Prosjektorganisering og arbeidsgrupper i prosjektet Administrasjon og ledelse Nye Kristiansand

Transkript

1 Prosjektstyret består av Navn Rolle Kommune Gustav Skretting Organisasjonssjef Åse Førland Velle Organisasjonsdirektør, konst. Beth Repstad Personalsjef Knut A. Knutsen Janne Slotte Åse Birkrem Bjarne Lauvås HTV HTV HTV Hovedverneombud Prosjektleder er Marianne O. Tronstad i 100 % stilling, med oppstart i minst 60 % i nov. og des samt noe redusert i januar Organisering av kartleggingsarbeidet Resultatet av kartleggingen skal fortelle hva som er likt og hva som er ulikt mellom de tre kommunene. Når det gjelder mal for rapportering vil den variere i stor grad mellom de ulike arbeidsgruppene. Det vil være ulik metode å kartlegge reglementer kontra tjenester. Prosjektleder vil utarbeide en beskrivelse for hver arbeidsgruppe som beskriver hva som skal kartlegges og på hvilken måte. Grunnleggende tanke for hele kartleggingsfasen vil være: Hva skal prosjektet levere? Detaljert milepælsplan, utover punkt 5.2 utarbeides ved behov. Kartleggingsfasen varer frem til 31.januar, siste innleveringsfrist for arbeidsgruppene er 17.januar. Kartleggingsarbeidet vil organiseres med ansatte og tillitsvalgte fra hver kommune. Vernesiden er representert i arbeidsgruppen som kartlegger verneombudsordninger. I hver gruppe utpekes en leder som vil være prosjektleders forlengede arm i dette arbeidet og deltar i jevnlige møter med prosjektleder. Når det gjelder vervet som arbeidsgruppeleder bør dette fordeles jevnt i de tre kommunene for å sikre en god forankring av arbeidet. Kartleggingsresultatet og sammenstillingen av dette danner beslutningsgrunnlaget for neste fase i prosjektet. Dette dokumentet vil på mange måter være et strategisk dokument hvor det også defineres satsingsområder, mål og strategier for det videre

2 arbeidet med å danne ny kommune. Grunnleggende tanke for dette arbeidet vil være: Hvor skal vi hen? Det er ikke nødvendigvis samme personer som er med i kartleggingsarbeidet som også deltar i neste fase. Men det kan være det. Det vil være gunstig om i alle fall noen fra kartleggingsarbeidet blir med i det videre arbeidet. Type organisering eksempler Kartleggingsressursgruppe av reglementer og veiledere innenfor personalpolitikk * Ansettelsesreglement * Permisjonsreglement * Seniorpolitikk * Særavtaler * Stillingsbank/ overtallighet * Seniorpolitikk * Lærlingeordninger * Heltid * Lederavtaler * Personalreglementer for øvrig * Arbeidsavtaler * Lønnsforhandlinger, kartlegginga av prosesser og årshjul * Delegasjonsreglementer * Arbeidsgiverpolitisk plattform Deltakere Bjørgulv Hamre, Nelly Drivdal, Jan Erik Gabrielsen, Terje Byholt, Anders Andersen, Camilla Erland Aarnes, Liv Heier Tysil, Elisabeth Finsnes, Eva Ottesen, Lars Erik B. Johnsen, Solveig B. Jensen og Janne Slotte (HTV) Ulf R. Nilsen og Bjørgulv Hamre fra Jan Erik Gabrielsen fra Anslått omfang Ca 1 ukes arbeid per person i kartleggingsperioden (litt usikker på mengde) (se punkt 9.2)

3 (eller andre typer overordnede styringsverktøy) * Årshjul * Forsikringer for ansatte (eks. reise/ ulykke/ fritid/ person) * Fleksitid * Rutiner vedrørende markeringer/ andre velferdsordninger * kompensasjonsordninger/ andre særordninger/ særlige personlige avtaler innenfor internkontroll: * HMS * Kvalitetssystem/rutiner * Avvikshåndtering * Rutiner for varsling, eget system? * Medarbeiderundersøkelser * Ros-analyser * IA-arbeid (oppfølgingsrutiner, nærværspolitikk osv) innenfor lederutvikling, organisasjonsutvikling og kompetanse: * Lederopplæring * Kompetansekartlegging/planer, herunder tiltak * Kompetansehevingstiltak for definerte grupper * Kurs/ intro for nyansatte * Kompetanseutviklingstiltak * Rekrutteringsprogrammer/tiltak * fagutvikling * Trainee-ordning * Likestilling, inkludering og mangfold (bl.a. Magnar Benjaminson fra Camilla Erland Aarnes fra Sonja Haukås fra Odd Jarle Larsen fra Ada Elise Qvale Nygård og Jan Erik Gabrielsen fra Sonja Haukås fra

4 arbeidsgiverpolitikk) * Omstillingssamtaler * Organisasjonsmodeller i de tre kommunene * Innovasjons- og utviklingsarbeid innenfor adm/ledelse (forskningsarbeid, prosjektarbeid, innovasjon, gevinstrealisering, FoUIfunksjoner) Planstrategi. * Ledelsesaktivteter innenfor lønnspolitikk: * Lønn for ulike stillingsgrupper/koder * Innplassering i ulike kapitler * Funksjonstillegg, kompetansetillegg, gruppetillegg og andre tillegg. Arbeidsgruppe for å kartlegge innenfor Bedriftshelsetjeneste og hovedverneombudordningen: * BHT * AMU * Vernestruktur/ tjenester Arbeidsgruppe for å kartlegge innenfor tillitsvalgte: * Frikjøpsordninger * Samarbeidsordninger * Trepartssamarbeid - I.f.t arbeidsgiver - Mellom forbund Ulf R. Nilsen og Terje Byholt fra Stig Hauge og Randi Fidje fra Anne Gerd Lauvsland fra Magnar Benjaminson fra Inga Fjeldsgaard fra Sonja Haukås fra Verneombud Nelly M. Grapendaal Eirik Nyberg og Ulf R. Nilsen fra Randi Fidje og Anne Christin Høyem fra HTV Janne Slotte og Knut A. Knutsen

5 av politisk sekretariat samt råd og utvalg: * formannskapssekretærtjenesten * systemer * ulike råd og utvalg, eks RRF, eldreråd, barn og unge osv av arkiv: * Rutiner for arkivering * Saksbehandling * Organisering av arkivtjenesten * Status arkiv av juridiske tjenester: * Organisering av tjenesten * Fagområder av kommunikasjon og publikumstjenester: * Servicetorv (herunder alle tjenester som leveres fra de tre kommunens servicetorver) * Brukerundersøkelser * Kommunikasjonstjenester av stab og støttefunksjoner * koordinatorstillinger (også sentrale rådgiverstillinger som jobber overordnet) * organisering av personaltjenesten (antall årsverk, organisering, lederstruktur osv.) Maren Svenning fra Camilla Erland Aarnes fra Reidun Fredriksen fra Grete Gavelstad fra Liv Heier Tysil fra Astrid Brunvatne fra Elisabeth Finsnes fra Inga Fjeldsgaard fra Helle Geheb og Jon Sverre Karterud fra Christian Strøm Fladstad fra Solveig Birkeland Jensen fra Eva Ottesen fra Kr. Sand Inga Fjeldsgaard fra I tillegg skal denne

6 arbeidsgruppen kartlegge hvilke formaliserte fora (nettverk, prosjekt) rådmannen deltar i. Lokalisering og arbeidsplasser/ antall ansatte * Kostratall * Hva er rådhusene fylt med, hvilke tjenester Lars Erik B. Johnsen fra Dag Morten Frantzen fra Hilde Elise Andreassen fra Kartlegge hvilke funksjoner som tilhører de tre rådhusene (sentraladministrasjonen), og ressurser