Møteprotokoll. Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Ingrid Gauslaa Hårstad MEDL ÅF-V

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Fellesnemnda for kommunesammenslåing Møtested: Kommunestyresalen, rådhus Dato: Tid: 14:00 16:15 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Vibeke Stjern Ordfører ÅF-AP Jon Husdal Varaordfører ÅF-SP Gro Kristiansen Medlem ÅF-AP Bjørn Arne Hosen Medlem ÅF-AP Liv Marie Hugdal Medlem ÅF-KRF Tone Bårdli Medlem ÅF-SP Håkan Berdahl Medlem ÅF-H Gunnar Singsaas Medlem ÅF-FRP Einar Eian Ordfører RO-H Erik Jakobsen Varaordfører RO-AP Per Bremnes Medlem RO-KRF Marianne Strøm Medlem RO-SP Hanne Skjæggestad Medlem RO-V Synnøve T. Lauritsen Medlem RO-H Stian Skjærvik Hansen Medlem RO-AP Ola Håvard Krogfjord Medlem RO-SP Jan Birger Sandmo Medlem RO-SP Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Ingrid Gauslaa Hårstad MEDL ÅF-V Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Gunnar Petterson Ingrid G Hårstad ÅF-V Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Per Johansen Prosjektleder Kim Roger Asphaug Informasjonskonsulent

2 Saksnr Innhold Lukket PS 1/18 Saker til behandling Orientering - Vedtatt forskrift om sammenslåing av Roan og kommuner PS 2/18 Henvendelse fra Utdanningsforbundet - Arbeidstakerrepresentasjon i Partssammensatt PS 3/18 PS 4/18 PS 5/18 Møteplan for Fellesnemnda og arbeidset / partssammensatt for 1. halvår 2018 Godtgjørelsesreglement for Fellesnemnda, Arbeidset og Partssammensatt Uttalelse - vedtatt budsjett for 2018 og økonomiplan for Roan og kommuner PS 6/18 Prosjektbudsjett for 2018 og Sammenslåing av Roan og kommuner PS 7/18 PS 8/18 OU-midler til Arbeidsgiverrelatert ledelsesutvikling Organisering av arbeidet med kommunesammenslåingen PS 9/18 Prosess for ansettelse av rådmann X Orienteringssaker: Robert Karlsen orienterte om IKT-løsninger ved kommunesammenslåing Lisbet Nebb orienterte om videre arbeid i personalgruppa Prosjektleder redegjorde for den økonomiske situasjonen/lånebelastningen i kommunene Forespørsel om sakspapir til møtene i papirversjon: Dette må avtales internt i den enkelte kommune.

3 Saker til behandling PS 1/18 Orientering - Vedtatt forskrift om sammenslåing av Roan og kommuner Fellesnemnda tar «Forskrift om sammenslåing av Roan kommune og kommune til kommune» av 21. desember 2017» til etterretning. Fellesnemnda tar «Forskrift om sammenslåing av Roan kommune og kommune til kommune» av 21. desember 2017» til etterretning. PS 2/18 Henvendelse fra Utdanningsforbundet - Arbeidstakerrepresentasjon i Partssammensatt Fellesnemnda viser til brev fra Utdanningsforbundet om at Utdanningsforbundet / Unio også får representasjon i Partssammensatt. Henvendelsen kan ikke imøtekommes da det i henhold til retningslinjene skal være kun én representant fra tillitsmannsapparatet fra hver kommune i Partssammensatt. Fellesnemnda viser til brev fra Utdanningsforbundet om at Utdanningsforbundet / Unio også får representasjon i Partssammensatt. Henvendelsen kan ikke imøtekommes da det i henhold til retningslinjene skal være kun én representant fra tillitsmannsapparatet fra hver kommune i Partssammensatt.

4 PS 3/18 Møteplan for Fellesnemnda og arbeidset / partssammensatt for 1. halvår 2018 Fellesnemnda vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2018: Utvalg Dato og tid Sted Tema Fellesnemnda , kl , kl , kl Roan IKT Næring / kultur Plan? Arbeidset Partssammensatt Partssammensatt Jægtvolden Roan Arbeidset møtes i forbindelse med siste ledersamling for Roan og på Jægtvolden i Inderøya. Med unntak av møtet på Jægtvolden vil Arbeidset i hovedsak søke å gjennomføre sine møter som Partssammensatt, og tillitsvalgte bes om sette av datoene. Fellesnemnda foreslår at kommunestyrene i Roan og gjennomfører et felles møte 14. og 15. juni 2018, med formål om både faglige drøftinger og der representantene kan bli bedre kjent med hverandre. Møtes søkes lagt utenfor kommunene, for eksempel på Halten. Fellesnemnda vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2018: Utvalg Dato og tid Sted Tema Fellesnemnda , kl , kl , kl Roan IKT Næring / kultur Plan? Arbeidset Partssammensatt Partssammensatt Jægtvolden Roan Arbeidset møtes i forbindelse med siste ledersamling for Roan og på Jægtvolden i Inderøya. Med unntak av møtet på Jægtvolden vil Arbeidset i hovedsak søke å gjennomføre sine møter som Partssammensatt, og tillitsvalgte bes om sette av datoene. Fellesnemnda foreslår at kommunestyrene i Roan og gjennomfører et felles møte 14. og 15. juni 2018, med formål om både faglige drøftinger og der representantene kan bli bedre kjent med hverandre. Møtes søkes lagt utenfor kommunene, for eksempel på Halten.

5 PS 4/18 Godtgjørelsesreglement for Fellesnemnda, Arbeidset og Partssammensatt Fellesnemnda vedtar vedlagte utkast til reglement for godtgjøring av medlemmer av Fellesnemnda, Arbeidset og Partssammensatt for Roan og kommuner. Fellesnemnda vedtar vedlagte utkast til reglement for godtgjøring av medlemmer av Fellesnemnda, Arbeidset og Partssammensatt for Roan og kommuner. PS 5/18 Uttalelse - vedtatt budsjett for 2018 og økonomiplan for Roan og kommuner Fellesnemnda viser til henvendelse fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag av 22. november 2017, Inndelingslova 26, og Mandat for Fellesnemnda for sammenslåing av Roan og kommuner pkt 6 g., og anser budsjettene for 2018 og økonomiplanen for for Roan og kommuner for å være: 1. I samsvar med politiske prioriteringer og innenfor det handlingsrommet den nye og sammenslåtte kommunen vil få. 2. I samsvar med de fremtidige behov i den nye og sammenslåtte kommunen. Fellesnemnda tar for øvrig budsjettene for 2018 og Økonomiplanene for for Roan og kommuner til etterretning. Fellesnemnda viser til henvendelse fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag av 22. november 2017, Inndelingslova 26, og Mandat for Fellesnemnda for sammenslåing av Roan og kommuner pkt 6 g., og anser budsjettene for 2018 og økonomiplanen for for Roan og kommuner for å være: 1. I samsvar med politiske prioriteringer og innenfor det handlingsrommet den nye og sammenslåtte kommunen vil få. 2. I samsvar med de fremtidige behov i den nye og sammenslåtte kommunen.

6 Fellesnemnda tar for øvrig budsjettene for 2018 og Økonomiplanene for for Roan og kommuner til etterretning. PS 6/18 Prosjektbudsjett for 2018 og Sammenslåing av Roan og kommuner Fellesnemnda vedtar følgende disponering av tilskuddet til dekning av engangskostnader i kommunereformen i forbindelse med sammenslåingen av Roan og kommuner: Sum Prosjektorganisasjon, herunder adm arb.grupper Prosjektorganisasjon, politiske organer Frikjøp av tillitsvalgte, jf sak 6/ Kirkelig Fellesråd, jf sak 9/ Oppgradering / tilpasning av IKTsystemer Næringsutvikling utvikling AS Avslutning og deponering av arkiver Mobil- og bredbåndsutbygging Kulturplan og tilskudd til kultur og frivillighet Felles planarbeid, herunder kystsoneplan Kommunikasjon og omdømmearbeid Velferdstiltak, intern kulturbygging mv Sum Fellesnemnda tar budsjettet opp til budsjettet opp til ny revisjon vinteren 2019, der Fellesnemnda med utgangspunkt i påløpte utgifter så langt, prioriterer resterende midler ut fra erfaringstall og videre ambisjoner. I den sammenhengen vil Fellesnemnda også prioritere reformstøtten som utbetales i 2020 nærmere. Fellesnemnda vedtar følgende disponering av tilskuddet til dekning av engangskostnader i kommunereformen i forbindelse med sammenslåingen av Roan og kommuner: Sum Prosjektorganisasjon, herunder adm arb.grupper Prosjektorganisasjon, politiske organer Frikjøp av tillitsvalgte, jf sak 6/ Kirkelig Fellesråd, jf sak 9/

7 Oppgradering / tilpasning av IKTsystemer Næringsutvikling utvikling AS Avslutning og deponering av arkiver Mobil- og bredbåndsutbygging Kulturplan og tilskudd til kultur og frivillighet Felles planarbeid, herunder kystsoneplan Kommunikasjon og omdømmearbeid Velferdstiltak, intern kulturbygging mv Sum Fellesnemnda tar budsjettet opp til budsjettet opp til ny revisjon vinteren 2019, der Fellesnemnda med utgangspunkt i påløpte utgifter så langt, prioriterer resterende midler ut fra erfaringstall og videre ambisjoner. I den sammenhengen vil Fellesnemnda også prioritere reformstøtten som utbetales i 2020 nærmere. PS 7/18 OU-midler til Arbeidsgiverrelatert ledelsesutvikling Fellesnemnda tar redegjørelsen til foreløpig orientering og ber om at innspill gitt i møtet tas med i videre arbeid med å definere målsettinger og innfallsvinkler i prosjektet. Fellesnemnda tar redegjørelsen til foreløpig orientering og ber om at innspill gitt i møtet tas med i videre arbeid med å definere målsettinger og innfallsvinkler i prosjektet.

8 PS 8/18 Organisering av arbeidet med kommunesammenslåingen Fellesnemnda viser til arbeidsgruppene som ble nedsatt våren 2016, og ber om at gruppene viderefører arbeidet med sikte på å etablere den nye kommunen, og for å svare opp de ambisjonene som er nedfelt i intensjonsavtalen for sammenslåingen av Roan og kommuner. PS 9/18 Prosess for ansettelse av rådmann