Tilbudsfrist: kl 11:00

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Bytte av duk og HEPA filter i tak på operasjonssaler på Rikshospitalet Oslo universitetssykehus HF Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III Tilbudsfrist: kl 11:00

2 Innholdsfortegnelse 1 Generell beskrivelse Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Avtale og avtaleperiode Informasjon om anskaffelsen Anskaffelsesprosessen Tilbudsbefaring Spørsmål vedrørende konkurransen Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tidsplan for kontraheringsprosessen Kunnskap om fagområder, lovgivning og sykehusets prosedyrer Krav til tilbudene Offentlighet Taushetsplikt Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Forbehold/ alternative løsninger Alternative tilbud Deltilbud Vedståelsesfrist Kostnader ved utarbeidelse av tilbudet Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Opplysningsplikt Leverandørens kvalifikasjoner Generelt Obligatoriske og ufravikelige krav Etisk forsvarlig virksomhet Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til ytelsen og tildelingskriterier Kravspesifikasjon Tildelingskriteriene Utdypning av tildelingskriterier... 8 Oslo universitetssykehus HF Side i av ii

3 6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Innstilling om kontraktstildeling Vedlegg til konkurransegrunnlaget... 8 Oslo universitetssykehus HF Side ii av ii

4 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Oslo universitetssykehus HF (OUS) består av de tidligere helseforetakene Rikshospitalet, Radiumhospitalet, Ullevål sykehus og Aker sykehus. Oslo universitetssykehus HF leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar både lands-, regions-, og lokalfunksjoner. Oslo universitetssykehus HF er landets største sykehus med ca ansatte og har et budsjett på omlag 18 milliarder kroner. Oslo universitetssykehus HF står også for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdanning av helsepersonell i Norge. Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus HF på Anskaffelsens formål Etter pålegg fra offentlig myndighet er det behov for å få utført bytte av duk og HEPA filter i alle operasjonstak ved Rikshospitalet. 1.3 Avtale og avtaleperiode Kontraktsperioden for avtalen er fra inngåelse av kontrakt til arbeidene er ferdigstilt. For øvrige vilkår henvises det til kontraktsutkast i vedlegg 3. 2 Informasjon om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsesprosessen Konkurransen arrangeres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III. Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasene. 2.2 Tilbudsbefaring Det vil bli gjennomført en felles befaring for alle interessenter den kl 12:00. Oppmøte hos Driftsavdelingen, avsnitt F på Rikshospitalet, Sognsvannveien 20. Ansvarlig for gjennomføring av befaring er seksjonsleder Joachim Hagerup. 2.3 Spørsmål vedrørende konkurransen Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning kan tilbyder skriftlig be om tilleggsopplysninger. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget bes det om at dette formidles til oppdragsgivers kontaktperson. Henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Anbudskonkurranse saksnummer 2012/18474 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post. Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår kontaktperson senest ti (10) virkedager før tilbudsfristens utløp. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere via DOFFIN. Oppdragsgivers kontaktperson: Johanne Bertling E-post: innkjopfdvu@ous-hf.no Utover den kommunikasjonen som finner sted i forbindelse med gjennomføring av samlet befaring skal det ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn overnevnte kontaktperson. Oslo universitetssykehus HF Side 1 av 8

5 2.4 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiveren foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, innen fem (5) virkedager før tilbudsfristens utløp. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget kunnjgøres i DOFFIN, og sendes umiddelbart til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2.5 Tidsplan for kontraheringsprosessen Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Utlysning i Doffin Befaring kl 12:00 Frist for å levere tilbud kl 11:00 Anbudsåpning Snarest mulig etter tilbudsfristens utløp Tildeling ESTIMAT Vedståelsesfrist kl 11: Kunnskap om fagområder, lovgivning og sykehusets prosedyrer Tilbydere som sykehuset benytter, skal ha meget god kunnskap om sine fagområder og til enhver tid være oppdatert på gjeldende lovgivning på området. I tillegg må tilbyderen sette seg inn i sykehusets prosedyrer. Oppdragsgiver er ansvarlig for å tilgjengeliggjøre informasjon om interne prosedyrer av betydning for oppdragets gjennomføring. 3 Krav til tilbudene 3.1 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av tilbyder er bestemt. Deretter er disse dokumentene offentlige, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Tilbyderne skal innen tilbudsfrist levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Oslo universitetssykehus HF Side 2 av 8

6 3.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være Oslo universitetssykehus HF i hende før utløpet av tilbudsfristen som angitt på forsiden. Postadresse: Leveringsadresse: Oslo universitetssykehus HF Innkjøpsavdeling v/ Johanne Bertling Postboks 4950 Nydalen 0424 Oslo Oslo universitetssykehus HF Forskningsveien 2b 3 etg Oslo Tilbudet skal leveres på leveringsadressen. (Vi har erfart at ukjente finner det vanskelig å finne kontoret til innkjøpsavdelingen. Ta til høyre i resepsjonen og gå gjennom glassgang. Ta trapp eller heis til 3. etg. Dersom budet ikke finner frem ring tlf ). Tilbudet skal legges i lukket konvolutt/pakke merket 2011/18474 Tilbud på bytte av duk og HEPA filter i tak på operasjonssaler, Rikshospitalet, OUS HF Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes per e-post eller telefaks. I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser MÅ oppdragsgiver avvise tilbud innkommet på e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyder har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.4 Tilbudets utforming Språk Tilbudet utformes på norsk. Format Leveres i to (2) eksemplar i A4-format, innsatt i ringperm. Tilbudet leveres i tillegg i elektronisk format på minnepenn. Excel-filer skal være redigerbare. Dersom det er aktuelt leveres også et eksemplar av tilbudet i sladdet versjon. Tilbudet skal organiseres/disponeres som følger: Inndeling Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Kapittel 4 Kapittel 4 Innhold Tilbudsbrev, signert av bemyndiget person hos tilbyder. Tilbyderens oppgaveforståelse/løsningsforslag med prisoverslag Besvarelse ifht løsning Besvarelse ifht løsning 2 Personell. Nøkkelfunksjoner og nøkkelpersoner, tilbudsskjema og CVer. Varer. Tekniske spesifikasjoner. Leverandørens dokumentasjon i henhold til øvrige krav som angitt i dette dokument. Bilagene nummereres som angitt i tabellen under. Oslo universitetssykehus HF Side 3 av 8

7 Bilag nr. Beskrivelse Ref. pkt i dette dokument 1 Skatte- og merverdiattest HMS-egenerklæring Firmaattest Kredittvurdering/Regnskap Selskapets/firmaets 4.4 kompetansematrise 6 Prosjektreferanser Kvalitetssystem Egenerklæring om lønns- 4.3 (vedlegg 5) og arbeidsforhold 10 Egenerklæring om språk 4.6 (vedlegg 6) 11 Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget 12 Annen informasjon 3.5 Tilbyderen er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 3.5 Forbehold/ alternative løsninger Det henvises til Forskrift om offentlige anskaffelser : Tilbyder skal liste opp alle forbehold/avvik i forhold til konkurransegrunnlaget. Hvert forbehold/avvik skal beskrives, med henvisning til relevant del av konkurransegrunnlaget, beskrivelse av forbeholdet/avviket, begrunnelse for forbeholdet/avviket og konsekvenser av forbeholdet/avviket. Alle konsekvenser av hvert forbehold/avvik skal beskrives, herunder tekniske, økonomiske, fremdriftsmessige, bemanningsmessige, juridiske, administrative og enhver annen konsekvens. Den samlede prisvirkning av hvert forbehold/avvik skal angis. Dersom tilbyder unnlater eller gir uklar eller mangelfull konsekvensberegning, forbeholder oppdragsgiveren seg retten til å prise det på den måten som gir oppdragsgiveren minst risiko. Forbehold som ikke er angitt, eller som ikke er dokumentert som angitt, kan medføre at tilbudet forkastes. Følgende prinsipielle oppsett skal brukes: Referanse til punkt i konkurransegrunnlaget Beskrivelse Begrunnelse Konsekvenser av forbeholdet Prisvirkning av forbeholdet Aksepterte forbehold vil bli implementert i kontrakten. Tilbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. Oslo universitetssykehus HF Side 4 av 8

8 Alternative løsninger skal tydelig og eksplisitt fremkomme i tilbudet fra leverandør. 3.6 Alternative tilbud Det gis anledning til å gi pris på bare en av løsningene (løsning 1 eller løsning 2), men det foretrekkes at det gis alternative tilbud på begge løsningene. Se kravspesifikasjonen for nærmere informasjon om alternativene. 3.7 Deltilbud Deltilbud aksepteres ikke. 3.8 Vedståelsesfrist Viser til tidsplan for kontraheringsprosessen. 3.9 Kostnader ved utarbeidelse av tilbudet Samtlige av tilbyders kostnader som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet må bæres av tilbyder. Dette gjelder også eventuelle reise- og møtekostnader. Tilbudet vil ikke bli returnert Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbake tilbudet etter endt tilbudsfrist Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Tilbyder kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 14 dager etter at anmodningen er mottatt. 4 Leverandørens kvalifikasjoner 4.1 Generelt Leverandøren skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Den skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspurt i konkurransegrunnlaget. De tilbyderene som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. Oslo universitetssykehus HF Side 5 av 8

9 4.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjon på at kravet er oppfylt Skatteattest Merverdiavgiftsattest Tilbyderen skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og innbetaling av merverdiavgift. Tilbyderen skal ha et fungerende HMS- system. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor tilbyderen har sitt hovedkontor. Disse skal ikke være eldre enn 6 md. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt HMS-egenerklæring (se vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget). 4.3 Etisk forsvarlig virksomhet Krav Tilbyderen skal ha en etisk forsvarlig virksomhet. Tilbyder skal ha tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte. Dokumentasjon på at kravet er oppfylt Dersom tilbyderen er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Se vedlegg 4. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår for tilbyder i offentlige kontrakter (vedlegg 5). 4.4 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Krav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Tilbyderen skal ha kapasitet og gjennomføringsevne til å utføre oppdragene. Dokumentasjon på at kravet er oppfylt Norske tilbydere: Firmaattest Utenlandske tilbydere: Godtgjørelse på at tilbydere er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivingen i det land hvor tilbyderen er etablert. Generell oversikt over bemanning som tilbyder har tilgjengelig for å utføre arbeidet. Kompetansematrisen skal vise både faglig og praktisk gjennomføringsevne. 4.5 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjon på at kravet er oppfylt Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdragene. Kredittvurdering/firmafakta/firmaanalyse fra godkjent kredittinstitusjon ikke eldre enn 6 md. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. Den skal også inneholde en konkursprediksjon fra samme kredittinstitusjon. 4.6 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjon for at kravet er oppfylt Entreprenøren skal ha relevant erfaring fra bygging/ombygging på sykehus i drift fra de siste 5 år, herunder erfaring fra lignende oppdrag. Entreprenøren skal vedlegge en liste over de mest relevante leveransene de siste 5 år, herunder opplysninger om oppdragsgiver, hvilken del av område for sykehusvirksomhet oppdraget er utført på, verdi, tidspunkt og entreprenørens oppgaver. Så vidt mulig skal det legges ved sluttattest fra tidligere oppdragsgivere. Oslo universitetssykehus HF Side 6 av 8

10 Entreprenøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem, for eksempel i henhold til NS-EN ISO 9001:2000 eller tilsvarende nivå. Entreprenøren skal gi en redegjørelse for kvalitetssystemet. Hvis kvalitetssystemet er basert på kravene i standarden, vedlegges kopi av kvalitetssystemets innholdsfortegnelse. Dersom entreprenøren er sertifisert vedlegges kopi av sertifikatet. Personell skal være i stand til å kommunisere på norsk, eller skal ledes av en som kommuniserer på norsk. Entreprenøren skal vedlegge egenerklæring som angir at personell som ikke kan kommunisere på norsk skal ledes på stedet av noen som kan kommunisere på norsk. 5 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 5.1 Kravspesifikasjon Det vises til vedlegg 7 i konkurransegrunnlaget. 5.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjon Pris 50 % Skjematisk fremstilt kostnadsoverslag som viser estimert totalkost i NOK, fordelt på materialkost og personellkost. Personellkost skal vises i kost per time samt med estimert timeforbruk. Kvalitet 1) Tilbudt personells kompetanse, erfaring og tilgjengelighet 2) Oppgaveforståelse, varekvalitet 50 % 1) Tilbyderen bes sette sammen et team som skal stå for planlegging og gjennomføring av oppdraget. Det legges ved CV-er på nøkkelpersoner, etter vedlagt mal for tilbudt personell. Det skal minst fremlegges CV-er for - prosjektleder - montør(er) Det skal tydelig fremgå hvilken rolle de enkelte personene er tiltenkt, og CV ene skal inneholde opplysninger som tydelig beskriver personenes relevante erfaring/kompetanse for de/den rollen vedkommende tilbys i. 2) Tilbyderen skal presentere sin oppgaveforståelse og forslag til løsning av oppgaven. Både praktisk og teknisk oppgaveløsning skal beskrives og prissettes. MERK! Tildeling skjer på bakgrunn av de forutsetninger som foreligger i tilbudet. Personbytte skal derfor kun skje dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel at personen som er tilbudt slutter i sin stilling eller lignende. Kapasitetsmangel regnes ikke Oslo universitetssykehus HF Side 7 av 8

11 som saklig grunn til personbytte. Dersom en eller flere av entreprenørens medarbeidere som skal utføre oppdrag under denne avtalen ikke kan utføre oppdraget, skal vedkommende erstattes av en medarbeider med tilsvarende eller bedre kvalifikasjoner som den eller de opprinnelige tilbudte, og det skal gis prisrabatt. Personbytte kan ikke under noen omstendighet foretas uten at OUS v/steinar Aasheim har gitt samtykke til det. Innkomne tilbud vurderes relativt til hverandre og i henhold til hvert vurderingskriteries vekttall, på en skala fra 1 til 10 der 10 er beste score. 5.3 Utdypning av tildelingskriterier Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier og momentene listet under tildelingskriteriene er til veiledning for tilbyder men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriteriet. 6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 6.3 Innstilling om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig, i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Brevet skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for tilbyderen til eventuelt å klage over beslutningen. 7 Vedlegg til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Tekniske tegninger Vedlegg 3 Kontraktsutkast Vedlegg 4 Tilbudsskjema Vedlegg 5 CV-mal Vedlegg 6 Erklæring om språk Vedlegg 7 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Vedlegg 8 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår for tilbyder i off. kontrakter Vedlegg 9 Egenerklæring vedrørende etisk forsvarlig virksomhet Vedlegg 10 Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder og oppstiller således krav som er relevant for tilbyderen. Oslo universitetssykehus HF Side 8 av 8