Vellykket anskaffelse og implementering

Transkript

1 Vellykket anskaffelse og implementering Quality Hotel Expo, Fornebu, Oslo oktober OptioFM hjelper kundene å utvikle enkle og håndterbare konsepter som: sikrer kommunikasjonen mellom de som etterspør og leverer tjenestene «Alle organisasjoner bruker bygninger, aktiva og fasilitetstjenester til å støtte sin kjernevirksomhet» forbedrer arbeidsprosessene sørger for rett kvalitet på resultatene OptioFM AS Leverer rådgivning innen eiendomsledelse, forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom, bygg og anlegg proaktivt håndtere behovene som styres av endringer i organisasjonsmiljøet / kjernevirksomheten forbedre administrative og faglige ferdigheter 100% eid av RPS Group Plc. 2

2 Hvorfor FDVU-system 2012 OptioFM as 3 Hvorfor FDVU-system Strategisk langsiktig planlegging Bedre beslutninger Enklere tilgang til beslutningsgrunnlag, nøkkeltall og styringsinformasjon Taktisk planlegging og oppfølging Mer effektiv støtte i planlegging og prioritering styre ressursbruk, iverksette og følge opp oppgaver kostnadsoppfølging og konsekvenser rapportering og oppfølging Daglig operativt forvaltning, drift og service En bedre hverdag bedre brukerservice driftspersonell får bedre oversikt over egen hverdag forenkle tilgang til dokumentasjon 4

3 Hvilket FDVU-system.. IK Bygg 5 Hvilket FDVU-system.. Computer Aided Facility Management (CAFM) Integrated Workplace Management Systems (IWMS) Integrated Facility Management Systems (IFMS) Computer Integrated Facility Management (CIFM) Enterprise Resource Planning (ERP) Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) Building Information Modelling (BIMFM) ( ) 6

4 Hvilket FDVU - system.. ØKONOMISK Nisjeløsninger FORVALTNING Totalløsninger FDVU CAFM 7 Hvordan velge FDVU-system Metode 8

5 Målbildet Opplæring Organisasjons tilpasninger Kontinuerlig forbedring Forretningsmessige mål Kunde lojalitet Økt omsetning Reduserte kostnader Prosesser, rutiner Prosjektplanen Målbildet Behov Oppgaven: Funksjonalitet TIDSLINJE FDV organisasjonen Forbedre ferdigheter - Bedre responstid - Mer fleksibel - Bedre kvalitet - Føringer Krav Implementering Akseptanse Teknologi mål - Tegninger tilgjengelig på nettbrett - Alle avtaler digitalisert Kontinuerlig forbedring 9 Arbeidsprosessene Kartlegge / forstå arbeidsprosessene som skal støttes Serie med aktiviteter Relasjon output fra en aktivitet er input i en annen Vurder endringer for å maksimere muligheten for forbedringer 10

6 Problemområdene Identifisere problemområder Hva/hvor går det galt Prioritere i forhold til målbildet Vurdere problemområdenes kostnader og risiko Direkte/indirekte kostnader, tidsforbruk, tap Risiko = sannsynlighet * konsekvens 11 Prioritetene 12

7 Innsatsfaktorer Sikre styring Identifisere løsninger for å oppnå ønsket situasjon Vurdere mulige innsatsfaktorer Identifisere hvor FDVU system/støtteverktøy kan hjelpe 13 Innsatsfaktorene Sikre styring (innsatsfaktorer) DV strategi Prioriteringsmetodikk Rutiner/krav Mye brannslukking Uprioriterte tiltak Prioritere DV tiltak Prioriterte tiltak System for å registrere uforutsette hendelser Forebyggende planer Enhetlig metode for tilstandsbefaringer / kontroller Systemstøtte Kompetanse Motivasjon Systemstøtte gjør det enklere: å få oversikt over tilstand å få totaloversikt over tiltak (teknisk/økonomisk) å planlegge ressurser og tidsforbruk Plan for kompetanseheving Organisering og ansvar Veiledere / rutiner 14

8 Innsatsfaktorene RØDT = andre innsatsfaktorer Sikre styring (innsatsfaktorer) DV strategi Prioriteringsmetodikk Rutiner/krav Mye brannslukking Uprioriterte tiltak Prioritere DV tiltak Prioriterte tiltak System for å registrere uforutsette hendelser Forebyggende planer Enhetlig metode for tilstandsbefaringer / kontroller Systemstøtte Kompetanse Motivasjon Systemstøtte gjør det enklere: å få oversikt over tilstand å få totaloversikt over tiltak (teknisk/økonomisk) å planlegge ressurser og tidsforbruk Plan for kompetanseheving Organisering og ansvar Veiledere 15 Verdsette Vurdere kost/nytte problemområdenes konsekvenser og risikoer versus kost/risiko ved anskaffe/implementere de systemmessige innsatsfaktorer 16

9 Metoden oppsummert kjenne til egne arbeidsprosesser og flaskehalser identifisere områder hvor FDVU systemet er rett innsatsfaktor prioritere viktigheten av å få løst behovet utarbeide kravspesifikasjon som reflekterer behov og prioritering 17 Innhold/utforming Kravspesifikasjon Hvordan støttes arbeidsprosessene Funksjonelle krav (MÅ/BØR) Helhetsinntrykk (brukervennlighet, krav til input, resultat..) Hvordan adresseres problemområdene Ikke-funksjonelle krav Velprøvd, standardsystem, osv. Rammebetingelser Antall brukere, ufravikelige IT-tekniske krav, osv. 18

10 Kravspesifikasjon Innhold/utforming Ta hensyn til evalueringsmetode Tildelingskriterier anskaffelsesform Hva kan du avdekke underveis Sørg for forankring av kravspesifikasjonen vekting Kravspesifikasjon Funksjonalitet Fagområder innbyrdes spesifikk funksjonalitet vs. helhetsinntrykk må/bør krav Implementering/support Timer Kvalitet på prosjektforslag Pris Lisenser Implementering Support/Vedlikehold (over x. ant. år) 20

11 Tildelingskriterie 1 FUNKSJONALITET FO.VEKT Vekting av H/K.VEKT funksjonalitet og Funksjonalitet gruppert på fokusområder brukervennlighet / helhetsinntrykk GENERELLE EIENDOMSDATA OG TEGNINGER 10 % Funksjonalitet 80 % DRIFT, IK, VEDLIKEHOLD, AO/BESTILLING 40 % Helhetsinntrykk 20 % ADMINISTRASJON SERVICEAVTALER 20 % UTVIKLING, PROSJEKTERING,BYGGING 10 % ØKONOMISK PLANLEGGING/OPPØLGING 10 % VEKT MÅ/BØR M/B.VEKT SYSTEM 10 % MÅ 50 % 100 % BØR 50 % Sum av funksjonalitet og helhetsinntrykk F1 GENERELLE EIENDOMSDATA OG TEGNINGER F2 DRIFT, IK, VEDLIKEHOLD, AO/BESTILLING F3 ADMINISTRASJON SERVICEAVTALER F4 UTVIKLING, PROSJEKTERING,BYG GING F5 ØKONOMISK PLANLEGGING/OPP ØLGING F6 SYSTEM SUM Rangering SYSTEM 1 0,20 0,83 0,46 0,12 0,43 0,20 2,24 2 SYSTEM 2 0,20 0,84 0,42 0,20 0,31 0,18 2,16 3 SYSTEM 3 0,23 0,95 0,43 0,23 0,40 0,22 2,46 1 Tildelingskriterie 2 IMPLEMENTERING, BRUKERSTØTTE Implementering Kvalitetscore Ant.timer Vektet total SYSTEM 1 3, ,44 SYSTEM 2 3, ,19 SYSTEM 3 3, ,00 Aktuell kvalitetsscore*ant.timer Best kvalitetsscore*ant.timer X Maks.score Tildelingskriterie 3 PRIS Pris SYSTEM 1 SYSTEM 2 SYSTEM 3 Merknad SYSTEM 1 SYSTEM 2 SYSTEM 3 Programvare/lisenser kr kr kr kr kr kr Implementeringsprosjekt kr kr kr kr kr kr Årlig support og vedlikehold kr kr kr Kost over n ant år kr kr kr SUM kr kr kr kr kr kr total over 7 år Score 7 SYSTEM 1 4,00 4,00 Lavest pris SYSTEM 2 1,87 3,75 Aktuell pris X Maks. score SYSTEM 3 1,20 2,88 SUM Tildelingskriterier Vekt Funksjonalitet 70 % Implementering 25 % Pris 5 % Tildelingskriterier SYSTEM 1 SYSTEM 2 SYSTEM 3 Funksjonalitet 1,57 1,52 1,73 Implementering 0,36 0,80 1,00 Pris 0,20 0,19 0,14 SUM 2,13 2,50 2,87 RANGERING Anskaffelsesprosessen Eliminere gjennom skriftlig og muntlig dialog Leverandør Kravspekk Dialog Evaluering av tilbud Referansesjekk Leverandørpresentasjoner case Forhandlinger, referansebesøk Kontrakt Vinner OFFENTLIG» Konkurranse med forhandling/konkurransepreget dialog..» Flere trinn: Vurdere prekvalifisering 22

12 ..og nå begynner den virkelige jobben.. Implementering 2011 OptioFM as 23 Implementering De vanligste begrunnelser som oppgis som årsak til liten/ingen bruk 2011 OptioFM AS 24

13 Erfaringer Hva har vi lært av arbeidsprosess tilnærmingen? Implementeringen må gjennomføres som en virksomhetsutvikling Forankring, mandat til å kunne endre arbeidsprosesser, policy/rutiner, organisering, osv. 25 Erfaringer Forstå behovet og hva du vil oppnå kunnskap om arbeidsprosessene hva systemet mulighet til å forbedre Endre arbeidsprosessene hvis du må, ikke systemet! vær villig til å gjøre flere endringer, etter hvert som du lærer finn et system som passer deg Anvend kunnskapen i egen organisasjon inkludere sentrale brukere fra alle berørte fagområder sett av nok tid sørg for forankring hos ledere ha en dedikert PL 26

14 Erfaringer Tilgjengelig intern/ekstern brukerstøtte Utarbeid brukervennlig dokumentasjon Synkroniser leveranse- og mottaksapparatets prosjektplaner Tydelige roller Motivere gjennom kommunikasjon styr forventingene skap resultater underveis se etter «lavthengede epler» bygg på suksess, demonstrer resultatene Evaluer resultatene lytt til medarbeidere og foreta justeringer 27 Mulige prosjekttilnærminger Den gamle måten DIREKTE Det nye systemet + Tar liten tid Ingen back up Den gamle måten PARALLELL Det nye systemet + Lettere sammenlignbart Parallellkjøring krever ekstra ressurser Tar lengre tid 28

15 Mulige prosjekttilnærminger Den gamle måten FASER Det nye systemet + Tillater gradvis tilnærming Gir resultater underveis Ingen back up på de enkelte fasene Den gamle måten PILOTER Det nye systemet + Alt kan utprøves Kun en liten del av organisasjonen påvirkes «Train the trainer» Ingen back up for pilot organisasjonen 29 Prosjekttilnærminger Implementer i faser, gjerne med piloter 30

16 Implementering Viktige momenter for å lykkes 2011 OptioFM AS 31 Implementering oppsummert Vær villig til å tilpasse arbeidsprosessene Glem ikke de andre innsatsfaktorene Styr forventingene, kommuniser! 32

17 Oppsummert Fra A-Å Kjenn din organisasjons behov Velg det rette systemet for din organisasjon Etabler et profesjonelt team til implementeringen Fokuser på nytteverdi Investerer i prosessforbedring og tillat endringer FDVU systemer er nødvendige Det tvinger deg til å få orden på viktige prosesser Det lar deg måle ytelsen på dine prosesser, medarbeidere og leverandører 33 OptioFM hjelper kundene å utvikle enkle og håndterbare konsepter som: sikrer kommunikasjonen mellom de som etterspør og leverer tjenestene «Alle organisasjoner bruker bygninger, aktiva og fasilitetstjenester til å støtte sin kjernevirksomhet» forbedrer arbeidsprosessene sørger for rett kvalitet på resultatene OptioFM AS Leverer rådgivning innen eiendomsledelse, forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom, bygg og anlegg proaktivt håndtere behovene som styres av endringer i organisasjonsmiljøet / kjernevirksomheten forbedre administrative og faglige ferdigheter 100% eid av RPS Group Plc. 34