Vår ref. Arkiv Deres ref. Vår dato 13/ ,, & knle

Transkript

1 Øyvind Kvernvold Myhre Skolebakken Gran Vår ref. Arkiv Deres ref. Vår dato 13/ ,, & knle Økonomi oppfølgingsspørsmål 1: AGENDA rapporten viste at det i 2012 skjedde en kostnadsøkning på ca. 10 % i Helse og Omsorg som ikke skyldes økning i aktivitet eller i priser og lønninger. Dette ga en uforklarlig kostnadsøkning på over 20 millioner. På mitt spørsmål om hva som var grunnen til denne økningen, svarte rådmannen at det arbeidet man med å finne ut. Spørsmål 1: Er årsaken til denne kostnadsøkningen nå oppdaget? Hva var det? Hva vil ordfører og administrasjon gjøre for å unngå at de samme kostnadene dukker opp i 2013? Anser ordfører og administrasjon det som god økonomistyring at en sånn økning kan foregå uten at noen kjenner årsaken til det før langt ut i neste år? Agenda Kaupangs rapport viser i avsnitt at utgiftene for pleie og omsorgsfunksjonene er økt med ca. 29,5 millioner kroner fra 2011 til Økningen fordeler seg med ca. 18,5 millioner kroner innenfor helse og omsorgsleders ansvar og ca. 11,5 millioner kroner innenfor fellesfunksjoner og andre ansvar enn HO leders områder. Økningen under andre ansvar enn HO sjefens, skyldes i alt vesentlig økte kostnader til pensjon, 10, 8 millioner kroner; slik rapporten sier. Økningen på 18,5 millioner kroner for de Kostrafunksjonene som ligger innenfor helse og omsorgsleders ansvar er gjennomgått sammen med Agenda Kaupang. Gjennomgangen viser at de viktigste endringene kommer som følge av ny, planlagt aktivitet i boligene i Nordre Ålsveg og i Haugsbakken, økt brukerbehov kjøpte plasser og BPA og planlagt ny og økt aktivitet for å løse utfordringene i samhandlingsreformen.

2 Saksnr:13/ Detaljene fra analysen viser at det bak Agenda Kaupangs tall ligger: Ca. 2,6 mkr er ny aktivitet under samhandlingsreformen (og finansiert gjennom samhandlingsmidlene): innsatsteam, betaling for utskrivningsklare («overliggere» på sykehusene) geriater og systemansvarlig. Ca. 2,7 mkr er strømforbruk, sentralt ført i 2012, men som i 2011 ble kostnadsført driftsenhetene. Ca. 3,1 mkr skyldes økt kjøp av ekstra plasser, økte kostnader til brukerstyrt personlig assistent (BPA) og økt utbetaling omsorgslønn. Ca. 0,5 mkr skyldes økte utgifter til hjemmetjeneste. Ca. 8, 9 mkr økning innenfor tjenesten boliger skyldes bl.a. ca. 1 mkr knyttet til personalsak, ny aktivitet i boligene i Nordre Ålsveg og Haugsbakken. Ca. 1,1 mkr økning på kjøkkendrift og vaskeri, bl.a. merkostnader lønn, økte kostnader til renholdsartikler, plast og papir. På den andre sida er utgifter til institusjonsdrift ca. 0,8 mkr lavere i 2012 enn i 2011, blant annet fordi Anna Ly, som var klassifisert som institusjon, ble lagt ned i Kostnader som skyldes økt brukerbehov (antall og tjenesteomfang) er vanskelig å styre. Agenda Kaupangs rapport peker på forbedringspunkter innenfor økonomirutinene som vil bli fulgt opp. Rådmannen har klart signalisert at styringssida av Vi i Gran SFI skal prioriteres i 2013, og da blant annet utvikle innhold og aktualitet i månedsrapporteringen til formannskapet. 2: To ganger tidligere (2012 og 2013) har jeg stilt spørsmål om hvilke kostnader det høge sjukefraværet i Helse og omsorg fører med seg. Begge gangene har jeg fått til svar at det er det omtrent umulig å finne ut. Men på nettet har jeg funnet mye litteratur om kostnadene ved sjukefravær. Blant annet har SINTEF gjort flere undersøkelser, og Kommunenes Sentralforbund har utviklet en egen kalkulator. Flere bedrifter har også lagt ut kalkulatorer som baserer seg på SINTEFs undersøkelser. Forskjellen på de to er at KS bare regner med direkte utbetalinger, mens SINTEF også tar hensyn til indirekte kostnader f eks produksjonstap, dårligere service og økte administrative kostnader. Jeg har brukt de to regnemodellene ved 12 % sjukefravær og 373 årsverk. SINTEFs modell gir en beregnet årlig kostnad på ca 24 millioner, mens KS' modell gir ca 15 millioner. Spørsmål 2a: Kan en av disse beregningsmodellene brukes, eller kan administrasjonen nå legge fram mer nøyaktige tall? Modellen fra KS tar utgangspunkt i en overføring av data fra det såkalte PAIregisteret. Dataene gjelder kommunen som helhet og ikke den enkelte sektor. For å gjøre et mest mulig korrekt anslag på kostnadene ved sykefravær i helse og omsorg må det følgelig foretas en manuell korreksjon. Det må korrigeres både for årsverk og for lønn og tillegg knyttet til de aktuelle årsverkene. Slike korreksjoner må gjøres for hver gang modellen brukes. Modellen anses derfor for tungvint til formålet, samtidig som denne typen manuelle korreksjoner er beheftet med usikkerhet. Administrasjonen har gjort et relativt enkelt forsøk på en beregning basert på KS modell og de samme forutsetninger som spørsmålsstiller. Resultatet av beregningen er en kostnad for kommunen på ca. 12 millioner kroner per år.

3 Saksnr:13/ Når det gjelder henvisningen til SINTEF er det uklart for administrasjonen hvilken modell det er snakk om. Derfor er det også vanskelig å bedømme hvorvidt denne vil kunne anvendes i Gran kommune. NAV har også en beregningsmodell. Denne er relativt enkel og oversiktlig. Med en gjennomsnittlig årslønn på kr (noe høyt) og samme forutsetninger for øvrig som spørsmålsstiller, gir denne også en anslått kostnad på 12 millioner kroner per år. Rådmannen ser at det kan være nyttig å bruke denne typen modeller for å gjøre anslag for kostnader knyttet til sykefravær, forutsatt at disse anslagene brukes med de nødvendige forbehold. Spørsmål 2b: Sjukefraværet i Helse og Omsorg i Gran ligger stabilt høgt, og godt over landsgjennomsnittet. Det betyr altså at Gran kommune har store kostnader som vi bør kunne unngå. I arbeidslivet er det en vanlig erkjennelse at høgt sjukefravær skyldes arbeidsmiljø, organisering eller ledelse oftest i en kombinasjon. Hva vil ordfører og administrasjon gjøre for å finne ut av årsakene, og gjøre noe med dem? Gran kommune har jobbet systematisk i flere år med å øke nærværet. Bl.a. har kommunen sammen med de ansattes organisasjoner gjennomført et eget nærværsprosjekt Frisk og Glad. NAV og KLP var også aktive deltakere i prosjektarbeidet som selvsagt også omfattet helse og omsorg. Det gjennomføres jevnlig medarbeiderundersøkelser i Gran kommune og resultatene følges opp i etterkant. Det skal gjennomføres ny medarbeiderundersøkelse i Verken medarbeiderundersøkelsene eller innholdet i sykemeldingene gir noen klar indikasjon på at arbeidsmiljøet spiller noen stor rolle for nærværet i Gran kommune. Tvert i mot viser medarbeiderundersøkelsene at ansatte i Gran kommune gjennomgående trives på jobben. Bl.a. SINTEF peker på viktigheten av ledelse i arbeidet med økt nærvær. Ledelse har vært og er et satsingsområde. Til tross for alt arbeidet som er nedlagt er nærværet for lavt. Det er ikke tilfredsstillende, samtidig som det viser hvor vanskelig dette arbeidet er. Hapro har fått midler fra Innovasjon Norge for å gjennomføre et forprosjekt for å utrede grunnlaget for et hovedprosjekt med nærvær som tema. Målet er bl.a. å finne ut hvilke tiltak som virker i arbeidet med økt nærvær. Når forprosjektet er gjennomført er det forutsatt at Hapro skal sende ny søknad til Innovasjon Norge om midler til hovedprosjektet. Gran og Lunner kommuner er forutsatt å jobbe sammen med Hapro i prosjektet, og vi har stor tro på at vi kan få noe positivt ut av dette samarbeidet.

4 Saksnr:13/ Nærværsarbeid er langsiktig. Derfor må vi også fortsette med flere av de tiltakene som er igangsatt, selv om effektene så langt ikke har vært spesielt synlig. Samtidig må vi kontinuerlig jobbe for å finne fram til nye tiltak og innfallsvinkler. Samarbeidet med Hapro er et eksempel på dette. 3: Den vanligste grunnen til uventet kostnadsøkning er at noen bruker mer penger enn de har fått tildelt. I noen tilfeller er det helt nødvendig, men da skal det innhentes godkjennelse fra et høgere nivå i organisasjonen. Uansett vil kunnskap om overforbruk alltid finnes i organisasjonen det er ikke slik at noen utafor kommunen kan stå og tappe ut penger uten at noen merker det. Dette gjelder både kostnadsøkninger som har funnet sted og kostnadsøkninger som med sikkerhet kommer til å inntreffe. Presis delegering av ansvar samt rapportering av avvik skal sørge for at ledelsen har kontroll både over løpende kostnader og framtidige, forutsigbare kostnader. Spørsmål 3a: Hvorfor fungerer ikke dette i Gran? Ledere med økonomi og personalansvar i Gran kommune har lederavtaler der delegeringer framgår. Selv om det bestandig vil være mulig med forbedringer, er det derfor rådmannens oppfatning at lederne er seg bevisste hva som gjelder av delegeringer. Der vi først og fremst trenger å bli bedre er på systemer for driftsplanlegging og styring (se under). For øvrig viser rådmannen til svar til spørsmål til kommunestyret 15. mai 2013 der temaet var kontroll, budsjettdisiplin m.m. Det ble i svaret pekt på at den største utfordringen i Gran kommune er knyttet til store økninger i brukerbehov. Slike økninger kan være vanskelige (til dels umulige) å forutse. Derfor bør det være et mål å jobbe for å ha tilstrekkelige reserver i budsjettet til å kunne dekke opp slike behovsendringer. Spørsmål 3b: Hvilke organisatoriske tiltak vil ordfører og administrasjon gjøre for å sikre at delegering av ansvar og rapportering av avvik fungerer, slik at kommunestyret, som øverste organ i kommunen, får tilbake kontrollen over økonomien? Det er fra og med inneværende år gjort endringer i administrasjonens arbeid med budsjett og økonomiplan. Endringene innebærer bl.a. at det gjøres et grundigere forarbeid, og at det utarbeides et tilnærmet helhetlig budsjettforslag som overleveres som grunnlag for ordførers videre arbeid. Målet er at å legge bedre til rette for den politiske budsjettbehandlingen. Vi er i disse dager i ferd med å innføre et nytt system for administrativ mål og resultatstyring.

5 Saksnr:13/ Den nylig innførte ordningen med månedlige økonomirapportering til formannskapet må utvikles videre. Her er vil vi være takknemlige for innspill som kan gjøre denne bedre. Kommunestyret vil 20. juni 2013 få seg forelagt sak om igangsetting av prosjektet Vi Gran SFI. S en i SFI står for styring. Et viktig element i prosjektet vil derfor være å jobbe med forbedringer på styringssiden i Gran kommune. Med vennlig hilsen Ordfører Knut Magnar Lehre Ordfører Saksbehandlers telefon: