Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse, del III om kontrakt for levering av. Skjelett- og thoraxlaboratorium

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse, del III om kontrakt for levering av Skjelett- og thoraxlaboratorium til Sykehuset Innlandet HF Divisjon Tynset Sak nr.: 15/00575 Tilbudsfrist: kl

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL KONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAGET ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Tilbudsbefaring Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Saksbehandler for Oppdragsgiver Adresse for tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tidsplan Språkkrav Kostnader Offentlighet Taushetsplikt Etiske retningslinjer ORIENTERING OM KONTRAKT Planlagte kontrakte Bruk av elektronisk faktura Kontraktsvilkår Forbehold til kontraktsvilkår UTFORMING AV TILBUDET Tilbudsbrev Besvarelse av kvalifikasjonskrav Besvarelse av kravspesifikasjon Priser Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Endre og tilbakekalle tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Organisering Skatteattest Finansiell og økonomisk stilling Tekniske/faglige kvalifikasjoner Miljø Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m. v Kvalitetssikringssystem TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning og totalforkastelse Avvisning pga. av forhold ved leverandør eller tilbud Meddelelse om valg av tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt VEDLEGG Konkurransegrunnlag i sak nr.15/00575 Side 2 av 10

3 1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag ansatte. SI har en bygningsmasse på kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. Sykehuset Innlandet skal være i fremste rekke innenfor miljøvennlig sykehusdrift. Foretaket er miljøsertifisert etter ISO standarden. Foretakets miljømål omfatter bl.a. reduksjon i CO2 utslipp, avfall og energiforbruk. Helseforetaket vil sette fokus på relevante miljøkrav under planleggingen av den enkelte anskaffelse ved å ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. For mer informasjon se Mer informasjon om foretakets miljøarbeid finnes på våre nettsider ved å søke på «grønt sykehus». For informasjon om Helse Sør Øst, se 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuset Innlandet, Divisjon Tynset, seksjon for Bildediagnostikk, inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende kjøp av digitalt skjelett- og thoraxlaboratoriun, installasjon og opplæring. Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Det presiseres at forhandlinger ikke er tillatt. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal inneholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag i sak nr.15/00575 Side 3 av 10

4 Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. Alle publiseringer blir sendt til den e-postadressen som oppgis ved registrering og nedlasting av konkurransegrunnlaget på Doffin. 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring med samtlige tilbydere den kl på Tynset. Interesse for befaring meldes til saksbehandler, Erlend Hansen, pr. e-post; erlend.hansen@sykehusetinnlandet.no, innen kl Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig per e- post til vår saksbehandler senest 9 dager før utløpet av tilbudsfristen. 4.3 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Erlend Hansen Telefon: E-post: Erlend.hansen@sykehuset-innlandet.no 4.4 Adresse for tilbud Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke: Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen v/ Erlend Hansen Furnesveien Brumunddal Postadresse: Konvolutten/pakken merkes: Erlend Hansen - Åpnes kun av adressat. Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Att: Erlend Hansen Postboks Brumunddal Konvolutten/ pakken merkes: « Erlend Hansen - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.5 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er , kl Konkurransegrunnlag i sak nr.15/00575 Side 4 av 10

5 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.4 innen tilbudsfristens utløp. Tilbudets innhold vil ikke bli undersøkt av oppdragsgiver før fristen har løpt ut. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til , kl Tidsplan Prosess etter innlevering av tilbud vil bli kjørt etter følgende plan: Trinn Aktivitet Dato / frist 1. Avklaring med tilbydere og evaluering av tilbudene Uke nr Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev Uke nr Kontraktsinngåelse Uke nr Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.9 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres Taushetsplikt Både Sykehuset Innlandets og leverandørens ansatte har taushetsplikt slik at ikke andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Konkurransegrunnlag i sak nr.15/00575 Side 5 av 10

6 4.12 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbyder, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakte Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Enkeltkontrakt Det vil bli inngått avtale om kjøp av skjelett- og thoraxlaboratorium, installasjon og opplæring. Service- og vedlikeholdsavtale Opsjon om service- og vedlikeholdskontrakt vil bli vurdert inngått ved kontraktsinngåelse, alternativt etter garantiens utløp. En kontrakt vil bli inngått med opsjon om forlengelse i år. 5.2 Bruk av elektronisk faktura Elektronisk faktura er tatt i bruk av Sykehuset Innlandet HF og er et krav for leverandør på denne kontrakten. Leverandør må produsere fakturaer på Elektronisk handelsformat (EHF) fra eget fakturasystem, eller benytte en nettbasert fakturaportal. Les mer om elektronisk faktura på tema Elektronisk handel (E-handel). Egen veiledning for bruk av elektronisk faktura blir utlevert til leverandør(er) som får tildelt kontrakt. 5.3 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlegg til konkurransegrunnlaget. 5.4 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet. Leverandørens henvisning til egne leveringsvilkår eller andre standardiserte leveringsvilkår vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra oppdragsgivers kontraktsvilkår. 6 UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal oppstilles slik: 1. Tilbudsbrev 2. Priser 3. Besvarelse av kravspesifikasjon 4. Produktdatablader, brosjyrer og annen tilleggsdokumentasjon 5. Besvarelse av kvalifikasjonskrav Konkurransegrunnlag i sak nr.15/00575 Side 6 av 10

7 Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 1 eksemplar. Kopi av tilbudet leveres elektronisk på minnepinne i pdf-format. Kravspesifikasjon, prisskjema og evt. prislister skal leveres i excel-format. Papirversjonen anses som originalversjonen 6.1 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forbehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. 6.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. 6.3 Besvarelse av kravspesifikasjon I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Dokumentet skal besvare de krav og spørsmål som fremgår av vedlagte kravspesifikasjonen. 6.4 Priser Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema. Priser skal være i faste NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. Leverandøren skal gi tilbud på reservedeler som hører til leveransen. Prisliste skal utarbeides. Leverandøren skal gi tilbud på service i henhold til vedlagte dokumenter. Leverandøren skal vise hvordan man kommer frem til totalprisen, ved å oppgi de enkelte priselementer (timepris, reisekostnader, deler, mv.). 6.5 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget. 6.6 Alternative tilbud Det er anledning til å gi alternative tilbud som innebærer andre løsninger enn de som framgår av Oppdragsgivers tekniske beskrivelse, eventuelt mer miljøvennlige løsninger, dersom det alternative tilbudet ivaretar Oppdragsgivers behov fremsatt i kravspesifikasjonen. Alternative tilbud skal prises slik at de uten videre lar seg sammenligne med øvrige tilbud. 6.7 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes iht. konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag i sak nr.15/00575 Side 7 av 10

8 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Det skal fremlegges organisasjonskart for tilbyders firma, med navn og funksjoner på adm.dir./ daglig leder og nærmeste ansatte. Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7.3 Skatteattest Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattest (attest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 7.4 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal fremlegge utdrag av årsregnskap for siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. Tilbyder skal fremlegge relevant ansvarsforsikring. 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal gi en oversikt over nøkkelpersoner med relevante kvalifikasjoner som skal ha ansvar for eventuell kontraktutførelse. Tilbyder skal dokumentere leveringserfaring. 7.6 Miljø Tilbyder skal på tidspunktet for innlevering av tilbud minimum være i ferd med å etablere metoder for miljøstyring samt vare medlem i en returordning. Tilbyder beskriver eget system som ivaretar krav om lav miljøpåvirkning eller fremlegge dokumentasjon på ISO sertifisering eller tilsvarende. Hvis norsk tilbyder (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved tilbudsfrist fremlegges dokumentasjon for at tilbyder er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egn ordning for sluttbehandling hvor emballasje blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte. Bevis på medlemskap i returordning (Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning) vedlegges. Konkurransegrunnlag i sak nr.15/00575 Side 8 av 10

9 7.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m. v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA Kvalitetssikringssystem Tilbyder skal dokumentere sitt kvalitetssikringssystem 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Nr. Kriterier Vekt (%) Mak antall poeng A Pris Samlede pris basert på priser oppgitt i Tilbudsskjema. Levetidskostnader, beregnes ut fra servicenivå 1, en akuttservice á 7 timer med timepris i henhold til serviceavtale nivå 0 og oppmøtepris. B Systemets egnethet og funksjonalitet Tilbyders dokumentasjon (svar på vår vedlagte kravspesifikasjon), samt våre vurderinger / erfaringer etter eventuelt gjennomført befaring, vil bli tillagt stor vekt i denne vurderingen. C Serviceorganisasjon, service og tjenester Tilbyders dokumentasjon av service, kurs og opplæring vil bli lagt til grunn for vurderingen. I tabellen er det angitt hvilken prosentvis vekt de enkelte tildelingskriterier vil få i den totale vurderingen. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn gi karakterer for tilbyders oppfyllelse av hvert enkelt forhold som står oppført i tabellen. Det vil tildeles karakter på en skala fra 1 til 6, der 1 er dårligste karakter og 6 er beste karakter. Deretter blir alle karakterer tillagt den vekt som står oppført i tabellen og regnet om til en poengsum 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering og/eller det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 22-1(1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1(2). 9.2 Avvisning pga. av forhold ved leverandør eller tilbud Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av leverandør framkommer av FOA Konkurransegrunnlag i sak nr.15/00575 Side 9 av 10

10 Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA og FOA Dersom en leverandør ønsker å påklage oppdragsgivers beslutning om avvisning må klagen fremsettes innen 15 dager fra meddelelsen om avvisning er sendt. 9.3 Meddelelse om valg av tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt elektronisk til samtlige deltakere i konkurransen senest 10 dager før kontrakt inngås, regnet fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, jfr. FOA (1) og endelig frist for å påklage beslutningen, jfr Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 10 VEDLEGG Vedlegg 1) Kravspesifikasjon Vedlegg 2) Prisskjema Vedlegg 3) Generelle innkjøpsvilkår for kjøp av varer Vedlegg 4) SI serviceavtale m/vedlegg Vedlegg 5) AKS aktuelle punkter Vedlegg 6) Tegninger, dwg- og pdf format Vedlegg 7) Akseptanseprotokoll Vedlegg 8) SI Kjøpsavtale MTU (mal) Konkurransegrunnlag i sak nr.15/00575 Side 10 av 10