Ett Trøndelag. HMS forum for fylkeskommunene i Trondheim Randi Bjørkli, personal og organisasjonssjef

Transkript

1 Ett Trøndelag HMS forum for fylkeskommunene i Trondheim Randi Bjørkli, personal og organisasjonssjef

2 Forprosjekt Trøndelagsutredningen Desember 2013: Fylkesrådslederen lanserte tanken om et sammenslått Trøndelag i sin tale til fylkestinget, første vedtak i saken April 2014: Vedtak om henvendelse til ST Oktober 2014: Felles vedtak i fylkestingene i NT og ST om mandat for å utrede sammenslåing av de to fylkene Januar 2015: Styringsgruppe og prosjektgruppe etablert Juni 2015: Underveisrapport til fylkestingene 1. juli 2015: Arbeidsgruppene avleverte sine rapporter Sommer og høst 2015: Hovedrapporten ble skrevet Oktober/november 2015:Intensjonsplan ble fremforhandlet 4. november 2015: Trøndelagsutredningen og intensjonsplanen ble offentliggjort

3

4 Trøndelagsutredningen Mandatet Mål for prosessen: En region med livskraft, bærekraft og konkurransekraft Tema og områder som skulle utredes: Politiske avklaringer Balansert og bærekraftig utvikling Organisasjon og administrative forhold Administrasjonssenter Statens organisering Økonomiske forhold Tjenesteproduksjon Prosess Intensjonsplan

5 Organisering av prosjektet Tillitsvalgte fikk delta i de arbeidsgruppene de selv ønsket Fylkeshovedverneombud deltok i personalgruppen Styringsgruppe Anne Marit Mevassvik (NT) Tore O Sandvik (ST) Inge Fornes (NT) Odd Inge Mjøen (ST) Prosjektledelse Ole Tronstad (NT) Knut Aspås (ST) Erling Bergh (Sekr) Fylkesmannen (NT og ST) Trondheim og Steinkjer Statsetater, kommuner, næringsliv, sivilsamfunn/frivillighet, fagorganisasjoner Intern arbeidsgruppe Intern arbeidsgruppe Intern arbeidsgruppe

6 Personalgruppa 4 tillitsvalgte og 2 fylkeshovedverneombud 4 fra personal /-organisasjonsavdlingene Arbeidsrettslige og arbeidsgiverpolitiske utfordringer Ny avdeling i Trøndelag Metodikk: Personal presenterte ulike tema som ble diskutert Med bakgrunn i diskusjonene ble delrapporten skrevet

7 Intensjonsplan Endringer i stilling og arbeidsoppgaver må påregnes Vern mot oppsigelse i 5 år fra sammenslåingsdato Hvis lokalisering av administrative funksjoner medfører endret arbeidssted for nåværende ansatte, skal det legges til rette for fleksible overgangsordninger To lokaliteter

8 Informasjon Epost Allmøter Drøftingsmøter arbeidsmiljøutvalg

9 Sunnhetsvurderingsmodellen Risikovurdering av arbeidsmiljøet Sunnhetsbringende faktorer Bevissthet om lokale normer Arbeidsstokkens mangfold og variasjon Leders tilgjengelighet Tidlig rolleavklaring Konstruktiv konflikthåndtering Sunn eksponering Fokus på individ, gruppe og virksomhet Bygge felles plattform og forståelse Aktivitet før endringen skjer, og også underveis Gjøres ved hjelp av utviklingsarbeid, bruk av verne- og helsepersonell Positive konsekvenser Tillitt og engasjement Trivsel og tilhørighet Motivasjon og deltakelse Konstruktivt miljø Forutsigbarhet Stabilitet jobbnærvær Usikkerhetsreduksjon Mestring Ref. Arbeidstilsynet

10 Gjennomføringsfasen Konstituerende møte i fellesnemda 22. juni deretter møter i tilknytning til fylkestingene Møter i fellesnemdas arbeidsutvalg hver måned fom september 2016 Etablere prosjektorganisasjonen Juli 2016 Øverste administrative ledelse bør være på plass høst 2016 Innplassering av mellomledere før årsskifte, men så raskt som mulig Komplett bemanningsplan på plass 1. kvartal 2017

11 Prosjektorganisering Fellesnemd Arbeids utvalg Partssammensatt utvalg R intern Prosjekt ledelse R ekstern Samferdsel Tannhelse Stabs funksjoner Opplæring Regut/KRUA Økonomi Arkiv IKT Regnskap Innkjøp Eiendom Personal Kommunikasjon Politisk sek Lønn Agresso

12 Arbeidsmetodikk Prosjektledelse «kjerneteam»: Ole og Knut Erling er sekretær Utvidet prosjektgruppe: Kjerneteam + personal og informasjon Vurderer løpende behovet for å knytte til seg ytterlige ressurser for enkeltoppdrag Løpende oppfølging av arbeidsgrupper og prosjekt Ole: Samferdsel, Regut/KRUA, Opplæring, Tannhelse Knut: Interne støttetjenester og stabs-/fellesfunksjoner Egne samlinger for arbeidsgrupper og prosjekt Felles samlinger for å ivareta koblinger mellom fagområder Løpende avklaringer med «linjeorganisasjonen» - fylkesrådmann og administrasjonssjef

13 Personal og organisasjonsutv. og lønn Prosjektleder HR Hovedarbeidsgruppe 7 Hovedtillitsvalgte Er referansegruppe Arbeidsgruppe HMS 3 rådgivere 2 Fylkeshovedverneombud 2 tillitsvalgte Arbeidsgruppe Agresso lønn/personal Sammenslåing av personalavdelingene

14

15 Omstillingsdokument Organisering - bemanningsplaner Felles stillingsbank - overtallighet Informasjon Drøftinger - medvirkning Organisasjonskultur lederstøtte Arbeidsmiljøet tiltak for å minske risiko

16 Utfordringer Fylkesrådmann/administrasjonssjef er ikke tilsatt Toppledergruppen er ikke på plass Uklart hvem som blir virksomhets/enhetsleder Informere riktig og nok Involvere alle Knapphet på ressurser/tid Geografisk avstand Kulturforskjeller

17 Kompetanseutviklingstiltak Kurs for lederne i utfordringer for ansatte i omstilling Mulig lignende kurs vil tilbys alle ansatte som ønsker det Lederutvikling med fokus på ledelse i endring NAV-ALS/arbeidstilsynet kurs i omstilling

18 Kartlegginger og risikovurdering Gjennomført av egen arbeidsgruppe Tiltak foreslått Få en sunn og god prosess Underprosjektgruppe HMS Partssammensatt Arbeidsmiljøutvalg Dagens Ikke eget i prosjektperioden