Funksjons- og bemanningsplan for Utdanningsadministrasjonen Del 1: Funksjonsplan

Transkript

1 Høgskulen på Vestlandet vert etablert med deling sm drivkraft, ideal g metde. Kunnskap veks når den blir delt. Det vi gjer, skal støtte pp m vekst fr ei berekraftig utvikling av samfunns-, arbeids- g næringslivet g fr einskildmenneske. Funksjns- g bemanningsplan fr Utdanningsadministrasjnen Del 1: Funksjnsplan Prsjekt P3 Administrativ rganisering Delprsjekt P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur

2 1 1. Bakgrunn g målsetting Hvudmålsettinga med P3 Prsjekt Administrativ rganisering er å leggje til rette fr gde g invlverande prsessar, kr resultata av disse prsessane saman med vedtekne prinsipp fr administrativ rganisering dannar grunnlag fr etablering av felles administrative løysingar fr Høgskulen på Vestlandet. Prsjektet mhandlar alt sm er knytt til den administrative delen av leiaransvaret delegert frå rektr til underliggjande einingar; det vil seie administrative ppgåver sm ligg i linja til prrektrar, direktørar, dekanar g vidare utver i rganisasjnen. Delprsjekta i P3 Administrative tenester er: P3.1 Identifisering av administrative funksjnar P3.2 Felles praksis (Dkumentasjn av administrative kjerneprsessar ) P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur (Kpling av funksjnar, prsessar g rller til rganisasjnseiningar, studiestader g stillingar) P3.4 Delegasjnsreglement knytt til funksjnar g rller Overrdna tidslinje fr prsjektarbeidet i P3 ser slik ut: Hvudaktivitet Mar April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nv Des Jan Feb P3.1 Identifisering av administrative funksjnar P3.2 Felles praksis P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur P3.4 Delegasjnsreglement 2. Mandat Delprsjektet skal levere planverk sm skal danne grunnlag fr etablering av ei felles administrativ verksemd fr HVL. Planane skal skildre administrative funksjnar både i felleseiningar g i fakultetsadministrasjnane, g består av funksjns- g bemanningsplanar fr dei administrative funksjnsmråda. Ei slik samla etablering av fakultets- g fellesadministrasjn vil gi ein heilskapleg administrasjn, med gd kntrll på grenseflater g kstnadar.

3 2 Arbeidet i delprsjektet byggjer på prinsippa fr administrativ rganisering i Fusjnsplattfrma, tidlegare prsjektarbeid i delprsjekt Administrativ rganisering i Fusjnsprgrammet g påfølgjande styrevedtak i sak 17/17. I tillegg kjem førande avgjerder m administrativ rganisering frå rektr, sm utvida strategisk leiargruppe utarbeider avgjerdsgrunnlag fr. 1 Den føreslegne rganiseringa skal leggje til rette fr ein effektiv g prfesjnell administrasjn med høg kvalitet i tenester g frvalting. Organiseringa skal bidra til tydelege styringslinjer, avklåra rller g prsesseigarskap, g samsvar mellm ansvar g mynde. Løysingane skal bidra til effektivisering g avbyråkratisering av verksemda, i tråd med gjeldande krav frå styresmaktene. I prsjektet skal ein søkje å kme fram til ei ptimal dispnering av høgskulen sine administrative ressursar, g skildre satsingsmråde med tanke på høgskulen sin universitetsambisjn. Delprsjektet sine leveransar er definert slik: Delprsjektet skal levere planverk (funksjns- g bemanningsplanar) fr den samla administrative verksemda ved HVL, ifølgje felles mal. Funksjnsplanane skildrar rganisering av administrative funksjnsmråde ved høgskulen, med skildringar av mellm anna: Målbilete fr funksjnsmrådet Overrdna prsesseigarskap, ppgåver g ansvar sm ligg til funksjnsmrådet Kva slags undereiningar funksjnsmrådet vert rganisert i Kva slags ppgåver sm skal løysast i dei ulike undereiningane Estimert ressursdispnering på einingsnivå Utfrdringsbilete g utviklingsbehv fr funksjnsmrådet Utarbeidinga av funksjnsplanane utgjer første fase i delprsjektet sitt arbeid. Funksjnsplanane skal leverast innan Bemanningsplanane skildrar detaljert ressursdispnering g dei enkelte stillingane innanfr einingane i funksjnsmrådet, med til dømes stillingskategri, stillingskde, stillingsprsent, kvalifikasjnskrav, ansvar g ppgåver, rapprteringslinje etc. Bemanningsplanane vil danne rammeverk fr den vidare prsessen med innplassering av administrative medarbeidarar i ny rganisasjnsstruktur. Utarbeidinga av bemanningsplanane utgjer andre fase i delprsjektet sitt arbeid, g tek til etter at funksjnsplanane er gdkjende. 1 Sjå mandat g prsesskildring fr dette arbeidet her.

4 3 2. Prsjektrganisering g -prsess Det vert vist til prsjektplanen fr P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur fr eit versyn ver den ttale rganiseringa av delprsjektet. Prsjektgruppe Utdanning har bestått av: prrektr fr utdanning Bjørg Kristin Selvik (leiar fr gruppa), utdanningsdirektør Kristin Ravnanger viserektr fr utdanning Terje Bjelle (avdelingsleiar Kari Thrsen i t møter) knstituert studiesjef Espen Fsse høgskulelektr Svein Mange Abrahamsen tillitsvalt Trunn Herfindal rådgivar Anne Gr Dalland (sekretær fr gruppa) Gruppa har hatt 9 møter. Representantar frå dei ulike kartleggingsgruppene g administrative fagmråda har delteke i nkre møter, fr å gje innspel til funksjnsplanen. Del 1 Funksjnsplan 1. Målbilete fr funksjnsmrådet Utdanningsadministrasjn Målsettingar fr funksjnsmrådet - kva skal vi levere av tenester, kmpetanse g kvalitet? Funksjnsmrådet Utdanningsadministrasjn skal sørge fr gde støttefunksjnar, g samarbeide med fagleg leiing g vitskaplege tilsette fr å utvikle utdanningane g støtte pp m studentane si læring ved HVL. Utdanningsadministrasjnen skal gi gde tenester til studentane, g på den måten leggje til rette fr eit gdt studiemiljø. Tenestene mfattar alle studieadministrative ppgåver g skal ha eit særleg fkus på utvikling g kvalitetssikring av prsessar g system, i samsvar med dei frvaltningsmessige krav sm blir stilte til høgre utdanningsinstitusjnar. Arbeidet er delt mellm fakulteta g fellestenestene, g skal utføraste på ein effektiv måte, med høg kvalitet på tenester g frvaltning. Organiseringa av funksjnsmrådet skal leggje til rette fr å utvikle gde faglege frum g møteplassar fr dei tilsette på tvers i høgskulen. Dette er viktig fr å utvikle ein kmpetent g effektiv utdanningsadministrasjn med mangfaldige g spanande arbeidsplassar, sm både held på g tiltrekkjer seg dyktige medarbeidarar med høg kmpetanse. 2. Utfrdringsbilete Krt skildring av utfrdringar prsjektgruppa ser på nverande tidspunkt fr funksjnsmrådet i HVL, med tanke på å nå målsettingane. Nasjnale føringar g relevante endringar i mgjevnadane

5 4 I Meld. St. 16 ( ) Kultur fr kvalitet i høgre utdanning presenterer styresmaktene sine frventningar g krav til krleis universitet g høgskular skal arbeide fr å auke kvaliteten i høgre utdanning. Meldinga legg viktig premiss fr arbeidet med utdanningskvalitet framver. Frventingane g krava får knsekvensar ikkje berre fr den faglege verksemda, men gså fr den utdanningsadministrative verksemda i institusjnen. Nye krav gir nye ppgåver g auka kmpleksitet i verksemda. I 2017 fastsette NOKUT ny frskrift m tilsyn med utdanningskvalitet i høgre utdanning (Studietilsynsfrskrift). Frskrifta er tydeleg på institusjnane sitt ansvar fr å kvalitetssikre g vidareutvikle eigen studieprtefølje, både ved akkreditering av nye studietilbd g utvikling av dei eksisterande studietilbda. Frskrifta vrir gså kvalitetsarbeidet mt studietilbdsnivå, g fkuserer på studentane si læring g at dei ppnår sitt planlagde læringsutbytte. I Fusjnsavtalen er eit av prinsippa at HVL skal ha felles utdanningsløp med rm fr å utvikle faglege prfilar etter eigenart g lkale behv. Gjennmføringa av dette prinsippet har både faglege g administrative utfrdringar, sm krev ekstra fkus g innsats. På kva fr mråde innanfr vår funksjn ser vi behv fr utvikling av tenester, kvalitet eller kmpetanse? Utdanningsadministrasjn er eit strt g kmplekst administrativt mråde, sm er rganisert i fleire einingar g ulike nivå i rganisasjnen. Det er ei utfrdring å rganisere desse tenestene, slik at alle studiestadene får eit jamgdt tilbd av tenester ut til studentar g tilsette. Sentralt i dette, er samarbeidet mellm administrativt tilsette i fakulteta g i fellestenestene, sm derfr treng avklarte rller g møtestader. HVL sine fem studiestader har ulike føresetnader fr rganisering av studieadministrative ppgåver. Tilsette på dei mindre studiestadene må i større grad kmbinere ulike ppgåver g fagmråde, mens på ein str studiestad kan tilsette ha meir spesialiserte ppgåver. Dette har mykje å seie fr krleis HVL skal kunne tilby alle dei tenestene sm er definert sm nødvendige på kvar studiestad, g må vere ein del av vurderinga i utarbeidinga av bemanningsplanane. Universitets- g høgskulesektren har gså begynt å sjå mrisset av kva digitalisering vil ha å seie fr høgre utdanning. Det gir nye føresetnader g mglegheiter i undervisning g læring, fr innhald g rganisering av faga, g i frmer fr kmmunikasjn g rganisering. Gjennm arbeidet med felles arbeidsprsessar har kartleggingsgruppene gså kartlagt aktuelle digitaliseringsgevinstar innan fagmråda sine. Her er det tydeleg at funksjnsmrådet Utdanningsadministrasjn har til dels stre ptensial fr effektivisering med hjelp av meir digitale prsessar. Utfrdringa på dette mrådet n er fyrst g fremst kmpetanse g felles rutinar, g i mindre grad tilgang g mglegheiter. Effektivitet g samarbeid på tvers av einingar g avstandar Funksjnsmrådet utdanningsadministrasjn er delt mellm fakulteta g fellestenestene, g i arbeidet med funksjnsplanen g rganiseringa har det vre eit mål å leggje til rette fr gde faglege frum g nettverk, der tilsette innan same fagmråde kan drøfte aktuelle prblemstillingar g spørsmål. Dette er viktig fr å utvikle ein kmpetent g effektiv utdanningsadministrasjn.

6 5 3. Organisering Krleis skal den valte rganiseringa bidra til å nå målsettingane g møte utfrdringane? Skildring av føremålet med rganiseringa. Prsjektgruppa har ikkje greidd å samle seg m ein mdell fr rganisering g leiing av utdanningsadministrasjnen. Usemja er knytt til leiing, men får gså utslag fr rganisering. Heile gruppa er samde m at høgskulen skal ha faglege einingar på tvers av nærreginar. Desse einingane skal ha ein fagleg leiar. Nkre i gruppa meiner at persnalansvaret skal følgje den faglege rganiseringa g fagansvaret. Andre ønskjer at persnalansvaret skal følgje gegrafi, ved at ein leiar i kvar nærregin har persnalansvar fr alle tilsette i utdanningsadministrasjnen i sin nærregin. I ein slik mdell må persnalansvaret i Bergen frdelast på t. Mdellen sm vert presentert vidare i funksjnsplanen, er den der fagansvar g persnalansvar er knytt saman. Det er denne mdellen leiar av gruppa ønskjer. I prinsippa sm er vedtekne fr leiing i fellestenestene heiter det mellm anna: «5. Tett på reginar, tilsette i fakulteta g studentar: Leiarstillingar i den frmelle leiarstrukturen skal sm hvudregel ikkje knytast pp mt campus i stillingsutlysningar. Samstundes skal ein ta msyn til nærreginane g/eller campus sitt behv fr leiing på ulike nivå. 6. Administrasjnsfaglege krdineringsfunksjnar vert ppretta etter behv.» Prinsippet m å la fagleg leiing g persnalansvar følgje kvarandre er dminerande på dei andre administrative fagmråda. Det er ingen fagleg frskjell mellm utdanningsadministrasjn g dei andre mråda sm skal tilseie at ein rganiserer seg annleis her. Men utdanningsadministrasjn er det største av dei administrative mråda, det vil seie at ein vil ha stre grupper i kvar nærregin. Det er g det mrådet sm har flest tenester lagt til fakulteta. Fr å sikre at alle nærreginane g campus får like tenester g ei samrdning av tenestene på campus, vil ein pprette krdinerande funksjnar der det er behv fr det. Ein slik krdineringsfunksjn kan gjelde innanfr eit fagmråde eller på tvers av fagmråde.

7 6 Organisasjnskart fr Utdanningsadministrasjnen 2. Prrektr fr utdanning Avdeling fr utdanning Seksjn fr utdanningskvalitet Leiar med fag- g persnalansvar Seksjn fr studieadministrasjn Leiar med fag- g persnalansvar Eining fr utdanningskvalitet, studieprtefølje g analyse Leiar med fagansvar Eining fr eksamen, studentsaker g fyrstelinjeteneste Leiar med fagansvar Eining fr læringsmiljø g læringsstøtte Leiar med fagansvar Eining fr pptak g rekruttering Leiar med fagansvar Einig fr etter- g vidareutdanning Leiar med fagansvar 2 På einingsnivå.

8 7 Krt skildring av samarbeidet mellm funksjnsmrådet sine tenester på verksemdsnivå, i fellestenester g i fakultet, g krleis rganiseringa skal leggje til rette fr slikt samarbeid. Dette skildrast meir detaljert under kvar eining (pkt. 5). Den valde rganiseringa samlar kmpetanse på dei sentrale mråda fr utdanningsadministrasjnen. Dette gir rbuste einingar der ein kan dele g vidareutvikle kmpetanse, samtidig sm rganiseringa legg til rette fr felles praksis g likebehandling. Det vil vere avgjerande fr fleire einingar i fellestenestene å ha eit tett g gdt samarbeid med utdanningsadministrasjnen i fakulteta. Eit tiltak fr å sikre eit slik samarbeid er team g nettverk på tvers av fellestenester g tilsvarande tenester i fakulteta. Det vil sikre felles praksis, gd arbeidsdeling g at ein unngår dbbeltarbeid. 4. Leiing 3 Krt skildring av leiarstruktur, rapprteringslinje, ansvar g mynde (inkl. prsesseigarskap) innanfr funksjnsmrådet. 4 Prrektr fr utdanning g dei t seksjnsleiarane er leiargruppa i avdeling fr utdanning. I ei utvida leiargruppe inngår gså einingsleiarane. Slik sikrar ein felles frståing av avdelinga sine ppgåver. Seksjnsleiarane har fagleg ansvar på sine mråde g persnalansvar fr einingsleiarane, g kan gså ha dette fr tilsette i einingane. Leiarane av dei ulike fageiningane har fagansvar g er prsesseigar på sitt mråde. Dei kan g ha persnalansvar fr dei tilsette i si eining, men dette må avklarast i det vidare arbeidet, når endeleg tal på tilsette i einingane er avklart. Leiing av dei administrative funksjnane sm er lagt til fakultet er ikkje avklart ennå, dette må gjerast i det vidare arbeidet, her er dekanane sentrale. 3 Fr punkt 4 g 5 (med underpunkt) gjeld at prsjektgruppe Organisasjn Persnal vil utarbeide frslag til stabs- g leiarstøttefunksjnar på nivå 1, 2 g 3 i samråd med leiarane. Dette må arbeidast inn i funksjnsplanane fr kvar enkelt funksjn. 4 Prinsipp fr leiarstruktur på nivå 3 g 4 vert utarbeidd på mandat frå rektr, g vil leggje føringar fr prsjektarbeidet. Delegasjn vert utarbeidd av delprsjekt P3.4.

9 8 5.1 SEKSJON FOR STUDIEADMINISTRASJON EINING FOR OPPTAK OG REKRUTTERING Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga 5 Eininga fr pptak g rekruttering har ansvar fr alle pptak til studiepenggivande utdanningstilbd på HVL g skal vere ein ressurs både i analysearbeid, fr fakulteta g fr dei sm søkjer pptak. Gjennm målretta rekrutteringsarbeid g gde regelverk, både nasjnalt g lkalt, skal eininga sørge fr at HVL får dei best kvalifiserte søkjarane. Eininga vil vere ein aktiv pådrivar g deltakar i sektren fr å utvikle nasjnale samrdningar fr pptaksarbeid. Opptak g rekruttering er t fagmråder med tette band g har difr gdt utbyte av å vere rganisert i same eining. Eininga samlar alle ressursane sm arbeider med pptak til studiepenggivande studietilbd på høgskulen. Med ei slik samling ligg frhlda til rette fr brei kmpetanse på fagmrådet i kmbinasjn med ei effektiv utnytting av ressursane. Dette gjev søkjarar til HVL ein standardisert g prfesjnell inngang til studietilbda. Fr pptaksmrådet er det særleg HVL sine ambisjnar m auka internasjnalisering sm kan bli utfrdrande. Handsaming av internasjnale søkjarar er krevjande både med msyn til tidsbruk g kmpetanse, g det er mindre grad av samrdning g kmpetansedeling på dette i sektren. Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering av ressursar/årsverk Eininga fr pptak g rekruttering har hvudansvar fr pptak g rekruttering til alle penggivande studietilbd ved HVL g skal utarbeide rapprtar, analyser g utgreiingar relatert til dette. Prsessar Opptak Førebu pptak Sakshandsaming Kntakt med søkjar Vurdering av søkjartal Køyr pptak Ledige studieplassar Plitiattest Grunngjeving fr sakshandsaming Dkumentkntrll Rapprtering 5 Jf. pkt 1 g 2, kr verrdna mål- g utfrdringsbilete fr det samla funksjnsmrådet vert skildra. Her vert dette skildra på einings-/delfunksjnsnivå

10 9 Evaluering Studentrekruttering Strategi- g handlingsplan Øknmihandtering Innhenting av datagrunnlag Marknadsføringstiltak Studentambassadørppdrag Deltaking på utdanningsmesser Besøk ved vidaregåande skular g flkehøgskular Besøk ved campusane Oppfølging av studiesøkjarar Dimensjnering Talet på årsverk i eininga: ca 12 ** Evt. Studiestadsnivå Opptak g rekruttering er i utgangspunktet ei teneste sm ikkje er stadbunden, men må sikre at førespurnader m pptak vert teke i vare på alle studiestader. Evt. grenseflate mt fakultetsadministrasjn Samarbeid i frbindelse med førebuing til, gjennmføring g rapprtering av pptak. Evt grenseflate mt andre avdelingar i fellestenestene Fr studentrekruttering må ein avklare ppgåver sm er i grenseflata mellm avdeling fr utdanning/pptak g rekruttering g avdeling fr kmmunikasjn g samfunnskntakt. Nkre av prsessane nemnt ver høyrer i str grad til kmmunikasjn g samfunnskntakt. Organisering:: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Eininga skal ha ein leiar med fagansvar. Eininga kan rganiserast i interne i team/grupper, der det er frmålstenleg fr å løyse ppgåvene på en gd måte.

11 EINING FOR EKSAMEN, STUDENTSAKER OG FYRSTELINJETENESTE Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Eininga har i seg ulike fagmråder der fellesnemnaren er at tenestene må utførast på alle studiestader tenester der kvaliteten skal vere like gd uansett m ein er på ein liten eller str studiestad. Eksamen g studentsaker er tett knytt saman g ein str del av spørsmåla i fyrstelinja er relatert til desse fagmråda. På denne måten legg eininga til rette fr eins g rettvis frvalting av eit strt g kmplekst regelverk, samstundes sm ein har ei tett kpling til der mange av spørsmåla kjem. Når det gjeld eksamen g studentsaker skal eininga leggje til rette fr at høgskulen gjev kvalitetssikra tenester i tråd med gjeldande regelverk. Hvudfkus er studentane sin rett til å bli handsama upartisk g rettvis, anten det gjeld rettleiing, søknader, klager eller den faglege vurderinga. Eininga må difr ha tilsette med høg kmpetanse på regelverk g sm er i stand til å gjere gde vurderingar g enkeltvedtak i krevjande saker. Fyrstelinjetenesta er både inngangsprten fr gjester g eit knutepunkt fr studentar g tilsette. I tillegg til kmpetanse på dei studieadministrative fagmråda, må dei tilsette her ha brei kunnskap m heile høgskulen si verksemd. Sjølv m tenesta må tilpassast dei ulike tilhøva på studiestadane er det samstundes viktig at ulikskapane ikkje vert større enn naudsynt. Fyrstelinjetenesta skal på tvers av alle studiestader vere kjenneteikna av rask g gd sørvis g gd breiddekunnskap. Eit viktig satsingsmråde fr eininga samla sett er digitalisering, både når det gjeld frmer g medium fr vurdering, g elles. Eininga sine fagmråder har stre ptensial fr å effektivisere arbeidsprsessar, der utfrdringa n fyrst g fremst er kmpetanse g eins bruk, g i mindre grad tilgang g mglegheiter. På dette mrådet er det stre frventingar frå både studentar, tilsette, styresmakter g andre, nk sm vil utfrdre ressursbruk g pririteringar mellm utviklingsarbeid g dagleg drift. Fr HVL ligg det ei særleg utfrdring i at aktiviteten er delt mellm fem studiestader g at dei administrative tenestene i tillegg er delt mellm fakultet g fellestenester. Eininga må difr ha eit særskilt fkus på desse grenseflatane, g ta eit hvudansvar fr å leggje til rette fr samarbeid på tvers av både rganisatriske g gegrafiske skilje innanfr sine fagmråde. Gjensidige frventingsg rlleavklaringar vil vere eit viktig grunnlag i dette arbeidet. Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering av ressursar/årsverk Prsessar Eksamen g sensur: Planleggje g gjennmføre skuleeksamen Planleggje g gjennmføre heimeeksamen g ppgåveinnlevering Planleggje g gjennmføre munnleg g praktisk-metdisk eksamen Eksamensplan skriftleg skuleeksamen Oppnemning av eksterne sensrar Oppretting av sensrkmmisjnar per eksamen

12 11 Tilrettelegging fr studentar ved eksamen Gdkjenning av arbeidskrav i emne Publisere sensur Grunngjeving på karakterfastsetting Klage på karakterfastsetting Mistanke m fusk -plagiat Mistanke m fusk ved skuleeksamen Klage på frmell feil Søknad m 4. gngs eksamen Opptak til privatisteksamen Vitnemål: Prduksjn av vitnemål Prduksjn av vitnemålsduplikat Kandidat klager på karakter Sjølvvald bachelrgrad Fyrstelinjeteneste Har ikkje kartlagt prsessar, men laga ei versikt ver ppgåver dei utfører. Oversikta er ikkje tenleg å liste pp her, i staden følgjer ei liste ver kategriane ppgåvene frdeler seg mellm. Adgangskrt Eksamen FS Infrmasjn/kmmunikasjn IT Mtta g registrere gjester Parkering Pst, pakkar g varer Rettleiing Rmreservasjnar Stadfestingar Andre administrative ppgåver Dimesjnering: Talet på årsverk i eininga: ca 30**. Evt. Studiestadsnivå Eksamensadministrasjn, studierettleiing g fyrstelinjeteneste på alle studiestader. Evt. grenseflate mt fakultetsadministrasjn I enkelte studentsaker har seksjn fr eksamen, studentsaker g fyrstelinjeteneste g fakulteta ansvar fr ulike prsessar, der

13 12 saksbehandlinga går i kvarandre. Det er behv fr å klargjere arbeidsdelinga i slike saker, fr å sikre at ppgåvene blir løyst effektivt g med rett kmpetanse Tett samarbeid med studierettleiarane i fakulteta Tversgåande team mellm dei sm arbeider med same fagmråde i fakultet g fellestenestene Evt. grenseflate mt andre avdelinger i felletenester Når det gjeld fyrstelinetenester må grenseflate mt driftstenestene avklarast g det kan endre på talet tilsette i eininga. Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Eininga har ein leiar med fagansvar. Eininga rganiserast i interne i team/grupper der det er frmålstenleg fr å løyse ppgåvene på en gd måte. 5.2 SEKSJON FOR UTDANNINGSKVALITET EINING FOR UTADNNINGSVALITET, STUDIEPORTEFØLJE OG ANALYSE Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Høgskulen skal vareta ansvaret fr kvalitet i utdanningane, gjennm eit systematisk kvalitetsarbeid sm sikrar g bidreg til å utvikle kvaliteten i studietilbda. Høgskulen skal ha ressursar g kmpetanse på feltet utdanningskvalitet både i fellestenestene g i fakulteta. Det skal vere eit tett samarbeid mellm dei sm arbeider med utdanningskvalitet i fellestenestene g fakulteta. Samarbeidet med fakulteta er særleg viktig i arbeidet med eit nytt kvalitetssystem fr utdanningsmrådet ved HVL. Det må utarbeidast g utviklast av dei faglege leiarane i samråd med deira fagmiljø g dei administrativ tilsette. Fr å utvikle ein felles kvalitetskultur, er det viktig at fagtilsette g studentar får eigarskap til dei prsessane g aktivitetane sm eit fullt utbygd kvalitetssystem kan innehalde. Høgskulen sin studieprtefølje skal utviklast i samsvar med strategiske føringar. Alle studieplanar skal vere i tråd med nasjnale krav g ha høg kvalitet. Dei tilsette i eininga skal ha gd kjennskap til nasjnale lver, frskrifter g retningslinjer på mrådet, samt høgskulens eigne frskrifter g krav til utdanningane. Dei skal vere ppdaterte på den nasjnale utviklinga innan fagmråda sine.

14 13 Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering av ressursar/årsverk Utdanningskvalitet, studieprtefølje g analyse skal: utvikle g følgje pp kvalitetssystem fr utdanningsverksemda g bidra til det systematiske arbeidet med kvalitet i HVL ha det verrdna ansvaret fr frskrift m studium g eksamen ved HVL krdinere sak m studieprtefølje til høgskulestyret, inkludert akkreditering av nye studietilbd g reakkreditering av eksisterande studetilbd. bidra i HVL sitt arbeid med strategi- g handlingsplanar fr utdanningskvalitet utarbeide rapprtar, analyser g utgreiingar til leiing g interne utval i saker m utdanningskvalitet sekretariatsfunksjn fr Klagenemnd, Skikkavurderingsnemnd, g andre interne utval m utdanning på institusjnsnivå FS skal vareta: einskapleg bruk av FS g tilhøyrande webapplikasjnar gd g einskapleg dataregistrering i FS pplæring / Dkumentasjn supprt fr FS-brukarar i høgskulen webapplikasjner integrasjnar rapprtering statistikk/analyse kntakt med CERES/følgje utviklinga på mrådet nasjnalt Prsessar Utdanningskvalitet (prsessane kan tilpassast ulike nivå i rganisasjnen): Årleg studieplanarbeid Gdkjenning av ny studieplan Etablering av nytt studieprgram Fastsetjing av studieprtefølje Gjennmføring av peridisk prgramevaluering Emneevaluering Årleg rapprt m utdanningskvalitet fr studieprgram Skikkavurdering/ Skikkanemnd: Gje infrmasjn m skikkavurdering i utdanningane Løpande skikkaavurdering Særskild skikkavurdering ved institusjnsansvarleg Særskild skikkavurdering i skikkavurderingsnemnda Særskild skikkavurdering i klagenemnda

15 14 Klagenemnda: Handsam sak i klagenemnda Dimensjnering: Talet på årsverk i eininga : ca 11** Evt. Studiestadsnivå Evt. grenseflate mt fakultetsadministrasjn Det er viktig med tydelege administrative rller med ansvar fr utdanningskvalitet på institusjnsnivå g på fakultetsnivå Tversgåande team mellm dei sm arbeider med same fagmråde i fakultet g fellestenestene FS varetar pplæring av superbrukarar i dei einingane sm bruker FS, fr å sikre einsarta registrering av data. Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Eininga har ein leiar med fagansvar. Eininga rganiserast i interne i team/grupper der det er frmålstenleg fr å løyse ppgåvene på en gd måte EINING FOR LÆRINGSMILJØ OG LÆRINGSSTØTTE Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Skal studentane ved HVL lykkast med studia sine, må dei trivast g ppleve at dei har eit gdt g inkluderande læringsmiljø. Det er sentralt fr gd studiekvalitet. Styret har det verrdna ansvaret fr læringsmiljøet til studentane. Læringsmiljøutvalet skal vere eit rådgivande rgan fr styret. Utvalet følgjer utviklinga i saker sm gjeld studentane si sikkerheit g velferd, fr å kunne gi styret ei samla vurdering av det ttale læringsmiljøet ved høgskulen. Læringsmiljøutvalet rapprterer direkte til styret, g leverer årleg ein rapprt med utvalet si vurdering av institusjnen sitt arbeid med læringsmiljø. Eininga skal krdinere g følgje pp saker m læringsmiljø i høgskulen, g frmidle utviklinga på mrådet nasjnalt til høgskulen lkalt. Det er frventa at universitet g høgskular løfter utviklinga av digitale løysingar til strategisk nivå g definerer mål g tiltak knytt til digitalisering av læringsprsessar. HVL har i Fusjnsavtalen sett eit mål m at høgskulen si digitale satsing skal vere i kunnskapsfrnten. Satsinga skal sikre effektiv kunnskaps- g infrmasjnsdeling g utvikle framtidsretta utdannings-,

16 15 arbeids- g læringsfellesskap. Høgskulen på Vestlandet skal imøtekmme g vere tett på trendane, behva g dei nye teknlgiane ein ser innan høgare utdanning Det krev ei større merksemd mkring mellm anna e-læring, læringsstøttesystem g IKT-pedaggisk rådgiving g UH-pedaggisk kmpetansebygging. I denne eininga samlar høgskulen ansvaret fr læringstøttesystemet Canvas, med både systemansvar, utvikling g pplæringsppgåver. Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering av ressursar/årsverk Eininga skal: Krdinere g følge pp læringsmiljøsaker Krdiner g følgje pp saker meldt i Sei-i-frå systemet Utarbeide g følgje pp lkale undersøkingar m læringsmiljø Sekretariat fr Læringsmiljøutvalet IKT-pedaggisk rådgiving Systemansvar fr, utvikling av g pplæring i Canvas (læringsplattfrm) Samarbeide med andre miljø i høgskulen sm har ppgåver knytt til prduksjn av undervisning (Senter fr nye medier) Dimensjnering: Tal på årsverk i eininga: ca 4,5** Læringsmiljøarbeid: ca 2 årsverk Læringsstøtte: 2,15 årsverk Evt. Studiestadsnivå Supprt til Canvas g e-læring på alle studiestader Evt. grenseflate mt fakultetsadministrasjn Superbrukarar fr Canvas på kvart fakultet Tett kntakt mellm læringsmiljøkrdinatrane g studierettleiarane i fakulteta Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Eininga har ein leiar med fagansvar. Eininga kan rganiserast i interne i team/grupper der det er frmålstenleg fr å løyse ppgåvene på en gd måte.

17 EINING FOR ETTER- OG VIDAREUTDANNING I avgjerdsntat m plassering av administrative funksjnar til fellestenester g fakultet heiter det: Etter- g vidareutdanning (EVU) vil krevje eit særleg fkus i det vidare prsjektarbeidet, med tanke på grenseflater, mellm anna inn mt funksjnsmråda «Samhandling» g «Øknmi». Vidare må ein g arbeide med å klargjere kr, g til kva fr funksjner den perative støtta til fakulteta /institutta sin EVU-verksemd blir lagt. Dei sm arbeider innafr dette mrådet i dag har ivaretatt ppgåver knytt til både etter- g vidareutdanning g meir verrdna samfunnskntakt, her må det gjerast eit vidare arbeid fr avklaring, det gjeld g m delar av desse tenestene skal leggjast til fakulteta. Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga I et livslangt læringsperspektiv, skal eininga bidra til at høgskulen ppfyller samfunnsppdraget sitt, ved å ha ppdatert kunnskap m kmpetansemråder ved HVL, utviklinga på feltet g kmpetansebehv i reginalt, nasjnalt g internasjnalt arbeids- g næringsliv. Eininga vil vere eit kntaktpunkt fr ppdragsgivarar sm ønsker å utvikle eit kmpetanseutviklingstiltak i samarbeid med HVL, g fr studentar sm ønsker å melde seg på slike kmpetanseutviklingstiltak. I tett dialg med fakulteta krdinerer eininga samarbeidet m kmpetanseutvikling med arbeidslivet. Eininga skal sikre at høgskulen har ei heilskaplege g tverrfagleg tilnærming til kmpetanseutvikling g held høg kvalitet på utvikling, rganisering g gjennmføring av kmpetanseutviklingstiltak i samarbeid med arbeidslivet. Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering av ressursar/årsverk EVU-eininga har: krdinerande ansvar fr at etter- g vidareutdanning svarer til reginale, nasjnale g internasjnale behv fr kmpetanse i samarbeid med fakulteta. Prduktutvikling g sal av etter- g vidareutdanning på ppdrag g bestilling. Prduktutvikling g sal av pne etter- g vidareutdanningsstudium Utarbeiding av tilbd, avtaledkument, budsjett g kntraktar krdinerande ansvar fr samarbeid med arbeidslivet, nettverksbygging g marknadsføring Marknadskntakt g samhandling med eksisterande g ptensielle kundar Marknadsføring av evu nettsider, ssiale medier, direkte marknadsføring til ppdragsgivarar, kntaktar g tidlegare studentar Krdinere g leggje til rette fr praktisk gjennmføring av ppdrag g kmpetanseutviklingstiltak Kvalitetssikring gjennm gd gjennmføring g krdinering av evu-tiltaka; dialg med ppdragsgivar, fagansvarleg g deltakarar, samla vertsfunksjn Arrangør av vidareutdanningar, etterutdanningar, seminar g knferansar

18 17 Prsessar: Markedsplan g salg EVO-Ekstern g intern Prduktutvikling g salg ppdrag EVO-studium Prduktutvikling fra idé til åpent EVO-studium Markedsføring av EVO- studium Praktisk tilrettelegging g administrasjn av EVO-kurs/studium Gjennmføre studiestart fr EVO-studenter Gjennmføring g evaluering av EVO-studium Dimensjnering: Tal på årsverk i eininga: ca15 (ttalt, inkludert dei sm arbeider på avdelingar i dag) Evt. Studiestadsnivå Evt. grenseflate mt fakultetsadministrasjn Nært samarbeid med fagmiljøa i fakulteta Nært samarbeid mt utdanningskvalitet g studierettleiarar/studentsaker m prsess fr etablering av studium, studieplanarbeid, studierettleiing, utdanningsplanar g innpass. Evt. grenseflate mt andre avdelingar i fellestenestene Fr EVU må ein avklare ppgåver g prsesser sm er i grenseflata mellm avdeling fr utdanning g avdeling fr kmmunikasjn g samfunnskntakt. Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Eininga skal ha ein leiar med fagansvar. Eininga kan rganiserast i interne i team/grupper der det er frmålstenleg fr å løyse ppgåvene på en gd måte.

19 Fakultetsadministrasjn FIN, FHS, FLKI g FØS Mål- g utfrdringsbilete Utdanningsadministrasjnen skal sørge fr gde støttefunksjnar, g samarbeide med fagleg leiing g vitskaplege tilsette fr å utvikle utdanningane g støtte pp m studentane si læring. Utdanningsadministrasjnen skal gi gde tenester til studentane, g på den måten leggje til rette fr eit gdt studiemiljø. Arbeidet er delt mellm fakulteta g fellestenestene g skal utføraste på ein effektiv måte, med høg kvalitet på tenester g frvaltning. Organiseringa av utdanningsadministrasjnen legg til rette fr å skape gde faglege frum g møteplassar fr dei tilsette på tvers i høgskulen. Dette er viktig fr å utvikle ein kmpetent g effektiv utdanningsadministrasjn med mangfaldige g spanande arbeidsplassar, sm både held på g tiltrekkjer seg dyktige medarbeidarar med høg kmpetanse. Ansvar g ppgåver Utdanningskvalitet, studieprtefølje g analyse: I fakulteta skal det vere tilsette med ansvar fr utdanningskvalitet, studieprtefølje g analyse sm kan vere strategisk støttespelarar fr fakultet g institutt i spørsmål knytt til utdanningskvalitet. Medarbeidarane vil arbeide tett med fagmiljøa g har eit administrativ ansvar fr krdinering av arbeidet med studiekvalitet saman med dei andre i utdanningsadministrasjnen ved fakultetet. Prsessar Årleg studieplanarbeid Gdkjenning av ny studieplan Etablering av nytt studieprgram Fastsetjing av studieprtefølje Gjennmføring av peridisk prgramevaluering Emneevaluering Årleg rapprt m utdanningskvalitet fr studieprgram Studentsaker/Studierettleiing: Ei gruppe administrativt tilsette skal ha eit særskilt ansvar fr planlegging g gjennmføring av utdanningane g studieprgramma, g fr administrativ studierettleiing g studentkntakt. Studierettleiarane/studieknsulentane skal styrke støttefunksjnane g kmpetansen rundt etablering, utvikling, planlegging g gjennmføring av utdanningsløpa. Det er ein føresetnad at studierettleiarane/studieknsulentane kjenner faga g utdaningane dei skal arbeide med. Prsessar Enkeltvedtak Klage på enkeltvedtak

20 19 Gdskriving g fritak g førhandsgdkjenning Klage på gdskriving g fritak Tap av studierett Nedflytting i kull Tilrettelegging av undervisning Permisjn med g utan dkumentasjn Praksis Praksis er rammeplanstyrte krav i fleire av utdanningane ved høgskulen. Det er spesifisert kva typar praksis sm inngår i dei ulike studia g sm må gjennmførast g gdkjennast før studentane får utdanninga si gdkjent. Nkre utdanningar tilbyr frmer fr praksis sm ikkje er styrt av ein rammeplan. Fakulteta har ansvaret fr å administrere praksis. Det er ei fagnær ppgåve sm fakulteta best kan ivareta. Gd kjennskap til innhaldet g særpreget i utdanningane g til det aktuelle praksisfeltet, er ei føresetnad fr gd tilrettelegging av praksisen fr studentane. Prsessar Inngå avtaler m praksissamarbeid Tildele praksisplassar til studentar Førebu g følgje pp studentar i praksis Tal på årsverk i fakulteta: I dag er det ca 45**administrative årsverk knytt til avdelingane i HVL. Dei aller fleste av desse utfører ppgåver sm vil ligge i fakulteta, i tillegger det tilsette sm i dag utfører ppgåver i fellestenester, men der ppgåvene nå vert flytta til fakulteta dei tidlegare høgskulane gjrde dette ulikt. Det er g nkre ppgåver sm ikkje er fastsatt kvar skal ligge. Derfr er talet på årsverk sm vil ligge til fakulteta ikkje klårt, g i det vidare arbeidet må ein g sjå på frdeling mellm fakulteta, fleire av dagens avdelingar blir delt på fleire fakultet. Nkre av ppgåvene sm er skildra ver vert g utført av vitskapleg tilsette på nkre studiestader, desse er ikkje rekna inn i talet. Evt. Studiestadsnivå Studierettleiing på alle studiestadane Praksiskrdinatr på studiestader med utdanningar sm har rammeplanstyrt praksis Evt. grenseflate mt fellesadministrasjn I enkelte studentsaker har seksjn fr eksamen, studentsaker g fyrstelinjeteneste g fakulteta ansvar fr ulike prsessar, der saksbehandlinga går i kvarandre. Det er behv fr å klargjere arbeidsdelinga i slike saker, fr å sikre at ppgåvene blir løyst effektivt g med rett kmpetanse.

21 20 Saker m studentutveksling g studentretta internasjnaliseringsarbeid vil ha grenseflate mellm fakulteta g avdeling fr frsking Organisering: krleis skal funksjnsmrådet rganiserast i fakultet fr å løyse ppgåvene? Leiing av dei administrative funksjnane sm er lagt til fakultet er ikkje avklart ennå. Dette må gjerast i det vidare arbeidet, her er dekanane sentrale. Fakulteta rganiserer utdanningsadministrasjnen i team/grupper sm er frmålstenleg fr å løyse ppgåvene på ein gd måte. ** Alle tal sm er merka innehar ei uvisse, det skuldast høve mellm fellestenester g fakultet, g mellm avdelingar i fellestenestene.