Kvalifikasjonsgrunnlag. for. Kjøp av tjenester i forbindelse med etablering av pensjonskasse

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag for Kjøp av tjenester i forbindelse med etablering av pensjonskasse Saksnummer: 13/00013 Søknadsfrist: 19. februar 2013 kl

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Kontraktsparter Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i søknad og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Bruk av underleverandører Planlagt fremdrift Krav til tilbyders kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til kvalifikasjonssøknaden Språk Søknadsformat Strukturering av søknaden Leveringsfrist og -sted Utvelgelse av tilbydere Avvisning av tilbydere Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Helse Sør-Øst RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i et morselskap, Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak), med 10 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. Helse Sør-Øst er landets største helseregion med ansvar for spesialisthelsetjenester til en befolkning på 2,8 millioner mennesker. Regionen har omlag medarbeidere (inkl vikarer). Omsetning er ca. 65 milliarder kroner. Hovedkontoret for Helse Sør-Øst RHF ligger på Hamar, samt et administrasjonssted i Skien. For ytterligere informasjon, se Sykehuspartner ble etablert i oktober 2003 som en egen enhet i Helse Sør. Fra 1. juni 2007 er Sykehuspartner en enhet i Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartners innkjøpsavdeling koordinerer og samordner den operasjonelle innkjøpsvirksomheten i helseregionen. Helse Sør-Øst RHF eier 10 underliggende datterselskap - helseforetak. Disse er: Akershus universitetssykehus HF Vestre Viken HF Oslo universitetssykehus HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Sørlandet sykehus HF Sykehusapotekene HF Regionen har driftsavtaler med fem ikkekommersielle sykehus (ideelle/stiftelser): Betanien Hospital Diakonhjemmet Sykehus Lovisenberg Diakonale Sykehus Martina Hansens Hospital Revmatismesykehuset 2

4 Dersom det under avtaleperioden skjer en omstrukturering av Helse Sør-Øst RHF, helseforetakene eller andre enheter som er helt eller delvis eid av Helse-Sør-Øst RHF, - og som omfattes av avtalen dersom, dette fremkommer av kunngjøringen vil deres rettsetterfølgere kunne benytte avtalen. 1.2 Anskaffelsens formål Helse Sør-Øst RHF har i foretaksmøtet fått i oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet å gjennomføre en prosess med sikte på å etablere en egen felles pensjonskasse for helseforetakene Oslo universitetssykehus HF, Vestre Viken HF, Akershus universitetssykehus HF og Sunnaas sykehus HF slik dette er beskrevet nærmere i foretaksprotokollen. Helse Sør-Øst RHF har opprettet et prosjekt for å etablere en pensjonskasse slik oppdraget beskriver. Prosjektet er nå i en fase hvor det er skal anskaffes nødvendige tjenester til pensjonskassen. Anskaffelsen har til formål å anskaffe følgende tjenester til den nye pensjonskassen: 1. Pensjonssystem 2. Medlemsadministrasjon 3. Pensjonsutbetaling 4. Regnskap 5. Aktuar I tillegg skal følgende tjeneste anskaffes: 6. Regnskapsberegninger for pensjon (NRS) Det skal anskaffes regnskapsberegninger for pensjon (NRS) for de enkelte helseforetakene Oslo universitetssykehus HF, Vestre Viken HF, Akershus universitetssykehus HF, Sunnaas sykehus HF, Sykehuspartner og Helse Sør-Øst RHF. Foretaksmøtet har fastsatt at den nye pensjonskassen skal omfatte: - alle nyansatte ved Oslo universitetssykehus HF, Vestre Viken HF, Akershus universitetssykehus HF og Sunnaas sykehus HF, unntatt sykepleiere og apotekansatte som skal omfattes av egne lovbestemte ordninger fra det tidspunkt pensjonskassen etableres - medlemmer av Akershus fylkeskommunale pensjonskasse, med unntak av sykepleiere der det må foretas en spesiell vurdering av mulighetene for å skille ut sykepleiere med sikte på overføre dem til Pensjonsordningen for sykepleiere - medlemmer av Vestre Viken pensjonskasse Det skal vurderes om andre avtaler om pensjonsordninger inngått fra 1994 og senere også skal inngå i pensjonskassen eller om det skal finnes andre lovlige løsninger for disse avtalene medlemmer fra helseforetakene som er i Oslo Pensjonsforsikring AS skal inngå i pensjonskassen 3

5 Nøkkeltall: Estimert antall inklusive og eksklusive Oslo Pensjonsforsikring AS: Inklusive Oslo Pensjonsforsikring AS Eksklusive Oslo Pensjonsforsikring AS Aktive Oppsatte m rettighet Oppsatte u rettighet Pensjonister Oppsatte i en pensjonsordning kan være registrert som aktive i en annen pensjonsordning. Samlet kapitalbase anslås til ca 28 milliarder kroner inklusive Oslo Pensjonsforsikring AS og ca 14 milliarder kroner eksklusive Oslo Pensjonsforsikring AS. Tjenestespekter tjenestepensjon og AFP iht. tariffavtale i Spekterområdet: Ytelsesbasert alderspensjon (bruttogaranti) Uførepensjon Ektefelle- og/eller barnepensjon til etterlatte AFP 1.3 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen omfatter følgende tjenester 1. Pensjonssystem Dette innebærer et system hvor det kan utføres medlemsadministrasjon og forsikringstekniske beregninger. 2. Medlemsadministrasjon Dette innebærer all saksbehandling knyttet til medlemshåndtering og erstatningsbehandling samt gjøre faktiske endringer i pensjonssystemet. 3. Pensjonsutbetaling Dette innebærer å betale ut månedlig pensjon, foreta skattetrekk og rapportere til offentlige myndigheter. 4. Regnskap Dette innebærer bilagsføring, regnskapsrapporter og rapportering til offentlige myndigheter. 5. Aktuar Dette innebærer ansvarshavende aktuar som utfører aktuartjenester slik dette er beskrevet i den til enhver tids gjeldende aktuarforskrift. 6. Regnskapsberegninger for pensjon (NRS) Dette innebærer å utarbeide regnskapsberegninger for pensjon (NRS) for de enkelte helseforetakene Oslo universitetssykehus HF, Vestre Viken HF, Akershus universitetssykehus HF, Sunnaas sykehus HF, Sykehuspartner og Helse Sør-Øst RHF. 4

6 1.3.1 Tilbud på hele eller deler av oppdraget Det gis anledning til å gi tilbud på én/flere/alle områder av oppdraget. Det forutsettes at tilbyder leverer tilbud på pensjonssystem, medlemsadministrasjon og pensjonsutbetaling samlet (pkt. 1, 2 og 3 over). Leverandører som kun leverer en eller to av disse tjenestene vil ikke bli vurdert. Når det gjelder regnskapstjenester til pensjonskassen (pkt. 4) vil det være mulig å tilby dette separat. Det forutsettes at tilbud på aktuar og regnskapsberegninger for pensjon (NRS) (pkt. 5 og 6 over) leveres samlet av samme leverandør. Leverandører som kun leverer en av disse tjenestene vil ikke bli vurdert. 1.4 Kontraktsparter Den nye pensjonskassen vil bli formelt stiftet i Pensjonskassen kan ikke registreres i Foretaksregisteret, og ha partsevne, før pensjonskassen har fått konsesjon fra Finanstilsynet. Helse Sør-Øst RHF vil derfor gjennomføre anskaffelsen og inngå kontrakter som pensjonskassen senere skal tiltre. Kontrakt vil bli signert av Helse Sør-Øst RHF som vil transportere kontrakten til pensjonskassen med frigivende virkning for Helse Sør-Øst RHF så snart pensjonskassen har oppnådd partsevne. Valgt leverandør vil bli holdt informert om dette. Kontrakter som omfatter regnskapsberegninger for pensjon (NRS) vil bli inngått av det enkelte helseforetak. 1.5 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. En veiledende kunngjøring ble kunngjort 18. september 2012 på Doffin og den 19. september 2012 i TED-databasen. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen 11. februar 2013, med tittelen Sak 13/0013 Etablering av pensjonskasse for Helse Sør-Øst Kontaktperson E-postadresse Kate-Mari Hagen innkjop-sp@sykehuspartner.no 5

7 Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.7 Rettelser, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige fram til og med 12. februar Endringer vil bli gjort tilgjengelig via Doffin.no. Dersom dette dokumentet skulle inneholde åpenbare feil, uklarheter, mangler eller om filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt til å ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson for å få feilen rettet eller uklarheter tydeliggjort. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om forlengelsen. 1.8 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i kvalifikasjonsgrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.9 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtale, jf. forskriften 1. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere at lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med forskriften 5. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren eller dennes underleverandører ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår Offentlig innsyn i søknad og anskaffelsesprotokoll For allmennhetens innsyn i søknad og anskaffelsesprotokoll gjelder lov 19. mai 2006 nr.16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Søknad og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt, jf. FOA 3-6, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. 6

8 I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder lager en elektronisk versjon av kvalifikasjonssøknaden hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Omkostninger Leverandør utarbeider og leverer søknad om deltakelse og eventuelle senere tilbud for egen regning og risiko. Samtlige kostnader og utgifter inkl. eventuelle reise og møtekostnader som leverandørene pådrar seg relatert til anskaffelsen skal bæres av leverandøren selv. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørs søknad og/eller deltakelse i konkurransen Bruk av underleverandører Dersom en leverandør har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansiell/økonomisk styrke og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør ved en skriftlig forpliktelseserklæring. Oppdragsgiver ber om at vedlagte mal for forpliktelseserklæring benyttes i disse tilfellene. Vedlegg 3 - Forpliktelseserklæring Dersom leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene samt angis hvilke deler av leveransen de vil utføre. I tillegg skal pkt. 2.1 og 2.3 under dokumenteres også for underleverandør Planlagt fremdrift Tidsplanen er kun ment som et utkast som informasjon til tilbyder og er ikke bindende for oppdragsgiver. Milepæl (tentativ tidsplan): Dato Kunngjøring av konkurranse registreres i DOFFIN-databasen som videresender til TED-databasen Fristen for mottak av søknader om deltakelse i konkurransen kl Utsendelse av invitasjon til å inngi tilbud, med konkurransegrunnlag, til kvalifiserte leverandører Fristen for mottak av tilbud Kontraktstildeling Kontraktsignering

9 2 Krav til tilbyders kvalifikasjoner Søker skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Leverandøren skal i sin søknad beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal i sin virksomhet ha forsvarlig vandel. o Dersom tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Se vedlegg 2 til kvalifikasjonsgrunnlaget. 8

10 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver vil vurdere tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: o Kredittvurdering gjennom kredittvurderingsbyrået AAA Soliditet AS/Dun & Bradstreet. Tilbyder som oppnår rating A (kredittverdig uten sikkerhet) vil oppfylle kvalifikasjonskravet. Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering hos AAA Soliditet AS/Dun & Bradstreet som underlag for vurderingen angitt over. Andre kredittrapporter vil ikke tas hensyn til. Tilbyder er selv ansvarlig for å sjekke egen rating slik at nødvendig dokumentasjon eventuelt vedlegges tilbudet, se neste punkt. o Tilbyder som oppnår lavere rating enn A kan inngi morselskapsgaranti (se vedlegg 4). Dersom det innleveres morselskapsgaranti, vil morselskapet bli ratet på tilsvarende måte og kravet om A gjelder i så fall også for morselskapet. Tilbyder som fremlegger morselskapsgaranti hvor morselskapet oppnår rating A vil oppfylle kvalifikasjonskravet. o Tilbyder som oppnår lavere rating enn A, kan i stedet godtgjøre at kvalifikasjonskravet er oppfylt ved å levere årsregnskap inkludert revisors beretning for de siste to tilgjengelige regnskapsår. Oppdragsgiver vil på bakgrunn av mottatt dokumentasjon foreta en konkret vurdering av tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. o For nystartede selskaper skal det fremlegges årsregnskap inkludert revisors beretning for den tiden selskapet har vært i drift. Tilbyder må som minimum ha lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år, og ha positiv egenkapital for å bli kvalifisert. Oppdragsgiver vil på bakgrunn av mottatt dokumentasjon foreta en konkret vurdering av tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. 2.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyder har god evne og kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene o Dokumentasjon o En kort beskrivelse av leverandøren, dennes organisasjon og virksomhetsområde. o En redegjørelse for gjennomsnittlig antall ansatte hos tilbyder de siste tre år i den delen av virksomheten som er relevant for kontrakten. Kvalifikasjonene til den enkelte ansatte hos tilbyder vil ikke bli vurdert i denne fasen. o Nødvendige godkjenninger og/eller konsesjoner skal vedlegges. 9

11 Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal kunne vise til et fungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon o Kort redegjørelse for tilbyders metoder for kvalitetssikring (kvalitetssikringssystem/- styringssystem), eller o Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon 10

12 3 Krav til kvalifikasjonssøknaden 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter som inngis til oppdragsgiver i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal være på norsk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Søknadsformat Søknaden skal leveres i 1 ett - originalt eksemplar på papir innsatt i perm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene, se pkt Søknaden må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles tilbyder om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal det leveres 1 ett - eksemplar elektronisk på CD/minnepenn, med samme inndeling som oppgitt i pkt På samme CD/minnepenn skal det også legges ved 1 elektronisk eksemplar av søknaden der opplysninger tilbyder mener er unntatt offentlighet merkes, jfr. punkt Strukturering av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal ha følgende inndeling: Del 1: Søknadsbrev signert av autorisert person. Se vedlegg 1 Mal for søknadsbrev. Det må fremkomme hvilke (t) område(r) det søkes om prekvalifisering for. Evt. generell beskrivelse av tilbyder kan også fremkomme her. Del 2: Dokumentasjon på oppfyllelse av obligatoriske kvalifikasjonskrav, jfr. pkt Skatteattest for skatt - Skatteattest for MVA - Firmaattest - HMS-attest (jfr. vedlegg 2) - Evt. redegjørelse for dom knyttet til korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel - Evt. forpliktelseserklæring (jfr. vedlegg 3) - Evt. morselskapsgaranti (jfr. vedlegg 4) Del 3: Evt. dokumentasjon knyttet til finansielle kvalifikasjoner, jfr. pkt. 2.2 (NB! Oppdragsgiver henter selv ut ratingrapport fra Dun & Bradsteet/AAA Soliditet) Del 4: Dokumentasjon knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. pkt

13 3.4 Leveringsfrist og -sted Søknaden skal være Sykehuspartner i hende innen 19. februar 2013 kl. 12:00 Postadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Postboks Drammen Leveringsadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Vektergården 2. etasje, Grønland 3045 Drammen (Kontortid ) Søknaden skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Saksnr. 13/00013 Etablering av pensjonskasse for Helse Sør-Øst - Åpnes kun av adressat. Søknaden kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av kvalifikasjonssøknad er absolutt og for sent innkomne søknader vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Tilbyder har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 12

14 4 Utvelgelse av tilbydere Alle tilbyderes som blir kvalifisert, vil bli invitert til å innlevere tilbud 4.1 Avvisning av tilbydere Eventuelle spørsmål om avvisning vil bli vurdert i samsvar med FOA Oppdragsgiveren har plikt til å avvise tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren kan avvise tilbydere som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. For sent innkomne søknader vil bli avvist. Oppdragsgiveren kan forkaste alle søknader dersom konklusjonene av kvalifikasjons- og utvelgelsesvurderingen tilsier dette. 5 Vedlegg Vedlegg 1 Søknadsbrev Vedlegg 2 HMS- erklæring Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring Vedlegg 4 Morselskapsgaranti 13