Hva skjer i kommunesektoren frem mot 2020? GeoNordland 2015, 12. mars Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder Plan, bygg& geodata KS KommIT

Transkript

1 Hva skjer i kommunesektoren frem mot 2020? GeoNordland 2015, 12. mars Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder Plan, bygg& geodata KS KommIT

2

3 Deltakerne er fordelt i fem sammenlignbare grupper basert på antall innbyggere i kommunene GRUPPE 1 < 5,000 innbyggere Tydal Meråker Frosta Hurdal Selbu Gol Rollag Hjartdal Midsund Nore og Uvdal Flesberg Aukra Drangedal GRUPPE 2 Froland 5,000 15,000 innbyggere Surnadal Eidskog Gjerdrum Sunndal Nannestad Tinn Vestnes Rauma Kragerø Notodden Bamble GRUPPE 3 15,001 35,000 innbyggere Nes Røyken Grimstad Eidsvoll Stjørdal Kristiansund Molde Kongsberg Ullensaker GRUPPE 4 Arendal Skien 35,001 65,000 innbyggere Asker GRUPPE 5 > 65,000 innbyggere Kristiansand Stavanger

4 Digitaliseringsgraden er lavere innen plan/bygg/geodataenn andre sektorer IKT-KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. DIGITALISERINGSGRAD OG BRUKEREDSHET VIKTIGSTE FUNN Digitaliseringsgraden er generelt lavere for alle kommunene innen plan, bygg og geodata, sammenlignet med helse /velferd og skole/oppvekst. IKT-kostnad pr. inbygger Tydal Rollag Hjartdal Midsund Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Aukra Selbu Drangedal Digitaliseringsgrad helse og velferd Brukertilfredshet helse og velferd 73% 62% 67% 42% 46% 29% 24% 72% 62% 68% 79% 74% 62% 66% 71% 58% 62% 36% 38% 32% Digitaliseringsgrad skole og oppvekst Brukertilfredshet skole og oppvekst Digitaliseringsgrad plan, bygg og geodata Brukertilfredshet plan, bygg og geodata 82% 86% 89% 71% 71% 75% 73% 74% 64% 66% 68% 76% 78% 56% 53% 46% 58% 69% 55% 71% 71% 44% 35% 32% 80% 40% 33% 29% 18% 86% 75% 35% 38% 49% 28% 27% N/A N/A N/A N/A N/A

5 Den minste kommunen, har de høyeste lisenskostnadene, og den største de laveste for fagsystemer innen plan/bygg/geodata 117 LISENSKOSTNADER PLAN, BYGG OG GEODATA, KR. PR. INNBYGGER Gjennomsnitt VIKTIGSTE FUNN Notat: Lisenskostnadene er beregnet ut fra kommunenes egen rapportering. Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Beløpet er oppgitt i hele kroner. Lisenskostnadene er beregnet ut fra totalkostnaden for kommunene til leverandørene GISLINE, ISY WinMap og KOMTEK. Skien kommune, den største kommunen,har de laveste lisenskostnadene for fagsystemer innen plan-, bygg og geodata sammenlignet med andre kommuner som har rapportert lisenskostnader. Kommunen benytter GISLINE, ISY WINMAP og KOMTEK som leverandør av fagsystemer innen plan, bygg og geodata Rollag kommune, den minste kommunen har de høyeste kostnadene ved fagsystemer for plan, bygg og geodata. Systemene i kommunen håndteres lokalt til et fåtall brukere i kommunen. Både Skienkommuneog Rollagkommunebenytter GISLINE, ISY WINMAP og KOMTEK som leverandører av fagsystemer innen plan, bygg og geodata. Lisenskostnadene forfagsystemerinnen plan, bygg og geodataavtar med økt kommunestørrelse.

6 Digitaliseringsarbeidet tar utgangspunkt i hele forretningsprosessen Innbygger fyller ut søknad Innbygger sender søknad med post Postmottak mottar og sorterer post Saksbehandler arkiverer søknaden Saksbehandler behandler søknad Saksbehandler sender ut svar Innbygger mottar svaret per post Innbygger fyller ut søknad FIKS/eDialog Saksbehandler behandler søknad FIKS SvarUt Innbygger mottar digital post SSB mottar digital rapport

7 class Byggesak Felles informasjonsmodell class Byggesak ebyggesak KS Resultat XML Arkiv Legend ebyggesøknad/byggsøk Matrikkelen FKB PblTiltak/Bygning BIM/IFC +faseførmilepel Byggesak Fase Legend Prosess + saksnummer: Saksnummer fasenavn: string +saksbehandling Milepel +faseettermilepel ebyggesak + kategori: Prosesskategori +milepeler + registrertifkbpbltiltak: datetime [0..1] + kategori: Milepeltype KS Resultat XML registrertifkbbygning: datetime [0..1] 0..* + frist: date [0..1] Arkiv + registrertimatrikkel: datetime [0..1] + utført: date [0..1] +sjekkpunkter Sjekkpunkt/Oppgaver + registrertifkbpblsøknad: datetime [0..1] + intern: boolean ebyggesøknad/byggsøk 0..* + typesjekk: Sjekkpunkttype + status: string Matrikkelen + beskrivelse: string [0..1] skjema-v2::skjemahode FKB PblTiltak/Bygning +datafangst 0..* +resultat BIM/IFC + skjemaid: string Vedtak skjema-v 2::Skjemaresultat +skjemahode + skjemaversjon: string «asgroup» + resultatkilde: string + vedtaksdato: datetime + søknadsid: SøknadsId 1 + resultatsystem: string + status: Vedtakstype + relatertsøknad: RelatertSøknad [0..1] + resultatdato: datetime + referansevedtaksdokument: SystemID + resultatmål: string + referanseunderlag: SystemID [0..*] +arkivdata språk: string Arkivstruktur::SaksPart +fagsystemdata skjema-v 2::Arkivdata + systemid: SystemID [0..1] saksmappe: Saksmappe [0..1] skjema-v2:: + sakspartrolle: string + journalpost: Journalpost Fagdata + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] {root} «codelist» +sakspart 0..* Søknadstype + Ett-trinns søknad = ettrinnssoknad Arkivstruktur::SakspartEnhet Byggesøknad + Søknad om rammetillatelse + søknadsid: string + Søknad om tiltak uten ansvarsrett + organisasjonsnummer: string [0..1] + navn: string +undermappe 0..* Arkivenhet + søknadstype: Søknadstype + Dispensasjon + byggesaksid: string + Søknad om igangsettingstillatelse + forretningsadresse: EnkelAdresse [0..1] Arkiv struktur::mappe + rammebetingelser: Rammebetingelser + Søknad om midlertidig brukstillatelse + postadresse: EnkelAdresse [0..1] + Søknad om ferdigattest + kontaktinformasjon: Kontaktinformasjon [0..1] + mappeid: string + part: Byggsøkparter + mappetype: Mappetype [0..1] + gjennomføringsplan: Gjennomføringsplan + Søknad om endring av tillatelse + kontaktperson: string [0..1] + tittel: string + matrikkelregistrering: Matrikkelregistrering + offentligtittel: string [0..1] + avfallsplan: Avfallsplan +gjeldereiendom MidlertidigBrukstillatelse Tilsyn? + beskrivelse: string [0..1] + dispensasjon: Dispensasjon Arkivstruktur::SakspartPerson Klage? + nøkkelord: string [0..*] + vedlegg: Vedlegg [0..*] 1..* + gjelderheletiltaket: boolean Eiendom Ulovlige byggetiltak? + delavtiltaket: string [0..1] + fødselsnummer: string [0..1] + dokumentmedium: string [0..1] Igangsettingstillatelse + DNummer: string [0..1] + oppbevaringssted: string [0..*] + eiendomsidentifikasjon: Matrikkelnummer + gjenståendeinnenfor: string + navn: string + avsluttetdato: datetime [0..1] + adresse: EnkelAdresse + gjenståendeutenfor: string + gjelderheletiltaket: boolean +gjeldertiltak 1..* + hartilstrekkeligsikkerhet: boolean + postadresse: EnkelAdresse [0..1] + delavtiltaket: string [0..1] + avsluttetav: string [0..1] + datoferdigattest: date + bostedsadresse: EnkelAdresse [0..1] + kommentar: string [0..1] + referanseavsluttetav: SystemID [0..1] Tiltak «codelist» + kontaktinformasjon: Kontaktinformasjon [0..1] + kassasjon: Kassasjon [0..1] «datatype» + utførtinnen: date + kommunenssaksnummer: string Erstattet::Tiltakstype + skjerming: Skjerming [0..1] Formål + typearbeider: string + tillatelsedato: date + bruk: Formål + bekreftelseinnen: date + gradering: Gradering [0..1] + bygningsnummer: long [0..1] + næringsgruppe: NæringsgruppeKode + Tilbygg med samlet areal mindre enn 50 m2 «datatype» + referansearkivdel: SystemID [0..1] + type: Tiltakstype [1..*] + Fasade «datatype» + bygningstypekode: BygningstypeKode Felles::ByggIdent + referanseforeldermappe: SystemID [0..1] + bebyggelse: Bebyggelse + Oppdeling av bolig Felles::Matrikkelnummer + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] + plassering: PlasseringKonflikt bygningsnummer: Integer {root,leaf} + infrastruktur: Infrastruktur + endringsløpenummer: Integer [0..1] + kommunenummer: String «datatype» «datatype» «datatype» + gårdsnummer: Integer Bebyggelse TekniskeInstallasjoner Arealdisponering Bygningsopplysninger + bruksnummer: Integer + festenummer: Integer [0..1] + arealdisponering: Arealdisponering + erløfteinnretningibygning: boolean + tomtearealbyggeområde: long + antalletasjer: int + seksjonsnummer: Integer [0..1] + bygningsopplysninger: Bygningsopplysninger + planleggesløfteinnretningibygning: boolean Registrering + tomtearealsomtrekkesfra: long + antallbruksenheter: int + tekniskeinstallasjoner: TekniskeInstallasjoner + heis: boolean + tomtearealberegnet: long + antallbruksenheterbolig: int Arkiv struktur::basisregistrering + beregnetgradavutnytting: long + trappeheis: boolean + beregnetmaksimaltbyggeareal: long + antallbruksenheterannet: int + rulletrapp: boolean + registreringsid: string + arealeksisterendebebyggelse: long + antallbruksenhetereksisterende: int + tittel: string + arealsomskalrives: long + antallbruksenheterboligeksisterende: int Arkivstruktur::Korrespondansepart +korrespondansepart + offentligtittel: string [0..1] + arealnybebyggelse: long + antallbruksenheteranneteksisterende: int + systemid: SystemID [0..1] + beskrivelse: string [0..1] + parkeringsareal: long + antallbruksenheternye: int 0..* + korrespondanseparttype: Korrespondanseparttype + nøkkelord: string [0..*] «datatype» + sumareal: long + antallbruksenheterfjernes: int + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] + forfatter: string [0..*] PlasseringKonflikt + antallbruksenheterbolignye: int + dokumentmedium: Dokumentmedium [0..1] + antallbruksenheterannetnye: int + oppbevaringssted: string [0..*] + konflikthøyspentkraftlinje: boolean Arkiv struktur::korrespondansepartenhet + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] + konfliktvannogavløp: boolean + organisasjonsnummer: string [0..1] + navn: string «datatype» «datatype» + forretningsadresse: EnkelAdresse [0..1] Infrastruktur Veg + postadresse: EnkelAdresse [0..1] Sakarkiv::Journalpost + kontaktinformasjon: Kontaktinformasjon [0..1] + veg: Veg + nyeavkjøringsforhold: boolean + kontaktperson: string [0..1] + journalår: integer [0..1] + vannforsyning: Vannforsyning + vegtype: string + journalsekvensnummer: integer [0..1] + avløp: string + ertillatelsegitt: boolean + journalpostnummer: integer [0..1] + krysseravløpannensgrunn: boolean Arkiv struktur::korrespondansepartperson + journalposttype: Journalposttype + overvann: string + fødselsnummer: string [0..1] + journalstatus: Journalstatus + journaldato: datetime «datatype» + DNummer: string [0..1] Krav TilByggegrunn Varsling + dokumentetsdato: datetime [0..1] Rammebetingelser «datatype» Plan + navn: string + mottattdato: datetime [0..1] GenerelleVilkår + flomutsattområde: boolean + erallenaboervarslet?????: boolean + postadresse: EnkelAdresse [0..1] + generellevilkår: GenerelleVilkår + utnyttingsgrad: double + sendtdato: datetime [0..1] + f1: boolean + fritattfranabovarsling: boolean + bostedsadresse: EnkelAdresse [0..1] + planstatus: Plan + selvbygger????: boolean + plantype: string + forfallsdato: datetime [0..1] + f2: boolean + foreliggermerknader: boolean + kontaktinformasjon: Kontaktinformasjon [0..1] + kravtilbyggegrunn: KravTilByggegrunn + oppfyllesvilkårfor3ukersfrist: boolean + navn: string Koble klage til søknad + offentlighetsvurdertdato: datetime [0..1] + f3: boolean + antallprotester: int + varsling: Varsling + berørertidligere1850: boolean + formål: string + antallvedlegg: integer [0..1] + skredutsattområde: boolean + vurderingavprotest: string + søkesomfraviktek: boolean + andrerelevantekrav: string referanse mellom + utlåntdato: datetime [0..1] + s1: boolean + søknadsepåurl: string journalposter «codelist» + forhåndskonferanseavholdt: boolean + beregningsregel: Utnytting_beregningsregel + utlånttil: string [0..1] + s2: boolean + søknadseesfysiskadresse: string Metadata:: + pålagtuavhengigkontroll: boolean + journalenhet: string [0..1] + s3: boolean + søknadseeskontaktperson: string Korrespondanseparttype + berørerarbeidsplasser: boolean + elektronisksignatur: ElektroniskSignatur [0..1] + miljøforhold: boolean + utarbeideavfallsplan: boolean + Avsender + behovfortillatelse: boolean + Mottaker Matrikkelregistrering Endringslogg «codelist» Insigelsesmyndighet - + Kopimottaker + bruksenheter: Bruksenhet [0..*] Vedleggstype normalt på + Gruppemottaker Arkivstruktur::Hendelseslogg + etasjer: Etasje [0..*] planbehandling + Intern avsender + Avkjørselsplan + hendelsetype: Hendelsetype «datatype» Dialog med eksterne - + Intern mottaker + Beskrivelse + beskrivelse: string [0..1] Vedlegg + Foto fylkesmann, mm + hendelsedato: datetime Sektormyndighet sende saken til uttalelse ::Endringslogg «datatype» + vedleggstype: Vedleggstype + Kvittering for nabovarsel + systemid: SystemID [0..1] Av fallsplan + kommentar: string + Kart Arkivenhet + elektroniskvedlegg: boolean + Kvittering for innlevering av avfall + referansearkivenhet: SystemID [0..1] + ordinærtavfall + postbasertvedlegg: boolean + Kommentar til nabomerknader Arkiv struktur::dokumentbeskriv else + referansemetadata: string [0..1] + farligavfall + filnavn: string + Nabomerknader + endretdato: datetime + dokumenttype: Dokumenttype Vedlegg + Organisasjonsplan + endretav: string + dokumentstatus: Dokumentstatus + Redegjørelse - estetikk BIM_Byggesak::IfcProject + referanseendretav: SystemID + tittel: string Dispensasjon fasadetegninger, + Redegjørelese - forurenset grunn + tidligereverdi: string [0..1] situasjonskart ifcunitsincontext: IfcUnitAssignment + beskrivelse: string [0..1] + Redegjørelse - grunnforhold + nyverdi: string [0..1] + dispensasjonstype: string [0..*] + Name: IfcLabel + forfatter: string [0..*] + Redegjørelse - andre natur- og miljøforhold + begrunnelse: string [0..1] IFCxml BIM + OwnerHistory: IfcOwnerHistory + dokumentmedium: Dokumentmedium [0..1] + Redegjørelse - skred og flomfare + oppbevaringssted: string [0..1] «codelist» + Revisjonserklæring +belongstoproject + tilknyttetregistreringsom: TilknyttetRegistreringSom + Situasjonskart Metadata:: + dokumentnummer: integer «datatype» + Situasjonsplan Hendelsetype +aggregates 1 + tilknyttetdato: datetime Gjennomføringsplan + Søknad om ansvarsrett + tilknyttetav: string + Endringslogg + Tegning eksisterende fasade Bygningsbeskrivelse, etasjer og + Søknad mottatt + fagområdeprosjektering: string [0..*] 3D, omriss, takfasade, mm - BIM_Byggesak::IfcSite + kassasjon: Kassasjon [0..1] + Tegning eksisterende plan bruksenheter + Søknad komplett + fagområdeutførelse: string [0..*] digitalisert fra pdf eller hentes + utførtkassasjon: UtførtKassasjon [0..1] + Tegning eksisterende snitt ut fra ifc/bim fil + landtitlenumber: IfcLabel + Vedtak + ansvarsfordeling: string + sletting: Sletting [0..1] + Tegning ny fasade + tiltaksklasse: string + skjerming: Skjerming [0..1] + Tegning ny plan + gradering: Gradering [0..1] Bygg + Tegning ny snitt + elektronisksignatur: ElektroniskSignatur [0..1] «CodeList» + Utallelse fra offentlig myndighet +belongstosite «featuretype» + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] bygg:: + Varsling bygg::bygning KjøkkentilgangKode «featuretype» «DataType» + Annet +aggregates 1..* +dokumentbeskrivelse 1 + representasjonspunkt: Punkt bygg::bruksenhet + IkkeOppgitt = bygg::bruksenhetsnummer IfcSpatialStructureElement + bygningstype: BygningstypeKode + Kjøkken = 1 + bruksenhetsnummer: Bruksenhetsnummer [0..1] + koordinatkvalitet: KoordinatkvalitetKode [0..1] + etasjeplan: EtasjeplanKode BIM_Byggesak::IfcBuilding + IkkeKjøkken = 2 + antallbad: Integer [0..1] + ufullstendigareal: Boolean + etasjenummer: Integer + FellesKjøkken = 3 + antallrom: Integer [0..1] + BuildingID: IfcIdentifier + løpenummer: Integer + antallwc: Integer [0..1] + Longname: IfcLabel [0..1] + bruksareal: Real [0..1] + Name: IfcLabel [0..1] +dokumentobjekt 0..* «codelist» + bruksenhetstype: BruksenhetstypeKode Bygninger::Bygningstype +belongstobuilding Arkiv struktur::dokumentobjekt + kjøkkentilgang: KjøkkentilgangKode [0..1] «featuretype» + «historikk» oppdatertav: CharacterString + Enebolig = 111 «CodeList» FKB PblTiltak 4.02::PblTiltak + systemid: SystemID [0..1] + «historikk» avsluttetav: CharacterString + Enebolig m/hybel/sokkelleil. = 112 bygg::bruksenhetstypekode +aggregates 1..* + versjonsnummer: integer + arealplanid: NasjonalArealplanId + Våningshus = variantformat: Variantformat + Bolig = B IfcSpatialStructureElement + avgjørelsesdato: Date + Del av tomannsbolig-vertikal = format: Format «CodeList» + Ikke godkjent bolig = I + bygningsnummer: Integer [0..1] BIM_Byggesak:: + Tomannsbolig; horisontaldelt = formatdetaljer: string [0..1] bygg::bygningsstatuskode + Fritidsbolig = F + dispensasjon: DispensasjonType [0..1] IfcBuildingStorey + Del av våningh.tomannsb/vert. = opprettetdato: datetime [0..1] + Annet enn bolig = A + endringsløpenummer: Integer [0..1] + Våningsh. tomannsb./horisont. = Rammetillatelse = RA + Unummerert bruksenhet = U + AboveGround: IfcBoolean + opprettetav: string [0..1] + gateadresse: GateadresseId [0..1] + Del av rekkeh. m/3-4 boliger = Igangsettingstillatelse = IG + EntranceLevel: IfcBoolean + referansedokumentfil: string + høyde: Høyde [0..1] + Del av kjede/atr.h innt.4 bol. = Midlertidig brukstillatelse = MB + Name: IfcLabel + sjekksum: string + høydereferanse: Høydereferanse [0..1] + Terrassehus = sjekksumalgoritme: string + Ferdigattest = FA + kartregistrering: Kartregistrering [0..1] + Andre småhus med 3-4 boliger = filstørrelse: string + Bygning er tatt i bruk = TB + matrikkeladresse: MatrikkeladresseId [0..1] + Stort frittl. boligbygg på 2 etasjer. = elektronisksignatur: ElektroniskSignatur [0..1] + Meldingsak registrer tiltak = MT «featuretype» + matrikkelnummer: Matrikkelnummer [0..1] + Stort frittl. boligbygg på 3 og 4 etasj. = Meldingsak tiltak fullført = MF bygg::etasje + område: Flate [0..1] + Stort frittl. boligbygg på 5 -> etasjer = Byning godkjent revet/brent = GR + posisjon: Punkt [0..1] + Stort sammenh.boligbygg på 2 etasjer = Ikke pliktig registrert = IP + alternativtareal: Real [0..1] +dokumentfil registreringsmetode: Registreringsmetode [0..1] + Stort sammenh.boligbygg på 3 og 4 et = Bygning er revet eller brent = BR + alternativtareal2: Real [0..1] + saksnummer: Saksnummer [0..1] + Stort sammenh.boligbygg på 5 -> etasjer eller over (5 boliger eller mer) = Bygging avlyst = BA + antallboenheter: Integer [0..1] Arkivstruktur::Fil + senterlinje: Kurve [0..1] + Bo- og servicesenter = Bygning flyttet = BF + bruksarealtilannet: Real [0..1] + tilbyggsnr: Integer [0..1] + Studenthjem/studentboliger = Bygningsnummer er utgått = BU + bruksarealtilbolig: Real [0..1] + filnavn: string + tiltaksbeskrivelse: CharacterString [0..1] + Annen bygning for bofellesskap /1 = bruksarealtotalt: Real [0..1] + mimetype: string + tiltaksnummer: Integer + Fritidsbygg(hytter;sommerh. Og lignende = 161 «CodeList» + etasjenummer: Integer + tiltakstype: Tiltakstype + Helårsb.benyttes som fritidsb. = etasjeplan: EtasjeplanKode bygg:: + vedtakstype: Vedtakstype + Våningh. benyttes som fritidsb = bruttoarealtilbolig: Real EtasjeplanKode + vertikalnivå: Vertikalnivå [0..1] + Seterhus; sel; rorbu og lignende = bruttoarealtilannet: Real + Skogs- og utmarkskoie; gamme = IkkeOppgitt = + bruttoarealtotalt: Real + Garasje ;uthus anneks til bolig = Hovedetasje = H + «historikk» oppdatertav: CharacterString + Garasje; uth. anneks til fritidb = Kjelleretasje = K + «historikk» avsluttetav: CharacterString + Naust; båthus; sjøbu = Loft = L + Kombinert bolig < annet areal = Underetasje = U + Boligbrakker = Annen boligb.(eks sekundærbolig reindr.) = Fabrikkbygning = Verkstedbygning = 212

8 Kommune og stat samordner seg mot Line felles Richardsen mål Konstituert programleder Lars Sverre Gjølme Kompetanse Skole og oppvekst Informasjonssikkerhet Aleksander Øines Kommunikasjon Gevinstrealisering Rune Sandland Arkitektur og standardisering kommuner 19 fylkeskommuner

9 Kommunal IKT-arkitektur «Jeg vil søke.» «Din søknad er behandlet» Private registerkomponenter Verdiøkte tjenester (datavask,,,) Felles integrasjonsplattform kommunal sektor FIKS Nasjonale løsningskomponenter SDP Nasjonale registerkomponenter DOK Lover, forskrifter og veiledning Lokale registerkomponenter Plandata, detaljerte kartdata, Noark5 Vann, avløp, EL/Tele,,, Lokale sak- og fagsystemer

10 Hvordan digitalisere tjenester til innbyggere og næringsliv? Forstå brukerbehovene Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Utarbeide digitale løsninger og/eller anskaffelsesunderlag for digitale løsninger som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Gjøre leveransene tilgjengelige for kommuner i en helhetlig pakke med verktøy og opplæringsmateriell Ledersamling Øvre Eiker kommune 20.januar 2015

11

12

13 Mottak av søknader Altinn og FIKS

14

15 Løsriving fra arkiv Fra sak-/arkivløsning i dag Dokumentorientert Journalposter Lav prosesstøtte Til fagsystem for byggesaksbehandling Strukturert informasjon Orientert rundt søknad Beslutningsstøtte

16 En enkel og effektiv digital byggesaksprosess for både søker og saksbehandler Prosjekt ebyggesøknad Løsning for å levere, følge og supplere byggesøknad digitalt Prosjekt ebyggesak Nytt støtteverktøy for å understøtte digital byggesaksbehandling Løsning rettet mot både Løsning med saksbehandlere i fokus profesjonelle og uprofesjonelle søkere

17 Bilag 1 «Kundens kravspesifikasjon»

18 I kravspesifikasjonen er det noen områder som har fått ekstra fokus Arbeidsflaten til saksbehandler Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styringsinformasjon Løsriving av saksbehandling fra arkiv Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler

19 Ny arbeidsflate -bedre støtteverktøy for saksbehandler Fokus på vesentlig informasjon Løsrevet fra arkivstruktur Milepæler og sjekklister Beslutningsstøtte

20 Standardiserte prosesser og milepæler for byggesaker SAK (nivå 1) Prosesser (nivå 2) Delprosesser (nivå 3) Saksmappe Saksmappe Saksmappe Anmodning om forhåndskonferanse Uten ansvarsrett (3 uker, 12 uker, disp) Ett trinn (3 uker, 12 uker, disp) Rammetillatelse (3 uker, 12 uker, disp) Igangsettingstillatelse Endring Midlertidig brukstillatelse Ferdigattest Klagebehandling Fylkesmannens klagebehandling: Opphevet Omgjort Stadfestet Dokumentsjekk Saksbehandling Høring andre myndigheter Sidemannskontroll Lederkontroll og underskrift Fakturering Matrikkelføring Milepæler Søknad mottatt Søknad komplett (evt høringsfrist) Vedtak Klagefrist Sak avsluttet Faser Innledende arbeider Vurdering og komplettering av søknad Saksbehandling (evt saksbehandling etter høring) Utsendelse av vedtak Klagebehandling

21 Kategorisering av prosessen

22 Milepæler Eksterne Mottatt søknad Komplett søknad Varsel? Vedtak Klagefrist Interne Mangel brev Uttalelse andre* myndigh Sak avsluttet Matrikkel Obligatoriske; lovpålagte eller rapporteringskrav Frivillige; kommunespesifikke * Uttalelse fra andre myndigheter kan feks være: Fra Vei og vann Politisk behandling Mindre reguleringsendringer Generelt oppsett Milepæler Søknad mottatt Søknad komplett (evt høringsfrist) Vedtak Klagefrist Sak avsluttet Faser Innledende arbeider Vurdering og komplettering av søknad Saksbehandling (evt saksbehandling etter høring) Utsendelse av vedtak Klagebehandling

23 Rapportering til kostra Skjema 20

24 Implementering av KS KommIT verktøykasse Suksesskriterier: Målrettet informasjonsprogram som benytter etablerte informasjonskanaler. Praksisrettet kompetanseprogram tilpasset målgruppens behov. Utrulling Pilotering Forvaltning Suksesskriterier: Engasjerte pilotkommuner som setter av godt med tid for å gjennomgå innholdet og melde inn innspill. Involvering av brukere med ulike stillinger, roller og kompetanser Øke relevansen og kvaliteten på det som KommIT leverer Suksesskriterier: Tydelige roller og ansvar i forvaltningen av verktøykassen. Etablert samarbeidsmodell med statlige aktører og leverandører. Aktiv involvering av kommunene i produksjon og vedlikehold av innholdet.

25 Felles kommunal IKT-arkitektur tilgjengeliggjørestil kommunene i form av en verktøykasse med syv rom Oppskrift på digitale tjenester som gir gevinster: Analyser av brukerbehov Beskrivelser av nye måter å jobbe på Krav til IKT-arkitektur og felleskomponenter Forslag til kravspesifikasjoner

26 Verktøykassen publiseres på KS Læring

27 Hva gjør vi i KommIT Hva gjør vi i kommunen 1. Kartlegge behov, krav og gevinster 2. Anskaffe løsning 3. Gjennomføre prosjekt 4. Realisere gevinster Hva leveres til kommunene i KS KommIT verktøykasse Brukerreiser Forslag til nye arbeidsprosesser Metodikk for gevinstkartlegging Maler og verktøy for gevinstkartlegging Kravspesifikasjon Tilknyttede anbudsdokumenter Veiledning for anskaffelsesprosess Metodikk for prosjektledelse Maler og verktøy for prosjektstyring Forslag til prosjektplan Verktøy for opplæring av medarbeidere Metodikk for gevinsthåndtering Maler og verktøy for gevinsthåndtering Verktøy for opplæring av medarbeidere Grunnlag for gevinstanalyser og forslag til gevinstrealiseringsplan Hva kommunene må gjøre selv Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Evaluering og valg av løsning Lokal prosjektplan Prosjektgjennomføring og opplæring Endringsledelse Endringsledelse Gevinsthåndtering Evt. tiltak for å bedre gevinstrealisering

28 KS digitaliseringsarbeid Digitaliseringsstrategi for kommunesektoren KommIT: Program for IKTsamordning i kommunesektoren KS interessepolitiske posisjoner på digitaliseringsområdet

29 Hvorfor KommIT? Styrke IKT-samordningen i kommunesektoren Bidra til samordning mellom stat og kommune Levere løsninger og verktøy til kommuner og fylkeskommuner som forenkler og bidrar til digitalisering av tjenesteproduksjonen Utvikling og forvaltning av IKT-arkitektur, felleskomponenter og styringsverktøy (Noark5, KS SvarUT, KS Læring, gevinsthåndbok, ebyggesak,,)

30 Våren 2015: Jakt på en god modell for framtiden En permanent organisering må bygge videre på det KommIT som program er i ferd med å lykkes med: Å identifisere kommunenes behov, samordne, omgjøre til felles prosjekter. Å bygge videre på den nettverkskulturen som KommIT har etablert Å samkjøre og sikre felles utvikling gjennom brukerfora Å lage konkrete verktøy, løsninger og «hjelp» til kommunene i deres hverdag. Å utvikle og dele løsninger på tvers av alle kommuner. Å drifte og forvalte felles standarder, komponenter og løsninger på en profesjonell, sikker, forutsigbar måte. Å være en effektiv leveranseenhet. Det skal lønne seg for kommunal sektor at ett organ tar på seg en oppgave på vegne av alle. Å videreutvikle det gode samspillet med leverandørindustrien.

31 Prosjektet skal levere 6 arbeidspakker: 1. Utviklingsoppgaverfor KommIT: Hva har KommIT så langt satt i verk, hva er resultatene av det, og hva er naturlige utviklingsoppgaver framover i lys av erfaringene? Dagens mandat for KommIT bør det endres? 2. Driftsoppgaver: hva har KommIT så langt utviklet som det er behov for drift av, hva er erfaringene og hva er naturlige driftsoppgaver framover? 3. Forvaltning: hva forvalter KommIT i dag, hva er erfaringene og hva er det naturlig at forvaltes av hvem i framtiden? Arbeidspakke 1-3 skal være enkle beskrivelser basert på tilgjengelig materiale. KS vil selv gjennomføre en evaluering av KommIT som program, så denne rapporten er ikke å betrakte som en evaluering.

32 Arbeidspakke 4 og 5 4. Hva slags organisering er mest hensiktsmessig, med tanke på de oppgavene som skal løses? a) Kommersiell virksomhet versus ikke-kommersiell virksomhet. b) Eierskap; Privatrettslig eid, offentlig eid, KS-eid selskap eller organisert som en del av en avdeling i KS? Det må her gjøres vurderinger opp mot evalueringen av og framtidig organisering av Difi. KS konsernmodell med datterselskapene KS Konsulent, Kommuneforlaget og KS Agenda må vurderes. c) Kan det i en slik modell skilles mellom en utviklingsenhet og en drifts-og forvaltningsenhet? Vurdering av en bestiller-utførermodell. d) Formaliserte IKT-samarbeid og deres potensielle pådriverrolle må diskuteres. I tillegg vurderes K10 (de største kommunene), fylkeskommunalt IKT Forum med fler. Kan det være en aktuell oppgave for fylkeskommunen eller et framtidig regionalt nivå? 5. Juridiske forhold i de ulike organisasjonsmodellene, særlig med tanke på muligheten for å etablere innkjøpssamarbeid, jfr. NDLA-saken i ESA.

33 Arbeidspakke 6 6. Finansiering: Hvordan finansiere en permanent virksomhet slik at behovet for forutsigbare rammebetingelser ivaretas? Dagens program finansieres ved kommunal innbetaling, basert på frivillighet, samt søknad til KMD og andre statlige etater. Det må vurderes: a) Separat medlemskontingent lignende dagens b) Økning av KS-kontingenten i en periode øremerket digitalisering (krever vedtak på KS Landsting 2016) c) Ulike modeller for brukerbetaling d) Statlige bevilgninger basert på prosjektsøknader e) Trekk av statsbudsjettets kommuneramme i en periode, f. eks. i sammenheng med kommunereformen. f) Andre modeller kan også utredes, og en kombinasjon av disse kan være aktuelt. Arbeidspakkene 4-6 er hovedleveransen. KS ber om at minimum to alternativer til organisering, eierskap og finansiering presenteres, med en anbefaling fra konsulenten.

34 Framtidas kommune vil gi digitalt førstevalg til innbyggere og næringsliv på bakgrunn av deres behov