Arkivkode: Styresak: 04/2016 Sak nr.: Møte: 16.mars Brev fra Universitetsdirektøren datert 15.januar 2016 (sak 2015/12474)

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Universitetsmuseet i Bergen Arkivkode: Styresak: 04/2016 Sak nr.: Møte: 16.mars 2016 Årsrapport Helse, miljø og sikkerhet Universitetsmuseet Saksdokument: Brev fra Universitetsdirektøren datert 15.januar 2016 (sak 2015/12474) Saken: Årsrapportering av Helse, miljø og sikkerhet er en viktig del av oppfølging og utvikling av arbeidsmiljøet ved Universitetsmuseet, og er nedfelt i «Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontroll)». Enhetene ved Universitetsmuseet har sendt inn utfylte elektroniske skjema med kommentarer. Disse danner grunnlag for den samlede «Årsrapport 2015 for Helse, miljø og sikkerhet for Universitetsmuseet». Den samlede rapporten er forelagt hovedverneombudet og skal drøftes i Informasjons- og drøftingsutvalget (IDU) i møte 14.mars. Eventuelle kommentarer fra IDU og styret vil bli tatt med i den endelige rapporten før oversendelse til universitetsdirektøren. Vedlegg: Samlet rapport UM Handlingsplan HMS UM Tiltaksplan HMS UM Forslag til vedtak: Styret tar den fremlagte Årsrapport HMS 2015 for Universitetsmuseet i Bergen til etterretning og ber om at den blir fulgt opp på områder der det er påvist et forbedringspotensial. Rapporten oversendes universitetsdirektørens kontor /Kristin Miskov Nodland 1

2 Årsrapport 2015 Helse, miljø og sikkerhet (HMS) for Universitetsmuseet i Bergen Denne HMS-årsrapporten inneholder følgende: - Status for HMS-arbeidet ved Universitetsmuseet i Bergen - Systematisk HMS arbeid - HMS mål og tiltak - Satsningsområder/utfordringer innen HMS - Kort fra hver enhet - Kommentar fra hovedverneombud ved museet - Oppsummering Status for HMS-arbeidet ved Universitetsmuseet i Bergen Universitetsmuseet har i 2015 hatt oppmerksomhet rundt spesifikke elementer innenfor satsningsområdene i handlingsplanen (se vedlagt). Museet ser at de fleste av virkemidlene i Handlingsplan er gjennomført/startet opp. Dette har fordret deltagelse fra hele museet, men også spesifikke grupper innenfor et miljø. For å nevne noen elementer som museet har jobbet med så er det godt HMS arbeid innen Flytteprosjektet, elektronisk avvikshåndtering, ARK og styrket samarbeid mellom linjeledelsen og vernetjenesten. Det er imidlertid også virkemidler som ikke er nådd. Dette blir grunnlaget for en ny HMS-handlingsplan for Universitetsmuseet. Ellers vil det som er gjort danne et godt grunnlag for videre arbeid med HMS-arbeidet, og få HMS som en integrert del av hele museets daglige virksomhet. Utfordringer som museet har i 2016 og årene fremover vil spesielt være bygg/arealer og Utstillingsprosjektet MP3. Dette ønsker museet løst på en tilfredsstillende måte, godt forankret i trygge og sikre arbeidsforhold og miljø underveis. Sykefravær (Pagaweb-UiB sitt personalsystem) Korttidsfravær er definert som 4-16 dager og langtidsfravær er mer enn 16 dager. Tabellen under viser utvikling fra 2014 til Tabell 1. % andel sykedager av mulige dagsverk for 1-4-kvartal i perioden : Korttidsfravær 1.kvartal 0,98 0,73 1,11 0,26 2,02 2.kvartal 0,38 0,68 0,43 0,72 0,85 3.kvartal 0,61 1,70 0,83 1,13 1,18 4.kvartal 0,77 0,59 0,50 0,60 1,13 Langtidsfravær 1.kvartal 1,51 2,79 2,51 1,58 1,78 2.kvartal 2,86 3,92 2,16 2,65 2,25 3.kvartal 2,47 2,61 2,76 1,55 2,90 4.kvartal 4,00 2,53 1,82 1,57 3,75 2

3 Gjennomgang av resultater årsrapport Systematisk HMS-arbeid Organisering av HMS arbeidet Alle enheter, bortsett fra en, rapporterer om gode oversikter, mål, handlingsplaner for I tillegg har de tilrettelagt for medvirkning og samarbeid med ansatte og verneombudslinjen. HMS kompetanse Alle enheter rapporterer om nødvendig kompetanse der det er krevet, det er imidlertid noe uklart vedrørende ansatte og gjester. Gode arbeidsfellesskap Alle enheter har startet kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø gjennom ARK og arbeidet vil fortsette i Ellers har ikke alle fått tilbud om medarbeidersamtale, det gjelder både vit/tekn/adm personale. Alle enhetene rapporterer ellers om at UiBs rutiner og retningslinjer for oppfølging og håndtering av sykemeldte, konflikter og rusmiddelbruk blir etterfulgt. Tiltak som stimulerer til fysisk aktivitet varierer. Trygge og funksjonelle arbeidsplasser Alle enheter rapporterer at de har kartlagt det fysiske arbeidsmiljø, tar hensyn til behov ved utforming og at enheten har gjennomført/deltatt på brannøvelse samt gjennomført tiltak for å redusere tyveri/innbrudd og håndtere vold og trusler. Ansvar for ytre miljø Her rapporterer enhetene i varierende grad at de har gjennomført tiltak for å redusere negativ miljøpåvirkning. Kontinuerlig oppmerksomhet rettet mot risikofylt arbeidsmiljø Alle enheter rapporterer at det blir utført risikofylt arbeid (laboratorie-, drifts- og feltarbeid, tokt) ved enheten. Med noen unntak melder enhetene at UiBs retningslinjer felt/tokt følges, samt at de registreringer innenfor bruk og håndtering av kjemikalier blir fulgt. God håndtering av HMS-avvik Alle enhetene rapporterer om HMS-avvik, men det er i varierende grad at enhetene følger opp og behandler disse. Ikke alle enhetene har lokale rutiner for beredskap. Hvilke tre hendelser som mest sannsynlig vil utløse lokal beredskapsplan: Enhetene vurderte brann, vannlekkasje, tyveri og uønsket adferd fra publikum som de viktigste faktorene som ville utløse lokal beredskapsplan. HMS mål og tiltak Alle enhetene skisserer enhetens HMS-mål for 2015, som varierer i bredde, dybde og omfang, men bygg og arbeidsplasser i tillegg til HMS-avvik går igjen. Alle enhetene gir en kort beskrivelse av enhetens prioriterte og iverksatte HMS-tiltak for rapporteringsåret 2015 mange beskriver felles møtepunkter i tillegg til økt innmeldte HMSavvik. 3

4 Rapporter fra enhetene I 2015 har alle enhetene gjennomført ARK kartlegging. Oppfølging av arbeidet vil fortsette i Alle enhetene har også tatt i bruk elektronisk avviksmeldingssystem. Ikke alle har gitt tilbud til alle medarbeidere om medarbeidersamtale. Følgende punkter fra hver enkelt trekkes frem med forbeddringsområder: Arboretet og botanisk hage: Seksjonen rapporterer i år om tilfredsstillende organisering av HMS-arbeidet, og der HMSkompetansen er bra, og alle har vært på brann- og førstehjelpskurs i løpet av Systematisk opplæring i bruk av nye maskiner. Tatt i bruk avvikssystemet og det fungerer godt. Begrenset bruk av plantevernmidler. Forbedringsområder: Gjennomføring av medarbeidersamtaler, risikovurdering av hele virksomheten, ulykker i uteområdene for ansatte og publikum, brann i skog og hus/veksthus Avdeling for kulturhistorie: Avdelingen rapporterer i år om at alle ansatte har fått tilbud om medarbeidersamtale/ oppstartssamtale og alle har tatt i mot. Har tatt i bruk og håndterer kjemikalier etter retningslinjene, samt avviksmelding og håndtering. Opprettet møteplasser for både ansatte og verneombudstjenesten. Forbedringsområder: Bygg som ikke tilfredsstiller standard. Mangler en oversikt over delegerte HMS-oppgaver og risikovurdering knyttet til HMS, samt mer kompetanse hos leder og ansatte/gjester, samt lokal rutine for beredskap. Avdeling for naturhistorie: Avdelingen rapporterer i år at enheten har god HMS kompetanse, håndterer de fleste retningslinjer og rutiner, har mål og gjennomført disse. Forbedringsområder: Mangler risikovurdering av HMS, og gjennomføring av medarbeidersamtaler og avvik, samt lokal rutine for beredskap Formidlingsavdelingen: Avdelingen rapporterer at de har tilfredsstillende organisering av HMS arbeidet, og den nødvendige kompetansen. Enheten håndterer retningslinjer og rutiner etter UiBs maler. De risikovurderer risikofylt arbeid og har mål for HMS og utfører disse. Det er ikke pekt på spesielle forbedringsområder. Direktørens stab: Enheten består av to arbeidsfelt vakthold og administrasjon. Avdelingen rapporterer at de har tilfredsstillende organisering av HMS arbeidet, men mangler samhandling mellom de to arbeidsfeltene. Det er innen det ene arbeidsfeltet, vakthold, som har hatt fokus på organisering av HMS arbeidet. Enheten håndterer de fleste retningslinjene og rutiner og har gjennomført kartlegging ARK og innført elektronisk avvikssystem. Forbedringsområder: Enheten må bli bedre på å fastsette skriftlig oversikt over delegerte HMS-oppgaver og organisering av HMS arbeidet, beredskapsarbeid, samt mål for hele avdelingen, ikke bare innen det ene arbeidsfeltet. I tillegg må avviksmeldinger følges opp og det må være møter med begge verneområdene. 4

5 Generelt om rapportering 2015 Universitetsmuseet ønsker å sette søkelys på de ytre rammer for denne rapporteringen. Skjemaet har en systematisk og god oppbygging med mange gode spørsmål. Det var kommet inn et felt der de spørsmålet ikke gjaldt kunne krysse av det gjør svarene tydeligere. Det som imidlertid er klart er at selv et enkelt spørsmål kan forstås på flere ulike måter og derav generere ulike svar. Dette ofte pga. ordlyd. Eks: Har leder nødvendig kompetanse for å utføre sitt HMS-ansvar ved enhet? Svaret kommer ut ifra ståstedet den enkelte har til hva som «er nødvendig» - og sier lite om nivå og evt. behov. Det vanskeliggjør vurdering av kvaliteten og sammenlignbarheten av svarene som kommer frem i resultatene. Fra et overordnet perspektiv så er det mange spørsmål som med fordel kunne hatt et oppfølgingsspørsmål/avklaringsfelt slik at det blir enda tydeligere hva som er bra, hvordan det er blitt gjort, hvem som står for dette. Dette vil styrke oppfølging av rapporten, men også læringseffekten («best practice») utover den enheten det gjelder. Et eksempel på dette er: «Har enheten tilrettelagt slik at ansatte kan medvirke i HMS-arbeidet?» «Praktiserer enheten rutiner for mottak av nytilsatte/studenter/gjester?» «Har enheten gjennomført tiltak for å redusere fare for tyveri og innbrudd?» Oppfølgingsspørsmål: Hvordan? Hva gjorde dere? Universitetsmuseet vil gjerne bidra med ytterligere innspill til å bedre rapporteringsverktøyet UiB har vedrørende systematisk HMS arbeid i så måte. Kommentarer fra Hovedverneombudet Vernetjenesten - aktivitet i 2015 Samarbeidet med vernetjenesten i 2015 viser positiv utvikling der en fastere møtestruktur mellom verneombudene (VO) og linjelederne er kommet mer på plass. Det er holdt 5 møter mellom linjeleder representert ved administrasjonssjef og hovedverneombudet (HVO), også noen ganger med HMS-koordinator. Direktør har deltatt på ett av møtene. Det er viktig at ansvarlig leder er med på møtene en gang i halvåret. HVO har i tillegg deltatt i nettverket for HVO ved UiB. VO-nettverket formidler viktig informasjon som grunnlag for tilbakemeldinger til ledere og kollegaer ved museet. I disse møtene deltar både verneombud og vara-verneombud for å sikre bredde og god informasjonsflyt. Nettverket hadde i 2015 i alt 9 møter med i alt 59 saker. Av viktige saker i 2015 som nettverket har drøftet og fulgt opp nevnes spesielt: Nytt elektronisk avvikssystem og oppfølging av avvikssaker Arbeidsmiljøundersøkelsen (ARK) der VO har vært medspillere i å gi informasjon og motivere til deltakelse Oppfølgingen, undersøkelsens viktigste del, vil skje i Innføring av ny organisasjon. En viss treghet i nye ansettelser av blant annet ledere har skapt noen uklarheter og gjort at lokale organisatoriske endringer har blitt utsatt. Utfordringen med å utvikle bedre interne kommunikasjonsrutiner ved UM 5

6 Nyrenovert Sørfløy i Muséplass 3, avklaring av verneområdene og oppfølging av HMS ansvar Oppfølging av HMS rapporten fra 2014 med fokus på planlegging av vernerunde/ medarbeidersamtaler inkludert sjekklister og standardisering samt mer systematiske og profesjonelle medarbeidersamtaler ved alle enheter. Merknader til HMS rapporter fra enhetene HVO vil trekke fram noen momenter fra enkeltrapportene som viser både positiv utvikling, men også peke på viktige behov for forbedring. Positivt: - Innføring av nytt elektronisk avvikssystem i november har skjerpet fokus og gjort det letter å registrere avvik. Fra innføring av nytt system har antallet meldinger økt fra flere av enhetene. - Det er gjennomgående at enhetene rapporterer om bedre struktur på HMS arbeidet i form av oversikter, mål og handlingsplaner. - Det er også positivt at alle enheter rapporterer om at de kartlagt det fysiske arbeidsmiljøet. Behov for forbedring: - Ikke alle enheter har vært gode nok på å tilby og gjennomført medarbeidersamtaler. Dette gjelder Arboretet og de botaniske hagene, samt Avdeling for naturhistorie. En systematisert og profesjonell medarbeidersamtale er et viktig lederverktøy i arbeidet med å skape både et godt og trygt faglig arbeidsmiljø. - Mange ansatte ved Arboretet og de botaniske hagene har et risikofylt arbeidsmiljø. Rapporten peker på at det er nødvendig med bedre oversikter over delegerte HMS oppgave og risikovurderinger av ulykker og brann særlig ved denne enheten. - Håkon Sheteligsplass 10 er et bygg som i dag ikke tilfredsstiller forsvarlig standard til å være et bygg for magasin, utstilling, verksteder og kontorplasser. Ved avdeling for kulturhistorie rapporteres det om et stort behov for bedre risikovurderinger, beredskapsrutiner og økt HMS-kompetanse på slike situasjoner. - Administrasjon mangler bedre oversikter over delegerte HMS oppgaver. Formidlingsavdelingen har ikke skissert mulige forbedringsområder som er viktig for en systematisk utvikling av HMS-arbeidet. I hvilken grad gir rapportskjemaet et realistisk bilde av virksomheten i 2015? En del uklar spørsmål i rapportskjemaet gjør at man er usikker på om at rapporteringen gir ett fullstendig og korrekt bilde av HMS aktiviteten i Slik støtter HVO merknadene til noen av spørsmålsstillingene som de lokale enhetene skal besvare, og som er pekt på tidligere i denne rapporten. Noen spørsmål kunne blitt fulgt om med krav om å gi konkrete eksempler. Andre forutsetter at det er en klar felles forståelse av hva det faktisk spørres om, 6

7 noe det virker som om det ikke er. HVO bidrar gjerne med å gi tilbakemeldinger på spørsmålstillinger til neste års rapport. Kort oppsummering: Universitetsmuseet har fått på plass større deler av den systematiske tilrettelegging for medvirkning og samarbeid mellom linjeleder og verneombud, elektronisk avvikssystem, kartlagt psykososialt arbeidsmiljø og satt i gang prosessene gjennom ARK. Det er imidlertid ett stykke igjen for å tilfredsstille de krav som stilles innen HMS-arbeidet og som museet har satt seg som mål. Universitetsmuseet manglet i 2015 blant annet at alle enheter hadde avholdt medarbeidersamtaler, har en tilfredsstillende skriftlig oversikt over delegerte HMS-oppgaver og at det ble avholdt risikovurderinger. Når det gjelder medarbeidersamtaler er målet både tilbud og gjennomføring for alle ansatte. Samtale er et viktig utviklingsverktøy for den ansatte, og et viktig lederverktøy for arbeidsgiver. Det er behov for kontinuerlig risikovurdering og oppfølging av risikofylte arbeidsprosesser og miljø samt kartlegging av vår påvirkning på det ytre miljø med mulighet til å bidra til et grønnere miljø ved UiB. I tillegg må museet skape økt bevissthet vedrørende systematisk HMS-arbeid og integrering i daglig virke ved å heve kompetanse som vil føre til handling. Museet mangler også lokale beredskapsplaner og overordnet revidert beredskapsplan. Årsrapporten er diskutert med Hovedverneombudet (HVO) for Universitetsmuseet. Den drøftes i Informasjons- og drøftingsutvalget (IDU) 14.mars 2016 og legges frem for og skal godkjennes av styret for Universitetsmuseet i møte 16.mars Bergen, For direktør Henrik von Achen, UM Kristin Miskov Administrasjonssjef, UM Vedlegg 7