 4/2018 «Møteplan for 2. halvår 2018, behandlet av Partssammensatt utvalg 13. april Sakens bakgrunn og innhold: Fellesnemnda avvikler sitt siste møte 1. halvår 2018 den 25. april. I tillegg er det planlagt et felles møte for kommunestyrene i Roan og Åfjord i juni. Tiden er dermed kommet for å legge møteplan for 2. halvår I første halvår ble møtene i Fellesnemnda lagt på samme dag som øvrige møter i kommunestyre eller formannskap. Dette for å redusere antall møtedager for folkevalgt nivå. Videre ble det lagt opp til 3 møter i Fellesnemnda hvert halvår, og at møtene gjennomføres som temamøter. I første halvår har temaene vært IKT, næring og kultur og Plan. Prosjektleder fremmet saken for drøfting i Partssammensatt utvalg den 13. april 2018, med henblikk på at endelig møteplan for 2. halvår 2018 kan legges i Fellesnemndas møte den 25. april. 49

50 ROAN OG ÅFJORD KOMMUNER Arkivsak: 2018/99 Dato: Partssammensatt utvalg vedtok å gi ordførerne i Roan og Åfjord fullmakt til å fremme forslag til møteplan for Fellesnemnda og Partssammensatt utvalg / Arbeidsutvalget for 2. halvår 2018, til Fellesnemndas møte den 25. april Prosjektleders konklusjon: Prosjektleder viser til forslaget til møteplan for 2. halvår 2018 som er utarbeidet av ordførerne i medhold av vedtaket i Partssammensatt utvalg den 13. april 2018, jf innstillingen. Det er som i 1. halvår 2018, lagt opp til 3 møter i henholdsvis Fellesnemnda og Partssammensatt utvalg, og de legges som tidligere i Roan og Åfjord hver sin gang. For 2. halvår foreslås det å legge møtene utenom andre møter i kommunestyre og formannskap. Når det gjelder særskilte tema for møtene, legges det ikke frem konkrete forslag på dette nå. Etter hvert som organisasjonen setter seg, vil det være aktuelt å ta opp prinsipielle spørsmål knyttet til den fremtidige driften av sektorene. Videre vil spørsmål knyttet til samordning av eiendomsskatteregimet og bruken av disse midlene være svært aktuelt. Prosjektleder ber også om at Fellesnemndas drøfter formen på Fellesnemndas møter og særskilte tema som det er ønskelig å sette på dagsorden. Innstilling: Fellesnemnda vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2018: Utvalg Dato og tid Sted Tema Fellesnemnda Partssammensatt utvalg Partssammensatt utvalg Partssammensatt utvalg , kl , kl , kl Roan Åfjord Roan Åfjord Roan Åfjord 50