HMT HÅNDBOK for 2012

Transkript

1 HMT HÅNDBOK for 2012

2 Innledning: Gjennom utarbeidelse av en lokal HMT plan for Rauma videregående skole, mener vi å ha kommet fram til et nyttig verktøy for situasjoner som kan oppstå på vår arbeidsplass, enten det gjelder konkrete bygningsmessige forhold eller saker av mer mellommenneskelig karakter. I vårt arbeid har vi særlig vektlagt å klargjøre ansvarslinjene i aktuelle situasjoner, slik at vi til enhver tid vet hvem som har ansvar for hva i hvilke saker. Ved vår skole har vi en organisasjonsplan som klart definerer ledelseslinjene, og vi har valgt at disse også skal følges i HMT arbeidet. Vi finner dette svært viktig, slik at ikke forvirring oppstår grunnet flere linjer for saksgang fra sak til sak. Vi betrakter HMT arbeidet som en viktig del av skolehverdagen. Kunnskapene omkring emnet er nok temmelig forskjellig i et personale. RVS vil derfor sørge for, gjennom en grundig gjennomgang av HMT planen,at vi kan være godt forberedt den dagen situasjoner innen HMT området dukker opp. Rauma videregående skole januar 2015 Erik Brekken rektor 2

3 Innhold : Del 1 : Lover og forskrifter side 4 Del 2 : Mål.side 5 Del 3 : Ansvar, oppgaver og myndighet side 6-7 Del 4 : Kartlegging med oppfølging..side 8 Del 5 : Avvikshåndtering...side 9-12 Del 6 : Sykefravær forebygging og oppfølging ( IA avtale )..side Del 7 : Retningslinjer for håndtering av konflikter ved Rauma vgs.side Del 8 : Beredskapsplan..side Del 9 : Opplæring..side 46 Del 10: Intern evaluering/ revisjon...side 46 3

4 Del 1 : Lover og forskrifter lov om tilsyn med elktriske anlegg og elektrisk utstyr ( lov 24. mai 1929 nr.4 ) sivilforsvarsloven 48 jf. 41( lov 17.juli 1953 nr.9 ) produktkontrolloven ( lov 11. juni 1976 nr.79 ) lov 17. juni 2005 nr.62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. forurensningsloven ( lov 13. mars 1981 nr.6 ) brann og eksplosjonsvernloven ( lov 14. juni 2002 nr. 20 ) genteknologiloven ( lov 2. april 1993 nr.38 ) strålevernloven( lov 12. mai 2000 nr.36 ) Kommunehelsetjenesteloven Opplæringsloven Hovedtariffavtalen 4

5 Mål Rauma videregående skole skal ha som sitt hovedmål å skape et skolemiljø preget av trivsel og samhold, samtidig som vi skal være gode leverandører av vår viktigste tjeneste : opplæring. Samtidig skal vi ha et teknisk system som tilfredsstiller de lovene vi er omfattet av, hvor ansvar og innhold klargjør tydelig hvem som gjør hva i hvilke situasjoner som måtte oppstå i relasjon til HMT. 5

6 Del 3 : Ansvar, oppgaver og myndighet 1: Navn på nøkkelpersoner Leder : Erik Brekken HMT- koordinator: Erik Brekken Verneombud : Ole Tommy Ødegård Medlemmer i AMU : Ansatte sine organisasjoner : Verneombud: Arbeidsgiverrepr. AKAN- kontakt : BHT kontakt : Janne Karin Skjelbostad Gerd Fiva Ole Tommy Ødegård Rektor Erik Brekken Ass. rektor : Eva Leergaard Ole Tommy Ødegård Erik Brekken C : Ansvarsfordeling mellom leder, evt. HMT- koordinator og verneombud D : Lokal aktivitetskalender : AMU møter

7 2 : Organisasjonskart Rektor Elevråd Skoleutvalg AMU/SMU Ass. rektor Rådgiver Sekretariat Vaktmester Ressursteaml /OT Renhold Vaskass Bibli/data Skoleass. Lærlinger Avdelingsleder Avdelingsleder Lærere Kantineass. Ressurssent Lærere RM TP EL BA ST HS Elever Elever 7

8 Kartlegging med oppfølging: Kartleggingsmetoder: Vernerunde : Sjekkliste vernerunde/forenkla HMT kartleggingsskjema. Arbeidsklima : Arbeidsmiljøundersøkelse ( Spørreskjema QPS Nordic lagt til grunn) Bedriftshelsetjenesten i Vestnes / Rauma har vært ansvarlig for gjennomføring og bearbeiding av materiale) Medarbeidersamtaler : På faste skjemaer utarbeidet av skolens ledelse. Hvem gjør hva i den årlige, systematiske kartlegginga av HMT faktorene Vernerunde : verneleder ( rektor ) sammen med verneombud og vaktmester sørger for en vernerunde pr. år, verneleder lager sammendrag etter resultatene fra skjema som legges fram for de tilsatte til orientering og muligheter for andre aktuelle momenter som må med. Ledelsen i samarbeid med verneombud prioriterer momentene og utarbeider en gjennomføringsplan for å rette opp feil og mangler. Større feil og mangler rapporteres inn på årlig statistikk. Medarbeidersamtaler : de som har personalansvar ( rektor, ass.rektor, avdelingsledere ) gjennomfører medarbeidersamtaler 1 gang pr.år. Skjema leveres ut til arbeidstaker på forhånd med aktuelle problemstillinger. Med i skjemaet skal også være forhold i forbindelse med kompetanse og kompetanseutvikling i forhold til eget behov hos lærer og skolens behov for kompetanse. Arbeidsklima : Etter gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelsen, har bedriftshelsetjenesten en gjennomgang av resultatene i samlet personale. Aktuelle problemområder blir samlet og forsøkt bedret gjennom løsningsforslag som ledelsen utarbeider og presenterer for personalet. Evaluering av tiltakene skal skje før skoleslutt, for å kunne avslutte prosessen eller videreføre den med eventuelle nye momenter når nytt skoleår starter. 8

9 Dokumentasjon på rutiner for avvikshåndtering av hendelser og ulykker i driftsenheten. Mål : rutinene for håndtering av feil og mangler skal redusere konsekvensene av skader og forebygge at de oppstår på nytt, innen alle lovområdene som sorterer under HMS forskriften. Det er viktig at rutinene blir et system som ikke bare ansvarlige ledere følger opp, men at også alle ansatte blir bevisst på å varsle når saker dukker opp. Definisjon av feil og mangler : Yrkesskade eller tilløp til skade Feil på utstyr Farlige forhold Brudd på rutiner, prosedyrer og instrukser I tillegg til disse konkrete sakene, vil rutinene ved Rauma vgs i tillegg også omfatte sykefravær og konflikthåndtering. Følgende saksgangskal følges i forhold til avvikshåndtering : registrering rapportering behandling korrigering Noen avvik vil være av en slik art at aktuell saksgang vil være rent teknisk. Avvik som omhandler sykefravær eller konflikter, må løses gjennom mer inngående samtaler både når det gjelder registrering og ikke minst for å finne løsninger på problemene. Organisasjonskartet for Rauma vgs. har klare ansvarslinjer overfor personalet. Rektor er øverste leder og skal holdes orientert om aktuelle avvik. 1: Driftsfeil Ansatte varsler sin nærmeste leder, se organisasjonskart. Varslet leder registrerer avviket og finner fram til melderutine for aktuelt avvik. Sørger også for at avviket rettes opp hvis dette er av et slikt omfang faglig og økonomisk at skolen kan lukke avviket uten godkjenning fra Fylket. 2 : Yrkesskade AML 5 1 : om skader og sykdommer : Arbeidsgiver skal sørge for registrering av alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. 9

10 Nærmere definisjoner av yrkesskade : En yrkesskade er en skade som en person pådrar seg ved en arbeidsulykke, eller den er en yrkessykdom. Skaden eller sykdommen meldes trygdekontoret ( nå NAV ) som godkjenner skaden / sykdommen som yrkesskade. En ulykke er en plutselig og uventet hendelse forårsaket av en ytre påkjenning eller annen belastning, med legemsskade som følge.eksempler : fall -, klem- og kuttskader og sår etter voldsom adferd. Tilløp til skade eller nestenulykke er hendelser som like gjerne kunne gått galt. Hendelsen kan være av både fysisk og psykisk karakter, f. eks. trusler. En yrkessykdom utvikler seg over tid. Det er et fåtall yrkessykdommer som anerkjennes som yrkessykdommer i folketrygdens forstand. Rikstrygdeverket bestemmer diagnosene som betegner yrkessykdommer. Eksempler : visse allergiske reaksjoner,forgiftningsskader og lungesykdom(asbestose og silikose ) Alvorlig skade Direktoratet for arbeidstilsynet har sattopp ni punkter som karakteriserer alvorlig skade : - Hodeskade eller hjernerystelse med tap av bevissthet og/ eller andre alvorlige konsekvenser - Bruddskade( unntatt enkle brudd på fingre eller tær ) - Indre skader ( på indre organer : lunger, milt, nyrer osv. ) - Tap av kroppsdel - Forgiftning med fare for varig helseskade ( eks. hydrogensulfidforgiftning - Bevissthetstap på grunn av arbeidsmiljøfaktorer ( eks. oksygenmangel ) - Forbrenning, frostskade eller etseskade, alle fullhudskader ( 3.grad ) og /eller delhudskader( 2.grad ) i ansiktet, på hender, føtter eller i genitalområdet samt alle delhudskader større enn 5 % av kroppsoverflaten. - Generell nedkjøling - Skade som krever sykehusbehandling, unntatt enklere poliklinisk behandling. Melderutiner ved RVS: - alle ansatte plikter å melde fra til nærmeste leder om yrkesskade eller tilløp til skade - internt meldeskjema for yrkesskade eller tilløp til skade skal fylles ut av nærmeste leder umiddelbart etter at skaden eller tilløpet er skjedd. - Skjemaet skal fylles ut i samarbeid med den ansatte. - Lokalt verneombud skal skrive under på skjemaet. Rikstrygdeverkets blankett for skader ( IA ) fylles ut av nærmeste leder og sendes NAV i den skadedes bostedskommune snarest, og senest innen 3 dager. Dette skal gjøres ved alle ulykker og yrkessykdommer som gjørdetnødvendig med medisinsk behandling eller medfører fravær fra jobben. Politiet og Arbeidstilsynet skal varsles umiddelbart av arbeidsgiver ved ulykker som medfører alvorlig personskade eller dødsfall. Arbeidsgiver skal bekrefte varslet skriftlig innen 3 dager. 10

11 Forsikringsselskapet skal ha melding ved yrkesskader som medfører varige men, tapt framtidig erhverv ( arbeidsevne ), merutgifter,fare for senskade eller dødsfall. Nærmeste leder melder fra til personalseksjonen som igjen fremmer saken til aktuelt forsikringsselskap. Personalseksjonen bistår den skadede med videre oppfølging etter behov. Oppfølging - nærmeste leder er ansvarlig for lokal oppfølging av hendelsen - lederen drøfter hendelsensammen med den ansatte, verneombudet og andre involverte, for å treffe tiltak som hindrer gjentakelse og minsker konsekvensene. - Psrsonalseksjonen ( med HMS ansvar ) kontaktes for eventuell bistand. - Rektor er ansvarlig for å registrere og kontrollere at hendelsene følges opp, herunder at rutinene etterleves, og at det treffes tiltak for å hindre gjentakelse når noe uønsket harskjedd eller nesten skjedd. Oppfølging ved alvorlig skade : - rektor/ evt. ass.rektor roer ned miljøet og gir saklig informasjon - ekstra personell kan tilkalles ved behov - vi overlater aldri en kriserammet person til seg selv rektor/ass.rektor følger vedkommende hjem, snakker med pårørende eller blir der til familie eller venn kan komme til. - vi oppmuntrer den skadede til å besøke stedet der den kritiske hendelsen, og å møte arbeidskolleger så snart som mulig. - rektor legger til rette for utblåsing og deling av opplevelsen blant de involvertesåsnartsom mulig, og vurderer behovet for formell gruppe avklaring. - Rektor tar hendelsen opp til evaluering på arbeidsplassen: personlig oppfølgingssamtale med truet /skadet person i adm.møte : hva kan vi lære avhendelsen,bør noe endres i forhold til praksis/rutiner, behov for veiledning utenfra. De somhar hatt krevende oppgaver i forbindelse med hendelsen skal også ha oppfølging. Den skadede skal sikres oppfølging over tid : rektor utarbeider faste møtetider Sykefravær og oppfølging 11

12 Side 1 av 6 Sjukefråvær førebygging og oppfølging HMTretningslinje Dok. 02 Produsert av: Fylkesdirektøren Godkjent av: HSAMU Dato: Mål Retningslinja skal gi leiarar og medarbeidarar i Møre og Romsdal fylke informasjon om mål, ansvarstilhøve, roller og oppgåver knytt til førebygging av sjukefråvær og oppfølging av sjukmeldte. IA-avtale Alle driftseiningane i Møre og Romsdal fylke har eigen IA-avtale med NAV. Mål med IA-avtalen er: eit inkluderande arbeidsmiljø til beste for alle tilsette reduksjon i sjukefråvær og uføretrygd auke i pensjoneringsalder 2.0 Omfang Retningslinja gjeld for alle driftseiningar i Møre og Romsdal fylke. 3.0 Ansvar for utvikling og oppdatering av retningslina 3.1 Fylkesdirektøren er ansvarleg for denne retningslinja. 3.2 HMT-koordinator er ansvarleg for revisjon av retningslinja. 3.3 Alle leiarar og medarbeidarar har ansvar for å følgje denne retningslinja. 4.0 Førebygging av sjukefråvær og oppfølging av sjukmeldte: Ansvar og oppgåver, formelt grunnlag, tidsfristar Førebygging av sjukefråvær og oppfølging av sjukmeldte skal skje i linja. Dei viktigaste aktørane i dette arbeidet er lokal leiar og arbeidstakar. Linjeleiaransvaret og eventuell oppgåvefordeling mellom ulike leiarnivå i den enkelte driftsverksemd må klargjerast av ansvarleg arbeidsgivar lokalt, jf. pkt. 7. Vedlagt følgjer skjema med informasjon om roller, tidsfristar og oppgåver i sjukefråværsarbeidet, oppfølging av sjukmeldte i Møre og Romsdal fylkesflytskjema. Arbeidsgivar/leiar har ansvar for å: Arbeide systematisk med arbeidsmiljøforbetringar Utarbeide gode rutinar for sjukefråværsarbeid i samarbeid med representantar for dei tilsette og i tråd med IA-avtalen Utvikle kultur for open og god dialog på arbeidsplassen Freiste å legge til rette arbeidsplassen når ein arbeidstakar blir sjuk eller får vanskar med å meistre sine arbeidsoppgåver, og om nødvendig medvirke til kvalifisere den sjukmeldte til anna arbeid Følgje rutinar når tilsette blir sjukmeldte, sjå vedlagt skjema Oppfølging av sjukmeldte i Møre og Romsdal fylke 12

13 Side 2 av 6 Sjukefråvær førebygging og oppfølging HMTretningslinje Dok. 02 Produsert av: Fylkesdirektøren Godkjent av: HSAMU Dato: Arbeidstakar har ansvar for å: Delta i arbeidet med å utvikle eit godt arbeidsmiljø Følgje rutinar for sjukefråværsarbeid, sjå vedlagt skjema oppfølging av sjukmeldte i møre og Romsdal fylke Samarbeide om løysingar som reduserer sjukefråvær Medvirke til open dialog om eigen meistrings- og arbeidsevne som grunnlag for løysing, utprøving og avklaring IA-avtale gir tilgang på spesielle virkemiddel frå NAV: Fast kontaktperson Utvida bruk av egenmelding Aktiv sykmelding uten førhandsgodkjenning Tilretteleggingstilskudd Honorar til bedriftshelsetjeneste På NAV sine nettsider, finn du også informasjon om andre offentlige virkemiddel som kan nyttast i samband med sjukefråværsoppfølging Samarbeidspartar med ansvar for å delta: Samarbeidspartar for arbeidsgivar/ leiarar og arbeidstakar er m.a. vernetenesta, bedriftshelseteneste, tillitsvalde, NAV og behandlande lege eller eventuelt andre behandlarar, personalavdelinga i sentraladministrasjonen. Formelt grunnlag Det formelle grunnlaget for sjukefråværsarbeid og rutinar i Møre og Romsdal fylke er heimla i arbeidsmiljølova, jf. særleg 4-6, folketrygdlova, hovudtariffavtalen og samarbeidsavtalar med NAV med grunnlag i intensjonsavtalen om eit meir inkluderande arbeidsliv. Teieplikt og oppbevaring av dokument og referat Alle som deltar i oppfølging av tilsette som er sjukmeldte har teieplikt med heimel i Forvaltningslova 13. Dokument i saka skal ligge i personalmappa. 5.0 Attføringsutval Eit eige attføringsutval skal opprettast som underutval til samarbeids-/ arbeidsmiljøutvalet i driftseininga. Samarbeids-/arbeidsmiljøutvalet oppnemner medlemmene i attføringsutvalet og skal årleg ha ein rapport om attføringsutvalet sitt arbeid. Rapporten skal ikkje innehalde opplysningar om namn eller andre konkrete personalforhold. Attføringsutvalet skal vere partsamansett og bør som hovudregel ha to arbeidsgjevarrepresentantar (ein fast), ein fast vernetenesterepresentant og ein 13

14 Side 3 av 6 Sjukefråvær førebygging og oppfølging HMTretningslinje Dok. 02 Produsert av: Fylkesdirektøren Godkjent av: HSAMU Dato: tillitsvaldsrepresentant. Den eine arbeidsgivarrepresentanten og den tillitsvalde vil skifte alt etter kva arbeidstakar saka gjeld. Attføringsutvalet vel sjølv leiar. Dersom arbeidstakar ikkje er i arbeidsrelatert aktivitet etter 8 12 veker bør saka som hovudregel takast opp i det lokale attføringsutvalet med mindre det er openbart unødvendig. Møte i attføringsutvalet kan gjerne kombinerast med dialogmøte der også lege pliktar å møte, jf. arbeidsmiljølovas 4-6 nr. 4. Attføringsutvalet skal ha rådgjevande status i høve til linjeleiar, då det er administrativ leiar på alle nivå som har det formelle oppfølgingsansvaret for attføringssaker innafor sitt ansvarsområde. Dersom det ikkje er oppretta eige attføringsutval på driftseiningsnivå, er det linjeleiar i samhandling med arbeidstakar og med eventuell støtte frå andre samarbeidspartar som følgjer opp attføringssakene slik dei blir beskrivne i denne retningslinja, jf. mellom pkt. 5.1 nedanfor om saksgang. 5.1 Saksgangen i ei attføringssak Hovudtrekka kan skisserast slik: (1) Utarbeide eit forslag til attføringsopplegg (2) Gjennomføre opplegget trinn for trinn (3) Sørgje for informasjon og ordne formalitetane rundt attføringsopplegget frå start til slutt (1) Utarbeide forslag til attføringsopplegg Vellukka attføring er avhengig av ein tett dialog der arbeidstakar er involvert i alle fasar av prosessen, og arbeidstakar bør som hovudregel møte i alle attføringsutvalsmøte ved drøfting av eiga sak. (2) Gjennomføringsprosessen Det må gå tydeleg fram av oppfølgingsplan for den enkelte kven som har ansvar for kva, kva tidsfristar som gjeld osv. Arbeidsgivar har det formelle ansvaret for oppfølging og iverksetting, og må difor også følgje opp eventuelle avvik i forhold til fastsett plan. 14

15 Side 4 av 6 Sjukefråvær førebygging og oppfølging HMTretningslinje Dok. 02 (3) Informasjon Produsert av: Fylkesdirektøren Godkjent av: HSAMU Dato: Når ein er blitt samde om eit attføringsopplegg, er det viktig at alle partar får nødvendig skriftleg informasjon. 5.2 Når saka ikkje let seg løyse lokalt Dersom saka ikkje let seg løyse lokalt, skal saka sendast vidare tenesteveg utan unødig opphald. I prinsippet arbeider alle attføringsutvala på same måte. Intensjonen i utvalsstrukturen er at saker skal løysast på lågast mogleg nivå. Hovudsamarbeidsutvalet har oppretta eit sentralt attføringsutval som har ansvar for attføringssaker meldt til sektornivå og for saker i sentraladministrasjonen. Sektorleiar og eventuelt linjeleiar møter i det sentrale attføringsutvalet saman med fylkesdirektøren v/personalseksjon og hovudverneombodet. Tillitsvald for arbeidstakar (skiftar alt etter kva arbeidstakar saka gjeld) møter med mindre den tilsette ikkje ønskjer dette. Bedriftshelsetenesta og eksterne samarbeidspartnarar bør trekkjast inn ved behandling av enkeltsaker. Dersom ein sender ei sak til det sentrale attføringsutvalet må all skriftleg dokumentasjon følgje saka, jf. pkt. 5.1 ovanfor. Det skal gå tydeleg fram kva som har vore vurdert og prøvd tidlegare. Sektor- og eller linjeleiar er ansvarleg for dokumentasjon og saksførebuinga til det sentrale attføringsutvalet eventuelt med støtte frå personalseksjon. Personalseksjon har sekretærfunksjon i det sentrale attføringsutvalet. 6.0 AVVIKLING AV ARBEIDSTILHØVE Dersom arbeidstakar deltek på eit konkret attføring/rehabiliteringsopplegg kan stillinga haldast ledig for arbeidstakaren i inntil 1 år frå sjukepengeperiodens utløp. Dersom ein kan forvente at arbeidstakar kjem tilbake i arbeid om relativ kort tid kan sjuke-/attføringspermisjonen forlengast utover 1-års perioden. Ved sak om avvikling av arbeidsforhold skal saksbehandlingsreglar ved oppseiing og avskjed av tilsette i Møre og Romsdal einskapsfylke følgjast. 7.0 Lokale tilleggsrutinar for sjukefråværsoppfølging på driftseiningsnivå Vedlagt flytskjema som gjev ein samla oversikt over ulike tidsfasar-/fristar og rolle- og oppgåvefordeling mellom ulike aktørar i sjukefråværsoppfølgingsarbeidet. Dette flytskjema skal ligge i botnen for eventuelle lokale tilleggsrutinar for sjukefråværsoppfølging på driftseiningsnivå saman med det som er nedfelt i IA-samarbeidsavtale med NAV og denne overordna HMT-retningslina. 15

16 Side 5 av 6 Sjukefråvær førebygging og oppfølging HMTretningslinje Dok. 02 Produsert av: Fylkesdirektøren Godkjent av: HSAMU Dato: Fråværsstatistikk Fråværsdata skal synleggjerast for kvart kvartal slik at både leiinga og dei tilsette kan følgje med i utviklinga av sjukefråværet. Arbeidsmiljøutvala/samarbeidsutvala skal m.a. analysere og drøfte fordeling av sjukefråværet, m.a. storleik på korttids- og langtidssjukmeldte, variasjonar i forhold til alder, kjønn og eventuelt stillingsgrupper m.v. årsakstilhøve/arbeidsmiljøfaktorar moglege tiltak for å førebygge sjukefråvær ved institusjonen. Det bør også bli praksis at ein tar sjukefråværet opp i faste fora som personalmøte, faste allmannamøte etc. der alle tilsette har høve til å møte. Hovudsamarbeidsutvalet har gitt følgjande retningslinjer for korleis sjukefråværsstatistikken skal behandlast i Møre og Romsdal fylke: Driftseiningsnivå: Fråværsdata bør synleggjerast for kvart kvartal slik at både leiinga og dei tilsette kan følgje med i utviklinga av sjukefråværet ved institusjonen. Kvartalsstatistikkane kan leggjast fram for arbeidsmiljøutvalet/samarbeidsutvalet når kvartalet er omme. Arbeidsmiljøutvalet/samarbeidsutvalet bør behandle fråværsstatistikken minimum ein gong i året. Utvalet bør då m.a. analysere og drøfte fordeling av sjukefråværet, m.a. storleik på korttids- og langtidssjukmeldte årsaksforhold/arbeidsmiljøfaktorar moglege tiltak for å forebygge sjukefråvær ved institusjonen. Det bør også bli praksis at ein tar sjukefråværet opp i faste fora som personalmøte, faste allmannamøte etc. der alle tilsette har høve til å møte. Hovudsamarbeidsutvalet skal gjerast kjent med og følgje med i utviklinga i sjukefråværet i Møre og Romsdal fylke generelt. Drøfting av sjukefråværsstatistikken skal derfor setjast på saklista til hovudsamarbeidsmiljøutvalet ein gong i året medan tal for sjukefråværsutvikling skal leggast fram kvartalsvis. Utrekning av sjukefråvær Alt sjukefråvær for kommunalt tilsette skal førast i fylket sitt lønns- og personaldatasystem Unique ansatt. Det er utarbeid brukarrettleiing for føring av fråvær. Sjukefråvær for statleg tilsette registrerast som tidlegare i tidbanken. 16

17 Side 6 av 6 Sjukefråvær førebygging og oppfølging HMTretningslinje Dok. 02 Produsert av: Fylkesdirektøren Godkjent av: HSAMU Dato: Dokumentasjon Oppfølging av sjukemeldte og det bedriftsinterne attføringsarbeidet skal dokumenterast. Dokumentasjonen skal lagrast slik at personvernet vert ivareteke (arkiverast på personalmappe). Sjukefråværsstatistikk og rapportar skal dokumenterast i kap. 5 i driftseininga si arbeidsbok for HMT Referansar Arbeidsmiljøloven Lov om folketrygd Arbeidstilsynets faktaside om tilrettelegging for og oppfølging av sykmeldte NAVs faktaside om inkluderende arbeidsliv 11.0 Vedlegg 1. Oppfølging av sjukmeldte i Møre og Romsdal fylke flytskjema 17

18 Oppfølging av sjukmeldte i Møre og Romsdal fylke flytskjema ( ) Tidsfristar, roller og oppgåver Eigenmelding 1 8 dagar Hyppige korttidsfråvær Sjukmelding > 4 / 6 veker Sjukmelding > 8 veker Sjukmelding > 12 veker Sjukmelding > 6 månader Sjukmelding > 1 år Arbeidsgivar har ansvar for tidlegast mogleg å legge til rette for at arbeidstakar kan vere i aktivitet i verksemda Under heile sjukefråværet er det viktig med tett dialog. Viktig at arbeidstakar blir invitert til sosiale møter, får aktuell informasjon m.v. også ved full sjukmelding slik at ein opplever å vere inkludert Arbeidstakar skal samarbeide og medvirke til å finne løysingar som reduserar fråveret Lege/ sjukmeldar Bedriftshelseteneste* (gjeld berre der det er inngått avtale) - Ha skjema for eigenmelding, jf. mal - Ved fråver over fleire dagar: Ta kontakt med arbeidstakar - Gje beskjed seinast ved arbeidagens start om fråver til næraste leiar - Seie i frå om forventa tidsperspektiv og om fråværet kan vere arbeidsrelatert - Søke NAV om fritak for arbeidsgivarperiode v/kronisk sjukdom (både v/ eigen og barns sjukdom - Ved gjentakande og hyppige korttidsfråvær (definisjon) skal næraste leiar be om samtale med arbeidstakar - Avklare om fråveret kan vere arbeidsrelatert - Legge til rette arbeidssituasjonen, vurdere oppgåveporteføljen - Medvirke til å avklare eigen funksjonsevne og om fråværet er arbeidsrelatert - Vurdere saman med lege spørsmål om kronisk sjukdom Vurdere/dokumentere kronisk sjukdom Rettleie ved behov for tilrettelegging på arbeidsplassen NAV Gjere evt. vedtak om fritak for arbeidsgivarperiode v/kronisk sjukdom Tillitsvalt/ verneombod - Utarbeide oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstakar, jf. mal Planen skal innehalde: - vurdering av arbeidstakars arbeidsoppgåver og arbeidsevne - aktuelle tilretteleggingstiltak, evt. med virkemiddel frå NAV - plan for vidare oppfølging - Informere om eigen funksjonsevne og tidsperspektiv for fråværet - Medvirke til løysingar for snarast mogleg tilbakeføring til arbeid - Vere fleksibel i høve til endring av arbeidsoppgåver, kompetansepåfyll m.v. Bedriftslege har samtale med arbeidstakar der dette er særskilt avtalt (blir meldt til BHT v/4 vekers fråvær) Kan etterspørje oppfølgingsplan Vurdere behov for å ta opp saka i lokalt attføringsutval på arbeidsplassen eller be om hjelp frå andre samarbeidspartnarar slik som personaseksjonen, BHT, NAV.. Skrive utvida legeerklæring der medisinske årsaka til fråværet er dokumentert Rettleie ved behov for tilrettelegging på arbeidsplassen - Vurdere kravet om arbeidsrelatert aktivitet - Avgjere om det framleis er grunnlag for rett til sjukepengar Innkalle til dialogmøte med arbeidstakar, lege/sjukmeldar og evt BHT Dialogmøte skal omhandle innhaldet i oppfølgingsplan og avklare tiltak. NAV skal ha tilsendt skriftleg melding frå møtet Delta på dialogmøte med arbeidsgivar. Legen/sjukmeldar skal også delta, dersom arbeidstakar ønskjer det. Det er møteplikt, med mindre det er medisinske årsaker som er i vegen for å kunne møte Delta på dialogmøte v/ innkalling. Gje beskjed til arbeidsgivar dersom det er medisinsk utilrådeleg Evt delta på dialogmøte der dei tilsette er tilslutta slik ordning - Innhente oppfølgingsplan - Medvirke til å vurdere tiltak for den sjukmeldte i eller utanfor verksemda - Nytt dialog-/ attføringsutvalsmøte - Dersom arbeidstakar ikkje er i arbeidsrelatert aktivitet eller at ein vurderar at tiltak på noverande arbeidsplass ikkje vil føre fram, kan saka meldast til attføringsutvalet på fylkesnivå v/personal Dokumentasjonskrav ift oppfølging når saker evt skal meldast til attføringsutv Delta på dialogmøte eller evt møte i attføringsutvalet Delta på dialogmøte eller evt møte i attføringsutvalet Delta på dialogmøte eller evt møte i attføringsutvalet for tilsette som er tilslutta slik ordning Innkalle til dialogmøte seinast etter 6 mnd. Tema er oppfølgingsplan, tiltak på arbeidsplassen samt om det er behov for rehabilitering eller yrkesretta attføring Medvirke til å gjere sjukefråværsarbeid til ein integrert del av HMT-arbeidet, gje råd og rettleiing til arbeidstakar og hjelpe arbeidstakar i dialogen med arbeidsgivar. Tillitsvalt/verneombod kan delta på dialogmøte om arbeidstakar ønskjer dette. - Melding (innan 9 mnd) til SPK/KLP ved søknad om uførepensjon eller andre stønader frå NAV og/eller pensjonskassa - Avklare spørsmål om arbeidstilhøve og vidare permisjon ved framleis sjukefråvær - Attføringsutvalet skal vere orientert om alle saker med 1 års sjukefråvær I samarbeid med NAV vurdere behov for rehabilitering eller yrkesretta attføring Vurdere om arbeidstakar framleis er ufør med behov for ytingar frå NAV Maksimumsgrense for sjukepengar. Yrkesretta attføring eller rehabilitering skal vurderas på ny

19

20 20

21 Individuell oppfølgingsplan Avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker Arbeidstaker: Adresse: Tlf privat / tlf jobb: Arbeidsgiver: Født (11 siffer): Postnr./sted: Trygdekontor: Stilling: Kontaktperson: Forebygging av sykefravær og oppfølging av sykmeldte krever et forsterket samarbeid og en aktiv dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. En forutsetning for at arbeidsgiver skal kunne oppfylle sin plikt til individuell tilrettelegging av arbeidet, er at arbeidstaker opplyser om egen funksjonsevne og muligheter, og samarbeider om hensiktsmessige tiltak. Se samtaleguiden; EN SAMTALE OM ARBEIDSMULIGHETER IA-funksjonsvurdering Aktuelle spørsmålstillinger: 1. Beskrivelse av situasjonen i dag Mål for oppfølgingen Hva er arbeidstakerens ordinære arbeidsoppgaver? Hva går bra og hva er vanskelig? Oppgaver, arbeidstid, samarbeid, organisering av arbeidet, annet Kan arb.taker utføre deler av sine ordinære arb.oppgaver i tilfelle hvilke? Viss nei, er det forhold på arbeidsplassen som hindrer arb.taker å komme tilbake i jobb (i tilfelle hva)? Hvilke tilretteleggingstiltak er vurdert eller forsøkt tidligere? - Type oppfølgingstiltak? - Hva har fungert? - Hva har ikke fungert? Ved utarbeiding av nye oppfølgingsplaner behøver man ikke å fylle ut hele pkt. 1 hver gang. Kryss av for Første oppfølgingsplan i perioden Forlengelse av tidligere plan 21

22 Forhold på arbeidsplassen? Oppgaver, arbeidsinnhold, arbeidstid, tidskrav, tempo, organisering av arbeidet 2. Hva skal til for at arbeidstaker skal kunne komme tilbake i jobb (forhold som bør og kan endres)? Samhandling med andre, kompetanse, tilbakemelding fra leder, informasjonsrutiner, sosialt miljø, holdninger, kultur Arbeidsplassens fysiske utforming, tekniske hjelpemidler Andre forhold utenfor arb.plassen som påvirker mulighetene for å jobbe? Hva er vi enige om? 3. Veien videre (hva gjør vi, hvem gjør det og når?) - Delmål (milepæler) - Tidsfrister - Permanente og midlertidige tiltak - Behov for bistand fra andre trygde-/settekontor, FTK, attføringsutvalg, lege, arbeidslivssenteret, Aetat - Ansvarsfordeling mellom arbeidsgiver, arbeidstaker, andre bidragsytere Neste oppfølgingssamtale: (dato) Deltakere: Aktiv sykmelding (fylles ut når det er aktuelt) Hele oppfølgingsplanen må være utfylt ved avtale om aktiv sykmelding Hvilke oppgaver/aktivitet skal utføres? Hensikten med aktiv sykmelding (opprettholde kontakten med arbeidsplassen, utprøving i andre arbeidsoppgaver, utprøve/avklare egen arbeidsevne)? Periode fra til Arbeidstid (pr. dag eller uke) 22

23 NB! Husk å avklare hvilken informasjon som skal gis til øvrige kollegaer, og hvem som skal formidle denne. Avtalen godkjent: Dato trygdekontor/trygdeetatens Arbeidslivssenter Avtalepartenes signaturer Dato Dato Arbeidsgiver Arbeidstaker Kopi av oppfølgingsplanen skal sendes til.. Internt oppfølgingsplanskjema for Møre og Romsdal fylke Personalseksjonen i administrasjonsavdelinga 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 Del 8 : Opplæring Del 9 : Intern evaluering / revisjon Håndboka for HMT skal gjennomgås med personalet en gang pr. år. Intern evaluering / revisjon skal gjøres en gang pr. år 46