ÅRSMELDING 2009 ÅSGÅRDSTRAND IDRETTSFORENING. Tirsdag 23. mars 2010

Transkript

1 ÅRSMELDING 2009 ÅSGÅRDSTRAND IDRETTSFORENING Tirsdag 23. mars 2010

2 SAKSLISTE 1. Konstituering av årsmøte Godkjenning av de stemmeberettigede 1.2. Valg av møteleder og referent, samt 2 representanter til å underskrive protokollen 1.3. Godkjenning av møteinnkalling, saksliste og dagsorden 2. Pokalkomiteens innstilling for Årsmelding Budsjett Innmeldte saker 6. Organisasjon og valg Side 2 av 7

3 3. Årsmelding 2009 Styret og prosjektgrupper Følgende medlemmer har utført hovedstyret i 2009: Styreleder: Nestleder: Leder fotball: Medlem fotball: Leder turn: Medlem turn: Roy Kenneth Hansen Sidsel Jacobsen Hans Otto Tveiten Robert Jacobsen Silvia Kosmo Lise Sæbø Sekretærfunksjonen har blitt ivaretatt av leder. Styrets aktiviteter Hovedstyret har i 2009 avholdt 11 styremøter. I tillegg har det vært ulike møter i forbindelse med driften, der i blant med Horten kommune, Åsgårdstrand velforening og andre idrettsforeninger i kommunen. Utvikling og drift av idrettsanlegget Ståle Rydberg har i 2009 fungert som daglig leder i en begrenset stilling. Han har jobbet tett mot undergruppene fotball og turn og hatt en koordinerende rolle i forhold til aktivitetene der dette har vært behov. Han har i tillegg vært markedsansvarlig for magasinet Åsgårdstrand på tvers. Fokus for 2010 vil være å bedre de administrative rutinene og delta ytterligere i driften av undergruppene. Idrettsanlegget hovedstyret vedtok i samråd med fotballgruppen og turngruppen å flytte driften av baneanlegget fra hovedforeningen til fotballgruppen fra 1. januar Dette ble begrunnet blant annet med nærheten til uteaktiviteten. Dette har fungert tilfredstillende. Baneregnskapet for viser samme trend som tidligere og kommer ut med et negativt resultat for Driftstilskuddet fra Horten kommune var på kr ,-. Fra innførte kommunen gratis leie av ÅIFs kunstgressbane. Dette har de i 2008 og 2009 kompensert med et inntektstilskudd på kr ,-. Inkludert garderobetilskuddet på kr ,- kommer den kommunale overføringen for 2009 på totalt kr ,-. De negative resultatene for baneregnskapet presser igjennom en endelig avklaring hvorvidt driftsavtalen med Horten kommune skal og i hvilken grad den skal videreføres. Idrettsforeningen har nå siden 2005 finansiert banedriften med et beløp som påløper seg mellom kr ,- til kr ,- pr år og dette er en situasjon som ikke kan vedvare. Hovedforeningen vil sammen med fotballgruppen og Horten kommune se om det er mulig å endre betingelsene for å bedre de økonomiske betingelsene og øke tilskuddet, eventuelt se på kommunens oppgaver og forpliktelser overfor banevedlikehold. Økonomisk er allerede den tyngste perioden for 2010 tilbakelagt ettersom brøytesesongen krever store ressurser. Side 3 av 7

4 Klubbhuset ÅIF har hatt følgende arbeidsdeling: Renholdsavtale med Wenche Lindseth Drift og enklere vedlikehold av klubbhuset ved Sidsel Jacobsen Økonomi Endelig regnskap er dessverre ikke ferdig utarbeidet og vi anbefaler at årsmøtet gir hovedstyret fullmakt til å godkjenne regnskapet for 2009 så snart dette foreligger. Administrasjonen vil legge ut endelig regnskap med kommentarer og revisjonberetning på idrettsforeningens hjemmesider. Blir dette nedstemt vil det settes opp et ekstraordinært årsmøte for å gå igjennom regnskapet for Utfordringer Den store utfordringen til ÅIF de neste årene vil være drift og organisering, og finansiering av aktiviteten. Utvikling av et Allaktivitetshus vil her gi noen utfordringer. Å få klubbhuset til å bli et naturlig samlingssted for foreningens medlemmer. Horten kommune har nå ute et anbud for prosjektering som skal resultere i skisser og løsninger. Frist for melde tilbud var 1. Mars 2010 og vi vil i løpet av kort tid få kjennskap til hvem som vant anbudet. Arbeidet skal generere ut i en rapport som vil bli presentert kommunestyret i løpet av våren 2010 (ref. administrasjonen i Horten kommune). Ansettelse av daglig leder har vært et av virkemidlene for å styrke økonomien og få bedre koordinering av aktiviteten i idrettsforeningen. Grasrotandelen som ble igangsatt 1. mars 2009 (med tilbakevirkende kraft fra ) har gitt oss kr ,- i 2009, noe som er meget bra. Øvrige inntektskilder vurderes for øvrig fortløpende. Side 4 av 7

5 4. Budsjett 2010 Åsgårdstrand idrettsforening BUDSJETT 2010 TOTALT FOTBALL TURN HOVED (Beløp i NOK 1000) Leieinntekter Medlemskontigenter/avgift Sponsor/salgs-/reklameinntekter Driftstilskudd/tiltaksmidler Andre inntekter Sum driftsinntekt Lønnskostnader Konsulenttjenester Varekjøp Leie av lokaler, maskiner og utstyr Deltagelsekostnader Matriell og utstyr Avskrivninger klubbhus Andre driftskostnader Sum driftskostnad Driftsresultat Netto finansinntekt/(-kostnad) Ordinært resultat Side 5 av 7

6 5. Innmeldte saker Fotballstyret har meldt inn 6 saker. Disse er følgende: FORSIKRINGER Forslag 1 Prisøkning på lisenser og forsikringer har vært betydelig og styret ber om fullmakt til å fakturere spillerne som skal spille på damelaget, A- laget og 8. div laget med kr 400,-. Old-boys med kr 300,-, og junior med kr 200,-. Vedtak i henhold til forslag. TRENINGSAVGIFT Forslag 3 Spillere i den yngste årsklasse skal ikke betale treningsavgift den første sesongen. For sesongen 2010 er årsklassene 2004/2005 å regne som den yngste årsklassen. Det har vært gjennomført en praksis med å ikke fakturere yngste årsklasse. Denne praksisen foreslås videreført i ANNEN DRIFT Forslag 2 Styret ønsker muligheten til å holde kunstgressbanen stengt i perioden fra jul til ut januar, om forholdene krever unormal innsats for å holde banen åpen. Dette vil gjelde bare om kommunen ikke øker kompensasjonen for banedrift. Fotballstyret for fullmakt til å vurdere om banen skal stenges innenfor en periode neste vintersesong. Hovedstyret setter en forutsetning på at total budsjettbalanse opprettholdes for fotballgruppen som helhet. Hvordan kommende forhandlinger av driftsavtalen for 2010 med Horten kommune vil også være førende for aktivitetene og vedlikeholdet av kunstgressbanen. Forslag 4 Det foreslås at en åpner opp for å bruke den gamle delen av klubbhuset for slyngetrening. Hovedstyret ønsker at administrasjonen tar stilling til om øvrige arealer utover dagens påbygg skal benyttes til treningsaktiviteter. Dette er tidligere blitt prøvd ut, og nye slynger er kjøpt inn. Det er viktig å se dette i forhold til annen aktivitet klubbhuset har, der i blant diverse utleie (eksempelvis Åpen barnehage) og momenter som hygiene må inn når dette skal vurderes. Side 6 av 7

7 Forslag 5 I tilfelle at ÅIF får tippemidler i 2010, foreslås det at fotballgruppen får tilbakeført de midlene som hovedstyre har lånt fra fotballen. Påbygget kostet klubben betydelig mer enn hva som var prosjektert. Det påløp seg en del merkostnader pga 100% økning i materialkostnadene og merarbeidere tilknyttet ventilasjonsanlegg og brannsikring. Dette resulterte i likviditetsproblemer for hovedforeningen og fotballgruppen har derfor lagt ut en del midler for driften av hovedforeningen. Disse midlene skal tilbakeføres i sin helhet når likviditeten tilser at dette er mulig. Horten kommune har i sin søknad om tippemidler for 2010 tatt med investeringskostnaden for påbygget. Når disse midlene tilfaller klubben, vil det være mulig å tilbakeføre disse midlene. Administrasjonen sammen med hovedforeningen og fotballgruppen setter opp et mellomværende for å avstemme det endelige beløpet. Forslag 6 Hovedforeningen setter av midler til å knytte til seg en person som kan foreta enklere vedlikeholdsarbeidet på klubbhuset og annet forefallent arbeid. Administrasjonen får fullmakt til å se på en ordning der vedlikehold av bygget ivaretas. Side 7 av 7

8 7. Organisasjon og valg Det ble for 2009 gjort en endring av organisasjonen der hovedstyret meldte inn forslag om å avvikle understyrene for turn og fotball og kun operere med et styre for ÅIF. Turn fulgte hovedstyrets anbefaling, mens fotball ønsket å videreføre eksisterende ordning med et fotballstyre. Ansvarsområder er uendret. Hovedstyret vil ikke i dette årsmøtet legge frem nytt forslag om organisasjonsendring for fotballgruppen. Likevel ser hovedstyret det naturlig at Åsgårdstrand idrettsforening på et senere tidspunkt vurderer den totale organisasjonen, og utreder om det er effektivt at organisasjonen med ca 350 medlemmer organiseres med et hovedstyre og understyrer. Kommende Allaktivitetshus vil kanskje være et riktig tidspunkt for dette arbeidet. I mangel av representanter til hovedstyret ble det for 2009 gjort en midlertidig justering av hovedstyrets sammensetning. Fra å være 6 representanter i hovedstyret (leder, nestleder og 4 medlemmer), ble 2009 gjennomført med leder og nestleder og 4 representanter fra den øvrige organisasjonen (2 fra fotball og 2 fra turn, inklusive leder fra begge gruppene). På grunn av manglende kandidater ønsker hovedstyret at årsforsamlingen gir hovedstyret dispensasjon til å gjennomføre tilsvarende sammensetning av hovedstyret, der det for 2010 kun velges leder og nestleder for ett år og de 4 øvrige medlemmene hentes inn fra undergruppene som i 2009 (2 fra fotball og 2 fra turn, inklusive leder fra begge gruppene). Skal ordningen vurderes permanent, krever dette en lovendring av Lov for Åsgårdstrand idrettsforening. Ny vurdering tas ved neste årsmøte. Valgkomiteen har kommet opp med følgende nye eksterne kandidater innenfor følgende verv: LEDER NESTLEDER Øystein Stokke Terje Simonsen Side 8 av 7