MØTEINNKALLING. Side1

Transkript

1 Dato: MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: TEO-H /Gabo, Tromsø/Alta Møtedato: Tidspunkt: 13:15 Eventuelt forfall må meldes snarest på epost til og den som ikke kan møte må innkalle sin vararepresentant og videresende innkalling til møte. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side1

2 Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. AMU 1/14 AMU 2/14 AMU 3/14 AMU 4/14 Årsrapport fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved UiT 2013 Årsrapport 2013 om helse, miljø og sikkerhet ved UiT Norges arktiske universitet 2012/ /5340 Fordeling av velferdsmidler /282 Endring i Hovedverneområde 1 - Administrasjonen - ITA Orienteringssaker 2009/6418 OS 1/14 Skademeldinger /230 OS 2/14 AMU Sykefravær 4. kvartal /5100 Referatsaker RS 1/14 Årsrapport fra Hovedverneområdet 10 - BEA, Alta 2013/6092 RS 2/14 Årsrapport om hovedverneombudets aktivitet i 2013 HSLF 2014/259 RS 3/14 Årsrapport 2013 for Verneombudsforum 2014/402 RS 4/14 Årsrapport 2013 for hovedverneombudenes aktivitet 2014/402 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side2

3 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2012/5829/BEA023 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /14 Årsrapport 2013 fra Arbeidsmiljøutvalget Innstilling til vedtak: AMU vedtar årsrapport 2013 fra Arbeidsmiljøutvalget. Begrunnelse: Se vedlagt årsrapport med vedlegg. Benedicte Andersen rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side3

4 ÅRSRAPPORT 2013 fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Side4

5 Innholdsfortegnelse Del 1 Arbeidsmiljøutvalget...3 Arbeidsmiljøutvalgets representanter i perioden Arbeidsgiverrepresentanter oppnevnt av universitetsdirektøren...3 Arbeidstakerrepresentanter oppnevnt av fagforeningene...3 Arbeidstakerrepresentant valgt av hovedverneombudene...3 Representant fra bedriftshelsetjenesten...3 Observatører...3 Leder for perioden høsten 2012 vår Leder for perioden høsten våren Nye medlemmer i AMU fra høsten Del II Virksomheten...4 Møtevirksomheten...4 Saker til behandling i Fordeling av velferdsmidler...4 Skademeldinger...4 Arbeidsmiljøundersøkelse...5 Sykefraværsrapportering...5 Opprettelse av nye/endring av eksiterende hovedverneområder...6 Handlingsplanen for AMU...7 Statutter for tildeling av spesielle velferdsmidler...7 Arbeidsmiljøprisen...8 Referatsaker...8 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side5 postmottak@uit.no 2

6 Del 1 Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalgets representanter i perioden Arbeidsgiverrepresentanter oppnevnt av universitetsdirektøren Representanter Ass. Universitetsdirektør Britt Elin Steinveg, Universitetsdirektøren Bygg og eiendomsdir Erland Loso, Avdeling for bygg og eiendom Underdirektør Trond Nylund, Helsefak Fakultetsdirektør Anne Aagaard, Kunstfak Personalsjef Rune Sundelin Arbeidstakerrepresentanter oppnevnt av fagforeningene Representanter Arvid Inge Paulsen, Helsefak Akademikerne/ Randi Sælebakke, NT-fak, NTL John Vegard Bjørklund, Helsefak, Forskerforbundet Florian Zoglowek, BEA, NTL Arbeidstakerrepresentant valgt av hovedverneombudene Vararepresentanter Personal- og organisasjonsdir Odd Arne Paulsen, Avdeling for personal og organisasjon (POA) Senioringeniør Frank Steinar Nielsen, Avdeling for bygg og eiendom (BEA) Fakultetsdirektør Kirsti Anderssen, Jurfak Fakultetsdirektør John Arne Opheim, NT-fak Ass. Instituttleder Siw Blix, Helsefak Vararepresentanter Tore Haukås, BFE-fak, Parat Tor A. Giæver, HSL-fak, NTL Roger Riise, HSL-fak, Forskerforbundet Ann Elise Rønbeck, Forskerforbundet, HSL-fak Representanter Avd.ing. Wenche H. Bakkelund, Helsefak, sekretær for hovedverneombudene Vararepresentanter Representant fra bedriftshelsetjenesten Ella Koren Observatører En representant for sentral HMS-gruppe En representant for Læringsmiljøutvalget Leder for perioden høsten 2012 vår 2013 Arvid Inge Paulsen, nestleder John Vegard Bjørklund. Leder for perioden høsten våren 2014 Trond Nylund, nestleder Britt Elin Steinveg. Nye medlemmer i AMU fra høsten fusjonerte Universitetet i Tromsø (UiT) med Høgskolen i Finnmark (HiF). Det ble i AMU møte vedtatt at AMU skulle utvides med 2 medlemmer for perioden frem til De nye medlemmene med respektive varamedlemmer oppnevnes hhv fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden ved campus Finnmark. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side6 postmottak@uit.no 3

7 Del II Virksomheten Møtevirksomheten Arbeidsmiljøutvalget har avholdt 4 møter i Utvalget har fulgt planleggingen av verne- og miljøarbeidet ved UiT, og behandlet saker og spørsmål angående arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Saker til behandling i 2013 AMU har behandlet 24 vedtakssaker i 2013, hatt 13 orienteringssaker og 34 referatsaker, i tillegg til saker som er diskutert under eventuelt. I det følgende benevnes et utvalg saker som AMU har hatt til behandling. Fordeling av velferdsmidler Følgende har fått tildelt spesielle velferdsmidler fra AMU i 2013 (ref. AMU og AMU 35-13): 1. UiT-BIL: ,- kr til drift av UiT-BIL, og ,- kr til mørketidsløpet. 2. Heiagjengen: ,- kr til møbler på Heiahytta. Skademeldinger AMU er orientert om innleverte skademeldinger/nestenulykker, og har fortløpende vurdert igangsatte forebyggende tiltak. AMU fikk i 2013 et sammendrag av skademeldinger presentert i stedet for kopi av alle skademeldinger. Det er i 2013 meldt totalt 30 HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT hvor av 27 med personskade. De meldte avvikene, skadene og nestenulykkene har varierende alvorlighetsgrad. Fire skader er innrapportert til register over eksponerte ved UiT. Antall skader og sykedager er det laveste som er registrert siden Det er sannsynligvis underrapportering av både HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT, spesielt på skader som ikke involverer personskade. I løpet av 2014 vil det bli innført elektronisk avviksregistrering og i den forbindelse vil det bli økt fokus på avviksmelding Sammendrag skademeldinger innrapportert for 2013 Interne skademeldinger Totalt: Fraværsdager Totalt: Eksponering Totalt: Kjemikalier og biologisk materiale involvert Stikk, kutt/ antall eks Fall, skli, strekk løft Trans port Fallende gjenstander Andre person skader Andre avvik Tabell 1 viser antall skademeldinger fra hendelser i 2013, fordeling av type skade, inkludert antall personer til medisinsk behandling og i sykemelding som følge av ulykker/uhell. Områder med behov for oppfølging Innkjøp og implementering av elektronisk system for håndtering av HMS-avvik UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side7 postmottak@uit.no 4

8 Arbeidsmiljøundersøkelse Arbeidsmiljøutvalget har anbefalt gjennomføring av kvantitativ arbeidsmiljøundersøkelse ved UiT i 2014 ved hjelp av verktøyet ARK (Arbeids- og klimaundersøkelse for U&H-sektoren). Undersøkelsen skal gjennomføres medio september En sentral del av forberedelsene før gjennomføring av ny undersøkelse vil være å følge opp planlagte tiltak etter forrige undersøkelse. Mange enheter gjorde et godt oppfølgingsarbeid, og utarbeidet handlingsplaner i dialog mellom ledere, medarbeidere og verneombud. For å bygge oppslutning blant ansatte om neste undersøkelse, vil det være behov for gjøre en gjennomgang av status for planlagte tiltak, og informere ansatte, verneombud og tillitsvalgte om dette. Universitetsdirektøren vil be enhetene om å gjøre en slik gjennomgang. Dette vil underbygge viktigheten av arbeidsmiljøspørsmål og stimulere til god oppslutning rundt undersøkelsen som skal gjennomføres i Det opprettes en styringsgruppe med ansvar for å fastsette en detaljert plan, herunder: tidsplan, aktivitetsplan, beskrivelse av roller og ansvarsfordeling med mer, for gjennomføring av alle fasene i undersøkelsene. Det opprettes videre et prosjekt for gjennomføring og oppfølging av medarbeiderundersøkelsen. Prosjektet ledes av POA, og det opprettes en prosjektgruppe som skal bestå av prosessveiledere/kontakter ved hver enhet på nivå 2 (7 fakulteter, UB, TMU og Administrasjonen). AMU orienteres om den videre prosessen og fremdriften i prosjektet videre. Sykefraværsrapportering Sykefraværsrapportering legges frem for AMU for kvartalsvis (4.ganger pr år). Dette gir AMU mulighet til å følge utviklingen i sykefraværet ved UiT nøye, med mulighet for å be om nærmere utredning av tallmaterialet. Enheter med fravær over 5 % skal følges opp og plan for å redusere sykefraværet skal iverksettes. Sykefraværet ved UiT har variert noe i løpet av 2013, med høyest fravær 1. kvartal. I dette kvartalet er det oftere at noen enheter overstiger 5 % sykefravær. Men det har vært jobbet godt med å holde sykefraværet under 5 % og de enhetene som har oversteget 5 % sykefravær har gjort noen endringer og fått gode resultater i etterkant. Sykefraværstallene for 2014 vil påvirkes av at tidligere ansatte ved Høgskolen i Finnmark etter inngår i det nye universitetet, hvilket medfører endring i antall ansatte, som derved påvirker statistikken. AMU kan likevel følge utviklingen, selv om statistikken ikke vil være direkte sammenlignbar ved alle enheter. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side8 postmottak@uit.no 5

9 Opprettelse av nye/endring av eksiterende hovedverneområder Grunnet fusjon mellom UiT og HiF har det blitt endring av fler og opprettelse av nye hovedverneområder i løpet av Følgende verneområder har blitt endret: 1. Hovedverneområde 8 - Universitetsbiblioteket har blitt endret. Universitetsbibliotekets virksomhet i Alta inngår i verneområde 8.2. og universitetsbibliotekets virksomhet i Hammerfest inngår i vernområde 8.1. RESULT opprettes som nytt verneområde 8.4 under hovedverneområde 8 Universitetsbiblioteket. 2. UTSA flyskolen Bardufoss har blitt opprettet som nytt verneområde 3,10 under hovedverneområde 3 - Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak). 3. Institutt for helse og omsorgsfag, Finnmark er opprettet som nytt verneområde 4,18 under hovedverneområde 4 Helsefak med virkning fra 1. august Navnet på verneområde 4,16 er endret til Institutt for helse og omsorgsfag, Troms. 4. Institutt for lærerutdanning og pedagogikk, Finnmark er opprettet som nytt verneområde 6,9 ved hovedverneområde 6 HSL-fak med virkning fra 1. august Verneområdene 6,1 har endret navn til Institutt for lærerutdanning og pedagogikk A, B, C og D fløy,troms. Verneområde 6,2har endret navn til Institutt for lærerutdanning og pedagogikk E, F, I, J og K fløy samt lokaler i Teorifagsbygget, Troms. 5. Institutt for lærerutdanning og pedagogikk (ILP)er justert, Senter for samiske studier (SESAM) og Senter for kvinne- og kjønnsforskning (Kvinnforsk) er innlemmet i hovedverneområde Barentsinstituttet har blitt innlemmet i verneområde 6.5 under hovedverneområde 5 HSL-fak. Navnet på verneområde 6.5 er endret til Institutt for sosiologi, statsvitenskap og samfunnsplanlegging, Senter for kvinne- og kjønnsforskning og Barentsinstituttet. 7. Handelshøgskolen, Finnmark er opprettet som nytt verneområde 5,10 under hovedverneområde 5 BFE-fak med virkning fra 1. august Verneområde 5,8 har endret navn til Handelshøgskolen, Troms. 8. BEA, Finnmark er opprettet som nytt verneområde 10,3 under hovedverneområde 10 Avdeling for bygg og eiendom med virkning fra 1. august Verneområde 10,1 har endret navn til BEA prosjekt og ledelse/stab og driftsseksjon, Troms. Verneområde 10,2 har endret navn til BEA renhold, Troms. 9. ITA, Finnmark er opprettet som nytt verneområde1,6 under verneområde 1 Administrasjonen (eksl BEA) og Norgesuniversitetet med virkning fra 1. august Verneområde 1,3 har endret navn til ITA Teorifagbygget HUS 2, Troms. Verneområde 1,4 har endret navn til ITA Øvrige lokaliteter, Troms. Det har blitt avviklet valg ved nye verneområder. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side9 postmottak@uit.no 6

10 Handlingsplanen for AMU AMU vedtok i møte 4. juni handlingsplan for inneværende periode. Arbeidet med å effektuere planen er i gang, og status på arbeidet blir løpende oppdatert i planen. Seminar for AMU Tiltak Det er utarbeidet et nytt styringssystem for HMS. Det foreslås seminar for AMU med gjennomgang av systemet. Sak 26-13, 17. september 013: AMU oppnevner følgende medlemmer til planleggingsgruppe for AMU-seminar i høst: Ingvar Hauge, John Vegard Bjørklund og Wenche Bakkelund. Sak AMU 43 13: Referat fra arbeidsgruppens første møte. Forslag til plan er ikke ferdig utarbeidet. Saken må behandles i AMU så snart forslag til plan foreligger. Høst 2013 Vår 2014 HMS-opplæring På bakgrunn av resultatet av HMS-prosjektet, årsrapporter for HMS og fusjonen med HiF, må iverksetting, gjennomføring og dokumentasjon av HMS-opplæring ha høy prioritet i AMU. Gjennomføre helhetlig og modulbasert HMS-opplæring tilpasset ulike brukergruppers behov. Sak AMU (2011/2989) Modulbasert opplæring Dagskurs HMS for ledere HMS-plattform Sikkerhet Arbeidsgruppe oppnevnt Møte i arbeidsgruppa. Forslag til foredragsholdere og tidspunkt. Tilbud sendes ut medio oktober Grunnkurs for VO, AMU, LMU og ledere iverksatt. Påbygging ved iverksetting av øvrige moduler i HMS-opplæring Sikkerhetsopplæring etter ny modell iverksatt på engelsk Januar 2014: Sikkerhetskurs på norsk avholdt Førstehjelp To førstehjelpskurs våren Psykososialt arbeidsmiljø Høstens to kurs under planlegging. To kurs på norsk og ett kurs på engelsk avviklet høst Arbeidsgruppe oppnevnt for å planlegge denne modulen i HMS-opplæringa Hele perioden Statutter for tildeling av spesielle velferdsmidler AMU har vedtatt statutter for tildeling av spesielle velferdsmidler (ref. AMU 32-13). UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side10 postmottak@uit.no 7

11 Arbeidsmiljøprisen Arbeidsmiljøprisen er en nyetablert pris ved UiT Norges arktiske universitet, som ble delt ut for første gang på arbeidsmiljødagen 7. november Arbeidsmiljøprisen er en av universitetets sentrale priser som skal deles ut årlig. Prisen skal være belønning for systematisk og målrettet arbeid for å utvikle og forbedre arbeidsmiljøet. Prisen kan også være en belønning for kreativt og nyskapende arbeid til fremme av et godt arbeidsmiljø. Prisvinneren/prisvinnerne mottar kroner samt et diplom. I 2013 ble prisen delt mellom Handelshøgskolen HHT og Frode Lien ved HSL-fak. Frode Lien tildeles prisen for sitt trivselsskapende arbeid ved fakultet over flere ti-år, og Handelshøgskolen ved UiT tildeles prisen for sitt engasjement og brede arbeid med å skape et godt arbeidsmiljø for sine studenter og ansatte. Referatsaker Det er i løpet av 2013 fremlagt 34 referatsaker. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side11 postmottak@uit.no 8

12 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2013/5340/ANP002 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /14 Årsrapport 2013 om helse, miljø og sikkerhet ved UiT Norges arktiske universitet Innstilling til vedtak: 1. Arbeidsmiljøutvalget tar Årsrapport 2013 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet til etterretning. 2. Arbeidsmiljøutvalget ber Universitetsdirektøren følge opp identifiserte utviklingsområder slik at universitetets mål for helse, miljø, sikkerhet og beredskap kan nås. Begrunnelse: Vedlagt følger årsrapport om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for Rapporten gir en oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak innen området helse, miljø, sikkerhet og beredskap ved UiT Norges arktiske universitet. Rapporten består av fire deler. I første del gis en oversikt over aktiviteter og tiltak innen sentralt organisert helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Del to er en oppsummering av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved fakultetene og enhetene på samme nivå. Del tre oppsummerer tiltak som er gjennomført i tilknytning til særskilte satsingsområder ved UiT i året som gikk. Del fire angir områder som bør vies oppmerksomhet i 2014 basert på utfordringer avdekket ved internkontrollen. Personal- og organisasjonsdirektøren ber om en tilbakemelding på om Arbeidsmiljøutvalget anser utviklingsområdene som hensiktsmessige, og eventuelt angi forslag til endringer. Årsrapporten skal behandles av Universitetsstyret i møtet 13. februar Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør Bjarte Toftaker personalsjef Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side12

13 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Avdeling for personal og organisasjon ved Anita Pettersen Vedlegg: 1. Årsrapport 2013 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side13

14 Årsrapport 2013 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet Universitetsdirektøren, Avdeling for personal og organisasjon Arkivref. ephorte 2013/5340 Side14

15 Sammendrag Det foregår mye godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) ved UiT Norges arktiske universitet (UiT). I 2013 har det bla. vært arbeidet aktivt med å bygge en organisasjonskultur som fremmer helse, miljø og sikkerhet blant ansatte og studenter i en ny og geografisk spredt organisasjon, og det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet. Det er arrangert arbeidsmiljødag på tvers av campus og arbeidsmiljøprisen er utdelt for første gang. Arbeidet med å videreutvikle universitetets beredskap er godt i gang, bedriftshelsetjenesten har vært konkurranseutsatt, og vernetjenesten har blitt gjennomgått og revidert. Funn fra tilsyn og revisjoner er fulgt opp i organisasjonen. Et godt HMSarbeid kan også være en del av forklaringen til at UiT har et lavt sykefravær. De fleste fakultetene og enhetene på samme nivå rapporterer at de har etablert skriftlige mål for HMSarbeidet og etablert skriftlig oversikt over hvordan ansvar og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Halvparten av enhetene har også nådd egne målsettinger for HMS-arbeidet for Ledere er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten. Ledernes risikoforståelse og kjennskap til egne risikoområder synes å ha økt i 2013, og de fleste enhetene har gjennomført pålagte beredskapsøvelser. Det rapporteres imidlertid om utfordringer knyttet til opplæring innen helse, miljø og sikkerhet, og sentral HMS-opplæring etterspørres av ulike brukergrupper. Ledere bør fortsatt prioritere å tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Dette gjøres ved gjennomføring av analyse av sykefravær, videreføring av forbyggende tiltak samt iverksetting av nye tiltak ved behov. I 2014 skal det gjennomføres en arbeidsmiljøundersøkelse ved UiT. Resultater fra slike undesøkelser anbefales brukt for nærmere analyse av sykefraværet ved enhetene. Gjennomføring av medarbeidersamtaler er imidlertid lavere enn tidligere år. Ledere må dermed også i 2014 følge opp dette ved å tilby og gjennomføre medarbeidersamtaler for alle ansatte som ønsker det. For at universitetet skal lykkes i sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø, er det viktig at hele organisasjonen bidrar med tiltak knyttet til satsingsområdene avfall, innkjøp, transport og energi. I 2014 vil universitetet prioritere synliggjøring og bedre oppfølging av arbeidet med miljøledelse. Det forebyggende arbeid som gjøres innen HMS og beredskap avhenger i stor grad av at ansatte, studenter og gjester viser engasjement, aktsomhet og årvåkenhet, og at de melder fra om kritikkverdige forhold i arbeids- og læringsmiljøet ved UiT. Innsamling av meldinger om risikoer og avvik samt studier av årsaker til at disse oppstår gir grunnlag for læring og informasjonsdeling i organisasjonen. Det er fremdeles en underrapportering av både av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. Ansatte og studenter må fortsatt stimuleres til økt rapportering i forbindelse med HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker. Enheter som har et risikofylt arbeidsmiljø rapporterer at lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres og dokumenteres før oppstart av arbeid. Enheter med stoffkartotek vedlikeholder både elektronisk og papirbasert stoffkartotek. Brukervennligheten og integriteten til det elektronisk stoffkartotek er også opprustet i Det er fremdeles noen fakulteter som i 2014 må prioritere å beskrive kravene til sikkerhetsopplæring i emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår samt etablere register over ansatte og studenter som er eksponert for visse helseskadelige faktorer. UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side15 postmottak@uit.no 2

16 Innhold Sammendrag Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Læringsmiljøutvalget (LMU) Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO) Bedriftshelsetjenesten Opplæring og informasjon Sykefravær Beredskap Strålevern Melding om skader og nestenulykker Tilsyn og revisjoner Rapport om lokalt HMS-arbeid for HMS organisatorisk HMS-kompetanse Fysisk og psykisk arbeidsmiljø Beredskap Ytre miljø Risikofylt arbeidsmiljø Måloppnåelse og tiltak som har fungert spesielt godt Oppsummering av lokale utfordringer Utfyllingen av årsrapporten Oppfølging av særskilte satsingsområder HMS-tiltak i henhold til Årsplan 2013 for Administrasjonen Medarbeiderundersøkelse Kjøreregler for et forsvarlig og godt arbeidsmiljø ved UiT Inkluderende arbeidsliv Arbeidsmiljødag Ytre miljø og miljøledelse Utfordringer og områder som bør vies spesiell oppmerksomhet i UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side16 postmottak@uit.no 3

17 1 Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT Universitetets sentrale HMS-arbeid var i 2013 organisert gjennom Avdeling for personal og organisasjon (POA). HMS-arbeidet følges av Arbeidsmiljøutvalget (AMU), Læringsmiljøutvalget (LMU), hovedverneombudene (HVO) og verneombudene (VO), som skal se til at UiT som arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar. 1.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) AMU er et partssammensatt samarbeidsorgan som skal legge de grunnleggende premissene for arbeidsmiljøarbeidet. Toppledelsen, hovedverneombudene, arbeidstakere, hovedtillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten er representert i AMU. LMU og HMS-personale i POA har observatørstatus. AMU har både besluttende, koordinerende og rådgivende rolle i arbeidet med å gjennomføre arbeidsmiljølovgivningen ved UiT. I saker som angår både ansattes og studenters arbeidsmiljø samarbeider AMU med LMU. Videre behandler AMU universitetets årlige rapport om HMS-arbeidet ved UiT. AMU ønsker å ha en dialog med enhetene om HMS-arbeid. Utvalget legger derfor ofte møtene til fakultetene/enhetene. Møtene innledes med at ledelsen orienterer om enhetens/fakultetets arbeid med helse, miljø og sikkerhet. I 2013 har AMU besøkt Universitetsbiblioteket, Det kunstfaglige fakultet, Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning og Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi. AMU har i 2013 arbeidet spesielt med oppfølging av fusjonen mellom UiT og tidligere Høgskolen i Finnmark, herunder hatt gjennomgang av verneområdene og sammensetningen av AMU. UiTs sittende AMU er valgt for perioden 1. august juli Sittende AMU ble høsten 2013 utvidet med to representanter. De nye medlemmene med respektive varamedlemmer er oppnevnt fra hhv. arbeidsgiver- og arbeidstakersiden ved tidligere HiF. AMU vil i første halvdel av 2014 vurdere om økningen med to representanter fra campus Finnmark skal videreføres, eller om representasjon fra flere campuser kan ivaretas med færre representanter. AMU har avholdt fire møter og behandlet 43 saker i Sykefraværet er fulgt opp ved de tidligere institusjonene, jf. også punkt 1.6. AMU har anbefalt at det gjennomføres en kvantitativ arbeidsmiljøundersøkelse høsten For mer informasjon vises det til årsrapport 2013 fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved UiT. 1.2 Læringsmiljøutvalget (LMU) LMU fører tilsyn med at UiT oppfyller bestemmelsene om læringsmiljøet gitt i Lov om universiteter og høyskoler. Utvalget skal også påse at UiT følger opp handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengelighet, og skal ellers generelt være en pådriver i arbeidet for et bedre læringsmiljø ved universitetet. LMU består av fire studentrepresentanter med vararepresentanter, studiedirektøren, en fakultetsdirektør, en dekan og en ansatt med universitetspedagogisk kompetanse. LMU har avholdt fem møter i studieåret 2012/2013. LMU ønsker å ha en dialog med enhetene om studiekvalitetsarbeid. Utvalget legger derfor ofte møtene sine ved avdelingene. Her innledes møtene med at en representant fra den aktuelle avdelingen orienterer om avdelingens arbeid med studiekvalitet og læringsmiljø. I 2013har LMU besøkt Norges Fiskerihøgskole, Kunstakademiet og Finnmarksfakultetet. Ny handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengelighet for perioden ble behandlet og vedtatt på LMU i møtet 7. februar Handlingsplanen er trykket opp i 500 eksemplarer og distribuert rundt til fakulteter og studentinformasjoner. LMU har også gått gjennom fakultetenes årlige rapportering om arbeidet med kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten. I denne forbindelse oppfordret LMU fakultetene til fortsatt å ha et fokus på læringsmiljø og læringsutbytte i fremtidige evalueringer av UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side17 postmottak@uit.no 4

18 emner og studieprogram. Videre har LMU satt i gang et nytt prosjekt, Studentmobiliserende prosjekt, som har som formål å få flere studenter engasjert i ulike fora og utvalg. Studentrepresentantene i LMU har skrevet et utkast omkring hva som må gjøres i et slikt prosjekt og fremdriftsplan er under utarbeidelse. Midlene fra sanksjonsordningen ved forsinket sensur kal benyttes til studiekvalitetsfremmende tiltak etter søknad fra enhetene og Studentparlamentet. LMU har lyst ut midler til studiekvalitetsfremmende tiltak våren Beløpet til fordeling er på kr , og søknadsfristen er satt til 24. januar For nærmere informasjon om studiekvalitet og læringsmiljø vises det til Utdanningsmelding 2011/2012 og LMUs årsrapport for studieåret 2012/2013. Punkt 2.6 nedenfor omtaler HMS for studenter som arbeider i risikofylt arbeidsmiljø ved UiT. Studentenes bidrag i universitetets arbeid med miljøledelse er omtalt under punkt Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO) Verneombudene skal ivareta arbeidstakernes interesser i verneområdet i saker som angår arbeidsmiljøet. God kommunikasjon mellom ledelsen og verneombudene er vesentlig for etablering og videreutvikling av et godt arbeidsmiljø ved UiT. I 2013 var UiT delt inn i 11 hovedverneområder og 67 verneområder. UiT hadde11 hovedverneombud, 10 vara hovedverneombud, 66 verneombud og 62 vara verneombud. I 2013 har HVO: Gjennomført fem fellesmøter for HVO, fire formøter for AMU og jevnlige møter for VO, i tillegg til løpende møter vedrørende enkeltsaker Gjennomført to møter med universitetsdirektøren Sekretær for HVO har deltatt på fire AMU-møter og på det årlige arbeidsmøtet for sentrale HVOer fra universitetene Arrangert tre verneombudsforum. Temaer: HMS-kultur ved Erland Loso, Avdeling for bygg og eiendom VO-rollen i beredskapsarbeidet ved Karin Lia, BFE-fak Forbedringsprosessen på UiT ved Svein Are Tjeldnes, stab hos rektor og direktør Deltatt i oppfølgingsarbeidet etter arbeidsmiljøundersøkelser ved fakultetene Deltatt på Arbeidstilsynets ulike tilsyn Deltatt ved revisjon av HMS-retningslinjer og -rutiner Deltatt på Nasjonal konferanse for universitetshovedverneombudene og Arbeidsmiljødagene i Trondheim Fra og med 2014 vil hovedverneombudene samarbeide på tvers av campusene ved at blant annet møter avholdes via toveis lyd/bilde. Hovedverneombudene ber UiT iverksette dekkende 40 t opplæring for verneombudene. For mer informasjon vises det til årsrapport 2013 om hovedverneombudenes fellesaktiviteter ved UiT. 1.4 Bedriftshelsetjenesten I 2013 har Hemis vært leverandør av bedriftshelsetjenester ved campus Tromsø og campus Alta. Frisk i Nord har vært leverandør av bedriftshelsetjenester ved campus Hammerfest. Bedriftshelsetjenestene har blant annet veiledet trening i arbeidstiden, deltatt ved sykefraværsoppfølging, deltatt ved gjennomføring av kartlegginger og risikovurderinger samt gjennomført lovpålagte helsekontroller. Innenfor psykososialt helsearbeid er det arbeidet på organisasjonsnivå, mot ledere og mot øvrige arbeidstakere. UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side18 postmottak@uit.no 5

19 Det vises til årsrapportene fra bedriftshelsetjenestene for nærmere beskrivelse av bedriftshelsetjenestenes aktivitet ved universitetet i Som årsrapportene viser er det variasjon i bruken av bedriftshelsetjenester ved campusene. Bedriftshelsetjenesten ble konkurranseutsatt høsten Nyanskaffelsen skal fra 1. mars 2014 dekke universitetets primære behov for bistand fra godkjent bedriftshelsetjeneste for hele virksomheten. 1.5 Opplæring og informasjon Ledere skal i samarbeid med verneombud, ansatte og studenter sørge for at det arbeides systematisk med HMS. En viktig målsetting for UiT er at ledere skal ha god og riktig HMS-kompetanse. Ledere har et særskilt ansvar for å motivere og inspirerer alle ansatte og studenter til forpliktende og aktiv deltagelse i HMS-arbeidet og sørge for nødvendig HMS-kompetanse ved eget ansvarsområde. HMS-opplæring som arrangeres av Administrasjonen annonseres under interne kurs på nettsidene til UiT. HMS-opplæring gitt i 2013: Grunnopplæring i HMS (20 t) for verneombud, hovedverneombud, representanter i arbeidsmiljøutvalget (AMU), læringsmiljøutvalget (LMU) og deres stedfortredere er gjennomført i april 2013 med 31 deltakere. Fire ledere deltok på opplæringen. Grunnleggende førstehjelp for ansatte på norsk og engelsk: I 2013 har 58 personer deltatt på fem førstehjelpskurs. I tillegg har Sikkerhetskurset hatt 85 deltakere på grunnleggende førstehjelp, 43 på førstehjelp for arbeid i felt og tokt og 63 på førstehjelp i laboratorium. Nye superbrukere i det elektroniske stoffkartoteksystem Chess har fått opplæring etter behov gjennom hele året. Kompetansen til stoffkartotekkontaktene er oppfrisket. Sikkerhet i laboratorium, felt og tokt (emne HMS-0500): Kurset har vært gjennomført to ganger i 2013 med til sammen 89 ansatte, mastergradsstudenter og gjesteforskere. Opplæringen omhandler følgende tema: Systematisk HMS-arbeid Stoffkartotek Beredskap Brannvern med praktiske øvelser Elektriske installasjoner Risikovurderinger Arbeid med kjemikalier Førstehjelp grunnleggende Førstehjelp felt og tokt Førstehjelp laboratorium Genmodifisert materiale Sikkerhetskabinett Arbeid med biologisk materiale Zoonoser Hanskebruk Allergi Gass under trykk og flytende nitrogen Tokt- og feltopplæring med praktiske øvelser Bruk av gummibåt Strålevern introduksjonskurs Ikke-ioniserende stråling Grunnkurs strålevern (20 timer) Videregående kurs for strålevernkontakter I 2013 har 36 ansatte ved Avdeling for bygg og eiendom gjennomgått tre timers opplæring i strålevern og biovern. UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side19 postmottak@uit.no 6

20 Lokal sikkerhetsopplæring skal alltid være gjennomført før oppstart av risikofylte arbeidsaktiviteter. Opplæringen skal dokumenteres lokalt. I juni 2013 avholdt universitetet to informasjonsmøter ved daværende Høgskolen i Finnmark om beredskapen ved det nye universitetet. Til stede på møtene var ledelsen ved campus Alta og campus Hammerfest samt sentralt beredskapspersonell ved de to organisasjonene. Det ble fokusert på utfordringer i forbindelse med fusjonen. Det ble samtidig utført en grovkartlegging av risikoområder ved campus Alta. Se også under punkt 1.7 nedenfor. Det gis dessuten mye lokal opplæring og informasjon ved UiT som samlet sett har HMS-aspekter i seg, men disse beskrives ikke her. Områder med behov for oppfølging: Iverksette modulbasert HMS-opplæring for samtlige brukergrupper ved UiT Gjennomføre dagskurs i HMS for ledere våren Sykefravær Sykefraværet for 2013 rapporteres separat for tidligere UiT og for tidligere HiF. Sykefraværsregistrering for den nye organisasjonen starter 1. januar Utviklingen av legemeldt sykefravær ved tidligere UiT: Andel av legemeldt sykefravær av totalt årlig sykefravær ved tidligere UiT i %: År kvartal 4,7 3,7 4,6 4,4 4,6 2.kvartal 4,1 3,5 4,3 4,0 3,4 3.kvartal 4,5 4,1 5,0 5,0 4,0 4.kvartal 4,4 3,9 4,1 4,6 Det legemeldte sykefraværet for 2013 er 0,2 % høyere i 1. kvartal sammenlignet med 2012, men på samme nivå som i Fraværet har gått ned i 2. og 3. kvartal i 2013 sammenlignet med 2012 og 2011, og ligger omtrent på samme nivå som i Utviklingen av sykefravær fordelt på diagnose ved tidligere UiT: Andel sykemeldte pr diagnose av totalt årlig legemeldt sykefravær ved tidligere UiT i %: 3.kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 2013 Almenne og uspesifiserte lidelser 5,2 4,6 5,3 9,0 6,8 9,9 9,0 9,2 8,0 Sykdommer i fordøyelsesorganene 3,4 4,1 5,0 3,8 5,0 4,1 6,0 6,7 8,2 Sykdommer i hjerte/kar-systemet 5,4 4,3 2,30 3,0 1,8 4,6 3,7 3,0 2,3 Muskel- og skjelett - lidelser 36,2 29,8 33,10 27,5 34,4 32,3 31,7 35,1 36,4 Sykdommer i nervesystemet 8,3 9,5 6,0 5,3 4,9 5,3 5,7 6,7 7,8 Psykiske lidelser 17,7 23,9 20,2 27,6 25,4 21,7 19,4 19,1 18,2 Sykdommer i luftveiene 8,0 8,0 9,7 7,8 5,5 4,2 9,9 6,8 6,6 Svangerskapssykdommer 6,4 6,7 7,0 7,1 6,6 7,6 5,0 4,1 3,8 Andre lidelser 9,3 9,3 11,3 8,9 9,5 10,3 9,6 9,3 8,8 Muskel- og skjelettlidelser og psykiske lidelser er de to største diagnosegruppene ved tidligere UiT. UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side20 postmottak@uit.no 7

21 Muskel- og skjelettlidelser har gått opp 2 % fra 3. kvartal 2012 og ligger nå på samme nivå som i 3. kvartal i Når det gjelder psykiske lidelser har denne gruppen gått ned 7,2 % fra 3. kvartal i 2012 til 3. kvartal i 2013, og ligger nå 0,5 % over 3. kvartal i Kjønnsfordeling for sykefraværet i 2013 er 70 % for kvinner og 30 % for menn. For 2012 var tallene 73 % for kvinner og 27 % for menn. Sykefraværet for kvinner har gått ned det siste året i forhold til sykefraværet for menn. Ingen fakulteter/enheter ved UiT har i 2013 har hatt kvartalsvis sykefravær over 5 %. Det er følgelig heller ikke vært behov for å avholde oppfølgingsmøter om sykefravær i tråd med IA- avtalen, se også punkt 2.3 nedenfor. Sykefraværet varierer noe kvartal for kvartal, med høyest sykefravær i vinterhalvåret. Noen enheter har hatt fravær over 5 % om vinteren, men etter at endringsplan har vært satt i verk har de gode resultater og lavere sykefraværstall. Utviklingen i sykefraværet ved tidligere Høgskolen i Finnmark (HiF): Totalt sykefravær (legemeldt og egenmeldt) ved tidligere HiF i %: År kvartal 5,97 3,38 5,28 2. kvartal 5,04 3,29 3,15 3. kvartal 4,66 4,65 3,08 4. kvartal 3,22 4,47 4,86 Totalt 5,0 4,70 3,95 4,14 Det totale sykefraværet ved tidligere HiF har hatt en nedgang fra 5,0 % i 2010 til 4,7 % i 2011 og 3,95 % i Sykefraværet har i 2013 hatt en svak stigning til 4,14 %. Egenmeldt sykefravær har vært registrert elektronisk av den enkelte ansatte i HiFs elektroniske personalsystem ESS. Rapportene over egenmeldt sykefravær gir svært lave tall. Det er grunn til mistanke om mangelfulle registreringer. Det legemeldte sykefraværet ved tidligere HiF ligger under landsgjennomsnittet for legemeldt sykefravær, som er nedadgående. Tyngden av det sykemeldte sykefraværet ligger på langtidsfraværet, dvs. fravær på mer enn 16 dager. Andel av sykefravær ved tidligere institutt ved HiF av totalt årlig sykefravær ved tidligere HiF (%): Institutt 1. kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal IHEF 6,27 2,71 5,82 6,49 5,73 1,02 1,00 5,67 IPHF 2,56 2,72 4,65 3,53 2,82 2,03 0,47 3,12 IØRF 0,92 1,49 5,16 4,7 7,07 6,53 2,47 5,07 ISOF 0,99 5,88 8,14 4,27 7,27 3,99 8,89 11,8 IIRF 3,05 1,74 2,47 1,00 1,29 0,92 0,84 5,06 HA 5,03 4,38 5,68 5,21 5,96 3,22 3,62 5,28 IHEF Institutt for helsefag IPHF Institutt for pedagogiske og humanistiske fag IØRF Institutt for økonomiske- og reiselivsfag ISOF Institutt for sosialfag IIRF Institutt for idretts- og realfag HA Høgskoleadministrasjonen 2013 UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side21 postmottak@uit.no 8

22 Områder med behov for oppfølging: Det er fortsatt behov for systematisk oppfølging av arbeid med sykefravær på individ- og virksomhetsnivå 1.7 Beredskap Beredskapshåndboka for Universitetet i Tromsø er et hjelpemiddel for at organisasjonen skal kunne reagere raskt og effektivt ved kritiske og pressede situasjoner. For å mestre en kritisk hendelse må virksomheten trene på potensielle fare- og ulykkessituasjoner som kan oppstå, samt på kommunikasjon og samhandling med andre aktører. Beredskap tilpasses risikobildet i organisasjonen. I henhold til årsrapporten for 2012 om HMS ved UiT skulle det i 2013 arbeides med å utvikle en beredskap som i større grad er rettet mot ekstreme hendelser. En fullskalaøvelse med trussel/terror som tema skulle gjennomføres, og det samlede risikobildet for universitetet skulle revideres. Universitetet hadde våren 2013 en sikkerhets- og beredskapsmessig gjennomgang av tilsiktede, uønskede hendelser og deres innvirkning på verdiområder for universitetet. Rapport fra gjennomgangen forelå i juni Universitetsdirektørens beslutning om hvilke tiltak som skal gjennomføres fattes våren Fullskalaøvelsen ved UiT med tema trussel/terror er utsatt til UiT har i desember 2013 gitt svar til Riksrevisjonen på spørreskjema vedrørende institusjonens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Gjeldende risiko- og sårbarhetsvurdering er på forespørsel oversendt Kunnskapsdepartementet i november Høgskolen i Finnmark og Universitetet i Tromsø ble 1. august 2013 fusjonert til UiT Norges arktiske universitet. Fusjonen har medført behov for å videreutvikle universitetets beredskap slik at den på en effektiv måte kan håndtere trussel-, fare- og ulykkessituasjoner ved det nye universitetet. For å imøtekomme behovet ble det høsten 2013 etablert et prosjekt med hovedmål å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) ved campus Alta, campus Hammerfest og campus Kirkenes. ROSanalysene ble gjennomført i samarbeid med Safetec AS i november Rapport med konklusjoner og forslag til prioriterte tiltak utarbeides våren 2014, og overordnet risikobilde ved UiT etableres i løpet av I påvente av en ny helhetlig beredskap ved UiT Norges arktiske universitet ble det i juni 2013 utført en grovkartlegging av risikoområder ved campus Alta, samt etablert en midlertidig lokal beredskapsplan ved campus Alta. Se også under punkt 1.5 ovenfor. Beredskapen ved campus Kirkenes er ivaretatt i den lokale beredskapsplanen ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning. Beredskap ved campus Hammerfest er fra høsten 2013 ivaretatt i den lokale beredskapsplanen ved Det helsevitenskapelige fakultet. Det har ikke vært registrert svært alvorlige hendelser med personskader ved UiT i Mindre hendelser er håndtert av sentral og/eller lokale beredskapsgrupper i tråd med UiTs beredskapsorganisasjon og håndbok for beredskap. Områder med behov for videre oppfølging: Gjennomføre fullskalaøvelse ved UiT med tema trussel/terror Gjennomgang av samlet risikobilde for UiT som en forlengelse av det arbeidet som er gjort ved enhetene ved tidligere HiF, samt gjennomgang av beredskap knyttet til tilsiktede, uønskede hendelser. 1.8 Strålevern UiT har godkjenning fra Statens strålevern (SSV) for forskningsmessig bruk av ioniserende stråling og industriell radiografi, samt tillatelse til avfallshåndtering og utslipp knyttet til forskningsmessig bruk av åpne radioaktive kilder. Godkjenningene gjelder for perioden Til godkjenningene følger generelle og konkrete krav, deriblant krav om årlig rapportering om strålebruk og avfallshåndtering ved UiT innen utgangen av mars hvert år. Statens strålevern (SSV) hadde innen utgangen av 2013 ikke gitt noen tilbakemelding på oversendt årsrapport for Videre informeres det om at Senja UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side22 postmottak@uit.no 9

23 avfallsselskap, som mottar og destruerer radioaktivt avfall (LRA-materiale) fra UiT, har fått ny tillatelse for slik destruksjon. Det ble i 2013 etablert et laboratorium for diagnostisk positron emisjons tomografi (PETscan) ved Det helsevitenskapelige fakultet, Avdeling for komparativ medisin. Arbeidet involverer bruk av nye åpne radionuklider (F-18, I-123 og Tc-99m) alle med høy aktivitet og korte halveringstider. Arbeidsoppgaver som involverer bruk av PETscan laboratoriet er risikovurdert og tilrettelagt for sikker håndtering. Dette involverer blant annet adkomstbegrensning, renholdsrutiner, kontroll av eksponering til doser, oversikt over kapslede kilder, avfallshåndtering og sikker transport av radionuklidene fra UNN til MH-bygget. Det ble i 2013 avdekket avvik vedørende strålebruken ved Helsefak, Institutt for klinisk medisin, som medførte følgende tiltak: Stans i alt arbeid med ioniserende stråling fra 17. og 18. april 2013 og frem til ny tillatelse ble gitt Gjennomført møte med involverte i hendelsen og ledelsen 6. mai 2013 Oppstart av arbeid med ioniserende stråling fom. 13. mai 2013 Retningslinje for håndtering av ulike typer stråling, herunder rutine for innkjøp av åpne radioaktive kilder og kontaminasjonskontroller, er under revisjon. Opplæring av prosjektledere gis når arbeidet med retningslinjen er sluttført. Områder med behov for oppfølging: Sluttføre revisjon av retningslinje for håndtering av ulike typer stråling. Endringer må implementeres i virksomheten. Kartlegge og tilrettelegge strålebruken ved tidligere Høgskolen i Finnmark. 1.9 Melding om skader og nestenulykker Alle HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT skal meldes og følges opp av ledelsen for å sikre forebygging og kontinuerlig kvalitetssikring av arbeidsmiljøet. Oppsummering fra rapporter om HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker gis i AMU-møter. Sammendrag av skademeldinger og fraværsdager forårsaket av skade for : År Totalt Kjemikalier og biologisk materiale involvert Stikk, kutt Fall, skli, strekk løft Transport Fallende gjenstander Andre personskader 2013 Skademeldinger Fraværsdager Skademeldinger Fraværsdager Skademeldinger Fraværsdager Skademeldinger Fraværsdager Det er i 2013 meldt totalt 30 HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. De meldte avvikene, skadene og nestenulykkene har varierende alvorlighetsgrad. Fire skader er innrapportert til register over eksponerte ved UiT. Frem til er det registrert ett avvik ved tidligere HiF. Det meldte avviket er en fallskade. UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side23 postmottak@uit.no 10

24 Det er sannsynligvis underrapportering av både HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved både UiT og tidligere HiF. Områder med behov for oppfølging: Innkjøp og implementering av elektronisk system for håndtering av HMS-avvik Fokus på å stimulere til økt rapportering av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker Fokus på enhetenes vedlikehold av register over eksponerte ved UiT 1.10 Tilsyn og revisjoner All kontakt med tilsynsmyndigheter koordineres av Universitetsdirektøren. Brann og redning Tromsø kommune gjennomførte i 2013 tilsyn ved følgende bygg ved campus Tromsø: Universitetsbiblioteket Administrasjonsbygget Medisin- og helsefagbygget Farmasibygget Teorifagbygget Kulvertterminaler Tilsynene fra brann og redning Tromsø medførte 12 anmerkninger i rapportene. I hovedsak omhandler rapportene anmerkningene manglende HMS-rutiner, mangel på risikoanalyse mangler eller behov for oppdatering av eksisterende risikoanalyser. Alta brann- og redningskorps gjennomførte branntilsyn 8. oktober 2013 ved campus Alta. I rapporten fremkommer fire avvik. Det fremkom videre under oppsummeringsmøtet at eier/virksomheten/bruker finner løsninger for å rette opp de avvik og anmerkninger som er angitt i rapporten. Brann- og redningstjenesten i Hammerfest kommune gjennomførte 17. november 2010 tilsyn ved HiF, Helsefag i Hammerfest. Tilsynet resulterte i én anmerkning: Brannvernleder har tilfredsstillende kunnskap, men det vil være av stor viktighet at brannvernansvarlig ved høgskolen også besitter samme kompetanse. Arbeidet med en enhetlig mal for utforming av enhetenes samlede branndokumentasjon er sluttført i Ved branntilsyn skal enhetene kunne fremvise dokumentasjonen for tilsynsmyndighetene. Implementering ved UiT skjer våren Arbeidstilsynet har varslet pålegg om utbedring av dårlig inneklima i lokalene til Nasjonalt forskningssenter innen komplementær og alternativ medisin (NAFKAM) i Forskningsparken. Det er god dialog mellom Arbeidstilsynet og Avdeling for bygg og eiendom (BEA). Byggeier SIVA eiendom har igangsatt div. bygningsmessige tiltak for bedring av inneklima. BEA vil etter avtale med bruker ved NAFKAM iverksette støydempende tiltak våren Det helsevitenskapelige fakultet vil kartlegge og risikovurdere arbeidsforholdene ved NAFKAM i løpet av de første månedene av Enhetlig modell for register over eksponerte er etablert ved UiT. Det er sendt ny melding til datatilsynet om registeret. Oppfølgingen etter Arbeidstilsynets tilsynsbesøket Bedre kjemi vil pågå også i Statoil utførte, som et ledd i arbeidet med inngåelse av rammeavtale mellom Statoil og UiT, en ekstern HMS-revisjon ved FF Helmer Hanssen. Revisjonsrapporten konkluderer med at UiTs og FF Helmer Hanssens HMS-styringssystem tilfredsstiller Statoils HMS-akseptkriterier, og er kvalifisert etter NORSOK S-006 kategori II. Det ble i revisjonen funnet tre avvik. Avvikene er knyttet til toktleders ansvar og rolle, samt kriterier for personell som skal planlegge og/eller være med på lengre tokt. Misforståelser på grunn av språk kan også være en risiko. Av positive observasjoner nevnes blant annet at FF Helmer Hanssen er en flott båt som har vært godt vedlikeholdt, at registreringssystemet som brukes om bord ser bra ut og at bruken av tekniske ressurser er et viktig bidrag i å avlaste mannskapet. Bare fast mannskap som kjenner denne båten godt opererer båten. UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side24 postmottak@uit.no 11

25 Arbeidet med å utarbeide metodikk for interne revisjoner ved UiT er utsatt til Områder med behov for oppfølging: Følge opp pålegg fra tilsyn og revisjoner Etablere samlet branndokumentasjon basert på eier- og brukeransvaret ved alle bygg 2 Rapport om lokalt HMS-arbeid for 2013 Ved UiT rapporterer alle fakulteter og enheter på samme nivået årlig om status for eget HMS-arbeid. Rapportene skal bygge på informasjon innhentet fra institutter og andre enheter på underliggende nivå. For 2013 har ni av ni enheter levert årsrapport om lokalt HMS-arbeid. Disse omfatter: Administrasjonen (Uadm) Det juridiske fakultet (Jurfak) Universitetsbiblioteket (UBT) Det kunstfaglige fakultet (Kunstfak) Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak) Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU) Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak) Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning (HSL-fak) Finnmarksfakultetet vil avgi rapport om lokalt HMS-arbeid fra og med Siden forgående undersøkelse har Administrasjonen omorganisert ansvaret og oppgavene i det lokale HMS-arbeidet. Endringene medfører blant annet at universitetsdirektøren fra og med 2013 har en årlig gjennomgang og analyse av HMS-arbeidet for hele Universitetsadministrasjonen samt Norgesuniversitetet. Avdelingsdirektørmøtet behandler HMS-statusen og vedtar årsplan med angivelse av HMS-mål for Administrasjonen. Formålet med årsrapportering er å se til at elementene i det systematiske HMS-arbeidet ved UiT stemmer overens med myndighetskrav og interne retningslinjer, og vurdere om aktivitetene i HMSarbeidet er hensiktsmessig i forhold UiTs overordnede mål for HMS samt avdekke forbedringspotensialer slik at tiltak kan vurderes og prioriteres. Rapporten skal følges opp ved lokal enhet og av universitetsdirektøren i form av skriftlige tilbakemeldinger til fakulteter og enhetene på samme nivå. Rapporteringen ble i 2013 gjort i form av en elektronisk sjekkliste. Utfyllingen forutsetter en egenvurdering opp mot spørsmål knyttet til UiTs systematiske HMS-arbeid og fakultets/enhetens HMSmål og handlingsplan for HMS-arbeidet. Rapporten skal være bekreftet utfylt av enhetens leder og hovedverneombud. 2.1 HMS organisatorisk Alle rapporterer at leder ved fakultetet eller enhet på samme nivå er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten og at det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet. Det rapporteres videre om stor grad av tilrettelegging før igangsetting av aktiviteter og arbeidsoppgaver og at det avholdes jevnlige møter med verneombudene. Fakulteter og enheter som har hatt HMS-relaterte avvik, nestenulykker eller ulykker har fulgt disse opp som angitt i Retningslinje for oppfølging av skader, nestenulykker og yrkessykdommer. Sju av ni enheter rapporterer at de har etablert skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Dette er en klar forbedring fra 2012 der kun halvparten av fakultetene/enhetene som avleverte årsrapport om HMS hadde slik beskrivelse på plass. UiT Norges arktiske universitet N Tromsø Sentralbord: Faks: Side25 postmottak@uit.no 12