Vedtatt av formannskapet

Transkript

1 Strategisk IKT-plan Vedtatt av formannskapet Sortland kommune

2 Innhold INNLEDNING MÅL OG VISJONER DØGNÅPEN KOMMUNE PRIORITERTE TJENESTER Helse og omsorg Barnehage og skole Teknisk E-POLITIKERE OG LOKALDEMOKRATI IKT-KOMPETANSE SIKKERHET, INFRASTRUKTUR OG ARKITEKTUR IKT-SIKKERHET Tekniske sikkerhetstiltak Informasjonssikkerhet Samfunnssikkerhet IKT-ARKITEKTUR OG -INFRASTRUKTUR Bruk av standarder Grønn IT Fri programvare og åpen kildekode Kommunikasjonsløsninger IKT-DRIFT OG -UTVIKLING ARKIVSYSTEM OG ELEKTRONISK ARKIV FELLES PROGRAMLØSNINGER TELEFONI INNKJØP BREDBÅND SAMFUNN ELEKTRONISK HANDEL INTERKOMMUNALT SAMARBEID HANDLINGSPLAN OG ØKONOMI...10 VEDTAK Denne planen ble vedtatt av formannskapet i møte den : 1. Formannskapet vedtar framlagte Strategisk IKT- plan som grunnlag for kommunens IKT-satsing. 2. I det videre arbeidet med strategisk IKT-plan forutsettes det en nærmere intern og ekstern analyse av dagens situasjon opp mot fremtidige muligheter. Analysen skal peke på mulige effektiviseringsgevinster og alternative løsninger, gjennom samarbeid med eksterne aktører. Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 2 av 10

3 Innledning Kommunens visjon og overordnede mål er førende for arbeidet med strategisk IKT-plan. Den skal støtte opp under arbeidet med å nå de langsiktige og strategiske målene i kommuneplanens strategidokument og være grunnlag for utarbeidelse av tiltak i handlingsprogram og økonomiplan. Utviklingen av den elektroniske kommunen ligger som en rød tråd i dette dokumentet. Dette samsvarer med de nasjonale føringene gitt i enorge 2009, ekommune 2012 og Stortingsmelding nr Mål og visjoner Sammen om velferd og utvikling i Vesterålen er visjonen i Kommuneplanens langsiktige del strategidokumentet 1. Strategidokumentet har følgende satsingsområder: Byutvikling Næringsutvikling Kompetanse Kommunikasjon og samferdsel En effektiv kommunal organisasjon IKT som verktøy og infrastruktur er viktig, og til dels en forutsetning, for å realisere kommunens overordnede mål. Strategisk IKT-plan tar utgangspunkt i ekommune 2012, som er KS sitt måldokument for å realisere en visjon om at norske kommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Fra ekommune 2012 finner vi følgende: Innbyggernes og næringslivets behov står i sentrum for utviklingen av den digitale kommune/fylkeskommune. Informasjons- og kommunikasjonsteknologien fremstår som et av de viktigste virkemidlene for modernisering og omstilling i offentlig sektor. Effektiv bruk av IKT kan i betydelig grad erstatte manuelle prosesser og rutiner og bidra til å frigjøre ressurser til direkte tjenesteytende virksomhet. Beskrivelsen legges til grunn for Sortland kommunes strategiutvikling innen IKT, og planen bygges i hovedsak opp etter de samme satsningsområdene som ekommune Sortland kommune forvalter offentlig verdier på vegne av fellesskapet. IKT-satsingen og fremtidige løsninger skal legge til rette for åpenhet slik at vår omgivelser i størst mulig grad kan ha innsyn i vår forvaltning. 1 Vedtatt i kommunestyret Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 3 av 10

4 2 Døgnåpen kommune Sortland kommune skal etablere døgnåpen kommune 2 En rekke sentrale dokumenter, herunder overnevnte Stortingsmelding nr. 17, enorge 2009 og ekommune 2012 legger sterke føringer for utviklingen av den elektroniske kommunen. Innbyggernes og næringslivets behov står i sentrum, og en døgnåpen, selvbetjent elektronisk kommune er derfor et satsningsområde. Døgnåpen kommune er også en oppfølging av kommuneplanens strategiske del, og bygger på målsettingene om sterkere brukerfokus, større helhetstenkning og at vi skal fremstå som en profesjonelt drevet kommune og en lærende organisasjon. Døgnåpen kommune betyr blant annet større interaksjon og elektronisk samhandling med befolkningen der blant annet flere elektroniske skjema tas i bruk. 3 Prioriterte tjenester Tjenesteleveransen og kommunikasjonen fra kommunen til offentlige instanser, næringslivet og befolkningen skal preges av at Sortland er en døgnåpen kommune og at informasjonsutvekslingen mellom kommunen, samarbeidsparter og befolkningen i hovedsak skal skje elektronisk. 3.1 Helse og omsorg Informasjonsutvekslingen mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunesektoren og samarbeidsinstanser skal skje elektronisk Legge til rette for innovative, teknologiske løsninger for en bedre brukeropplevelse og arbeidshverdag Det fokuseres på at utstrakt bruk av IKT innen pleie, omsorg og helse vil ha store effektiviseringsgevinster. Omsorgsteknologi er et voksende teknologiområde som kan bidra til å vri ressursbruken fra administrative prosesser til direkte tjenesteyting. Kommunens fokus på utvikling av teknologisk støtte innenfor PRO-seksjonen 3 har medført at Sortland kommune fremstår blant de fremste på området. Sortland kommune er tatt inn som samarbeidskommune i FUNNKe 4. FUNNKe forutsetter samarbeid mellom Sortland og de øvrige Vesterålskommunene og det kreves at alle IKT-løsninger i denne sammenheng gjøres i nært samarbeid med IKT-ansvarlig i Helse Nord RHF og FUNNKe. 2 Med døgnåpen kommune menes at befolkningen gjennom interaktiv kommunikasjon skal få utført tjenester, samt kunne påvirke utviklingen av disse, når som helst på døgnet. 3 PRO= Pleie-, rehabilitering og omsorg 4 Prosjektet FUNNKe er et nasjonalt prosjekt for elektronisk kommunikasjon mellom nivåene i helsetjenesten. Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 4 av 10

5 3.2 Barnehage og skole Sortland kommune har som mål å sikre et helhetlig læringsløp fra barnehage til videregående skole, og sikre gode overganger mellom barnehage og skole, og mellom de ulike skoleslagene Barnehagene og grunnskolene i Sortland skal bruke IKT opplæring og undervisning for å skape fremtidsrettede læringsarenaer Kommunen skal skape læringsarenaer som utvikler barn og unge til kompetente brukere av dagens og morgendagens digitale løsninger Det skal drives kompetanseutvikling av ansatte i skole og barnehage, slik at det er kompetente voksne som legger til rette for utvikling av gode læringsmiljø Ta i bruk IKT for samhandling med foresatte 3.3 Teknisk Innbyggere og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata 5 på en enkel måte Knytte matrikkeldata/eiendomsdata til kart Etablere digitalt planarkiv 4 e-politikere og lokaldemokrati Sortland skal legge til rette for tiltak som vil styrke det lokalpolitiske engasjementet Det kan gjøres på ulike måter o Styrke dialogen mellom innbyggere og politikere, synliggjøre politikerne på en bedre måte, samt legge bedre tilrette for politisk innsyn og medvirkning o Visuell, elektronisk formidling av kommunestyremøtene, både som direktesending og som arkivmateriale. Statistikk viser at direktesendinger er forholdsvis godt besøkt o Ta i bruk elektroniske arenaer for diskusjon og debatt. Bruk av sosiale medier vil være en del av tiltakene som må vurderes o Realisering av en e-politikerløsning der alle folkevalgte har hver sin bærbare datamaskin, og forbereder seg elektronisk. Det innebærer at også beslutningsnivået som over langt tid har forholdt seg til papirdokumenter, kan arbeide elektronisk på samme måte som forvaltningen 5 IKT-kompetanse Etablere strategisk IKT-kompetanse for ledere Som en del av strategisk kompetanseplan skal det utarbeides kompetanseplan for IKT for den enkelte enhet, fagsystem og for fellessystem Der er behov for IKT-kompetanse på alle ledd i organisasjonen for å kunne realisere denne IKTstrategien. Rasjonaliteten, kvaliteten og utnyttelsen av IKT-verktøy er helt avhengig av opplæring. Den enkelte leder og medarbeider må ha både generell IKT-forståelse, samt spesifikk kompetanse i sine fagsystemer. Økt kunnskap og forståelse på dette feltet er en forutsetning utvikling av tjenestene. 5 Geodata er all informasjon som kan knyttes til elektroniske kart. Rundt 80 % av all kommunal virksomhet kan relateres til geodata. Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 5 av 10

6 6 Sikkerhet, infrastruktur og arkitektur 6.1 IKT-sikkerhet IKT-sikkerhet kan defineres som evnen til kontroll med risiko i forhold til IKT-system. Arbeidet med IKT-sikkerhet innebærer å kartlegge risiko og iverksette tiltak for å hindre eller begrense stans i IKTsystem og lage beredskapsplaner i tilfelle systemet skulle svikte. IKT-verktøy gir kommunen mulighet til å øke effektivitet, bedre kvalitet på tjenestene og redusere kostnader. Samtidig gjør IKT-verktøy virksomheten sårbar. De fleste enhetene i kommunen vil fungere svært dårlig dersom Internett, tilgang til fagsystem og databaser blir borte Tekniske sikkerhetstiltak Kartlegge risiko og utarbeide beredskapsplaner for daglig drift og for krisesituasjoner for å hindre og begrense stans i IKT-system Stabil drift for alle IKT-system Hindre og begrense stans i alle IKT-system Sikker datakommunikasjonen mellom kommunens virksomheter Etablere sikker pålogging og informasjonsutveksling med brukerne (autensiering) Etablere systemer for å avdekke og hindre eventuell driftsstans Informasjonssikkerhet Gjennomføre risikoanalyser og utarbeide tiltaksplaner i henhold til personopplysningslovens krav Sikre mot innsyn i personopplysninger fra uvedkommende, sikre tilgjengelighet som innebærer at relevante opplysninger er tilgjengelig for ansatte og andre som skal behandle opplysningene, og sikre at andre ikke skal ha adgang til å endre opplysningene Sikre mot uautorisert innsyn i taushetsbelagte opplysninger Sortland kommune har en overordnet policy for IKT-sikkerhet og en strategi for datasikkerhet. Det er iverksatt tiltak for å ivareta personvernlovens og Datatilsynets krav til personsikkerhet. Det ble tatt systemgjennomgang, risikoanalyse og stikkprøver i noen avdelinger vinter/vår Samfunnssikkerhet IKT-løsninger som understøtter kommunens beredskap- og krisehåndtering Utarbeide risikovurderinger og planer ved stans i vitale tjenester Kommunens rolle som myndighetsutøver, tjenesteprodusent og som informasjonsforvalter fordrer en sikkerhetstenkning som ivaretar kommunens tjenesteproduksjon og drift, men som også strekker seg utover sikkerhetstiltak i egen organisasjon, blant annet regionale og fylkesvise beredskaps- og kriseplaner. Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 6 av 10

7 6.2 IKT-arkitektur og -infrastruktur Utvikle en helhetlig elektronisk informasjonsflyt mellom systemene, enhetene og internt i hver enhet. Integrasjoner mellom front- og baksystemer, mellom økonomisystem og fagsystemer, og mellom arkivsystem og fagsystemer. Nye elektroniske tjenester som gjøres tilgjengelig mot innbyggerne skal om mulig kobles direkte til fagsystemene og til arkivsystemet. Sortland kommune har de siste par årene foretatt systematisk utbygging og effektivisering av sin IKTinfrastruktur. Det gjenstår imidlertid mye arbeid med å utvikle en tjenesteorientert arkitektur (SOA) 6 og denne utviklingen bør få fokus i kommende planperiode. Sortland kommune vil som en del av dette arbeidet følge med det pågående arbeidet med standardisering av arkitektur i kommunal sektor Bruk av standarder Kommunen skal ta i bruk nasjonale IT-standarder som legger til rette for og fremmer elektronisk samhandling mellom offentlige virksomheter og mellom offentlig sektor og samfunnet for øvrig 7 Etablere lokalstandard for digitalt utstyr i kommunens virksomhet For samhandling betyr dette blant annet å legge til rette for tilgjengelighet for alle gjennom universell utforming, bruk av standard tekstformat og standard billedformat. Standardisering av utstyr forenkler driften av samlet IKT-struktur Grønn IT Kommunen skal vurdere helse- og miljømessige forhold i sin IKT-satsing Kommunen skal ha en grønn tilnærming til sine IKT-systemer. Det innebærer blant annet at det kjøpes inn strømbesparende systemer, at antall servere reduseres, at maskinvaren ikke inneholder miljøgifter, samt at papirbruket reduseres til et minimum Fri programvare og åpen kildekode Kommunen skal alltid vurdere løsninger basert på fri programvare. Anvendelsen av åpen kildekode i offentlig sektor har blitt stadig mer utbredt de siste årene. Bakgrunnen for dette er antagelsen om at programvare basert på åpen kildekode gir større leverandørfrihet, bedre muligheter for lokal næringsutvikling og økt konkurranse. Tanken om samhandling og deling av både teknologi og kompetanse ligger sentralt. Kommunen har i dag noen enkeltstående systemer basert på fri programvare. I løpet av planperioden er det ønskelig å ta i bruk flere slike systemer. 6 SOA= I en Service Orientert Arkitektur sammensettes IT-systemet av komponenter som er spesialisert og tilpasset en bestemt funksjon, men som kan benyttes i flere forskjellige sammenhenger. 7 Jfr. forskrift om IKT-standard i offentlig forvaltning Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 7 av 10

8 6.2.5 Kommunikasjonsløsninger Alle kommunale virksomheter skal integreres mot kommunens data- og telefoniløsninger på rådhuset Alle kommunale virksomheter/lokasjoner skal som hovedregel ha bredbåndtilknytning Kommunen har ved utgangen av 2011 både trådløs og kablet infrastruktur. Denne omfatter både IPtelefoni og data. Infrastrukturen på rådhuset er ikke tilfredsstillende og må oppdateres. Oppdateringen omfatter både trådløs og kablet infrastruktur. Kommunen eier og drifter selv sine løsninger. IP-telefoner fases inn i et jevnt tempo. Datakommunikasjon til virksomheter utenfor rådhuset ble etablert i 2004, basert på trådløs teknologi. Dette nettet har i 2010/2011 resultert i mye driftsstans på grunn av tekniske feil, uvær, lynnedslag, osv, noe som særlig utkantene har hatt problemer med. 6.3 IKT-drift og -utvikling Sikre helhetlig, overordnet IKT-utvikling og drift IKT-drift og utvikling skal samordnes, organiseres og dimensjoneres slik at den kan følge opp IKTplanens mål Alle fagsystem skal ha en systemansvarlig fag og teknisk systemansvarlig 6.4 Arkivsystem og elektronisk arkiv Etablere en helhetlig arkivforvaltning Innføre fullelektronisk arkiv Knytte alle enheter utenfor rådhuset til kommunens felles saksbehandlersystem Sortland kommune har kommet langt i innføring av elektronisk arkiv- og saksbehandling. De fleste arkivdelene er nå elektroniske, noe som innebærer at saksbehandlingen kun skjer elektronisk, men det arkiveres også manuelt. Systemet vi har i dag gir svært gode muligheter for innsyn, gjenbruk og søk i kommunens sak- og arkivsystem. Den åpne løsningen mot portalen der befolkningen selv kan lese dokumenter, har vi fått gode tilbakemeldinger på. Dette er i tillegg i tråd med mål i ekommune Felles programløsninger Programløsninger skal velges med utgangspunkt i forenkling av arbeidsprosesser for å kunne levere bedre og kvalitative tjenester Programløsninger skal vurderes i en helhetlig sammenheng av hensyn til både tjenesteleveranse, samhandling og teknologisk infrastruktur Optimalisere arbeidsprosesser og utnytte eksisterende IT-ressurser for bedre og kvalitative tjenester og for intern effektivitet Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 8 av 10

9 6.6 Telefoni Telefoniløsningen skal legge til rette for organisasjons- og arbeidsformer som gir effektiv samhandling i kommunen internt og mot eksterne samarbeidspartnere Telefoniløsningen skal legge til rette for fleksibilitet i bruk, nye tjenester og reduserte kostnader Telefoni skal kunne kommunisere og integreres med kommunens IKT-system Innkjøp Ved innkjøp av programvare og IKT-system skal følgende ivaretas: Programvare som skal håndtere arkivverdig informasjon, skal være godkjent for nasjonale standarder. Hvis dette ikke lar seg gjøre, skal programvaren leveres med integrasjon mot kommunens IKT-system Programvare som inneholder informasjon som bør gjenbrukes mot andre systemer i kommunen, må leveres med integrasjon gjennom dokumenterte grensesnitt. Låste integrasjonskomponenter skal så langt som mulig unngås Det skal avklares hvilke tjenestekomponenter løsningen leveres med Kommunen skal vurdere alternativer basert på fri programvare Vurdere helse- miljø og sikkerhetsmessige aspekt Innkjøp skal foretas etter en koordinert, helhetlig vurdering på vegne av organisasjonen, jf kap. 6.3 og Bredbånd samfunn Innbyggere i Sortland skal ha tilgang til bredbånd 9 Kartlegge dekningsgraden i kommunen og fremme plan for gjennomføring av hovedmål Det er et nasjonalt mål at alle innbyggere skal ha tilgang på bredbånd. I Sortland kommune er dekningen estimert til 98 %. Denne høye dekningsgraden fremkommer når vi tar med ADSL og VDSL teknologi. Dekningsgraden for fiber er betydelig lavere. Graden av fiberdekningen i Sortland kommune er ukjent, og store områder av kommunen har ikke dekning. Bredbånd er en forutsetning for god kommunikasjon mellom det offentlige og befolkningen (døgnåpen kommune), en forutsetning for det etablerte næringsliv og en viktig lokaliseringsfaktor for nyetablering. 8 Spesielt elektronisk kalender, e-post og arkiv 9 Det fins ikke noen standardisert definisjon av begrepet bredbånd, men de fleste er enige om at det kan forstås som en høyhastighets tilkobling til telenettet som tillater rask surfing på internett, IP-telefoni og sanntids overføring av lyd og bilder (web-radio og web-tv). Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 9 av 10

10 8 Elektronisk handel Etablere elektronisk handel 10 Alle kommuner er pålagt å motta e-faktura innen E-faktura mot privatpersoner er etablert, men mot firma er dette ikke på plass. I 2011 skannes inngående faktura slik at den kan behandles elektronisk internt. 9 Interkommunalt samarbeid Fortløpende vurdere mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og tjenesteproduksjon gjennom interkommunalt IKT-samarbeid 10 Handlingsplan og økonomi På bakgrunn av strategisk handlingsplan for IKT skal det utarbeides tiltak som prioriteres og fremmes gjennom økonomiplan og årsbudsjett. 10 Med elektronisk handel (E-handel) menes kjøp og salg av varer og tjenester via internett. Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 10 av 10