Foranalyse. Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter

Transkript

1 Foranalyse Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter Rapport til Skate Versjon: 1.0 Dato: 8. juni 2015

2 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Innledning Bakgrunn Mandat Organisering og metodikk Effektmål Sentrale begrep Begrepet fullmakt Avgrensninger Interessentanalyse Behov ved digital kommunikasjon Behov for digital kontaktinformasjon Behov for fullmaktinformasjon Beskrivelse av ønsket situasjon Innledning Målbilder for digital kontaktinformasjon Målbilder for fullmakter Vurdering av dagens situasjon Digital kontaktinformasjon Generelt Eksisterende registre og løsninger Fullmakter Eksisterende registre og løsninger Utfordringer ved dagens rettslige regulering Sentrale utviklingstrekk i Altinn Løsninger/initiativ i utlandet Gapanalyse Løsningskonsepter Sentralkonseptet Distribuert konsept Kombinasjonskonseptet Alternativanalyse Vurdering av konsepter Kriterier

3 9.2.1 Mer effektiv forvaltning Mer brukerrettet forvaltning Kompleksitet Kvalitet Fleksibilitet Tid Oppsummering Handlingsplan Innspill til pågående tiltak Nye tiltak Sentrale dokument og kilder Vedlegg Vedlegg 1: Begrepsbeskrivelser Vedlegg 2: Brukerhistorier Vedlegg 3: Overordnede krav Vedlegg 4: Kartlegging av løsninger i utlandet Vedlegg 5: Arbeidsmøter med ulike aktører Vedlegg 6: Mandat

4 1 Sammendrag Skate (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning) har besluttet at det skal gjennomføres tre foranalyser for å følge opp de høyest prioriterte og/eller mest komplekse behovene identifisert i veikartarbeidet. Denne foranalysen omhandler behovene for håndtering av digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter. Vårt arbeid har bekreftet de behovene som veikartarbeidet tidligere har identifisert. Bedre håndtering av digital kontaktinformasjon og fullmakter er en forutsetning for å oppnå regjeringens mål om at kommunikasjonen mellom forvaltning og virksomheter skal være digital. I behovskartleggingen har vi hatt møter med flere ulike interessenter, både fra næringsliv, frivillig sektor og forvaltning. Forvaltningen har behov for tilgang til digital kontaktinformasjon for alle virksomheter som er registrert i Enhetsregisteret, og oversikt over hvem som har fullmakt til å opptre på vegne av dem. Forvaltningens ansvar for en digital forsendelse stanser i utgangspunktet «ved mottakerens dør». Forvaltningen skal likevel legge til rette for at virksomheter skal kunne styre den digitale kommunikasjonen «innenfor døren», hvis virksomhetene ønsker det. Virksomhetene har behov for å motta digital informasjon (vedtak, hendelser, varsler, saksopplysninger, o.l.) fra forvaltningen på en enkel og sikker måte. I tillegg har virksomhetene behov for å gjøre kjent informasjon om hvem som har fullmakt til å opptre på vegne av seg. I tillegg må det være enkelt for virksomhetene å registrere både digital kontaktinformasjon og fullmakter. I rapporten skisseres flere løsningskonsept for digital kommunikasjon. For å lukke gapet mellom dagens situasjon og ønsket situasjon, anbefaler prosjektgruppen et konsept som innebærer at en sentralforvalter er ansvarlig for forvaltning av generisk kontaktinformasjon og fullmakter. I tillegg skal sentralforvalteren gjøre den samlede kontaktinformasjon og fullmakter fra ulike registre, tilgjengelig på en enhetlig måte overfor forvaltningen. Den enkelte registerforvalteren er ansvarlig for å opprettholde tilstrekkelig kvalitet i eget register. Konseptet åpner i tillegg for at den enkelte registerforvalter kan tilby egne grensesnitt, som er spesifikke for det enkelte register. Konseptet anbefales fordi det kan bidra til en mer effektiv og brukerrettet forvaltning, og økt kvalitet på den registrerte informasjonen. Sammenlignet med de andre konseptene, er dette konseptet mindre komplekst å realisere og drifte. Det vil også kunne gi raskere positiv effekt når det blir realisert og tatt i bruk. Foranalysen anbefaler flere tiltak for at forvaltningen skal kunne kommunisere digitalt med virksomheter. For å støtte opp under realiseringen av anbefalt konsept, gir foranalysen innspill til pågående og nye tiltak. Innspill til pågående tiltak Åpne opp varslingsinformasjonen (benevnes som «kontaktinformasjon for virksomheter») i Altinn. Videreutvikle løsning for varslingsinformasjon og administrasjon av roller og rettigheter i Altinn. Samarbeid om pilot for meldingsutveksling i offentlig sektor. Forslag til nye tiltak Forbedre presentasjonen av registreringsstrukturen i Enhetsregisteret. Rettslig regulering av plikten til å registrere varslingsinformasjon. 3

5 Utarbeide mandat til forprosjekt om digital kontaktinformasjon og fullmakter. Gjennomføre forprosjekt om digital kontaktinformasjon og fullmakter. Åpne opp informasjon om fullmakter i Altinn. 2 Innledning 2.1 Bakgrunn I rapporten som Arbeidsgruppe veikart leverte til Skate (Styring og koordinering av tjenester i e- forvaltning) i februar 2014, beskriver arbeidsgruppen et veikart for nasjonale felleskomponenter. Her ble det gitt en helhetlig oversikt over behov som finnes (behovskatalog), sammenhengen mellom disse og om de kan dekkes av eksisterende felleskomponenter. Arbeidsgruppen skisserte nødvendige tiltak for å møte utfordringene, og Skate vedtok høsten 2014 å gjennomføre tre foranalyser. Disse foranalysene skal avklare hvordan behovene for felles løsninger på de tre høyest prioriterte behovsområdene skal håndteres. Ett av disse behovsområdene er håndtering av digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter. Det overordnede behovet er at forvaltningen skal kunne samhandle digitalt med alle virksomheter, både private og offentlige. Ifølge eforvaltningsforskriften 9 kan ikke virksomheter som er registrert i Enhetsregisteret, reservere seg mot digital kommunikasjon. Foranalysen omfatter også hvilke generiske behov for fullmakter virksomhetene og forvaltningen har, for å sikre en effektiv digital kommunikasjon. Prosjektgruppen i denne foranalysen ble satt sammen med deltakere fra sentrale aktører i forvaltningen; Skattedirektoratet, Difi, Brønnøysundregistrene, KS, Helsedirektoratet, NAV, Kartverket og SSB. For å kartlegge og klargjøre behovene nærmere, har vi gjennomført arbeidsmøter 1 både med næringsliv og frivillig sektor, i tillegg til ulike aktører i forvaltningen. De opprinnelige beskrivelsene i behovskatalogen har vi derfor ansett som foreløpige behovsbeskrivelser. Deler av behovsområdet som gjelder digital kontaktinformasjon er sammenfallende med en oppgave Brønnøysundregistrene fikk i tildelingsbrevet for Der pekes det på at etaten skal utrede hvorvidt bruken av opplysningene i kontaktinformasjonen for virksomheter som finnes i Altinn, skal hjemles i enhetsregisterloven med forskrift. Denne aktiviteten ble ikke gjennomført i 2014 fordi det viste seg at dette inngikk i behovsområdene i den helhetlige oversikten til Skate og arbeidsgruppe Veikart, og at det derfor burde vurderes i sammenheng med disse. Også et arbeid med å kartlegge og vurdere registreringsstrukturen og roller i Enhetsregisteret for virksomheter i offentlig sektor ble midlertidig stoppet i påvente av denne foranalysen. Det er et stort mangfold av virksomheter i Norge, både i størrelse, struktur og type aktivitet. Dette tilsier at det er behov for én eller flere løsninger for å håndtere digital kontaktinformasjon og fullmakter. 1 Se vedlegg 5 med oversikt over deltakere i arbeidsmøter 4

6 Løsningen(e) må være lett tilgjengelig og lett å administrere. Samtidig må det tas hensyn til både virksomhetenes ulike behov og ivareta informasjonssikkerheten i digital kommunikasjon. 2.2 Mandat For å sikre effektiv og sikker digital kommunikasjon, er forvaltningen avhengig av tilgang til digital kontaktinformasjon og fullmakter. Denne informasjonen er viktig for å legge til rette for digital samhandling mellom virksomheter. Slik samhandling kan ha mange ulike former, for eksempel innenfor e-handelsområdet, meldingsutveksling internt i forvaltningen eller særlige samhandlingsmønstre mellom et antall virksomheter i forbindelse med en bestemt saksbehandlingsprosess. Mandatet 2 til foranalysen er å utrede og beskrive nå-situasjonen og målbilder for en ønsket situasjon for håndtering av digital kontaktinformasjon og fullmakter. Ut fra analysene av disse skal alternative løsningskonsept skisseres, sammen med forslag til tiltak/prosjekt som til sammen vil realisere de foreslåtte målbildene. I mandatet omtales behov for digital «adressering». For fellesløsninger som anbefales av prosjektgruppen, legges det til grunn at organisasjonsnummer brukes som identifikator ved adressering til virksomheter. 2.3 Organisering og metodikk Foranalysen er utført med deltakere fra ulike etater. Ansvarlig for gjennomføring av arbeidet har vært Brønnøysundregistrene (BR), i samarbeid med Difi. Arnt Kristiansen (underdirektør ved Enhetsregisteret) har vært prosjektleder. Deltakere i prosjektets kjernegruppe har vært: Arnt Kristiansen (BR), Torbjørn Moen (KS), Øivind Langeland (Difi), Mariel Sletten (NAV), Ove Vassbotn (SKD), Hilde Majala (BR), Georg Fredrik Ranhoff (Helsedirektoratet), Kristin Ørving (NAV), Rune Kjørlaug (Difi) og Elin Strandheim (BR). Deltakere i øvrig prosjektgruppe har vært: Jan Olav Knudsen (Kartverket), Peder Næs og Jan Furseth (SSB), Aud-Silje Wæhle og Andreas Rafaelsen (BR), og Petter Håndlykken (SKD). Prosjektgruppen har hatt møter med flere ulike interessenter, både fra næringsliv, frivillig sektor og forvaltning. Dette for å gjennomføre en nærmere behovskartlegging og identifisere eventuelle nye behov For å sikre et felles kompetansegrunnlag, hadde prosjektgruppen en to-dagers samling med gjensidig kunnskapsutveksling om aktuelle tema. Dato Sted/type Beskrivelse februar Oslo Kunnskapsutveksling: kompetanseheving i prosjektgruppen mars Oslo Arbeidsmøter med aktører i næringsliv, frivillig sektor og forvaltningen. Se vedlegg mai Brønnøysund Samling for prosjektgruppen februar-mai Video Statusmøter for kjernegruppen hver 14. dag 2 Se vedlegg 6; mandat til foranalysen 5

7 2.4 Effektmål Tilgang til digital kontaktinformasjon og fullmakter skal bidra til at forvaltningen digitalt kan kommunisere sikkert og effektivt med alle typer virksomheter. Raskere og mer effektiv kommunikasjon vil gi grunnlag for bedre flyt i samhandlingen, og dermed raskere og bedre behandling for alle involverte parter. Informasjonssikkerheten må bli ivaretatt på en måte som ikke unødig forsinker prosessene. Mer effektiv forvaltning Digital kommunikasjon kan være både raskere, rimeligere og sikrere enn tradisjonelle måter å kommunisere på. Digital kommunikasjon kan bidra til at saksbehandlingen i forvaltningen blir mindre kostnadskrevende, og at den tar kortere tid. Dette gjelder både for den enkelte virksomhet og for forvaltningen samlet sett. Helhetlig digital samhandling Tilgang til kontaktinformasjon og fullmakter skal bidra til å understøtte digitale samhandlingsmønstre slik at prosesser mellom forvaltningen og virksomhetene ikke fragmenteres eller kompliseres unødig. Helhetlig digital samhandling bidrar til å realisere nye og mer effektive prosesser på tvers av forvaltning og private virksomheter. Dette stiller krav til hensiktsmessige IT-løsninger både i forvaltningen og hos de private virksomhetene. Forvaltningens tjenester ivaretar brukerperspektivet og bidrar til forenkling Effektiv digital kommunikasjon gir grunnlag for bedre og sikrere kommunikasjon, raskere behandling og enklere prosesser. Tjenester kan i større grad utformes interaktivt der brukere ikke behøver å gi samme informasjon flere ganger til flere parter. Saksbehandlingstid for bruker bør måles fra en sak starter til en korrekt avgjørelse foreligger, uavhengig om flere forvaltningsorgan er inne i bildet. 2.5 Sentrale begrep Begrepsbeskrivelser er et eget vedlegg til rapporten. Vi tar likevel for oss noen sentrale begrep innledningsvis, for å klargjøre innholdet i disse og presisere hvordan de er brukt i rapporten. Med digital kontaktinformasjon mener vi ulike typer informasjon en avsender trenger for å kommunisere med, kontakte eller varsle en mottaker digitalt. Dette omfatter informasjon som kan brukes manuelt eller maskinelt fra maskin til maskin. Eksempler på slik informasjon er digitale adresser, IPadresser, e-postadresser, knutepunktadresser, mobiltelefonnummer, digitale sertifikat, mv. Begrepet virksomhet brukes med ulikt meningsinnhold av forvaltningen. I denne foranalysen omfatter begrepet virksomhet alle typer enheter, offentlige og private, som er registrert i Enhetsregisteret og tildelt organisasjonsnummer. Det vil si enheter på alle nivå i registreringsstrukturen; både hovedenheter, organisasjonsledd og underenheter. Roller i Enhetsregisteret er en fellesbetegnelse på alle fysiske og juridiske personer som er registrert med funksjoner for virksomheter i Enhetsregisteret. Det er en rekke ulike typer av slike roller i Enhetsregisteret, og det er stor variasjon i hvilke fullmakter de ulike rollene har. Eksempler på roller: Prokura, signatur, daglig leder, forretningsfører, bostyrer, kontaktperson, styrets leder, regnskapsfører, revisor, deltakere (i ansvarlige selskap), sameiere. Altinn-rolle er en sammensetning/gruppering av roller fra Enhetsregisteret. De rollene fra Enhetsregisteret som inngår i slike Altinn-roller, har gitte forhåndstildelte fullmakter i Altinn. Disse 6

8 fullmaktene (rettigheter/tilganger) kan, i ulik grad, delegeres videre til andre, uavhengig av om disse har roller i Enhetsregisteret for virksomheten. Med utgangspunkt i rollene i Enhetsregisteret er det laget ulike grupperinger (Altinn-roller), som gir de som innehar rollene i Enhetsregisteret, tilgang til å utføre operasjoner i Altinn på vegne av virksomhetene innenfor et avgrenset område. På denne måten har ulike roller i Enhetsregisteret forhåndstildelte rettigheter i Altinn. Samme rolle i Enhetsregisteret kan inngå i mange ulike Altinn-roller (grupperinger) Begrepet fullmakt En fullmakt foreligger når en fysisk eller juridisk person har gitt en annen (fullmektig) rett til å foreta rettslige disposisjoner på sine vegne. Det er tre involverte parter når det er avgitt en fullmakt. For det første er det fullmaktsgiveren, som er den fysiske eller juridiske personen som blir representert. I rapporten forutsettes det at fullmaktsgiver er en virksomhet. Den andre involverte er fullmektigen. Fullmektigen representerer virksomheten, og kan dermed foreta rettslige disposisjoner på virksomhetens vegne. Den tredje involverte er tredjemann som gir/mottar et løfte eller et påbud til/fra fullmektigen. I vår sammenheng er dette forvaltningen. Som hovedregel brukes begrepet fullmakt hvis representasjonsforholdet har grunnlag i avtaleloven. I arbeidet med foranalysen har vi ikke vurdert hvorvidt alle rettigheter i Altinn er fullmakter, og hvorvidt grunnlaget for representasjonen er avtaleloven eller annet rettslig grunnlag. For rapportens formål ansees det å være tilstrekkelig å fastslå at rettighetene du får gjennom roller i Altinn og roller i Enhetsregisteret, er fullmakter. Det fins flere ulike typer fullmakter. Stillingsfullmakter og frasagnsfullmakter er to typer fullmakter som har særlig betydning for digital kommunikasjon mellom virksomheter og forvaltningen. Stillingsfullmakt er en fullmakt som følger av en stilling fullmektigen har hos fullmaktsgiveren. Fullmaktens grenser følger av lov eller sedvane for den konkrete stillingen. Dette innebærer at det må vurderes konkret for hver stilling, hvilke rettslige disposisjoner fullmektigen har rett til å foreta på virksomhetens vegne. Som hovedregel har arbeidstakere som opptrer på vegne av sin arbeidsgiver stillingsfullmakt, for eksempel daglig leder. Frasagnsfullmakt er en fullmakt som er uttrykkelig tildelt, og som er synbar for tredjemann. Fullmektigens rett til å foreta rettslige disposisjoner på vegne av virksomheten kan ha grunnlag i en skriftlig eller muntlig erklæring, fullmakten kan være annonsert, eller den kan fremgå av et dokument som kan vises fram for tredjemann. Prokura er et eksempel på en frasagnsfullmakt. Fullmaktbegrepet i tilknytning til rettigheter i Altinn Rettighetene i Altinn er svært ulike i omfang og innhold. Noen rettigheter kan sies å være tildelt en person i kraft av sin stilling i virksomheten. Eksempelvis kan daglig leder ifølge forskrift om registrering av foretak 9 signere elektronisk melding til Foretaksregisteret. Dette innebærer at daglig leder har stillingsfullmakt til å signere elektroniske meldinger som sendes til Foretaksregisteret. Samtidig er ikke alle rettighetene i Altinn nødvendigvis stillingsfullmakter. En person som ikke har en rolle i en virksomhet, kan få delegert en rettighet i Altinn. Hvis en sekretær får rett til å signere et skjema i Altinn på vegne av en virksomhet, kan det fremstå slik at personen har en uttrykkelig fullmakt til å sende inn skjemaet i Altinn. Fullmakten er en erklæring fra en person med en 7

9 rettighet i Altinn. Dette tilsier at det er en frasagnsfullmakt. Samtidig kan det trolig problematiseres hvorvidt eksempelvis en rett til å lese meldinger på vegne av en virksomhet, er en fullmakt. En rett til å lese noe kan vanskelig sies å være en rett til å foreta rettslige disposisjoner på vegne av virksomheten. Videre har ikke alle rettighetene i Altinn grunnlag i lov eller sedvane. Dette innebærer at en person kan ha rettigheter i Altinn basert på sin rolle i virksomheten, som er registrert i Enhetsregisteret, uten at det fremgår av lov eller sedvane at rettigheten faller inn under en slik stilling. I slike tilfeller vil retten til å opptre på vegne av virksomheten trolig ikke være en stillingsfullmakt. Samtidig er det klart en rett for vedkommende til å opptre på vegne av virksomheten overfor forvaltningen. I tillegg har denne retten grunnlag i en registrering fra virksomheten. Denne registreringen kan trolig anses å være en erklæring, slik at det kan sies å foreligge en frasagnsfullmakt. Hvilken type fullmakt som er gitt, har størst betydning i forhold til å fastsette hvorvidt fullmektigen har gått ut over sin rett og legitimasjon. I tillegg kan type fullmakt ha betydning for hvordan fullmakten kan tilbakekalles, jf. avtaleloven For rapportens formål er det ikke nødvendig å fastslå hvorvidt alle rettigheter i Altinn er fullmakter, og hvilken type fullmakt de ulike rettighetene i Altinn er. Rapporten skal undersøke om det er behov for en felles løsning der fullmakter blir registrert for å effektivisere kommunikasjonen mellom virksomheten og forvaltningen. På denne bakgrunn vil rettigheter i Altinn bli betegnet å være fullmakter i rapporten. 2.6 Avgrensninger Foranalysen omfatter alle virksomheter og underenheter som er registrert i Enhetsregisteret med egne organisasjonsnummer. Forvaltningens ansvar for levering av digitale meldinger og varsler stanser ved virksomhetens dør, og i utgangspunktet er det det vi trenger digital kontaktinformasjon til. For å kunne få til en effektiv digital samhandling også med større virksomheter, er det en forutsetning at det legges til rette for å styre den digitale kommunikasjonen også innenfor den enkelte virksomhet. Dette stiller krav til løsninger både for digital kontaktinformasjon og fullmakter. Selv om man ser for seg en felles løsning for forvaltningen for digital kontaktinformasjon og fullmakter, vil det etter all sannsynlighet være behov for sektorspesifikke løsninger som kan eksistere side om side med fellesløsningen. Det er en forutsetning at disse sektorspesifikke løsningene tilpasses fellesløsningen, og endres slik at de tar inn generiske data fra den. Det følger av eforvaltningsforskriften at «alle» som henvender seg til et forvaltningsorgan, kan benytte digital kommunikasjon. I foranalysen har representanter for næringsdrivende pekt på behovet for at private virksomheter må kunne ta initiativ til og ha direkte dialog med forvaltningen gjennom fellesløsninger. Denne problemstillingen er utenfor foranalysens mandat og behandles ikke nærmere. Foranalysen tar heller ikke for seg hvordan det enkelte forvaltningsorgan skal legge til rette for at alle som henvender seg til et forvaltningsorgan, kan bruke digital kommunikasjon. Foranalysen har ikke sett på hvordan den digitale samhandlingen skal foregå, men hvilke forutsetninger som må på plass for å få til digital samhandling. For å belyse disse forutsetningene, er bruk av digital kontaktinformasjon og fullmakter eksemplifisert med brukerhistorier som omfatter digital samhandling. I kartleggingsarbeidet i forbindelse med foranalysen har det blitt identifisert flere utfordringer knyttet til identifisering og autentisering av utenlandske personer uten norsk fødselsnummer eller D-nummer. Det er også utfordringer med autorisering av fullmakter for utenlandske virksomheter som ikke er 8

10 registrert i Enhetsregisteret. Disse problemstillingene anses å ligge utenfor prosjektgruppens mandat. For øvrig viser vi til Difis arbeid med å legge til rette for autentisering av utenlandske personer. 3 Interessentanalyse De viktigste interessentene i dette arbeidet er hele forvaltningen og alle private virksomheter som er registrert i Enhetsregisteret. Disse kan ikke reservere seg mot digital kommunikasjon med forvaltningen. Statlig og kommunal forvaltning utgjør et stort mangfold av offentlige virksomheter, med en rekke ulike behov for digital samhandling med andre private og offentlige virksomheter. Det er stort sammenfall i de behov forvaltningen har for kommunikasjon med norske virksomheter, de behov virksomhetene har for kommunikasjon seg imellom og de behov forvaltningen har for intern kommunikasjon. Dette samtidig som vi observerer at enkelte forvaltingsorgan og private virksomheter for den del har særbehov eller - interesser. Både forvaltningen og de private virksomhetene har stor interesse i enkel tilgang til oppdatert og relevant kontaktinformasjon og fullmakter. Dette er en forutsetning for digital samhandling og gjør det mulig å tilrettelegge effektive prosesser både i de private virksomhetene og i forvaltningen. De fleste mindre virksomheter, uavhengig av om de er en del av forvaltningen eller privat sektor, har ulike behov når det gjelder roller, fullmakter og varslingsinformasjon. Det grunnleggende behovet for oppdatert og relevant digital kontaktinformasjon er likevel det samme for alle virksomhetene. Norsk forvaltning har et betydelig behov for kommunikasjon med utenlandske virksomheter. Vi har ikke noen målinger for antall utenlandske virksomheter som kommuniserer digitalt eller har behov for å kommunisere digitalt med norsk forvaltning, men tallet er utvilsomt betydelig. Å støtte opp under EUs krav og initiativ til tilrettelegging av digital kommunikasjon over landegrensene i EØS-området, er et viktig bidrag til å ivareta disse behovene. 4 Behov ved digital kommunikasjon Behovene som beskrives, er identifisert gjennom dialog med etater i forvaltning og representanter for næringslivet og frivillig virksomhet. Behovskartleggingen bygger videre på den foreløpige behovskartlegging som arbeidsgruppe veikart tidligere har gjennomført, og som var en del av saksgrunnlaget da Skate besluttet å gjennomføre denne foranalysen. Det overordnede behovet er at forvaltningen skal kunne samhandle digitalt med alle virksomheter, både private og offentlige. Ifølge eforvaltningsforskriften kan ikke virksomheter som er registrert i Enhetsregisteret, reservere seg mot digital kommunikasjon. 4.1 Behov for digital kontaktinformasjon Private virksomheters behov Private virksomheter opplyser at de har behov for å få enkel og sikker tilgang til informasjon (vedtak, hendelser, varsler, saksopplysninger o.l.) fra forvaltningen. Virksomhetene ønsker i all hovedsak å ha digital dialog med forvaltingen og digital post sendt til definerte kontaktpunkt. Større virksomheter ønsker også muligheten til å kunne styre dialogen «innenfor» døren og bestemme hvordan de vil motta digitale henvendelser. Mange ønsker heller ikke at opplysning om et digitalt kontaktpunkt for forvaltningen skal være tilgjengelig for aktører utenom forvaltningen, som kunder eller leverandører. 9

11 Virksomhetene trenger gode løsninger slik at informasjon fra forvaltningen raskt og sikkert når rett mottaker. Samtidig må det være enkelt å oppdatere den digitale kontaktinformasjonen. Det er behov for at forvaltningen samordner informasjonsinnhentingen, slik at oppgavebelastningen blir minst mulig for virksomhetene, og at det blir tydelig hvor og hvordan registreringen av kontaktinformasjon skal skje. Forvaltningens behov For å kunne sende informasjon m.m. digitalt til private eller andre offentlige virksomheter, har forvaltningen behov for at det finnes tilgang til digital kontaktinformasjon for alle virksomheter som er registrert i Enhetsregisteret. Forvaltningens behov stanser i utgangspunkt ved mottakerens dør. For å kunne ha en mest mulig effektiv digital dialog, er det imidlertid også en fordel for forvaltningen at man legger til rette for at de som ønsker det, også kan styre dialogen «innenfor» døren. Det er behov for at alle virksomheter må registrere varslingsinformasjon som skal brukes i Altinn, og at det stilles krav til oppdatering. Det er også nødvendig at informasjonen blir gjort tilgjengelig for alle etater i forvaltningen. Til slutt er det behov for å avklare hva som kreves for at digital varsling skal være juridisk bindende/gyldig for virksomhetene, jf. eforvaltningsforskriften 8. Felles behov for forvaltningen og private virksomheter Det er behov for å klargjøre hvordan det kan gjøres enkelt for virksomhetene å sikre at digitale meldinger sikkert formidles til rett instans internt i virksomhetene. Det er behov for å klargjøre hvordan og til hvilket formål digital kontaktinformasjon kan brukes. Virksomhetene har behov for at den digitale kontaktinformasjonen som skal brukes til varsling etter eforvaltningsforskriften, tilpasses de enkelte digitale tjenestene, slik at varslingen blir mer treffsikker enn den har vært frem til i dag. 4.2 Behov for fullmaktinformasjon Når det gjelder behov knyttet til fullmakter, har foranalysen vist at det i all hovedsak er sammenfall mellom private virksomheter og forvaltningens behov. Behovene presenteres derfor samlet her. Det bør være enkelt å kunne tilkjennegi hvem som kan forplikte virksomhetene utad. Det er et særskilt behov for å kunne informere aktuelle eiere av digitale tjenester om hvem som kan opptre på vegne av, og forplikte virksomheten gjennom digital dialog. Det er behov for enklere og maskinell tilgang til alle opplysninger om fullmaktsforhold (stillingsfullmakter), som per i dag registreres i Enhetsregisteret, og å kunne verifisere en påstand om fullmaktsforhold. Det viktigste bruksområdet for fullmaktene vil være autorisasjon ved bruk av digitale tjenester. Det er derfor behov for at personer som har roller i Enhetsregisteret, enkelt og sikkert kan gi frasagnsfullmakter til andre, slik at disse kan opptre på vegne av virksomheter i forvaltningens digitale tjenester. Det er også behov for fellesløsninger for tildeling av frasagnsfullmakter for bruk i digitale tjenester. Videre er det behov for at de aktuelle fullmaktene, både stillingsfullmakter og frasagnsfullmakter, gjøres tilgjengelig i et felles grensesnitt til felles bruk. 10

12 Foranalysen har avdekket at det ikke er behov for å la alle typer fullmakter omfattes av en fellesløsning. Forvaltningsorganene og næringslivsrepresentantene som har vært involvert i foranalysen, har vært samstemte på at det er størst behov for fellesløsninger for fullmakter knyttet til digital kommunikasjon. Det er også signalisert behov for at det legges til rette for å registrere roller på underenheter i Enhetsregisteret, som det per i dag ikke kan registreres roller på. 5 Beskrivelse av ønsket situasjon 5.1 Innledning Ønsket situasjon framstiller en overordnet beskrivelse av målbildene. For å konkretisere dette nærmere, illustreres og understøttes målbildene med praktiske eksempler i form av brukerhistorier, se vedlegg 2. Brukerhistoriene belyser forhold som er viktige for å fremme digital kommunikasjon og gir samtidig eksempler på bruksområder. De tar utgangspunkt i de ulike brukergruppenes perspektiv ut fra de enkeltes behov. Både innad i forvaltningen og blant private virksomheter kan ønskene ha relativ stor spennvidde. Samtidig er det noen forhold som er felles for de aller fleste etatene og virksomhetene. 5.2 Målbilder for digital kontaktinformasjon Digital kontaktinformasjon er en forutsetning for digital, sikker og effektiv kommunikasjon både innad i forvaltningen og mellom forvaltningen og private virksomheter. I den ønskede fremtidige situasjonen er slik informasjon tilgjengelig på en måte som gjør at det er enkelt å etablere sikker digital kommunikasjon med virksomheter, og slik at det enkelte forvaltningsorgan ikke behøver å vedlikeholde informasjonen lokalt. For å unngå misbruk, er det meste av den digitale kontaktinformasjonen tilgjengelig bare for forvaltningen, og skal bare brukes ved tjenstlige behov. Formelt digitalt kontaktpunkt For alle virksomheter som har organisasjonsnummer, er det registrert minimum én kontaktadresse som er virksomhetens formelle digitale kontaktpunkt for henvendelser fra forvaltningen. Tilgjengelighet Autoritativ digital kontaktinformasjon er enkelt og hensiktsmessig tilgjengelig for forvaltningsorgan ved tjenstlige behov. Søk og oppslag kan gjøres etter ulike kriterier og er i tråd med virksomhetenes behov. For saksbehandlere fremstår den digitale kontaktinformasjonen som forståelig. Kvalitet Meldinger til virksomhetene skal kunne formidles sikkert og raskt ved bruk av digital kontaktinformasjon, også masseutsendelser ved tjenstlig behov. Kvaliteten er dokumentert slik at virksomhetene, som skal bruke kontaktinformasjonen, kan benytte informasjon som er egnet til formålet. Pris- og finansieringsmodell Bruken av opplysningene er gratis. Finansieringsmodellene er hensiktsmessige, bidrar til forutsigbarhet og fremmer bruk av kontaktinformasjonen. 11

13 Europeisk samhandling Kontaktinformasjonen og måten den gjøres tilgjengelig på, sees i sammenheng med relevante europeiske initiativ. Forvaltningsregime Forvaltningsregimet skaper fleksibilitet og forutsigbarhet. Det er gode mekanismer for identifisering og prioritering av utviklingsbehov. Gjennom aktiv brukerinvolvering blir behovene til både små og store virksomheter hensyntatt. Forvaltningsregimet sikrer at tilstrekkelig informasjonssikkerhet blir ivaretatt, og at informasjonen ikke blir misbrukt. Brukervennlig Det er enkelt og hensiktsmessig for den enkelte virksomhet å registrere, oppdatere og få innsyn i egen kontaktinformasjon. Virksomhetene registrerer samme informasjon ett sted, én gang. Kravene til virksomhetene om oppdatering av opplysninger, er klart og entydig fastslått. Ulike samhandlingsmønstre Kontaktinformasjonen kan benyttes uavhengig av løsning og samhandlingsmønstre. Det forutsettes ikke bestemte arbeidsprosesser hos virksomhetene som benytter informasjonen. Kontaktinformasjonen må legge til rette for adressering med ulikt presisjonsnivå. 5.3 Målbilder for fullmakter I en ønsket situasjon vil enkel tilgang til informasjon om hvem som kan opptre på vegne av en virksomhet i digital dialog være etablert. Dette fremmer digital samhandling og ivaretar sikkerheten. Det er videre etablert fellesløsninger for registrering og tilgjengeliggjøring av fullmakter innenfor de områdene der det er hensiktsmessig at det lages fellesløsninger for dette. Informasjon om fullmakter Alle virksomheter som har organisasjonsnummer, har registrert hvem som kan opptre på vegne av virksomheten (roller/fullmakter). I tillegg kan det også finnes opplysninger om fullmakter som virksomheten har delegert, enten permanent eller avgrenset (for én bestemt digital tjeneste, for et fagområde, én tidsperiode eller for én spesiell sak). Tilgjengelighet Fullmaktinformasjon er enkelt og hensiktsmessig tilgjengelig for forvaltningsorgan ved tjenstlig behov. Søk og oppslag kan gjøres etter ulike kriterier og er i tråd med virksomhetenes behov. For saksbehandlere fremstår fullmaktinformasjonen som forståelig, og det skal være enkelt å få verifisert en fullmakt. Kvalitet Fullmaktinformasjonen er oppdatert, og virksomheter kan stole på informasjonen. Kvaliteten er dokumentert, og det er lett for virksomhetene å vurdere om den har tilstrekkelig kvalitet for formålet de vil bruke den til. Forvaltningen bruker fellesløsningen og lager ikke egne løsninger. Pris- og finansieringsmodell Bruken av opplysninger er gratis. Pris og finansieringsmodellene er hensiktsmessige, bidrar til forutsigbarhet og fremmer bruk av fullmaktinformasjonen. 12

14 Europeisk samhandling Fullmaktinformasjonen og måten den gjøres tilgjengelig på, er i samsvar med relevante europeiske initiativ. Forvaltningsregime Forvaltningsregimet skaper fleksibilitet og forutsigbarhet. Det er gode mekanismer for identifisering og prioritering av utviklingsbehov. Gjennom aktiv brukerinvolvering blir behovene til både små og store virksomheter hensyntatt. Forvaltningsregimet sikrer at tilstrekkelig informasjonssikkerhet blir ivaretatt, og at informasjonen ikke blir misbrukt. Brukervennlig Det er enkelt og hensiktsmessig for den enkelte virksomhet å registrere, oppdatere og få innsyn i egen fullmaktinformasjon. Virksomhetene registrerer samme informasjon ett sted, én gang. Kravene til virksomhetene om oppdatering av opplysninger, er klart og entydig fastslått. Ulike samhandlingsmønstre Fullmaktinformasjonen kan benyttes uavhengig av løsning og samhandlingsmønstre. Det forutsettes ikke bestemte arbeidsprosesser hos virksomhetene som benytter informasjonen. 6 Vurdering av dagens situasjon 6.1 Digital kontaktinformasjon Generelt Utfordringer ved dagens håndtering av digital kommunikasjon Det er store variasjoner i hvordan digital adressering håndteres i dag. Dette gjelder også for varsling. Digital kontaktinformasjon for virksomheter brukes og lagres på mange ulike måter som kan variere fra sektor til sektor, etat til etat og fagområde til fagområde. Variasjonen har blant annet bakgrunn i at vi har en rekke ulike og til dels parallelle registre som alle inneholder digital kontaktinformasjon for virksomheter. Enhetsregisteret er åpent tilgjengelig for alle, men inneholder ikke tilstrekkelig med digital kontaktinformasjon. Andre registre kan være utelukkende til lokalt bruk. I tillegg finnes det også registre som er spesifikke for bestemte formål eller sektorer. Oppdateringen av kontaktinformasjon i de ulike registrene kan variere, og dette bidrar til lav datakvalitet. Dette gjør seg særlig gjeldende i de mange interne kontaktregistre spredt i forvaltningen. Fordi ingen har et overordnet ansvar for datakvaliteten, medfører dette en ansvarspulverisering og forringelse av den digitale kontaktinformasjonen. Unødvendig oppgavebelastning for virksomhetene Virksomheter må melde om endringer i kontaktinformasjon til flere i forvaltningen. Det kan tidvis være uoversiktlig for virksomhetene hva som skal meldes hvor ved endring av kontaktinformasjon, samt hvordan denne informasjonen vil bli brukt. Dette medfører at enkelte er restriktive til hva de velger å oppdatere. 13

15 Det å måtte motta og behandle henvendelser per brev fra det offentlige kan også medføre økt kostnad og lengre saksbehandlingstid for virksomhetene. Arbeidskrevende og lite effektivt for forvaltningen Mange lokale kontaktregistre gir lavere kvalitet på kontaktinformasjonen. Dette gir samlet sett høyere vedlikeholdskostnader i den grad de vedlikeholdes systematisk. Om en ser forvaltningen under ett, mottar og behandler vi de samme opplysningene fra virksomheter gang på gang. På grunn av manglende kontaktinformasjon for varsling går fortsatt de største volumene av utsendinger til virksomheter fra aktører som NAV 3 og Skatt 4 per papirpost, noe som også medfører en lengre saksbehandlings- og responstid. Flere etater har et parallelt løp hvor samme dokument enten sendes både på papir og digitalt, eller på papir som et sikkerhetsnett om den digitale forsendelsen ikke åpnes. For å kunne ivareta denne løsningen, er man avhengig av å ha både den digitale adressen og postadressen tilgjengelig. Dette innebærer at vi får en mer kostnads- og arbeidskrevende forvaltning Eksisterende registre og løsninger Enhetsregisteret Enhetsregisteret fungerer som et nav for sentrale offentlige registre, tildeler entydig identifikator til de registrerte virksomhetene, og inneholder grunndata knyttet til disse virksomhetene som er av felles interesse for alle registrene. Organisasjonsnummeret i Enhetsregisteret sørger for entydig å identifisere de registrerte virksomhetene, og gjør det lettere å utveksle opplysninger om disse. Alle offentlige virksomheter som behandler virksomhetsopplysninger skal benytte informasjonen i Enhetsregisteret. Alle opplysninger i Enhetsregisteret er offentlig tilgjengelige, med unntak av fødselsnummer og D-nummer. Opplysning om e-post og mobiltelefonnummer er det i dag frivillig for virksomhetene å registrere i Enhetsregisteret. Dette er opplysninger som i større og større grad har blitt gjenstand for spamproblematikk; at opplysningene blir brukt til utsendelse av uønsket reklame og annen masseutsendt informasjon som ikke er godkjent av mottakeren. Derfor er en del virksomheter tilbakeholdne med å melde/oppdatere opplysninger om e-post og mobiltelefonnummer, eller de velger å fjerne opplysningene fra Enhetsregisteret. Dette gir en negativ effekt på kvaliteten av disse opplysningene i registeret, i tillegg til at dekningsgraden av registrert kontaktinformasjon er lavere enn ønsket. Tilgjengeligheten til og forståelse av registreringsstrukturen for virksomheter i Enhetsregisteret, er også utfordrende for brukerne. For privat sektor består registreringsstrukturen av to nivå; hovedenheter og underenheter. Når for eksempel et selskap driver virksomhet på flere forskjellige steder eller i ulike bransjer, kan hver enkelt avdeling bli registrert som en underenhet og tildelt eget organisasjonsnummer. 3 For NAV gjelder dette alle «standardiserte» brev som sendes ut til virksomheter i rollen som arbeidsgiver eller potensiell arbeidsgiver. Det eneste unntaket er oppgjørsrapporter som sendes via Altinn. 4 For Skatt gjelder dette brev av de fleste typer innenfor både innrapportering, fastsetting av skatter og avgifter, samt innkreving. Et par utvalgte brevtyper går digitalt og per papir, men gjennomgående er dette brev uten rettsvirkning for mottaker. 14

16 Slike underenheter kan aldri bestå uten å være knyttet til en eier en overordnet enhet. Underenhetene er heller ikke juridisk ansvarlige for den virksomheten som drives. Nederste nivå i registreringsstrukturen underenheter representer det samme for virksomheter i privat sektor og offentlig sektor. For offentlig sektor er det tre nivå i registreringsstrukturen; hovedenhet, organisasjonsledd og underenhet. Se figur under. Juridisk person stat/kommune/ fylkeskommune Organisasjonsledd Organisasjonsledd Organisasjonsledd Underenhet Underenhet Underenhet Underenhet Fig. Registreringsstruktur i Enhetsregisteret for virksomheter i offentlig sektor Alle virksomheter i Enhetsregisteret har et organisasjonsnummer. Teknisk oppbygging av nummeret er dermed likt, uavhengig av hvilken type virksomhet som registreres. For dårlig tilgjengelighet på registreringsstrukturen i Enhetsregisteret skaper problemer med å finne rett organisasjonsnummer ved adressering. Dette gjelder særlig å treffe rett nivå i registreringsstrukturen for virksomheter som har mange underenheter, for eksempel offentlig sektor med organisasjonsledd. Når vi skal bruke organisasjonsnummeret som adresse i digitalt kommunikasjon, kan dette innebære at det blir vanskelig å «treffe» rett virksomhet. Det er klare regler for opprettelse av underenheter i Enhetsregisteret. Disse reglene er knyttet til statistiske behov og registrering av ansatte. SSB fører et register etter rammeverk fastsatt i EUs rådsforordning om «bedriftsregistre» for statistiske formål. Gjennom EØS-avtalen er Norge forpliktet til å følge EUs rådsforordninger både når det gjelder hvilke virksomheter registeret skal omfatte, og hvilke variabler som skal være knyttet til de enkelte virksomhetene. I årenes løp har imidlertid bruken av underenheter endret seg, og det er i dag langt flere som forholder seg til og bruker også organisasjonsnummer for underenheter. Det finnes to ulike typer underenheter i Enhetsregisteret i dag. Disse er knyttet til virksomheter som driver næringsvirksomhet, og virksomheter som bare trenger underenhet for å registrere ansatte. Ut fra dagens praksis og rutiner vil ikke andre behov for å registrere underenheter, for eksempel ulike typer innrapportering for deler av en virksomhet, være grunnlag for å få registrert underenheter. Begrepsbruken i forvaltningen er ikke samstemt og er lite tilpasset det brukerne enklest kan forstå og forholde seg til. Dette gjør det problematisk for brukerne, og medfører ytterligere utfordringer både ved bruken av organisasjonsnummer og forståelse av registreringsstrukturen i Enhetsregisteret. 15

17 Altinn Altinn er en nasjonal felleskomponent og samhandlingsplattform, og er en nettportal og teknisk plattform for å utvikle og tilby digitale skjema og tjenester for sikker innhenting og utlevering av informasjon. I første rekke for virksomheter, men også for innbyggere. Altinn er den naturlige møteplassen for virksomheters kontakt med forvaltningen. Virksomheter skal motta digital post fra forvaltningen i Altinn. Selv om svært mye av rapporteringen fra virksomheter i Norge til det offentlige går gjennom Altinn, er det bare et fåtall av landets forvaltningsorganer som er tjenesteeiere i Altinn, og derfor har tilgang til informasjonen og funksjonaliteten som ligger der. Altinn har likevel den mest komplette fellesløsningen for kontaktinformasjon for virksomheter som eksisterer i dag. Alle virksomheter har en sikker digital meldingsboks i Altinn og en egen profil hvor de kan registrere varslingsinformasjon for virksomheten. Virksomhetens profil i Altinn gjenbruker eventuell kontaktinformasjon som er registrert på virksomheten i Enhetsregisteret, slik at virksomhetene slipper å registrere varslingsinformasjon på nytt. Virksomhetene kan også registrere ny varslingsinformasjon i Altinn. Adressering Virksomhetene som benytter Altinn, kan som varslingsinformasjon registrere opptil 20 ulike e- postadresser og mobiltelefonnummer i virksomhetens profil. Personer med «administrator»-roller i virksomheten blir jevnlig minnet på å holde varslingsinformasjonen oppdatert når de logger på Altinn. Omtrent virksomheter (hovedenheter + underenheter) har opprettet en profil for virksomheten i Altinn per mars Erfaring viser at kvaliteten på varslingsinformasjonen i Altinn ikke alltid er like god det kan være snakk om feilregistreringer, foreldet informasjon eller at en virksomhetsleder har ført opp regnskapsfører eller revisor som eneste mottaker av varsel. Det er også en begrensning at varslingsinformasjonen i Altinn i dag kun kan utnyttes av forvaltningsorganer som er tjenesteeiere i Altinn. Varsling For tjenester i Altinn, benyttes varsling av de fleste tjenesteeiere, både varsel knyttet til innsendingstjenester og meldingstjenester, men også frittstående varsel benyttes i noen grad. Varslingsløsningen i Altinn tar hånd om 2. gangs varsel til bruker hvis melding ikke er lest i henhold til eforvaltningsforskriften. Ved varsling brukes varslingsinformasjon som er lagret i virksomhetens profil i Altinn, eller varslingsinformasjon oppgitt av avsender av skjema/melding. Informasjon oppgitt av avsender brukes til varsling kun for den aktuelle forsendelsen. Svakheter knyttet til dagens varslingsløsning i Altinn kan i noen tilfeller være: Generell kvalitet på varslingsadresser. Lite sammenheng mellom varseladresser og rettigheter til å lese meldingen for den som varsles. Utfordringer med å være presis på angivelse av både mottaker og av innholdet i forsendelsen i varselet i henhold til taushetsplikten. Velger man å være presis på innhold uten å angi mottaker, risikerer man at personer som har registrert kontaktinformasjon i mange virksomheter (for eksempel regnskapsførere), får en mengde meldinger som det ikke er mulig å identifisere. Bare tjenesteeiere har tilgang til kontaktinformasjonen. 16

18 Helsenett Det er etablert et helsenett, som sørger for en sikker digital arena for alle aktører i helsesektoren, hvor man kan kommunisere og utveksle personopplysninger og pasientinformasjon på en trygg og lovlig måte. 5 Ved å være knyttet til helsenettet vil hver aktør få registrert sin virksomhet som en oppføring i Adresseregisteret. 6 Adresseregisteret er et register over alle aktører i helse- og omsorgssektorens som er knyttet til helsenettet, med oversikt over hver aktør sine kommunikasjonsparter (meldingspostkasser). Enhver aktør knyttet til helsenettet er ansvarlig for å oppdatere adresseinformasjon om egen virksomhet og tjenester. For de som er koblet opp mot Helsenett i helse- og omsorgstjenesten, vil innkommende meldinger som sendes til en kommunikasjonspart, komme i innboksen til mottakers system. Det er opp til den enkelte leverandør hvordan de informerer mottaker om nye meldinger for sitt system. Når mottakende system mottar en melding, skal det returneres en applikasjonskvittering til avsender om at meldingen er mottatt. Dersom meldingen ikke blir godtatt av mottakende system, skal det sendes negativ applikasjonskvittering til avsender. Hvis avsender ikke har mottatt applikasjonskvittering innen avtalt tid, er det avsender sitt ansvar å følge opp, slik at mottaker får meldingen Adresseregister for europeisk samhandling ELMA CEF Digital (Connecting Europe Facility) er et omfattende EU-program som bygger opp en felleseuropeisk infrastruktur for digital tjenesteyting. Programmet bygger videre på eksisterende paneuropeiske løsninger 8. Norge deltar aktivt i CEF Digital 9. Én av byggeklossene i CEF Digital er edelivery DSI (Digital Service Infrastructures). Denne løsningen standardiserer meldingsutveksling med ulike parter over landegrensene i EU-/EØS-området. Kjernen i løsningen er en adresseringsmekanisme som består av ett SML-register (Service Metadata Locator) og flere SMP-registre (Service Metadata Publisher). SML-registeret inneholder informasjon om i hvilket SMP-register en virksomhet er registrert og SMP-registeret inneholder digital adresseinformasjon om den enkelte virksomhet. SML- og SMP-registrene gjør det lett for virksomheter som ikke tidligere har kommunisert, å samhandle digitalt, både innad i det enkelte medlemsland og på tvers av landegrensene. SML-registeret forvaltes av EU-kommisjonen og benyttes på tvers av alle medlemslandene i EU-/EØSområdet. SMP-registre eksisterer parallelt i de ulike medlemslandene. Difi forvalter i dag SMP-registeret for Norge. SMP-registeret er per i dag i utstrakt bruk innen anskaffelsesområdet. Registeret er generisk og kan utvides slik at det også kan benyttes i forbindelse med andre former for meldingsutveksling, for eksempel mellom offentlige virksomheter. Det er utarbeidet en kravspesifikasjon for en videreutvikling av dagens SMP til ELMA (elektronisk mottakeradresseregister) 10 slik at mottakerregisteret kan benyttes til andre områder enn e-handel, som er 5 I 2014 ble det sendt ca. 158 millioner unike medisinske meldinger over helsenettet. 6 Ved registrering i Adresseregisteret vil følgende informasjon hentes fra Enhetsregisteret eller SSB: Organisasjonsnummer, navn/foretaksnavn, forretningsadresse, kommune, postadresse. 7 Det kan gjøres på forskjellige måter, som bl.a: Rette opp i eventuelle feil og sende på nytt, skrive ut meldingen og sende som fysisk post, kontakte mottaker på annen måte, f.eks. telefon 8 Se esens-programmet for mer informasjon (

19 dagens bruksområde. Per november 2014 hadde registeret om lag oppslag hvert døgn. Dette øker stadig. 6.2 Fullmakter Eksisterende registre og løsninger Fullmakter i Enhetsregisteret Det registreres mange ulike roller i Enhetsregisteret. Rollenes innhold defineres ut fra særlover eller annet regelverk, og avgjør hvilke fullmakter rollene har. Dette omfatter roller som prokura og signatur, styrets leder, regnskapsfører, daglig leder med flere. I henhold til enhetsregisterloven 24 gir registrerte opplysninger i Enhetsregisteret legitimasjonsvirkning. Det betyr at tredjeperson kan legge til grunn det som er registrert i Enhetsregisteret, såfremt han/hun ikke har kjennskap til at opplysningen er feil. Opplysninger om signatur og prokura i Enhetsregisteret har vært maskinelt vanskelig tilgjengelig fordi opplysningene delvis registreres som fritekst/tekststreng. Våren 2015 ble det etablert en løsning som legger til rette for maskinelle spørringer også på disse opplysningene. Fullmakter i Altinn Fullmakter i Altinn blir gitt til personer som har fått tildelt Altinn-roller for virksomheten. Altinn-roller tildeles automatisk personer med registrerte roller for virksomheten i Enhetsregisteret. De tildelte fullmaktene i Altinn kan gis videre til andre personer (både internt i virksomheten og eksterne) ved delegering av Altinn-roller eller delegering av rettigheter til enkelte tjenester. Bruker kan også etablere en egen rettighet for en bestemt tjeneste og delegere denne videre. Hva rettigheten skal omfatte, bestemmer brukeren selv. Det registreres per i dag ingen roller på underenheter i Enhetsregisteret. I Altinn er det derfor bare rolleinnehavere i hovedenhetene, som har tilgang til og rettigheter for sine underenheter. For virksomheter med mange underenheter, er administrasjon av rettigheter/fullmakter (delegeringer) for disse underenhetene omfattende og til dels uoversiktlig. Altinns rettighetsregister kan benyttes til å gi fullmakter til tjenester i Altinn, og til å gi fullmakter til tjenester i andre offentlige løsninger. I begge tilfeller administrerer virksomhetene delegering av fullmakter i Altinn. For eksempel er det mulig å delegere retten til å signere endringsmeldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Når en person har fått tildelt denne retten, vil vedkommende kunne signere digitale endringsmeldinger til Enhetsregisteret og/eller Foretaksregisteret på vegne av enheten. Altinn har egne tjenester for autorisasjon av brukere basert på informasjonen i Altinns rettighetsregister som benyttes av offentlige virksomheter. Svakheter knyttet til dagens fullmaktregister i Altinn kan være: Manglende sammenheng mellom varslingsadresser og rettigheter. 10 Kravspesifikasjonen for ELMA 18

20 For «vide» rolledefinisjoner, kan gi ansatte i virksomheter tilgang til informasjon de ikke bør ha. 11 Løsningen med delegering av fullmakter i Altinn er fleksibel og kan tilpasses de fleste organisasjoner. Imidlertid viser det seg i praksis at for mange framstår administrasjon av rettigheter og roller såpass lite tilgjengelig, at man velger lite hensiktsmessige løsninger eller delegerer alle fullmakter til en ekstern hjelper. Fullmaktinformasjonen er bare tilgjengelig for tjenesteeiere i Altinn. 6.3 Utfordringer ved dagens rettslige regulering Digital kontaktinformasjon I følge forvaltningsloven 15a og eforvaltningsforskriften kan et forvaltningsorgan benytte digital kommunikasjon når det henvender seg til andre. Digitale, nettbaserte tjenester skal ifølge digitaliseringsrundskrivet være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggerne og næringslivet. Det er nærmere regulert i eforvaltningsforskriften hvordan den digitale kommunikasjonen skal foregå. Manglende registreringsplikt for digital kontaktinformasjon Enhetsregisterloven med tilhørende forskrift regulerer hvilke opplysninger som skal, eller kan, registreres i Enhetsregisteret. Virksomheter har per i dag ingen plikt til å registrere digital kontaktinformasjon i dette registeret, jf. enhetsregisterloven 6 annet ledd siste punktum, se nærmere om Enhetsregisteret i punkt Siden disse opplysningene er frivillige å registrere i Enhetsregisteret, og de heller ikke er pliktig å registrere i andre offentlige registre, finnes det ikke en samlet oversikt over oppdatert digital kontaktinformasjon. I følge eforvaltningsforskriften 8 skal visse meldinger, herunder enkeltvedtak, gjøres tilgjengelig i et "egnet informasjonssystem". I digitaliseringsrundskrivet følges dette opp gjennom å påpeke at Altinn skal benyttes for digital post til virksomhetene. Siden behovet for digital kontaktinformasjon er mer omfattende enn det som blir løst gjennom Altinn, se kapittel 5 om Behov, vil ikke forvaltningen kunne nå målene om tilnærmet full digital kommunikasjon med virksomhetene, før det gjennom regelverket innføres en plikt til å registrere digital kontaktinformasjon for alle virksomheter. Forvaltningen kan ikke oppfylle varslingsplikten etter eforvaltningsforskriften Det følger av eforvaltningsforskriften 8 tredje ledd at forvaltningsorganet skal sende "varsel" til virksomheten om hvor og hvordan virksomheten kan gjøre seg kjent med innholdet i, blant annet, enkeltvedtak. Varselet skal sendes til "en oppdatert elektronisk adresse som enheten har oppgitt ". Hvis ikke virksomheten har skaffet seg tilgang til vedtaket innen en uke, skal det sendes ut varsel en gang til, jf. 8 femte ledd. 11 For eksempel vil rollen «kommunale tjenester» både gi tilgang til å lese et brev fra Plan- og bygningsetaten ment for en ansatt arkitekt, og et brev fra kemnerkontoret med varsel om konkurs ment for virksomhetens ledelse. 19

21 Siden det ikke finnes en sentral oversikt over oppdatert digital kontaktinformasjon, har forvaltningen kun en begrenset mulighet til å oppfylle varslingsplikten. Varslingsinformasjonen som brukes per i dag i Altinn, er det frivillig for virksomhetene å registrere, og bruken av opplysningene mangler rettslig regulering. I tillegg mangler det en rettslig regulering av hvilke krav som stilles til varsling etter eforvaltningsforskriften, for at varselet skal være juridisk bindende/gyldig. Dette forholdet er av sentral betydning, særlig for kontrolletater. Blant annet fordi det finnes virksomheter som ikke har en interesse i å «la seg bli varslet» av kontrolletaten. I tillegg vil tidspunkt for mottatt varsel kunne ha betydning for når klagefrister begynner å løpe o.l. For privatpersoner er det fastsatt at den elektroniske varslingsadressen skal registreres i Kontakt- og reservasjonsregisteret jf. forskriften 8 tredje ledd. Fullmakt I eforvaltningsforskriften er det bare krav til at det i kommunikasjonen skal fremgå at vedkommende (privatperson eller enhet) er representert med fullmektig. Det er videre krav om at fullmektigen skal opptre i eget navn og ikke benytte «elektronisk identitetsbevis» tilhørende fullmaktsgiver, se 10. Ut over dette regulerer ikke forskriften digital håndtering av fullmakter. Fullmakt er ikke en obligatorisk opplysning for alle virksomheter Det er per i dag ikke noe regelverk som pålegger alle virksomheter med organisasjonsnummer, å registrere opplysninger om fullmaktsforhold i et offentlig register. De aller fleste virksomhetene vil likevel ha registrert slike opplysninger i Enhetsregisteret. Det følger av mange ulike regelverk at visse organisasjonsformer skal ha daglig leder, styre, ansvarlige deltakere, innehaver o.l. I så tilfelle vil disse fullmaktsforholdene være registrert i Enhetsregisteret. Virksomheter som mangler slike roller, vil være registrert med kontaktperson i Enhetsregisteret. De som bare har kontaktperson, møter utfordringer når disse skal benytte offentlige digitale tjenester, da kontaktpersonen ikke kan forplikte virksomheten på samme måte som personer i andre roller (med stillingsfullmakt). De vil ha begrenset mulighet til å delegere rettigheter videre til andre i virksomheten. Roller på underenheter i Enhetsregisteret Ifølge punkt 4.2 er det et behov for å registrere roller på underenheter i Enhetsregisteret. Per i dag åpner ikke enhetsregisterforskriften for å registrere roller på slike enheter, jf. forskriften om registrering i Enhetsregisteret 12. Uten endring regelverket vil det derfor ikke kunne registreres roller på underenheter i Enhetsregisteret. Manglende rettslig regulering av bruken og tilgangen til fullmaktinformasjonen i Altinn Det mangler en rettslig regulering av bruken og tilgangen til fullmaktene som administreres og benyttes i Altinn, se punkt (om fullmakter i Altinn) og punkt 6.4 (om sentrale utviklingstrekk). Dette er en utfordring i forhold til ønsket om utvidet bruk av disse opplysningene ut over Altinn-løsningen. 20

22 6.4 Sentrale utviklingstrekk i Altinn Adressering Kvaliteten på varslingsinformasjonen i Altinn forbedrer seg stadig, siden brukere med «administratorrettigheter» for virksomheter jevnlig må bekrefte kontaktinformasjonen som er registrert, og flere etater tar i bruk denne informasjonen for varsling. Bekreftelsesfunksjonen for varslingsinformasjon førte til en markant økning i registreringer, og det forventes at kvaliteten på denne informasjonen i Altinn vil forbedre seg i takt med økt bruk av Altinn til meldingsutveksling 12. En endring i Altinn som innføres i juni 2015, gjør at alle personer med rettigheter til en virksomhet, blir oppfordret til å registrere sin egen personlige kontaktinformasjon for virksomheten i Altinn. Varsling En ny varslingsløsning innføres i Altinn i juni Personer med rettigheter for virksomheter vil nå varsles på sin personlige kontaktinformasjon for virksomheten. Dette baseres på hvilke tjenesteordninger de har rettighet til eller hvilken rolle de har i virksomheten. Virksomheten vil som tidligere også varsles på adressene registrert i virksomhetens profil. Den nye varselsløsningen retter opp flere av svakhetene med nåværende varslingsløsning i Altinn: Bare bestemte personer i virksomheten skal varsles om forsendelsen. Brukere som varsles, skal ha rettigheter til å se forsendelsen de varsles om. Løsningen for registrering av varslingsinformasjon tar utgangspunkt i sluttbrukerens behov; brukerne skal få det til. I løpet av 2015 vil det også innføres muligheter for avsendere til å gjøre oppslag i varslingsinformasjon registrert på virksomheter i Altinn. Da kan avsendere sjekke: Om og hvilken varslingsinformasjon som er registrert sentralt på virksomheten. Om og hvilken varslingsinformasjon som er registrert for personer med ulike fullmakter for virksomheten. Fullmakter I løpet av 2015 vil Altinn innføre to vesentlige endringer i rolle- og rettighetsløsningen: Administrasjon av roller og rettigheter kan integreres direkte i andre offentlige løsninger. Det vil bli mulig for de offentlige virksomhetene å tilby delegering av fullmakter for den spesifikke tjenesteordningen de ønsker å tilby. Brukerne i virksomhetene kan dermed styre fullmaktene til tjenestene, uten at brukerne i virksomhetene trenger å forholde seg til administrasjon av rettigheter i Altinn. Ny løsning for administrasjon av roller og rettigheter blir innført i Altinn. Den nye løsningen baserer seg på veiledning av brukeren og tar bort mye av kompleksiteten fra dagens løsning i Altinn, uten at den underliggende fleksibiliteten i rettighetsmodellen endres. Det blir enklere for brukere å delegere 12 Innen utgangen av 2015 vil offentlige virksomheter som ikke er tjenesteeiere i Altinn få informasjon om hvordan de kan benytte seg av tjenestene i Altinn for forsendelse av digital post til virksomheter. 21

23 rettigheter til enkelttjenester, og det blir enklere for brukerne å forstå hvilke rettigheter til hvilke tjenester som delegeres ved rolledelegering. Den nye løsningen vil i større grad gi virksomhetene oversikt over hvem som har rettigheter til å gjøre hva på vegne av virksomheten, og det blir en sammenheng mellom de rettigheter en bruker har for virksomheten og varsler brukeren får for forsendelser til virksomheten. 6.5 Løsninger/initiativ i utlandet Det å kunne ha digital kommunikasjon med virksomheter, er en utfordring som ikke bare er aktuell for norsk forvaltning. Både i EU og i andre land er det stort fokus på digitalisering, både mot innbyggere og virksomheter. Prosjektet har derfor innhentet informasjon om andre lands løsninger. Dette for å få inspirasjon og innspill til aktuelle tiltak innenfor vår analyse. Prosjektet har foretatt en overordnet kartlegging basert på nettsøk av løsninger og initiativ for digital kontaktinformasjon og fullmakter i de fire landene Danmark, Sverige, New Zealand og Australia. Vi har valgt ut våre to nordiske EU-naboer Danmark og Sverige, da disse har forholdsvis samme struktur på forvaltning og næringsliv som oss. Dessuten fremheves ofte de digitale løsningene i Danmark når digitalisering i Norge omtales. Når det gjelder New Zealand og Australia, antas disse å være i front i forhold til digitalisering. Resultatet av den overordnede kartleggingen viser at verken Danmark, Sverige, New Zealand eller Australia har helhetlige løsninger på de behov som prosjektet har avdekket for kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter. EU har gjennom CEF Digital allerede utviklet løsninger som kan dekke deler av Norges behov for digital kontaktinformasjon, jf. nærmere beskrivelse av CEF edelivery DSI i pkt Det er derfor svært viktig at fremtidige norske løsninger tilpasses eksisterende og fremtidige EU-krav. 7 Gapanalyse Gapanalysen synliggjør i hvor stor grad dagens situasjon samsvarer med den ønskede situasjonen og hvor det finnes gap. Det er en rekke likhetstrekk mellom ønsket situasjon for digital kontaktinformasjon og ønsket situasjon for fullmakter. Samtidig er det forskjeller i dagens situasjon, og dermed forskjell i gap og tiltak. Vi har derfor valgt å gjennomføre separate gapanalyser for henholdsvis digital kontaktinformasjon og fullmakter. Gapanalyse digital kontaktinformasjon Det er ingen områder av den ønskede situasjonen for digital kontaktinformasjon som fullt ut samsvarer med dagens situasjon. Det er særlig på punkter som forutsetter en helhetlig tilnærming til digital kontaktinformasjon at det er avvik, for eksempel ett kontaktpunkt, brukervennlighet og forvaltningsregime. Kontaktinformasjonen i Altinn, CEF edelivery DSI SMP og sektorspesifikke registre sørger for at det for en del av de øvrige områdene er delvis samsvar. 22

24 Beskrivelse BeskrivelseBeskrivesa Tilstand i målbilde Beskrivelse 1. Ett kontaktpunkt Oppdatert kontaktinformasjon er tilgjengelig for alle virksomheter som har organisasjonsnummer. For alle virksomheter er det registrert minimum én kontaktadresse som er virksomhetens formelle digitale kontaktpunkt. 2. Tilgjengelighet Autoritativ digital kontaktinformasjon er enkelt og hensiktsmessig tilgjengelig for virksomheter med tjenstlig behov. Søk og oppslag kan gjøres etter ulike kriterier og er i tråd med virksomhetenes behov. For saksbehandlere fremstår den digitale kontaktinformasjon som forståelig. 3. Kvalitet Den digitale kontaktinformasjonen er oppdatert, og virksomheter kan stole på informasjonen. Kvaliteten er dokumentert og det er lett for virksomhetene å vurdere om den har tilstrekkelig kvalitet for formålet de vil bruke den til. 4. Pris- og finansieringsmodell Bruken av opplysningene er gratis. Pris og finansieringsmodellene er hensiktsmessige, bidrar til forutsigbarhet og fremmer bruk av kontaktinformasjonen. 5. Europeisk samhandling Kontaktinformasjonen og måten den gjøres tilgjengelig på, er i samsvar med relevante europeiske initiativ. Vurdering Ikke samsvar. Det er ingen plikt for virksomheter til å registrere digital kontaktinformasjon og det er ikke definert én autoritativ kilde for registrering av slik informasjon. Digital kontaktinformasjon som er registrert er delvis lite tilgjengelig (se neste punkt). Delvis samsvar. Det finnes noe digital kontaktinformasjon i Enhetsregisteret og i Altinns kontaktinformasjon. I tillegg finnes det formåls- og sektorspesifikke registre som har denne informasjonen, for eksempel i helsesektoren og i CEF edelivery DSI SMP. Det er ingen registre som har informasjon om alle virksomheter og som er tilgjengelig for alle, uavhengig av bruksområde. Delvis samsvar. Kvaliteten kan være tilstrekkelig for enkelte formål, men er ikke dokumentert. I andre tilfeller er kvaliteten for lav. Kvalitet er bare relevant dersom informasjonen faktisk finnes. I en del tilfeller finnes den ikke. En manglende felles tilnærming til digital kontaktinformasjon, fører til lavere bruk og dermed lavere kvalitet Ikke samsvar. Det finnes ikke noen enhetlig pris- og finansieringsmodell per i dag. Delvis samsvar. Enkelte av registrene som finnes i dag er i samsvar med europeiske initiativ, særlig CEF edelivery DSI SMP. Det er imidlertid også mange andre registre som benyttes, som ikke er i samsvar. Det er en utfordring at det benyttes særnorske standarder og tilnærminger i forbindelse med digital kontaktinformasjon. 23

25 Beskrivelse BeskrivelseBeskrivesa Tilstand i målbilde Beskrivelse 6. Forvaltningsregime Forvaltningsregimet skaper fleksibilitet og forutsigbarhet. Det er gode mekanismer for identifisering og prioritering av utviklingsbehov. Gjennom aktiv brukerinvolvering blir behovene til både små og store virksomheter hensyntatt. Forvaltningsregimet sikrer at tilstrekkelig informasjonssikkerhet blir ivaretatt, og at informasjonen ikke blir misbrukt. 7. Brukervennlig Det er enkelt og hensiktsmessig for den enkelte virksomhet å registrere, oppdatere og få innsyn i egen kontaktinformasjon. Virksomhetene registrerer samme informasjon ett sted, én gang. Kravene til virksomhetene vedrørende oppdatering av opplysninger er klart og entydig fastslått. For de som velger det er det mulig å oppgi egendefinert kontaktinformasjon for avgrensede områder i tillegg. 8. Ulike samhandlingsmønstre Kontaktinformasjonen kan benyttes uavhengig av løsning og samhandlingsmønstre. Det forutsettes ikke bestemte arbeidsprosesser hos virksomhetene som benytter informasjonen. Kontaktinformasjonen må legge til rette for adressering med ulikt presisjonsnivå Vurdering Ikke samsvar. Det finnes ulike forvaltningsregimer for de ulike registrene, men det finnes ikke et enhetlig forvaltningsregime som skaper forutsigbarhet og ivaretar helheten. Ikke samsvar. Det finnes noen fellesløsninger som kan brukes for å registrere digital kontaktinformasjon og disse kan være brukervennlige, men det er ikke besluttet at informasjonen kun skal registreres ett sted. Krav til virksomheter om slik registrering er heller ikke fastslått. Virksomheter blir bedt om å oppgi samme kontaktinformasjon flere ganger og i ulike sammenhenger. Delvis samsvar. Informasjonen som finnes i en del eksisterende registre, eks. registre i Altinn og CEF edelivery DSI SMP, kan brukes i andre sammenhenger. Men per i dag gjøres det i liten utstrekning. Det er i tillegg i dag utfordringer med deler av strukturen i Enhetsregisteret. I mange tilfeller er ikke organisasjonsnummeret presist nok for å identifisere en mottaker og andre ganger har ikke mottakeren organisasjonsnummer 24

26 Gapanalyse fullmaktinformasjon Det er ingen områder av den ønskede situasjonen for fullmaktinformasjon som fullt ut samsvarer med dagens situasjon. Det er særlig på punkter som forutsetter en helhetlig tilnærming til fullmaktinformasjonen at det er avvik, for eksempel brukervennlighet og forvaltningsregime. Rolleinformasjon i Enhetsregisteret og Altinn sørger for at det for en del av de øvrige områdene er delvis samsvar. Tilstand i målbilde Beskrivelse Vurdering 9. Informasjon om fullmakter Oppdatert informasjon om hvem som kan opptre på vegne av en virksomhet, er tilgjengelig for alle virksomheter som har organisasjonsnummer. I tillegg til obligatoriske og lovfestede fullmakter, kan det også finnes opplysninger om fullmakter virksomheten har delegert enten permanent eller avgrenset (for et fagområde, en tidsperiode eller for en spesiell sak). Delvis samsvar. Roller er registrert i Enhetsregisteret. Altinn baserer seg på disse. Det er en utfordring at en rekke offentlige virksomheter ikke er registrert i Enhetsregisteret og derfor også mangler roller. 10. Tilgjengelighet Fullmaktinformasjon er enkelt og hensiktsmessig tilgjengelig for virksomheter med tjenestlig behov. Søk og oppslag kan gjøres etter ulike kriterier og er i tråd med virksomhetenes behov. For saksbehandlere fremstår den digitale kontaktinformasjon som forståelig. 11. Kvalitet Fullmaktinformasjonen er oppdatert, og virksomheter kan stole på informasjonen. Kvaliteten er dokumentert og det er lett for virksomhetene å vurdere om den har tilstrekkelig kvalitet for formålet de vil bruke den til. Forvaltningen bruker fellesløsningen og lager ikke egne løsninger 12. Pris- og finansieringsmodell Bruken av opplysningene er gratis. Prisog finansieringsmodellene er hensiktsmessige, bidrar til forutsigbarhet og fremmer bruk av fullmaktinformasjonen. 13. Europeisk samhandling Fullmaktinformasjonen og måten den gjøres tilgjengelig på er i samsvar med relevante europeiske initiativ. Delvis samsvar. Informasjon i Enhetsregisteret er enkelt tilgjengelig, blant annet som åpent datasett. Men det er vanskelig å få en samlet oversikt og tilgang til roller og fullmakter utenfor Enhetsregisteret og Altinn. Det er en utfordring at rolleinformasjon i Altinn kun er tilgjengelig for tjenesteeiere. Delvis samsvar. Kvaliteten er god for roller i Enhetsregisteret når det gjelder private virksomheter. Kvaliteten er ikke like god for offentlige virksomheter. I Altinn er kvaliteten i ferd med å bli bedret. Ikke samsvar. Det finnes ikke noen enhetlig pris- og finansieringsmodell pr. i dag. Ikke samsvar. Rolle- og fullmaktinformasjon i Norge er ikke samkjørt med EU. 25

27 14. Forvaltningsregime Forvaltningsregimet skaper fleksibilitet og forutsigbarhet. Det er gode mekanismer for brukerinvolvering og identifisering og prioritering av utviklingsbehov. Behovene til både små og store virksomheter blir hensyntatt. Forvaltningsregimet sikrer at tilstrekkelig informasjonssikkerhet blir ivaretatt og at fullmaktinformasjonen ikke blir misbrukt. 15. Brukervennlig Det er enkelt og hensiktsmessig for den enkelte virksomhet å registrere, oppdatere og få innsyn i egen fullmaktinformasjon. Virksomhetene registrerer samme informasjon ett sted, én gang. Kravene til virksomhetene vedrørende oppdatering av opplysninger er klart og entydig fastslått. 16. Ulike samhandlingsmønstre Fullmaktinformasjonen kan benyttes uavhengig av løsning og samhandlingsmønstre. Det forutsettes ikke bestemte arbeidsprosesser hos virksomhetene som benytter informasjonen Ikke samsvar. Det finnes ikke noe enhetlig forvaltningsregime per i dag. Ikke samsvar. Skjema for innrapportering til Enhetsregisteret (Samordnet registermelding) legger delvis til rette for at informasjon kun oppgis én gang. Det er imidlertid mye informasjon som ikke omfattes av registermeldingen og det eksisterer flere parallelle løsninger, som gjør situasjonen uoversiktlig og lite brukervennlig. Rollebegrepene som finnes, for eksempel i Altinn, er utformet med bakgrunn i tjenesteeiernes behov, og ikke virksomhetenes. Delvis samsvar. Fullmaktinformasjonen i Altinn kan benyttes uavhengig av samhandlingsmønstre, men er kun tilgjengelig for tjenesteeiere. 8 Løsningskonsepter Konsepter er overordnede og prinsipielt ulike tilnærminger for å lukke gapet mellom dagens situasjon og den ønskede situasjonen. Vi har identifisert tre konsepter som er egnet til å dekke gapene som er identifisert for digital kontaktinformasjon og fullmakter til virksomheter; sentralkonseptet, distribuert konsept og kombinasjonskonseptet. Hvert konsept kan realiseres med flere ulike løsningsalternativer. Ettersom dette er en foranalyse har vi i konseptbeskrivelsene valgt å vektlegge organisatoriske og forvaltningsmessige forhold og i mindre grad tekniske spørsmål. Alle konseptene inneholder rollene registerforvalter, registrert virksomhet og sluttbruker. Etater som forvalter ett eller flere registre har rollen registerforvalter. Alle enheter som er registrert i ett eller flere registre har rollen registrert virksomhet, mens alle enheter som på en eller annen måte benytter den registrerte informasjonen har rollen sluttbruker. Det varierer mellom konseptene hvilke virksomheter som bekler de ulike rollene. Når det gjelder digital kontaktinformasjon skilles det i alle konseptene mellom generisk informasjon og domeneinformasjon. Generisk informasjon betegner informasjon som kan være relevant for flere typer digital kommunikasjon, uavhengig av domene, og vil være relevant for felles bruk (gjenbruk) på tvers i forvaltningen. Det kan for eksempel gjelde informasjon om e-post, mobiltelefonnummer og 26

28 virksomhetssertifikater. Domeneinformasjon er kun relevant innenfor enkelte områder/sektor, for eksempel innen e-handelsområdet eller adressering internt i Helsenettet. For presis adressering og riktig navngivning for kontaktinformasjons-oppføringene, kan det være hensiktsmessig å ha retningslinjer for navngivning. Det er avgjørende at beskrivelsen for kontaktinformasjonen er enkelt forståelig for avsender, og at samme begreper for like formål brukes på tvers av registerforvalterne. I alle konseptene vil organisasjonsnummeret være primærnøkkelen, og Enhetsregisteret står derfor sentralt. En senere utforming av løsningsalternativer til konseptene må ta høyde for at det eksisterer en rekke sentrale registre som allerede er i bruk, blant annet i helsesektoren og i CEF edelivery DSI. Uavhengig av konsept forutsettes det at pris- og finansieringsmodellen legger til rette for gratis bruk. Som beskrevet tidligere i foranalysen, foreligger det enkelte utfordringer ved dagens regelverk når det gjelder å legge til rette for digital kommunikasjon mellom virksomheter. Det gjelder særlig at virksomheter ikke er pliktig til å registrere varslingsinformasjon, og at det ikke er spesifisert hva som er den autoritative kilden for denne type informasjon. Alle konseptene forutsetter regelverksendringer for å imøtekomme dette. Det gjelder på tvers av alle konseptene og beskrives derfor ikke spesielt under det enkelte konsept. I det følgende beskrives konseptene. Se kapittel 10 for en vurdering av konseptene opp mot effektmål og øvrige kriterier. 27

29 8.1 Sentralkonseptet Sentralkonseptet innebærer at én registerforvalter er ansvarlig for all kontaktinformasjon og fullmakter. Det er ikke en forutsetning at all informasjon ligger i samme register, men alle registrene vil forvaltes av den samme sentralforvalteren. Forvalteren vil være ansvarlig for å forvalte og tilby de nødvendige grensesnittene, blant annet administrasjonsgrensesnitt, oppdateringsgrensesnitt og grensesnitt for oppslag. I dette konseptet finnes det kun sentrale grensesnitt og ingen grensesnitt for det enkelte register. Alle virksomheter må derfor forholde seg til de sentrale grensesnittene. Ansvaret for å opprettholde tilstrekkelig datakvalitet ligger hos sentralforvalteren. 28

30 8.2 Distribuert konsept Det distribuerte konseptet innebærer flere registerforvaltere, som hver for seg er ansvarlig for å forvalte ulike deler av den samlede kontaktinformasjon og fullmakter. Den enkelte registerforvalter er ansvarlig for å opprettholde tilstrekkelig datakvalitet i eget register. Konseptet legger opp til én sentralforvalter som er ansvarlig for å gjøre informasjonen tilgjengelig for virksomheter på en enhetlig måte. I likhet med sentralkonseptet forutsetter derfor også det distribuerte konseptet at det kun finnes sentrale grensesnitt og ingen grensesnitt for det enkelte register. Alle virksomheter må forholde seg til de sentrale grensesnittene. 29

31 8.3 Kombinasjonskonseptet Kombinasjonskonseptet innebærer at en sentralforvalter er ansvarlig for forvaltning av generisk kontaktinformasjon og fullmakter. I tillegg skal sentralforvalteren gjøre samlet kontaktinformasjon og fullmakter fra ulike registre, som for eksempel adresseregisteret i Helsenett, tilgjengelig på en enhetlig måte overfor forvaltningen. Den enkelte registerforvalteren er ansvarlig for å opprettholde tilstrekkelig kvalitet i eget register. Konseptet åpner i tillegg for at den enkelte registerforvalter kan tilby egne grensesnitt, som er spesifikke for det enkelte register. På disse punktene er konseptet likt de to øvrige konseptene. Det skiller seg imidlertid fra de andre konseptene ved at det også åpner for at den enkelte registerforvalter kan tilby egne grensesnitt, som er spesifikke for det enkelte register. 30