Laboratorieautomasjon Sykehuset Innlandet HF

Transkript

1 Laboratorieautomasjon Sykehuset Innlandet HF Invitasjon til å søke om prekvalifisering for å delta i konkurransepreget dialog. SAKNR: 16/03072

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL PREKVALIFISERING ANSKAFFELSESPROSEDYRE ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KVALIFISERINGEN Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Saksbehandler for Oppdragsgiver Adresse for tilbud Søknadsfrist Språkkrav Kostnader Taushetsplikt Etiske retningslinjer UTFORMING AV SØKNADEN KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Organisering Skatteattest HMS-erklæring Finansiell og økonomisk stilling Tekniske/faglige kvalifikasjoner Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri mv AVSLUTNING AV PREKVALIFISERINGEN Avlysning og totalforkastelse Avvisning av leverandør Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Meddelelse om resultatet av prekvalifiseringen VEDLEGG... 9 Side 2 av 9

3 1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag ansatte. SI har en bygningsmasse på kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For mer informasjon se For informasjon om Helse Sør Øst, se 2 INNBYDELSE TIL PREKVALIFISERING Sykehuset Innlandet, divisjon medisinsk service skal gjennomføre en konkurranse for å anskaffe laboratorieautomasjon (LA) Divisjon medisinsk service er i dag organisert med laboratorievirksomhet ved alle 6 somatiske sykehus (Lillehammer, Gjøvik, Hamar, Elverum, Tynset og Kongsvinger) og de psykiatriske sykehusene. Det er ønskelig å innføre automasjonsløsning ved de somatiske sykehusene tilpasset de stedlige behov samt ønske om å erstatte utstyr for russcreening som i dag gjøres på Sanderud. Anskaffelsen skal inkludere instrumenter i henhold til delområdene i punktene nedenfor. Anskaffelsen skal gi en best mulig automatisert prosess fra prøvetaking til arkivering og bidra til akseptable og forutsigbare svartider, med spesiell vekt på hasteprøver. Samtidig skal en høy analysekvalitet og et godt fysisk arbeidsmiljø opprettholdes. Det vil bli gitt en nærmere beskrivelse av ønskene til leveransens omfang i de beskrivende dokumentene som blir sendt ut til de leverandørene som blir invitert inn i dialogen. De endelige kravene vil bli fastsatt etter at dialogen er gjennomført. Formålet med beskrivelsen her er kun å gi informasjon til potensielle leverandører til å vurdere om man ønsker å søke om kvalifisering for å delta i dialogen. Angivelsen nedenfor må ikke forstås som krav som vil bli stilt eller kriterier som vil bli vektlagt. Leverandøren oppfordres til å stille spørsmål til oppdragsgiver og søke om kvalifikasjon om å delta dersom man mener å ha en aktuell løsning å tilby. Konkurransen er inndelt i 6 delområder: Delområde 1: Automasjonsløsning (transportlinje, pre- og postanalyse). Delområde 2: Mellomvareløsning (Software for styring av informasjonsflyt, prøveflyt og resultatbehandling). Delområde 3: Instrumenter for klinisk kjemi, immunkjemi/infeksjonsimmunologi og russcreeninganalyse. Delområde 4: Instrumenter for hematologi Delområde 5: Instrumenter for koagulasjon Side 3 av 9

4 Delområde 6: rørpostanlegg, (kan gjelde fra enkelte avdelinger/poster - som leverer prøver direkte på automasjonslinjen uten behov for utpakking ). Tar her forbehold om bygningsmessig/teknisk og økonomisk gjennomførbarhet Leverandørene kan delta på ett, flere eller alle delområdene. De kan også benytte underleverandører. De leverandører som søker om kvalifisering innen delområde 2, må også søke om kvalifisering innen ett eller flere av de øvrige delområdene. Anskaffelsen skal lede frem til en samlet løsning som innebærer at alt utsyr som anskaffes innen alle delområdene skal kunne kobles til en eventuell transportlinje. Det vil dermed kunne være av betydning at transportlinjen, samt mellomvareløsningen er fleksibel og åpen for tilkobling av utstyr fra andre leverandører. Dette vil også kunne bli vektlagt med tanke på fremtidig tilkobling av utstyr. Det vil bli vektlagt at prøvesorteringen bør ha tilstrekkelig kapasitet til også å kunne sortere prøverør som skal til undersøkelser som det ikke er sikkert at vil bli knyttet til transportlinjen, for eksempel mikrobiologi, patologi og immunhematologi. Hvis det gjennom dialogen viser seg hensiktsmessig kan det bli aktuelt å koble til eksisterende instrumenter til løsningen. Dette kan påvirke omfanget av anskaffelser av nye instrumenter. Anskaffelsen skal kunne håndtere forventet økt analysevolum (5-10 % pr. år) innenfor leveransens levetid, estimert til ca. 10 år (se for øvrig vedlagt produksjonsstatistikk om dagens situasjon). Sykehuset er forberedt på at det vil være behov for å endre planløsning, inkludert fjerning av vegger i et vist omfang. Vi ser for oss oppstart av leveranser i 2017 Det kan bli aktuelt med leveranse av enkeltinstrumenter for innkjøring før eventuelle transportlinjer er installert. Anskaffelsen tar forbehold om kjøpers finansiering og at overordnede føringer ved Sykehuset Innlandet HF (SIHF) eller i sykehusregionen Helse Sør-Øst RHF (HSØ) ikke endres i forhold til situasjonen ved utlysningen av anskaffelsen. 3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres som en konkurransepreget dialog i to trinn i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og III. Denne forespørselen omhandler første trinn og beskriver krav til søknad om deltagelse (prekvalifisering). Dokumentet sendes til alle leverandører som ønsker å bli kvalifisert til å delta i konkurransen. Dette innebærer at alle interesserte firmaer skal gjennom en prekvalifisering (denne invitasjonen) før de kan levere inn tilbud. For å delta i prekvalifiseringen må man levere en forespørsel (søknad) om deltagelse i konkurransen etter den oppstillingen som er beskrevet i dette dokumentet. Dersom det er flere kvalifiserte leverandører enn det som skal inviteres til å delta i dialogen, vil det bli foretatt en utvelgelse. Side 4 av 9

5 Når evalueringen av prekvalifiseringen er avsluttet, vil oppdragsgiver informere alle søkere skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiver har valgt til videre deltakelse i konkurransen. I trinn II blir beskrivende dokument (konkurransegrunnlag) sendt til deltakerne. Tilbyderne inviteres til å inngi forslag på løsninger/produkter/tjenester. Hver leverandør kan levere inn flere løsningsforslag. Etter at løsningsforslagene er innlevert, vil hver enkelt deltaker bli invitert til å presentere sine løsninger. Deretter vil det bli utarbeidet en plan for videre dialog. Antall dialogmøter vil kunne variere for hver enkelt deltaker etter behov og ut i fra omfang av leveransen. Når dialogfasen er avsluttet vil oppdragsgiver oversende de gjenstående leverandørene et endelig konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon som underlag for leverandørenes endelige tilbud. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KVALIFISERINGEN 4.1 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget må være forelagt skriftlig per e- post til vår saksbehandler senest 7 dager før utløpet av tilbudsfristen. 4.2 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Thomas Aaseth Telefon: E-post: thomas.aaseth@sykehuset-innlandet.no 4.3 Adresse for tilbud Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke: Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Servicetorg Anders Sandvigsgt Lillehammer Postadresse: Konvolutten/pakkes merkes: 16/03072 «Laboratorieautomasjon / framtidig laboratorieløsning» Thomas Aaseth - Åpnes kun av adressat. Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Side 5 av 9

6 Att: Thomas Aaseth Serviceboks 2629 Lillehammer Konvolutten/ pakken merkes: 16/03072 «Laboratorieautomasjon / framtidig laboratorieløsning» Thomas Aaseth - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: 4.4 Søknadsfrist Søknadsfrist: kl For sent innkomne søknader vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at søknaden kommer frem til adressen i punkt 4.3 Feil! Fant ikke referansekilden.innen søknadsfristens utløp 4.5 Språkkrav Søknader og andre dokumenter i forbindelse med kvalifiseringen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.6 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger mv. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere søknaden, må bæres av tilbyder. Søknaden blir ikke returnert tilbyder. 4.7 Taushetsplikt Både Sykehuset Innlandets og leverandørens ansatte har taushetsplikt slik at ikke andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 4.8 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i kvalifikasjonsgrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise søker, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 UTFORMING AV SØKNADEN Komplett søknad med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplar. Søknaden skal oppstilles slik: 1. Søknadsbrev med informasjon om hvilke delområder søknaden gjelder, samt kontaktopplysninger. 2. Besvarelse av kvalifikasjonskravene 3. Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner. Kopi av søknad leveres elektronisk i to (2) eksemplarer på CD, DVD eller minnepinne i Word format og/eller PDF-format. Side 6 av 9

7 Papirversjonen anses som originalversjonen. 6 KVALIFIKASJONSKRAV 6.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 6.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Det skal fremlegges organisasjonskart for tilbyders firma, med navn og funksjoner på adm.dir./ daglig leder og nærmeste ansatte. Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 6.3 Skatteattest Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 6.4 HMS-erklæring Tilbyder skal fremlegge HMS-erklæring Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal levere en kredittvurdering. Denne må vise et resultat ikke lavere enn «god kredittverdighet» (slik anvendt hos Bisnode tidl. AAA soliditet, eller tilsvarende). Tilbyder skal fremlegge revisorgodkjente årsregnskap med noter for de siste to regnskapsår. For nystartede selskaper, selskaper med for dårlig rating eller foretak som ikke blir kredittvurdert, kan det i stedet inngis morselskapsgaranti, bankgaranti eller lignende som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen, jf. FOA 17-8 femte ledd. En tilbyder oppfordres til å kontakte oppdragsgiver dersom dette er aktuelt. 6.6 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Søker skal ha kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene: Krav Beskrivelse og krav til dokumentasjon Leverandør skal ha et velfungerende Redegjørelse for kvalitetssikringssystem/ kvalitetssikringssystem / styringssystem. kvalitetsstyringssystem Side 7 av 9

8 Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdrag innenfor det delområdet hvor tilbyderen søker om prekvalifisering som kommer i avtaleperioden og etter en fremdrift som er nødvendig for å ivareta oppdragsgivers interesse. Tilbyder skal ha levert utstyr innenfor det delområdet hvor tilbyderen søker om prekvalifisering. Hvis dette er beskrevet ihht. ISO 9001 eller tilsvarende 3. parts verifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Tilbyder må gi en beskrivelse av: - tilgjengelige ressurser i egen organisasjon. - erfaring fra tilsvarende prosjekt mht planlegging, installasjon, drift og vedlikehold. Angi tidligere installasjoner (hvor, når, type utstyr). Besvarelsen av dette kvalifikasjonskravet skal være på maksimalt 3 sider. Tilbyderen skal legge frem en liste over leveranser, herunder opplysninger om verdi, type utstyr, tidspunkt, samt navnet på kunden. Det skal oppgis en referanse hos kunden som oppdragsgiver kan kontakte ved tvil om oppfyllelse av kravet. 6.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri mv. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA AVSLUTNING AV PREKVALIFISERINGEN 7.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse prekvalifiseringen og påfølgende konkurranse ved bortfall av planlagt finansiering og/eller det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 22-1(1). 7.2 Avvisning av leverandør Oppdragsgivers plikter og rettigheter mht. avvisning av leverandører framkommer av FOA Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver har til hensikt å gå i dialog med 3-6 leverandører innenfor hvert delområde. En leverandør som blir kvalifisert og utvalgt innenfor flere områder regnes som en leverandør per. det aktuelle delområdet hvor en er kvalifisert. Dersom det er flere leverandører som blir kvalifisert enn det som skal velges ut, vil oppdragsgiver benytte som utvelgelseskriterium de som best oppfyller kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Det er derfor viktig at dette punktet besvares godt. Side 8 av 9

9 7.4 Meddelelse om resultatet av prekvalifiseringen Søkere som ikke blir valgt til videre deltagelse vil få tilsendt en begrunnet tilbakemelding om oppdragsgivers utvelgelse. 7.5 VEDLEGG 1. Produksjonsstatistikk Side 9 av 9