SAK M 22/15. Godkjenning av HMS-system ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet

Transkript

1 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2015/3711 IBA004 Dato: Sak M 22/15 SAK M 22/15 Til: Museumsstyret Møtedato: 1. september 2015 Godkjenning av HMS-system ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet Bakgrunn Arbeidsmiljøloven slår fast at alle virksomheter skal utføre systematisk og vedvarende arbeid for å ivareta helse, miljø og sikkerhet (HMS). Universitetsdirektøren har bedt alle fakulteter og enheter om å etablere klare og tydelige strukturer på feltet. Derfor legges nå fram dokumentet Aktører og deres ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet ved Tromsø Museum Universitetsmuseet samt tilhørende Årshjul for HMS-arbeidet ved Tromsø Museum Universitetsmuseet til godkjenning i museumsstyret. Aktører og deres ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet Dokumentet beskriver i detalj hvilke oppgaver og ansvar som ligger på ledere på ulike nivå i TMUs struktur. HMS-strukturen tydeliggjøres, oppgaver delegeres, og ansvar bevisstgjøres på hvert nivå. Innledningsvis beskriver dokumentet organisasjonsprinsippene som benyttes ved UiT; nærhets-, likhets-, ansvars-, og samordningsprinsippet. Dette skal være med på å klargjøre på hvilket nivå HMS-arbeidet skal utføres, slik at man unngår at oppgaver skyves rundt i organisasjonen. Vedlagt dette dokumentet finnes et notat for risikohåndtering for ledere, et for risikohåndtering for ansatte samt en sjekkliste ved ulike typer risikofylt arbeid. I notatene deler vi opp håndteringen av risiko i forhold til eksperimentelle- og ikke-eksperimentelle fag. Til den ikke-eksperimentelle arbeidsvirksomheten regnes stort sett alle fag som ikke gjør bruk av laboratorier, fartøyer, verksteder, krevende reiser/feltarbeid osv, i sitt virke, som for eksempel samfunnsfag, humaniora og administrasjon. Denne delingen ser vi på som hensiktsmessig, da vi kan overføre dette til feltarbeid som utføres ved TMU. Det er å forvente at man oftere finner høyere risiko innenfor de eksperimentelle fagene/feltarbeidene, enn det man gjør innenfor de ikke-eksperimentelle fagene/feltarbeidene. Derfor må eksperimentelle feltarbeid risikovurderes nøye hver gang, mens ved ikke-eksperimentelt arbeid kan det gjennomføres én overordnet risikovurdering, samt å utarbeid enkle rutiner for å minske eventuell risiko. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Årshjul for HMS-arbeidet Årshjulet systematiserer HMS-arbeidet i en årlig syklus, slik at arbeidet blir en del av den daglige virksomheten ved TMU. Tanken er å holde regelmessige korte møter, der oppgaver innen HMSarbeidet gjennomgås, behandles og effektueres. Det er også utarbeidet en agenda for møtene i årshjulet. Dette for at møtene skal være så effektive og oversiktlige som mulig. Høring blant ulike ledernivå ved TMU Dokumentene ble sendt ut til lederne på alle nivå, samt verneombudene ved TMU, for kommentarer. Ingen kommentarer ble mottatt. Samarbeidsprosjekt TMUs HMS-rådgiver, Jan Henriksen, har i lengre tid samarbeidet med Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) ved HMS-rådgiver Karin Lia og personalsjef Anne Høydal om dokumentene. BFE-faks styre vedtok deres versjon av saken i møte 28. mai Samarbeidet har vært meget givende for alle parter, og TMU ønsker med dette å takke for samarbeidet. Vi ønsker i tillegg at videre samarbeid innen HMS-feltet muliggjøres. Forslag til vedtak: Museumsstyret godkjenner HMS-systemet som et tre-årlig prøveprosjekt, med årlige evalueringer. Marit Anne Hauan museumsdirektør Inger Kaisa Bækø konstituert kontorsjef Vedlegg: 1. Aktører og deres ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet ved Tromsø Museum Universitetsmuseet 2. Årshjul for HMS-arbeidet ved Tromsø Museum Universitetsmuseet UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Vedlegg 1 til sak M 22/15 Aktører og deres ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet Innhold 1 Overordna prinsipper for organisering av HMS-arbeidet ved TMU Ansvar og delegering av HMS-oppgaver i linja ved TMU Museumsstyret Museumsdirektør Kontorsjef HMS-rådgiver Teamleder Seksjonsleder Mellomleder under seksjons- eller teamleder Arbeidstakere Studenter Ressurser Hovedverneombud (HVO) Verneombud (VO) Tillitsvalgte Bedriftshelsetjenesten (BHT) Tilsynsmyndigheter Referanser Vedlegg side 1 av 15

4 1 Overordna prinsipper for organisering av HMS-arbeidet ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet i : Det daglige og operative helse, miljø og sikkerhetsarbeidet (HMS) ved Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU) skal løses i tråd med nærhets-, likhets-, ansvars- og samordningsprinsippene: Anvendelsen av nærhetsprinsippet innebærer at HMS-oppgavene ved TMU fortrinnsvis skal løses på lavest mulig nivå i organisasjonen. Anvendelsen av likhetsprinsippet innebærer at TMU ikke etablerer noen særorganisasjon for HMS. HMS-oppgavene skal fortrinnsvis løses i linja, i den organisasjon man har til daglig. Anvendelsen av ansvarsprinsippet innebærer at de ledere, institutter og enheter ved TMU som har fått delegert HMS-oppgaver og nødvendige beredskapsforberedelser, fortrinnsvis har ansvar for å håndtere ekstraordinære hendelser som oppstår. Anvendelsen av samordningsprinsippet innebærer at enheter, ledere og ansatte har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører ved TMU, i arbeidet med forebygging, HMS-virksomhet og beredskap. Viser det seg eksempelvis vanskelig å løse noen oppgaver i linja, samvirker man ved å innhente støtte, hjelp eller rådgiving fra side- eller overordna nivå. 2 Ansvar og delegering av HMS-oppgaver i linja ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet I arbeidet med å oppnå best mulig resultater innenfor HMS, har ledere på alle nivåer ved TMU et ansvar som er reglements- og lovfestet. Det overordnede ansvaret (toppledelsen har) for HMS-arbeidet kan ikke overføres til andre. Etter nærhets- og likhetsprinsippet vil oppgaver bli delegert til ledere på seksjons- og teamnivå, hvor oppgavene fortrinnsvis skal løses. Arbeidsgiver har plikt til å tilrettelegge for medvirkning. For at det ikke skal herske tvil om hvor i organisasjonen HMS-oppgavene skal løses, er ledelsens ansvar og delegering av spesifikke arbeidsoppgaver på de ulike nivåene ved TMU, ytterligere klargjort i de følgende delene av dette dokumentet. Alle ledere som i kraft av sin funksjon har fått delegert oppgaver i dette dokumentet, skal kunne dokumentere at de har gjennomført nødvendig opplæring. Ledere skal være i stand til å føre kontroll med at arbeid man har ansvar for blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte, jf. Arbeidsmiljøloven, 3-2(1b). (Dette kravet gjelder ikke Museumsstyret). 2.1 Museumsstyret Museumsstyret skal, i tråd med myndighetskrav, instruks for styringsorganene ved UiT Norges arktiske universitet (UiT), UiTs strategiske prioriteringer og overordnede mål for HMS, UiTs retningslinjer for HMS-arbeidet og lokale utfordringer: Vedta strategier og årsplaner med angivelse av TMUs mål for HMS. Sørge for at nødvendige midler blir stilt til disposisjon. Foreta årlig gjennomgang av HMS-arbeidet (internkontroll) og behandle HMS-status ved TMU. side 2 av 15

5 Museumsstyret ledes av ekstern styreleder. 2.2 Museumsdirektør Museumsdirektøren har det overordnede ansvar for TMUs virksomhet, og utøver sin myndighet etter delegering fra henholdsvis universitetsstyret, rektor, universitetsdirektør og museumsstyret. Dette gjelder også på HMS-området. Gjennom overordnet personalledelse skal museumsdirektør påse at både myndighetenes krav, og UiTs og TMUs mål for HMS-feltet nås. Museumsdirektøren skal også påse at TMU har etablert, og følger opp systemer for internkontroll. Rapportering skal skje i linjen, henholdsvis fra museumsdirektør via museumsstyret, til universitetsdirektør og rektor. Museumsdirektør skal påse at arbeids- og læringsmiljøet ved TMU til enhver tid er fullt ut forsvarlig, ut fra en vurdering av hensynet til helse, miljø og sikkerhet. Operativ utførelse og ledelse av HMS-arbeidet på de ulike enhetene under TMU kan delegeres fra museumsdirektør til respektive seksjons- og teamledere. Dette dokumentet klargjør oppgaver og myndighet som er delegert. Museumsdirektøren skal godkjenne risikoanalyser seksjons- og teamledere gjør for egen person. 2.3 Kontorsjef Kontorsjefen inngår i museumsdirektørens ledergruppe og rapporterer til museumsdirektøren. Kontorsjefen skal lede, koordinere, utvikle og følge opp TMUs HMS-arbeid. Det gjør kontorsjefen på delegering fra museumsdirektøren. Kontorsjefen er museumsdirektøren sin stedfortreder i alt daglig HMS-arbeid ved TMU. Har museumsdirektøren fravær, trer kontorsjefen inn i museumsdirektørens alle oppgaver og roller. Gjennom overordnet personalledelse skal kontorsjefen påse at både myndighetenes krav, og UiTs og TMUs mål for HMS-arbeidet, nås. Kontorsjefen skal til enhver tid vurdere om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet som utføres medfører at arbeidsmiljøet er fullt ut forsvarlig ved TMU. Kontorsjefen skal også organisere en hensiktsmessig beredskap for å håndtere eventuelle kritiske og uønska hendelser ved TMU. Kontorsjefen skal påse at: HMS-arbeidet ved TMU løses etter nærhets-, likhets- ansvars- og samordningsprinsippet. side 3 av 15

6 Gode HMS- og internkontrollsystemer etableres og vedlikeholdes. Det blir utført en årlig gjennomgang og analyse av HMS-arbeidet. På basis av analysen skal det utarbeides en årlig status og en årsplan for HMS-arbeidet ved TMU. o Årsplanen skal inneholde tiltak som bidrar til at TMU og universitetet når overordnede mål. o Resultatene fra årlige HMS-kartlegginger, og relevante risikovurderinger gjennomført ved TMUs enheter, brukes for å utarbeide målsettinger for TMUs HMS-årsplan. Museumsledelsen har god oversikt over risikobildet TMU operer i. o Tokt, feltarbeid og alenearbeid, i hvert enkelt tilfelle, er risikovurdert, forankret og godkjent hos nærmeste leder med personalansvar. o At risikoer som er særegne for seksjoner, underenheter, prosjekter og team identifiseres, og at det etableres rutiner for håndtering av risikoene på det nivået risikoen er identifisert. Tiltak for å redusere potensielt eskalerende og/eller uakseptabel risiko skal dokumenteres. o TMU har rutiner, som sikrer at det gjennomføres lokal opplæring før oppstart av risikofylt arbeid ved TMUs seksjoner og enheter. o TMU har kontroll på oppbevaring, bruk og deponering av farlige kjemikalier og substanser. o Ledere som har ansatte som, i hht risikovurdering, eksponeres for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, og/eller bly og blyforbindelser, årvisst rapporterer hvem som eksponeres, og når. TMU har utarbeidet en tydelig, lokal beredskapsplan, dimensjonert for å håndtere uønskede hendelser som kan ramme TMU. UiTs til enhver tid gjeldende regler og rutiner på HMS-feltet implementeres ved TMU. For eksempel: o «Veiledende rutine for ledere ved mottak av nytilsatte». o «Retningslinje og rutine for oppfølging av sykemeldt». o «Retningslinje for varsling». TMUs publikumsenheter har gode rutiner for å håndtere risikoer som brann, ran, illebefinnende, etc. At det gjennomføres minst to årlige beredskapsøvelser i regi av lokal beredskapsgruppe. Roller og ansvar for HMS-arbeidet ved TMU er tydelig avklart. Utenlandsreiser er forankret og forhåndsgodkjent hos nærmeste leder med personalansvar. Kontorsjefen skal: Lede ett årlig møte med seksjons- og teamledere ved TMU, der HMS er eneste tema. Gjennomføre ett årlig møte med TMUs tillitsvalgte og hovedverneombud (HVO), hvor IA og HMS i året som gikk, er eneste tema. Lede to årlige HMS-møter med alle TMUs verneombud, hovedverneombud, i tillegg til HMSrådgiver. Referat fra møtene legges frem for museumsdirektøren. Årlig legge frem evaluering av gjeldende årsplan på HMS-området for museumsdirektøren. Årlig legge frem forslag til ny årsplan på HMS-området for TMU for museumsdirektøren side 4 av 15

7 Bidra til at museumsdirektøren og administrasjonen ved TMU har god oversikt over risikobildet museet operer i. Føre løpende vurdering med HMS-aspekter i alle arbeidsprosessene administrasjonen utfører. Det er vesentlig å fokusere på om følgende faktorer påvirker arbeidsprosessene i negativ retning: o Risiko o Ergonomisk utforming av arbeidsmiljøet. o Organisering av arbeidet herunder alenearbeid. o Psykososialt arbeidsmiljø. Utarbeide en dokumenterbar oversikt som viser at administrasjonen har besørget opplæring for følgene personer og funksjoner ansatt i fakultetsadministrasjonen: o Seksjonsledere som har personalansvar. o Verneombud (VO). o Ansatte som har fått delegert oppgaver i HMS, hvor opplæring er påkrevd. Legge til rette for medvirkning fra de ansatte. Tilby og avvikle medarbeidersamtaler. 2.4 HMS-rådgiver HMS-rådgiver inngår i museumsdirektørens og kontorsjefens stab. HMS-rådgiveren skal gi råd og veiledning til TMUs ledelse, og til TMUs enheter i HMS-spørsmål. HMS-rådgiver skal påse at spesifikke oppgaver løses, og selv løse spesifikke oppgaver: På delegering fra museumsdirektøren skal HMS-rådgiver påse at: HMS-arbeidet ved TMU løses etter nærhets-, likhets- ansvars- og samordningsprinsippet. Gode HMS- og internkontrollsystemer etableres og vedlikeholdes på TMUs enheter. Resultatene fra årlige HMS-kartlegginger, og relevante risikovurderinger gjennomført ved TMUs enheter, brukes for å utarbeide HMS-målsettinger både for enhetene og museet. Enhetene ved TMU utfører risikoanalyser i hht gjeldende lovverk og regler. Det etableres rutiner som gjør at TMU har kontroll på oppbevaring, bruk og deponering av farlige kjemikalier og substanser. Det etableres rutiner som gjør at stoffkartoteket er tilgjengelig og blir oppdatert jevnlig både i papir- og elektronisk form. TMU har oversikt over avvik, ulykker og nestenulykker. TMUs enheter har rutiner som sikrer at det gjennomføres lokal opplæring før oppstart av risikofylt arbeid. HMS-rådgiver skal: Gjennomføre en årlig kartlegging av HMS-arbeidet ved TMU. Analysere og gjennomgå resultatene av HMS-kartleggingen. Utarbeide forslag til årlig revisjon av HMS-årsplan, på basis av kartleggingen. Planen skal inneholde tiltak som bidrar til at TMU og universitetet når overordnede mål. side 5 av 15

8 Bidra til at roller og ansvar for HMS-arbeidet ved TMU er tydelig avklart. Bedrive rådgiving og veiledning ovenfor enhetene på TMU mht å utføre risikoanalyser og systematisk HMS-arbeid. Bidra til at museumsledelsen har god oversikt over risikobildet TMU operer i. Gi råd til TMUs ledelse og enheter, slik at gode HMS- og internkontrollsystemer etableres og vedlikeholdes. Utarbeide en tydelig, lokal beredskapsplan, dimensjonert for å håndtere uønskede hendelser som kan ramme TMU. o Administrere minimum to årlige beredskapsøvelser med lokal beredskapsgruppe. Jevnlig gjennomgå og forbedre TMUs sjekklister for alenearbeid, reiser til utlandet, feltarbeid, tokt, og sparing og miljøtiltak. 2.5 Teamleder Teamleder har ansvar for HMS-arbeidet innenfor eget ansvarsområde. Dette inkluderer også virksomheten evt mellom- og prosjektledere under teamleder driver. Teamleder skal, i tråd med myndighetskrav, instrukser for ledere ved UiT, og UiTs strategiske målsettinger planlegge og gjennomføre tiltak som sørger for et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø i enheten han/hun leder, mht. HMS. Teamleder har personalansvar for alle ansatte i teamet. På delegering fra museumsdirektøren skal teamleder påse at: HMS-arbeidet i teamet løses etter nærhets-, likhets-, ansvars- og samordningsprinsippet. Resultatene fra årlige HMS-kartlegginger og relevante risikovurderinger brukes for å utarbeide HMS-målsettinger for teamet. Både museumsledelsen og ansatte ved teamet har god oversikt over risikobildet teamet opererer i. TMUs årvisse revidering av egen HMS-årsplan implementeres i temaet. Utenlandsreiser, alenearbeid og eventuelle tokt og feltarbeid, i hvert enkelt tilfelle, er forankret og godkjent hos nærmeste leder med personalansvar. At risikoer som er særegne for teamet er kjent, og at det deretter etableres og vedlikeholdes rutiner for håndtering av risikoene. Dette kan dreie seg om risikoer som brann, ran, illebefinnende, oa. o Tiltak for å redusere potensielt eskalerende og/eller uakseptabel risiko skal dokumenteres. De ansatte i teamet aktivt anvender TMUs sjekklister: o Før det skal utføres alenearbeid. o Før det skal foretas reiser til utlandet. o Før tokt (for team hvor tokt er aktuelt). o Før feltarbeid (for team hvor feltarbeid er aktuelt). o For å optimalisere muligheten til miljøtiltak og sparing. side 6 av 15

9 HMS-aspekter i alle arbeidsprosessene ved teamet blir vurdert: Hvordan utforming av arbeidsplasser, innkjøp osv. ikke bare påvirker selve arbeidet, men også helse og sikkerhet for den/de som utfører arbeidsprosessene. Kontor- og lab. arbeidsplasser for ansatte er tilpasset på en ergonomisk hensiktsmessig måte. Teamet har kontroll på eventuell oppbevaring, bruk og deponering av farlige kjemikalier og substanser. Teamleder skal: Etablere og vedlikeholde gode HMS- og internkontrollsystemer i teamet. Levere forslag til tiltak for årlig revisjon av TMUs HMS-årsplan når administrasjonen ber om det. Ha god oversikt over lover og regler som gjelder på HMS-feltet. Føre løpende vurdering med HMS-aspekter i alle arbeidsprosessene teamet utfører. Det er vesentlig å fokusere på om følgende faktorer påvirker arbeidsprosessene i negativ retning: o Risiko o Ergonomisk utforming av arbeidsmiljøet. o Organisering av arbeidet herunder alenearbeid. o Psykososialt arbeidsmiljø. Ha god kjennskap til UiTs sentrale beredskapsplan, og TMUs (lokale) beredskapsplan. Orientere seg om, og implementere, UiTs til enhver tid gjeldende regler og rutiner på HMS-feltet i teamet. Eksempelvis: o «Veiledende rutine for ledere ved mottak av nytilsatte». o «Retningslinje for varsling». Sørge for at teamet gjennomfører risikovurdering av teamets aktivitet. I team det er aktuelt, kontrollere at UiTs rutiner for håndtering av risikofylt arbeid etterleves. Bl.a at: o Alt risikofylt arbeid og alenearbeid i hvert enkelt tilfelle og i god tid før oppstart av arbeidet, er risikovurdert, forankret og godkjent av nærmeste leder med personalansvar. o Nærmeste leder bistår egne ansatte i risikovurdering, når det er påkrevd. o Den/de arbeidstaker/e som skal utføre arbeidet, etter nærhetsprinsippet, får en viktig rolle i risikovurderingen. o Etablere rutiner, som sikrer at det gjennomføres lokal opplæring før oppstart av risikofylt arbeid i teamet. o All risikovurdering dokumenteres og oversendes administrasjonen i hht etablerte rutiner for lagring. o Årvisst ved forespørsel fra administrasjonen rapporterer ansatte som, i hht risikovurdering, eksponeres for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, og/eller bly og blyforbindelser. o Etterse at teamet både har rutiner for og kontroll på oppbevaring, bruk og deponering av farlige kjemikalier og substanser. Der det er behov, etablere rutiner som gjør at stoffkartoteket er tilgjengelig og blir oppdatert jevnlig både i papir- og elektronisk form i relevante laboratorier og verksteder teamet evt anvender. side 7 av 15

10 Etablere rutiner for å melde fra om avvik, nestenulykker og ulykker ved teamet til administrasjonen: o Herunder trakassering, diskriminering, vold, trusler, etc. o Varsle i hht «Retningslinje for varsling». o Dokumentere hvordan avvik er håndtert. Foreta årlig gjennomgang av HMS-arbeidet (internkontroll), og behandle HMS-status for teamet. Gjennomgå og drøfte den årvisse analysen TMUs HMS-rådgiver utarbeider med teamet ansatte, og eventuelt kontorsjef. Sørge for at egne ansatte og museumsadministrasjonen har god oversikt over risikobildet teamet operer i. Vurdere og forhåndsgodkjenne alle tjenestereiser til utlandet i hht UiT og TMUs rutiner. Legge til rette for medvirkning fra de ansatte. Tilby og avvikle medarbeidersamtaler. Delta på ett årlig møte med museumsdirektør og øvrige seksjonsledere ved TMU, der IA og HMS er eneste tema. 2.6 Seksjonsleder Seksjonsleder har ansvar for HMS-arbeidet innenfor eget ansvarsområde. Dette inkluderer også virksomheten evt mellom- og prosjektledere underlagt seksjonen driver. Seksjonsleder skal, i tråd med myndighetskrav, instrukser for ledere ved UiT, UiTs strategiske målsettinger og enhetens årsplaner, planlegge og gjennomføre tiltak som sørger for et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø i enheten han/hun leder, mht HMS. Den faglige virksomheten foregår på seksjonene. Seksjonsleder har personalansvar for alle ansatte på seksjonen: det være seg vitenskapelig-, teknisk-, og administrativt ansatte. På delegering fra museumsdirektøren skal seksjonsleder påse at: HMS-arbeidet ved seksjonen løses etter nærhets-, likhets- ansvars- og samordningsprinsippet. Resultatene fra årlige HMS-kartlegginger og relevante risikovurderinger brukes for å utarbeide HMS-målsettinger for seksjonen. Både museumsledelsen, egne mellom- og prosjektledere, og ansatte ved seksjonen har god oversikt over risikobildet seksjonen opererer i. TMUs årvisse revidering av egen HMS-årsplan implementeres ved seksjonen. Ledere og ansatte ved seksjonen risikovurderer arbeidsprosessene de inngår i, i god tid før arbeidet starter opp. Dette innebærer at: o Risiko, problemer, trusler, farer i de enkelte delene av arbeidet skal vurderes, spesielt av de som skal utføre arbeidet. Vurderingen gjøres skriftlig og oversendes administrasjonen for arkivering. o Tiltak for å redusere potensielt eskalerende og/eller uakseptabel risiko dokumenteres også. De ansatte ved seksjonen aktivt anvender TMUs sjekklister: side 8 av 15

11 o Før det skal utføres alenearbeid. o Før det skal foretas reiser til utlandet. o Før feltarbeid. o Før tokt (på seksjoner hvor tokt utføres). o For å optimalisere muligheten til miljøtiltak og sparing. HMS-aspekter i alle arbeidsprosessene ved enheten blir vurdert: Hvordan utforming av arbeidsplasser, innkjøp osv. ikke bare påvirker selve arbeidet, men også helse og sikkerhet for den/de som utfører arbeidsprosessene. Kontor- og lab. arbeidsplasser for ansatte er tilpasset på en ergonomisk hensiktsmessig måte. Seksjonen har kontroll på eventuell oppbevaring, bruk og deponering av farlige kjemikalier og substanser. Seksjonen både følger UiTs sentrale- og TMUs lokal beredskapsplan, og i flukt med disse planene dimensjonerer egen beredskap på seksjonen, robust nok til å håndtere uønskede hendelser som kan ramme seksjonen. At seksjonen har dokumenterbar oversikt over at det er gjennomført opplæring for: o Ansatte som har fått delegert oppgaver i HMS, hvor opplæring er påkrevd. o Enhetens verneombud (VO). o Ansatte med eventuell personalansvar på enheten. Seksjonsleder skal: Etablere og vedlikeholde gode HMS- og internkontrollsystemer på seksjonen. Ha god oversikt over lover og regler som gjelder på HMS-feltet. Levere forslag til tiltak for årlig revisjon av TMUs HMS-årsplan når administrasjonen ber om det. Ha god kjennskap til UiTs sentrale beredskapsplan, og TMUs (lokale) beredskapsplan. Føre løpende vurdering med HMS-aspekter i alle arbeidsprosessene ved enheten. Det er vesentlig å fokusere på om følgende faktorer påvirker arbeidsprosessene i negativ retning: o Risiko o Ergonomisk utforming av arbeidsmiljøet. o Organisering av arbeidet herunder alenearbeid, og hvordan laboratorier (o.a.) planlegges, organiseres og utformes fysisk. o Psykososialt arbeidsmiljø. Foreta årlig gjennomgang av HMS-arbeidet (internkontroll), og gjøre opp HMS-status ved seksjonen. Etablere rutiner for å melde fra om avvik, nestenulykker og ulykker seksjonen til administrasjonen: o Herunder eventuell trakassering, diskriminering, vold, trusler, etc. o Varsle i hht «Retningslinje for varsling». o Iverksette tiltak for å motvirke og hindre avvik, nestenulykker og ulykker. Klargjøre og dokumentere eventuell delegering av oppgaver, ansvar og myndighet på HMSområdet ved egen enhet. Orientere seg om, og implementere, UiTs til enhver tid gjeldende regler og rutiner på HMS-feltet ved seksjonen. Eksempelvis: o «Veiledende rutine for ledere ved mottak av nytilsatte». side 9 av 15

12 o «Retningslinje for varsling». Kontrollere at UiTs rutiner for håndtering av risikofylt arbeid etterleves. Bl.a. at: o Tokt, feltarbeid og alenearbeid (o.a), i hvert enkelt tilfelle og i god tid før oppstart av arbeidet, er risikovurdert, forankret og godkjent av nærmeste leder med personalansvar. o All risikovurdering dokumenteres og oversendes administrasjonen i hht etablerte rutiner for lagring. o Nærmeste leder bistår egne ansatte i risikovurdering, når det er påkrevd. o Den/de arbeidstaker/e som skal utføre arbeidet, etter nærhetsprinsippet, får en viktig rolle i risikovurderingen. o Etablere rutiner, som sikrer at det gjennomføres lokal opplæring før oppstart av risikofylt arbeid i seksjonen, underenheter og prosjekter. Etterse at seksjonen, underenheter og prosjekter både har rutiner for og kontroll på kontroll på oppbevaring, bruk og deponering av farlige kjemikalier og substanser. o Årvisst ved forespørsel fra administrasjonen rapportere ansatte som, i hht risikovurdering, eksponeres for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, og/eller bly og blyforbindelser. o Det blir etablere rutiner som gjør at stoffkartoteket er tilgjengelig og blir oppdatert jevnlig både i papir- og elektronisk form i relevante laboratorier og verksteder ved seksjonen. Utarbeide dokumentasjon som viser at seksjonen har oversikt over lokal opplæring utført i egen seksjon. Vurdere og forhåndsgodkjenne alle tjenestereiser til utlandet i hht UiTs og TMUs rutiner. Tilby og avvikle medarbeidersamtaler for de ansatte seksjonsleder har personalansvar for. Legge til rette for medvirkning fra de ansatte. Delta på ett årlig møte med museumsdirektør, kontorsjef og HMS-rådgiver og ledere for øvrige team ved TMU, der HMS og IA er eneste tema. Lede ett årlig møte i egen seksjon, med mellomleder(e) og evt prosjektleder(e), VO, og evt kontorsjef, hvor den årvisse analysen TMUs HMS-rådgiver utarbeider gjennomgås og drøftes. Lede ett møte hvert semester med seksjonens verneombud (VO) og evt mellomleder(e) og prosjektleder(e), hvor HMS er eneste tema. Referat fra møtene legges frem for kontorsjef og HMS-rådgiver. 2.7 Mellomleder under seksjons- eller teamleder Mellomleder under seksjonsleder har ansvar for HMS-arbeidet innenfor eget ansvarsområde. Mellomleder under seksjonsleder skal, i tråd med myndighetskrav, instrukser for ledere ved UiT, UiTs strategiske målsettinger og enhetens årsplaner, planlegge og gjennomføre tiltak som sørger for et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø i underenheten han/hun leder, mht HMS. På delegering fra museumsdirektøren skal mellomleder under seksjonsleder påse at: HMS-arbeidet ved underenheten løses etter nærhets-, likhets- ansvars- og samordningsprinsippet. Resultatene fra årlige HMS-kartlegginger og relevante risikovurderinger brukes for å utarbeide HMS-målsettinger for underenheten side 10 av 15

13 Museumsledelsen og ansatte ved underenheten/i prosjektet har god oversikt over risikobildet man opererer i. Ledere og ansatte ved underenheten risikovurderer arbeidsprosessene de inngår i, i god tid før arbeidet starter opp. Dette innebærer at: o Risiko, problemer, trusler, farer i de enkelte delene av arbeidet skal vurderes, spesielt av de som skal utføre arbeidet. Vurderingen gjøres skriftlig og arkiveres. o Tiltak for å redusere potensielt eskalerende og/eller uakseptabel risiko dokumenteres også. De ansatte ved underenheten/prosjektet aktivt anvender TMUs sjekklister: o Før det skal utføres alenearbeid. o Før det skal foretas reiser til utlandet. o Før feltarbeid. o Før tokt (på underenheter/prosjekt hvor tokt utføres). o For å optimalisere muligheten til miljøtiltak og sparing. Tokt, feltarbeid og alenearbeid, i hvert enkelt tilfelle, er risikovurdert, forankret og godkjent hos nærmeste leder med personalansvar (seksjonsleder). Utenlandsreiser er forankret og forhåndsgodkjent hos nærmeste leder med personalansvar (seksjonsleder). At risikoer som er særegne for underenheten identifiseres, og at det deretter etableres rutiner for håndtering av risikoene: o Tiltak for å redusere potensielt eskalerende og/eller uakseptabel risiko skal dokumenteres og oversendes administrasjonen. HMS-aspekter i alle arbeidsprosessene ved underenheten/i prosjektet blir vurdert: Hvordan utforming av arbeidsplasser, innkjøp osv. ikke bare påvirker selve arbeidet, men også helse og sikkerhet for den/de som utfører arbeidsprosessene. Kontor- og lab. arbeidsplasser for ansatte er tilpasset på en ergonomisk hensiktsmessig måte. Underenheten har kontroll på eventuell oppbevaring, bruk og deponering av farlige kjemikalier og substanser. Underenheten både følger UiTs sentrale- og TMUs lokal beredskapsplan, og i flukt med disse planene dimensjonerer egen beredskap, robust nok til å håndtere uønska hendelser som kan ramme underenheten. At underenheten har dokumenterbar oversikt over at det er gjennomført opplæring for: o Ansatte som har fått delegert oppgaver i HMS, hvor opplæring er påkrevd. o Ansatte med eventuell personalansvar på underenheten. Mellomleder/prosjektleder under seksjonsleder skal: Etablere og vedlikeholde gode HMS- og internkontrollsystemer i underenheten/prosjektet. Levere innspill til tiltak for årlig revisjon av TMUs HMS-årsplan når seksjonsleder ber om det. Ha god kjennskap til UiTs sentrale beredskapsplan, og TMUs (lokale) beredskapsplan. Ha god oversikt over lover og regler som gjelder på HMS-feltet. Føre løpende vurdering med HMS-aspekter i alle arbeidsprosessene ved enheten/prosjektet. Det er vesentlig å fokusere på om følgende faktorer påvirker arbeidsprosessene i negativ retning: side 11 av 15

14 o Ergonomisk utforming av arbeidsmiljøet. o Organisering av arbeidet herunder alenearbeid, og hvordan laboratorier (o.a.) planlegges, organiseres og utformes fysisk. o Psykososialt arbeidsmiljø. Foreta årlig gjennomgang av HMS-arbeidet (internkontroll), og gjøre opp HMS-status ved underenheten. Dette innbefatter å: Etablere rutiner for å melde fra om avvik, nestenulykker og ulykker ved underenheten/i prosjektet til administrasjonen og seksjonsleder: o Herunder eventuell trakassering, diskriminering, vold, trusler, etc. o Følge opp varsling i hht «Retningslinje for varsling». o Iverksette tiltak for å motvirke og hindre avvik, nestenulykker og ulykker. Legge til rette for medvirkning fra de ansatte. Implementere UiTs til enhver tid gjeldende regler og rutiner på HMS-feltet ved underenheten. Eksempelvis: o «Veiledende rutine for ledere ved mottak av nytilsatte». o «Retningslinje for varsling». Der det er behov, kontrollere at UiTs rutiner for håndtering av risikofylt arbeid etterleves. Bl.a. at: o Tokt, feltarbeid og alenearbeid (o.a), i hvert enkelt tilfelle og i god tid før oppstart av arbeidet, er risikovurdert, forankret og godkjent av nærmeste leder med personalansvar. o All risikovurdering oversendes seksjonsleder for godkjenning. o Nærmeste leder bistår egne ansatte i risikovurdering, når det er påkrevd. o Den/de arbeidstaker/e som skal utføre arbeidet, etter nærhetsprinsippet, får en viktig rolle i risikovurderingen. o Etablere rutiner, som sikrer at det gjennomføres lokal opplæring før oppstart av risikofylt arbeid i seksjonen, underenheter og prosjekter. o Etterse at seksjonen, underenheter og prosjekter har kontroll på oppbevaring, bruk og deponering av farlige kjemikalier og substanser. o Årvisst ved forespørsel fra administrasjonen/seksjonsleder rapportere ansatte som, i hht risikovurdering, eksponeres for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, og/eller bly og blyforbindelser. o Det blir etablere rutiner som gjør at stoffkartoteket er tilgjengelig og blir oppdatert jevnlig både i papir- og elektronisk form i relevante laboratorier og verksteder ved seksjonen. Klargjøre og dokumentere eventuell delegering av oppgaver, ansvar og myndighet på HMSområdet ved egen underenhet. Utarbeide en skriftlig, flerårig HMS-tiltaksplan for underenheten, som ajourføres årlig. 2.8 Arbeidstakere Arbeidstaker har både rett og plikt til å medvirke i arbeidsprosessene ved TMU, etter Arbeidsmiljøloven. I kapittel 2.3 peker loven på at arbeidstaker aktivt skal medvirke til å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø; arbeidstaker har mao plikt til å medvirke til å skape et sikkert arbeidsmiljø. Medvirkningsplikten innebærer også at ansatte har plikt til å medvirke til at enhver risiko reduseres, side 12 av 15

15 herunder egenansvar for å søke etter relevant informasjon som reduserer risiko i enhver yrkesaktivitet som utøves. Ut over klargjøringene ovenfor presiseres det at arbeidstaker: Fortrinnsvis skal løse arbeidsoppgaver etter nærhets-, likhets- ansvars- og samordningsprinsippet. Skal bidra til å vedlikeholde gode HMS- og internkontrollsystemer der han/hun jobber. Som arbeider med farlige kjemikalier og andre farlige substanser skal skjøtte sitt arbeid slik at kjemikaliene og substansene oppbevares, brukes og deponeres forsvarlig. Sammen med sine nærmeste ledere, skal risikovurdere arbeidsprosessene de inngår i, i god tid før arbeidet starter opp. Dette innebærer at: o Risiko, problemer, trusler, farer i de enkelte delene av arbeidet skal vurderes, spesielt av de som skal utføre arbeidet. o Risiko særegen for enhet og arbeidsoppdrag skal identifiseres og vurderes. Rutiner som kan senke særegen risiko vurderes, etableres og dokumenteres. o Tiltak for å redusere potensielt eskalerende og/eller uakseptabel risiko skal vurderes. Vurderingene gjort i kulepunktene over skal dokumenteres og arkiveres. På ethvert nivå aktivt skal anvende TMUs sjekklister: o Før det skal utføres alenearbeid. o Før det skal foretas reiser til utlandet. o Før tokt o Før feltarbeid o For å optimalisere muligheten til miljøtiltak og sparing. 2.9 Studenter Studenter er underlagt arbeidsmiljølovens bestemmelser når de deltar i undervisnings-, forsknings-, laboratorie-, tokt- eller feltarbeid som kan medføre fare for liv og helse. Studenter har i slike sammenhenger plikt til å medvirke til at enhver risiko reduseres (medvirkningsplikt), og til å opptre i hht det lovverk som til enhver tid gjelder, og i hht det reglement som til enhver tid gjelder ved UiT. Det skal i alle studieemner klargjøres risikobilde, og hvilke instrukser, rutiner og reglement som gjelder for studentene som tar emnet. Medvirkningsplikten innebærer også at studenter har et selvstendig ansvar for aktivt å søke etter informasjon relevant for den aktivitet den enkelte skal delta i. 3 Ressurser 3.1 Hovedverneombud (HVO) HVO representerer arbeidstakerne i arbeidet med etablering og vedlikehold av HMS-systemet på fakultetsnivå, og har ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet i sitt område. HVO sine oppgaver og rettigheter er gitt i «Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg, 5». side 13 av 15

16 Roller og oppgaver for HVO er nærmere beskrevet i Funksjonsbeskrivelse for VO, HVO og S-HVO ved UiT 3.2 Verneombud (VO) VO skal ivareta arbeidstakernes interesser i verneområdet i saker som angår arbeidsmiljøet. VO representerer arbeidstakerne i arbeidet med etablering og vedlikehold av det lokale HMS-arbeidet ved verneområdet. VO samarbeider med og melder til seksjonsleder. Roller og oppgaver for verneombudene er nærmere beskrevet i Funksjonsbeskrivelse for VO, HVO og S- HVO ved UiT. Se også Oversikt over verneområdene og tilhørende verneombud VO sine oppgaver og rettigheter er gitt i «Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg, 5» Tillitsvalgte De tillitsvalgtes rett til samarbeid og medbestemmelse reguleres av Hovedavtalen for arbeidstakere i staten og Tilpasningsavtalen for UiT. Det finnes mer om tillitsvalgtes rolle og rettigheter i de to nevnte dokumentene. 3.4 Bedriftshelsetjenesten (BHT) TMU inngår egen samarbeidsavtale med BHT, basert på hovedkontrakten mellom UiT og BHT, ut i fra de behov TMU har for bistand fra BHT. Det avholdes årlig møte med bedriftshelsetjenesten ved begynnelsen av året der HMS-arbeidet drøftes og planlegges. BHT avgir en årlig rapport til TMU over HMS-arbeidet den har utført ved museet. 4 Tilsynsmyndigheter All kontakt med tilsynsmyndigheter skal koordineres av Universitetsdirektøren. 5 Referanser Arbeidsmiljøloven: Lov om universiteter og høyskoler Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter Styringsdokumenter ved UiT Regelverk ved UiT Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved UiT Styringsdokument for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i kunnskapssektoren Hovedavtalen for arbeidstakere i staten : Tilpasningsavtalen for UiT. side 14 av 15

17 6 Vedlegg 1. Håndtering av risiko ved Tromsø Museum Universitetsmuseet for ledere 2. Håndtering av risiko ved Tromsø Museum Universitetsmuseet for ansatte 3. Sjekklister ved Tromsø Museum Universitetsmuseet i Definisjon av ofte brukte termer: I dette dokumentet brukes termene delegering, påse, skal og medvirkningsplikt ofte. I disse termene ligger det: Delegering: Den person/funksjon som har fått en oppgave delegert til seg, har plikt, mandat og myndighet til å utføre oppgaven, så godt og ansvarlig det lar seg gjøre, i tråd med gjeldende lover og regelverk. Delegering skal være skriftlig. Det ligger et overordna ansvar hos fakultetsledelsen for å påse at oppgaver som er delegert blir utført. Påse: Den person/funksjon som skal «påse» at en oppgave utføres har et overordna ansvar for å iverksette og kontrollere at oppgaven faktisk blir utført. Skal: Når termens skal brukes om oppgaver som er delegert til en person/funksjon, skal personen/funksjonen utføre oppgaven i kraft av egen person. Medvirkningsplikt: Arbeidstakere har både rett og plikt til å medvirke i de ulike arbeidsprosessene de inngår i ved Museet, etter Arbeidsmiljøloven (kap 2.3.). Etter loven skal arbeidstaker aktivt medvirke til å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Manglende medvirkning kan føre til at uheldige fysiske eller psykiske belastninger ikke blir håndtert slik de burde. side 15 av 15

18 Vedlegg 1 Håndtering av risiko ved Tromsø Museum Universitetsmuseet for ledere Arbeidsmiljøloven 1 og de nye forskriftene til loven 2 krever at risikomomenter på en arbeidsplass skal kartlegges og vurderes. Der det identifiseres risiko skal det gjøres risikoanalyser og iverksettes tiltak for å redusere risikoen. UiT Norges arktiske universitet (UiT) sine interne dokumenter som omhandler HMS 3, risikovurderinger 4, 5 og beredskap 6, peker alle på det samme: Arbeidsaktiviteten som drives i regi av UiT skal risikovurderes. Dette skal gjøres for å forebygge og begrense omfanget av uønska hendelser. Ved Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU) har vi som målsetting at vi skal arbeide med og i en organisasjon hvor studenter, ansatte og ledere ivaretar egen og andres sikkerhet som en løpende og naturlig del av daglig drift. På den måten vil vi forebygge uønska hendelser. Risiko skal fortrinnsvis identifiseres og håndteres på lavest mulig nivå i organisasjonen, der risikoen opptrer. Altså: Det påhviler både ledere, ansatte, gjesteforskere og mastergradsstudenter og å gjøre løpende vurderinger av om arbeidsaktiviteter man utfører, eller skal i gang med, skal risikovurderes. Ledere med personalansvar har et spesielt ansvar for at risikovurderinger gjennomføres. Uønska hendelser må identifiseres, akseptkriterier må etableres. I arbeidsprosesser hvor betingelser og rammer er ustabile, er det nødvendig å gjøre hyppige risikoanalyser, for å håndtere risiko. I arbeidsprosesser hvor betingelser og rammer er stabile kan risiko håndteres gjennom å etablere gode og presise rutiner, etter at det er gjort risikoanalyse(r). Det gjøres ny risikoanalyse hvis og når rammene endrer seg i vesentlig grad. Risikovurderinger og rutiner skal dokumenteres og være ettersporbare 7. Ved TMU skiller vi mellom eksperimentell og ikke-eksperimentell arbeidsvirksomhet: o Til den ikke-eksperimentelle arbeidsvirksomheten regnes stort sett alle fag som ikke gjør bruk av laboratorier, fartøy osv, i sin forsknings- og undervisningsaktivitet. Eksempler på ikke-eksperimentelle fag kan være samfunnsfag, jus, humaniora, og administrasjon. o Det er rimelig å anta at man oftere vil finne høyere risiko i eksperimentell enn i ikkeeksperimentell arbeidsvirksomhet. Det er nødvendig å identifisere og håndtere risiko i arbeidsprosessene ved TMU, både i eksperimentell og ikke-eksperimentell arbeidsvirksomhet. Ved TMU gjør vi gjeldende de samme fire prinsippene som gjelder i statsforvaltningen for øvrig, når det gjelder ansvar og myndighet for å håndtere risiko og beredskap: Ansvarsprinsippet, likehetsprinsippet, nærhetsprisnippet, samvirkeprinsippet (jf s 5). 1 Arbeidsmiljøloven: 3-1, 2c og 3-2, 1a og1b: 2 Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning: 1-1: 3 UiT: Retningslinjer for risikovurdering knyttet til helse, miljø og sikkerhet: punkt 5: 4 UiT: Arbeidsrutine for risikovurdering før oppstart av risikofylte arbeidsaktiviteter: 5 UiT: Arbeidsrutine for risikovurdering og forebygging før oppstart av risikofylte arbeidsaktiviteter: 6 UiT: Retningslinjer knyttet til beredskap: 7 Internkontrollforskriften: 5.6: Universitetsmuseet håndtering av risiko for ledere 1

19 Uønska hendelser Uønska hendelser defineres ikke entydig i dokumentene nevnt innledningsvis. Dokumenter som omtaler uønska hendelser peker oftest på tap av helse og menneskeliv, som det man mest av alt ønsker å unngå. Dette er sjølsagt sentralt i Arbeidsmiljøloven og alt HMS-arbeid. Men, det vil i de fleste organisasjoner også være uønska å tape økonomiske og materielle verdier, å tape vital informasjon, at vital informasjon skulle komme på avveie, å oppleve uønska stans i drift/produksjon, tap av forskningsresultater, osv. Det er vesentlig at de ulike virksomhetsnivåene ved TMU klargjør hva som anses som uønska, og kartlegger hvilken risiko som finnes for at det som defineres som uønska skal inntreffe. Risikovurdering akseptabel og uakseptabel risiko All aktivitet som drives i regi av UiT har en vis risiko heftet ved seg. Risikonivå kan senkes gjennom forebyggende arbeid, ofte på betydelig vis, men kan sjelden eller aldri elimineres helt. For å redusere risiko er det nødvendig å gjøre tydelig hva slags risiko og risikonivå virksomheten anser som akseptabel, og hva som anses som uakseptabelt. I St.meld 15 ( ) 8 definerer Staten akseptabel risiko slik: Akseptabel risiko er risiko som aksepteres i en gitt sammenheng, basert på gjeldende verdier i samfunnet. Hva som er akseptabelt kan endres over tid og variere mellom områder. Figur 1 (til høyre) er en illustrasjon på et bilde av risiko på basis av en grovanalyse, som er en type risikoanalyse. Arbeidsaktivitet som er grønt er innafor akseptabelt risikonivå. Når arbeidsaktivitet beveger seg over i gul sektor, skal organisasjonen være langt mer oppmerksom, ha etablert risikobegrensende tiltak, ha klarere rutiner, ha sterkere kontrollregimer, osv. Rødt illustrerer uakseptabel risiko: Den typen hendelser man i størst mulig grad vil unngå. Gul og rød sektor kan og vil variere i størrelse med type arbeidsvirksomhet. Det bør være minst rødt, mindre gult, og mest grønt i en arbeidsprosess. Det er rimelig å anta at rød sektor er større på en lab, hvor det ofte håndteres faktorer som kan medføre fare for brann, smitte, etseskader, osv., enn det den er i en administrasjon. I en administrasjon kan man likevel finne uakseptabel risiko: Eksempelvis tap av vital og/eller sensitiv informasjon, det psykososiale arbeidsmiljøets preging av ansattes helse, osv. Figur 1: Risiko Rutiner, hyppige og mindre hyppige risikovurderinger Både Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (jf 7.1) og Norsk Standard (jf s 3) peker på at risikoanalyser trenger oppdatering når det opptrer vesentlige endringer i forutsetninger, betingelser og rammer, som gjør at risikovurderingen som er gjort før endringen ikke er robust eller gyldig lengre. Dette stiller oss, som organisasjon, ovenfor en utfordring: Ledere og ansatte i hvilken som helst del av virksomheten hvor det opptrer vesentlige endringer i rammer man jobber under, må evne å fange opp at rammene endrer seg. Det påhviler ledere et særlig ansvar for at det blir gjort nye risikovurderinger, når det er behov for det. Dette kravet er uavhengig av om arbeidsvirksomheten i hovedsak drives under stabile eller ustabile 8 St.meld 15 ( ): Hvordan leve med farene. 9 Norsk Standard : Krav til risikovurderinger. Standard Norge. ICS Universitetsmuseet håndtering av risiko for ledere 2

20 rammer. Ansatte skal etter forskriften ikke bare gis mulighet til å bidra, ansatte har etter både Arbeidsmiljøloven ( 2.3) og Internkontrollforskriften ( 4) plikt på seg til å bidra til og senke risiko i enhver arbeidsprosess, så langt det er mulig. Hyppige endringer, og særlig hvis det er snakk om endringer som er store eller som vil kunne medføre markant endring i risikobildet, spesielt til det verre, vil medføre behov for hyppige risikoanalyser. Rutiner og/eller prosedyrer som er etablert på basis av risikoanalyse må evalueres og eventuelt revideres hvis det opptrer vesentlige endringer i rammene. Også under denne typen omstendigheter har ledere, på alle nivå, et spesielt ansvar for at det gjøres nye risikoanalyser. Akseptkriterier Å definere akseptkriterier innebærer at vi bedømmer hvor stor risiko og hvor stor konsekvens vi kan akseptere før det skal iverksettes tiltak. Risiko defineres vanligvis på følgende måte: Risiko=sannsynlighet*konsekvens Er det stor sannsynlighet for at en hendelse inntrer, men at det har liten konsekvens, er risikoen liten. Vi kan også summere opp ligninga til å gi liten risiko, dvs at det er liten sannsynlighet for at en hendelse inntrer, men, hvis hendelsen vil ha dramatisk konsekvens må vi likevel vurdere tiltak. Som et eksempel på det kan vi dra et scenario hvor vi antar, med de vurderinger Politiet og PST gjør nå, at det ikke er veldig sannsynlig at TMU skulle bli utsatt for terrorvirksomhet. Skulle det likevel skje kan konsekvensene bli så store, at beredskapstiltak må være etablert, som føre-var-aktivitet. Oversikt og forebygging er nøkkelen til å unngå det uønska Arbeidsmiljøloven, Internkontrollforskriften og Arbeidstilsynet 10 peker i de fleste sammenhenger på at det å ha god oversikt over hva slags risikobilde virksomheten opererer i er vesentlig for forebygging, og dermed for evnen til å unngå uønska hendelser. Arbeidstilsynet skiller mellom primær- og sekundærforebygging: Primærforebygging er tiltak som forebygger og hindrer at uønska hendelser oppstår Sekundærforebygging er tiltak som reduserer konsekvens ved en uønska hendelse Det er et mål for TMU å unngå hendelser som enten gir driftsstans eller som svekker produksjonen. Det er også et mål å unngå alvorlige hendelser som i første omgang rammer enkelte ansatte, og dernest deres familier. For å få dette til må det arbeides systematisk med forebygging, og da spesielt primærforebygging, i alle ledd i organisasjonen. Enhver enhet ved TMU har et sjølstendig ansvar for å ha oversikt over hvilket risikobilde den enkelte enheten opererer i, og til å identifisere hva som anses som uønska hendelser. Risikobildet står alltid i forhold til virksomhetens (egen)art og størrelse. Enhetene skal bruke erfaringer med evt uønska hendelser til primærforebygging. Enhetene skal også ha oversikt over hva slags tiltak man har etablert 10 Kompass Tema nr 1, 2013: Manglende risikovurdering og alvorlige arbeidsulykker. Arbeidstilsynet: Universitetsmuseet håndtering av risiko for ledere 3

21 som ledd i sekundærforebygging. I Internkontrollforskriftens 5.8 stilles Universitetsmuseet ovenfor krav om regelmessige ettersyn og revisjoner av det systematiske arbeidet som skal gjøres. Figur 2: Forebygging Eksperimentelle og ikke-eksperimentelle fag Det er nyttig å skille mellom eksperimentelle fag og ikke-eksperimentelle fag når vi skal kartlegge og håndtere risiko ved TMU. Det er gjengs oppfatning at det oftest er større risiko knyttet til utøvelsen av eksperimentelle fag, enn til ikke-eksperimentelle fag. Til de ikke-eksperimentelle fagene regnes stort sett alle fag som ikke gjør bruk av laboratorier, fartøyer, verksteder osv., i sin forsknings- og undervisningsaktivitet. Eksempler på ikkeeksperimentelle fag og virkeområder er samfunnsfag, jus, humaniora, og administrasjon. Felles for utøvelse av eksperimentelle og ikke-eksperimentelle fag i vår virksomhet er undervisning og feltarbeid. UiTs tokt- og feltreglement 11 definerer feltarbeid som: all innsamling av informasjon i forbindelse med forskning, forvaltningsundersøkelser, utviklingsarbeid, ekskursjoner og studieplanfestede oppgaver utenfor det ordinære arbeidssted (altså utenfor TMU)(vår tilføying). Dette er en relativt altomfattende definisjon av feltarbeid. Den klargjør at uakseptabel risiko må vurderes i hele feltarbeidsporteføljen, både den eksperimentelle og den ikke-eksperimentelle. Pr dags dato er det rimelig god dekning for å si at det har vært knyttet størst fokus til de eksperimentelle fagene. Nå må hele porteføljen risikovurderes, på enhetsnivå: Uønska hendelser må identifiseres, akseptkriterier må etableres, rammenes stabilitet må vurderes. I arbeidsprosesser hvor rammene vurderes som stabile, kan identifisert risiko håndteres gjennom etablering av rutiner. Illustrert vil risikobildet vi antar som mest sannsynlig se slik ut: Figur 3: Det er å forvente at man oftere finner høyere risiko innenfor de eksperimentelle fagene, enn det man gjør innenfor de ikke-eksperimentelle fagene. Men, det er også å forvente at det finnes noe aktivitet innenfor de eksperimentelle fagene hvor det opptrer lav risiko, på linje med det man i hovedsak vil finne innenfor ikkeeksperimentelle fag. Og, det kan sjølsagt opptre høy risiko innenfor ikke-eksperimentelle fag. 11 UiT: Tokt- og feltreglementet: Universitetsmuseet håndtering av risiko for ledere 4