Konkurransegrunnlag. for. Avtale om leie, vask og transport av sykehustekstiler

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for Avtale om leie, vask og transport av sykehustekstiler Saksnummer: 11/00555 Tilbudsfrist: Torsdag 10. november kl

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Elektronisk handel Omkostninger Tilbudskonferanse/befaring Vareprøver Planlagt fremdrift Krav til leverandørens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Leveringsfrist og -sted Vedståelsesfrist Informasjon om prissetting Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier med vekting Utdyping av tildelingskriterier Avlysning og avvisning Informasjon om kontrakt Avtaleform og avtaleperiode Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Helse Sør-Øst RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i et morselskap, Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak), med 11 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. Helse Sør-Øst er landets største helseregion med ansvar for spesialisthelsetjenester til en befolkning på 2,7 millioner mennesker. Regionen har omlag medarbeidere (inkl vikarer). Omsetning er ca 58 milliarder kroner. Hovedkontoret for Helse Sør-Øst RHF ligger på Hamar, samt et administrasjonssted i Skien. For ytterligere informasjon, se Sykehuspartner ble etablert i oktober 2003 som en egen enhet i Helse Sør. Fra 1. juni 2007 er Sykehuspartner en enhet i Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartners innkjøpsavdeling koordinerer og samordner den operasjonelle innkjøpsvirksomheten i helseregionen. Helse Sør-Øst RHF eier 11 underliggende datterselskap - helseforetak. Disse er: Akershus universitetssykehus HF Vestre Viken HF Oslo universitetssykehus HF Psykiatrien i Vestfold HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Sørlandet sykehus HF Sykehusapotekene HF 2

4 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Det skal inngås to avtaler med leverandører på leie, vask/behandling og transport av tekstiler til sykehus. Avtalene skal omfatte følgende helseforetak: Sørlandet sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Psykiatrien i Vestfold HF Sykehuset Telemark HF Vestre Viken HF (herunder Drammen sykehus, Kongsberg sykehus og Ringerike sykehus, men ikke Bærum sykehus) Sykehuset Østfold HF Sunnaas sykehus HF Anskaffelsen er delt i to geografiske områder, hhv.: Delleveranse 1: Delleveranse 2: Sykehuset Østfold HF, Sunnaas sykehus HF, Vestre Viken HF, Psykiatrien i Vestfold HF og Sykehuset i Vestfold HF Sørlandet sykehus HF og Sykehuset Telemark HF. Det vil inngås én avtale med én leverandør pr. område. Aktuelle tilbydere må således kunne levere vaskeritjenester til ett av de geografiske områdene. Aktuelle tilbydere som kan levere vaskeritjenester til begge områdene, må levere to versjoner av kravspesifikasjon og prisskjema, en for hver delleveranse. Det skal tydelig fremkomme i tilbudsbrevet om det leveres tilbud på ett eller begge områder. Aktuelle tilbydere må i tillegg kunne levere vaskeritjenester som omfatter både personaltøy, pasienttøy og flattøy, jfr. vedlegg 4. Totalt var omsetningen på vaskeritjenester i 2010 ca 90 millioner, ca 55 millioner for delleveranse 1 og ca 35 for delleveranse, se tabell under: Helseforetak Omsetning Antall kg Annet 2010 vasket Sykehuset Østfold HF , kg Eier alt tøy Sunnaas sykehus HF , kg Eier alt tøy Vestre Viken HF Delleveranse ,- Leier tøy Psykiatrien i Vestfold ,- Leier tøy HF 1 Sykehuset i Vestfold ,- Leier tøy HF Sykehuset Telemark Delleveranse ,- Leier tøy HF Sørlandet sykehus HF ,- Leier tøy I vedlegg 5 er det oppgitt antall vask per artikkel, dette baserer seg på statistikk for alle de nevnte helseforetak bortsett fra Sykehuset Østfold og Sunnaas sykehus. Disse helseforetakene betaler i dag en pris per kg, og vi har derfor ikke detaljinformasjon om 3

5 hvordan dette fordeler seg per artikkel. Til informasjon er andelen personaltøy hhv. ca 25 % på Sykehuset Østfold og ca 30 % på Sunnaas sykehus. Sykehuset Østfold HF og Sunnaas sykehus HF eier alt av tekstiler selv, mens de øvrige helseforetakene leier det meste av tekstiler fra dagens vaskerileverandører. Avtalen omfatter de nevnte helseforetakene, men i forbindelse med evt. utløsning av opsjon, se pkt. 5.1, vil det også kunne bli forhandlet om endring av omfanget. Per i dag eier og vasker flere av helseforetakene sine egne dyner, puter, duker, gardiner, mopper, kluter til rengjøring, matter mm, men dette kan endres og tilbyder må derfor kunne tilby leie og vask av disse produktene også. Per i dag er det ingen av helseforetakene som omfattes av denne kontrakten som bruker eller har planer om å ta i bruk automat- eller skapløsninger for distribusjon av tekstiler. I løpet av avtaleperioden vil dette kunne endres, og valgt leverandør bør derfor kunne tilby dette. Det samme gjelder såkalte rentrom-tekstiler. Se for øvrig kravspesifikasjonen. 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Vaskeritjenester er en uprioritert tjeneste (kategori 27) i henhold til vedlegg 6 i Forskrift om offentlige anskaffelser. Konkurransen avholdes som en konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og II, jf. FOA 2-1 (5). Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se www. doffin.no. En veiledende kunngjøring med referansenr: (2010/S ) ble publisert Evaluering og forhandling vil tentativt foregå over flere faser, hvor oppdragsgiver vil benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om. Oppdragsgiver tar sikte på følgende faser i evaluerings- og forhandlingsperioden: Fase 1: Mottak og kontroll av innleverte tilbud med vurdering av evt. avvisning eller behov for supplerende informasjon. Fase 2: Evaluering av korrekt leverte tilbud. Det gjennomføres et første forhandlingsmøte med alle kvalifiserte tilbydere. Fase 3: Evt. oppdaterte tilbud med påfølgende re-evaluering og reduksjon av tilbydere. Fase 4: Evt. sluttforhandlinger med inntil to tilbydere per delleveranse med påfølgende sluttevaluering og kontraktstildeling. Oppdragsgiver tar forbehold om endringer i denne planen dersom resultatet av tilbudsevalueringer og forhandlinger skulle nødvendiggjøre dette. 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen mandag 31. oktober 2011, med tittelen «Saksnr. 11/0555 Vaskeritjenester». 4

6 Kontaktperson E-postadresse Kate-Mari Hagen Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med torsdag 3. november Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 millioner kroner eks. mva. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriften 1. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren eller dennes underleverandører ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, 5

7 produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder etter tilbudsfristen lager en versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Denne versjonen må være tilgjengelig for oppdragsgiver senest på tidspunktet for kontraktstildeling, ref. pkt Oppdragsgiver vil be om denne versjonen dersom behovet oppstår. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. 1.9 Elektronisk handel Elektronisk handel er et satsningsområde for Helse Sør-Øst og Markedsplassen ehandel.no er valgt som markedsplassportal, se Oppdragsgiver planlegger å ta i bruk denne portalen for kjøp av de produkter som denne planlagte avtalen omfatter. Dette for å effektivisere transaksjonshåndtering mellom oppdragsgiver og de aktuelle leverandører. Videre er det et mål at nytteverdien av inngåtte avtaler skal øke både for oppdragsgiver og den enkelte leverandør. For denne anskaffelsen kan derfor de(n) leverandør(er) som får tildelt kontrakt bli bedt om å inngå avtale med operatøren av Markedsplassen ehandel.no underveis i avtaleperioden. Capgemini Procurement Services (tidl. IBX Integrated Business Exchange AS) er tildelt kontrakt som operatør av Markedsplassen ehandel.no, etter internasjonal konkurranse. Kontaktinformasjon: Capgemini Procurement Services, Mustadsvei 1, 0216 Oslo. Cecilie Gulbrandsen Telefon E-post: cecilie.gulbrandsen@capgemini.com Kostnader og leverandøraktiviseringsprosessen For mer informasjon se: Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Tilbudskonferanse/befaring IA 1.12 Vareprøver Det skal leveres vareprøver i ett eksemplar av de tilbudte produkter der dette er merket med X i aktuell kolonne i prisskjemaet. Det er nok med en vareprøve per artikkel, dvs. en størrelse 6

8 (størrelse må fremkomme). Vareprøvene skal leveres sammen med tilbudet. Vareprøvene skal merkes tydelig med tilbydernavn, artikkelnummer og -beskrivelse samt vise til løpenummer i prisskjemaet. Vareprøvene skal være vasket 10 ganger. Vareprøvene vil bli returnert dersom det er ønskelig. Dersom det tilbys alternative produkter, skal det leveres vareprøve for samtlige av disse, se kap. 3.4 og Planlagt fremdrift Tidsplanen er kun ment som informasjon til tilbyder og er ikke bindende for oppdragsgiver. Kunngjøring: 27. september 2011 Frist for spørsmål: 31. oktober 2011 Tilbudsfrist: 10. november 2011 Første forhandlingsmøte: uke 49 Informasjon om kontraktstildeling: 16. januar 2011 Kontraktssignering: februar 2012 Vedståelsesfrist: 30. mars 2012 Kontraktsoppstart: 1. januar 2013 Tidspunktene etter tilbudsfristen er veiledende. 7

9 2 Krav til leverandørens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Leverandøren skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom leverandør siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Mal for HMS-erklæring finnes i vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. 8

10 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Leverandøren skal ha god økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder vil bli kredittvurdert gjennom kredittvurderingsbyrået Dun & Bradstreet, og kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert i denne konkurransen er A (kredittverdig uten sikkerhet). Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering hos D&B som underlag for vurderingen angitt over. Andre kredittrapporter vil det ikke bli tatt hensyn til. Tilbyder er selv ansvarlig for å sjekke egen rating slik at nødvendig dokumentasjon evt. vedlegges tilbudet, se neste punkt. o Selskaper som er ratet lavere enn A kan i stedet inngi morselskapsgaranti (se vedlagte mal) eller bankgaranti. Dersom det innleveres morselskapsgaranti vil morselskapet bli ratet på tilsvarende måte og kravet om A gjelder i så fall for morselskapet. o For nystartede selskaper skal det leveres årsregnskap og revisjonsberetning for den tiden selskapet har vært i drift. Leverandøren må som minimum ha lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år, og ha positiv egenkapital for å bli kvalifisert. o Det kan inngis bankgaranti som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Ved bruk av bankgaranti er det tilstrekkelig som dokumentasjon ved innlevering av tilbud at banken erklærer overfor oppdragsgiver at banken forplikter seg til å stille bankgaranti ved en eventuell kontraktsinngåelse. Bankgarantien skal lyde på kr ,- for tilbud på del 1 og kr ,- for tilbud på del 2, evt. totalt kr ,- dersom det leveres tilbud på begge deler (jfr. pkt. 1.2). 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha svært gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o Kort beskrivelse av leverandørens personell og tekniske enheter som leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten suppler med for eksempel org. kart. o En bekreftelse på at leverandøren har evne og kapasitet til å påta seg oppdraget. Dokumenteres gjennom en oversikt over total kapasitet tilgjengelig, samt andel av total kapasitet som er bundet i eksisterende kontrakter. Denne informasjonen gis for hvert produksjonssted (vaskeri) leverandøren tenker å benytte ved en evt. leveranse. 9

11 o Dokumentasjon med opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos den eller de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten (CV vedlegges). o En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen de siste 3 år. o Liste over de viktigste og mest relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. o Dersom tilbyder vil støtte seg på underleverandører skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. o Redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. o Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem o Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon For å sikre lav miljøbelastning av tjenesten i kontraktsperioden, kreves det at leverandøren har systemer for styring og oppfølging av følgende forhold: o Kjemikalieforbruk o Avfallshåndtering o Energiforbruk o Vannforbruk o Vaskeprosessene o Hygiene og renhold o Vedlikehold av maskiner og lokaler o Opplæringsprogram (kjemikalier, riktig dosering etc.) o Skriftlige arbeidsinstrukser Kravene gjelder samtlige av tilbyders produksjonssteder (vaskerier) som skal benyttes ved en eventuell leveranse. Tilbyder skal redegjøre for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, EMAS eller andre tredjepartsverifiserte systemer, er det nok å legge frem en kopi av gyldig sertifikat. Eventuelt kopi av lisens for Svanemerket, Miljøfyrtårn eller tilsvarende kan fremlegges. Dokumentasjonen skal oppgis per produksjonssted (vaskeri) leverandøren tenker å benytte ved en evt. leveranse. 10

12 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, svensk eller dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Tilbudsformat Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar på papir innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene, jfr. pkt. 3.3 under. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø- og lagringshensyn henstilles tilbyderne om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal det leveres 1 eksemplar elektronisk på CD/minnepenn. NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Ferdig utfylt kravspesifikasjon leveres i word-format. Brosjyrer kan leveres i PDF format. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Bilag 3 i avtalen Kapittel 4 Bilag 1 i avtalen Kapittel 5 Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Se vedlegg 1. Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget. Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. Se vedlegg 5. Prising gjøres i henhold til pkt 3.8 i konkurransegrunnlaget. Et prisskjema per delleveranse. Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 4.1 og 4.2), samt besvarelse av kravspesifikasjonen. En besvarelse per delleveranse. Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer <tilbyderens navn_tilbudsbrev.pdf> <Tilbyderens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Tilbyderens navn_bilag 3_prisinformasjon.xls> <Tilbyderens navn_bilag 2_kravspesifkasjon.doc> + evt. vedlegg til kravspesifikasjon <Tilbyderens navn_ Vedlegg Y.pdf> 11

13 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Det gis anledning til å gi tilbud på enten ett eller begge av de geografiske områdene angitt i kapittel Leveringsfrist og -sted Tilbudet skal være Sykehuspartner i hende innen torsdag 10. november 2012 kl Postadresse: Leveringsadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Postboks Drammen Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Vektergården 2. etasje, Grønland Drammen (Kontortid ) Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Saksnr. 11/00555 Vaskeritjenester - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Tilbyderen har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder til 30. mars Informasjon om prissetting Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, fritt levert de ulike helseforetakene. Prisene skal angis som nettopris til oppdragsgiver. Da avtalene skal omfatte både leie og vask og kun vask, må alle produkter prises tilsvarende. I prisskjemaet fremkommer det hvilke kolonner tilbyder skal fylle ut. Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, vedlegg 5. Prisskjema skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Alle artikler som er listet opp i arket 1. Artikler i prisskjemaet skal prises. Prisene skal oppgis hhv. for både leie og vask og kun for vask (for de helseforetak som eier tøyet selv). For øvrig skal prisene oppgis inkludert leie av traller/stativer med tilhørende plastovertrekk og transport. Ordinært svinn skal også være inkludert i prisen. For leide tekstiler skal i tillegg 12

14 reparasjon av tekstiler og leie/vask av tøy-sekker være inkludert i prisen. Dersom det kreves andre typer tillegg (f.eks. for bretting, pressing, chipmerking eller lignende) må dette tydelig fremkomme og prises separat. For flere detaljer, se kravspesifikasjonen vedlegg 3. De forespurte tekstilene er spesifisert i vedlegg 4. Tilbyder kan i tillegg til de forespurte produkter også legge inn forslag til tekstiler (for leie) med annen kvalitet/spesifikasjon enn foreslått. Dette skal legges inn i eget ark i prisskjemaet, 2. Alternative artikler. Det må fremkomme både hvilken stoffkvalitet og evt. modell og størrelse produktet leveres i. Det skal leveres vareprøve på alle alternative produkter. I arket 3. Øvrig sortiment er det listet opp andre artikler som det er ønskelig at tilbyderen priser. Det forutsetter at tilbyderen synliggjør alle priselementer som er nødvendig for at kontrakten kan oppfylles. Vedrørende prisjustering I kontrakten er det åpnet for en årlig prisjustering basert på endring i konsumprisindeks (august-august). På grunn av at tilbudsfrist er i november 2011 mens kontraktsoppstart først er , vil oppdragsgiver åpne for prisjustering gjeldende fra Ny pris vil ta utgangspunkt i endring i konsumprisindeks fra november 2011 (måned for innlevering av tilbud) til august

15 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor tilbyderne gis karakterscore 1-6, med karakter 6 som beste score for det enkelte kriterie. Nr Kriterier Vekt Vurderes på grunnlag av a Totalkostnad/pris 50 % Prisskjema, vedlegg 4 b Kvalitet på tjenesten og produkter 25 % Kravspesifikasjon, vedlegg 3 c Service/levering 15 % Kravspesifikasjon, vedlegg 3 d Miljø 10 % Kravspesifikasjon, vedlegg % For at oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må tilbyderen gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Utdyping av tildelingskriterier Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier og momentene listet under tildelingskriteriene er til veiledning for tilbyder men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriterium. a) Totalkostnad/pris: Pris vil bli evaluert ut fra de oppgitte prisene i prisskjemaet. I evalueringen av pris vil prisene på de forespurte produktene (1. Artikler i vedlegg 5) bli tillagt størst vekt, men også priser på alternative produkter og øvrig sortiment vil bli vurdert. I evalueringen vil det legges til grunn at ca halvparten av leveransene skal være avdelingspakket. Se også pkt b) Kvalitet på tjenesten og produkter: Kvalitet vil bli vurdert ut fra tilbyderens besvarelse av kravspesifikasjonen, samt kvalitet på de mottatte vareprøvene. c) Service/levering: Service og levering blir vurdert ut fra tilbyderens besvarelse av kravspesifikasjonen d) Miljø: Miljø vil bli vurdert ut fra tilbyderens besvarelse av kravspesifikasjonen. 4.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. 14

16 Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at tilbyder eller tilbud må avvises. 5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som kontraktsvilkår vil vilkårene i vedlegg 6 bli benyttet. Avtaleperioden vil være 4 år, med mulighet for prolongering i ytterligere 2 år. Oppdragsgiver forplikter seg til et omfang som tilsvarer behovet de nevnte helseforetak i punkt 1.2 har for evt. leie, vask, behandling og transport av tekstiler i avtaleperioden. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå kontrakt med ulike tilbydere for delleveranse 1 og 2, jfr. pkt 1.2. Delleveranse 1 og 2 vil bli evaluert separat. Det vil derfor bli tildelt én kontrakt per delleveranse. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til vedlegg 1. Tilbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Tilbudsbrev Vedlegg 2 - HMS-erklæring Vedlegg 3 Kravspesifikasjon Bilag 1 til kontrakten Vedlegg 4 Spesifikasjon av tekstiler Vedlegg 5 Prisskjema Bilag 3 til kontrakten Vedlegg 6 Kontrakt Vedlegg 7 HF-spesifikke punkter Bilag 2 til kontrakten Vedlegg 8 Skjema for vannforbruk Vedlegg 9 Mal for morsselskapsgaranti 15