REFERAT. Agenda. Møte:

Transkript

1 REFERAT Møte: Samordningsforum, kommune- og regionreformene Dato: 18.mars 2019 kl Til stede: Kartverket: Bernt Audun Strømsli, Wenche Rognås, Marianne Pedersen, Marit Bekkhus Difi: Trond Os Haare Posten: Frode Wold, Inger Johanne Strande (Bring) Valgdirektoratet: Andreas Børnick Brønnøysundregistrene/Enhetsregisteret: Solrun Hoem NAV: Harald Falsen, Grethe Lill Carlsen SSB: Andreas Rønning Statens vegvesen: Ines Uliemoen, John Arne Lyngstad, Odd Nordeide KMD: Stein Ove Pettersen Landbruksdirektoratet: Per Kristian Nilsen Arkivverket: Petur Kristjansson Utdanningsdirektoratet: Sissel Nåslund Helsedirektoratet: Helle Crawfurd Referent: Kopi til: Marit Bekkhus (Kartverket) Olav Petter Aarrestad (Kartverket) Hallvard Hoen (KS) Hilde Husebye Auberg (Mattilsynet) Christer Vinje Gimse (Riksantikvaren) Camilla Torp (SSB) Jon-Torgeir Lunke (E-helse) Brage Frost, Torunn Robøle, Roar Sellevoll (Skattedirektoratet / Folkeregisteret) Anders Backer-Grøndahl Eide (Den Norske kirke) Agenda Sak 10/2019 Referat fra forrige møte 4. februar 2019 Sak 11/2019 Sak 12/2019 Sak 13/2019 Status og nytt fra alle deltagende etater/ aktører (runde rundt bordet) Utvidet statusinformasjon fra KMD Informasjon om Kartverkets arbeid i 2019 som «Teknisk koordinator» Generell informasjon Status og oppfølging fra kommuneundersøkelser vinteren 2019 Rapport dataflyt fra basisregister ved årsskiftet 2019/

2 Sak 14/2019 Status/ Informasjon fra Kartverket på matrikkelutvikling/ Marty Gjennomgang av fullskalatest Planer for 2019 Sak 15/2019 Eventuelt Innledning Møteleder og teknisk koordinator for kommune- og regionreformene i Kartverket, Bernt Audun Strømsli, ønsket velkommen og innledet møtet med en gjennomgang av agenda. Sak 10/2019 Referat fra forrige møte 4 februar 2019 Teksten under Valgdirektoratet er endret fra «Test av årets valg har gått bra.» til «Test i november 2018 av valgmanntallet til kommunestyre- og fylkestingsvalg 2019 gikk bra.» Sak 11/2019 Status og nytt fra alle deltagende etater/aktører (runde rundt bordet) Skattedirektoratet/Folkeregisteret (innsendt på epost i forkant av møtet) Kort status fra oss er at i en ellers rolig periode har vi trykk på ulike testaktiviteter. Det vurderes hvilket omfang vi må ha både for datamengde og antall systemer påkoblet et eget miljø er også foreslått. Vi må i tillegg ha fokus på anonymisering av testdata, noe vi gjerne hører fra andre offentlige etater hvordan man tenker der. Vi har fått en henvendelse fra deltaker i forumet om test mot Folkeregisteret (DSF). Hvis flere eksterne ønsker å teste mot DSF kan man sende mail til Torunn Robøle, eller Brage Frost Urstad. Statens Vegvesen Avklaringsmøter med Kartverket. Håper å få mer informasjon om hva Marty inneholder og hva vi kan få av tilganger til testmiljøer. Koordinere med NVDB må stemme overens med matrikkelen. Det er 3 parallelle prosjekter i SVV knyttet til kommune- og regionreformene. Nytt veireferansesystem kommer i år. NAV Fylkesorganisasjonene er etablert, som er identiske med de nye fylkene fra , med unntak av Viken som er delt i to (Øst og Vest-Viken). Ulike sammenslåinger av NAV-kontorer pågår, totalt 180 kontorer er i en omstillingsprosess. Flyttingene av kontorer påvirker mange systemer, og også brukerne. NAV planlegger en stor ytelsestest 5.april, for å finne ut hvor lang tid konverteringen vil ta. Mye konvertering, er godt i gang med testing og mener vi er i rute. Utdanningsdirektoratet Ikke så mye nytt. SSB og Brønnøysundregisteret skal sende over data til oss for testing. Brønnøysundregisteret Koder ny løsning for å lese inn endringene på mest mulig effektiv måte. 1,2 millioner adresser skal få nytt kommunenummer. Skal levere testdata etter sommeren. Tilgang fås på forespørsel

3 SSB Bygger nye kommune- og fylkesstrukturer. Får henvendelser fra kommuner som er berørt av reformene. Intern runde med de andre registrene i SSB angående hva som skjer og hvilke systemer som blir berørt. Posten Etablert plan for oppdateringene i adresseregisteret. Vil starte konverteringen i begynnelsen av oktober. Avvikle møter med berørte systemer. Spent på når Marty blir satt i drift, det er flere andre systemer som skal oppdateres i bakkant av dette. Det blir ingen postnummerendringer , det blir enten eller helst Ved postnummerendringer, informerer Posten de dette gjelder. Arkivverket Tilsynsansvar ovenfor forvaltningen. Seminar med KV og KS i desember. Misforståelse vedrørende arkiv i henhold til krav og regler i lov og forskrift. Informasjonsmateriale med klare beskjeder om hva som må gjøres med tanke på avslutning av systemer og overføring til nye kommuner er snart klart. DIFI Ikke så mye å melde. Mål om å få syntetiske data for alle. Landbruksdirektoratet Venter på testdata. Integrasjon mot Enhetsregisteret gikk veldig sakte da Trøndelag oppstod. Ny løsning ser lovende ut, men skal testes. Sak 12/2019 Utvidet statusinformasjon fra KMD v/ Stein Ove Pettersen Håper at alle får data som trenger det. Jevnlige møter med Kartverket for å avklare om det dukker opp ting som må tas tak i. Litt bekymret for enkelte kommuner. Møte med Nes og Nes kommune i Viken denne uken. * Spørsmål fra NAV: Hvordan blir det med eksisterende avtaler når man går inn i ny kommune? Kontinuitetsprinsippet gjelder. Ny kommune vil stå ansvarlig for avtaler dennes gamle kommuner har inngått. Avtalene videreføres til ny kommune, men avtalene må gås gjennom med tanke på ny kommunes struktur og oppbygging. * Spørsmål: KMD sendte ut informasjon til FM om at det ikke blir flere grensejusteringer fra , er det fortsatt 14 grensejusteringer? Fortsatt 14 grensejusteringer (16 vedtak). Én liten grensejustering vil skje 15.mai Alle vedtakene ligger på nettsidene. Sak 13/2019 Informasjon om Kartverkets arbeid i 2019 som «Teknisk koordinator» Vi er i gang med å restrukturere nettsiden så det blir lettere å finne informasjon knyttet til reformarbeidet. Referat og innkalling til møter vil legges ut her. Kartverket jobber med en 12-siders informasjonsavis sammen med DIFI, KS og KMD som skal være vedlegg til Kommunal Rapport 4. april. Det vil også trykkes opp ekstra opplag som deles ut på ulike arenaer. Avisen har en journalistisk vinkling og skal være holdbar etter

4 Kartverket har vært i kontakt med leverandørmarkedet for å høre hvordan de oppfatter status i kommune-norge. De sier det begynner å bli lite ressurser til de kommunene som ennå ikke har lagt ut systemer på anbud. Vi er godt i gang med å sende ut webundersøkelsen der vi etterspør status for 6 ulike fagsystemer til alle nye kommuner. Vi oppsummerer svarene i et eget dokument for å få oversikt over status. Kartverket vil ta kontakt med fagetater for å høre om de er interessert i å følge opp kommuner som flagger rødt på fagsystemer. Rapporten «Dataflyt fra basisregister» er ferdig fra Kartverket sin side. Den vil sendes til Brønnøysundregisteret og Skatteetaten slik at de kan fylle ut informasjon om sine registre. Dette er en levende rapport der tidsfrister blir oppdatert så snart det er klart. Rapporten blir tilgjengelig på Kartverket sine hjemmesider før påske. * Kommentar: NAV og arkivverket Vertskommuneavtale og interkommunalt samarbeid: Mange avtaler må gås gjennom. Ikke sikket det er automatikk i at avtalene fortsetter for kommuner der det ikke er vertskommune. Arkivverket tolket regelverket slik at det er skarpt skille mellom gammel og ny kommune. Sak 14/2019 Status/ Informasjon fra Kartverket på matrikkelutvikling/ Marty Se vedlagt presentasjon v/ Wenche Rognås. Nye gårdsnummerserier er på plass for alle nye kommuner, bortsett fra de tre nye seriene som involverer splittingen av Snillfjord kommune. Fylkeskartkontorene er i dialog med kommunene for å innhente informasjon om hvordan de 43 nye kommunene skal se ut. Parameterfiler vil ikke bli tilgjengeliggjort dette året, ettersom splitting av kommuner, grensejusteringer og fortløpende endringer i matrikkelen gjør situasjonen kompleks. Vi oppfordrer derfor eksterne aktører til å lese endringene i matrikkeldataene ved hjelp av Marty. Kartverket kan lage en oversikt over hvilke kommuner som endrer adressekoder via Marty, og hvilke kommuner som endrer adressekoder i forkant av sammenslåing. * Spørsmål: Posten: Kanskje noen her er interessert i ulike parametere som allerede er klare. F.eks adressekoder, gårdsnumre? Vanskelig ettersom situasjonen er så kompleks. Det anbefales derfor å lese endringene i Marty når den settes i produksjon. * Posten: Interessert i grunnkretsene og endringer av grunnkretsnummer. Vedtak som sendes fra SSB, skal være klare 1. juni. Dette har tidligere blitt funnet i parameterfilene, hvordan finner vi det uten disse? Dette vil KV utfordre SSB på, hvordan man skal kommunisere det ut. Fullskalatest av datamengden 2019/2020 pågår hos Kartverket nå. Datainnholdet i fullskalatesten er basert på en kopi fra matrikkelen produksjon den 6. januar Fokus for fullskalatesten er mengde data, ikke nødvendigvis riktige parametere. Dataene fra denne testen vil bli kopiert over i et eksternt testmiljø når vi er ferdige med våre tester. Testmiljøet er planlagt å gjøres tilgjengelig for eksterne senest 1. mai

5 Til høsten henter vi ut informasjon fra de 311 kommunene som er påvirket av reformene inn i en midlertidig server for kommuneendringene «Marty». Endringene kommunene fører i matrikkelen fortløpende, drypper ned til Marty. Når matrikkelen stenges mot slutten av året og siste endring er lest inn, genereres JSON-fila. Martys endringslogg, tilsvarende matrikkelendringslogg, kan leses hele veien. Dato for når matrikkelen blir tatt ned, vil komme innen 1.juli For å få tilgang til Marty må man ha en endringsloggbruker. Ønsker man å teste mot JSON-fila fra de siste to årsskiftene, er de tilgjengelige og tilgang gis på forespørsel. NAV kjørte i fjor test mot Martys produksjonsmiljø i begynnelsen av desember. Hvis det er noen som planlegger å kjøre sånne tester, ta kontakt med prosjektet. Hvis behov for et teknisk møte via Skype knyttet til Marty/testdata, er det bare å ta kontakt med Wenche Rognås for avtale. * Posten: Hva viser JSON-fila? JSON-fila viser hvordan gårdsnummer og adresser så ut før og etter kommuneendring. Gammel og ny. Den blir i år så stor at excel ikke håndterer det. Posten, SVV og NAV vil gjerne se fjorårets JSON-fil for sammenslåingene * SVV: Viser JSON-fila sluttresultatet, og når er den klar? JSON-fil for fullskalatesten vil være klar når testmiljøet blir klart. JSON-fila som er «riktig» med data for årsskifte 2019/2020 vil være klar etter at matrikkelen er stengt for oppdateringer i desember I fjor var fila tilgjengelig noen timer etter at matrikkelen ble stengt. Sak 15/2019 Eventuelt Ingen saker. Møteplan 2019 Mandager mai (Eventuelt i juni ved behov) 9. september 14. oktober 18. november 16. desember - 5 -