Årsrapport 2013 om helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved UiT Norges arktiske universitet

Transkript

1 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2013/5340 IBA004 Dato: Sak M 13/14 SAK M 13/14 Til: Museumsstyret Møtedato: 1. april 2014 Årsrapport 2013 om helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved UiT Norges arktiske universitet Ved (UiT) sammenfattes årlig arbeidet med helse, miljø og sikkerhet i en rapport som legges fram for universitetsstyret og underliggende styrer for behandling. Rapporten skal bidra til å sikre kontinuerlig fokus på UiTs arbeid med organisatoriskog psykososialt arbeidsmiljø, sikkerhet og beredskap, og miljøledelse. Universitetsstyret behandlet saken i møte 13. februar 2014 i Sak S 4/14 Årsrapport om helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved. Museumsdirektøren legger med dette fram årsrapport om HMS for Universitetsdirektøren har innhentet informasjon fra alle fakultet og enheter ved UiT som grunnlagsmateriale for rapporten. HMS-rapporten ligger vedlagt dette saksfremlegget. Museumsdirektøren vil i avsnittene under kommentere punkter fra rapporten i forhold til Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU). Sykefraværet ved TMU var i gjennomsnitt på 4,85 % i 2013 noe som er en økning på 0,67 % fra Spesielt var sykefraværet høyt i 1. kvartal med 6,54 %, men dalte ned til 3,11 % i 3. kvartal. I 4. kvartal hadde TMU en økning igjen til 4,75 %. Gjennomsnittlig hadde UiT som helhet i løpet av de tre første kvartalene i 2013 et sykefravær på 4 %, så TMU ligger noe over dette snittet. Ved TMU gjennomføres oppfølging av sykemeldte i henhold til fastsatte ordninger og reglement for dette. Samarbeidet med Bedriftshelsetjenesten fungerer godt i forhold til oppfølging av og forebygging i forhold til sykefravær, og det tilbys blant annet arbeidsplassvurdering (sist gjennomført høsten 2013), kurs og veiledningssamtaler for den enkelte ansatte. Samarbeidet med verneombudene ved TMU fungerer også godt. I løpet av 2013 har TMU gjennomført en teoretisk og en praktisk brannøvelse, det har vært meldt inn kun én intern skademelding, årsrapportering for strålevern på TMUs laboratorium er gjennomført, og TMUs beredskapshåndbok ble revidert og oppdatert (godkjent og ferdigstilt 28. februar 2014). Det har også vært gjennomført en rekke arbeidsmiljøfremmede aktiviteter: flere faglige- og sosiale arrangementer, velferdstiltak som felleslunsj hver første onsdag i måneden, UiTs arbeidsmiljødag og tilbud om bevegelsestrening to ganger i uka på arbeidsplassen. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / / uit.no

2 Museumsdirektøren vurderer at deltakelsen på, og de ansattes bidrag til, arrangementene er overveldende god. Forslag til vedtak: Museumsstyret tar årsrapport 2013 for helse, miljø og sikkerhet ved UiT Norges arktiske universitet til etterretning. Marit Anne Hauan museumsdirektør Elisabet Aase konstituert kontorsjef Saksbehandler: førstekonsulent Inger Kaisa Bækø Vedlegg: 1. Årsrapport 2013 om HMS ved, arkivref: 2013/5340 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / / uit.no 2

3 Vedlegg 1 til Sak M 13/14. Arkivref.: 2013/5340 Årsrapport 2013 om HMS ved Universitetsdirektøren, Avdeling for personal og organisasjon Arkivref. ephorte 2013/5340

4 Sammendrag Det foregår mye godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) ved UiT Norges arktiske universitet (UiT). I 2013 har det bla. vært arbeidet aktivt med å bygge en organisasjonskultur som fremmer helse, miljø og sikkerhet blant ansatte og studenter i en ny og geografisk spredt organisasjon, og det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet. Det er arrangert arbeidsmiljødag på tvers av campus og arbeidsmiljøprisen er utdelt for første gang. Arbeidet med å videreutvikle universitetets beredskap er godt i gang, bedriftshelsetjenesten har vært konkurranseutsatt, og vernetjenesten har blitt gjennomgått og revidert. Funn fra tilsyn og revisjoner er fulgt opp i organisasjonen. Et godt HMSarbeid kan også være en del av forklaringen til at UiT har et lavt sykefravær. De fleste fakultetene og enhetene på samme nivå rapporterer at de har etablert skriftlige mål for HMSarbeidet og etablert skriftlig oversikt over hvordan ansvar og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Halvparten av enhetene har også nådd egne målsettinger for HMS-arbeidet for Ledere er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten. Ledernes risikoforståelse og kjennskap til egne risikoområder synes å ha økt i 2013, og de fleste enhetene har gjennomført pålagte beredskapsøvelser. Det rapporteres imidlertid om utfordringer knyttet til opplæring innen helse, miljø og sikkerhet, og sentral HMS-opplæring etterspørres av ulike brukergrupper. Ledere bør fortsatt prioritere å tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Dette gjøres ved gjennomføring av analyse av sykefravær, videreføring av forbyggende tiltak samt iverksetting av nye tiltak ved behov. I 2014 skal det gjennomføres en arbeidsmiljøundersøkelse ved UiT. Resultater fra slike undesøkelser anbefales brukt for nærmere analyse av sykefraværet ved enhetene. Gjennomføring av medarbeidersamtaler er imidlertid lavere enn tidligere år. Ledere må dermed også i 2014 følge opp dette ved å tilby og gjennomføre medarbeidersamtaler for alle ansatte som ønsker det. For at universitetet skal lykkes i sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø, er det viktig at hele organisasjonen bidrar med tiltak knyttet til satsingsområdene avfall, innkjøp, transport og energi. I 2014 vil universitetet prioritere synliggjøring og bedre oppfølging av arbeidet med miljøledelse. Det forebyggende arbeid som gjøres innen HMS og beredskap avhenger i stor grad av at ansatte, studenter og gjester viser engasjement, aktsomhet og årvåkenhet, og at de melder fra om kritikkverdige forhold i arbeids- og læringsmiljøet ved UiT. Innsamling av meldinger om risikoer og avvik samt studier av årsaker til at disse oppstår gir grunnlag for læring og informasjonsdeling i organisasjonen. Det er fremdeles en underrapportering av både av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. Ansatte og studenter må fortsatt stimuleres til økt rapportering i forbindelse med HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker. Enheter som har et risikofylt arbeidsmiljø rapporterer at lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres og dokumenteres før oppstart av arbeid. Enheter med stoffkartotek vedlikeholder både elektronisk og papirbasert stoffkartotek. Brukervennligheten og integriteten til det elektronisk stoffkartotek er også opprustet i Det er fremdeles noen fakulteter som i 2014 må prioritere å beskrive kravene til sikkerhetsopplæring i emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår samt etablere register over ansatte og studenter som er eksponert for visse helseskadelige faktorer. 2

5 Innhold Sammendrag Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Læringsmiljøutvalget (LMU) Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO) Bedriftshelsetjenesten Opplæring og informasjon Sykefravær Beredskap Strålevern Melding om skader og nestenulykker Tilsyn og revisjoner Rapport om lokalt HMS-arbeid for HMS organisatorisk HMS-kompetanse Fysisk og psykisk arbeidsmiljø Beredskap Ytre miljø Risikofylt arbeidsmiljø Måloppnåelse og tiltak som har fungert spesielt godt Oppsummering av lokale utfordringer Utfyllingen av årsrapporten Oppfølging av særskilte satsingsområder HMS-tiltak i henhold til Årsplan 2013 for Administrasjonen Medarbeiderundersøkelse Kjøreregler for et forsvarlig og godt arbeidsmiljø ved UiT Inkluderende arbeidsliv Arbeidsmiljødag Ytre miljø og miljøledelse Utfordringer og områder som bør vies spesiell oppmerksomhet i

6 1 Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT Universitetets sentrale HMS-arbeid var i 2013 organisert gjennom Avdeling for personal og organisasjon (POA). HMS-arbeidet følges av Arbeidsmiljøutvalget (AMU), Læringsmiljøutvalget (LMU), hovedverneombudene (HVO) og verneombudene (VO), som skal se til at UiT som arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar. 1.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) AMU er et partssammensatt samarbeidsorgan som skal legge de grunnleggende premissene for arbeidsmiljøarbeidet. Toppledelsen, hovedverneombudene, arbeidstakere, hovedtillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten er representert i AMU. LMU og HMS-personale i POA har observatørstatus. AMU har både besluttende, koordinerende og rådgivende rolle i arbeidet med å gjennomføre arbeidsmiljølovgivningen ved UiT. I saker som angår både ansattes og studenters arbeidsmiljø samarbeider AMU med LMU. Videre behandler AMU universitetets årlige rapport om HMS-arbeidet ved UiT. AMU ønsker å ha en dialog med enhetene om HMS-arbeid. Utvalget legger derfor ofte møtene til fakultetene/enhetene. Møtene innledes med at ledelsen orienterer om enhetens/fakultetets arbeid med helse, miljø og sikkerhet. I 2013 har AMU besøkt Universitetsbiblioteket, Det kunstfaglige fakultet, Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning og Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi. AMU har i 2013 arbeidet spesielt med oppfølging av fusjonen mellom UiT og tidligere Høgskolen i Finnmark, herunder hatt gjennomgang av verneområdene og sammensetningen av AMU. UiTs sittende AMU er valgt for perioden 1. august juli Sittende AMU ble høsten 2013 utvidet med to representanter. De nye medlemmene med respektive varamedlemmer er oppnevnt fra hhv. arbeidsgiver- og arbeidstakersiden ved tidligere HiF. AMU vil i første halvdel av 2014 vurdere om økningen med to representanter fra campus Finnmark skal videreføres, eller om representasjon fra flere campuser kan ivaretas med færre representanter. AMU har avholdt fire møter og behandlet 43 saker i Sykefraværet er fulgt opp ved de tidligere institusjonene, jf. også punkt 1.6. AMU har anbefalt at det gjennomføres en kvantitativ arbeidsmiljøundersøkelse høsten For mer informasjon vises det til årsrapport 2013 fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved UiT. 1.2 Læringsmiljøutvalget (LMU) LMU fører tilsyn med at UiT oppfyller bestemmelsene om læringsmiljøet gitt i Lov om universiteter og høyskoler. Utvalget skal også påse at UiT følger opp handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengelighet, og skal ellers generelt være en pådriver i arbeidet for et bedre læringsmiljø ved universitetet. LMU består av fire studentrepresentanter med vararepresentanter, studiedirektøren, en fakultetsdirektør, en dekan og en ansatt med universitetspedagogisk kompetanse. LMU har avholdt fem møter i studieåret 2012/2013. LMU ønsker å ha en dialog med enhetene om studiekvalitetsarbeid. Utvalget legger derfor ofte møtene sine ved avdelingene. Her innledes møtene med at en representant fra den aktuelle avdelingen orienterer om avdelingens arbeid med studiekvalitet og læringsmiljø. I 2013har LMU besøkt Norges Fiskerihøgskole, Kunstakademiet og Finnmarksfakultetet. Ny handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengelighet for perioden ble behandlet og vedtatt på LMU i møtet 7. februar Handlingsplanen er trykket opp i 500 eksemplarer og distribuert rundt til fakulteter og studentinformasjoner. LMU har også gått gjennom fakultetenes årlige rapportering om arbeidet med kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten. I denne forbindelse oppfordret LMU fakultetene til fortsatt å ha et fokus på læringsmiljø og læringsutbytte i fremtidige evalueringer av 4

7 emner og studieprogram. Videre har LMU satt i gang et nytt prosjekt, Studentmobiliserende prosjekt, som har som formål å få flere studenter engasjert i ulike fora og utvalg. Studentrepresentantene i LMU har skrevet et utkast omkring hva som må gjøres i et slikt prosjekt og fremdriftsplan er under utarbeidelse. Midlene fra sanksjonsordningen ved forsinket sensur kal benyttes til studiekvalitetsfremmende tiltak etter søknad fra enhetene og Studentparlamentet. LMU har lyst ut midler til studiekvalitetsfremmende tiltak våren Beløpet til fordeling er på kr , og søknadsfristen er satt til 24. januar For nærmere informasjon om studiekvalitet og læringsmiljø vises det til Utdanningsmelding 2011/2012 og LMUs årsrapport for studieåret 2012/2013. Punkt 2.6 nedenfor omtaler HMS for studenter som arbeider i risikofylt arbeidsmiljø ved UiT. Studentenes bidrag i universitetets arbeid med miljøledelse er omtalt under punkt Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO) Verneombudene skal ivareta arbeidstakernes interesser i verneområdet i saker som angår arbeidsmiljøet. God kommunikasjon mellom ledelsen og verneombudene er vesentlig for etablering og videreutvikling av et godt arbeidsmiljø ved UiT. I 2013 var UiT delt inn i 11 hovedverneområder og 67 verneområder. UiT hadde11 hovedverneombud, 10 vara hovedverneombud, 66 verneombud og 62 vara verneombud. I 2013 har HVO: Gjennomført fem fellesmøter for HVO, fire formøter for AMU og jevnlige møter for VO, i tillegg til løpende møter vedrørende enkeltsaker Gjennomført to møter med universitetsdirektøren Sekretær for HVO har deltatt på fire AMU-møter og på det årlige arbeidsmøtet for sentrale HVOer fra universitetene Arrangert tre verneombudsforum. Temaer: HMS-kultur ved Erland Loso, Avdeling for bygg og eiendom VO-rollen i beredskapsarbeidet ved Karin Lia, BFE-fak Forbedringsprosessen på UiT ved Svein Are Tjeldnes, stab hos rektor og direktør Deltatt i oppfølgingsarbeidet etter arbeidsmiljøundersøkelser ved fakultetene Deltatt på Arbeidstilsynets ulike tilsyn Deltatt ved revisjon av HMS-retningslinjer og -rutiner Deltatt på Nasjonal konferanse for universitetshovedverneombudene og Arbeidsmiljødagene i Trondheim Fra og med 2014 vil hovedverneombudene samarbeide på tvers av campusene ved at blant annet møter avholdes via toveis lyd/bilde. Hovedverneombudene ber UiT iverksette dekkende 40 t opplæring for verneombudene. For mer informasjon vises det til årsrapport 2013 om hovedverneombudenes fellesaktiviteter ved UiT. 1.4 Bedriftshelsetjenesten I 2013 har Hemis vært leverandør av bedriftshelsetjenester ved campus Tromsø og campus Alta. Frisk i Nord har vært leverandør av bedriftshelsetjenester ved campus Hammerfest. Bedriftshelsetjenestene har blant annet veiledet trening i arbeidstiden, deltatt ved sykefraværsoppfølging, deltatt ved gjennomføring av kartlegginger og risikovurderinger samt gjennomført lovpålagte helsekontroller. Innenfor psykososialt helsearbeid er det arbeidet på organisasjonsnivå, mot ledere og mot øvrige arbeidstakere. 5

8 Det vises til årsrapportene fra bedriftshelsetjenestene for nærmere beskrivelse av bedriftshelsetjenestenes aktivitet ved universitetet i Som årsrapportene viser er det variasjon i bruken av bedriftshelsetjenester ved campusene. Bedriftshelsetjenesten ble konkurranseutsatt høsten Nyanskaffelsen skal fra 1. mars 2014 dekke universitetets primære behov for bistand fra godkjent bedriftshelsetjeneste for hele virksomheten. 1.5 Opplæring og informasjon Ledere skal i samarbeid med verneombud, ansatte og studenter sørge for at det arbeides systematisk med HMS. En viktig målsetting for UiT er at ledere skal ha god og riktig HMS-kompetanse. Ledere har et særskilt ansvar for å motivere og inspirerer alle ansatte og studenter til forpliktende og aktiv deltagelse i HMS-arbeidet og sørge for nødvendig HMS-kompetanse ved eget ansvarsområde. HMS-opplæring som arrangeres av Administrasjonen annonseres under interne kurs på nettsidene til UiT. HMS-opplæring gitt i 2013: Grunnopplæring i HMS (20 t) for verneombud, hovedverneombud, representanter i arbeidsmiljøutvalget (AMU), læringsmiljøutvalget (LMU) og deres stedfortredere er gjennomført i april 2013 med 31 deltakere. Fire ledere deltok på opplæringen. Grunnleggende førstehjelp for ansatte på norsk og engelsk: I 2013 har 58 personer deltatt på fem førstehjelpskurs. I tillegg har Sikkerhetskurset hatt 85 deltakere på grunnleggende førstehjelp, 43 på førstehjelp for arbeid i felt og tokt og 63 på førstehjelp i laboratorium. Nye superbrukere i det elektroniske stoffkartoteksystem Chess har fått opplæring etter behov gjennom hele året. Kompetansen til stoffkartotekkontaktene er oppfrisket. Sikkerhet i laboratorium, felt og tokt (emne HMS-0500): Kurset har vært gjennomført to ganger i 2013 med til sammen 89 ansatte, mastergradsstudenter og gjesteforskere. Opplæringen omhandler følgende tema: Systematisk HMS-arbeid Stoffkartotek Beredskap Brannvern med praktiske øvelser Elektriske installasjoner Risikovurderinger Arbeid med kjemikalier Førstehjelp grunnleggende Førstehjelp felt og tokt Førstehjelp laboratorium Genmodifisert materiale Sikkerhetskabinett Arbeid med biologisk materiale Zoonoser Hanskebruk Allergi Gass under trykk og flytende nitrogen Tokt- og feltopplæring med praktiske øvelser Bruk av gummibåt Strålevern introduksjonskurs Ikke-ioniserende stråling Grunnkurs strålevern (20 timer) Videregående kurs for strålevernkontakter I 2013 har 36 ansatte ved Avdeling for bygg og eiendom gjennomgått tre timers opplæring i strålevern og biovern. 6

9 Lokal sikkerhetsopplæring skal alltid være gjennomført før oppstart av risikofylte arbeidsaktiviteter. Opplæringen skal dokumenteres lokalt. I juni 2013 avholdt universitetet to informasjonsmøter ved daværende Høgskolen i Finnmark om beredskapen ved det nye universitetet. Til stede på møtene var ledelsen ved campus Alta og campus Hammerfest samt sentralt beredskapspersonell ved de to organisasjonene. Det ble fokusert på utfordringer i forbindelse med fusjonen. Det ble samtidig utført en grovkartlegging av risikoområder ved campus Alta. Se også under punkt 1.7 nedenfor. Det gis dessuten mye lokal opplæring og informasjon ved UiT som samlet sett har HMS-aspekter i seg, men disse beskrives ikke her. Iverksette modulbasert HMS-opplæring for samtlige brukergrupper ved UiT Gjennomføre dagskurs i HMS for ledere våren Sykefravær Sykefraværet for 2013 rapporteres separat for tidligere UiT og for tidligere HiF. Sykefraværsregistrering for den nye organisasjonen starter 1. januar Utviklingen av legemeldt sykefravær ved tidligere UiT: Andel av legemeldt sykefravær av totalt årlig sykefravær ved tidligere UiT i %: År kvartal 4,7 3,7 4,6 4,4 4,6 2.kvartal 4,1 3,5 4,3 4,0 3,4 3.kvartal 4,5 4,1 5,0 5,0 4,0 4.kvartal 4,4 3,9 4,1 4,6 Det legemeldte sykefraværet for 2013 er 0,2 % høyere i 1. kvartal sammenlignet med 2012, men på samme nivå som i Fraværet har gått ned i 2. og 3. kvartal i 2013 sammenlignet med 2012 og 2011, og ligger omtrent på samme nivå som i Utviklingen av sykefravær fordelt på diagnose ved tidligere UiT: Andel sykemeldte pr diagnose av totalt årlig legemeldt sykefravær ved tidligere UiT i %: 3.kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 2013 Almenne og uspesifiserte lidelser 5,2 4,6 5,3 9,0 6,8 9,9 9,0 9,2 8,0 Sykdommer i fordøyelsesorganene 3,4 4,1 5,0 3,8 5,0 4,1 6,0 6,7 8,2 Sykdommer i hjerte/kar-systemet 5,4 4,3 2,30 3,0 1,8 4,6 3,7 3,0 2,3 Muskel- og skjelett - lidelser 36,2 29,8 33,10 27,5 34,4 32,3 31,7 35,1 36,4 Sykdommer i nervesystemet 8,3 9,5 6,0 5,3 4,9 5,3 5,7 6,7 7,8 Psykiske lidelser 17,7 23,9 20,2 27,6 25,4 21,7 19,4 19,1 18,2 Sykdommer i luftveiene 8,0 8,0 9,7 7,8 5,5 4,2 9,9 6,8 6,6 Svangerskapssykdommer 6,4 6,7 7,0 7,1 6,6 7,6 5,0 4,1 3,8 Andre lidelser 9,3 9,3 11,3 8,9 9,5 10,3 9,6 9,3 8,8 Muskel- og skjelettlidelser og psykiske lidelser er de to største diagnosegruppene ved tidligere UiT. 7

10 Muskel- og skjelettlidelser har gått opp 2 % fra 3. kvartal 2012 og ligger nå på samme nivå som i 3. kvartal i Når det gjelder psykiske lidelser har denne gruppen gått ned 7,2 % fra 3. kvartal i 2012 til 3. kvartal i 2013, og ligger nå 0,5 % over 3. kvartal i Kjønnsfordeling for sykefraværet i 2013 er 70 % for kvinner og 30 % for menn. For 2012 var tallene 73 % for kvinner og 27 % for menn. Sykefraværet for kvinner har gått ned det siste året i forhold til sykefraværet for menn. Ingen fakulteter/enheter ved UiT har i 2013 har hatt kvartalsvis sykefravær over 5 %. Det er følgelig heller ikke vært behov for å avholde oppfølgingsmøter om sykefravær i tråd med IA- avtalen, se også punkt 2.3 nedenfor. Sykefraværet varierer noe kvartal for kvartal, med høyest sykefravær i vinterhalvåret. Noen enheter har hatt fravær over 5 % om vinteren, men etter at endringsplan har vært satt i verk har de gode resultater og lavere sykefraværstall. Utviklingen i sykefraværet ved tidligere Høgskolen i Finnmark (HiF): Totalt sykefravær (legemeldt og egenmeldt) ved tidligere HiF i %: År kvartal 5,97 3,38 5,28 2. kvartal 5,04 3,29 3,15 3. kvartal 4,66 4,65 3,08 4. kvartal 3,22 4,47 4,86 Totalt 5,0 4,70 3,95 4,14 Det totale sykefraværet ved tidligere HiF har hatt en nedgang fra 5,0 % i 2010 til 4,7 % i 2011 og 3,95 % i Sykefraværet har i 2013 hatt en svak stigning til 4,14 %. Egenmeldt sykefravær har vært registrert elektronisk av den enkelte ansatte i HiFs elektroniske personalsystem ESS. Rapportene over egenmeldt sykefravær gir svært lave tall. Det er grunn til mistanke om mangelfulle registreringer. Det legemeldte sykefraværet ved tidligere HiF ligger under landsgjennomsnittet for legemeldt sykefravær, som er nedadgående. Tyngden av det sykemeldte sykefraværet ligger på langtidsfraværet, dvs. fravær på mer enn 16 dager. Andel av sykefravær ved tidligere institutt ved HiF av totalt årlig sykefravær ved tidligere HiF (%): Institutt 1. kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal IHEF 6,27 2,71 5,82 6,49 5,73 1,02 1,00 5,67 IPHF 2,56 2,72 4,65 3,53 2,82 2,03 0,47 3,12 IØRF 0,92 1,49 5,16 4,7 7,07 6,53 2,47 5,07 ISOF 0,99 5,88 8,14 4,27 7,27 3,99 8,89 11,8 IIRF 3,05 1,74 2,47 1,00 1,29 0,92 0,84 5,06 HA 5,03 4,38 5,68 5,21 5,96 3,22 3,62 5,28 IHEF Institutt for helsefag IPHF Institutt for pedagogiske og humanistiske fag IØRF Institutt for økonomiske- og reiselivsfag ISOF Institutt for sosialfag IIRF Institutt for idretts- og realfag HA Høgskoleadministrasjonen

11 Det er fortsatt behov for systematisk oppfølging av arbeid med sykefravær på individ- og virksomhetsnivå 1.7 Beredskap Beredskapshåndboka for Universitetet i Tromsø er et hjelpemiddel for at organisasjonen skal kunne reagere raskt og effektivt ved kritiske og pressede situasjoner. For å mestre en kritisk hendelse må virksomheten trene på potensielle fare- og ulykkessituasjoner som kan oppstå, samt på kommunikasjon og samhandling med andre aktører. Beredskap tilpasses risikobildet i organisasjonen. I henhold til årsrapporten for 2012 om HMS ved UiT skulle det i 2013 arbeides med å utvikle en beredskap som i større grad er rettet mot ekstreme hendelser. En fullskalaøvelse med trussel/terror som tema skulle gjennomføres, og det samlede risikobildet for universitetet skulle revideres. Universitetet hadde våren 2013 en sikkerhets- og beredskapsmessig gjennomgang av tilsiktede, uønskede hendelser og deres innvirkning på verdiområder for universitetet. Rapport fra gjennomgangen forelå i juni Universitetsdirektørens beslutning om hvilke tiltak som skal gjennomføres fattes våren Fullskalaøvelsen ved UiT med tema trussel/terror er utsatt til UiT har i desember 2013 gitt svar til Riksrevisjonen på spørreskjema vedrørende institusjonens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Gjeldende risiko- og sårbarhetsvurdering er på forespørsel oversendt Kunnskapsdepartementet i november Høgskolen i Finnmark og Universitetet i Tromsø ble 1. august 2013 fusjonert til UiT Norges arktiske universitet. Fusjonen har medført behov for å videreutvikle universitetets beredskap slik at den på en effektiv måte kan håndtere trussel-, fare- og ulykkessituasjoner ved det nye universitetet. For å imøtekomme behovet ble det høsten 2013 etablert et prosjekt med hovedmål å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) ved campus Alta, campus Hammerfest og campus Kirkenes. ROSanalysene ble gjennomført i samarbeid med Safetec AS i november Rapport med konklusjoner og forslag til prioriterte tiltak utarbeides våren 2014, og overordnet risikobilde ved UiT etableres i løpet av I påvente av en ny helhetlig beredskap ved ble det i juni 2013 utført en grovkartlegging av risikoområder ved campus Alta, samt etablert en midlertidig lokal beredskapsplan ved campus Alta. Se også under punkt 1.5 ovenfor. Beredskapen ved campus Kirkenes er ivaretatt i den lokale beredskapsplanen ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning. Beredskap ved campus Hammerfest er fra høsten 2013 ivaretatt i den lokale beredskapsplanen ved Det helsevitenskapelige fakultet. Det har ikke vært registrert svært alvorlige hendelser med personskader ved UiT i Mindre hendelser er håndtert av sentral og/eller lokale beredskapsgrupper i tråd med UiTs beredskapsorganisasjon og håndbok for beredskap. Områder med behov for videre oppfølging: Gjennomføre fullskalaøvelse ved UiT med tema trussel/terror Gjennomgang av samlet risikobilde for UiT som en forlengelse av det arbeidet som er gjort ved enhetene ved tidligere HiF, samt gjennomgang av beredskap knyttet til tilsiktede, uønskede hendelser. 1.8 Strålevern UiT har godkjenning fra Statens strålevern (SSV) for forskningsmessig bruk av ioniserende stråling og industriell radiografi, samt tillatelse til avfallshåndtering og utslipp knyttet til forskningsmessig bruk av åpne radioaktive kilder. Godkjenningene gjelder for perioden Til godkjenningene følger generelle og konkrete krav, deriblant krav om årlig rapportering om strålebruk og avfallshåndtering ved UiT innen utgangen av mars hvert år. Statens strålevern (SSV) hadde innen utgangen av 2013 ikke gitt noen tilbakemelding på oversendt årsrapport for Videre informeres det om at Senja 9

12 avfallsselskap, som mottar og destruerer radioaktivt avfall (LRA-materiale) fra UiT, har fått ny tillatelse for slik destruksjon. Det ble i 2013 etablert et laboratorium for diagnostisk positron emisjons tomografi (PETscan) ved Det helsevitenskapelige fakultet, Avdeling for komparativ medisin. Arbeidet involverer bruk av nye åpne radionuklider (F-18, I-123 og Tc-99m) alle med høy aktivitet og korte halveringstider. Arbeidsoppgaver som involverer bruk av PETscan laboratoriet er risikovurdert og tilrettelagt for sikker håndtering. Dette involverer blant annet adkomstbegrensning, renholdsrutiner, kontroll av eksponering til doser, oversikt over kapslede kilder, avfallshåndtering og sikker transport av radionuklidene fra UNN til MH-bygget. Det ble i 2013 avdekket avvik vedørende strålebruken ved Helsefak, Institutt for klinisk medisin, som medførte følgende tiltak: Stans i alt arbeid med ioniserende stråling fra 17. og 18. april 2013 og frem til ny tillatelse ble gitt Gjennomført møte med involverte i hendelsen og ledelsen 6. mai 2013 Oppstart av arbeid med ioniserende stråling fom. 13. mai 2013 Retningslinje for håndtering av ulike typer stråling, herunder rutine for innkjøp av åpne radioaktive kilder og kontaminasjonskontroller, er under revisjon. Opplæring av prosjektledere gis når arbeidet med retningslinjen er sluttført. Sluttføre revisjon av retningslinje for håndtering av ulike typer stråling. Endringer må implementeres i virksomheten. Kartlegge og tilrettelegge strålebruken ved tidligere Høgskolen i Finnmark. 1.9 Melding om skader og nestenulykker Alle HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT skal meldes og følges opp av ledelsen for å sikre forebygging og kontinuerlig kvalitetssikring av arbeidsmiljøet. Oppsummering fra rapporter om HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker gis i AMU-møter. Sammendrag av skademeldinger og fraværsdager forårsaket av skade for : År Totalt Kjemikalier og biologisk materiale involvert Stikk, kutt Fall, skli, strekk løft Transport Fallende gjenstander Andre personskader 2013 Skademeldinger Fraværsdager Skademeldinger Fraværsdager Skademeldinger Fraværsdager Skademeldinger Fraværsdager Det er i 2013 meldt totalt 30 HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. De meldte avvikene, skadene og nestenulykkene har varierende alvorlighetsgrad. Fire skader er innrapportert til register over eksponerte ved UiT. Frem til er det registrert ett avvik ved tidligere HiF. Det meldte avviket er en fallskade. 10

13 Det er sannsynligvis underrapportering av både HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved både UiT og tidligere HiF. Innkjøp og implementering av elektronisk system for håndtering av HMS-avvik Fokus på å stimulere til økt rapportering av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker Fokus på enhetenes vedlikehold av register over eksponerte ved UiT 1.10 Tilsyn og revisjoner All kontakt med tilsynsmyndigheter koordineres av Universitetsdirektøren. Brann og redning Tromsø kommune gjennomførte i 2013 tilsyn ved følgende bygg ved campus Tromsø: Universitetsbiblioteket Administrasjonsbygget Medisin- og helsefagbygget Farmasibygget Teorifagbygget Kulvertterminaler Tilsynene fra brann og redning Tromsø medførte 12 anmerkninger i rapportene. I hovedsak omhandler rapportene anmerkningene manglende HMS-rutiner, mangel på risikoanalyse mangler eller behov for oppdatering av eksisterende risikoanalyser. Alta brann- og redningskorps gjennomførte branntilsyn 8. oktober 2013 ved campus Alta. I rapporten fremkommer fire avvik. Det fremkom videre under oppsummeringsmøtet at eier/virksomheten/bruker finner løsninger for å rette opp de avvik og anmerkninger som er angitt i rapporten. Brann- og redningstjenesten i Hammerfest kommune gjennomførte 17. november 2010 tilsyn ved HiF, Helsefag i Hammerfest. Tilsynet resulterte i én anmerkning: Brannvernleder har tilfredsstillende kunnskap, men det vil være av stor viktighet at brannvernansvarlig ved høgskolen også besitter samme kompetanse. Arbeidet med en enhetlig mal for utforming av enhetenes samlede branndokumentasjon er sluttført i Ved branntilsyn skal enhetene kunne fremvise dokumentasjonen for tilsynsmyndighetene. Implementering ved UiT skjer våren Arbeidstilsynet har varslet pålegg om utbedring av dårlig inneklima i lokalene til Nasjonalt forskningssenter innen komplementær og alternativ medisin (NAFKAM) i Forskningsparken. Det er god dialog mellom Arbeidstilsynet og Avdeling for bygg og eiendom (BEA). Byggeier SIVA eiendom har igangsatt div. bygningsmessige tiltak for bedring av inneklima. BEA vil etter avtale med bruker ved NAFKAM iverksette støydempende tiltak våren Det helsevitenskapelige fakultet vil kartlegge og risikovurdere arbeidsforholdene ved NAFKAM i løpet av de første månedene av Enhetlig modell for register over eksponerte er etablert ved UiT. Det er sendt ny melding til datatilsynet om registeret. Oppfølgingen etter Arbeidstilsynets tilsynsbesøket Bedre kjemi vil pågå også i Statoil utførte, som et ledd i arbeidet med inngåelse av rammeavtale mellom Statoil og UiT, en ekstern HMS-revisjon ved FF Helmer Hanssen. Revisjonsrapporten konkluderer med at UiTs og FF Helmer Hanssens HMS-styringssystem tilfredsstiller Statoils HMS-akseptkriterier, og er kvalifisert etter NORSOK S-006 kategori II. Det ble i revisjonen funnet tre avvik. Avvikene er knyttet til toktleders ansvar og rolle, samt kriterier for personell som skal planlegge og/eller være med på lengre tokt. Misforståelser på grunn av språk kan også være en risiko. Av positive observasjoner nevnes blant annet at FF Helmer Hanssen er en flott båt som har vært godt vedlikeholdt, at registreringssystemet som brukes om bord ser bra ut og at bruken av tekniske ressurser er et viktig bidrag i å avlaste mannskapet. Bare fast mannskap som kjenner denne båten godt opererer båten. 11

14 Arbeidet med å utarbeide metodikk for interne revisjoner ved UiT er utsatt til Følge opp pålegg fra tilsyn og revisjoner Etablere samlet branndokumentasjon basert på eier- og brukeransvaret ved alle bygg 2 Rapport om lokalt HMS-arbeid for 2013 Ved UiT rapporterer alle fakulteter og enheter på samme nivået årlig om status for eget HMS-arbeid. Rapportene skal bygge på informasjon innhentet fra institutter og andre enheter på underliggende nivå. For 2013 har ni av ni enheter levert årsrapport om lokalt HMS-arbeid. Disse omfatter: Administrasjonen (Uadm) Det juridiske fakultet (Jurfak) Universitetsbiblioteket (UBT) Det kunstfaglige fakultet (Kunstfak) Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak) Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU) Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak) Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning (HSL-fak) Finnmarksfakultetet vil avgi rapport om lokalt HMS-arbeid fra og med Siden forgående undersøkelse har Administrasjonen omorganisert ansvaret og oppgavene i det lokale HMS-arbeidet. Endringene medfører blant annet at universitetsdirektøren fra og med 2013 har en årlig gjennomgang og analyse av HMS-arbeidet for hele Universitetsadministrasjonen samt Norgesuniversitetet. Avdelingsdirektørmøtet behandler HMS-statusen og vedtar årsplan med angivelse av HMS-mål for Administrasjonen. Formålet med årsrapportering er å se til at elementene i det systematiske HMS-arbeidet ved UiT stemmer overens med myndighetskrav og interne retningslinjer, og vurdere om aktivitetene i HMSarbeidet er hensiktsmessig i forhold UiTs overordnede mål for HMS samt avdekke forbedringspotensialer slik at tiltak kan vurderes og prioriteres. Rapporten skal følges opp ved lokal enhet og av universitetsdirektøren i form av skriftlige tilbakemeldinger til fakulteter og enhetene på samme nivå. Rapporteringen ble i 2013 gjort i form av en elektronisk sjekkliste. Utfyllingen forutsetter en egenvurdering opp mot spørsmål knyttet til UiTs systematiske HMS-arbeid og fakultets/enhetens HMSmål og handlingsplan for HMS-arbeidet. Rapporten skal være bekreftet utfylt av enhetens leder og hovedverneombud. 2.1 HMS organisatorisk Alle rapporterer at leder ved fakultetet eller enhet på samme nivå er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten og at det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet. Det rapporteres videre om stor grad av tilrettelegging før igangsetting av aktiviteter og arbeidsoppgaver og at det avholdes jevnlige møter med verneombudene. Fakulteter og enheter som har hatt HMS-relaterte avvik, nestenulykker eller ulykker har fulgt disse opp som angitt i Retningslinje for oppfølging av skader, nestenulykker og yrkessykdommer. Sju av ni enheter rapporterer at de har etablert skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Dette er en klar forbedring fra 2012 der kun halvparten av fakultetene/enhetene som avleverte årsrapport om HMS hadde slik beskrivelse på plass. 12

15 Åtte av ni fakulteter/enheter rapporterer at de har kartlagt farer og problemer og på denne bakgrunn vurdert risiko, samt utarbeidet tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene knyttet til arbeidsmiljøet for ansatte og studenter. Planlagte tiltak for å redusere risikoforholdene ved fakultetet/enheten er gjennomført. Sju av ni fakulteter/enheter rapporterer at de hadde etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet for året som gikk. Fem av disse hadde også en samlet, skriftlig og ajourført handlingsplan for HMS-arbeidet ved fakultetet/enheten. Utarbeidelse av HMS-mål og HMS-handlingsplan på alle nivå i organisasjonen Utarbeidelse av skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Samordningsavtaler må utarbeides når fakultetet/enheten er én av flere arbeidsgivere på samme arbeidssted. 2.2 HMS-kompetanse Helse, miljø og sikkerhet er et lederansvar. For å sikre et forsvarlig arbeids- og læringsmiljø og aktivitet med hensyn til systematisk utvikling og forbedring av arbeidsmiljøet er UiT avhengig av at alle ledere har tilstrekkelig HMS-kompetanse. Opplæringen er personlig og skal dokumenteres skriftlig. Kun Universitetsbiblioteket rapporterer at alle ledere med personalansvar har nødvendig og dokumentert opplæring innen HMS. Med unntak av Helsefak og NT-fak rapporterer enhetene at alle verneombudene innehar nødvendig kompetanse til å utøve sine oppgaver innen helse, miljø og sikkerhet. Personer som har fått delegert HMS-oppgaver som innebærer ledelse eller kontroll av andre arbeidstakere eller studenter skal påse at hensynet til HMS blir ivaretatt under planleggingen og utførelse av de arbeidsoppgavene de har fått delegert. Fire av ni fakulteter/enheter rapporterer at disse personene har nødvendig og dokumentert opplæring innen HMS. Leder skal også se til at nytilsatte blir introdusert til og får opplæring i HMS ved UiT. Behovet for opplæring kan blant annet sikres kartlagt ved å ta i bruk Veiledende rutine for ledere ved mottak av nytilsatte. Med unntak av Kunstfak rapporterer fakultetene/enhetene at de praktiserer rutinen ved mottak av nytilsatte. Behovet for tilpasset HMS-opplæring for ulike brukergrupper synes å være økende ved UiT. HMS-opplæring tilpasset ulike brukergrupper må iverksettes Ledere må prioritere gjennomføring av egen og ansattes HMS-opplæring 2.3 Fysisk og psykisk arbeidsmiljø Samtlige fakulteter/enheter rapporterer at kontor- og laboratoriearbeidsplasser for ansatte og studenter utformes og tilpasses på en ergonomisk hensiktsmessig måte. Fakulteter/enheter som har mottatt varsel om diskriminering, vold, trusler, trakassering eller annen utilbørlig opptreden har fulgt disse opp som angitt i Retningslinjer for varsling. Det er videre svært positivt at samtlige fakulteter/enheter bekrefter at de følger UiTs Retningslinje og rutine for oppfølging av sykemeldte. Ingen av fakultetene/enhetene har hatt sykefravær over 5 % i løpet av Det har følgelig heller ikke vært behov for å iverksette ekstraordinære analyser av sykefraværet, se også punkt 1.6 ovenfor. I henhold til Handlingsplan for inkluderende arbeidsliv (IA) skal det gjennomføres et årlig møte mellom ledelsen ved fakultetet/enheten, tillitsvalgte og hovedverneombud med IA/HMS som eneste tema. Fem av ni fakulteter/enheter har i 2013 gjennomført et slikt møte. De samme fakultetene/enhetene avholdt slikt møte også i

16 UiT har de senere år hatt fokus på viktigheten av medarbeidersamtaler, jf. Handlingsplan for Universitetet i Tromsø , kap. 6. Kun Administrasjonen og Det juridiske fakultet rapporterer at alle ansatte har fått tilbud om medarbeidersamtaler. Medarbeidersamtaler er gjennomført for alle som har ønsket dette. Med unntak av lavere måloppnåelse vedrørende medarbeidersamtaler er måloppnåelsen for fysisk og psykisk arbeidsmiljø sammenlignbar med resultatene for Gjennomføre årlig møte mellom ledelsen, tillitsvalgte og hovedverneombud med IA/HMS som eneste tema Tilby og gjennomføre årlig medarbeidersamtale for alle ansatte som ønsker det 2.4 Beredskap Hvert fakultet/enhet skal ha en lokal beredskapsplan som bygger på risikovurderinger (se punkt 2.1 ovenfor) og som viser hvordan enheten arbeider med hendelser av mindre omfang. Lederes kjennskap til egne risikoområder og prioritering av beredskapsarbeidet ved egen enhet har økt fra foregående undersøkelse i Sju av ni fakulteter/enheter melder at de, etter risikovurdering og gjennomføring av risikoreduserende tiltak, har utarbeidet en lokal beredskapsplan for den risikoen som fremdeles ligger der. Ledere skal være kjent med beredskapshåndboka for UiT og fakultetets/enhetens beredskapsplan, herunder hvordan lokal beredskapsgruppe er sammensatt og hvordan de øver. Ledere skal også være kjent med funn fra øvelser, tiltak som iverksettes og resultater fra oppfølging av tiltak. Sju av ni fakulteter/enheter rapporterer at lokal beredskapsgruppe har hatt to beredskapsøvelser i året som gikk. Tiltak etter beredskapsøvelser følges i overveiende grad opp. Med unntak av ved to fakulteter gjøres ansatte og studenter kjent med den lokale beredskapsplanen, herunder rutinene for varsling av kritiske hendelser og for evakuering av bygg. TMU, HSL-fak, Jurfak, Uadm og UBT registrerer ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet som angitt i Beredskapshåndboka for UiT. Fakulteter/enheter må se til at ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet registreres, jf. Skjema for registrering av opphold i utlandet for ansatte. Fortsatt sikre gjennomføring av pålagte beredskapsøvelser og oppfølging av tiltak etter hendelser og øvelser. Sikre at ansatte og studenter gjøres kjent med lokal beredskapsplan, herunder evakuerings- og varslingsrutiner 2.5 Ytre miljø Det er positivt at universitetets video- og telefonkonferanseutstyr er i utstrakt bruk ved alle fakulteter/enheter. Åtte av ni fakulteter/enheter har også innført tiltak for å redusere årlig innkjøpt mengde A4 papir og lagt til rette for kildesortering. Seks av ni fakulteter/enheter har gjennomført holdningsskapende arbeid knyttet til mer miljøvennlig innkjøp, transport, energi og avfall og fem av ni har gjennomført tiltak for å redusere energibruken. Dette er en forbedring fra Helsefak, HSL-fak, BFE-fak og Universitetsadministrasjonen rapporter at de har gjennomført samtlige tiltak som etterspørres innen miljøledelse. Sentralt organisert arbeid med miljøledelse er beskrevet under punkt 3.5 nedenfor. 14

17 For at universitetet skal kunne lykkes i sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø er det viktig at fakulteter/enheter bidrar med arbeid knyttet til satsingsområdene 2.6 Risikofylt arbeidsmiljø Med unntak av Jurfak og UBT rapporterer samtlige fakulteter/enheter at det i 2013 ble utført risikofylt arbeid ved fakultetet/enheten. UBT har tidligere rapportert om tilstedeværelse av en viss risiko for at arbeidstakere kan utsettes vold og trusler i arbeidssituasjonen. Ansatte ved UB får opplæring i hvordan ustabile personer skal håndteres. Sju av sju fakulteter/enheter rapporterer at lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres før oppstart av risikofylte arbeidsoppgaver. Gjennomført lokal opplæring dokumenteres. Fakulteter/enheter med stoffkartotek vedlikeholder både elektronisk og papirbasert stoffkartotek. Fem av sju fakulteter/enheter rapporterer at de følger UiTs retningslinjer og fakultetets/enhetens egne rutiner for alt risikofylt arbeid som utføres ved fakultetet/enheten. Tre av fakultetene har ikke utarbeidet skriftlige arbeidsrutiner for alt risikofylt arbeid som fakultetet har ansvar for. Med unntak av BFE-fak rapporteres det om at det er etablert oversikt over ansatte og studenter som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier og arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser. Fra høsten 2011 skal det gå fram av alle emnebeskrivelser for emner med laboratoriearbeid, tokt, feltarbeid, studier i utlandet og lignende hvilken sikkerhetsopplæring som er nødvendig for at studentene skal kunne gjennomføre emnet. Nødvendig sikkerhetsopplæring skal defineres som et arbeidskrav i de emnene der dette er aktuelt, og gjennomført opplæring skal registreres som et utført arbeidskrav i Felles Studentsystem. I tillegg til NT-fak og HSL-fak, som fikk dette på plass i 2011, har Kunstfak i 2013 sørget for å spesifisere kravene til nødvendig sikkerhetsopplæring i fakultetets emner og studieprogram. Ved Helsefak og BFE-fak må kravene til sikkerhetsopplæring angis som arbeidskrav i alle emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår Ved BFE-fak må register over eksponerte utarbeides Fakultetene/enhetene må utarbeide nødvendige arbeidsrutiner for risikofylte arbeidsoppgaver 2.7 Måloppnåelse og tiltak som har fungert spesielt godt Sju av ni fakulteter/enheter rapporterer at de hadde etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet for Seks av disse nådde egne målsettinger for HMS-arbeidet. For at UiT skal kunne utvikle arbeidsmiljøet for ansatte og studenter anses det som viktig å dele og dra nytte av gode tiltak som er gjennomført i organisasjonen. Alle fakulteter/enheter rapporterer at de i 2013 har gjennomført tiltak som har fungert spesielt godt. Blant tiltakene som neves er faglige og sosiale tiltak for kulturbygging rettet mot ulike grupper og hele arbeidsmiljøet i den nye organisasjonen. Det har vært arbeidet med å etablere samhold og treffpunkt i arbeidsmiljøet. Verneombudene har ved flere enheter initiert tiltak rettet mot fellesskap og trivsel. Arbeidsplassgjennomganger med påfølgende arbeidsplasstilrettelegging ved aktiv bruk av bedriftshelsetjenesten har gitt gode resultater både ved nyansettelser og ved løpende behov. NT-fak rapporterer at ansettelse av HMS-rådgiver har tilført fakultetet nødvendig kapasitet og kompetanse innen helse, miljø og sikkerhet. 15

18 Fartøyavdelingen ved BFE-fak har gjennomført en vesentlig oppgradering av fartøyer med spesiell fokus på helse, miljø og sikkerhet. Erfaringer fra gjennomføringen av beredskapsøvelser nevnes også å ha vært nyttig. 2.8 Oppsummering av lokale utfordringer I forbindelse med årsrapportering av helse, miljø og sikkerhet er fakulteter og enhetene på samme nivå bedt om skissere enhetens viktigste HMS-utfordring i Momenter som går igjen ved enheter som er berørt av fusjonen er at de i 2014 vil ha fokus på arbeidsmiljøet. Sentrale momenter er kulturbygning og ivaretagelse av ansatte på tvers av tidligere institusjoner samt etablering av god dialog mellom medarbeidere ved ulike geografiske steder. Omorganiseringer og flyttinger vil kreve gjennomgang av beredskap og revisjon av beredskapsplaner. Samordningsavtaler må etableres der enheter er samlokaliser med andre virksomheter. Det rapporteres også om utfordringer knyttet til trafikksikkerheten som følge av mye byggeaktivitet i Breivika. Enhetene vil fortsatt ha fokus på å gjennomføre systematiske medarbeidersamtaler med alle ansatte og tilstrekkelig antall kontorarbeidsplasser til arbeidstakere og studenter. Det meldes også om utfordringer rundt gjennomføring og dokumentasjon av gjennomført HMS-opplæring for ulike brukergrupper. 2.9 Utfyllingen av årsrapporten Det er gledelig at samtlige rapporter for 2013 er utfylt i samarbeid mellom leder og hovedverneombud. 3 Oppfølging av særskilte satsingsområder 3.1 HMS-tiltak i henhold til Årsplan 2013 for Administrasjonen Ansvarlig for gjennomføring: Avdeling for personal og organisasjon Tiltak/aktivitet Kommentarer Forbedre struktur og informasjon - Arbeidet med innlegging av informasjon pågår på nettsider ved innføring av HMS/HR-portalen - Portalen lanseres i februar 2014 Forbedre elektronisk stoffkartotek (Chess) Innhente tilbud på nytt system for elektronisk stoffkartotek i samarbeid med andre universiteter Ta stilling til valg av system for avvikshåndtering som del av oppfølgingen av UiTs HMSprosjekt. - Chess omstrukturert til å følge UiTs nye organisasjonskart. - Pålogging til Chess via Feide implementert - Siste versjon av Chess-programvare, versjon 13, som er fullt ut web-basert tatt i bruk - Arbeid med justering av funksjoner i Chess etter implementering av ny programvare og nytt påloggingssystem, i samarbeid med Bureau Veritas og ITA - Ca sikkerhetsdatablad fra Sigma-Aldrich er oppdatert. Oppdateringene ble utført av leverandøren av stoffkartoteksystemet Chess etter bestilling fra UiT - Fokus på forbedringspotensialet for Chess - Opplæring gjennomført, jf. punkt 1.5 ovenfor - Det er etablert kontakt for samarbeid med andre universiteter. - Arbeidet med anbudskonkurranse starter i mars april Det er opprettet en arbeidsgruppe som bidrar i arbeidet med anskaffelse av system for elektronisk håndtering av HMS-avvik. Arbeidsgruppa har hatt fire møter. - Konkurransegrunnlaget er under utforming. 16

19 Ansvarlig for gjennomføring: Avdeling for personal og organisasjon Tiltak/aktivitet Kommentarer Bidra i arbeider med etablering av et helhetlig opplegg for dokumentstyring ved UiT som omfatter alle organisatoriske nivåer, administrative områder og aktuelle typer dokumenter. Følge opp arbeidet som er gjort gjennom HMS-prosjektet. - Pilotprosjektet for dokumentstyring innen arbeidsområdet HMS er gjennomført. - Forslag til koding av dokumenter foreligger. - Malen for dokumenter underlagt dokumentstyring er oppdatert mht. funn i piloten og ny grafisk profil ved UiT. - Arbeidet må videreføres i Gjennomføre helhetlig og modulbasert HMS-opplæring tilpasset ulike brukergruppers behov - Tre av åtte moduler iverksatt, jf. punkt 1.5 ovenfor Innhente tilbud på nytt system for elektronisk stoffkartotek i samarbeid med andre universiteter Innhente tilbud og ta i bruk elektronisk system for håndtering av HMS-avvik Følge opp arbeidet etter HMS-prosjektet Iverksette gjenstående moduler i den sentrale HMS-opplæringen 3.2 Medarbeiderundersøkelse Alle fakulteter, institutt og enheter på samme nivået har gjennomført oppfølging av tiltak etter medarbeiderundersøkelsen i Det viser seg imidlertid at det er behov for en gjennomgang av oppfølgingen ved noen av instituttene/enhetene for å slå fast hva som er gjennomført og hvorvidt det er forslåtte tiltak som det gjenstår å følge opp. Universitetsstyret vedtok i møte den 24. oktober 2013 at det skal gjennomføres en ny arbeidsmiljøundersøkelse i 2014 og ga tilslutning til valg av verktøyet ARK/KIWEST. Etter fullmakt fra Universitetsstyret har universitetsledelsen senere bestemt at undersøkelsen skal gjennomføres høsten Kjøreregler for et forsvarlig og godt arbeidsmiljø ved UiT Våren 2013 ga Universitetsstyret sin tilslutning til Kjøreregler for et forsvarlig og godt arbeidsmiljø ved UiT. I tillegg foreligger det en Vær-varsom-plakat som ivaretar studentenes arbeids- og læringsmiljø ved UiT. Etterlevelse av slike kjøreregler vil kunne styrke en organisasjonskultur som fremmer helse, miljø og sikkerhet blant ansatte og studenter. 3.4 Inkluderende arbeidsliv Universitetet i Tromsø har vært IA-virksomhet siden 1. september Avtalen mellom partene lokalt ved UiT har vært fornyet flere ganger, sist for perioden Avtalen er delt inn i tiltak knyttet til overordnet nivå og til de tre delmålene i avtalen. Nåværende avtale utløper ved årsskiftet 2013/2014, og en avventer utspill fra sentrale parter i arbeidslivet vedrørende ny lokal IA-avtale. Ved en gjennomgang av avtalen har UiT god måloppnåelse for Delmål I og II. Det har vært arbeidet mindre med delmål III da UiT allerede har en høy avgangsalder. 3.5 Arbeidsmiljødag Arbeidsmiljødag 2013 ble arrangert 7.november 2013 i Store Auditorium MH-bygget. Arrangementet ble overført til campus Alta. Det var ca. 250 deltakere på arrangementet. Arbeidsmiljøpris på kroner ble utdelt for første gang på arrangementet. Prisen ble delt mellom Frode Lien ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning og Handelshøgskolen ved Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi. 17

20 3.6 Ytre miljø og miljøledelse Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Finnmark gjennomførte fusjon fra 1. august Universitetsdirektøren har lagt opp til at den nye institusjonen skal utarbeide ny handlingsplan for miljøledelse ved. I 2014 vil universitetet prioritere synliggjøring og bedre oppfølging av arbeidet med miljøledelse. I påvente av ny handlingsplan ble universitetets handlingsplan for miljøledelse forlenget ut Forlengelsen innebar at det i 2013 skulle arbeides med å redusere forbruket av A4-papir og engangsmateriell ytterligere. Det skulle også arbeides for å redusere utslipp til det ytre miljø ved å redusere behovet for transport og for at energibruken i bygg skulle være lavest mulig. Avfallsmengden skulle reduseres generelt, og sorteringsgraden og andelen miljøstasjoner skulle økes. For informasjon om måloppnåelsen i 2013 vises det til rapport om miljøledelse ved UiT, som vil bli utarbeidet i løpet av første kvartal av Høsten 2013 har en tverrfaglig arbeidsgruppe utarbeidet et forslag til en felles handlingsplan for miljøledelse ved for perioden Studentene har også bidratt aktivt i arbeidet. Handlingsplanen baserer seg på kartlegging av miljøarbeidet ved tidligere UiT og tidligere HiF. Forslagene skal legges fram for AMU i januarmøtet Det er videre lagt opp til at universitetsledelsen og universitetsstyret skal behandle forslagene og vedta nye mål og handlingsplan for universitetet i styremøte 13. februar Iverksette den nye handlingsplanen for miljøledelse Enhetene må bidra med holdningsskapende arbeid knyttet til satsingsområdene for miljøledelse 4 Utfordringer og områder som bør vies spesiell oppmerksomhet i 2014 Universitetets beredskap må i 2014 videreutvikles slik at den på en effektiv måte kan håndtere trussel-, fare- og ulykkessituasjoner ved det nye universitetet. UiT skal gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelse høsten 2014 og funn fra undersøkelsen skal følges opp i organisasjonen. UiT må skre god og nødvendig HMS-kompetanse blant ledere, vernetjenesten og ansatte på alle nivå. Sentral HMS-opplæring må iverksettes for samtlige brukergrupper. Enhetene må se til at gjennomført lokal og sentral HMS-opplæring dokumenteres. Utviklingsområder i HMS-prosjektet bør prioriteres fulgt opp av Administrasjonen. Elektronisk system for håndtering av HMS-avvik vil bli anskaffet og tatt i bruk ved UiT. Den nye ledelsens ambisjonsnivå for miljøledelse vil bli fastsatt. Fakulteter og enheter som ikke har etablert skriftlige mål og handlingsplan for HMS må prioritere å få dette på plass i løpet av Det samme gjelder utarbeidelse av skriftlig oversikt over hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for arbeidet med HMS er organiserte og fordelt ved enheten. Samordningsavtaler må etableres der enheter er samlokalisert med andre virksomheter. Enhetene må fortsatt prioritere arbeidet med å tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Dette gjøres ved gjennomføring av analyse av sykefravær, videreføring av forbyggende tiltak og iverksetting av nye tiltak ved behov samt ved at det i organisasjonen arbeides aktivt med kjørereglene for et forsvarlig arbeidsmiljø. Risikofylt arbeidsmiljø: Fakulteter/enheter må sørge for at det i alle emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår spesifiseres hvilken sikkerhetsopplæring som er nødvendig for at studenter skal kunne ta emnet/studieprogrammet. 18