Konkurransegrunnlag. for. Bistand til videreutvikling av Sykehuspartners HP BTO portefølje og ITIL prosesser

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for Bistand til videreutvikling av Sykehuspartners HP BTO portefølje og ITIL prosesser Saksnummer: 11/00493 Tilbudsfrist: 30. mai 2011 kl Versjon 1.0 av 18. april 2011

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Planlagt fremdrift Krav til leverandørens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Leveringsfrist og -sted Vedståelsesfrist Informasjon om prissetting Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier med vekting Utdyping av tildelingskriterier Avlysning og avvisning Informasjon om kontrakt Avtaleform og avtaleperiode Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Helse Sør-Øst RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i et morselskap, Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak), med 11 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. Helse Sør-Øst er landets største helseregion med ansvar for spesialisthelsetjenester til en befolkning på 2,7 millioner mennesker. Regionen har omlag medarbeidere (inkl vikarer). Omsetning er ca 58 milliarder kroner. Hovedkontoret for Helse Sør-Øst RHF ligger på Hamar, samt et administrasjonssted i Skien. For ytterligere informasjon, se Sykehuspartner er en egen enhet i Helse Sør-Øst, som ble etablert i tidligere Helse Sør i 2003 som en tjenesteleverandør innenfor ikke-medisinske støttetjenester. Målet med Sykehuspartner er å tilby mer effektiv drift av støttefunksjoner i helseforetakene, og med riktig kvalitet, samt bidra til at helseforetakene kan holde fokus på sin primære virksomhet pasientbehandling. Sykehuspartner utvikler og leverer fremtidsrettede og effektive løsninger og tjenester ved å kombinere kunnskap om helsesektoren med fag- og teknologikompetanse. Sykehuspartner har nær 800 ansatte, og leverer samordnede løsninger og tjenester til helseforetakene innen IKT, HR og innkjøp/ logistikk. Styret i Helse Sør-Øst RHF har besluttet at Sykehuspartner skal være felles tjenesteleverandør innen IKT, HR og Innkjøp for hele helseregionen. For ytterligere informasjon, se Anskaffelsens formål og omfang Sykehuspartner etablerer nå ITIL arbeidsprosesser og intern prosesstøtte blant annet gjennom installasjon av en rekke produkter i HP BTO porteføljen. Dette inkluderer blant annet HP Service Manager, HP Asset Manager, HP ucmdb, HP ALM, HP Decition Center, HP OMi og HP NNM. Når de første versjonene er produksjonssatt i løpet av 2011 vil Sykehuspartner ha behov for bistand knyttet til systemmessig videreutvikling, oppgraderinger, integrasjon, konfigurasjon og tilpasninger av løsningene etter hvert som forbedringspotensialer identifiseres og løsningene tas i bruk i større bredde. Det vil også være behov for bistand knyttet til videreutvikling av ITIL arbeidsprosesser. Fremtidige budsjetter og planer gir usikkerhet knyttet til det totale volumet, men over en fireårs periode ser Sykehuspartner nå for seg et behov for bistand i størrelsesorden ½ til 1 million kroner på ITIL prosess området og 3-8 mill inkl. mva på HP System området. 2

4 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se Det er i henhold til FOA ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles leverandørene til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen 23. mai 2011 kl , med tittelen Saks nr. 11/00493 Teknisk bistand HP BTO og ITIL. Kontaktperson E-postadresse Kate-Mari Hagen Innkjop-sp@sykehuspartner.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med 24. mai Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og 3

5 arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriften 1. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren eller dennes underleverandører ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder etter tilbudsfristen lager en versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Denne versjonen må være tilgjengelig for oppdragsgiver senest på tidspunktet for kontraktstildeling, ref. punkt Oppdragsgiver vil be om denne versjonen dersom behovet oppstår. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbrevet. 1.9 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Planlagt fremdrift Tidsplanen er kun ment som et utkast som informasjon til tilbyder og er ikke bindende for oppdragsgiver. 4

6 2 Krav til leverandørens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. Dokumentasjon Leverandøren skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom leverandør siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Dokumentasjon Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. 5

7 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Dokumentasjon Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder vil bli kredittvurdert gjennom kredittvurderingsbyrået Dun & Bradstreet, og kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert i denne konkurransen er A (kredittverdig uten sikkerhet). Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering hos D&B som underlag for vurderingen angitt over. Andre kredittrapporter vil det ikke bli tatt hensyn til. Tilbyder er selv ansvarlig for å sjekke egen rating slik at nødvendig dokumentasjon evt. vedlegges tilbudet, se neste punkt. o Selskaper som er ratet lavere enn A kan i stedet inngi morselskapsgaranti. Dersom det innleveres morselskapsgaranti vil morselskapet bli ratet på tilsvarende måte og kravet om A gjelder i så fall for morselskapet. o For nystartede selskaper skal det leveres årsregnskap og revisjonsberetning for den tiden selskapet har vært i drift. Leverandøren må som minimum ha lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år, og ha positiv egenkapital for å bli kvalifisert. 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner o Dokumentasjon Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o En kort og generell beskrivelse av firmaet og firmaets organisasjon og virksomhetsområder. o En bekreftelse på at leverandøren har evne og kapasitet til å påta seg oppdraget. o Liste med en kort beskrivelse av de viktigste og mest relevante leveransene relatert til dette konkrete oppdraget de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private oppdragsgiver. o Dersom tilbyder vil støtte seg på underleverandører skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 6

8 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk/svensk/dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Tilbudsformat Tilbudet skal leveres i 1 - ett - eksemplar på papir innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles leverandørene om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal det leveres 1 - ett - eksemplar elektronisk på minnepenn. NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF format. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Bilag 2 i rammeavtalen Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Se vedlegg 1 Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. Se vedlegg 4. Prising gjøres i henhold til 3.8 <leverandørens navn_tilbudsbrev.pdf> <Leverandørens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Leverandørens navn_bilag X_prisinformasjon.xls> Kapittel 4 Bilag 1 i rammeavtalen Kapittel 5 Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 4.1 og 4.2), samt besvarelse av kravspesifikasjonen, vedlegg 3. Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer <Leverandørens navn_bilag X_kravspesifkasjon.pdf> <Leverandørens navn_bilag X_kravspesifkasjon.doc> <Leverandørens navn_bilag X_Vedlegg Y.pdf> 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 7

9 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud hele og/eller deler av oppdraget (teknisk bistand HP BTOprodukter og/eller ITIL arbeidsprosesser), se også kravspesifikasjonen. 3.6 Leveringsfrist og -sted Tilbudet skal være Sykehuspartner i hende innen mandag 30. mai 2011 kl Postadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Postboks Drammen Leveringsadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Vektergården 2. etasje, Grønland Drammen (Kontortid ) Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Saksnr. 11/00493 Teknisk bistand HP BTO og ITIL- Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til 31. august Informasjon om prissetting Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, vedlegg 4. Prisskjema skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. 8

10 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor tilbyderne gis karakterscore 1-6, med karakter 6 som beste score for det enkelte kriterie. Nr Kriterier Vekt Vurderes på grunnlag av a Kvalitet på tjenesten 40 Kravspesifikasjon, vedlegg 3 b Timepriser 30 Prisskjema, vedlegg 4 c Tilgjengelighet 30 Kravspesifikasjon, vedlegg For at oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må leverandøren gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Utdyping av tildelingskriterier Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier og momentene listet under tildelingskriteriene er til veiledning for tilbyder men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriterium. a) Kvalitet på tjenesten, herunder tilbudte ressursers kompetanse og erfaring Vurdert spesielt ut ifra tilbudte ressursers erfaring og kompetanse knyttet til de forespurte områder. b) Timepriser Vurdert ut ifra oppgitte timepriser. c) Tilgjenglighet Vurdert ut ifra hvor raskt leverandøren kan stille med tilbudte ressurser, herunder tilgjengelighet målt ut ifra antall dedikerte ressurser med relevant spisskompetanse som stilles til oppdragsgivers rådighet. 4.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at tilbyder eller tilbud må avvises. 9

11 5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som kontraktsvilkår vil Helse Sør-Øst rammeavtale, jfr. vedlegg 5, bli benyttet. Som bilag til rammeavtalen følger: Bilag 1 Leverandørens svar på kravspesifikasjonen (vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget) Bilag 2 Pris og prisbestemmelser (vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget) Bilag 3 Administrative bestemmelser (vedlegg 6 til konkurransegrunnlaget) Bilag 4 Skjema for tildeling av avtale (vedlegg 7 til konkurransegrunnlaget) Bilag 5 Endringer etter avtaleinngåelse For rammeavtalen er avtaleperioden 2 år, med mulighet for prolongering i ytterligere 2 år (1+1). Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe noe bestemt volum innenfor det enkelte område i avtaleperioden. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå kontrakt med ulike tilbydere for de to hovedområdene av leveransen: 1. Hovedområde teknisk bistand på HP BTO produkter: rammeavtale med 5-10 leverandører totalt. 2. Hovedområde ITIL arbeidsprosesser: rammeavtale med 3-5 leverandører totalt. Avrop vil skje etter gjennomført minikonkurranse, jfr. Bilag 3 til rammeavtalen. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA og (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, jfr. vedlegg 1. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Tilbudsbrev Vedlegg 2 - HMS- erklæring Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon Vedlegg 4 - Prisskjema Vedlegg 5 - Rammeavtale Vedlegg 6 - Administrative bestemmelser Vedlegg 7 - Skjema for tildeling av kontrakt 10