Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse, del III om kontrakt for levering av PASIENTREISER, HELSEEKSPRESS LILLEHAMMER OSLO

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse, del III om kontrakt for levering av PASIENTREISER, HELSEEKSPRESS LILLEHAMMER OSLO til Sykehuset Innlandet HF Divisjon Prehospitale Tjenester Sak nr.: Tilbudsfrist: kl. 12:00

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL KONKURRANSE ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Tilbudsbefaring / Tilbudskonferanse Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Saksbehandler for Oppdragsgiver Adresse for tilbud Tilbudsfrist Tidsplan Språkkrav Kostnader Offentlighet Taushetsplikt Etiske retningslinjer ORIENTERING OM KONTRAKT Planlagte kontrakter og kontraktsperiode Kontraktsvilkår Forbehold til kontraktsvilkår UTFORMING AV TILBUDET Tilbudsbrev Besvarelse av kvalifikasjonskrav Besvarelse av kravspesifikasjon Priser Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Endre og tilbakekalle tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Organisering Skatteattest HMS-erklæring Finansiell og økonomisk stilling Tekniske/faglige kvalifikasjoner Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning og totalforkastelse Avvisning pga. av forhold ved leverandør eller tilbud Meddelelse om valg av tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt VEDLEGG Konkurransegrunnlag i sak nr Side 2 av 10

3 1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag ansatte. SI har en bygningsmasse på kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For mer informasjon se For informasjon om Helse Sør Øst, se 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuset Innlandet, prehospitale tjenester ved Pasientreiser Innladet inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende kjøp av pasientreiser med Helseekspress for ruten Lillehammer - Oslo. Tilbudet skal bestå av én helseekspressbuss utformet/utstyrt i henhold til de betingelser som fremkommer i Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon. Helseekspressen skal i tillegg kunne frakte post, varer og andre relaterte oppdrag formidlet av Oppdragsgiver. Det skal være et utvidet servicetilbud ombord hvor det bl.a. skal tilbys gratis varme/kalde drikker til de reisende. Tilbudet skal omfatte komplette tjenester i henhold til konkurransereglenes intensjoner, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt eller spesifisert i konkurransegrunnlaget. For øvrig er det Tilbyders ansvar å gjøre seg kjent med de lokale forholdene for oppdraget, ved egne befaringer og registreringer. Tilbyder kan ikke senere påberope seg rett til kontraktsendringer knyttet til forhold som har vært reelle og registrerbare før innlevering av tilbudet. Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Det presiseres at forhandlinger ikke er tillatt. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag i sak nr Side 3 av 10

4 Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. Alle publiseringer blir sendt til den e-postadressen som oppgis ved registrering og nedlasting av konkurransegrunnlaget på Doffin.no 3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Tilbudsbefaring / Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 3.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig per e- post til vår saksbehandler senest 9 dager før utløpet av tilbudsfristen. 3.3 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Tor Faukald Telefon: / E-post: tor.faukald@sykehuset-innlandet.no 3.4 Adresse for tilbud Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke: Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Kyrre Greppsgt Gjøvik Postadresse: Konvolutten/pakkes merkes: Helseekspress Lillehammer Oslo, Tor Faukald - Åpnes kun av adressat. Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Att: Tor Faukald Kyrre Greppsgt Gjøvik Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Konvolutten/ pakken merkes: Helseekspress Lillehammer Oslo, Tor Faukald - Åpnes kun av adressat. Konkurransegrunnlag i sak nr Side 4 av 10

5 3.5 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : Kl. 12:00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 3.4 innen tilbudsfristens utløp. 3.6 Tidsplan Prosess etter innlevering av tilbud vil bli kjørt etter følgende plan: Trinn Aktivitet Dato / frist 1. Tilbudsåpning To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen Kl. 09:00 Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 2. Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til dato som oppgitt i kolonnen Kl. 12:00 til høyre. 3. Avklaring med tilbydere og evaluering av tilbudene uke nr Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev uke nr Kontraktsinngåelse uke nr Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.8 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 3.9 Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Konkurransegrunnlag i sak nr Side 5 av 10

6 3.10 Taushetsplikt Både Sykehuset Innlandets og leverandørens ansatte har taushetsplikt slik at ikke andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbyder, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 4 ORIENTERING OM KONTRAKT 4.1 Planlagte kontrakter og kontraktsperiode Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Det vil bli inngått avtale om kjøp av pasientreiser med Helseekspress (buss) med varighet i 5 år, beregnet fra Helseekspressen er satt inn i ordinær drift. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å utløse opsjon om forlengelse av avtalen på inntil 1 (ett) år. 4.2 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlegg til konkurransegrunnlaget. 4.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet. Leverandørens henvisning til egne leveringsvilkår eller andre standardiserte leveringsvilkår vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra oppdragsgivers kontraktsvilkår. 5 UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal oppstilles slik: 1. Tilbudsbrev 2. Besvarelse av kvalifikasjonskrav 3. Besvarelse av kravspesifikasjon 4. Priser 5. Produktdatablader, brosjyrer og annen tilleggsdokumentasjon Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplarer. Konkurransegrunnlag i sak nr Side 6 av 10

7 Kopi av tilbudet leveres elektronisk på minnepinne i pdf-format. Prisskjema og evt. prislister skal leveres i excel-format. Papirversjonen anses som originalversjonen 5.1 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. 5.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 6 nedenfor. 5.3 Besvarelse av kravspesifikasjon I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Dokumentet skal besvare de krav og spørsmål som fremgår av vedlagte kravspesifikasjonen se Vedlegg Priser Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, se vedlegg 2. Intensjonen er at Oppdragsgiver selv stiller med bemanning i bussens båreavdeling, men Oppdragsgiver ønsker at Tilbyder gir inn tilbud på bemanning av denne som en opsjon for Oppdragsgiver. Se Vedlegg 2 prisskjema Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. 5.5 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 5.6 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 5.7 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes iht. konkurransegrunnlaget. 6 KVALIFIKASJONSKRAV 6.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 6.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Konkurransegrunnlag i sak nr Side 7 av 10

8 Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 6.3 Skatteattest Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 6.4 HMS-erklæring Tilbyder skal fremlegge HMS-erklæring, Vedlegg Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal fremlegge utdrag av årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. 6.6 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode / svært gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal gi en oversikt over nøkkelpersoner med relevante kvalifikasjoner som skal ha ansvar for eventuell kontraktsutførelse. Tilbyder skal fremlegge liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år med opplysninger om verdi og tidspunkt og navn på mottaker Tilbyder skal redegjøre for metoder for kvalitetssikring. Tilbyder skal redegjøre for bemanningssituasjonen i foretaket siste 3 år. Det skal dokumenteres hvilken bemanning firmaet har tilgjengelig innenfor Oppdragsgivers ansvarsområde. Tilbyder skal angi om han har til hensikt å bruke underleverandører for oppfyllelse, og i så fall for hvor stor del av kontrakten. Tilbyder skal redegjøre for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som tilbyder disponerer til gjennomføring av kontrakten. Løyve, tilbyder skal på tilbudstidspunktet inneha løyve eller oppfylle kravene til løyve for persontransport utenfor rute, i henhold til Yrkestransportloven. Tilbyder skal ved innlevering av tilbud vedlegge dokumentasjon på at kravene til løyve oppfylles. Lønns og arbeidsvilkår, Tilbyder skal bekrefte at følgende betingelser oppfylles: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkår til de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer arbeid under kontrakten skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Dersom leverandøren ikke etterlever disse plikter har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er blitt ordnet. Konkurransegrunnlag i sak nr Side 8 av 10

9 Dersom tilbyder vil støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 6.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Nr Kriterier Vekt (%) Kommentar 1. Pris, inkl. levetids- og driftskostnader 50 Prisen skal inneholde alle relevante kostnader knyttet til tjenesten, herunder drivstoff, forsikringer, bompenger, ferjekostnader, p-avgift, piggdekkavgift, telefon og telefaks, mat/drikke og avis til passasjerene, lønns- og personalkostnader, ventekostnader, service og vedlikehold av buss m.v. Av alle priselementene teller dagspris klart mest. 2. Gjennomføringsevne 40 Dokumentasjon som tjener til å gi grunnlag for vurdering av forventet kvalitet på de tilbudte tjenestene basert på kravene i konkurransegrunnlaget. 3. Miljø 10 Dokumentasjon som tjener til å gi grunnlag for vurdering av miljøbelastning på tilbudt tjeneste og eventuelt andre interne miljøtiltak Tilbyder har. I tabellen er det angitt hvilken prosentvis vekt de enkelte tildelingskriterier vil få i den totale vurderingen. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn gi karakterer for tilbyders oppfyllelse av hvert enkelt forhold som står oppført i tabellen. Det vil tildeles karakter på en skala fra 1 til 6, der 1 er dårligste karakter og 6 er beste karakter. Deretter blir alle karakterer tillagt den vekt som står oppført i tabellen og regnet om til en poengsum Underpunkter pr tildelingskriterie er ikke uttømmende. 8 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 8.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering og/eller det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 22-1(1). Konkurransegrunnlag i sak nr Side 9 av 10

10 Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1(2). 8.2 Avvisning pga. av forhold ved leverandør eller tilbud Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av leverandør framkommer av FOA Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA og FOA Dersom en leverandør ønsker å påklage oppdragsgivers beslutning om avvisning må klagen fremsettes innen 15 dager fra meddelelsen om avvisning er sendt. 8.3 Meddelelse om valg av tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt elektronisk til samtlige deltakere i konkurransen senest 10 dager før kontrakt inngås, regnet fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, jfr. FOA (1) og endelig frist for å påklage beslutningen, jfr Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 9 VEDLEGG Vedlegg 1) Kravspesifikasjon Vedlegg 2) Prisskjema Vedlegg 3) Standard rammeavtalevilkår for kjøp av varer og tjenester - RA/SI-06/08 Vedlegg 4) Generelle innkjøpsvilkår for kjøp av tjenester - GIT/HSØ 06/08 Vedlegg 5) HMS-erklæring Konkurransegrunnlag i sak nr Side 10 av 10