Innlandet fylkeskommune Kontorlokaler for sentraladministrasjonen FORSTUDIE Forstudie kontorlokaler for sentraladministrasjonen,

Transkript

1 Innlandet fylkeskommune Kontorlokaler for sentraladministrasjonen FORSTUDIE

2 2

3 Innlandet fylkeskommune Kontorlokaler for sentraladministrasjonen FORSTUDIE INNHOLD: Nr. Kapittel Side 1 Bakgrunn og mandat 4 2 Organisering av prosjektet 5 3 Mål og premisser 6 4 Dimensjoneringsgrunnlag 7 5 Bygningsmessige og tekniske rammebetingelser 9 For de eksisterende fylkeshusene 6 Arbeidsplass konsept 10 7 Mulighetsstudie/Alternative løsninger 14 For de eksisterende fylkeshusene 8 Kostnadsoverslag og framdrift 32 9 Vurderinger 33 3

4 1. Bakgrunn og mandat Hentet fra Mandat datert : Bakgrunn: Stortinget har besluttet at Oppland fylkeskommune og Hedmark fylkeskommune skal slås sammen til en fylkeskommune, Innlandet fylkeskommune. Sentraladministrasjonen for dagens fylkeskommuner som er lokalisert i henholdsvis Lillehammer og Hamar vil videreføres i den nye fylkeskommunen. Politisk og administrativ ledelse vil bli plassert på Hamar. Mål og føringer: Forstudiet skal presentere alternative løsninger som vil ivareta behovene for kontorlokaler til sentraladministrasjonen for Innlandet fylkeskommune. Kontorlokalene for alle lokasjoner skal fremstå som moderne, fleksible og fremtidsrettet som skal gi gode og effektive arbeidsvilkår og et godt arbeidsmiljø. Omfang og avgrensinger: Løsningene skal basere seg på plasseringen av sentraladministrasjonen som ble vedtatt av fylkestingene i Oppland og Hedmark. I tillegg skal kontorer for fylkeskommunens nye vegadministrasjon være en del av forstudiet. Øvrige nye tjenester og arbeidsoppgaver som legges til fylkeskommunen, tas ikke opp til vurdering i dette forstudiet. Løsningen som presenteres skal imidlertid vise hvilke muligheter som finnes for utvidelse av kontorkapasiteten på dagens lokasjoner, slik at kontorer for ovennevnte eventuelt kan ivaretas. Leveranser: Forstudiet skal inneholde overordnede mål og premisser som skal legges til grunn for kontorløsningene, samt en strategi for arbeidsplassutforming som vil gi retning for hvordan lokalene skal utformes. Videre skal forstudiet gi en overordnet beskrivelse av løsning, kostnader, fremdrift, og kvalitet for byggearbeidene for alle lokasjoner. Det vil være naturlig å se for seg en trinnvis tilpasning av kontorlokalene, grunnet arbeidets omfang kombinert med sentraladministrasjonens drift som må ivaretas i byggeperioden. Pr vil det gjenstå omfattende bygningsmessige arbeider. Forstudiet vil presentere to løsninger for rehabiliteringen, en lett rehabilitering og en tung rehabilitering. En lett rehabilitering vil innebære at det aller mest nødvendige gjennomføres for å ivareta behovene. En tung rehabilitering vil bl.a. også inkludere at miljøperspektivet ivaretas på en god måte og bygget vil fremstå som presentabelt og totalrehabilitert. Det legges vekt på god brukermedvirkning i prosessen, og status og fremdrift i prosjektet skal kommuniseres til de ansatte. 4

5 2. Organisering av prosjektet Arbeidet organiseres som et ordinært byggeprosjekt med styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgrupper. Prosjektleder for sammenslåingen/fylkesrådmann vil være prosjekteier. Eiendomssjef i Hedmark vil være prosjektansvarlig. Prosjektgruppa ble satt sammen slik at den hadde nødvendig kompetanse til å løse oppdraget. Det var også viktig å ta hensyn til mulighetene for gode samarbeidsrelasjoner blant deltakerne. Representanter for fremtidige brukere av prosjektets leveranser var representert i prosjektgruppa. Prosjektgruppas deltakere har ansvar for å: - Delta i prosjektplanleggingen - Gjennomføre prosjektets aktiviteter - Bidra til godt samarbeidsklima i prosjektgruppa Følgende grupper er oppnevnt: Styringsgruppe: Prosjektleder/fylkesrådmann (leder) Fylkesdirektør Hedmark Fylkesrådmann Oppland Eiendomssjef Hedmark (prosjektansvarlig) Eiendomssjef Oppland Fellestillitsvalgt (møte og talerett) Fylkeshovedvernombud (møte og talerett) Prosjektgruppe: Prosjektleder (1 stk) Arkitekt eiendom/ass. prosjektleder (1 stk) Representant fra drift/service av fylkeshusene (1 stk) HR (1 stk) Kommunikasjon (1 stk ressurs, ikke fullverdig medlem) IKT (1 stk) Tillitsvalgte (2 stk) Hovedvernombud fylkeshusene (2 stk) 5

6 3. Mål og premisser Visjonen for sammenslåingsprosessen er Nye utfordringer større muligheter. Sammen med verdiene legges denne til grunn i omstillingsdokumentet, og skal være førende for arbeidet med sikte på å bygge en felles organisasjonskultur. Raushet Inkluderende Moderne Det skal bygges en moderne og fleksibel organisasjon til beste både for de ansatte og for innbyggerne i den nye fylkeskommunen. Hentet fra arbeidsutvalgets vedtak 15. februar 2018: Fylkeskommunens roller som samfunnsutvikler, tjenesteyter og demokratisk arena, skal være førende for organisering og oppgaveløsning i den nye fylkeskommunen. Organisering av oppgaver og fagområder skal være fremtidsrettet og representere en modernisering i forhold til dagens tjenesteyting og utviklingsarbeid. Økte krav til digitalisering påvirker systemer og arbeidsprosesser, og arbeidsgruppene forventes å legge vekt på dette i arbeidet. «Fellesnemnda forutsetter at prosjektleder/fylkesrådmann legger til rette for fleksibilitet gjennom bruk av teknologi og god utnyttelse av lokalene på Hamar og Lillehammer som virkemiddel i omstillingsprosessen». Målet for forstudiet var å utrede alternative løsninger for å ivareta behovene for kontorlokaler til sentraladministrasjonen for Innlandet fylkeskommune. Kontorlokalene for alle lokasjoner skal fremstå som moderne, fleksible og fremtidsrettet som skal gi gode og effektive arbeidsvilkår og et godt arbeidsmiljø. 6

7 4. Dimensjoneringsgrunnlag Dimensjoneringsgrunnlag basert på fellesnemndas vedtak om lokalisering er: Status antall ansatte med kontorplass Hamar pr : Avdeling Antall blir på Hamar Antall flytter til Lillehammer IKT 15 Arkiv/trykkeri 1 Service 6 Arkiv 10 Videregående opplæring 44 Bedriftshelsetjenesten 4 Fylkestannlegen 7 Regnskap 12 Samferdsel, kulturminner og plan Hedmark trafikk 22 Kultur, bibliotek og kompetanse 15 Internasjonalt samarbeid 7 Næring og nyskaping 10 Kommunikasjon 6 Fylkesdirektøren m/ sekretariat 12 Regionalt ansatte 5 Økonomi 7 Politisk ledelse 2 Personal 9 Eiendom 13 Innkjøp 4 Tillitsvalgte 6 Partikontorer 6 SUM

8 Status antall ansatte med kontorplass Lillehammer pr : Avdelinger flytter Plan Ansatte Avdelinger som blir på Plan Ansatte til Hamar Lillehammer Tillitsvalgte U2 6 IKT U1 18 Arkiv 1 6 Opplandstrafikk 1 24 Servicesenter 1 5 Kulturarv 2 17 Regionalenheten 2 29 Kultur 2 16 Videregående 3 44 Karriere Oppland 2 14 opplæring Økonomi 3 13 Eiendom 3 13 Rådmannsledelsen 4 3 Sum 102 Politisk 4 14 Ansatte fra H til O 48 Tannhelse 4 4 Sum framtidige ansatte på 150 Lillehammer Innkjøp 4 3 HR 4 14 Totalt på Lillehammer i 249 dag Kommunikasjon 4 6 Sum 147 Antall ansatte med kontorplass Hamar etter sammenslåing: Fra Hedmark fk 203 Fra Oppland fk 147 Sum 350 Sams vegadministrasjon 100 Totalt 450 Antall ansatte med kontorplass Lillehammer etter sammenslåing: Fra Oppland fk 102 Fra Hedmark fk 48 Sum 150 8

9 5. Bygningsmessige og tekniske rammebetingelser Det er engasjert eksterne rådgivere til å vurdere både bygningstekniske og tekniske muligheter/begrensninger i de 2 eksisterende fylkeshusene på Hamar, samt eksisterende fylkeshus på Lillehammer. Fylkeshusene på Hamar har siden bygging på 1970-tallet ikke vært rehabilitert i særlig grad, og det er et stort vedlikeholdsetterslep i byggene. Teknisk anlegg er nødvendig vedlikeholdt for dagens drift. Varmeanlegget med vannbåren varme er fra byggeår, men oljekjelene er ikke lengre i bruk da det leveres fjernvarme til byggene. Sanitæranleggene med toaletter, servanter, blandebatterier etc. er fra byggeår. De fleste ventilasjonsanleggene ble skiftet ut i 2006, og de har kjølebatterier slik at de kan tilføre kjølt luft. Elektrotekniske anlegg er generelt fra byggeåret med noen oppgraderinger gjennom byggenes levetid. Det må påberegnes en utskifting av alle elektrotekniske anlegg ved ombygging som sikrer driftssikkerhet, energibesparelser og ønsket kvalitet i byggets videre levetid. Lokalene på Lillehammer er i betydelig bedre stand enn fylkeshusene på Hamar. Bygningskomplekset består av enkeltbygg fra ulike byggeår, men de fleste lokalene er godt vedlikeholdt. Fylkeshuset på Lillehammer er kontinuerlig vedlikeholdt etter bygging, og det var en større ombygging i 2010 i lokalene. Dette inkluderer også tekniske anlegg. Ved endringer på fordeling av arealer til eget bruk og utleie vil tilpassinger av eksisterende tekniske anlegg kunne forekomme. Det er elektrisk oppvarming med panelovner i stort sett hele bygget. Installert fjernvarme benyttes til oppvarming av luft via ventilasjonsanleggene. Sanitæranleggene er skiftet ut etappevis og er av varierende, men nyere dato. Det er installert kjøling i bygget. 9

10 6. Arbeidsplasskonsept I mandatet for forstudie for «Kontorlokaler for sentraladministrasjonen, Innlandet fylkeskommune» står det: Leveranser: Forstudiet skal inneholde overordnede mål og premisser som skal legges til grunn for kontorløsningene, samt en strategi for arbeidsplassutforming som vil gi retning for hvordan lokalene skal utformes. Rådgiverfirma tegn_3 er engasjert til å utarbeide strategi for arbeidsplassutforming sammen med oppdragsgiver. For å utarbeide dette er det gjennomført en prosess med kartlegging av organisasjonen/eksisterende lokaler (internoppgave for alle ansatte og gåturer), visjonsverksted og befaring av 6 bygg med ulike kontorløsninger. En aktivitet gjenstår. Det er et milepælsmøte med prosjektgruppe og ledergruppe. Vedlagt forstudie er sluttrapport utarbeidet av tegn_3. Denne peker på hva som gjenstår for å utforme et arbeidsplasskonsept. Hovedfunn hentet fra sluttrapporten: 1. januar 2020 går dagens Oppland fylkeskommune og Hedmark fylkeskommune sammen til nye Innlandet fylkeskommune. Sentraladministrasjonen til Innlandet fylkeskommune skal lokaliseres på Hamar og på Lillehammer. 10

11 Som en del av forstudiet «Kontorlokaler til Sentraladministrasjonen, Innlandet fylkeskommune», skal det utvikles et overordnet arbeidsplasskonsept. Dette arbeidet utføres av rådgiverfirmaet tegn_3. I løpet av høsten 2018 er det blitt gjennomført kartlegging og konseptbygging, med utgangspunkt i organisasjonene Oppland fylkeskommune og Hedmark fylkeskommune og deres respektive fylkeshus. Dette danner et kunnskapsgrunnlag for videre utvikling. Nå, ved utgangen av 2018, har arbeidet nådd en viktig milepæl, hvor man må ta valg som kan gi retning for ferdigstilling av et arbeidsplasskonsept. Dette dokumentet er et grunnlag for videre beslutninger, og inkluderer: Redegjørelse for hva et arbeidsplasskonsept er Beskrivelse av hvordan man arbeider med utvikling av et konsept Redegjørelse for arbeidet som er gjort Beskrivelse av hva som står igjen av arbeid for å lande på et konsept for Innlandet I tillegg pekes det på suksessfaktorer for å lykkes med innføring av et konsept i fremtiden. Første og siste del (kap 1 og 5) er dermed noe mer generelle beskrivelser, som danner en viktig kontekst for de redegjørelsene som handler om arbeidet med organisasjonene på Hamar og Lillehammer (kap 2,3, og 4). Mandat for prosjektet og Visjonsarbeidet for arbeidsplasskonseptet Mandatet for prosjekt Nytt fylkeshus peker på viktige elementer, som også er retningsgivende for utvikling av nytt arbeidsplasskonsept: Fylkeskommunens rolle som samfunnsutvikler, tjenesteyter og demokratisk arena, skal være førende for organisering og oppgaveløsning i den nye fylkeskommunen. Organisering av oppgaver og fagområder skal være fremtidsrettet og representere en modernisering i forhold til dagens tjenesteyting og utviklingsarbeid. Økte krav til digitalisering påvirker systemer og arbeidsprosesser, og arbeidsgruppene forventes å legge vekt på dette i arbeidet. Fellesnemnda forutsetter at prosjektleder/fylkesrådmann legger til rette for fleksibilitet gjennom bruk av teknologi og god utnyttelse av lokalene på Hamar og Lillehammer som virkemiddel i omstillingsprosessen. Disse føringene har vært et viktig bakteppe for visjonsarbeidet i oppdraget knyttet til arbeidsplasskonsept. Visjonsverkstedet, hvor prosjektgruppa deltok, forsterket også mål og mandat for forstudien, nemlig å legge til rette for offensive, fremtidsrettede, moderne, fleksible arbeidsplasser. Visjonen er at dette skal bidra til å bygge det nye Innlandet fylkeskommune. Hovedfunn fra befaringer i Oslo Deltakere fra prosjektgruppa gjennomførte besøk til flere organisasjoner i Oslo for å se eksempler på hvordan man kan implementere et arbeidsplasskonsept. Under 11

12 referansebesøkene var det særlig to organisasjoner som sto fram som gode eksempler: Gjensidige og Kemneren. Disse ble trukket frem fordi de begge har gjort svært grundige organisasjonsutviklingsprosjekter, med stor grad av brukermedvirkning og god ledelse i implementeringen av de valgte arbeidsplasskonseptene. Målsettinger knyttet til hva man ønsket å oppnå gjennom arbeidsplasskonseptet var tydelig, og arbeidsprosessene ble justert for å møte de samme målene. Gjennom implementeringen, både før, under og etter flytting var det tydelig fokus på å støtte organisasjonen, slik at arbeidsprosesser og arbeidsplasskonsept skulle virke godt. Begge organisasjonene hadde hatt høye ambisjoner og gått fra løsninger bestående av cellekontorer og åpne landskapsløsninger, til ulike former for aktivitetsbaserte kontorløsninger. Resultatet av flytteprosjektene var at trivselen i de nye kontorene var høy, og de fungerte i henhold til de målene som var blitt satt. Hovedfunn fra kartleggingsaktivitetene Sentralt i arbeidet med utvikling av arbeidsplasskonsept for Innlandet har vært å bli kjent med dagens organisasjoner. Dette er gjort gjennom to ulike kartleggingsaktiviteter. Kartleggingene gjennom internoppgave og gåturer viser to organisasjoner med mye av de samme typene arbeidsoppgaver. Likevel er det variasjoner i aktiviteter, og da særlig mellom de ulike avdelingene internt i hver organisasjon. Variasjonen består for eksempel av aktiviteter som møter internt på huset og eksternt, besøk utenfra, individuelle konsentrasjonsoppgaver, telefoner og skypemøter og grad av samarbeid med andre kollegaer. Dette har å gjøre med ulike fag- og ansvarsområder, og dermed ulike arbeidsoppgaver. De to fylkeskommunene arbeider likevel noe ulikt, noe som gjerne henger sammen med noe ulik organisering. Dette støttes igjen av ulike arbeidsplasskonsepter. Fylkeshuset på Hamars konsept i dag er cellekontor, noe som særlig støtter strukturert samhandling mellom kollegaer. Fylkeshuset på Lillehammer har landskap som hovedkonsept, noe som støtter uformell samhandling og informasjonsflyt. Dette tydeliggjør at det er viktig at man på dette stadiet i prosjektet får besluttet hva som er målet for den nye fylkeskommunen: hvordan skal man være organisert, hvordan skal man arbeide, og hvordan støtter da de fysiske rammene best? Viktige valg videre Utvikling av et godt fungerende arbeidsplasskonsept, innebærer at man må ta noen valg knyttet til hvilken ny praksis man ønsker å støtte, i tillegg til de tre faktorene organisasjon, teknologi og fysiske rammer (se modell over). Disse valgene må igjen ses opp mot mål og visjon som settes for den nye fylkeskommunen Innlandet. Deretter bør organisasjonen i den videre prosessen ta stilling til hvordan organisasjonen, de fysiske løsningene og teknologien skal fungere som virkemiddel for måloppnåelse. Sentrale spørsmål vil da være: Ny praksis Hva er de konkrete målene for det nye arbeidsplasskonseptet? 12

13 Hvor stor grad av endring i arbeidspraksis er ønskelig? Hvor høyt er ambisjonsnivået for de nye løsningene? Hva er den økonomiske rammen i forhold til ombygging, rehabilitering og innkjøp? Organisering Teknologi Hvordan skal innlandet fylkeskommune organiseres? Hvordan skal oppgaver løses og arbeidsprosesser utformes? Hva slags kultur ønsker man å legge til rette for? Hva er den verdiskapende samhandlingen? Hvor høy grad av mobilitet og mulighet å jobbe fra andre steder enn i bygget bør man legge til rette for? Papirbasert vs. teknologibasert eller en kombinasjon? Hvordan sikre tilstrekkelig tilgjengelighet og deling av informasjon gjennom gode teknologiske plattformer? Fysiske løsninger Hvor stor grad av fleksibilitet bygget skal ha, skal og bør det være enkelt å omstrukturere/flytte avdelinger? Bør løsningene være standardiserte (likt for alle) eller skreddersydde (tilpasset hver avdeling). Faste plasser eller deling/fri benyttelse 13

14 7. Mulighetsstudie/Alternative løsninger Del 1: Hamar På Hamar eier Hedmark fylkeskommune fylkeshus 1 (FH 1) og fylkeshus 2 (FH 2). Sentraladministrasjonen har i dag tilhold i FH 1. I FH 2 er 4/5 deler utleid til eksterne og leiekontrakt utløper 15. august En etasje står i dag ledig. Ut fra politisk bestemt plassering av hvor de ulike avdelingene i sentraladministrasjonen skal ha tilhold i Innlandet fylkeskommune, er dimensjonerende persontall med kontorarbeidsplass på Hamar 450 stk. (Ref. kap 4) Det er i prosessen med forstudiet, i samarbeid med oppdragsgiver, besluttet å utrede 4 alternativer for å løse arbeidsplassbehovet på Hamar. Dette resulterer i ett low-cost alternativ, og 3 high-cost alternativer. Det er viktig å presisere at løsningene er mulighetsstudier på overordnet nivå, og ikke ferdig prosjekterte alternativ. De viser alle sammen at det er en mulig plassering av 450 stk. inn i hvert av alternativene. Alternativ Bygg Kommentarer inkludert i løsningen 0 + FH 1 og FH alternativet tar utgangspunkt i bygningene slik de fremstår i dag, justert for å ivareta nødvendig oppgradering for å sikre en forsvarlig bygningsmasse og drift. Fremtidige investeringer må påregnes. 1 FH 1 Alle 450 ansatte får tilhold i fylkeshus 1. Det foretas en full rehabilitering av bygget. Fylkeshus 2 blir i utgangspunktet overflødig og kan selges eller leies ut til eksterne. 2 FH 1 og FH 2 Alternativet fordrer full rehabilitering av begge bygg og begge bygg benyttes av sentraladministrasjonen i sin 3 FH 1 og to etasjer i FH 2 Alle alternativ ivaretar nødvendig UU-utbedring. helhet. Alternativet fordrer full rehabilitering av begge bygg. Fylkeshus 1 og 2 etasjer (av 5) i fylkeshus 2 benyttes av sentraladministrasjonen. Øvrige arealer leies ut til eksterne. Eksisterende kantine har 150 sitteplasser. Kantinekjøkken, sitteplasser og varemottak må utbedres på alle alternativer. 14

15 Kort beskrivelse av alternativ 0: Fylkeshus 1 og 2 er bygget midt på 70 tallet. De fleste bygningskomponenter er fra byggeåret, men det er foretatt noen oppgraderinger de senere årene, slik som skifte av vinduer, ventilasjonsanlegg, oppgradering av møteromsavdeling, fylkestingssal og kantinerom. Generelt sett fremstår bygningene «gammeldags» med klart behov for oppussing. Følgende utføres: Utvidelse og rehabilitering av kantine med tilbygg på 200 m2, både kjøkken og spiseplass. Utvidelse av eksisterende møteromsavdeling Enkel overbygning mellom byggene Nytt varemottak Nytt elektroanlegg Maling av overflater Bytting av innvendige dører Mindre tilpasningsarbeider Heiser i FH2 Arbeidsplasskonseptet vil være lik dagens løsning med i all hovedsak cellekontorer. Kort beskrivelse av alternativ 1: Alternativet inneholder full rehabilitering av fylkeshus 1, bygningsmessig og med alle tekniske anlegg. Kun ytterveggene beholdes slik de er i dag. I tillegg må det utføres: Utvidelse og rehabilitering av kantine med tilbygg på 200 m2, både kjøkken og spiseplass. Nytt varemottak Arbeidsplasskonseptet vil i hovedsak bestå av åpne landskap og med noen cellekontorer/ singelarbeidsplass. Det blir stor tetthet med arbeidsplasser, og små arealer til sosiale soner. Fylkeshus 2 vil ikke bli benyttet for dette alternativet. Bygget kan selges eller leies ut til eksterne, alternativt annen fylkeskommunal virksomhet. Dersom bygget skal leies ut forutsettes det en oppussing. Kort beskrivelse av alternativ 2: Alternativet inneholder full rehabilitering av fylkeshus 1 og 2, bygningsmessig og med alle tekniske anlegg. Kun ytterveggene beholdes slik de er i dag. I tillegg må det utføres: Utvidelse og rehabilitering av kantine med tilbygg på 200 m2, både kjøkken og spiseplass. Sammenkobling mellom byggene på plan U1 Nytt varemottak Nye overflater 15

16 I dette alternativet videreføres dagens arbeidsplasskonsept som i all hovedsak består av cellekontorer. Kort beskrivelse av alternativ 3: Alternativet inneholder full rehabilitering av fylkeshus 1 og 2, bygningsmessig og med alle tekniske anlegg. Kun ytterveggene beholdes slik de er i dag. I tillegg må det utføres: Utvidelse og rehabilitering av kantine med tilbygg på 200 m2, både kjøkken og spiseplass. Sammenkobling mellom byggene på plan U1 Nytt varemottak I dette alternativet benyttes hele fylkeshus 1, samt fylkeshus 2 i 2 etasjer. De 3 øvrige etasjene i fylkeshus 2 leies ut til eksterne. I dette alternativet vil arbeidsplasskonsept være en blanding av åpent landskap og cellekontorer, men med overvekt av åpent landskap. Plantegninger som viser mulig plassering av arbeidsplasser. For alle 4 alternativ er det utarbeidet plantegninger hvor dimensjonerende persontall er vist som en mulig løsning. Det er viktig å påpeke at dette ikke er endelig løsning av arbeidsplasser. For alle tegningene gjelder følgende farger for romfunksjoner: 16

17 Alt. 0, FH 1, plan 01: Alt.0 Alt. 0, FH 1, plan 02: 17

18 Alt. 0, FH 1, plan U1: Alt. 0, FH 1, plan U2: 18

19 Alt. 0, FH 2, plan U1: Alt. 0, FH 2, plan 02: 19

20 Alt.1 Alt. 1, FH 1, plan 01 Alt. 1, FH 1, plan 02: 20

21 Alt. 1, FH 1, plan U1: Alt. 1, FH 1, plan U2: 21

22 Alt.2 Alt 2, FH 1, plan 01: Alt. 2, FH 1, plan 02: 22

23 Alt. 2, FH 1, plan U1: Alt. 2, FH 1, plan U2: 23

24 Alt. 2, FH 2, plan U1: Alt. 2, FH 2, plan 01: 24

25 Alt.3 Alt. 3, FH 1, plan 01: Alt. 3, FH 1, plan 02: 25

26 Alt. 3, FH 1, plan U1: Alt. 3, FH 1, plan U2: 26

27 Alt. 3, FH 2, Plan U1: Alt. 3, FH 2, plan 03: 27

28 Tingsalen, endret innredning, gjelder alle alternativ: For å få plass til det nye fylkestinget, snus plassering av innredningen 90 grader. Dette medfører at podiet må flyttes, samt flytting av all kabling og AV-utstyr. Veggen mot tilstøtende møterom, Osensjøen, åpnes opp for å etablere tilhørerplasser. Her etableres en elementvegg slik at møterommet kan benyttes som vanlig utover fylkesting. 28

29 Del 2: Lillehammer I Lillehammer vil det i fylkeshuset bli en nedgang av antall ansatte i forhold til i dagens tall på 250 personer. Basert på politisk vedtatt plassering av de ulike avdelingene i sentraladministrasjonen, er dimensjonerende persontall med kontorarbeidsplass på Lillehammer 150 ansatte. (Ref. kap 4) Siden antall ansatte reduseres med 100 ansatte, vil det være nødvendig å komprimere fylkeskommunens arealer i fylkeshuset. Det er utarbeidet et forslag til løsning som ivaretar 150 ansatte på Lillehammer. Dette gir muligheter for ytterligere utleie av lokaler i fylkeshuset på Lillehammer. Det er allerede i dag mange leietakere i bygget, og erfaringer tilsier at dette er i stadig endring, og muligheter for ytterligere utleie er tilstede. For 10 år siden ble det gjennomført et prosjekt i fylkeshuset med et nytt arbeidsplasskonsept som består i hovedsak av åpne landskap med noen cellekontorer. Mange av løsningene kan videreføres, men det må/ bør foretas enkelte tilpasninger. Plantegninger som viser mulig plassering av arbeidsplasser. Plan 1: 29

30 Plan 2: Plan 3: Plan 4: 30

31 Plan 5: Plan U1: 31

32 8. Kostnadsoverslag og framdrift Kostnadsberegninger baseres på Norsk prisbok og erfaringstall, og er vurdert i samråd med eksterne rådgivere. Kostnadstallene vil alltid inneholde usikkerhet ifht faktisk kostnad etter at byggeperiode er gjennomført. Det er også foretatt en usikkerhetsanalyse av kostnadene. Det er viktig å merke seg at det ikke er foretatt detaljert prosjektering. Dette gjennomføres i et eventuelt forprosjekt for videre utvikling av kontorlokaler til sentraladministrasjonen. Kostnader knyttet til rydding og flytting må dekkes av driftsbudsjettet, og er ikke inkludert i prosjektkostnaden for investeringsprosjektene. Kostnader Hamar: Alternativ med kostnad inkl. mva Alternativ Sum Framdrift: Byggestart alle alternativ høst Ferdigstillelse : Alternativ Kostnader Lillehammer: Alternativ Alternativ 1 Sum Kostnad dekker oppgradering og etablering av et nødvendig antall rom med lydskjerming. Framdrift: Det vil ikke være behov for midlertidige lokaler ved tilpasningen av fylkeshuset på Lillehammer, og lokalene vil være klar for bruk sommeren

33 9. Vurderinger Hamar Alle alternativene er vurdert opp mot målet for prosjektet som er gitt i mandatet: «Kontorlokalene for alle lokasjoner skal fremstå som moderne, fleksible og fremtidsrettet som skal gi gode og effektive arbeidsvilkår og et godt arbeidsmiljø». Vurderinger alternativ 0: Fordeler Kan stenge døra Kortest byggeperiode Lavest investeringskostnad Ulemper Utfordrende å skape felles kultur med ansatte i to bygg Blir dyrt å drifte og vedlikeholde Lav måloppnåelse Bygget er slitt og gammeldags og vil ikke fremstå som moderne og fleksibelt Mange lokale initiativer på endringer, slik at det vil fremstå som lite enhetlig og standardisert Lite attraktiv arbeidsplass Ikke mulig med leieinntekter på Hamar Vurderinger alternativ 1: Fordeler: Størst mulighet for å skape vi-kultur når alle ansatte på Hamar flytter sammen i ett bygg - bygge felles kultur Lavest investeringskostnad av alternativene med tung rehabilitering Leieinntekter eller salg av Fylkeshus 2 for finansiering Høy måloppnåelse med moderne, fremtidsrettet og fleksible arealer Ulemper: Det er få og små sosiale soner i forhold til dimensjoneringstall Lite muligheter for gjesteplasser i forhold til tilgjengelig areal Det blir stor tetthet med arbeidsplasser 33

34 Vurderinger alternativ 2: Fordeler: Full rehabilitering Mest totalareal pr ansatt av alternativene Kan stenge døra Ulemper: Utfordrende å skape felles kultur med ansatte i to bygg Ikke flere arbeidsplasser enn i alternativ 0+ Høy investeringskostnad Ikke mulig med leieinntekter på Hamar Vurderinger alternativ 3: Fordeler: Full rehabilitering av fylkeshus 1 og 2 Romsligere i hver etasje i forhold til alternativ 1 Fleksibilitet i forhold til arbeidsplasser Gir leieinntekter ved utleie av enkelte etasjer i Fylkeshus 2 Kan være mulig å samle alle i ett hus dersom dimensjoneringsgrunnlaget reduseres Høy måloppnåelse med moderne, fremtidsrettet og fleksible arealer Ulemper: Utfordrende å skape felles kultur med ansatte i to bygg Høy investeringskostnad Alt. 1 og 3 ivaretar målsettingen om moderne, fremtidsrettet og fleksible arealer på best måte. I begge alternativene vil arealene framstå som nye. Den største ulikheten på disse alternativene er at alt. 1 har større tetthet med arbeidsplasser og ansatte, samt mindre mulighet til å etablere cellekontorer og sosiale soner. Det er 80 arbeidsplasser færre i FH 1 i alt. 3 enn i alt. 1. Det blir flere stillerom i alt. 3 enn i alt.1. Lillehammer Løsningen i forstudiet viderefører det eksisterende arbeidsplasskonseptet. Bygningsmassen på Lillehammer er i god stand, og det er derfor ikke påregnet tyngre rehabilitering. Midlertidige lokaler Hamar: For alle alternativer vil det være nødvendig med midlertidige lokaler. Dette kan løses ved å benytte fylkeshus 2, Hedmark Trafikk sine lokaler og fylkeshuset på Lillehammer som avlastningslokale, samt ekstern leie for ca. 250 personer avhengig av alternativ. Kostnaden for dette vil anslagsvis være 40 millioner kroner. Rydding og flytting: Alle alternativer krever at alle rydder og tømmer arkiv, kjernerom og kontorer. Dette må gjennomføres i 2019, og det må settes av ressurser til dette grunnet fremdriftsplan. Kantina på Hamar vil ikke være i normal drift i byggeperioden. 34