Prosjektforslag for. Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter. Planleggingsfase

Transkript

1 Prosjektforslag Prosjektforslag for Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter Denne fylles ut ved behandling. Planleggingsfase Prosjektnummer: Saksnummer: Versjon Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: <dato> <navn> <navn> Beslutning: <Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres> Bemanning av neste fase Neste fase ferdig: Prosjektleder: <dato> Andre: Signatur (prosjekteier) 1

2 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet 1.1. Nåværende situasjon 1.2. Fremtidig situasjon 1.3. Prosjektets formål 1.4. Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres 2. Mål 3. Rammebetingelser 4. Prosjektets produkter 5. Prosjektets avgrensninger og avhengigheter 6. Vurdering av prosjektets usikkerheter 7. Valg av alternativ og nytte/kost-vurdering 7.1. Alternative løsninger/konsepter 7.2. Vurdering/konseptvalg 7.3. Gevinstoversikt 7.4. Nytte/kost-vurderinger 8. Grov tidsplan og milepæler 9. Organisering, roller og ansvar 10. Interessenter/målgrupper 11. Budsjett Vedlegg 2

3 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet I rapporten som Arbeidsgruppe veikart leverte til Skate (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning) i februar 2014, beskriver arbeidsgruppen et veikart for nasjonale felleskomponenter. Her ble det gitt en helhetlig oversikt over behov som finnes (behovskatalog), sammenhengen mellom disse og om de kan dekkes av eksisterende felleskomponenter. Ett av disse behovsområdene er digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter. Skate etablerte derfor en foranalyse for digital kontaktinformasjon og fullmakter, som leverte sin rapport i juni Arbeidet bekreftet de behovene som veikartarbeidet identifiserte. Bedre tilgang til og håndtering av digital kontaktinformasjon og fullmakter er en klar forutsetning for å oppnå regjeringens mål om at kommunikasjonen mellom forvaltning og virksomheter, og internt i forvaltningen, skal være digital. I rapporten fra foranalysen ble det anbefalt at det ble etablert et forprosjekt, som heretter benevnes som planleggingsfasen, jf. prosjektveiviseren. Formålet med planleggingsfasen er å skape et tilstrekkelig grunnlag for å beslutte hvordan behovene for digital kontaktinformasjon og fullmakter skal dekkes. Det som i foranalysen ble omtalt som «forprosjekt» og «hovedprosjekt», omtales nå som ett prosjekt. I foranalysen henvises det til et eventuelt «hovedprosjekt», men dette benevnes heretter som «gjennomføring av prosjektet». Fremgangsmåten for å vurdere konseptene i foranalysen var basert på en forenklet versjon av Finansdepartementets metode for å vurdere ikke-prissatte virkninger. Konseptene ble tildelt poeng per kriterium. Antall poeng ble bestemt av i hvor stor grad det enkelte konsept skiller seg positivt eller negativt fra null-alternativet på det aktuelle kriteriet. Null-alternativet er dagens situasjon og den forventede utviklingen av denne noen år fremover i tid. Dette er beskrevet i kapittel 6 i rapporten fra foranalysen. Foranalysen med anbefalte tiltak ble tatt til etterretning av Skate i møte den Skate vil i nærmeste fremtid beslutte hvorvidt planleggingsfasen skal igangsettes med oppstart i I tillegg anbefalte foranalysen flere tiltak for at forvaltningen skal kunne kommunisere digitalt med virksomheter. For å støtte opp under realiseringen av anbefalt konsept, ga foranalysen innspill til pågående og nye tiltak. Flere av de pågående tiltakene er aktiviteter som berører Altinn, og som vil være med på å dekke deler av de kortsiktige behovene. Dette omfatter blant annet å heve kvaliteten på varslingsinformasjon, utvikle mer brukervennlige grensesnitt for roller og rettigheter, og gjøre tilpasninger slik at meldingsboksen kan brukes som digital kanal for post til virksomheter. Det forberedes også tiltak for å gjøre Altinn lettere tilgjengelig for den delen av forvaltningen som ikke er tjenesteeiere i dag. Anbefalingene fra foranalysen støtter opp under at det også fremover er behov for å holde stort trykk på pågående og planlagte tiltak innenfor disse områdene, for å sikre gode løsninger både på kort og lang sikt. For å kunne realisere den ønskede situasjonen fullt ut i et lengre perspektiv, er det avgjørende at de nye tiltakene blir gjennomført. Det er imidlertid viktig at pågående tiltak får tilstrekkelige ressurser og gjennomføres, da disse bygger opp under de langsiktige løsningene. 3

4 Sentrale begrep Begrep Virksomhet Fullmakt Digital kontaktinformasjon Digital varsling Beskrivelse I denne sammenheng omfatter begrepet virksomhet alle typer enheter som er registrert i Enhetsregisteret (og er tildelt organisasjonsnummer). Det vil si både hovedenheter og underenheter, enheter i privat og offentlig sektor. hvem som kan representere/opptre på vegne av virksomheten. Dette kan være fullmakter som følge av gitte roller, tidsavgrensede fullmakter, avgrensede fullmakter for spesifikke forhold m.m kan være ulike elektroniske adresser, som elektroniske meldingsbokser, IP-adresser, e-postadresser, og knutepunktadresser, og i tillegg sms Informasjon fra forvaltningen til virksomheten eller dit virksomheten har bestemt, om at digital post er sendt virksomheten, og hvor virksomheten kan skaffe seg kunnskap om innholdet Nåværende situasjon I rapporten fra foranalysen beskrives en fragmentarisk situasjon der de ulike forvaltingsorganer, i den grad de har elektronisk kommunikasjon med næringslivet, opererer med egne løsninger ut fra behovet hos partene i den enkelte situasjon. Den enkelte virksomhet må kommunisere sine relevante digitale kontaktadresser til ulike forvaltingsorgan. Dette medfører variasjon både i antall, bredde og kvalitet på kontaktinformasjonen hos det enkelte forvaltingsorgan. Ifølge eforvaltningsforskriften 9 kan ikke virksomheter som er registrert i Enhetsregisteret reservere seg mot elektronisk kommunikasjon. Digital kommunikasjon omfatter både kommunikasjon menneske til menneske, maskin til menneske og maskin til maskin. Men sentralt er også behovet for å kunne varsle en kommunikasjonspart (menneske eller maskin) om at en er klar til å starte kommunikasjon, eller at det har skjedd noe som ledd i en pågående kommunikasjonen, (for eksempel at et enkeltvedtak er levert i meldingsboksen i Altinn). Selve kommunikasjonen vil ofte avhenge av innholdet og avsender, mens varsel ofte vil avhenge av hvilke rolle eller fullmakt den som mottar varselet har i mottakende virksomhet. Foranalysen definerer fullmakt slik; En fysisk eller juridisk person gir en annen (fullmektig) rett til å foreta rettslige disposisjoner på sine vegne. Digital kontaktinformasjon er definert som ulike elektroniske adresser som identifiserer kontaktflater mot offentlige og private virksomheter. Digital kommunikasjon er i dag basert på ulike elektroniske adresser som identifiserer kontaktflater mot virksomheter, som elektroniske meldingsbokser (Altinn), IP-adresser (eller domener som etter oppslag mot DNS resulterer i IP-adresser), e-postadresser (som postmottak) til knutepunktadresser (slik som adresse til den som håndterer elektronisk faktura på vegne av virksomheter), men også varslingsinformasjon som typisk e-postadresser og mobilnummer knyttet mot personer, roller eller fullmakter i virksomhetene. 4

5 Manglende fokus på hvilke adresser man har, hvorfor man har dem og hva de brukes til, medfører at vi i dag har utfordringer ved felles håndtering av digital kontakt- og fullmaktsinformasjon. Informasjonen brukes og lagres på mange ulike måter, som kan variere fra sektor til sektor, etat til etat, fagområde til fagområde, men også fra system til system innenfor samme fagområde. Dette medfører varierende datakvalitet og liten eller ingen gjenbruksverdi. Slik situasjonen er i dag vil det imidlertid ikke være mulig å oppnå målet om forenkling og digitalisering i offentlig sektor for å bedre tilbudet til innbyggere og næringsliv. Digital kontaktinformasjon Det finnes i dag ingen samlet oversikt over digital kontaktinformasjon for virksomheter, og det er store variasjoner i hvordan digital adressering håndteres. Det er frivillig å registrere mobiltelefon og e-post i Enhetsregisteret. Disse opplysningene er offentlige og kan benyttes av kommersielle aktører i deres næringsvirksomhet. Enhetsregisteret er åpent tilgjengelig for alle, men inneholder ikke tilstrekkelig med digital kontaktinformasjon. Andre registre kan være utelukkende til lokalt bruk. I tillegg finnes det også registre som er spesifikke for bestemte formål eller sektorer. Variasjonen har blant annet bakgrunn i at vi har en rekke ulike og til dels parallelle registre som alle inneholder digital kontaktinformasjon for virksomheter. Konsekvensen av dette er at virksomhetene må melde samme opplysning til flere, noe som medfører unødvendig oppgavebelastning. Det finnes flere løsninger for kontaktinformasjon innenfor ulike domener i forvaltningen. Se vedlegg for eksempler på løsninger som eksisterer i dag. Oppdateringen av kontaktinformasjon i de ulike registrene kan variere, og dette bidrar til lav datakvalitet. Dette gjør seg særlig gjeldende i de mange interne kontaktregistre spredt i forvaltningen. Fordi ingen har et overordnet ansvar for datakvaliteten, medfører dette en ansvarspulverisering og forringelse av den digitale kontaktinformasjonen. Fullmakter Foranalysen avdekket behov for fellesløsninger for tildeling av frasagnsfullmakter for bruk i digitale tjenester. Det er behov for at de aktuelle fullmaktene, både stillingsfullmakter og frasagnsfullmakter, gjøres tilgjengelig i et felles grensesnitt til felles bruk. Foranalysen konkluderte med at det ikke er behov for å la alle typer fullmakter omfattes av en fellesløsning, men at det er størst behov for fellesløsninger for fullmakter knyttet til digital kommunikasjon. Koblingen mellom en virksomhet og personen som har fullmakt til å utføre en eller flere handlinger blir ofte omtalt som en rolle. Et eksempel på dette er de mange ulike rollene i Enhetsregisteret. Rollenes innhold defineres ut fra særlover eller annet regelverk, og avgjør hvilke fullmakter rollene har. Dette omfatter roller som prokura og signatur, styrets leder, regnskapsfører, daglig leder med flere. Disse fullmaktene benyttes av alle, både forvaltning, næringsliv og frivillig sektor. Det registreres per i dag ingen roller på underenheter i Enhetsregisteret. I foranalysen kom det fram behov for at det legges til rette for å registrere roller også på underenheter i 5

6 Enhetsregisteret. I tillegg kom det fram behov for å registrere underenheter i større utstrekning, med andre kriterier og detaljeringsnivå, enn det som er mulig i dag. Det er en utfordring at «rettighetsregisteret» i Altinn ikke er tilgjengelig for hele forvaltningen. For de som i dag ikke er tjenesteeiere, skaper dette betydelige utfordringer for å ha en sikker og effektiv digital kommunikasjonen med virksomheter. Ytterligere beskrivelse av den nåværende situasjonen finnes i rapport fra foranalysen Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter Fremtidig situasjon Korrekt, relevant, oppdatert og lett tilgjengelig digital kontaktinformasjon og fullmakter er en forutsetning for digital, sikker og effektiv kommunikasjon, både innad i forvaltningen og mellom forvaltningen og private virksomheter. Digital kontaktinformasjon I den ønskede fremtidige situasjonen er digital kontaktinformasjon tilgjengelig på en måte som gjør at det er enkelt å etablere digital kommunikasjon med virksomheter, uten at dette legger ekstra byrder på noen av partene i kommunikasjonen. Forsendelsen skal være på korrekt format og med tilstrekkelig metadata/informasjon til at mottakeren om ønskelig kan videreformidle den innad i sin virksomhet automatisk/maskinelt. Det er viktig med en slik smidighet, som gjør at virksomhetene selv kan styre den digitale kommunikasjonen på innsiden, etter at forvaltningen har levert «til døren». Dette muliggjør også kommunikasjon maskin til maskin i sanntid. Den digitale kontaktinformasjonen må i sin helhet være tilgjengelig for forvaltningen. Planleggingsfasen av prosjektet må gjøre en grundig vurdering av hvilke opplysninger som skal være tilgjengelig også for private virksomheter. Det er viktig at informasjonen sikres mot misbruk. Fullmakter I eforvaltingsforskriften er det krav om at det skal fremgå av kommunikasjonen at vedkommende person er representert med fullmektig. I en ønsket situasjon vil det derfor være etablert en enkel tilgang til å verifisere hvem som kan opptre på vegne av og forplikte en virksomhet i en digital dialog. Det er videre etablert fellesløsninger for registrering, vedlikehold og tilgjengeliggjøring av fullmakter innenfor de områdene der det er hensiktsmessig at det lages fellesløsninger for dette. Fellesløsningene vil være tilgjengelige for hele forvaltningen Prosjektets formål Formålet med planleggingsfasen er å levere grunnlag/prosjektforslag for gjennomføring av prosjektet, for å dekke behovet for digital kontaktinformasjon og fullmakter gjennom fellesløsninger. Det skal leveres en analyse av ulike løsningsalternativ, og en funksjonell beskrivelse av det anbefalte alternativet med estimert nytte og kostnader. 6

7 Et prosjekt som er såpass viktig for mange interessenter kan ha stor samfunnsøkonomisk virkning. Det bør foreligge et godt styringsunderlag før start av gjennomføringsfasen i prosjektet. Styringsunderlaget for en gjennomføringsfase i et prosjekt av dette omfang og viktighet bør oppfylle vanlige krav til god prosjektplanlegging. I tillegg vil gjennomføring av en samfunnsøkonomisk analyse være viktig for å danne et godt grunnlag for vurdering av alternative løsninger. Formålet med prosjektet er å bidra til regjeringens målsetting om forenkling og digitalisering i offentlig sektor for å bedre tilbudet til innbyggere og næringsliv. Det å etablere fellesløsninger på disse områdene er avgjørende for å oppnå heldigitale tjenester og realisere samfunnsøkonomiske gevinster Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Dersom prosjektet ikke gjennomføres, vil det enkelte forvaltingsorgan måtte starte opp eller fortsette sitt eget utviklingsløp for forvaltning av digital kontaktinformasjon og fullmakter. Det vil ta lengre tid å oppnå heldigitale tjenester, og det vil bli betydelig vanskeligere å etablere tjenester på tvers av forvaltningsorganer og sektorer. Brukerne opplever en fragmentert offentlig sektor. De må oppdatere samme informasjon flere steder og får dermed økte oppgavebyrder. En slik situasjon vil være svært kostnadsdrivende for forvaltningen. Forvaltningen som sådan vil ikke fremstå enhetlig og graden av brukerorienteringen vil variere mellom ulike deler av forvaltningen. Vi vil ikke oppnå den grad av samordning og digitalisering som er avgjørende for å bedre tilbudet til innbyggere og næringsliv. 2. Mål Når planleggingsfasen er fullført, skal det være fremlagt overordnet analyse av ulike mulige løsningsforslag på det anbefalte kombinasjonskonseptet fra foranalysen. På det anbefalte løsningsforslaget skal det være fremlagt en funksjonell beskrivelse. Med utgangspunkt i alternative løsningskonsepter som er skissert i foranalysen er målet for forprosjektet å begrunne og anbefale en løsning for elektronisk kontaktinformasjon og fullmakt. Grunnlaget skal være tilstrekkelig for å kunne ta beslutning om oppstart av gjennomføringsfasen i prosjektet. I planleggingsfasen er prosjektets effektmål å gjennomføre behovsdrevne tiltak på område der dette er hensiktsmessig, for å oppnå heldigitale tjenester og realisere samfunnsøkonomiske gevinster. Arbeidet bygger videre på foranalysen for digital kontaktinformasjon og fullmakter, og blant annet på kravspesifikasjonen for videreutvikling av dagens adresseregister til e- handelsløsningen (SMP), til ELMA. Planleggingsfasen skal ta hensyn til initiativene og løsningene som foregår parallelt innenfor området, jf. pkt. 3. Effektmål Tilgang til digital kontaktinformasjon og fullmakter skal bidra til at næringsdrivende og andre typer virksomheter kan ha en sikker og effektiv digital kommunikasjon med forvaltningen, og motsatt. Raskere og mer effektiv kommunikasjon vil gi grunnlag for bedre flyt i samhandlingen, og dermed raskere og bedre behandling for alle involverte parter. Informasjonssikkerheten må bli ivaretatt på en måte som ikke unødig forsinker prosessene. 7

8 Forenkling og besparelse for næringslivet Effektiv digital kommunikasjon gir grunnlag for bedre og sikrere kommunikasjon, raskere behandling og enklere prosesser. Tjenester kan i større grad utformes interaktivt der brukere ikke behøver å gi samme informasjon flere ganger til flere parter. Saksbehandlingstid for bruker bør måles fra en sak starter til en korrekt avgjørelse foreligger, uavhengig om flere forvaltningsorgan er inne i bildet. I prosesser der flere aktører er involvert vil digital samhandling bidra til ytterligere effektivisering. Med mulighet for automatisert behandling av meldinger internt i virksomhetene, vil den interne ressursbruken bli ytterligere redusert. Mer effektiv forvaltning Digital kommunikasjon kan være både raskere, rimeligere og sikrere enn tradisjonelle måter å kommunisere på. Digital kommunikasjon kan bidra til at saksbehandlingen i forvaltningen blir mindre kostnadskrevende, og at den tar kortere tid. Dette gjelder både for den enkelte virksomhet og for forvaltningen samlet sett. Helhetlig digital samhandling Tilgang til kontaktinformasjon og fullmakter skal bidra til å understøtte digitale samhandlingsmønstre slik at prosesser mellom forvaltningen og virksomhetene ikke fragmenteres eller kompliseres unødig. Helhetlig digital samhandling bidrar til å realisere nye og mer effektive prosesser på tvers av forvaltning og private virksomheter. Dette stiller krav til hensiktsmessige IT-løsninger både i forvaltningen og hos de private virksomhetene. Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterier Rapporten fra planleggingsfasen skal være tilstrekkelig grunnlag for beslutning om gjennomføring av prosjektet. For at leveransene i rapporten skal gi nødvendig grunnlag for beslutning, er det viktig at innholdet er tydelig beskrevet, omforent og er godt forankret både hos forvaltning og brukere. En kritisk suksessfaktor for gjennomføring av planleggingsfasen vil være ressurstilgang fra involverte forvaltningsorgan. Uten tilstrekkelige og riktige ressurser vil ikke planleggingsfasen kunne fullføres innenfor tidsfristen, og dette vil kunne påvirke tidspunkt for gjennomføring av prosjektet. Leveranse av grunnlag for satsingsforslag eller eventuelt budsjettinnspill. Hvis ikke grunnlag for satsingsforslag/budsjettinnspill er klart høsten 2016, vil gjennomføring av et prosjekt bli forsinket minimum ett år. Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Virksomhetsmål Effektmål 8

9 Resultatmål Tabellen fylles ut i løpet av planleggingsfasen 3. Rammebetingelser Altinn skal også benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende, jf. digitaliseringsrundskrivet Kontaktinformasjonen og måten den gjøres tilgjengelig på må sees i sammenheng med relevante europeiske initiativ. Det haster med å imøtekomme private virksomheters og forvaltningens behov for digital kontakt- og fullmaktinformasjon. Samtidig er dette et område hvor det allerede er gjort mye arbeid og det pågår en rekke aktiviteter. Både planleggings- og gjennomføringsfasen vil ta høyde for dette. I gjennomføringsfasen vil prosjektet vil jobbe i iterasjoner. Dette gjør det mulig å produsere hyppige leveranser, samtidig som vi oppnår vekselvirkninger mellom utredning og utvikling. For å kunne prioriteres, vil allerede pågående eller planlagte tiltak på området, kunne være avhengig av finansiering utover det aktuelle forvaltningsorgans rammer. Rapport fra foranalyse Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter Difi-rapport 2015:3 «Løsning for meldingsutveksling i offentlig sektor» Kravspesifikasjon for utvidelse av ELMA (elektronisk mottakeradresseregister), vedlegg 4 i Difi-rapporten «Løsning for meldingsutveksling i offentlig sektor» Difi-notat (2014:2): Digital kommunikasjon med virksomheter. Forvaltningens behov for digital posttjeneste Kartlegging: Registrering i Enhetsregisteret av enheter i offentlig sektor eforvaltningsforskriften Lov om Enhetsregisteret Forskrift om registrering av juridiske personer m.m. i Enhetsregisteret Digitaliseringsrundskrivet 2014: Sentrale føringer i digitaliseringsrundskrivet: (Altinn skal benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende, jf. pkt. 1.2). Forvaltningsloven Personopplysningsloven Skate: Beslutning i møte, Status og leveranse fra foranalysen tatt til etterretning Forskrift om prøveordning med elektronisk kommunikasjon med domstolene Pågående prosjekt og tiltak Altinn: Digital post fra forvaltningen til næringsdrivende, jf. pkt. 1.2 i Digitaliseringsrundskrivet

10 Altinns «Kontaktinformasjon for virksomheter» (det vil si liste over kontakter/kontaktpunkt for varsling i Altinn). Pågående tiltak i regi av EU Pilot om meldingsutveksling i offentlig sektor FIKS (SvarUt) Arbeid med rettslig regulering av en plikt for virksomheter til å registrere varslingsinformasjon Prøveordning med elektronisk kommunikasjon med domstolene (Aktørportalen) Nasjonalt meldingsløft i helsesektoren 4. Prosjektets produkter Produktene og leveransene er relatert til det som skal leveres i planleggingsfasen av prosjektet. Produkter Beskrivelse Prosjektplanlegging Detaljert prosjektplan utarbeides ved oppstart av planleggingsfasen, og vedlikeholdes gjennom planleggingsfasen. Vurdering av anbefalt konsept i foranalysen Ved oppstart av planleggingsfasen utredes anbefalt konsept for å sikre at alle områder som vil bli berørt, blir dekket av planleggingsfasen. Behovsbeskrivelse Beskrivelse av behov knyttet til digital kontakt- og fullmaktinformasjon. Baseres på foranalysen, men oppdateres gjennom prosjektperioden. Interessentanalyse Planleggingsfasen vil gjennomføre en egen interessentanalyse, og denne vil holdes ved like i prosjektets varighet. Samfunnsøkonomisk analyse (eventuelt nytte- /kostanalyse) Planleggingsfasen vil gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse, eventuelt en mindre omfattende nytte-/kostanalyse. Hva som gjennomføres, avhenger av den endelige finansieringen av prosjektet. Overordnet kravspesifikasjon Planleggingsfasen utarbeider overordnet kravspesifikasjon for gjennomføringsfasen av prosjektet. Beskrivelse av 3-4 brukerreiser Brukerreiser brukes for å sikre at arkitektur- og 10

11 løsningsbeskrivelsene tar hensyn til brukernes behov. Arkitektur- og løsningsbeskrivelser og beskrivelse av informasjonsmodeller for anbefalt konsept Arkitektur- og løsningsbeskrivelser blant annet basert på brukerreiser, samt beskrivelse av informasjonsmodeller. Den funksjonelle beskrivelsen (løsningsbeskrivelsen) av anbefalt løsning skal være så presist at det gir et godt beslutningsgrunnlag for en eventuell gjennomføring av prosjektet. Skissere hovedprosesser/prosessbeskrivelser i et anbefalt konsept for å løse adressering/ fullmakter Skissere hvilke fellestjenester og felleskomponenter som som må realiseres for at konseptet skal fungere godt for virksomhetene og for forvaltningen. Utkast til forvaltningsregime og pris- og finansieringsmodell Finansiering og underlag til budsjettinnspill for gjennomføring av prosjektet. Dette innebærer grunnlag for et satsingsforslag for prosjektet, samt finansiering for drift og forvaltning. Pris- og finansieringsmodeller beskrives som en del av dette. Utkast til regelverksendringer Forslag til regelverksendringer knyttet til forvaltningsansvar, meldeplikt, rett og plikt til bruk, tilgjengelighet m.v. Krav og retningslinjer for forvaltningsregime, særlig om forholdet til enkeltsektorer og eksisterende løsninger. Enhetsregisteret registrering av underenheter og kontaktinformasjon Et eventuelt behov for å registrere flere typer underenheter og eventuelt med tilhørende roller i Enhetsregisteret utover det som er tillatt i dag Overordnet prosjektplan for fortsettelse av prosjektet utover planleggingsfasen Planleggingsfasen leverer overordnet prosjektplan for en eventuell gjennomføring av prosjektet. Satsingsforslag, eventuelt budsjettinnspill Prosjektet leverer i planleggingsfasen forslag til satsingsforslag. Hvis det kan føre til raskere gjennomføring av prosjektet, benyttes satsingsforslaget som budsjettinnspill. Beskrivelse av overgangsordninger Prosjektet vil i planleggingsfasen vurdere behovet for overgangsordninger på flere områder. Hvis det er behov for videre utredning, vil dette gjøres i en eventuell gjennomføring av prosjektet. Risikovurdering I prosjektets planleggingsfase vil det bli gjennomført en egen risikovurdering for en eventuell gjennomføring av prosjektet. 11

12 Forholdet til EU-initiativ (særlig edelivery DSI og ELMA (SMP)) Eventuelle nye fellesløsninger må sikre at eksisterende og nye EU-initiativ ivaretas på en god måte. Kontaktinformasjonen og måten den gjøres tilgjengelig på, sees i sammenheng med relevante europeiske initiativ. Overordnet beskrivelse av behovet for metadata som er nødvendig for at virksomheter selv skal kunne styre digital kommunikasjon internt i virksomheten, etter at forvaltningen har levert «til døren» Planleggingsfasen skal ikke levere løsningsbeskrivelse, men bare gi en overordnet beskrivelse av behovet. I hele prosjektperioden vil det være et ønske om raskt å kunne ta ned og operasjonalisere "lavthengende frukter". 5. Prosjektets avgrensninger og avhengigheter Prosjektet skal bare realisere behov som skal dekkes gjennom felleløsninger. Selv om det etableres fellesløsning(er) for forvaltningen for digital kontaktinformasjon og fullmakter, vil det etter all sannsynlighet være behov for sektorspesifikke løsninger som kan eksistere side om side med fellesløsningen, eksempelvis Helsenett. Det er en forutsetning at disse sektorspesifikke løsningene tilpasses og endres slik at de tar inn generiske data fra fellesløsning(er). Disse tilpasningene omhandles ikke i planleggingsfasen. Det følger av eforvaltningsforskriften at «alle» som henvender seg til et forvaltningsorgan, kan benytte digital kommunikasjon. I foranalysen pekte representanter for næringsdrivende på behovet for at private virksomheter må kunne ta initiativ til og ha direkte dialog med forvaltningen gjennom fellesløsninger. Denne problemstillingen var utenfor foranalysens mandat. Foranalysen anbefalte derfor at dette ble drøftet i planleggingsfasen, slik at dette behovet blir vurdert i forhold til og som en del av eventuelle fellesløsninger. Foranalysen tok heller ikke for seg hvordan det enkelte forvaltningsorgan skal legge til rette for at alle som henvender seg til et forvaltningsorgan, kan bruke digital kommunikasjon. Dette området skal heller ikke drøftes nærmere i planleggingsfasen. Prosjektet omfatter alle virksomheter og underenheter som er registrert i Enhetsregisteret med egne organisasjonsnummer. Forvaltningens ansvar for levering av digitale meldinger og varsler stanser ved virksomhetens dør, og i utgangspunktet er det det vi trenger digital kontaktinformasjon til. Men for å kunne få til en effektiv digital samhandling også med større virksomheter, er det en forutsetning at det legges til rette for at virksomheten selv kan styre den digitale kommunikasjonen også innenfor egen virksomhet. Dette har betydning både for digital kontaktinformasjon og fullmakter. 12

13 Prosjektet må ta hensyn til at eksisterende registre og løsninger, som for eksempel Helsedirektoratets adresseregister, kan etablere grensesnitt mot fellesløsning for digital kontaktinformasjon og fullmakter. 5.1 Utfordringer som ikke løses i prosjektet Forvaltningen har et udekket og uttalt behov om å kunne kommunisere digitalt med virksomheter som ikke har organisasjonsnummer. Dette er en utfordring siden den unike identifikatoren mangler. Dette behovet må eventuelt dekkes utenfor prosjektet. 6. Vurdering av prosjektets usikkerheter I planleggingsfasen vil det bli gjennomført en egen risikovurdering for gjennomføringsfasen i prosjektet. Trusler Innhold Reduserende tiltak Manglende ressurser fra forvaltning De ulike forvaltningsorganene stiller ikke med tilstrekkelige og riktige ressurser til arbeidet i prosjektet. Dette vil i minimum gjelde skatteetaten, SSB, NAV, KS/KommIT, Difi, Helsedirektoratet og BR. Tydelig prioritering fra ledelse og oppfølging av denne i eget organ ved tilbakemelding fra prosjektet om manglende ressurser. Tilstrekkelig prioritet og forankring i de berørte forvaltningsorgan. Etablering av styringsgruppe med lederdeltagere fra aktuelle forvaltingsorgan sikrer nødvendig støtte fra fagmiljø i linjen. Manglende økonomi Det avsettes ikke midler til dekning av kostnader til samfunnsøkonomisk analyse. Fordeling av kostnader mellom de ulike prosjektdeltakerne i prosjektets planleggingsfase. Manglende deltakelse fra næringsliv og frivillig sektor Får ikke medlemmer til referansegruppe Prosjektet presiserer ovenfor disse aktørene om behovet og viktigheten av deltakelse. Henvendelse til rett nivå hos næringsliv og frivillig sektor fra rett nivå hos forvaltningen. Tidsramme planleggingsfasen må være fullført innen utgangen av oktober 2016, for å kunne levere satsingsforslag/budsjettinnspill. Tilstrekkelige ressurser, alternativt dele leveransen Interessegap eller manglende konsensus mellom forvaltningsorganene Blir ikke enige om anbefalt løsningsforslag Levere ulike alternativer på løsningsforslag 13

14 Muligheter Innhold Tiltak Støtte fra og avklaring med næringslivsorganisasjoner sikrer forankring og bedre løsninger Samarbeidsfora med næringsliv sikrer med orientering tilbake i egen linje sikrer godt klima, gode løsninger og en forankring som letter implementering Dialog på rett nivå i forkant. Orientering underveis. Eventuell mediestrategi i etterkant av beslutning og ved levering (i fagblad, medlemsblad...) God samhandling forvaltingsorganene i mellom Får etablert en felles forståelse og dugnadsånd i forvaltingen ut mot næringsliv og i fremtidig samhanding mellom etatene. Mer tilpasset regelverk blir utviklet Oppfølging på rett nivå, orientering i linje. Regelendringsbehov identifiseres og presenteres. God forankring i egen organisasjon Egen organisasjon får mulighet til å vite hva som skjer Oppfølging og orientering på egne nettsider. Orientering i aktuelle fora. 7. Valg av alternativ og nytte/kost-vurdering 7.1. Alternative løsninger/konsepter I foranalysen ble tre konsepter nærmere vurdert. Sentralkonseptet Sentralkonseptet innebærer at én registerforvalter er ansvarlig for all kontaktinformasjon og fullmakter. Det er ikke en forutsetning at all informasjon ligger i samme register, men alle registrene vil forvaltes av den samme sentralforvalteren. Forvalteren vil være ansvarlig for å forvalte og tilby de nødvendige grensesnittene, blant annet administrasjonsgrensesnitt, oppdateringsgrensesnitt og grensesnitt for oppslag. I dette konseptet finnes det kun sentrale grensesnitt og ingen grensesnitt for det enkelte register. Alle virksomheter må derfor forholde seg til de sentrale grensesnittene. Ansvaret for å opprettholde tilstrekkelig datakvalitet ligger hos sentralforvalteren. Distribuert konsept Det distribuerte konseptet innebærer flere registerforvaltere, som hver for seg er ansvarlig for å forvalte ulike deler av den samlede kontaktinformasjon og fullmakter. Den enkelte registerforvalter er ansvarlig for å opprettholde tilstrekkelig datakvalitet i eget register. Konseptet legger opp til én sentralforvalter som er ansvarlig for å gjøre informasjonen tilgjengelig for virksomheter på en enhetlig måte. I likhet med sentralkonseptet forutsetter derfor også det distribuerte konseptet at det kun finnes sentrale grensesnitt og ingen grensesnitt for det enkelte register. Alle virksomheter må forholde seg til de sentrale grensesnittene. 14

15 Kombinasjonskonseptet Kombinasjonskonseptet innebærer at en sentralforvalter er ansvarlig for forvaltning av generisk kontaktinformasjon og fullmakter. I tillegg skal sentralforvalteren gjøre samlet kontaktinformasjon og fullmakter fra ulike registre, som for eksempel adresseregisteret i Helsenett, tilgjengelig på en enhetlig måte overfor forvaltningen. Den enkelte registerforvalteren er ansvarlig for å opprettholde tilstrekkelig kvalitet i eget register. Konseptet åpner i tillegg for at den enkelte registerforvalter kan tilby egne grensesnitt, som er spesifikke for det enkelte register. På disse punktene er konseptet likt de to øvrige konseptene. Det skiller seg imidlertid fra de andre konseptene ved at det også åpner for at den enkelte registerforvalter kan tilby egne grensesnitt, som er spesifikke for det enkelte register Vurdering/konseptvalg Konseptene for digital kontaktinformasjon og fullmakter som ble vurdert i foranalysen var overordnede, og hadde prinsipielt ulike tilnærminger for å lukke gapet mellom dagens situasjon og den ønskede situasjonen. Det ble identifisert tre konsepter, og alle er egnet til å dekke gapene som er identifisert; sentralkonseptet, distribuert konsept og kombinasjonskonseptet. Hvert konsept kan realiseres med flere ulike løsningsalternativer. Ettersom det var en foranalyse som ble gjennomført, valgte vi i konseptbeskrivelsene å vektlegge organisatoriske og forvaltningsmessige forhold og i mindre grad tekniske spørsmål. Vurderingene av konseptene viser at på de fleste kriteriene vil alle, i kraft av å representere en felles og enhetlig tilnærming til kontaktinformasjon og fullmakter i forvaltningen, forbedre dagens situasjon. Selv om alle konseptene skiller seg fra dagens situasjon, er det lite som skiller sentralkonseptet og distribuert konsept fra hverandre. Kombinasjonskonseptet skiller seg positivt både fra dagens situasjon og fra de to andre konseptene. Dette gjelder særlig på kriteriene om fleksibilitet og tid. Dette skyldes at konseptet legger opp til at lokale særegenheter kan bevares og videreføres, samtidig som det legger til rette for en helhetlig tilnærming. På denne bakgrunn anbefaler vi at kombinasjonskonseptet utredes nærmere i det videre arbeidet. Se for øvrig kapittel 8 og 9 i rapporten fra foranalysen for nærmere beskrivelse av konsept og vurderingene av disse Gevinstoversikt Planleggingsfasen vil gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse, eventuelt en mindre omfattende nytte-/kostanalyse. Hva som gjennomføres, avhenger av den endelige finansierengen av prosjektet. I planleggingsfasen skal det settes opp mål for forventet effekt. Gevinster skal kartlegges og det skal settes opp mål for disse. Målene skal være overordnet, men samtidig utformes med faktorer som gjør det mulig å konkretisere og beregne forventede og oppnådde gevinstene av det enkelte forvaltingsorgan. Effektmålene foreslås skal være; forenkling og besparelser for næringslivet 15

16 mer effektiv forvaltning helhetlig digital samhandling Forenkling og besparelser for næringslivet Effektiv digital kommunikasjon gir grunnlag for bedre og sikrere kommunikasjon, raskere behandling og enklere prosesser. Tjenester kan i større grad utformes interaktivt der brukere ikke behøver å gi samme informasjon flere ganger til flere parter. Kvaliteten på saksbehandlingen kan økes gjennom raskere avdekking og påfølgende avklaring av uklarheter knyttet til faktum og rettsanvendelse. Saksbehandlingstid for bruker bør måles fra en sak starter til en korrekt avgjørelse foreligger, uavhengig om flere forvaltningsorgan er inne i bildet. Mer effektiv forvaltning Digital kommunikasjon kan være både raskere, rimeligere og sikrere enn tradisjonelle måter å kommunisere på. Digital kommunikasjon kan bidra til at saksbehandlingen internt i det enkelte forvaltingsorgan forenkles og at kommunikasjon mellom ulike forvaltningsorgan og nivå blir mindre kostnadskrevende, og at saksbehandlingen tar kortere tid. Helhetlig digital samhandling Målet er fullstendig digitalsamhandling mellom forvaltning og næringsliv. Tilgang til kontaktinformasjon og fullmakter skal bidra til å understøtte digitale samhandlingsmønstre slik at prosesser mellom forvaltningen og virksomhetene ikke fragmenteres eller kompliseres unødig. Helhetlig digital samhandling bidrar til å realisere nye og mer effektive prosesser på tvers av forvaltning og private virksomheter. Dette stiller krav til hensiktsmessige ITløsninger både i forvaltningen og hos de private virksomhetene. Gevinster For hvem, og hvordan fremkommer gevinsten? Forutsetninger for at gevinsten skal kunne realiseres 16

17 7.4. Nytte/kost-vurderinger Det vil gjennomføres en samfunnsøkonomisk analyse, eventuelt en mindre omfattende nytte- /kostanalyse i planleggingsfasen. Hva som gjennomføres, avhenger av den endelige finansieringen av prosjektet. Økonomiske hovedtall/kvalitative gevinster År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Prosjektutgifter Bruttogevinster Nettogevinster Kvalitative gevinster Kvalitativ gevinst 1 Kvalitativ gevinst 2 8. Grov tidsplan og milepæler Det foreslås at prosjektets planleggingsfase starter opp senest 1. januar Bemanning og ressursavtaler må derfor være på plass før dette tidspunktet. Vi antar at en gjennomføring av prosjektet vil kreve tilføring av prosjektmidler utover forvaltningsorganenes ordinære budsjetter. Hvis overordnede departement ønsker at det skal leveres satsningsforslag, vil prosjektet tidligst kunne gjennomføres i For å sikre minst mulig tidsforsinkelse, krever det derfor uansett at prosjektet leverer budsjettinnspill/satsingsforslag for gjennomføring av prosjektet innen medio oktober Hovedmilepæler Tabellen under gir en oversikt over hovedmilepæler og danner grunnlag for utarbeidelse av prosjektbeskrivelse og detaljerte planer for planleggingsfasen. 17

18 Milepæl nr Milepæl Dato Ansvarlig Kriterier for oppnådd milepæl HMP1 HMP2 Oppstart planleggingsfase Utkast leveranseplan til planleggingsfasen Arkitektur- og løsningsbeskrivelser HMP3 Krav til regelverksendringer og forvaltningsregime Samfunnsøkonomisk analyse eventuelt nytte- /kostanalyse HMP4 Budsjettinnspill/ satsingsforslag januar april Det er besluttet at planleggingsfasen skal kjøres, og bemanning/ressursavtaler er på plass Overordnede arkitektur- og løsningsbeskrivelser for fellesløsninger er klare juli Utkast til regelverksendringer knyttet til forvaltningsansvar, meldeplikt, rett og plikt, tilgjengelighet m.v. Utkast til retningslinjer for forvaltningsregime, inkl. enkeltsektorer og eksisterende løsninger Levert: Underlag til budsjettinnspill/ satsingsforslag for gjennomføring av prosjektet Rapport fra planleggingsfasen Forventet grov tidsplan Leveranser Prosjektplanlegging Analyse av anbefalt konsept, behovsbeskrivelse Interessentanalyse, brukerreiser Utkast til regelverksendringer, overgangsordninger Arkitektur- og løsningsbeskrivelser Samfunnsøkonomisk analyse / nytte-/kostanalyse Overordnet kravspesifikasjon digital kontaktinformasjon Overordnet kravspesifikasjon fullmakter for virksomheter Utkast til forvaltningsregime Risikovurdering Sommerferie Overordnet prosjektplan for gjennomføringsfasen (hvis dette anbefales) Satsingsforslag, eventuelt budsjettinnspill Start januar januar februar februar april april april april mai mai juli september september 18

19 9. Organisering, roller og ansvar Foranalysen peker på Brønnøysundregistrene (BR), i samarbeid med Difi som ansvarlig for gjennomføringen av planleggingsfasen. SKATE Skates arbeidsutvalg Styringsgruppe Referansegruppe med representanter fra næringsliv og forvaltning Prosjektleder v/br Prosjektgruppe Skate: Planleggingsfasen skal rapportere til de faste møtene i Skate, for å ha god koordinering og styring underveis, og sikre koblingen til viktige strategiske mål. o Skates arbeidsutvalg: Skates saksforberedende organ. Styringsgruppe for planleggingsfasen: Deltakelse fra avdelingsledernivå: SKD, NAV, Difi, BR, KS og Helsedirektoratet. Prosjektgruppe: Sammensetningen av deltakere fra de samme forvaltningsorgan som deltok i foranalysen, med unntak av SSB, som har signalisert at de ikke deltar i det videre arbeidet. Prosjektleder: BR stiller med prosjektleder Prosessdriver: Det vil være en krevende oppgave å koordinere oppgaver og leveranser i planleggingsfasen. For å sikre nødvendig framdrift, vil det derfor være en fordel for prosjektet å ha en prosessdriver. Referansegruppe: Det etableres felles referansegruppe mot forvaltningen, næringslivet og frivillig sektor. Internt i prosjektgruppen vil det være tett dialog gjennom hele prosjektperioden, med flere samlinger og faste møter. For å ha god styring med beslutninger underveis, vil prosjektet gjennomføre særlig kvalitetssikring i forbindelse med milepæler, og hvis det ellers oppstår behov som trenger bredere forankring. Referansegruppene skal bidra til å sikre god brukerinvolvering. Brønnøysundregistrene vil være prosjekteier og ha prosjektledelsen, og er ansvarlig for å drive prosessene i gjennomføringen av planleggingsfasen. De øvrige prosjektdeltakerne vil også ha ansvar for leveranser og/eller deler av leveranser i planleggingsfasen. Internt hos det enkelte forvaltningsorgan som deltar i foranalysen, vil arbeidet kunne organiseres på ulik måte. Noen vil ha faste deltakere i prosjektgruppen, mens andre etablerer arbeidsgrupper internt, hvor ulike deltar i møte, work shop o.l. i prosjektgruppen, avhengig av tema og kompetanse. 19

20 Utkast til bemanningsplan Navn Organisasjon Avtalt deltakelse i prosjektet Rolle Kompetanseområde <Navn> BR 150 % Prosjektleder BR og prosessdriver Prosjektledelse BR + ekstern 50 % Samfunnsøkonomisk analyse BR 80 % Prosjektdeltaker Fagressurs Enhetsregisteret BR 20 % Prosjektdeltaker BR 50 % Prosjektdeltaker Juridisk Overordna og bred kompetanse BR BR 50 % Prosjektdeltaker Arkitektur og ELMA BR 35 % Prosjektdeltaker Forretningsutvikling og løsningsarkitektur Altinn BR 15 % Prosjektdeltaker Brukskvalitet, personvern Difi 25 % Prosjektdeltaker Arkitektur og ELMA Difi 15 % Prosjektdeltaker e-handel Difi 40 % Prosjektdeltaker SKD 40 % + 10 % Prosjektdeltaker KS Inntil 20% Prosjektdeltaker Forretningsutvikling og bred kompetanse i digitaliseringsarbeid, også analyser og utredninger Forretningsutvikling + arkitektur og kompetanse på SKD sine behov Foranalysen og KS sine behov, kompetanse på brukerreiser NAV 25 % Prosjektdeltaker Foranalysen og NAV sine behov Helsedirektoratet 25 % Prosjektdeltaker Foranalysen og Helsedirektoratet sine behov, og løsningen for adresseregisteret deres 10. Interessenter/målgrupper Målgrupper for å ta i bruk opplysninger om digital kontaktinformasjon og fullmakter fra en fellesløsning, er hele offentlig forvaltning og alle typer virksomheter (både næringsdrivende og er hele offentlig forvaltning og alle typer virksomheter (både næringsdrivende og ikkenæringsdrivende). Vi må ta hensyn til at det framover vil være en større og mye bredere gruppe brukere som vil benytte digital kommunikasjon med forvaltningen. Ikke bare «profesjonelle» brukere, (som regnskapsførere, revisorer, «lønn og personal» osv.), men alle ulike profesjoner og fagmiljøer kommer til å trekkes inn. Planleggingsfasen vil gjennomføre en egen interessentanalyse, og denne vil holdes ved like i prosjektets varighet. 11. Budsjett Hovedsakelig vil prosjektkostnadene bestå i personellressurser og reisekostnader til forarbeid, gjennomføring og etterarbeid av møter og workshop er. Den enkelte etat/aktør dekker egne kostnader knyttet til arbeidet i planleggingsfasen. Det er likevel behov for midler til dekning av kostnader knyttet til fire samlinger i løpet av prosjektperioden, beregnet til kr

21 Det skal etableres fellesløsning(er) for forvaltningen for å løse utfordringene med digital kommunikasjon og fullmakter. For å ha et tilstrekkelig grunnlag for vurdering av løsningene, vil det beste være å kunne gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse. En slik analyse vil kunne kreve bistand av eksterne ressurser med riktig kompetanse. Den endelige finansieringen av prosjektet avgjør om det blir gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse, eller om det bare blir gjennomført en mindre omfattende nytte-/kostanalyse. Vedlegg Rapport fra foranalyse Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter 21