Konkurransegrunnlag. Serviceavtale kjøletårn. Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Serviceavtale kjøletårn Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet Saksnummer 2013/15251 Tilbudsfrist: kl 13:00

2 Innhold 1 Generell beskrivelse Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Avtale og avtaleperiode Informasjon om anskaffelsen Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Tilbudsbefaring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Tidsplan Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Adresse og leveringssted for tilbudet Vedståelsesfrist Informasjon om prissetting Krav til ytelsen og tildelingskriterier Kravspesifikasjon Tildelingskriterier Avlysning og avvisning Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Oslo universitetssykehus (OUS) eies av Helse Sør-Øst og består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet og Ullevål. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar lands- og regionsfunksjoner. Oslo universitetssykehus har også lokalfunksjoner for Oslos befolkning. Universitetssykehuset er landets største med ca ansatte, og står for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdannelse av helsepersonell i Norge. Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus på Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å inngå serviceavtale for vedlikehold og ettersyn av 4 kjøletårn ved OUS, Rikshospitalet. OUS ønsker å knytte til seg en leverandør som kan utføre fast service på kjøletårnene, samt foreta utrykning og reparasjonsarbeid på bestilling fra OUS. I 2013 hadde OUS HF RH ca kr i utgifter til kontroll, vedlikehold og reparasjon av Kjøletårnene. Den største utgiftsposten var kjemikalier. Oppgitte tall er kun ment som retningsgivende for foretakets behov. Tilbydere skal gi et konkret tilbud på dette konkurransegrunnlaget for de fire kjøletårnene som befinner seg på Rikshospitalet, i henhold til retningslinjer i kravspesifikasjon (vedlegg 3), og basert på tildelingskriteriene under punkt Avtale og avtaleperiode Kontraktsperioden er to år med opsjonsrett. Oppdragsgiver kan forlenge avtalen to ganger på samme vilkår, forholdsvis ett år av gangen. Prisen(e) skal være faste i avtaleperioden. Ved utløsing av opsjoner kan prisene reforhandles og justeres indeksmessig. Ved nedleggelse av drift opphører avtalen å gjelde for de kjøletårn som er berørt med 1 måneds skriftlig varsel. For øvrige vilkår vises det til kontraktsutkast i vedlegg 2 2

4 2 Informasjon om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 616 (FOA) del I og del III. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se NB! Det er i henhold til FOA ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles Tilbyderne til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. 2.2 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt befaring med samtlige Tilbydere 30. januar 2014 kl på følgende adresse: Oslo universitetssykehus HF Rikshospitalet Sognsvannveien 20 Oslo Oppmøte ved Hovedresepsjonen. Ytterligere innkalling til konferansen vil ikke bli gitt, og vi ber derfor Tilbyderne om å notere seg denne datoen og adressen for konferansen. Referat fra konferansen tilgjengeliggjøres via Doffin. Referatet vil ikke fungere som fullgod erstatning for oppmøte, vi oppfordrer derfor samtlige interessenter til å delta på konferansen. Utgifter i forbindelse med tilbyderkonferansen/befaringen dekkes av den enkelte Tilbyder. 2.3 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning kan tilbyder skriftlig be om tilleggsopplysninger. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget bes det om at dette formidles til oppdragsgivers kontaktperson. Henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Anbudskonkurranse saksnummer 2013/15251 Service kjøletårn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post. Kontaktperson E-postadresse Sandra Træland santra@ous-hf.no med kopi til innkjopfdvu@ous-hf.no Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post innen kl

5 Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 2.4 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med Rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget kunngjøres i Doffin, og sendes umiddelbart til alle som har registrert sin interesse. 2.5 Tidsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for å levere tilbud kl Tilbudssåpning kl Frist for spørsmål vedrørende kl konkurransegrunnlaget Befaring kl Valg av tilbyder og meddelelse til tilbyderne Uke 10 Klagefrist for tilbyderne Uke 11 Kontraktsinngåelse Uke 12 Vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2.6 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell Tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 2.7 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Oslo universitetssykehus HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte. Oslo universitetssykehus HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering. 4

6 Oslo universitetssykehus HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Alle våre kontrakter inneholder derfor en varslingsplikt ved mistanke eller kunnskap om korrupsjon. Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er 276a om korrupsjon, 276b om grov korrupsjon og 276c om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år. 2.8 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriften 1. Tilbyder og eventuelle underleverandør(er) skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom Tilbyderen eller dennes underleverandør(er) ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 2.9 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven 23, tredje ledd inntil valg av Tilbyder er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). Sammen med originaltilbudet skal Tilbyder levere en elektronisk versjon (CD, minnebrikke, e. l.) hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Dersom Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. 5

7 2.10 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av Tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert Tilbyder. 3 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De Tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner må a) underleverandørene kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene nedenfor og b) det må vedlegges undertegnet forpliktelseserklæring fra hver av de aktuelle underleverandørene (se vedlegg 7) 3.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatteinbetaling og innbetaling av merverdiavgift. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk Tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor Tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom Tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold, se vedlegg 8. 6

8 Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk Tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk Tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at Tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Se vedlegg Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o o Kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon ikke eldre enn 6 mnd. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse av hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. For nystartede firma kan det inngis bankgaranti som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. 3.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav o Dokumentasjon o Redegjørelser Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene, ref konkurransegrunnlagets pkt o Kort beskrivelse av Tilbyderens personell og tekniske enheter som Tilbyderen disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. o Liste over de viktigste og mest relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. o Dersom Tilbyder vil støtte seg på undertilbyder skal det redegjøres for hvor stor del av kontrakten tilbyder har til hensikt å bruke underentreprenører. Det skal også legges fram en forpliktelseserklæring (vedlegg 7) som viser at Tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. o Redegjørelse vedrørende Tilbyderens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 7

9 4 Krav til tilbudet 4.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk/svensk/dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.2 Tilbudsformat Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 1 stk eksemplar i A4-format innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Av miljø og lagringshensyn henstilles Tilbyderne om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. Tilbudsbrevet skal signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. I tillegg til papirversjon skal tilbudet leveres elektronisk i pdf-format på CD/minnepenn. Ikke send dette på e-post. Da vil tilbudet bli avvist. Tilbudsskjema skal i tillegg leveres i ulåst excel format. Det forutsettes at elektronisk mottatt dokumentasjon er fri for virus og annen ondsinnet kode. Ved uoverensstemmelse mellom papirversjonen og den elektroniske versjonen skal papirversjonen ha forrang. Tilbyder skal sammen med tilbudet levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være lovunntatte forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Tilbyder. Se vedlegg 1 Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 3 i konkurransegrunnlaget Eventuelt: produktinformasjon/brosjyrer <Tilbyderens navn_tilbudsbrev.pdf> <Tilbyderens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_Vedlegg Y.pdf> 8

10 4.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 4.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 4.6 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet skal være mottaker i hende innen kl 13:00 Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart (Posten, budfirma, o.s.v.). Tilbyderen har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. Postadresse: Leveringsadresse: Sandra Træland Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Postboks 4950 Nydalen 0424 Oslo Sandra Træland Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Forskningsveien 2B, 3. etg Oslo Kontortid Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Sak2013/15251 Service på kjøletårn Sandra Træland - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Tilbyder til kl 13: Informasjon om prissetting Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. reise og opphold for Tilbyderen, emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert på servicestedet. Prisene skal angis som nettopris til oppdragsgiver. Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte tilbudsskjema, vedlegg 1 Prisskjemaet skal leveres datert, underskrevet av signaturberettiget og stemplet med firmaets navn. Prisen(e) skal være faste i avtaleperioden. Ved utløsing av opsjoner kan prisene reforhandles og justeres indeksmessig. Valutaklausuler aksepteres ikke. Tilbud med valutaklausul vil bli avvist. 9

11 5 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 5.1 Kravspesifikasjon For krav til ytelsen vises det til kravspesifikasjon i vedlegg Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på bakgrunn av hvilket av de kvalifiserte tilbud som har den laveste prisen. Kvalifikasjonskravene vurderes etter beste innkjøpsfaglige skjønn og i forhold til sykehusets behov. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Utfylt tilbudsskjema og eventuelle forbehold. Pris Årlig kostnad for serviceavtale Årlig kostnad for kjemikalier Regningsarbeid/Utrykning 100 % Innenfor pris er det en underliggende vekting: 1. Fast serviceavtale - 30 % 2. Kjemikalier 40 % 3. Regningsarbeid/utrykning = Timepriser og materiellpåslag 30 % 5.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at Tilbyder eller tilbud må avvises. 5.4 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. og (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom Tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser, konsekvenser for evt. ytelser eller andre forbehold, presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til vedlegg 1. Dersom forbehold ikke fremkommer av tilbudsbrevet, men det av tilbudet for øvrig kan oppfattes at det tas forbehold kan dette medføre at tilbudet må avvises. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Tilbyderne. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i 10

12 konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og/eller avvik vil føre til at tilbudet avvises. 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Tilbudsbrev Vedlegg 2 Kontraktsutkast Vedlegg 3 Kravspesifikasjon Vedlegg 4 - HMS- erklæring Vedlegg 5 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 6 Etiske retningslinjer for innkjøp og Tilbyderkontakt i Helse Sør-Øst Vedlegg 7 Erklæring ved bruk av underleverandør (forpliktelseserklæring) Vedlegg 8 - Egenerklæring etisk forsvarlig virksomhet Vedlegg 9 Utkast til servicerapport 11