KVALIFIKASJONSGRUNNLAG STRATEGISK KONSULENTBISTAND ÅPENT ANBUD: 2-TRINNS PROSEDYRE

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG STRATEGISK KONSULENTBISTAND ÅPENT ANBUD: 2-TRINNS PROSEDYRE Dato: 28/02/12 Ref. nummer: 12005

2 1 OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL PREKVALIFISERING ANSKAFFELSENS OMFANG KONKURRANSEFORM KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN SAKSBEHANDLER FOR OPPDRAGSGIVER FRIST FOR SPØRSMÅL TIL KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET ADRESSE FORKVALIFIKASJONSSØKNAD FREMDRIFTSPLAN OFFENTLIGHETSLOVEN SPRÅKKRAV KOSTNADER ETISKE RETNINGSLINJER ORIENTERING OM KONTRAKT RAMMEAVTALE UTFORMING AV KVALIFIKASJONSSØKNADEN FORMAT KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT ORGANISERING SKATTEATTESTER HMS-EGENERKLÆRING FINANSIELL OG ØKONOMISK STILLING FAGLIG ETIKK, KORRUPSJON, BEDRAGERI MED MER LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR REFERANSE OG TIDLIGERE OPPDRAG TIDLIGERE OPPDRAG AVSLUTNING AV KONKURRANSEN AVLYSNING MEDDELELSE OM VALGT TILBYDER VEDLEGG

3 1 OPPDRAGSGIVER Den Norske Opera & Ballett ( DNO&B ) er landets største musikk- og scenekunstinstitusjon. Hovedvirksomheten i DNO&B er produksjon og formidling av opera og ballett av høy kvalitet til et bredt publikum. Organisasjonen består av omtrent 630 medarbeidere fordelt på ca. 50 forskjellige yrkesgrupper. Virksomheten omfatter sangere, ballettdansere, musikere, snekkere, malere, modister, syersker, skomakere, fotografer, i tillegg til tekniske fagarbeidere og ansatte i støttefunksjoner. Den totale omsetningen i 2010 var kr. 589 millioner kroner. For mer informasjon om DNO&B, se Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Oppdragsgiver etterspør iht. dette kvalifikasjonsgrunnlaget. 2 INNBYDELSE TIL PREKVALIFISERING DNO&B inviterer med dette til prekvalifisering for kjøp av strategisk konsulentbistand i forbindelse med organisasjonsutvikling, inkludert overgang til ny, prosjektorganisert styringsmodell. 1.1 Anskaffelsens omfang DNO&B er en organisasjon i sterk utvikling og trenger i forbindelse med dette ulik konsulentbistand innenfor områder som organisasjonsutvikling, ledelse og prosjekt/prosessledelse. Konsulentene skal fungere som støttespillere for lederne i bedriften. DNO&B ønsker et team av konsulenter med ulik erfaring som kan benyttes etter hvert som problemstillinger og utfordringer oppstår. Aktuelle områder er: risikostyring, beredskap og kvalitetsstyring, lederutvikling, konflikthåndtering og organisasjonsutvikling, prosess og styringsmetodikk. 1.2 Konkurranseform Konkurransen avholdes som en åpen anbudsprosess i 2 trinn i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Konkurransen gjennomføres i to klart adskilte faser, en prekvalifikasjonsfase og en tildelingsfase. Oppdragsgiver vil i kunngjøringen blant annet redegjøre for hvilke kvalifikasjonskrav som stilles og sette en tidsfrist for mottak av forespørsel om deltagelse. Etter å ha mottatt forespørsler om deltagelse vil oppdragsgiver vurdere hvilke leverandører som anses som kvalifisert. Av disse vil maksimum 8 bli invitert til å innlevere et fullstendig tilbud. Disse maksimalt 8 vil få kravspesifikasjon og prisdokumenter tilsendt. 3

4 Eventuell reduksjon av antall leverandører vil skje før tilbudsfasen. Prekvalifisering av tilbydere vil gjøres på grunnlag av kvalifikasjonskrav i pkt. 7 i kvalifikasjonsgrunnlaget. Redegjørelsen for kvalifikasjonskravene skal leveres sammen med forespørsel om deltagelse. Det presiseres at forhandlinger ikke er tillatt ved en åpen anbudsprosess. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se 3 KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET Kvalifikasjonsgrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis en beskrivelse av kvalifikasjonskrav i tillegg til informasjon om hensikten med konkurransen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av dokumentet fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle vesentlige endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli publisert på Doffin-databasen. 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: E-post: Kjærsti Theodorsen kt@operaen.no 4.2 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli distribuert via Doffin.no senest tre dager etter at spørsmålet er mottatt. 4.3 Adresse forkvalifikasjonssøknad Postadresse: Kjærsti Theodorsen Den Norske Opera & Ballett Postboks 785 Sentrum 0106 Oslo Leveringsadresse: Kjærsti Theodorsen 4

5 Den Norske Opera & Ballett Kirsten Flagstadsplass Oslo Kvalifikasjonssøknaden skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Prekvalifisering strategisk konsulentbistand Kjærsti Theodorsen åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.4 Fremdriftsplan Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED 28. februar 2012 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 16. mars 2012 Kvalifikasjonsfrist 28. mars 2012 kl Evaluering kvalifikasjon 16. april 2012 Utsending konkurransegrunnlag 16. april 2012 Anbudsfrist 21. mai 2012 kl Kontraktsstart 1. august Offentlighetsloven DNO&B er statlig eid og derfor underlagt Offentlighetsloven. Denne sier at prekvalifiseringssøknader, tilbud og protokoll skal i hovedsak være offentlige etter at valg av leverandør er tatt. Reglene sikrer at allmennheten, herunder politikere og presse, kan få mulighet til å kontrollere anskaffelsesprosedyrene. Dersom søknaden, tilbudene eller protokollen inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, for eksempel forretningshemmeligheter, skal det ikke på noe tidspunkt gis innsyn i slike opplysninger, jf. Offentlighetsloven 13. Leverandører vil ha muligheten til å levere en sladdet søknad i tillegg til den fullverdige prekvalifiseringssøknaden, men det gjøres oppmerksom på at det er DNO&B som vil vurdere hva som er underlagt taushetsplikten. Vedlegg 1 skal fylles ut dersom leverandør mener at deler av anbudet skal unndras offentligheten 4.6 Språkkrav Prekvalifikasjonssøknad andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.7 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere prekvalifikasjonssøknaden og eventuelt tilbud, må bæres av tilbyder. Dokumenter vil ikke bli returnert. 5

6 4.8 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i kvalifikasjonsgrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. DNO&B forbeholder seg rett en til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. DNO&B legger til grunn at leverandøren overholder arbeidsmiljøloven og lover og regler for arbeidstid ovenfor sine ansatte, herunder gjelder lønnspolitikk i henhold til gjeldende tariffer og kjøre/hviletider i henhold til gitt reglement. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Rammeavtale Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Det vil bli inngått rammeavtaler om kjøp av konsulentbistand med varighet i 2 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i ytterligere 1+1 år innenfor følgende hovedområder: Risikostyring, beredskap og kvalitetsstyring Lederutvikling og konflikthåndtering Organisasjonsutvikling, prosess og styringsmetodikk Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler med 1-3 leverandører, avhengig av kompetanse og erfaring hos de ulike tilbyderne. DNO&B forbeholder seg retten til å velge a) inntil 3 leverandører med hvert sitt spesialfelt og/eller b) inntil 3 leverandører med stor bredde i kompetanse, totalt vil det ikke velges mer enn 3 leverandører. I tilfelle a) vil avrop skje basert på DNO&Bs behov når det gjelder kompetanse og erfaring. I tilfelle b) vil avrop skje basert på pris og deretter på kapasitet. 6 UTFORMING AV KVALIFIKASJONSSØKNADEN 6.1 Format Søknaden skal leveres innbundet eller i ringperm med inndeling / disposisjon som beskrevet nedenfor. Søknaden skal leveres på norsk. Søknaden skal være komplett. Søknaden skal besvares i henhold til følgende disposisjon: 1. Følgebrev med en kort orientering om innhold og hvilke deler av konkurransen det leveres inn søknad på. Brevet skal være signert 6

7 av person med nødvendig fullmakt. Følgebrevet skal inneholde følgende informasjon. Tilbudets innhold, kategori og utstyrsgruppe(r) Tilbyders navn og adresse Tilbyders organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og tlf.nr. 2. Besvarelse av kvalifikasjonskrav sa kapittel 7 Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i 1 eksemplar, samt en fullstendig elektronisk kopi på minnebrikke eller CD-ROM inneholdende samtlige av søknaden dokumenter. Det gis ikke anledning til å levere søknad via . Attester, referanser, brosjyrer m.v. ønskes levert i pdf-format. Tilbyder bærer selv alle utgifter som han pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av søknaden. 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sinsøknad beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sin søknad vurdert. 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig registrert foretak. o Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Det skal fremlegges organisasjonskart for tilbyders firma, med navn og funksjoner på adm.dir./ daglig leder og nærmeste ansatte. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7

8 7.3 Skatteattester Virksomheten skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 7.4 HMS-egenerklæring Tilbyder skal bekrefte å oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Utfylt egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet 7.5 Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal dokumentere at de har en sunn økonomi som ikke inngir tvil om fortsatt drift i avtaleperioden. o Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal legge frem kredittrating fra en godkjent 3. part (for eksempel Dun&Bradstreet eller S&P). 7.6 Faglig etikk, korrupsjon, bedrageri med mer. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. Forholdene vil bli Gjør rede for eventuelle dommer og saksforholdet i eget vedlegg til søknaden. 8

9 vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og Lønns- og arbeidsvilkår Tilbyder skal bekrefte at forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter blir fulgt under denne avtalen. Forskriften finnes her Skriftlig bekreftelse signert av person med fullmakt. 7.8 Referanse og tidligere oppdrag For at DNO&B skal kunne levere opera og ballett av høy kvalitet er det avgjørende at tilbyder besitter meget god og relevant faglig kompetanse og erfaring innen de områdene som oppdragsgiver ber om tjenester på, ref. pkt 2. Det skal oppgis tre relevante referanser. Oppdragsgiver kan kontakte referansene uten nærmere varsel. Referanser skal som et minimum beskrives med følgende informasjon: 1. Kundens navn 2. Kontaktinformasjon hos oppdragsgiver; navn, stilling, e-post og telefon 3. Utdypende beskrivelse av leveranser 4. Tidsrom og varighet 5. Referansens tids- og timeomfang/ økonomisk verdi. Tidligere oppdrag hos Den Norske Opera & Ballett bør nevnes. 9

10 7.9 Tidligere oppdrag Tilbyder skal kort beskrive et tidligere oppdrag de mener har direkte overføringsverdi til DNO&Bs utfordringer. Kort beskrivelse av problemstillingen, foreslått løsning og begrunnelse for valg av problemstilling. Beskrivelsen skal være på maks. 2 stående A4 side. Tilbyder kan fritt velge case og miljø for å synliggjøre tankesett og angrepsvinkel basert på den begrensede informasjonen som er oppgitt i dette kvalifikasjonsdokument i tillegg til annen offentlig informasjon (f.eks fra media, årsrapporter etc). 8 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 8.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering. 8.2 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. 9 VEDLEGG Vedlegg 1: Innsynsrett 10