ÅRSBERETNING 2013 FOR VEAR IDRETTSFORENING

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2013 FOR VEAR IDRETTSFORENING

2 Årsberetning Tillitsvalgte i styrer og utvalg 2. Hovedstyrets møter 3. Gruppene 4. Anleggene 4.1 Baner 4.2 Skiløyper 4.3 Skileikanlegg 4.4 Klatrehall 4.5 Klubbhus 5. Utleie 6. Komiteenes arbeid 6.1 Løypekomiteen 6.2 Festkomiteen 6.3 Dugnader 7. Økonomi 8. Medlemstall

3 1. TILLITSVALGTE I STYRER OG UTVALG Hovedstyret Leder: Yngve Bugge Larsen Nestleder: Vidar Ellefsen Økonomiansvarlig: Fred Skarsteen Sekretær: Tonje Thorød Styremedlemmer: Per Mikkelsen og Jørn Myhre Gruppeledere: Lene Katrin Myhre (håndball) Morten Hareide (klatregruppa) Morten Førendal Haugan (idrettsskolen) Hanne Skolby (fotball) Anders Larsen (trimgruppa) Forretningsfører: Jonn Syse Revisorer: Alf Inge Guttormsen og Cicilia Samuelsen Utleieansvarlig: Beret Mette Haga Løypekomité: Bjørn Olav Ulseth Borgtor Løno Festkomité: Valgkomité: Trimgruppa Trond Eriksen Anette Liverød Kathinka Vonheim Nikolaisen Stokke Idrettsråd: Vear IF har i år hatt følgende styremedlemmer i Stokke Idrettsråd: Tore Simonsen, Einar Koren, og vararepresentant John-Sverre Dahl. 2. Hovedstyrets møter Hovedstyret har hatt 7 møter i Ordinært årsmøte ble holdt 17. mars I 2013 har styret satt i gang et prosjekt med å utbedre klubbhuset. Styret har inngått avtale med Stadion Stokke Sport der medlemmene har mottatt rabattkort. Styret har vedtatt at alle over 16 år som er i nær kontakt med barn over lenger tid skal fremvise politiattest. Arbeidet med dette er igangsatt. Forsikringene er gjennomgått. Styret har engasjert seg i debatten om ny skolestruktur i Stokke Kommune. Vear IF har vært med å arrangere Vestfold Maraton under ledelse av Fred Skarsteen. Det er tatt i bruk nøkkelkort i Vearhallen slik at dørene ikke blir stående oppe. Vi er pålagt å ha noen i hallen til enhver tid som har gjennomført et brannkurs i regi av vaktmesteren. Det laget og delt ut årskalendere for 2014 med bilder av lagene.

4 3. Gruppene Fotball, håndball, klatring og Idrettsskole avholder egne årsmøter, hvor regnskap, årsberetning og valg foretas. Trimgruppa inngår fra 2013 i Hovedforeningens regnskap. Trimgruppa har 65 betalende medlemmer og har aktiviteter innenfor fotball, innebandy, volleyball, badminton og sykkel. Veterangruppe. Etter initiativ fra Fred Skarsteen ble det innkalt til møte den 7. februar 2013 for Veteranene i Vear IF. Her møtte det 11 personer. I tillegg hadde 4 personer meddelt at de også ønsket å være med i en slik «gruppe». Det ble lagt frem tanker om at klubbhuset kan benyttes til møter, og at gruppa bør fungere mest mulig uformelt samt at gruppa kunne hjelpe til med enkelte arbeidsoppgaver spesielt rundt bane og anlegg, men ikke gjøre jobben til styrene/gruppene. Gruppa har siden oppstart hatt sine uformelle månedlige møter på klubbhuset under ledelse av Fred. De har utført utallige dugnadstimer for Vear IF og har allerede i sitt første år vist seg å være en veldig viktig gruppe for idrettsforeningen. 4. ANLEGG 4.1 Baner Den «nye» gressbanen ble tilleggs drenert i høst ved at det ble lagt 6 nye drensgrøfter på langs av fotballbanen. Disse ble gravd så dypt at de traff pukken på eksisterende drensgrøfter som går på tvers av banen. I tillegg ble det påfylt jord og sådd for å jevne de største ujevnhetene på banen. Vi håper dette fører til at vi får en god gressbane kommende sesong. Kunstgressbanen er relativt godt vedlikeholdt, her fylles det årlig på granulat og banen slåddes. Etter initiativ fra fotballgruppa ble parkeringsplassen på «Handstadjordet» asfaltert i sommer. Det er også satt ut bord og krakker og ryddet på hele området. Tidligere år har klipping og stell av den «nye gressbanen» vært satt bort til Vestfold Golfklubb. Fra sesongen 2013 har vi anskaffet egen gressklipper og Terje Amundsen og hans medhjelpere har nedlagt et meget stort og godt arbeid med å klippe anlegget. En stor Takk til Terje for fremragende arbeid. Idrettsanlegget fremstår nå som meget pent og ryddig. Den gamle gressbanen som eies av Stokke kommune er fortsatt i meget dårlig stand. Det ble forsøkt fylt på jord i våres, men denne var av så kritikkverdig dårlig kvalitet at denne jobben må sies å være mislykket. Dette er meddelt Stokke kommune og vi vil igjen ta initiativ overfor de for å bedre banen. 4.2 Skiløyper Skiløypene ble kjørt 2 ganger i 2013 sesongen med løypemaskinen fra Stokke IL. I tillegg er det kjørt løyper med snøscooter. Det er utført betydelig vedlikeholdsarbeid i løypa ved at løypa er tilført grus og ved at det er utført nedskjæring av tilgrodde busker i nærheten av lyktestolpene. På grunn av pågående arbeid med skileikanlegget har dessverre noen av lyslyktene vært slukket i høst og vinter. Vi ønsker å rette en stor takk til Borgtor Løno for mange dugnadstimer i løypa. 4.3 Skileikanlegg Anlegget er for det nærmeste ferdigstilt, og benyttes flittig av barn og unge fra området. Anlegget vil formelt bli ferdigstilt våren 2014, slik at vi kan få utbetalt de omsøkte spillemidlene til anlegget.

5 4.4 Klatrehall Klatregruppa har over en lengre periode arbeidet med tanker om å kunne utvide dagens klatrevegg i Vearhallen og vi har i fellesskap også sett på muligheter for en ny klatrehall. Kostnadsoverslag over en ny klatrehall viser at investeringen vil bli meget høy (12-13 mill.- kr) Mot slutten av året ble det inngått samtaler med Brunstad Idrettsbygg AS. Det mest realistiske alternativ syntes nå å være at disse samtaler fortsetter og konkretiseres med mål om at det bygges klatrevegg i det nye anlegget på Brunstad. 4.5 Klubbhus Styret har vedtatt en plan for total oppgradering av klubbhuset som legges frem for årsmøtet for godkjennelse. Planen innebærer: Nye plater på vegg og tak i møtesal, samt nytt gulv. Maling av vegger og tak i gang, styrerom og toaletter i 2. etasje, samt nytt laminatgulv. Maling av garderober og gang i 1. etasje. Skifte av kjøkken inkl. VVS Oppgradering av det elektriske anlegget Skifte av søndre yttervegg. Det er innhentet pristilbud fra eksterne leverandører, i tråd med det som kreves for å søke spillemidler. Planen som i januar 2014 ble forhåndsgodkjent av Stokke kommune har en kostnadsramme på kr ,- hvis alt arbeid ble satt bort. Vi planlegger å gjøre det aller meste av arbeidet på dugnad. Det vil bli søkt om spillemidler. Pr. februar 2014 er arbeidet i møtesal og gang, styrerom og toaletter, samt garderober ferdigstilt. 5. UTLEIE Klubbhuset Klubbhuset har vært utleid 42 dager i (47 i 2012) Dette har gitt oss kr i leieinntekter. (kr i 2012) I tillegg har vi registrert 23 egne arrangementer i den store møtesalen. Styrerommet benyttes flittig til styremøter og andre interne møter, antallet på dette registrerer vi ikke. Det er anskaffet 60 nye, pent brukte stoler, som er mottatt i gave. 6. KOMITEENES ARBEID 6.1. Løypekomiteen har utført dugnader og gjennomført grunnarbeid for skileikanlegg (se under) 6.2 Årsfesten ble arrangert 8. mars 2013 og det var trimgruppa som sto for arrangementet. 6.3 Dugnader Fotballgruppa har hatt den årlige dugnaden på banene på vårparten. Denne samlet mange dugnadsvillige Vear-mennesker. Veterangruppa har nedlagt et meget stort arbeid for klubben i det første året. Det er laget helt «ny» skråkant og plantet syd for klubbhuset, samtidig som det er ryddet og pyntet på hele søndre side av klubbhuset. Den nye fotballbanen ble drenert ved at veteranene tok ansvar. 5-6 mann arbeidet fra tidlig om morgenen til sent på kveld en hel uke for å få banen ferdig til kulda kom. I tillegg har de fylt på grus og ryddet rundt fotballanlegget. Nå i 2014 vet vi også at det er først og fremst takket være deres enorme innsats at klubbhuset har blitt fornyet slik det fremstår i dag.

6 7. ØKONOMI Økonomien i Vear IF er meget god. Årets regnskap viser et resultat etter finansposter på kr kroner. Aktivitetsmidler NIF Vi har fått utbetalt kr ,- (kr )som er betydelig høyere enn budsjett og det som er mottatt tidligere år. Hele beløpet er overført gruppene. Momsrefusjon via NIF Vi har mottatt kr ,- i momsrefusjon for totale utgifter i foreningen. Dette er det høyeste beløpet vi har mottatt siden ordningen ble innført i Kommunale tilskudd I 2013 har vi fått utbetalt kr ,- ( ) i kommunale tilskudd hvorav kr er ordinært driftstilskudd, kr til Skileikanlegget, samt kr til drift av lysløypa. I tillegg kr for utført dugnad på kyststien. Sponsorer Vi har bokført kr som sponsorinntekter. Av dette er kr rene sponsorinntekter, og beløpet ligger litt høyere enn tidligere år. Sponsorgruppa har behov for å få med seg flere som kan jobbe mer aktivt med disse sakene. Støttemedlemmer. Vi har fortsatt ikke et tilfredsstillende medlemsregister. Norges idrettsforbund har i flere år arbeidet for å kunne tilby lagene et godt system uten å ha lykkes med dette å langt. Vi har pr. årsskiftet registrert 65 støttemedlemmer (113 i 2012) + 4 Æresmedlemmer. Fra 2014 vil vi ta i bruk forbundets medlemssystem Klubbadm. Underslagssaken Det har vært arbeidet kontinuerlig med underslagsaken i samarbeid med vår advokat i håp om å få tilbakebetalt mer. I 2013 fikk vi tilbakebetalt brutto kr ,- Lån Vear IF har ingen lån pr 31/ Lønn Det er ikke utbetalt lønn til styrets representanter. Vear IF Drift AS. Selskapet ble opprettet I forbindelse med bygging av det nye baneanlegget som sto ferdig i Vear IF eier alle aksjene med en total aksjekapital på kr Driftsselskapet leier baneanlegget av Vear IF som igjen leier baneanlegget tilbake for bruk. Vear IF Drift AS dekker utgifter til vedlikehold, klipping, brøyting, strøm m.m. i henhold til inngått skriftlig avtale. Revidert regnskap fremlegges for hovedstyret.

7 8. MEDLEMSTALL I 2013 hadde vi 651 aktive medlemmer, 80 trenere og øvrig støtteapparat, 67 støttemedlemmer og 4 æresmedlemmer, totalt 802 medlemmer. Arbeidet i idrettsforeningen er både krevende og interessant. Styret takker for innsatsen til alle tillitsvalgte, trenere, lagledere og alle som på en eller annet måte har bidratt i Vear IF i En spesiell takk til «veterangruppa» for positivitet, engasjement og mye utført arbeid. Vi håper på fortsatt god innsats og samarbeid i årene som kommer. Vear, 10. mars 2014 Arbeidsutvalget