KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV DATATILBEHØR

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV DATATILBEHØR TIL HELSE SØR-ØST TILBUDSFRIST: kl SAK NR. 08/02404 Dokumentdato 3. desember 2008

2 1 OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL KONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAGET GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN Saksbehandler for Oppdragsgiver Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Adresse for tilbud Tilbudsfrist Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Språkkrav Kostnader Etiske retningslinjer ORIENTERING OM KONTRAKT Planlagte kontrakter Kontraktsvilkår Forbehold til kontraktsvilkår ELEKTRONISK HANDEL LEVERANSER VIA FORSYNINGSSENTERET UTFORMING AV TILBUDET Format Tilbudsbrev Redegjørelse for leveranse som tilbys Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Prising Retur KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Organisering Skatteattest Finansiell og økonomisk stilling Tekniske/faglige kvalifikasjoner Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v Miljøledelse TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning Meddelelse om valgt tilbyder VEDLEGG Konkurransegrunnlag i sak nr 08/ Datatilbehør Side 2 av 10

3 1 OPPDRAGSGIVER Helse Sør-Øst RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i et morselskap, Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak), med 16 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. Foretaksgruppen har omlag medarbeidere (inkl vikarer). Dette tilsvarer omlag årsverk. Budsjettert omsetning i 2008 er på om lag 50 milliarder kroner. Hovedkontoret for Helse Sør-Øst RHF ligger i Hamar, samt et administrasjonssted i Skien. For ytterligere informasjon, se Sykehuspartner ble etablert i oktober 2003 som en egen enhet i Helse Sør. Fra 1. juni 2007 er Sykehuspartner en enhet i Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartners innkjøpsavdeling koordinerer og samordner den operasjonelle innkjøpsvirksomheten i helseregionen. Helse Sør-Øst RHF v/sykehuspartner har ansvar for drift av IKT og foretar også innkjøp på vegne av følgende helseforetak (HF): Sykehuset Buskerud HF, Blefjell Sykehus HF, Sykehuset i Vestfold HF, Psykiatrien i Vestfold HF, Sykehuset Telemark HF, Sørlandet Sykehus HF, Ringerike Sykehus HF, Følgende helseforetak og helseinstitusjoner skal i tillegg ha opsjon på å tilslutte seg inngåtte avtaler: Rikshospitalet HF, Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset Østfold HF, Ullevål Universitetssykehus HF, Akershus Universitetssykehus HF, Aker Universitetssykehus HF, Sykehuset Asker og Bærum HF, Sunnås Sykehus HF, Sykehusapotekene HF, Lovisenberg Diakonale Sykehus AS, Diakonhjemmets Sykehus AS, Martina Hansens Hospital, Betanien Hospital Skien, Revmatismesykehuset AS på Lillehammer 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuspartner inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av rammeavtaler på kjøp av datatilbehør. Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se Konkurransegrunnlag i sak nr 08/ Datatilbehør Side 3 av 10

4 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-databasen. 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Pål Sørensen, Rådgiver innkjøp Telefon: (+47) E-post: innkjop-sp@sykehuspartner.no Saksbehandler: Karoline B. Teien, Rådgiver innkjøp Telefon: (+47) E-post: innkjop-sp@sykehuspartner.no 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig per e- post til våre saksbehandlere senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen. Spørsmålene skal være skriftlig med referanse til saks nr: 08/ Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelig via Doffin.no. 4.3 Adresse for tilbud Postadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/pål Sørensen Postboks Drammen Leveringsadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/pål Sørensen Vektergården, Grønland Drammen Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 08/02404 Datatilbehør Pål Sørensen/Karoline B. Teien Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Konkurransegrunnlag i sak nr 08/ Datatilbehør Side 4 av 10

5 4.4 Tilbudsfrist Med bakgrunn i at det er lagt ut en veiledende kunngjøring for anskaffelsen i desember (TED referanse: 2007/s ) har man valgt å redusere tilbudsfristen i henhold til krav for tilbudsfrist jfr. FOA Tilbudet skal være Sykehuspartner i hende innen , kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.3 innen tilbudsfristens utløp. 4.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos Sykehuspartner etter leveringsfristen. To representanter for oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 4.7 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk/svensk/dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.8 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 4.9 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. For øvrig vises det til den enhver tid gjeldende versjon av etiske retningslinjer for Helse Sør-Øst, jfr. vedlegg 8. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakter Det vil bli inngått rammeavtaler om kjøp av datatilbehør med varighet i 1 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i år. Sykehuspartner har tidligere, på vegne av Sykehuset Buskerud HF, Sykehuset i Vestfold HF, Ringerike Sykehus HF, Sykehuset Telemark HF, Sørlandet Sykehus HF, Blefjell Sykehus HF, Psykiatrien i Vestfold HF og Helse Sør hovedkontor, kjøpt datatilbehør for ca. NOK 2,5 mill. eks. mva per år. Det forventes en vesentlig økning av dette volum i takt med utrulling av ny IKT-plattform for sykehusene i gamle Helse Øst. Det anslåtte volum er allikevel ikke forpliktende for oppdragsgiver. Konkurransegrunnlag i sak nr 08/ Datatilbehør Side 5 av 10

6 Oppdragsgiver ønsker i utgangspunktet én leverandør på hele sortimentet av datatilbehør, men vil kunne åpne for muligheten til å inngå en separat avtale på strekkode-utstyr og en separat avtale på programvare, om dette valget er mest økonomisk fordelaktig for oppdragsgiver. 5.2 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlagte kontraktsdokumenter som består av: Standard Rammeavtalevilkår, Generelle Innkjøpsvilkår, samt Særvilkår for denne avtalen. Dokumentrangen vil følge Generelle Innkjøpsvilkår, se vedlegg 3, jfr. punkt 3: Dokumentrang. 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold kan medføre at tilbudet blir avvist. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til punkt ELEKTRONISK HANDEL Elektronisk handel er et satsningsområde for Helse Sør-Øst og Markedsplassen ehandel.no er valgt som markedsplassportal, se Oppdragsgiver planlegger å ta i bruk denne portalen for kjøp av de produkter som denne planlagte rammeavtalen omfatter. Dette for å effektivisere transaksjonshåndtering mellom oppdragsgiver og de aktuelle leverandører. Videre er det et mål at nytteverdien av inngåtte avtaler skal øke både for oppdragsgiver og den enkelte leverandør. For denne anskaffelsen, stilles som krav at de(n) leverandør(er) som får tildelt kontrakt har inngått avtale med operatøren av Markedsplassen ehandel.no innen 14 dager etter kontraktsignering. Egen kontrakt med oppdragsgiver hva gjelder e-handel fremgår av vedlagte Samhandlingsavtale, vedlegg 6 og 7. IBX Integrated Business Exchange AS er for perioden fram til tildelt kontrakt som operatør av Markedsplassen ehandel.no, etter internasjonal konkurranse. Kontaktinformasjon: IBX Integrated Business Exchange AS, Mustadsvei 1, 0216 Oslo. Cecilie Gulbrandsen Telefon E-post: cecilie.gulbrandsen@ibx.no Kostnader Prisliste for leverandører finnes under: Leverandøraktiveringsprosessen Informasjon og veiledning om prosessen for å bli aktivert som leverandør, avtaledokumenter for å tegne abonnement på Markedsplassen ehandel.no, samt retningslinjer for katalogproduksjon: Konkurransegrunnlag i sak nr 08/ Datatilbehør Side 6 av 10

7 7 LEVERANSER VIA FORSYNINGSSENTERET Gjelder ikke for denne konkurransen. 8 UTFORMING AV TILBUDET 8.1 Format Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 1 eksemplar i A4-format, innsatt i ringperm (ikke innbundet rygg), med eget skilleark for de ulike tema og systematisert i henhold til vedlegg 1. I tillegg skal tilbudet leveres i 1 eksemplar elektronisk på CD, systematisert i mapper etter samme inndeling som papirversjon. Dokumenter skal fortrinnsvis være i PDF- format. NB! Prisskjemaer skal være i Excel-format. Papirversjonen anses som orginalversjonen. 8.2 Tilbudsbrev Tilbyder skal utarbeide et tilbudsbrev i henhold til vedlagte mal, vedlegg 4. I tilbudsbrevet skal det gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra krav kravspesifikasjonene, oppgis dette. Tilbyder skal bekrefte at det er inngått eller vil bli inngått avtale med Markedsplassen ehandel.no i samsvar med punkt 6 over. 8.3 Redegjørelse for leveranse som tilbys I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Redegjørelsen skal angi minst de forhold som fremgår av vedlagte kravspesifikasjonen/prisskjema, vedlegg 5. Forhold som etterspørres er relatert til tildelingskriteriene som tilbudet vil bli evaluert etter, jfr. punkt Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Det åpnes for å gi deltilbud kun på strekkode-utstyr og programvare, se punkt Prising Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og DDP de ulike helseforetakene, jfr. punkt 1. Prisene skal angis som nettopris til oppdragsgiver. Tilbyder skal angi priser på forespurte produkter, samt øvrige sortiment. Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema/kravspesifikasjon, vedlegg 5. Prisskjema skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Dersom prisen er oppgitt med forbehold om endring i valuta skal gjeldende kurs som er lagt til grunn for prisingen oppgis. Det skal samtidig oppgis hvor stor andel av prisen som er valutaavhengig. Dette skal føres inn i prisskjema, vedlegg 5 (egen kolonne). Prisene skal være faste første avtaleperiode. Konkurransegrunnlag i sak nr 08/ Datatilbehør Side 7 av 10

8 8.6 Retur Om leverandøren påberoper seg gebyr ved feilbestilte varer, skal dette beløpet oppgis i prisskjemaet/kravspesifikasjonen, vedlegg 5. Ved retur av andre grunner, se vedlegg 3: punkt 10 og KVALIFIKASJONSKRAV 9.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 9.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 9.3 Skatteattest o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 9.4 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder vil bli kredittvurdert gjennom kredittvurderingsbyrået Dun & Bradstreet, og kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert i denne konkurransen er A (kredittverdig uten sikkerhet). Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering hos D&B som underlag for vurderingen angitt over. Andre kredittrapporter vil det ikke bli tatt hensyn til. o For nystartede selskaper, foretak som ikke er blitt kredittvurdert eller har lavere rating enn A, skal det inngis morselskapsgarantier eller lignende som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Dokumentasjon skal vedlegges tilbudet. 9.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha svært gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. Dersom tilbyder vil støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. Konkurransegrunnlag i sak nr 08/ Datatilbehør Side 8 av 10

9 o o Tilbyder skal gi en oversikt over nøkkelpersoner med relevante kvalifikasjoner som skal ha ansvar for eventuell kontraktsutførelse. Tilbyder skal fremlegge liste over de viktigste leveranser (kunder) de siste tre år. 9.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. o Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og Miljøledelse Det stilles krav om at nasjonal miljølovgivning må følges. Tilbyder skal ha rutiner for å ivareta miljøhensyn. Aktuelle sertifiseringskrav: o ISO-sertifikat o EMAS- registrering o Miljøfyrtårnsertifikat Tilbyder skal dokumentere sine miljøledelsestiltak / miljøledelsessystem på tilbudstidspunktet. 10 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor tilbydere gis karakterscore 1-6, med karakter 6 som beste score. Nr Kriterier Vekt Karakter (1-6) a Pris 80 % b Service/Levering 20 % Sum TOTAL 100 % Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier og momentene listet under tildelingskriteriene er til veiledning for tilbyder men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriteriet. Utdyping av tildelingskriterier: a) Pris på produktene, forespurte produkter samt øvrige sortiment b) Service/Levering, herunder: i. Kommunikasjon og tilgjengelighet: tilgjengelig kontaktperson med god fagkunnskap, forespørsler/bestillinger bør være mulig per e-post og telefon. ii. Tilbyder skal beskrive rutiner for hasteleveranse med forventet leveringstid. For hastebestillinger bes tilbyder oppgi innen hvilket klokkeslett bestillingen må være mottatt for at bestilte produkter kan leveres før klokken neste dag. iii. Andel lagervarer/bestillingsvarer og sortimentsbredde. iv. Returgebyrer. Konkurransegrunnlag i sak nr 08/ Datatilbehør Side 9 av 10

10 11 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse hele eller deler av konkurransen dersom det foreligger saklig grunn jfr. FOA Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. 12 VEDLEGG Vedlegg 1: Krav til strukturering av tilbud Vedlegg 2: Standard rammeavtalevilkår for kjøp av varer RAV-HSØ Bilag 2: Særvilkår for denne avtalen Vedlegg 3: HSØ Generelle innkjøpsvilkår for varer GIV-HSØ Vedlegg 4: Tilbudsbrev Vedlegg 5: Prisskjema Vedlegg 6: Samhandlingsavtale Helse Sør-Øst Vedlegg 7: Krav til ehandel Vedlegg 8: Etiske retningslinjer for innkjøp i Helse Sør-Øst RHF Konkurransegrunnlag i sak nr 08/ Datatilbehør Side 10 av 10