Leder: En person som er formelt valgt eller tilsatt som leder og som har arbeidsgiveransvar.

Transkript

1 Vår ref. 03/ /09 Konflikthåndtering Retningslinjer Meløy Kommune: 1. FORMÅL Retningslinjene viser saksgang i konfliktsaker i Meløy kommune, samt ansvar, oppgaver og koordinering mellom ulike instanser som kan bli involvert i konflikter. 2. OMFANG Retningslinjene gjelder for ulike former for konflikter mellom ansatte i Meløy kommune. Institusjonaliserte konflikter med egne spilleregler omfattes ikke av disse retningslinjene (f.eks. lønnsoppgjør). En konflikt er i seg selv ikke skadelig - det er hvordan disse blir håndtert, og om de er et arbeidsmiljøproblem, som bestemmer dette. Arbeidsmiljøloven beskytter arbeidstakere mot uheldige fysiske eller psykiske belastninger som følge av konflikt (AML 4-1, annet pkt) - krenking av integritet eller verdighet (AML 4-3, 1.ledd) - utilbørlig opptreden AML 4-3, 3.ledd, trakassering AML 4-3, 1.ledd, Disse retningslinjene er generelle og erstatter ikke behovet for skjønnsmessige vurderinger av den aktuelle situasjon i konkrete saker. 3. DEFINISJONER Konflikt: En situasjon der en eller flere personer føler seg frustrert, blokkert eller irritert av en eller flere andre i forhold til et eller annet mål. Denne bør ses i sammenheng med: Konflikt er en vanskelig uenighet i forholdet til en annen ansatt, gruppe eller avdeling og hvor vanlig problemløsningsatferd ikke har resultert i en løsning eller et akseptabelt resultat. Mobbing: Når en eller flere personer systematisk over tid føler seg utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre personer i en situasjon der den som rammes har problemer med å forsvare seg mot disse handlingene. Part: En eller flere personer som er i konflikt med en eller flere andre. Når det er flere personer kan de utgjøre en fast sammensatt gruppe på horisontalt eller vertikalt nivå eller en tilfeldig gruppering i den spesielle situasjonen. Leder: En person som er formelt valgt eller tilsatt som leder og som har arbeidsgiveransvar. Postadresse Telefon Saksb. André Edvardsen 8150 Ørnes E-post postmottak@meloy.kommune.no

2 4. PRINSIPPER OG RETNINGSLINJER FOR KONFLIKTHÅNDTERING Prinsipper for kommunikasjon Konflikter bør tas opp på en åpen og ærlig måte med den eller de det gjelder. Man bør si sin mening, forklare hvordan man tenker og oppmuntre den eller de andre til å gjøre det samme. Slik øker sjansen for at noe som man selv og den eller de andre ikke har sett eller misforstått, blir oppdaget. Kunnskap om hverandres synspunkter, resonnementer og observasjoner er viktig for at partene skal kunne forstå og respektere hverandres syn. Slik kunnskap er også viktig som grunnlag for å gjøre valg om man vil endre syn på saken eller holde fast på sitt syn, og som grunnlag for å bestemme hva man vil gjøre videre. Ansattes rettigheter og plikter Ansatte i Meløy kommune har plikt til å bidra aktivt i arbeid med å skape et arbeidsmiljø hvor konflikter håndteres på en åpen, ærlig og konstruktiv måte, og bidra til å forebygge destruktive former for konflikter. Alle ansatte har rett til å bli behandlet med respekt og verdighet, og har rett til et arbeidsmiljø fritt for mobbing. Maktmisbruk skal ikke tolereres. De ansatte har rett til å klage på ledere og medarbeidere dersom de føler seg utsatt for mobbing eller andre former for uakseptabel atferd. Alle ansatte har plikt til å behandle andre ut fra de samme normer og verdier. Lederes ansvar Ledere i Meløy kommune som har arbeidsgiveransvar har et ansvar for å håndtere konflikter på en mest mulig konstruktiv måte og forebygge destruktive former for konflikter. Det er også deres ansvar å gjøre noe med konfliktskapende forhold i arbeidsmiljøet. Dette er en del av det systematiske HMS-arbeidet. Som arbeidsgiverrepresentanter står ledere ansvarlig overfor arbeidstakere når det gjelder lover, regler og avtaleverk, og fravær av handling fritar ikke ledere for dette ansvaret. Ledere har styringsrett i konfliktsaker. En leder som får kjennskap til en konflikt innenfor sitt ansvarsområde har rett og plikt til å søke bistand til håndteringen av saken når det vurderes som nødvendig. Lederen har likevel ansvar i saken og skal være med i det videre arbeid. Effekten av de tiltak som iverksettes i konfliktsaker må vurderes, og tiltak må følges opp. Vedlagt følger mer inngående beskrivelse av oppgaver for ansatte, ledere og støtteapparat i konfliktsaker. Prinsipper og rutiner for saksgang Et grunnprinsipp er at konflikter i Meløy kommune skal håndteres i en tidlig fase og på lavest mulig nivå. Ansatte som opplever konflikter skal først og fremst ta problemene opp med den eller de det gjelder, og forsøke å finne løsninger som er akseptable for begge/alle parter. Når det ikke er mulig å finne løsninger på dette plan, og en eller flere av partene mener det er grunn til å forfølge saken videre, skal nærmeste overordnede involveres. Det er også mulig å søke råd og bistand fra Meløy kommune støtteapparat i konfliktsaker. Når en leder blir kjent med en konflikt, må vedkommende ta kontakt med de involverte partene for å gjøre seg kjent med sakens innhold. Leder kan ved behov søke bistand i saken, og bringe den videre til overordnet nivå dersom konflikten fortsetter. Dersom leder selv er part i konflikten eller unnlater å gjøre noe, skal saken løftes opp et nivå. Leder skal informeres om dette.

3 Enkelte saker preges av et ulikt styrkeforhold mellom partene. Når en arbeidstaker for eksempel opplever mobbing eller trakassering kan det være vanskelig og noen ganger uheldig å ta opp problemene med den det gjelder alene. Det kan ofte være klokt å diskutere saken med en man stoler på før man avgjør hva man vil gjøre. Det er viktig at ledere vet hva de gjør i slike saker, og raskt søker hjelp når de er i tvil. NÆRMERE OPPLYSNINGER: Lønns- og personalavdelingen, Bedriftshelsetjenesten (Polarsirkelen HMS). REFERANSER: Arbeidsmiljøloven, Hovedavtalen, Internkontrollforskriften Vedlegg: Saksgang i konfliktsaker i Meløy kommune VEDLEGG: Saksgang i konfliktsaker i Meløy kommune 1. RETNINGSLINJER FOR ANSATTE 1. Når det oppstår konflikter mellom personer som er ansatte i Meløy kommune, bør de som opplever konflikten tilstrebe å ta problemene opp med den eller de det gjelder, og forsøke å finne løsninger som er akseptable for begge/alle parter. 2. I vanskelige situasjoner kan man rådføre seg med person i støtteapparatet (tillitsvalgt eller verneombud). Man kan om man ønsker det også la seg bistå av slik person i samtale med leder der konflikt tas opp. 2. RETNINGSLINJER FOR LEDERE 1. En leder med arbeidsgiveransvar har plikt til å handle når vedkommende får kjennskap til konflikter som involverer ansatte ved sin enhet. I første omgang må lederen gjøre seg kjent med sakens innhold ved å samtale med partene, enten ved individuelle samtaler eller felles møte. Dette bør skje så raskt som mulig og så uformelt og direkte som situasjonen tillater. Leder kan imidlertid også få kjennskap til en konflikt uten at der er ønsker om at lederen aktivt involverer seg i saken. Dette bør respekteres, men lederen bør holde seg orientert om sakens utvikling. 2. I mange saker vil man finne tilfredsstillende løsninger allerede i første samtale. I en del saker er det behov for flere samtaler med enkelte av partene og/eller fellesmøter for å drøfte problemene og mulige tiltak. 3. Leder kan be en nøytral tredjepart om å ha samtaler med partene for å fremme dialog og løsninger. Tredjepart må være en person som begge/alle partene aksepterer og oppfatter som nøytral. Tredjepart kan være ansatt i Meløy kommune eller ekstern konsulent. Leder kan kontakte Bedriftshelsetjenesten eller LOP ved behov for faglig bistand.

4 4. Partene har rett til å ta med seg en tillitsvalgt i møter, og bør informeres om det. 5. Verneombudet bør orienteres om saken. 6. Leder følger opp tiltak. Overordnede orienteres dersom konflikten fortsetter. Leder kan be om råd og veiledning eller om at saken behandles på høyere nivå. Dette er aktuelt dersom det vurderes som nødvendig å fatte beslutninger som ligger utenfor lederens myndighetsområde eller håndtering av saken ikke har hatt ønsket effekt. Lederen har likevel ansvar i saken og bør være med i det videre arbeid. Dersom konflikten er fastlåst og leder har fulgt retningslinjene, skal saken løftes til leddet over. Lederen på overordnet nivå bør vurdere om saken kan løses ved råd og veiledning til underordnet leder. Hvis saken overtas av overordnet ledd bør underordnet leders ansvar og oppgaver i saken avklares med siktemål å unngå svekkelse av underordnet leders autoritet 7. Dersom lederen som får kjennskap til en konflikt selv er part i konflikten, må overordnede orienteres direkte. 8. Skriftlig dokumentasjon underveis i prosessen kan i en del saker være viktig, men utøv skjønn. For tidlig formalisering kan skade en ellers ledig og god prosess. 9.. Administrative tiltak vurderes. Omplassering kan være aktuelt som tiltak i enkelte saker. I saker hvor det er grunnlag for det, vurderes oppsigelse som siste mulige utvei. 3. RETNINGSLINJER FOR STØTTE- OG STABSFUNKSJONER I konflikter bør den enkelte leder gjøre bruk av de støtte- og stabsfunksjoner som har kompetanse på feltet. Disse vil også tilby tjenester til ansatte. I Meløy kommune er følgende ressurser tilgjengelige: Tillitsvalgte og verneombud Tillitsvalgte skal ivareta medlemmenes interesser og kan ha en aktiv rolle i konfliktsaker. De kan bidra til at konflikter håndteres i en tidlig fase. Tillitsvalgtes oppgave er å assistere parten(e) og sørge for at konflikten håndteres slik at man finner løsninger som best mulig ivaretar både det felles arbeidsmiljøet og de involverte partene. Tillitsvalgte kan bidra med samtaler og råd til medlemmer som enkeltpersoner og bistå medlemmer i møter med ledelsen eller andre parter i saken. De kan også i noen tilfeller fungere som megler i konfliktsaker, fortrinnsvis når det er konflikt mellom egne medlemmer. Det forutsetter at partene oppfatter tillitsvalgt som nøytral. Det er viktig at tillitsvalgte avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet vil først og fremst ha en sentral rolle i konfliktforebyggende arbeid, men bør også være orientert om konfliktsaker. Dersom arbeidstakere henvender seg til verneombudet i konfliktsaker, skal vedkommende sørge for at saken blir håndtert. Verneombudet kan ha en aktiv rolle i dette arbeidet, men vil vanligvis først og fremst ha en tilsynsfunksjon. Det er viktig at verneombud avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. Når en av partene i en konflikt er leder kan tillitsvalgte som er bedt om hjelp ta kontakt med hovedtillitsvalgt for å rådføre seg om hvordan man bør ta saken opp. Tilsvarende kan verneombud rådføre seg med hovedverneombud. Bedriftshelsetjenesten kan også rådspørres. Lønns- og personalavdelingen (LOP)

5 Lønns- og personalavdelingen kan ha en todelt funksjon i konfliktsaker. I saker som bringes helt til kommunens toppledelse vil LOP vanligvis drive saksbehandling på vegne av rådmannen, og dermed utøve en arbeidsgiverfunksjon. LOP har imidlertid også en stabsfunksjon, og kan gi ulike former for bistand i konflikter. LOP har kompetanse på lov- og avtaleverket. Søk faglige råd om slike spørsmål så tidlig som mulig. LOP vil kunne gi råd om den formelle prosess når det er behov for administrative tiltak. Det er likevel lederen som har ansvaret for at saksbehandlingen blir gjennomført. LOP har også generell kompetanse på konflikthåndtering, og kan bidra med faglige råd og megling. Det er viktig at LOP avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. Bedriftshelsetjenesten (Polarsirkelen - HMS) Meløy kommune har inngått avtale om bedriftshelsetjenester for de grupper som er omfattet av bransjeforskriften) F nr 914 Forskrift om hvilke virksomheter som skal ha knyttet til seg verne- og helsepersonale (bedriftshelsetjeneste) (AT-501) For tiden gjelder dette: Næringsområde 92 Renovasjon og rengjøring, Næringsgruppe 9520 Vaskeri- og renserivirksomhet, Næringshovedgruppe 911 Kommuneadministrasjon, den del som angår brannvesenet, med unntak av frivillig mannskap, Næringsgruppe 5 Bygge- og anleggsvirksomhet Bedriftshelsetjenesten har en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøsaker og kan bistå ledelse, verneombud, tillitsvalgte og ansatte i konfliktsaker og konfliktforebyggende arbeid. De har taushetsplikt, og man kan ta kontakt for å be om råd, støttesamtaler eller hjelp til å få satt et problem på dagsordenen. En fagperson i Bedriftshelsetjenesten kan fungere som nøytral tredjeperson i en konfliktsak dersom partene ønsker det. Det er viktig at bedriftshelsetjenesten avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.