Ekstraordinært menighetsmøte 29. november Bakgrunn. SAK: Planer for Stasjonsbygningen og Pakkhuset, Klepp Stasjon

Transkript

1 Ekstraordinært menighetsmøte 29. november 2009 SAK: Planer for Stasjonsbygningen og Pakkhuset, Klepp Stasjon Bakgrunn Klepp Stasjon Kyrkjelyd (Kyrkjelyden) hadde ekstraordinært menighetsmøte den 15. november 2009 hvor Kyrkjelyden diskuterte tilbud fra forlaget Pluz v/ Jan Aasmann Størksen og Dan Cato Olsson om overtakelse av Kyrkjelydens leiekontrakter med ROM Eiendom. Av tilbudet fremgikk at Kyrkjelyden ville få gratis disposisjonsretter som spesifisert i konkret tilbud 1 i tillegg til at Pluz for egen regning ville oppruste Pakkhuset i henhold til planer som tidligere skissert for menigheten. Under diskusjonen på nevnte menighetsmøte fremkom det gjennomgående synspunkter på at Kyrkjelyden trengte mer tid til vurdering av tilbudet fra Pluz og det ble etterlyst konkrete alternative forslag. Det ble derfor besluttet at menighetsmøtet ville avstå fra avstemming over forslag som fremlagt og i stedet ble det innkalt til nytt ekstraordinært menighetsmøte den 29. november 2009 for ny behandling og vedtak i saken. Styringsgruppa fikk i oppdrag sammen med Pluz, å revurdere samt ytterligere konkretisere innholdet i tilbudet fra Pluz. I tillegg fikk Styringsgruppa i oppdrag å komme opp med et alternativt forslag til samarbeid med Pluz. Styringsgruppa, Pluz og representanter fra Prosjektgruppa for Stasjonsbygningen 2 møttes 18. november 2009 for gjennomføring av ovenfor nevnte oppdrag. På møtet redegjorde Pluz for at de trakk tilbake tilbudet som opprinnelig fremlagt for ekstraordinært menighetsmøte 15. november Årsaken til dette var frykten for å bidra til splittelse i Kyrkjelyden basert på tydelige signaler til skepsis blant flere av deltakerne på menighetsmøtet. Styringsgruppa og Prosjektgruppa synes tilbudet fra Pluz var et sjenerøst tilbud og beklager at dette nå trekkes tilbake, men forstår samtidig Pluz bekymring. På denne bakgrunn ble det forhandlet fram et alternativt forslag til samarbeid med Pluz. Styringsgruppa og Prosjektgruppa ble i tillegg enige om alternative forslag uten samarbeid med Pluz. Forslagene som legges frem for ekstraordinært menighetsmøte 29. november 2009 presenteres nedenfor. 1 Se saksdokument fremlagt for ekstraordinært menighetsmøte 15. november Prosjektgruppa for Stasjonsbygningen ble opprettet i forbindelse med utredning av planer for opprustning av Pakkhuset. 1

2 Forslag 1: Fremleie til Pluz Følgende samarbeidsmodell med Pluz er framforhandlet: 1. Kyrkjelyden beholder begge leieavtaler med ROM eiendom slik som i dag. Kyrkjelyden aksepterer tilbud fra ROM eiendom om fornyet leieavtale for 1. etg. og Pakkhuset for en periode på 10 år. Leieavtalen vil være gjensidig uoppsigelig. Årlig leie vil utgjøre kr eksklusiv mva. I tillegg kommer felleskostnader stipulert til kr for 2010 og strøm etter forbruk. 2. Kyrkjelyden fremleier til Pluz følgende lokaler i Stasjonsbygningen: a. Venterommet m/ vindfang b. Billettluka/ kontor c. Møterom v/ kontor d. Kjøkken e. Toalett f. Gang I tillegg vil ett av toalettene og deler av gangen være felles for Pluz og Kyrkjelyden. Pluz betaler årlig leie på kr. 950 per kvadratmeter i tillegg til strøm. Fremleieperiode 10 år eller alternativt 5 år med opsjon på forlengelse på 5 år. Det installeres et enkelt ventilasjonsanlegg for kontorlokale beregnet på 5 7 personer. 3. Kyrkjelyden oppgraderer Pakkhuset i henhold til planer som tidligere presentert for Kyrkjelyden. Nytt tekjøkken vil inngå i oppgraderingen. Oppgraderingen gjennomføres i løpet av 1. halvår 2010 og finansieres av ROM eiendom. Uformelt tilbud på finansiering foreligger fra ROM eiendom på 11% av finansiert beløp i økt årlig leie. Finansiering fra ROM eiendom er betinget av en godkjenning i ROM eiendoms investeringskomitè. 4. Prestens kontor flyttes fra Venterommet til nytt kontor som etableres mellom Pakkhuset og Venterommet. Basert på estimert areal av lokaler som inngår i fremleie til Pluz som nevnt i punkt 2 ovenfor (ca. 85,2 kvadratmeter) vil årlig leieinntekt fra Pluz utgjøre kr pluss strøm. Basert på grovkalkyle som tidligere fremlagt i forbindelse med presentasjon av potensiell oppgradering av Pakkhuset på kr i tillegg til estimert kostnad for installasjon av utvidet 2

3 ventilasjonsanlegg for Venterommet og Billettluka og nytt tekjøkken i tilknytning til Pakkhuset på kr vil økt årlig leiekostnad til ROM eiendom utgjøre ca kr Basert på nåværende leiekostnader og leieinntekter for 2. etg. samt fornyet tilbud om 10 års leie av 1. etg. og Pakkhuset, fremkommer følgende beregning av estimert årlig netto leiekostnad for Stasjonsbygningen og Pakkhuset under Forslag 1: Beregningen ovenfor inkluderer ikke mva og heller ikke strøm. I perioden 1. halvår 2010 mens oppgradering av Pakkhuset pågår, må Kyrkjelyden innfinne seg med redusert mulighet for samlinger på stasjonen. I samme periode forplikter Kyrkjelydens medlemmer seg til å bidra med dugnadsinnsats på følgende områder: Maling Kledning av vegger Vasking av tak Riving/ rydding Forslag 2: Ingen fremleie til Pluz Som alternativ til Forslag 1 foreslås å beholde dagens løsning hvor Kyrkjelyden selv leier og disponerer fullt ut både Pakkhuset og 1. etg. for øvrig. Som under Forslag 1 opprettholdes bokollektivet i 2. etg. Dersom Forslag 2 får flertall i skriftlig avstemming på ekstraordinært menighetsmøte, vil ny påfølgende avstemming finne sted på samme ekstraordinære menighetsmøte over følgende to forslag: 3

4 Forslag 2a: Oppgradering av Pakkhuset Kyrkjelyden vil ta sikte på oppgradering av Pakkhuset gitt at Kyrkjelyden utviser engasjement som tilsier behov for økt tilgang på lokaler. Gitt nåværende aktivitetsnivå kan man vurdere dagens lokaler som tilfredsstillende, uten umiddelbare behov for eller planer om oppussing av Pakkhuset. Det foreslås derfor å bruke første halvår 2010 til å avgjøre hvorvidt engasjementet for aktiviteter i menighetens regi på stasjonen er tilstrekkelig høyt til å starte en oppgradering av Pakkhuset. Gitt at slikt engasjement forutsettes å foreligge foreslås følgende: 1. Kyrkjelyden beholder begge leieavtaler med ROM eiendom slik som i dag. Kyrkjelyden aksepterer tilbud fra ROM eiendom om fornyet leieavtale for 1. etg. og Pakkhuset for en periode på 10 år. Leieavtalen vil være gjensidig uoppsigelig. Årlig leie vil utgjøre kr eksklusiv mva. I tillegg kommer felleskostnader stipulert til kr for 2010 og strøm etter forbruk. 2. Kyrkjelyden oppgraderer Pakkhuset i henhold til planer som tidligere presentert for Kyrkjelyden. Oppgraderingen gjennomføres i løpet av 2. halvår 2010 og finansieres av ROM eiendom. Uformelt tilbud på finansiering foreligger fra ROM eiendom på 11% av finansiert beløp i økt årlig leie. Finansiering fra ROM eiendom er betinget av en godkjenning i ROM eiendoms investeringskomitè. Basert på grovkalkyle som tidligere fremlagt i forbindelse med presentasjon av potensiell oppgradering av Pakkhuset på kr vil økt årlig leiekostnad til ROM eiendom utgjøre ca kr Basert på nåværende leiekostnader og leieinntekter for 2. etg. samt fornyet tilbud om 10 års leie av 1. etg. og Pakkhuset, fremkommer følgende beregning av estimert årlig netto leiekostnad for Stasjonsbygningen og Pakkhuset under Forslag 2a: Beregningen ovenfor inkluderer ikke mva og heller ikke strøm. Kyrkjelydens medlemmer forplikter seg til i fellesskap å skaffe tilveie midler til finansiering av en estimert økning i årlig leiekostnad på kr Kyrkjelydens medlemmer forplikter seg til å bidra med dugnadsinnsats på følgende områder: 4

5 Maling Kledning av vegger Vasking av tak Riving/ rydding Forslag 2b: Ingen oppgradering av Pakkhuset Som nevnt ovenfor kan man vurdere dagens lokaler som tilfredsstillende i forhold til nåværende aktivitetsnivå, uten umiddelbare behov for eller planer om oppussing av Pakkhuset. På denne bakgrunn foreslås følgende: 1. Kyrkjelyden beholder begge leieavtaler med ROM eiendom slik som i dag. Kyrkjelyden aksepterer tilbud fra ROM eiendom om fornyet leieavtale for 1. etg. og Pakkhuset for en periode på 3 år. Leieavtalen vil være gjensidig uoppsigelig. Årlig leie vil utgjøre kr eksklusiv mva. I tillegg kommer felleskostnader stipulert til kr for 2010 og strøm etter forbruk. Basert på nåværende leiekostnader og leieinntekter for 2. etg. samt fornyet tilbud om 3 års leie av 1. etg. og Pakkhuset, fremkommer følgende beregning av estimert årlig netto leiekostnad for Stasjonsbygningen og Pakkhuset under Forslag 2b: Beregningen ovenfor inkluderer ikke mva og heller ikke strøm. Øvrige alternativer Det har kommet innspill fra Kyrkjelyden om å utrede muligheten for å leie lokaler hos Grendahuset i kombinasjon med stasjonsbygningen og i forbindelse med et samarbeid med Pluz. Da Pluz har trukket sitt opprinnelige tilbud er en slik løsning i samarbeid med Pluz ikke lenger aktuell. Basert på kontakt med Hoff Norske Potetindustrier Jæren leies Grendahuset ut til Vellaget år for år med opsjon på forlengelse. Vellaget har anledning til å fremleie lokalene til andre. Lokalene egner seg for ulike arrangementer, men anses ikke egnet som kontorlokale. Hoff er på nåværende tidspunkt i en fase hvor de vurderer ulike alternativer for Grendahusets framtid. Av denne grunn anses et alternativ om leie av Grendahuset som usikkert mht tidshorisont, og vurderes derfor som ikke tjenlig for Kyrkjelyden. Det legges derfor ikke frem noe forslag basert på en løsning som innebærer leie av Grendahuset. 5

6 Avsluttende bemerkning Styringsgruppa og Prosjektgruppa vil henstille til Kyrkjelyden om å vurdere forslagene ovenfor ut i fra engasjement og ressursbehov/ - bruk. 6