Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: ALTA PAV P163 Gabo/Tromsø ADM B 124 Møterom Hiet, Tromsø/Alta Møtedato: Tidspunkt: 13:15

Transkript

1 Dato: MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: ALTA PAV P163 Gabo/Tromsø ADM B 124 Møterom Hiet, Tromsø/Alta Møtedato: Tidspunkt: 13:15 Eventuelt forfall må meldes snarest til astrid.laegreid@uit.no. Vararepresentant møter etter nærmere beskjed. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side1

2 Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. AMU 1/15 AMU 2/15 AMU 3/15 AMU 4/15 AMU 5/15 AMU 6/15 AMU 7/15 AMU 8/15 Årsrapport 2014 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet 2014/5237 Årsrapport for arbeidsmiljøutvalget /4221 Endring av verneområde ved BFE-falultetet 2009/6418 Endringer i verneområde ved Universitetsbiblioteket 2009/6418 AMU-SAK xx-15 Sykefravær 4. kvartal /5100 Budsjett for arbeidsmiljøutvalget /442 Fordeling av velferdsmidler 2015/447 Oppnevning av valgstyre for perioden Orienteringssaker OS 1/15 Orienterer om Arbeidstilsynets svar etter tilsyn ved - Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet, Flyskolen Bardufoss 2014/ /2932 OS 2/15 Oversikt avviksmeldinger /45 Referatsaker RS 1/15 Årsrapport for arbeid utført av Hemis AS 2013/5945 RS 2/15 Tilsynsrapport - brannteknisk inspeksjon ved TMU 2012/1572 RS 3/15 Årsrapport 2014 for hovedverneombudenes aktivitet 2014/402 RS 4/15 Vedtak om tilbakemelding etter systemrettet tilsyn den /2693 RS 5/15 Brannøvelse - teoretisk /3830 RS 6/15 Dokumentasjon, beredskapsøvelse /2968 RS 7/15 Dokumentasjon på evakueringsøvelse /2968 RS 8/15 Tilsynsrapport med avvik - UiT Norges arktiske universitet - Campus Alta 2013/5613 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side2

3 RS 9/15 Retningslinje for AMU - revidert 19. januar /4221 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side3

4 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2014/5237/ANP002 Dato: SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget /15 Årsrapport 2014 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet Innstilling til vedtak: 1. Arbeidsmiljøutvalget tar Årsrapport 2014 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet til etterretning. 2. Arbeidsmiljøutvalget ber Universitetsdirektøren følge opp identifiserte utviklingsområder slik at universitetets mål for helse, miljø, sikkerhet og beredskap kan nås. Begrunnelse: Vedlagt følger årsrapport om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for Rapporten gir en oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak innen området helse, miljø, sikkerhet og beredskap ved UiT Norges arktiske universitet. Rapporten består av fire deler. I første del gis en oversikt over aktiviteter og tiltak innen sentralt organisert helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Del to er en oppsummering av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved fakultetene og enhetene på samme nivå. Del tre oppsummerer tiltak som er gjennomført i tilknytning til særskilte satsingsområder ved UiT i året som gikk. Del fire angir områder som bør vies oppmerksomhet i 2015 basert på utfordringer avdekket ved internkontrollen. Personal- og organisasjonsdirektøren ber om en tilbakemelding på om Arbeidsmiljøutvalget anser utviklingsområdene som hensiktsmessige, og eventuelt angi forslag til endringer. Årsrapporten skal behandles av Universitetsstyret i møtet 12. februar Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør Bjarte Toftaker personalsjef Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side4

5 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Avdeling for personal og organisasjon ved Anita Pettersen Vedlegg: 1. Årsrapport 2014 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side5

6 Årsrapport om HMS 2014 Universitetsdirektøren, Avdeling for personal og organisasjon Arkivref. ephorte: 2014/5237 Side6

7 Sammendrag Det foregår mye godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet (UiT). I 2014 har det blant annet vært arbeidet aktivt med å følge opp funn fra arbeids- og klimaundersøkelsen og å etablere samhold og treffpunkt i arbeidsmiljøet. Det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet og samarbeidet mellom leder og verneombud synes å fungere godt ved de fleste arbeidsstedene. Det er arrangert arbeidsmiljødag og arbeidsmiljøprisen er utdelt for andre gang. Arbeidet med å videreutvikle universitetets beredskap er godt i gang, det er inngått ny avtale om bedriftshelsetjenester, og vernetjenesten har blitt gjennomgått og revidert. Funn fra tilsyn og revisjoner er fulgt opp i organisasjonen. Et godt HMS-arbeid kan også være en del av forklaringen til at UiT samlet sett fortsatt har et lavt sykefravær. Det er også i 2014 registrert få HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker og ingen svært alvorlige hendelser med personskader. UiT vil i 2015 prøve ut elektronisk system for innmelding og behandling av HMS-avvik. Ansatte og studenter må fortsatt stimuleres til økt rapportering i forbindelse med HMSrelaterte avvik, skader og nestenulykker. Kvaliteten på rapportene fra fakultetene og enhetene på samme nivå er gjennomgående styrket. De fleste rapporterer at de har etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet og etablert skriftlig oversikt over hvordan ansvar og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. De nådde også egne målsettinger for HMSarbeidet for Ledere er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMSarbeidet ved enheten. Ledernes risikoforståelse og kjennskap til egne risikoområder har økt i løpet av de siste årene. Det er likevel skuffende at kun halvparten av enhetene har gjennomført pålagte beredskapsøvelser i 2014 og ført oversikt over ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet. Det er utfordringer knyttet til opplæring innen helse, miljø og sikkerhet, og sentral HMS-opplæring etterspørres av ulike brukergrupper. Gjennomføring av medarbeidersamtaler er fremdeles lav. Ledere må dermed også i 2015 følge opp dette ved å tilby og gjennomføre medarbeidersamtaler. Ledere må fortsatt prioritere å tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Dette gjøres ved gjennomføring av analyse av sykefravær, videreføring av forbyggende tiltak samt iverksetting av nye tiltak ved behov. Resultater fra arbeids- og klimaundersøkelsen anbefales brukt for nærmere analyse av sykefraværet ved enhetene. I 2014 ble det fastsatt ny handlingsplan for miljøledelse ved UiT. For at universitetet skal lykkes i sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø, er det viktig at hele organisasjonen bidrar med tiltak knyttet til satsingsområdene avfall, innkjøp, transport og energi. Med unntak av en enhet, rapporterer fakulteter og enheter som har et risikofylt arbeidsmiljø at lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres før oppstart av risikofylte aktiviteter. Når det gjelder dokumentasjon av gjennomført opplæring må resultatet forbedres. Universitetsledelsen ser alvorlig på at kun fem av ni fakulteter/enheter rapporterer at de fulgte UiTs retningslinjer og fakultetets/enhetens rutiner for alt risikofylt arbeid som ble utført i Tre hadde heller ikke utarbeidet skriftlige rutiner for risikofylt arbeid som kan medføre særlig fare for liv og helse og som fakultetet/enheten har ansvar for. Kravene til at arbeidsgiver skal føre register over eksponerte personer ble heller ikke oppfylt ved hele universitetet. Fakulteter og enheter må dermed også i 2015 ha UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side7 postmottak@uit.no 2

8 sterkt fokus på risiko- og eksponeringsvurderinger, vedlikehold av stoffkartotek, sikker utførelse av arbeid og føring av register over eksponerte. Det er fremdeles noen fakulteter som i 2015 må prioritere å beskrive kravene til sikkerhetsopplæring i emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side8 postmottak@uit.no 3

9 Innhold Sammendrag Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Læringsmiljøutvalget (LMU) Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO) Bedriftshelsetjenesten Opplæring og informasjon Sykefravær Beredskap Strålevern Melding om skader og nestenulykker Tilsyn og revisjoner Rapport om fakultetenes HMS-arbeid for HMS organisatorisk HMS-kompetanse Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Beredskap Ytre miljø Risikofylt arbeidsmiljø Måloppnåelse og tiltak som har fungert spesielt godt Oppsummering av lokale utfordringer Utfyllingen av årsrapporten Oppfølging av særskilte satsingsområder HMS-tiltak i henhold til Årsplan 2014 for Avdeling for personal og organisasjon Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK) Inkluderende arbeidsliv Arbeidsmiljødag Ytre miljø og miljøledelse Utfordringer og områder som bør vies spesiell oppmerksomhet i UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side9 postmottak@uit.no 4

10 1 Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT Universitetets sentrale HMS-arbeid var i 2014 organisert gjennom Avdeling for personal og organisasjon (POA) og følges av Arbeidsmiljøutvalget (AMU), hovedverneombudene (HVO) og verneombudene (VO), som skal se til at Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet (UiT) som arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar. Læringsmiljøutvalget (LMU) har også en rolle i HMS-arbeidet. 1.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) AMU er et partssammensatt samarbeidsorgan som skal legge de grunnleggende premissene for arbeidsmiljøarbeidet. Hovedverneombudene, arbeidstakere, arbeidsgiver, hovedtillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten er representert i AMU. Toppledelsen skal være representert i AMU. LMU og HMS-personalet i POA har observatørstatus. AMU har både besluttende, koordinerende og rådgivende rolle i arbeidet med å gjennomføre arbeidsmiljølovgivningen ved UiT. I saker som angår både ansattes og studenters arbeidsmiljø samarbeider AMU med LMU. AMU behandler videre universitetets årlige rapport om HMS-arbeidet ved UiT. AMU har et spesielt ansvar for å overvåke sykefraværet ved UiT. AMU har i 2014 hatt spesielt fokus på oppfølging av sykefravær og gjennomføring av arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen (ARK) ved UiT. Det ble foretatt nyvalg av AMU for perioden 1. august 2014 til 31. juli I forbindelse med fusjonen med Høgskolen i Finnmark ble det besluttet at tidligere Høgskolen i Finnmark skulle ha 2 representanter i AMU, og at denne ordningen skulle vurderes i første halvdel av AMU besluttet i sak 6/14 at denne ordningen ikke skulle videreføres, men at det skulle oppfordres til at både arbeidsgiver og arbeidstakersiden oppnevnte minst 1 representant fra campus utenfor Tromsø. Retningslinje for Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er oppdatert med hensyn på dette. AMU har avholdt fire møter og behandlet 25 saker i For mer informasjon vises det til årsrapport 2014 fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved UiT. 1.2 Læringsmiljøutvalget (LMU) LMU fører tilsyn med at UiT oppfyller bestemmelsene om læringsmiljøet gitt i Lov om universiteter og høyskoler. Utvalget skal også påse at UiT følger opp handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengelighet, og skal ellers generelt være en pådriver i arbeidet for et bedre læringsmiljø ved universitetet. LMU består av fire studentrepresentanter med vararepresentanter, studiedirektøren, en fakultetsdirektør, en dekan og en ansatt med universitetspedagogisk kompetanse. Det har vært avholdt fem møter i LMU i studieåret 2013/2014. LMU besøkte Finnmarksfakultetet (FiFa) og fikk en grundig presentasjon om hvordan Utdannings- og læringsmiljøutvalget ved tidligere Høgskolen i Finnmark (HiF) jobbet med læringsmiljø og studiekvalitet. De fire resterende møtene ble avholdt i Administrasjonsbygget, campus Tromsø. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side10 postmottak@uit.no 5

11 I forbindelse med NOKUTs evaluering av UiTs system for kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten ble det anbefalt at UiT etablerer et studentmobiliserende prosjekt i samarbeid med Studentparlamentet for å få en sterkere representasjon av studenter i ulike råd og utvalg ved UiT. Saken Studentmobiliserende prosjekt har vært diskutert som en egen sak på alle fem møtene i LMU i studieåret 2013/2014. Prosjektet er stort og rommer flere temaer innen læringsmiljø og studiekvalitet, og vil være en stor del av LMUs arbeid i de neste årene. Hovedtemaene i Studentmobiliserende prosjekt overlapper noe, men kan oppsummeres som følger: (1) innføring av en formalisert tillitsvalgtordning på alle fakultet, (2) beskrivelse av hva slags arbeidsoppgaver som tilhører de ulike verv som studenter innehar, (3) poenggivende tillitsvalgtkurs, (4) honorering av studenter i verv, og (5) evaluering av program og emner. Universitetsstyret vedtok våren 2009 å innføre økonomiske sanksjoner ved sensur på eksamen som kunngjøres mer enn en uke etter sensurfristen. Midlene skal gå til studiekvalitetsfremmende tiltak, og fordeles av LMU etter søknad fra enhetene og Studentparlamentet. Studieåret 2012/2013 utgjorde midlene til sammen kr ,-. Midlene ble lyst ut i desember 2013 og LMU fordelte midlene i februar Det kom inn totalt 21 søknader fra enhetene og studentorganisasjoner. Prosjekter som gir en langsiktig merverdi for læringssituasjonen for en større gruppe studenter ble prioritert. Læringsmiljøutvalget har bestilt en evaluering av ordningen med økonomiske sanksjoner ved forsinket sensur på eksamen. Det er viktig å se om ordningen har fungert slik hensikten var. For nærmere informasjon om studiekvalitet vises det til LMUs årsrapport for studieåret 2013/ Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO) Verneombudene skal ivareta arbeidstakernes interesser i verneområdet i saker som angår arbeidsmiljøet, og virke som en støtte for arbeidsgiverne. God kommunikasjon mellom ledelsen og verneombudene er vesentlig for å ivareta et godt arbeidsmiljø ved UiT. Det var i 2014 en gjennomgang av universitetets inndeling i verneområder. Fra høsten 2014 ble UiT delt inn i 11 hovedverneområder og 66 verneområder. UiT hadde 11 hovedverneombud, 9 vara hovedverneombud, 66 verneombud og 59 vara verneombud. Ombudene er valgt for perioden 1. august 2014 til 31. juli I 2014 har HVOene: Gjennomført fem fellesmøter, tre formøter i forkant av AMU-møter og jevnlige møter med verneombudene, i tillegg til løpende møter vedrørende enkeltsaker Gjennomført ett møte med universitetsdirektøren Deltatt på to AMU-møter og på det årlige arbeidsmøtet for sentrale hovedverneombud fra universitetene. Representant på disse møtene er koordinator for hovedverneombudenes aktivitet Arrangert ett verneombudsforum med tema Byggesaker og medvirkning av verneombudet. Leder for Prosjektseksjonen ved Avdeling for bygg og eiendom Øistein Hansen var foreleser. Deltatt i forarbeid og møter i tilknytning til ARK Deltatt ved ulike tilsyn ved UiT Deltatt på Nasjonal konferanse for universitetshovedverneombudene på Svalbard samt Arbeidsmiljøkongressen i Bergen UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side11 postmottak@uit.no 6

12 I 2014 har flere hovedverneombud/verneombudsmøter blitt avviklet på tvers av campusene ved at møtene avholdes via toveis lyd/bilde. Hovedverneombudene har bedt UiT iverksette dekkende 40 t opplæring for verneombudene og om å fastsette en tidsplan for 2015 for når de forskjellige delene i opplæringen skal avholdes. For mer informasjon vises det til årsrapport 2014 om hovedverneombudenes fellesaktiviteter ved UiT. Områder med behov for oppfølging: Tilby verneombudene opplæring i bruk av HMS-informasjon i HR-portalen 1.4 Bedriftshelsetjenesten I 2013 ble kjøp av bedriftshelsetjeneste ved UiT konkurranseutsatt, og Hemis ble valgt som leverandør. Hemis deltar ved gjennomføring av kartlegginger og risikovurderinger og gjennomfører lovpålagte helsekontroller. De deltar ved sykefraværsoppfølging. Innenfor psykososialt helsearbeid bistår de både på organisasjonsnivå, på enhetsnivå og på individnivå. Universitetsledelsen og Hemis har to samarbeidsmøter hvert semester. For mer informasjon vises det til årsrapport 2014 fra Hemis. 1.5 Opplæring og informasjon Ledere skal i samarbeid med verneombud, ansatte og studenter sørge for at det arbeides systematisk med HMS. En viktig målsetting for UiT er at ledere, verneombud, ansatte og studenter skal ha god og riktig HMS-kompetanse. Ledere har et særskilt ansvar for å motivere og inspirerer alle ansatte og studenter til forpliktende og aktiv deltagelse i HMS-arbeidet og sørge for nødvendig HMS-kompetanse ved eget ansvarsområde. Informasjon om HMS-opplæring som arrangeres av UiT finnes på nettsidene om HMS i HR-portalen. Opplæring som tilbys skal også annonseres under interne kurs på nettsidene til UiT. I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle iverksetting av HMS-opplæring for samtlige brukergrupper ved UiT prioriteres. Dagskurs i HMS for ledere skulle gjennomføres våren HMS-opplæring gitt av UiT i 2014: Grunnopplæring i HMS (20 t) for ledere, verneombud, hovedverneombud, representanter i arbeidsmiljøutvalget (AMU), læringsmiljøutvalget (LMU) og deres stedfortredere er gjennomført 30. september 2014 med 68 deltagere, hvorav 11 var ledere, 4 HVO, 35 VO, 15 vara VO, 1 LMU-representant og 2 HMS-rådgivere. Grunnleggende førstehjelp for ansatte på norsk og engelsk: I 2014 har 41 personer deltatt. Deltagerne fordeler seg over fire kurs. I tillegg har Sikkerhetskursene hatt 64 deltakere på grunnleggende førstehjelp, 36 på førstehjelp for arbeid i felt og tokt og 64 på førstehjelp i laboratorium. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side12 postmottak@uit.no 7

13 Lederopplæring 10. februar og 4. september: 20 minutters presentasjon av beredskap, herunder sentral beredskapsplan og lokale beredskapsplaner, oppbygging av beredskapsorganisasjonen ved UiT, oppgavefordeling innen beredskapsorganisasjonen, varsling, øvelser, eksempler på praktisk beredskapsarbeid ved UiT ved øvelser og skarpe hendelser. Sikkerhet i laboratorium, felt og tokt (emne HMS-0500): Kurset har vært gjennomført to ganger i 2014 med til sammen 108 deltagere, hvorav 32 var ansatte, 61 mastergradsstudenter og 19 PhD studenter. Opplæringen omhandler følgende tema: Systematisk HMS-arbeid Stoffkartotek Beredskap Brannvern med praktiske øvelser Elektriske installasjoner Risikovurderinger Arbeid med kjemikalier Førstehjelp grunnleggende Førstehjelp felt og tokt Førstehjelp laboratorium Genmodifisert materiale Sikkerhetskabinett Arbeid med biologisk materiale Zoonoser Hanskebruk Allergi Gass under trykk og flytende nitrogen Tokt- og feltopplæring med praktiske øvelser Bruk av gummibåt Strålevern introduksjonskurs Ikke-ioniserende stråling Grunnkurs strålevern (20 timer) Videregående kurs for strålevernkontakter Lokal sikkerhetsopplæring skal alltid være gjennomført før oppstart av risikofylte arbeidsaktiviteter. Opplæringen skal dokumenteres lokalt. Det gis dessuten mye lokal opplæring og informasjon ved UiT som samlet sett har HMS-aspekter i seg, men disse beskrives ikke her. Områder med behov for oppfølging: Gjennomføre HMS-opplæring for samtlige brukergrupper ved UiT Gjennomføre dagskurs i HMS for ledere våren 2015 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side13 postmottak@uit.no 8

14 1.6 Sykefravær Utviklingen av legemeldt sykefravær ved UiT: Legemeldt sykefravær ved UiT i prosent: År kvartal 4,7 3,7 4,6 4,4 4,6 4,1 2.kvartal 4,1 3,5 4,3 4,0 3,4 3,7 3.kvartal 4,5 4,1 5,0 5,0 4,0 4,7 4.kvartal 4,4 3,9 4,1 4,6 4,1 Det legemeldte sykefraværet 1. kvartal 2014 er 0,5 prosent lavere enn samme kvartal i 2013, men høyere enn i Fraværet har gått opp 0,7 prosent i 3. kvartal i 2014 sammenlignet med tall for 2013, men ligger likevel under nivåene i 2011 og Andel sykemeldte pr diagnose av totalt årlig legemeldt sykefravær ved UiT i prosent: Årstall Kvartal Almenne og uspesifiserte lidelser 5,3 9,0 6,8 9,9 9,0 9,2 8,0 7,5 6,3 5,8 4,1 Sykdommer i fordøyelsesorganene 5,0 3,8 5,0 4,1 6,0 6,7 8,2 6,5 4,3 5,2 5,4 Sykdommer i hjerte/kar-systemet 2,30 3,0 1,8 4,6 3,7 3,0 2,3 5,4 5,3 4,5 2,6 Muskel- og skjelett - lidelser 33,1 27,5 34,4 32,3 31,7 35,1 36,4 35,6 35,4 37,9 43,2 Sykdommer i nervesystemet 6,0 5,3 4,9 5,3 5,7 6,7 7,8 5,4 5,0 5,3 4,7 Psykiske lidelser 20,2 27,6 25,4 21,7 19,4 19,1 18,2 23,8 19,4 18,6 18,7 Sykdommer i luftveiene 9,7 7,8 5,5 4,2 9,9 6,8 6,6 4,2 7,9 6,0 5,4 Svangerskapssykdommer 7,0 7,1 6,6 7,6 5,0 4,1 3,8 3,3 4,2 2,9 3,5 Andre lidelser 11,3 8,9 9,5 10,3 9,6 9,3 8,8 8,4 12,1 13,8 12,3 Muskel/skjelettlidelser og psykiske lidelser er fortsatt de to mest dominerende årsakene til sykefraværet. De utgjør til sammen 61,9 prosent i 3. kvartal Muskel/skjelettlidelser fortsetter å stige. Økningen fra 3. kvartal i 2013 er på 6,8 prosent. Andelen psykiske lidelser holder seg stabilt og er 0,5 pst over tallet fra samme kvartal i Samleposten «andre lidelser» går noe ned fra 2. kvartal 2014 men ligger fortsatt over samme kvartal forrige år. Kjønnsfordeling for sykefraværet frem til 3. kvartal i 2014 er 70 prosent for kvinner og 30 prosent for menn. Det er samme fordeling som i I løpet av 2014 har fem enheter ved UiT hatt kvartalsvis sykefravær over 5 %t. Disse er: Administrasjonen, Finnmarksfakultetet, Det kunstfaglige fakultet, Tromsø museum og Universitetsbiblioteket. Den kvartalsvise fordelingen av det legemeldte sykefraværet viser at det høyeste fraværet ligger i 3. kvartal, det vil si i og etter sommerferien. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side14 postmottak@uit.no 9

15 Områder med behov for oppfølging: Det er fortsatt behov for systematisk oppfølging av arbeid med sykefravær på individ- og virksomhetsnivå 1.7 Beredskap Beredskapshåndboka for UiT er et hjelpemiddel for at organisasjonen skal kunne reagere raskt og effektivt ved kritiske og pressede situasjoner. For å mestre en kritisk hendelse må virksomheten trene på potensielle fare- og ulykkessituasjoner som kan oppstå, herunder på kommunikasjon og samhandling med andre aktører. Beredskapen skal tilpasses risikobildet i organisasjonen. I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle det i 2014 være en gjennomgang av det samlede risikobildet ved UiT, samt en gjennomgang av beredskap knyttet til tilsiktede uønskede hendelser. I tillegg skulle en fullskalaøvelse med trussel/terror som tema gjennomføres. Med bakgrunn i styringssignaler fra KD har UiT igangsatt arbeid med å velge metodikk for ROSanalyse. Fakulteter og enheter på samme nivå skal innen juni 2015 ha gjennomført ROS-analyser etter universitetets metodikk. Resultater sammenstilles i overordnet risikobilde. Universitetet hadde våren 2013 en sikkerhets- og beredskapsmessig gjennomgang av tilsiktede, uønskede hendelser og deres innvirkning på verdiområder for universitetet. Rapporten fra gjennomgangen forelå i juni Universitetsdirektørens beslutning om hvilke tiltak som skal gjennomføres ble fattet i april Liste over tiltak som skal gjennomføres i løpet og 2014 og ansvar for gjennomføring er oversendt fakulteter og enheter på samme nivå. UiT gikk i desember 2014 til innkjøp av et elektronisk styringssystem for sikkerhet og beredskap (KunnskapsCIM). Systemet skal bidra til å sikre effektiv informasjonshåndtering, loggføring og rapportering mellom UiT og KD, og internt ved universitetet ved kriser og katastrofer. En storskala kriseøvelse for sentral beredskapsgruppe er under planlegging ved UiT. Øvelsen gjennomføres i samarbeid med UNN. Øvelsen vil finne sted i vårsemesteret Overordnet avtale om beredskapssamarbeid mellom UiT og UNN er under utforming. ROS-analyse av områder der UiTs og UNNs beredskap må koordineres danner grunnlag for avtalen. Videre planlegger UiT i samarbeid med Sjømannskirken å gjennomføre en kriseøvelse som berører ansatte og studenter som oppholder seg i utlandet. Det har ikke vært registrert svært alvorlige hendelser med personskader ved UiT i Mindre hendelser er håndtert av sentral og/eller lokale beredskapsgrupper i tråd med UiTs beredskapsorganisasjon og håndbok for beredskap. Sentralt gitt lederopplæring innen beredskap er beskrevet ovenfor under punkt 1.5. Områder med behov for oppfølging: Gjennomføre planlagte beredskapsøvelser Implementering av KunnskapsCIM Gjennomføre ROS-analyser og sammenstille resultater i overordnet risikobilde UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side15 postmottak@uit.no 10

16 1.8 Strålevern UiT har godkjenning fra Statens strålevern (SSV) for forskningsmessig bruk av ioniserende stråling og industriell radiografi, samt tillatelse til avfallshåndtering og utslipp knyttet til forskningsmessig bruk av åpne radioaktive kilder. Godkjenningene gjelder for perioden Til godkjenningene følger generelle og konkrete krav, deriblant krav om årlig rapportering om strålebruk og avfallshåndtering ved UiT innen utgangen av mars hvert år. I etterkant av årsrapporteringen til SSV om strålebruken ved UiT for 2013, mottok UiT brev fra SSV datert 4. desember 2014 der det gis avvik på vilkår 3 i tillatelsen grunnet brudd på leveringsplikten i avfallsforskriftens Dette omfattet avvik fra tillatelsen i form av at avfall med I-125 og uran ikke er oversendt til mottaker med tillatelse til å motta denne type avfall minst en gang pr år. I-125 og uranavfallet ble den 19. desember 2014 oversendt godkjent mottak. UiT avventer nå tilbakemelding fra SSV på om avviket er behandlet tilfredsstillende og om søknad om dispensasjon fra avfallsforskriftens 16-7 godkjennes. I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle Retningslinje for håndtering av ulike typer stråling revideres og implementeres i I tillegg skulle strålebruken ved tidligere HiF kartlegges og tilrettelegges. Retningslinje for håndtering av ulike typer stråling, herunder rutine for innkjøp av åpne radioaktive kilder og kontaminasjonskontroller er fortsatt under revisjon, men vil ferdigstilles i løpet av februar Informasjonsmøter vil bli gjennomført ute på de enkelte enhetene for implementering av de reviderte retningslinjene og tilhørende rutiner. Alt arbeid med ioniserende stråling er registrert som egne prosjekter. Kartlegging og tilrettelegging av strålebruken ved tidligere HiF ble gjennomført høsten Det er registrert ett prosjekt ved fakultetet. Det skal føres register over ansatte og studenter som arbeider med ioniserende stråling, jf. punkt 2.6. Universitetsdirektøren har i forbindelse med årsrapportering om bruk av stråling for 2014 bedt enhetsledere om å gjennomføre registreringen innen utgangen av mars Enheter som ikke overholder fristen kan miste retten til å håndtere ioniserende stråling. Områder med behov for oppfølging: Føring av register over personer som arbeider med ioniserende stråling Sluttføre revisjon av retningslinje for håndtering av ulike typer stråling. Endringer må implementeres i virksomheten Utarbeidelse av ny søknad til SSV om forskningsmessig strålebruk for Melding om skader og nestenulykker Alle HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT skal meldes og følges opp av ledelsen for å sikre forebygging og kontinuerlig kvalitetssikring av arbeidsmiljøet. Oppsummering fra rapporter om HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker gis i AMU-møter. Det er i 2014 meldt totalt 36 HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. De meldte avvikene, skadene og nestenulykkene har varierende alvorlighetsgrad. Ingen av meldingene resulterte i at personer ble eksponert for helseskadelige faktorer. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side16 postmottak@uit.no 11

17 Sammendrag av avviksmeldinger og fraværsdager forårsaket av skade for : År Totalt Kjemikalier og biologisk materiale involvert Stikk, kutt Fall, skli, strekk og løft Transport Fallende gjenstander 2014 Avviksmeldinger Fraværsdager Avviksmeldinger Fraværsdager Avviksmeldinger Fraværsdager Avviksmeldinger Fraværsdager Avviksmeldinger Fraværsdager Andre personskader Det er sannsynlig at det fremdeles er underrapportering av både HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. UiT vil i 2015 prøve ut et elektronisk system for håndtering av HMS-avvik, jf. punkt 3.1 nedenfor. Områder med behov for oppfølging: Elektronisk system for håndtering av HMS-avvik skal prøves ut Stimulere til økt rapportering av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker Fortsatt fokus på risiko- og eksponeringsvurderinger og enhetenes vedlikehold av register over eksponerte arbeidstakere og studenter ved UiT 1.10 Tilsyn og revisjoner All kontakt med tilsynsmyndigheter koordineres av Universitetsdirektøren. Det er en utfordring at tilsynsmyndigheter gjennomgående henvender seg til underliggende enheter og at underliggende enheter ikke henviser varsel om tilsyn til Universitesdirektøren. Brann og redning Tromsø kommune gjennomførte i juni tilsyn ved Tromsø museum (TMU). Tilsynet omfattet alle forhold av betydning for brannsikkerheten, herunder bygningsmessige, tekniske, utstyrsmessige og organisatoriske brannsikringstiltak og forhold av betydning for gjennomføringen av brannbekjempelse og øvrig redningsinnsats. Tilsynet medførte ingen avvik, men tre anmerkninger knyttet til manglende/mangelfull kontroll, ettersyn og vedlikehold av branntekniske installasjoner og dokumentasjon. Alta brann- og redningskorps gjennomførte i november branntilsyn ved campus Alta. I rapporten fremkommer fire avvik knyttet til branntekniske tegninger, intern organisering og risikovurdering samt person- og materiell sikkerhet. Det fremkom under oppsummeringsmøtet at eier/virksomheten/bruker vil finne løsninger for å rette opp de avvik som er angitt i rapporten. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side17 postmottak@uit.no 12

18 Ved branntilsyn skal enhetene kunne fremvise dokumentasjonen for tilsynsmyndighetene. Arbeidet med en enhetlig mal for utforming av enhetenes samlede branndokumentasjon ble sluttført i Implementering ved UiT gjenstår. Arbeidstilsynet gjennomførte i april tilsyn knyttet til det psykososiale- og organisatoriske arbeidsmiljøet ved NT-fakultetet og ved Administrasjonen. Ved NT-fakultetet ble det gitt pålegg knyttet til HMS-opplæring, samarbeidsplan med bedriftshelsetjenesten samt kartlegging og risikovurdering av forhold som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse eller sikkerhet. Avvikene er fulgt opp ved UiT og senere lukket av Arbeidstilsynet. Tilsynet ved Administrasjonen medførte ingen avvik. Det Lokale Eltilsynet gjennomførte i februar tilsyn ved BFE-fak. Det ble ikke gjort funn av feil på elektriske anlegg. Det ble påpekt mangler knyttet til internkontrollarbeidet for det elektriske anlegget. Kunnskapsdepartementet varslet i november at de vil gjennomføre tilsyn med universitets arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Tilsynet vil finne sted 12. januar 2015, og departementet har bedt hele kriseledelsen ved UiT møte. Statoil utførte i 2013, som et ledd i arbeidet med inngåelse av rammeavtale mellom Statoil og UiT, en ekstern HMS-revisjon ved FF Helmer Hanssen. Det ble i revisjonen funnet tre avvik. Disse er under oppfølging. I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle det utarbeides metodikk for interne revisjoner ved UiT. Finansdepartementet har i 2013 og 2014 utredet bruk av internrevisjon i statsforvaltningen. Formålet er å etablere mer forutsigbare rammer for bruk av internrevisjon i staten. Forslaget var høsten 2014 til høring ved universiteter og høgskoler. Arbeidet med interne revisjoner ved UiT følges opp i 2015 og i tråd med departementets anbefaling og beslutning. Områder med behov for oppfølging: Følge opp avvik og pålegg fra tilsyn og revisjoner Etablere samlet branndokumentasjon basert på eier- og brukeransvaret ved alle bygg Utarbeide metodikk for interne revisjoner ved UiT 2 Rapport om fakultetenes HMS-arbeid for 2014 Ved UiT rapporterer alle fakulteter og enheter på samme nivået årlig om status for eget HMS-arbeid. Rapportene skal bygge på informasjon innhentet fra institutter og andre enheter på underliggende nivå. Rapporteringen ble i 2014 gjort i form av en elektronisk sjekkliste. Utfyllingen forutsetter en egenvurdering opp mot spørsmål knyttet til UiTs systematiske HMS-arbeid og fakultets/enhetens HMS-mål og handlingsplan for HMS-arbeidet. Rapporten bekreftes utfylt av enhetens leder og hovedverneombud. For 2014 har ti av ti fakulteter/enheter levert årsrapport om lokalt HMS-arbeid. Disse omfatter: Administrasjonen (Uadm) Finnmarksfakultetet (FiFa) Det juridiske fakultet (Jurfak) Universitetsbiblioteket (UBT) Det kunstfaglige fakultet (Kunstfak) UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side18 postmottak@uit.no 13

19 Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak) Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU) Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak) Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning (HSL-fak) Finnmarksfakultetet avga årsrapport om HMS for første gang. Formålet med årsrapportering er å se til at elementene i det systematiske HMS-arbeidet ved UiT stemmer overens med interne og eksterne krav, og vurdere om aktivitetene i HMS-arbeidet er hensiktsmessig i forhold til UiTs overordnede mål for HMS. Årsrapportene vil også avdekke forbedringspotensialer slik at tiltak kan vurderes og prioriteres ved UiT. Universitetsdirektøren utarbeider årlig rapport om HMS-arbeidet ved hele universitetet. Denne rapporten behandles av AMU og Universitetsstyret. Universitetsdirektøren gir deretter en skriftlig tilbakemelding til fakulteter og enhetene på samme nivå. Rapporten skal følges opp ved enhetene. 2.1 HMS organisatorisk Fakultetene, UBT, TMU og Uadm rapporterer at enhetens leder er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet. Det rapporteres videre at det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet og at det tilrettelegges og iverksettes nødvendige tiltak før igangsetting av aktiviteter og arbeidsoppgaver. Det avholdes jevnlige møter med verneombud ved ni fakulteter/enheter. Fakultater/enheter som har hatt HMS-relaterte avvik, nestenulykker eller ulykker har fulgt disse opp som angitt i Retningslinje for oppfølging av skader, nestenulykker og yrkessykdommer. Åtte av ti fakulteter/enheter rapporterer at de har etablert skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. I 2013 hadde sju av ni enheter beskrivelsen på plass. I 2012 hadde kun halvparten av fakultetene/enhetene som avga årsrapport en slik beskrivelse på plass. Med unntak av Jurfak og Helsefak rapporterer fakultetene/enhetene at de har kartlagt farer og problemer og på denne bakgrunn vurdert risiko, samt utarbeidet tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene knyttet til arbeidsmiljøet for ansatte og studenter. Planlagte tiltak for å redusere risikoforholdene er gjennomført ved seks enheter. Helsefak opplyser imidlertid at de er godt i gang med arbeidet, men at det fremdeles gjenstår noen risikovurderinger. Åtte av ti enheter rapporterer at de hadde etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet for året som gikk. Seks av disse hadde også en samlet, skriftlig og ajourført handlingsplan for HMS-arbeidet. I 2013 hadde sju av ni enheter etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet, hvorav fem også hadde ajourført handlingsplan. Det er gledelig at Finnmarksfakultetet som avgir årsrapport om HMS for første gang i 2014 bekrefter at de har alt organisatorisk HMS-arbeidet på plass. Områder med behov for oppfølging: Utarbeidelse av HMS-mål og HMS-handlingsplan på alle nivå i organisasjonen UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side19 postmottak@uit.no 14

20 Utarbeidelse av skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Samordningsavtaler må utarbeides når fakultetet/enheten er én av flere arbeidsgivere på samme arbeidssted 2.2 HMS-kompetanse Helse, miljø og sikkerhet er et lederansvar. For å sikre et forsvarlig arbeids- og læringsmiljø og aktivitet med hensyn til systematisk utvikling og forbedring av arbeidsmiljøet er UiT avhengig av at alle ledere har tilstrekkelig HMS-kompetanse. Opplæringen er personlig og skal dokumenteres skriftlig. Universitetsbiblioteket og Tromsø Museum rapporterer at alle ledere med personalansvar har nødvendig og dokumentert opplæring innen HMS. I 2013 var dette på plass kun ved Universitetsbiblioteket. Det ble i 2014 gjennomført nyvalg av verneombud ved UiT. Åtte av ti enheter rapporterer at alle verneombudene innehar nødvendig kompetanse til å utøve sine oppgaver innen helse, miljø og sikkerhet. Personer som har fått delegert HMS-oppgaver som innebærer ledelse eller kontroll av andre arbeidstakere eller studenter skal påse at hensynet til HMS blir ivaretatt under planleggingen og utførelse av de arbeidsoppgavene de har fått delegert. Tre av ti fakulteter/enheter rapporterer at disse personene har nødvendig og dokumentert opplæring innen HMS. På dette området er det ingen forbedring fra Leder skal også se til at nytilsatte blir introdusert til og får opplæring i HMS ved UiT. Behovet for opplæring kan blant annet sikres kartlagt ved å ta i bruk Veiledende rutine for ledere ved mottak av nytilsatte. Åtte av ti enheter praktiserer rutinen ved mottak av nytilsatte. Sentral HMS-opplæring for ulike brukergrupper gjennomført i 2014 er beskrevet ovenfor under punkt 1.5. Behovet for tilpasset HMS-opplæring for ulike brukergrupper rapporteres fremdeles å være stort ved UiT. TMU, UB og Helsefak ber UiT iverksette øvrige moduler i den sentrale HMS-opplæringen. Opplæring må annonseres i god tid før gjennomføring. Områder med behov for oppfølging: Iverksette HMS-opplæring tilpasset ulike brukergrupper Ledere må prioritere gjennomføring og dokumentasjon av egen og ansattes HMS-opplæring 2.3 Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Samtlige fakulteter/enheter rapporterer at kontor- og laboratoriearbeidsplasser for ansatte og studenter utformes og tilpasses på en ergonomisk hensiktsmessig måte. Fakulteter/enheter som har mottatt varsel om diskriminering, vold, trusler, trakassering eller annen utilbørlig opptreden har fulgt disse opp som angitt i Retningslinjer for varsling. Det er videre svært positivt at samtlige fakulteter/enheter bekrefter at de følger UiTs rutiner for oppfølging av sykemeldte. Uadm og TMU rapporterer at de har hatt sykefravær over 5 % i løpet av ett eller flere kvartal i Dette avviker fra kvartalsvis sykefravær rapportert under punkt 1.6. Ekstraordinære analyser av sykefraværet ble iverksatt ved Uadm. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side20 postmottak@uit.no 15

21 I henhold til Handlingsplan for inkluderende arbeidsliv (IA) skal det gjennomføres et årlig møte mellom ledelsen ved fakultetet/enheten, tillitsvalgte og hovedverneombud med IA/HMS som eneste tema. Seks av ti fakulteter/enheter har i 2014 gjennomført et slikt møte. I 2013 hadde fem av ni fakulteter /enheter avhold et slikt møte. UiT har de senere år hatt fokus på viktigheten av medarbeidersamtaler. Fire av ti fakulteter/enheter rapporterer at alle ansatte har fått tilbud om medarbeidersamtaler. Medarbeidersamtaler her er gjennomført for alle som har ønsket dette. I 2013 ble medarbeidersamtaler tilbudt og gjennomført for alle ansatte ved to av ni fakulteter/enheter. Måloppnåelsen for fysisk og psykisk arbeidsmiljø er økt sammenlignet med resultatene for Områder med behov for oppfølging: Gjennomføre årlig møte mellom ledelsen, tillitsvalgte og hovedverneombud med IA/HMS som eneste tema Tilby og gjennomføre årlig medarbeidersamtale for alle ansatte 2.4 Beredskap Hvert fakultet/enhet skal ha en lokal beredskapsplan som bygger på risikovurderinger (se punkt 2.1 ovenfor) og som viser hvordan enheten arbeider med hendelser av mindre omfang. Lederes kjennskap til egne risikoområder og prioritering av beredskapsarbeidet ved egen enhet har økt i løpet av de siste årene. Ni av ti fakulteter/enheter har, etter risikovurdering og gjennomføring av risikoreduserende tiltak, utarbeidet en lokal beredskapsplan for den risikoen som fremdeles ligger der. Kunstfak har tilbakemeldt at de skal oppdatere beredskapsplanen i løpet av I 2013 rapporterte sju av ni fakulteter/enheter at de hadde utført arbeidet. Ledere skal være kjent med beredskapshåndboka for UiT og fakultetets/enhetens beredskapsplan, herunder hvordan lokal beredskapsgruppe er sammensatt og hvordan de øver. Ledere skal også være kjent med funn fra øvelser, tiltak som iverksettes og resultater fra oppfølging av tiltak. Kun halvparten av fakultetene/enhetene rapporterer at lokal beredskapsgruppe har hatt de to pålagte beredskapsøvelsene i året som gikk. I 2013 rapporterte sju av ni fakulteter/enheter at lokal beredskapsgruppe har hatt to beredskapsøvelser. Tiltak etter beredskapsøvelser følges i overveiende grad opp. Lederopplæring innen beredskap gjennomført i 2014 er beskrevet under punkt 1.5. Ved fem av ti fakulteter/enheter gjøres ansatte og studenter kjent med den lokale beredskapsplanen, herunder rutinene for varsling av kritiske hendelser og for evakuering av bygg. I 2013 rapporterte sju av ni fakulteter/enheter at de ivaretok oppgaven. TMU, HSL-fak, Jurfak, NT-fak og UBT registrerer ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet som angitt i Beredskapshåndboka for UiT. På dette området er måloppnåelsen den samme som i NT-fak, TMU og UBT har fulgt opp arbeidet på alle områdene som etterspørres ved årsrapportering om beredskap. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side21 postmottak@uit.no 16

22 Områder med behov for oppfølging: Fakulteter/enheter må se til at ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet registreres, jf. Skjema for registrering av opphold i utlandet for ansatte Fortsatt sikre gjennomføring av pålagte beredskapsøvelser og oppfølging av tiltak etter hendelser og øvelser Sikre at ansatte og studenter gjøres kjent med lokal beredskapsplan, herunder evakuerings- og varslingsrutiner 2.5 Ytre miljø Det er positivt at universitetets video- og telefonkonferanseutstyr er i utstrakt bruk ved alle fakulteter/enheter. Åtte av ti fakulteter/enheter har også innført tiltak for å redusere årlig innkjøpt mengde A4 papir og ni av ti har lagt til rette for kildesortering. Når det gjelder tiltak for å redusere energibruken er det fremdeles kun halvparten av fakultetene/enhetene som har gjennomført tiltak. Kun fire av ti fakulteter/enheter har gjennomført holdningsskapende arbeid knyttet til mer miljøvennlig innkjøp, transport, energi og avfall. Dette er en nedgang fra 2013 da seks av ni fakulteter/enheter rapporterte at de hadde utført tiltak. Helsefak og BFE-fak har gjennomført samtlige tiltak som etterspørres innen miljøledelse. For de øvrige fakultetene/enhetene er måloppnåelsen sammenlignbar med eller lavere enn i Sentralt organisert arbeid med miljøledelse er beskrevet under punkt 3.5. Områder med behov for oppfølging: For at universitetet skal kunne lykkes i sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø er det viktig at fakulteter/enheter bidrar med arbeid knyttet til satsingsområdene 2.6 Risikofylt arbeidsmiljø I 2014 ble det utført risikofylt arbeid ved ni av ti fakulteter/enheter. Disse er: Uadm, FiFa, UBT, Kunstfak, Helsefak, TMU, NT-fak, BFE-fak og HSL-fak. Med unntak av ved Uadm rapporteres det at lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres før oppstart av risikofylte arbeidsoppgaver. Gjennomført lokal opplæring dokumenteres derimot kun ved fem fakulteter/enheter. Fakultetene og enhetene opplyser at det vil arbeide for å forbedre dette resultatet. Uadm, Kunstfak, Helsefak, TMU, NT-fak, BFE-fak og HSL-fak har stoffkartotek. Instituttene og enhetene ved Uadm, Helsefak, TMU, BFE-fak og HSL-fak har rapportert at de har oppdatert både elektronisk og papirbasert utgave av stoffkartoteket. Søk i det elektroniske stoffkartoteket verifiserer imidlertid ikke dette til fulle. Kun fem av ni fakulteter/enheter rapporterer at de følger UiTs retningslinjer og fakultetets/enhetens egne rutiner for alt risikofylt arbeid som utføres ved fakultetet/enheten. Seks av ni fakulteter/enheter har utarbeidet skriftlige rutiner for alt arbeid som kan medføre særlig fare for liv og helse som fakultetet/enheten har ansvar for. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side22 postmottak@uit.no 17

23 Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) fastsatt av Arbeidsdepartementet i 2011, sist endret ved forskrift av 24. februar 2014, setter krav til at arbeidsgiver skal ha oversikt over ansatte og studenter som er eller kan bli utsatt (eksponert) for stoffer som kan gi alvorlig sykdommer over tid. Kravet til å føre register omfatter ansatte og studenter som: Er eller kan bli eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier 1 Arbeider med bly og blyforbindelser Har vært eller kan bli utsatt for støv med asbestfiber Er eller har vært eksponert for biologiske faktorer (smitterisikogruppe 3 og 4) Arbeider med ioniserende stråling Er utsatt for helseskadelige stoffer ved bergarbeid Det er videre krav om at det skal være mulig for andre å finne tilbake til disse personene etter lang tid, ofte 40 eller 60 år. Personer som er oppført i et slikt registrer skal gjøres kjent med dette og ha adgang til opplysningene som gjelder egen person. Ved UiT skal det for alle studentkurs/metoder/arbeidsoppgaver som kan medføre eksponering for helseskadelige stoffer gjennomføres risiko- og eksponeringsvurderinger etter UiTs systematikk. Funn skal gjennomgås og institutt- og fakultetsledelsen skal fatte endelige beslutningen om tiltak som skal gjennomføres ved arbeidsstedet og om ansatte, gjester og studenter skal føres i register over eksponerte. Ved UiT utfører Uadm, Kunstfak, Helsefak, TMU, NT-fak, BFE-fak og HSL-fak arbeid som kan medføre innlegging i slikt registret. NT-fak, HSL-fak, Kunstfak, TMU og Uadm opplyser at de fører arbeidstakerregister. Helsefak rapporterer at noen personer er ført inn i registeret, men at de har utfordringer med å få systematikken til å fungere godt ved fakultetet. Ved BFE-fak er de fleste risiko- og eksponeringsvurderingene gjennomført. Resultatene er oversendt bedriftshelsetjenesten for vurdering og anbefaling vedrørende hvem som skal føres i registeret. Fra høsten 2011 skal det gå fram av alle emnebeskrivelser for emner med laboratoriearbeid, tokt, feltarbeid, studier i utlandet og lignende hvilken sikkerhetsopplæring som er nødvendig for at studentene skal kunne gjennomføre emnet. Nødvendig sikkerhetsopplæring skal defineres som et arbeidskrav i de emnene der dette er aktuelt, og gjennomført opplæring skal registreres som et utført arbeidskrav i Felles Studentsystem. Manglende beskrivelse av krav til sikkerhetsopplæring i emner og studieprogram har i 2014 vært fulgt opp ved Avdeling for utdanning. I 2014 rapporterer Helsefak, HSL-fak, Kunstfak og FiFa at de har spesifisert kravene til nødvendig sikkerhetsopplæring i fakultetets emner og studieprogram. BFE-fak og NT-fak må i 2015 prioritere å beskrive kravene til sikkerhetsopplæring i alle emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår. 1 Klassifisert som Kreft1, Kreft2, Mut 1 eller Mut 2 etter forskrift 16. juli 2002 nr om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, eller klassifisert som Carc. 1A, Carc. 1B, Muta. 1A eller Muta. 1B etter forskrift 16. juni 2012 nr. 622 om klassifisering, merking og emballering av stoffer og stoffblandinger (CLP). UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side23 postmottak@uit.no 18

24 Områder med behov for oppfølging: Fakulteter og enheter skal fortsette å ha sterkt fokus på risko- og eksponeringsvurdering og føring av register over eksponerte Fakulteter og enheter må se til at gjennomført lokal sikkerhetsopplæring dokumenters NT-fak og BFE-fak må angi kravene til sikkerhetsopplæring i alle emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår Fakultetene/enhetene skal utarbeide nødvendige rutiner for arbeid som kan medføre særlig fare for liv og helse 2.7 Måloppnåelse og tiltak som har fungert spesielt godt Åtte av ti fakulteter/enheter rapporterer at de hadde etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet for Disse nådde også egne målsettinger for HMS-arbeidet. For at UiT skal kunne utvikle arbeidsmiljøet for ansatte og studenter anses det som viktig å dele og dra nytte av gode tiltak som er gjennomført i organisasjonen. Åtte av ti fakulteter/enheter rapporterer at de i 2014 har gjennomført tiltak som har fungert spesielt godt. Det har vært arbeidet med å etablere samhold og treffpunkt i arbeidsmiljøet, styrking av medarbeidersamtalen samt gjennomføring av dialogmøter og faglige og sosiale tiltak. Arbeidsplassgjennomganger med påfølgende arbeidsplasstilrettelegging ved aktiv bruk av bedriftshelsetjenesten har gitt gode resultater både ved nyansettelser og ved løpende behov. Blant tiltakene som ellers neves er arbeid med risikoreduksjon og HMS-opplæring. Ved Kunstfak har låseanordninger knyttet til verkstedsmaskiner og anskaffelse av individuelt tilpassede formstøpte ørepropper for forebygging av hørselsskader hos studenter og ansatte fungert veldig bra. Helsefak tilbakemelder at arbeid i tilknytning til ARK har fungert godt ved fakultetet. Ved NT-fak har gjennomførte tiltak for ivaretagelse av arbeidsmiljøet ved flytting til Teknologibygget gitt gode resultater. BFE-fak gjennomførte søppelinnsamling på strender i Tromsø Kommune som et felles sosialt tiltak ved fakultetet. 2.8 Oppsummering av lokale utfordringer I forbindelse med årsrapportering av helse, miljø og sikkerhet er fakulteter og enhetene på samme nivå bedt om skissere enhetens viktigste HMS-utfordring i Enheter som er berørt av fusjoner, omorganisering eller flytting vil ha fokus på arbeidsmiljø, kulturbygning, fjernledelse og rolleavklaring. Utfordringer knyttet til ivaretagelse og inkludering av nytilsatte nevnes også. Ved NT-fak har mangler ved Teknologibygget blitt en HMS-sak, både fysisk og psykososialt. Enhetene vil også i 2015 ha fokus på oppfølging av ARK og gjennomføring av systematiske medarbeidersamtaler med alle ansatte. Det skal også arbeides med etablering av tilstrekkelig kontorarbeidsplasser til arbeidstakere og studenter. Samordningsavtaler skal etableres der enheter er samlokaliser med andre virksomheter. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: Side24 postmottak@uit.no 19