Referat fra møte i DP 9.2: Delprosjekt Administrativ organisering Delprosjektleder: Hogne Eidissen Fra prosjektet: Ann-Heidi Smith-Meyer

Transkript

1 Referat fra møte i DP 9.2: Delprosjekt Administrativ organisering Delprosjektleder: Hogne Eidissen Fra prosjektet: Ann-Heidi Smith-Meyer Til: DP-deltakerne, Rådmenn til eventuell distribusjon i egen kommune, Kopi til: Prosjekt Senja kommune Fra: Ann-Heidi Smith-Meyer Saksnr./Arkivkode Dato Sted Tilstede Forfall Referent Berg kommune Christine Johansen Ann-Heidi Smith- Linda Tjosås, HTV Meyer utd.forb. Alf Rørbakk (Tranøy), Tore Jan Gjerpe (Berg) Wenche Pedersen (Berg) Lena Hansson (Torsken), Bjørn Fredriksen (Lenvik), Hogne Eidissen, prosjektleder Ann-Heidi Smith- Meyer, prosjektmedarbeider Andre møtende Under sak Sak nr Hva saken gjelder og konklusjon 1 Innkalling og dagsorden; Ingen kommentarer til innkalling Ferdig innen kl i dag. Ingen innvendinger Gjennomgang av agenda Oppfølging Ansvar/frist Prosjektleder Hogne Eidissen. Hogne.eidissen@senja.kommune.no telef.: Side 1

2 Informasjon om at Margrethe er sykemeldt, og dermed ikke aktuell i prosjektet på nåværende tidspunkt. Møte i PSU onsdag 7/2-18. Hogne lager saksutredning til FN. PSU orientert muntlig 7/2-18. Tore Jan er ikke i DP, men ønsker å være tilstede ifht presentasjonen av organisering i kommunene, samt fordi møtet er på huset her. Ingen innvendinger. Ann-Heidi deltar fra prosjektet ettersom Margrethe er forhindret fra deltakelse. 2 Referat fra forrige møte Referatet tas til orientering. 3 Presentasjon av hver enkelt kommune Torsken kommune v/lena Hansson; Presenterer gjeldene organisasjonskart, ønskelige endringer. Økonomien skal være ok til inngang i Senja kommune Utfordringer i pleie og omsorg, 24 mill 90 årsverk 42% fremmedspråklige i grunnskolen. Folketallet øker; Øst-Europeisk arbeidsinnvandring, samt bosetting av flyktninger. Pr i dag har Torsken oppvekstsenter som innbefatter både skole og barnehage. Det er ønskelig å dele dette med bakgrunn i at det er ulike regelverk. Teknisk sjef, vakant. Det er ønskelig å slå sammen PLO nord og sør til en felles virksomhet. Er samme leder pr i dag. Virksomhetsleder i NAV er 50/50 statlig og kommunal stilling. Mye brannslukking og lukking av pålegg. Lite og ingen tid til utviklingsarbeid. Mangler kontinuitet på teknisk side. Forslag til ny organisering speiler Senja 2020, og Torsken har allerede personal som kan bekle disse stillingene. Vil lette arbeidet og skaper mer oversikt. Tranøy kommune v/alf Rørbakk; 7 virksomhetsledere, en ass. Rådmann og flere stabsfunksjoner. Tilflyttingen/bosettingen går ned. Bekymring ifht at voksenopplæring og tilflyttertjenesten blir flyttet fra Stonglandseidet til Finnsnes, dersom denne utviklingen fortsetter. NAV er inkludert i organisasjonskartet, men de tre som jobber der, flyttes til Finnsnes høst Miljøterapeut i skolen, underlagt ass. Rådmann? Viktig rolle, bør innføres i flere skoler? 3 stabsledere. Nokså utvidetet delegasjoner til virksomhetsledere, Prensentasjonene sendes til Ann-Heidi i prosjektorganiasasjonen. Lena sender også delegasjonsreglementet til prosjektorganisasjonen.

3 men de kan ikke ansette faste stillinger. Berg kommune v/wenche Pedersen PRO; Strandheimen, sykehjem og hjemmetjeneste. 22 plasser på sykhjemmet. Hjemmetjenesten har base på sykehjemmet. Plan og næringsleder (Wenche) har ikke egne avdelinger, men oppgaver. Kultur splittet; det som er lovpålagt er organisert under skole og PRO, men det som går på samfunnsutvikling ligger innenfor plan og næring. Teknisk etat har base på kommunhuset i Berg. Brannkjøpssjef kjøpes fra Lenvik. Lokal frivillig brannkorps. Organisasjonen fungerer godt. Økonomien ser grei ut. Lenvik kommune v/bjørn Fredriksen; Stab; Gode rutiner på rullering på krise og beredskapsplaner. Nytilsatt kommuneadvokat Politisk sekreteriat Støtteenheter; Regnskap og økonomi er atskilt fra årsskiftet 17/18. Personal og utviklingsenheten er pr i dag en kunnskapsbase for enhetslederne. Utfordring; Politisk delegasjon et resultat av politiske kamper som ikke har skjelet til administrativ delegasjon. Etter kommunestyremøtene innkalles virksomhetslederne snarest (samme dag eller dagen etter), for gjennomgang av kommunestyrevedtakene. 20 virksomhetsledere pr i dag. (endret fra 45, uten politisk vedtak). Også Lenvik har utfordringer ifht rekruttering på enkelte områder. Sammensatte forklaringer på dette. Lenvik har Handbok for kvalitet og utvikling. Anbefalt å se på denne ifht etablering av Senja kommune. Utstrakt delegasjon til virksomhetslederne. Fagledere er god på sitt fag, ikke nødvendigvis ikke god på personal, dersom de ikke blir satt istand til det. Hvordan skal dette organiseres i den nye kommunen? Hvordan sørge for tid til fagutvikling og ledelse? Viktig å ha fokus på dette i den nye kommunen. «Fokus på å være en utviklingskommune, mer enn en tilbakeskuende forvaltningskommune» Brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser gjennomføres. Men utrolig lav deltakelse i brukerundersøkelsen. 4 Veien videre i DP. Hva skal prioriteres videre?; Prosjektet etterspør

4 Faggruppe Innovasjon digitalisering må snakke med DP 9.4 (Svein Pedersen) Må ha rammeverket til administrativ organisering klar til FN i april. Skal faggruppe jobbe med dette? Nei, DP tar det selv. De andre faggruppene prioriteres fra møtet i mars. reglement, arbeidsoppgaver og ansvar hos den enkelte kommune. (jf DP oppgaver) Ekstern utlysning i perioden ; hver rådmann melder inn behov, og det tas en vurdering i fellesskap med de 4 rådmenn og prosjektleder. Viktig å følge lov og avtaleverk. Ønskelig å sette av et årlig utviklingsfond. Det må være søkbart med retningslinjer, søknad må kunne avgjøres adminstrativt. Viktig med en kompetanseplan, som årlig må revideres. Slik at vi holder fokus på hvilken kompetanse Senja kommune har, og hvilken kompetanse som må økes eller skaffes. 5 Milepæler 1. delvis gjort 2. delvis gjort, hva ligger i avtaler? 3. kan stå 4. Organisasjonsmodellen må være på plass før vi ser på hvilke tjenster som kan være hvor, og hva vi har behov for. Faggruppen eiendom settes i gang etter møtet i mars. Faggruppe på innovasjon og digitalisering for tjenesteutvikling. (I rødt tilføyes). DP 9.2 skal også jobbe med utvikling. NB! En fra DP må være i hver faggruppe. 6 Kartlegge risikofaktorer Hva kan gå galt? 7 Neste møte i DP 9.2? 9. mars 2018, kl i Torsken; jobbe konkret med organisasjonskartet og adminstrativ organisering, slik at delegasjonsreglement etc kan gjøres. Se også Informasjon fra hver rådmann ifht at det er rådmenn, ledernivå/sentraladminstrasjon som i hovedsak berøres av endring. Info fra Hogne på nett? Bare universiell info. Viktig å ikke undergrave rollen til sittende rådmann. Prosjektorganisasjonen sender ut det forslaget som foreligger, hver kommune drøfter med sine og kommer med tilbakemeldinger i møtet i 9. mars. NB! Må sendes ut i

5 ifht lokalisering? I tråd med intensjonsavtalen. Bare rådmann og sentraladministrasjonen som er bestemt på Finnsnes. Andre fagområder kan flyttes til annet sted. Hvem som skal jobbe hvor og med hva må være klart høsten Hvordan får vi ut rett og tilstrekkelig informasjon. Arbeidsgivers ansvar. Nedsett faggrupper Felles frister ifht skole/bhg, næringsfond og utlysning av stillinger. redigerbart format. Personal deltar fra for å gi innspill ifht hvilke delegasjoner som MINST må være på plass, slik at vi kan utlyse kommunalsjefstillinger. Frem til i april må delegasjon være klar. Innkall personal til kl (kommuneadvokat Bjørn Steffanussen innkalles også). Hvem skal representere fra hver kommune i faggruppen, inkl faggruppe kultur? Den enkelte kommune har dette klart til møtet i mars. Faggruppene settes i møte 9. mars Nina Franzen representant fra Torsken i faggruppe folkehelse.