Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Nina Kristine Andersen

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Gabo, Alta Møtedato: Tidspunkt: 09: Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Nina Kristine Andersen Trond Nylund Arvid Inge Paulsen Leder Gerd Sissel Furumo Ansatt representant Anne Mari Rødde Harper Randi Sælebakke Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ella Koren Erland Loso Britt Elin Steinveg Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Odd Arne Paulsen Britt Elin Steinveg Øistein Hanssen Erland Loso Fra administrasjonen møtte: Navn Benedicte Andersen Sissel Tjosaas Stilling Utvalgssekretær Sekretariat Merknader møte avholdt i Alta i forbindelse med seminar. Tema for seminaret var fusjon og erfaringer fra fusjon. I tillegg møtte Rune Waaler, HVO for Finnmarksfakultetet på sak 12/15. Johnny Tokle, vara hovedverneombud, Høgskolen i Narvik. Til stede på møtet som følge av deltakelse på etterfølgende seminar Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. 9/15 10/15 11/15 12/15 13/15 14/15 15/15 16/15 17/15 18/15 Utfordringer med fler-campus situasjonen - lyd/bilde møter 2015/2136 Utfordringer med fler-campus situasjonen - arbeidsmiljø 2015/2138 HMS tiltak vedrørende støyproblemer ved Institutt for samfunnsmedisin ISM 2014/203 Fuktskade i bygg, campus Alta 2015/1833 Oppnevning av leder og nestleder for Arbeidsmiljøutvalget høst 2015 og vår /5829 Handlingsplan høst 2015 og /5829 HOVEDVERNEOMBUDKONFERANSE I TROMSØ 2016 søknad om garanti/tilskudd kr /2139 Avviksmeldinger /304 Arbeidstidsordning i forbindelse med skiftvaktarbeid ved EISCATS anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard 2014/4397 Sykefravær 1. kvartal /5100 Orienteringssaker OS 3/15 Orientering til om tiltak for ARK-UiT 2014/ /2672 RS 10/15 Referatsaker Årsrapport 2014 fra sikkerhetsrådgiver - Transport av farlig gods ADR 2009/852 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 2

3 9/15 Utfordringer med fler-campus situasjonen - lyd/bilde møter 2015/2136 Gerd Furumo la frem saken. diskuterte saken. UiT har en gruppe som heter RÅGER som har ansvar for innredning og utrustning av it-rom. De har eget budsjett og skal bruke penger på oppgradering av eksisterende rom. UiT har også et AV-team som bør være involvert i prosessen. 18.mai skal det være en budsjettkonferanse hvor man diskuterer prioriteringer for Saken fra bør tas opp der. Det ble også diskutert mangel på klasserom med lyd/bilde, og muligheten for å bruke klasserom til intern overføring av kurs. Det var enighet at det bør gjennomføres en kartlegging av disponible rom (både videorom og Lyncrom), at disse bør ha et felles brukergrensesnitt. Det er pr i dag ulik standard på video-/lyncrom, og det bør være en minste felles standard i forhold til kvalitet på lyd/bilde i forhold til hva som er optimalt, og det bør ses på møbleringen av rommene slik at man kan se fjeset på alle møtedeltakerne på møtet. Det bør også ses på å etablere et «sted» hvor man kan få informasjon om «nedetid» på videorom. Det er også viktig at IT og BEA samarbeider om nybygg med tanke på videorom. At sender saken til IT for videre oppfølging, og oppfordrer til at RÅGER iverksetter tiltak for å løse utfordringene med eksiterende video-/lyncrom, og samarbeider med AV-teamet. oppfordrer også IT til å samarbeide med BEA om nybygg og video-/lyncrom. 10/15 Utfordringer med fler-campus situasjonen - arbeidsmiljø 2015/2138 En viktig forutsetningene for å få HMS i hele organisasjonen til å fungere er at hovedverneombudene/verneombudene blir involvert og får delta der det er arbeidsmiljøendringer i forbindelse med fusjoner og organisasjonsendringer. mener det er viktig at erfaringer fra Høgskolen i Finnmark tas med videre i arbeidet med fremtidige fusjoner, spesielt erfaringene som er gjort i forhold til arbeidsmiljø-utfordringer og vernetjenesteorganiseringen. 11/15 HMS tiltak vedrørende støyproblemer ved Institutt for samfunnsmedisin ISM 2014/203 Jamfør «Byggteknisk forskrift med veiledning (TEK10), 12-1 Krav om universell utforming av byggverk skal «Byggverk for publikum og arbeidsbygning skal være universelt utformet slik det følger av bestemmelser i forskriften, med mindre byggverket eller del av byggverket etter sin funksjon er uegnet for personer med funksjonsnedsettelse.» Jamfør veiledningen til forskriften er det slik at «Støy kompliserer oppfattelse av lydsignaler. De viktigste virkemidlene for å bedre lydforhold er romutforming, akustikk, redusert bakgrunnsstøy og lyd- og taleoverføringsutstyr». Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 3

4 ber om at Fakultetsledelsen følger saken opp med BEA og at koordinerende HVO Gerd S. Furumo gis tilbakemelding på tidsperspektiv for å løse støyproblemene på plan 10 i MH-bygget som brukes til daglige lunsjer og en del møter ved Institutt for samfunnsmedisin (ISM). Det er viktig at også pause/møterommet på plan 10 i MH-bygget er universelt utformet i henhold til krav i lov og forskrift. 12/15 Fuktskade i bygg, campus Alta 2015/1833 Arbeidsmiljøutvalget gjennomgikk dokumentasjon av fuktskade i Paviljongen, campus Alta. diskuterte omkring viktigheten av at det undersøkes om vannlekkasjen har ført til muggsoppvekst, da det finnes farlige typer. Det var diskusjon rundt hvordan saken skulle håndteres, og om det burde foretas en undersøkelse av eksternt firma av hvorvidt det var oppstått muggsoppvekst. ber om at BEA følger opp saken. 13/15 Oppnevning av leder og nestleder for Arbeidsmiljøutvalget høst 2015 og vår /5829 Det ble ikke oppnevnt nestleder i møtet, så dette må følges opp ved neste møte. Studie- og forskningssjef Anne Mari Harper oppnevnes som leder av arbeidsmiljøutvalget for perioden høsten 2015 til våren s arbeidsutvalg gis fullmakt til å oppnevne nestleder. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 4

5 14/15 Handlingsplan høst 2015 og /5829 godkjenner den framlagte handlingsplan for høst 2015/2016 med følgende tillegg og endringer: Tiltak Beskrivelse Når Gjennomgang av fakultetenes, TMUs og UBs HMS-prioriteringer for Etterlevelse av UiTs retningslinjer og lokale rutiner for alt risikofylt arbeid samt føring av register over eksponerte. HMS-opplæring Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen ARK Arbeidsmiljødag Arbeidsmiljøutvalget ba i møte den om å få om kopi av fakultetenes, TMUs og UBs styrebehandling av årsrapporten for 2014 og prioriteringene for Årsrapportering HMS 2014 viste at flere enheter ikke fulgte retningslinjer/ikke hadde utarbeidet retningslinjer for risikofylt arbeid som kan medføre særlig fare for liv og helse. Fakulteter og enheter må også i 2015 ha sterkt fokus på eksponeringsvurderinger, vedlikehold av stoffkartotek, sikker utførelse av arbeid og føring av register over eksponerte. Universitetsdirektøren har i forbindelse med årsrapportering om bruk av stråling for 2014 bedt enhetsledere om å gjennomføre registreringen innen utgangen av mars Enheter som ikke overholder fristen kan miste retten til å håndtere ioniserende stråling. På bakgrunn av årsrapporter for HMS og forestående fusjonsprosesser må iverksetting, gjennomføring og dokumentasjon av modulbasert HMSopplæring fortsatt ha høy prioritet i. Det vises til tidligere behandlinger i, sist møte den Tiltak utarbeidet på bakgrunn av undersøkelser skal nå implementeres. Det foreslås at følger opp dette arbeidet ved rapport i slutten av dette år, og ved en sluttrapport andre halvår Arbeidsmiljødagen arrangeres årlig ved UiT. I år vil dagen arrangeres i hhv Alta og Tromsø. Det forberedes sak til første møte høsten 2015 med vurdering av ulike muligheter for gjennomføringen av Høst 2015 Høst 2015 Hele perioden Andre halvår 2015 Andre halvår 2016 November 2015 November 2016 Første møte høsten 2015 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 5

6 Sykefravær Plan for miljøledelse Vernetjeneste, BHT og arbeidsmiljødagen kommende år. For kommende år anbefales at det faglige programmet arrangeres i Tromsø med overføring til øvrige campus. Det er viktig at er synlig på denne dagen. følger regelmessig med på institusjonens sykefravær. Administrasjonen skal i samarbeid med BHT og NAV undersøker arbeidsmiljøutfordringer for stipendiatene som gruppe, og vurderer tiltak for å redusere langtidsfravær. Implementere handlingsplan for miljøledelse. Synliggjøre UiTs miljøledelse gjennom nettsider. tar opp til vurdering hvordan organiseringen av vernetjeneste, BHT og skal være i den nye organisasjonen (med tanke på gjennomført fusjon med Høgskolen i Finnmark og planlagt fusjon med Harstad og Narvik). Kontinuerlig 2015 og 2016 Høsten /15 HOVEDVERNEOMBUDKONFERANSE I TROMSØ 2016 søknad om garanti/tilskudd kr /2139 mener at Hovedverneombudskonferansen i Tromsø 2016 er et godt tiltak, og støtter at vernetjenesten fremmer en søknad om støtte til universitetsdirektøren. 16/15 Avviksmeldinger /304 Saken ble ikke behandlet i. Saken sendes tilbake til saksbehandler for å lage ny oversikt over avviksmeldinger i en tabell som er leselig, med tilhørende vurderinger og kommentarer/anbefalinger i forhold til disse, før saken tas opp på nytt i høsten Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 6

7 17/15 Arbeidstidsordning i forbindelse med skiftvaktarbeid ved EISCATS anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard 2014/4397 Arbeidsmiljøutvalget slutter seg til at UiT Norges arktiske universitet fremmer søknad til sentrale parter, Kommunal- og moderniseringsdepartementet og hovedsammenslutningene, om å godkjenne fravik av arbeidstidsbestemmelsene, jf. Arbeidsmiljølovens (4) i forbindelse med skiftvaktarbeid ved Eiscats anlegg på Ramfjordmoen og Svalbard. Søknaden gjelder avtale om gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstiden, med en utvidet ramme til inntil 12 timer per dag ved Eiscats anlegg ved Ramfjordmoen og til inntil 14 timer per dag ved Eiscats anlegg ved Svalbard. 18/15 Sykefravær 1. kvartal /5100 Arbeidsmiljøutvalget tar rapporten om sykefraværet til orientering og ber om at administrasjonen følger opp tjenesteleverandør av PAGAweb Bluegarden i forhold til å få sykefraværstall på stillingskategori. Orienteringssaker OS 3/15 Orientering til om tiltak for ARK-UiT 2014 / /2672 ønsket å gjøre orienteringssak OS-3/15 om ARK-tiltakene til en vedtakssak: «På bakgrunn av orienteringen ønsker å gå inn for at ARK gjennomføres hvert 3. år med helhetlig gjennomgang ved hele institusjonen» Referatsaker RS 10/15 Årsrapport 2014 fra sikkerhetsrådgiver - Transport av farlig gods ADR 2009/85 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 7