Usikkerhetsseminar Kielferga 2 Okt 07 Oblt A Helling FLO/I/Preprosjekt

Transkript

1 Usikkerhetsseminar Kielferga 2 Okt 07 Oblt A Helling FLO/I/Preprosjekt

2 Forsvarets logistikkorganisasjon Stab Materielltilsynet Investering (Flo/I) Systemstyring (Flo/S) Produksjons (Flo/P) Forsyning (Flo/F) Informasjon- og tele kommunikasjons tjenester (Flo/IKT) Tungt vedlikehold (Flo/TV) Regionale støttefunksjoner (Flo/RSF)

3 FLO/I ansvar og oppgaver FLO/I har ansvar for å ivareta helheten av Forsvarets materiellanskaffelser og styre hele Forsvarets anskaffelses-portefølje i henhold til Forsvarsdepartementets retningslinjer FLO/I har ansvar for materiellstrategisk rådgivning til FD og FST FLO/I er fagmyndighet for merkantile prosesser, integrert logistikk støtte (ILS) og kvalitetssikring i Forsvaret FLO/I har ansvar for gjennomføring av materiellanskaffelses-prosjektene på parametrene tid, kostnad og ytelse Sjef FLO/I er eier av prosessen Fremskaffe materiell stridsevne i FLO

4 FLO / Investeringsavdelingen Stab Senior stabsoffiser Oberstløytnant Nils Tovik Internasjonalt materiellsamarbeid: Rådgiver Knuth Herrefoss Førstekonsulent Britt L Steinkjer Dokumenthåndtering & Sikkerhet: Konsulent Grete Gurvin Investeringsavdeling Sjef : Brigader Asle J Kjelsberg Sekr : Ass sjef : Underdirektør Odin Standal HMS : Sen kons Monica Salater HR & Org: Abelvik/Dypvik/Bones Faggruppe Kontrakt Faggruppe Økonomi Faggr preprosj rådg & ILS/LCC Faggruppe kvalitetssikring Prosjektseksjon KOLSÅS Prosjektseksjon HAAKONSVERN Prosjektseksjon KJELLER Fung Avd dir Lars Hansen Underdirektør Rune Buarøy Oberst Svein H Andersen Senioringeniør Ole P Ingebretsen Underdirektør Tor Børre Haugnes KK Knut Moe Avdelingsdirektør Tom-Helmer Hexeberg Kontraktrevisjon Ktr Sj J Ringstad Kontrakt Kolsås Ktr Sj PA Johnsen Kontrakt Kjeller Ktr Sj E Fagge Kontrakt Bergen Ktr Sj J Chr Egenæs Store prosjekter PL Oppgradering F-16 : Oing Trond Gustavsen PL Enhetshelikopter : Oblt Ivar Dyrdal PL Nye Kampfly : Oblt Gustav Fiskum PL Taktisk datalink 16 : Oblt Håvard Nordengen PL Nye Fregatter : Kom Per E Gøransson PL Nye MTB er : KK Knut H Stormoen

5 Konsept for fremskaffelse av materielle anskaffelser Langtidsplanlegging Portefølje- og prosjektstyring Drift Initiering Konseptvalg Fremskaffelsløsning Beslutning Beslutning Beslutning Kapasitets- og strukturplanlegging Konseptutviklingsfase Definisjonsfase Fremskaffelsesfase Drift og avhending Konseptuell løsning Fremskaffelsesløsning Fremskaffelsesløsning Rev. n Oppdrag om KL Oppdrag om FL Gjennomførings oppdrag (GO)

6 Forutsetning Oppdraget med å utarbeide en FL gis til Styrkeprodusent/Tilsv og kommer fra FD. Alle prosjekt skal ha en FL som er utarbeidet i henhold til mal, se PRINSIX portalen. En FL tas frem som et samarbeid mellom Styrkeprodusent/Tilsv og FLO. FLO`s innsats koordineres av Preprosjekt i FLO/I. En hver FL skal underskrives av Sjef FLO/I og Styrkeprodusent/Tilsv, før den sendes til FD for godkjenning av FD IV.

7 Fremskaffelsesløsning veien frem Oppdrag gis til Styrkeprodusent (PK) Oppdrag om FL fra FD Med kopi til: FLO Kickoff med ledelse i FLO/I og FLO/S og/eller FLO/IKT PK og PRE har møte om: - deltagelse -oppstartemøte/seminar Oppstartsmøte/Seminar: - Gjennomgang av FL/fordeling av oppgaver - Tidsplan for å utarbeide FLen - Forprosjekts midler? Innbydelse via DocuLive fra PK Arbeidet starter opp -Referat sendes via DocuLive fra PK -Søknad om forprosjektmidler fra PK

8 Fremskaffelsesløsning veien frem Fremskaffelsesløsning Fremskaffelsesløsning for for P XXX P XXX 1. Dokumentet til FLO/S/IKT 2. Brief for Sjef FD IV 3. Brief for Sjefsråd/FLO I FL arbeid tiden går og vi nærmer oss et ferdig produkt. FD IV godkjenner Underskrift av styrkeprodusent Oversendelse til FD Alle fornøyd: Underskrift av Sjef FLO/I Oversendelse til styrkeprod Ikke fornøyd: Ompuss på forhold påpekt

9 Sjekkpunkter FL Hensikten med FL - Styringsdokument/ beslutningsdokument. Har utarbeidet kriterier/mål som er forankret i FD, og foredratt for programområder og grenstaber. Operative grunnlag/behovsanalyser er meget viktig for at driftsprofil, kostnadsanalyser, usikkerhetsvurdering, personellbehov osv Beskrive nulløsning og alternative vurderinger/løsninger med konsekvenser Det er ikke nødvendig å peke på detaljerte løsninger med leverandører, men beskrives slik at det er handlefrihet for FLO når oppdraget kommer tilbake om anskaffelse. Ved hurtig anskaffelser kan dette være svært direkte, da det f eks er en reanskaffelse av noe vi allerede har

10 Sjekkpunkter FL forts Eierskap til dokumentene: FD/FST/FLO Utdanningsplan - Behov for UV matr som simulatorer osv. Driftprofilen henger også sammen med utd av personell LCC analyse. Merkantile vurderinger, direkte kjøp, konkurranse, eneleverandør osv Punkter som ikke er i bruk merkes NA Oppdeling av kostnader, 1760 post 45, 1760 post 01 og EBA kostnader Vedlegg: KD, usikkerhetsrapport, evt utd plan Usikkerhetsanalyse - Jobbe igjennom alt med alle i TPG gruppen mhp usikkerheter ifm hendelse og kostnader, vurdert opp i mot tid, kostnader og ytelse, samt tiltak som må iverksettes. Utarbeide en rapport i ettertid med S-kurve. Evt ekstern kvalitetssikring. Viktig at FD tar initiativ for å igangsette denne prosessen.

11 Fremskaffelsesløsning (FL) POC FLO/IKT Innhold FL og vedlegg: Sammendrag (PK) 1. Innledning (PK) 2. Behov (PK) 3. Operative forhold (PK) Behov / krav 4. Systemkrav (PK) (Fra KD) 5. Vurdering av alternative løsninger (FLO IKT/S) (LCC for null-løsning og alle alternativene) 6. Beskrivelse av valgt løsning (FLO IKT/S) 7. ILS for valgt løsning (FLO IKT/S) Løsning 8. Organisasjon (PK) 9. Strategi for fremskaffelse og gjennomføring (FLO I Kontrakt) 10. Prosjektplaner (FLO I Prosjektseksjon) 11. Økonomi (PK ved hjelp av FLO I Pre) LCC analyse (FLO I Pre) 12. Usikkerhet (FLO I Pre) Vedlegg : Kravdokument (PK) Usikkerhetsrapport (Pre) Utdanningsplan (PK)

12 Usikkerhetsanalysen Usikkerheter som kan berøre et prosjekt Økonomi Tid Ytelse Usikkerhetsanalysen består av to hoveddeler Hendelsesanalyse Kostnadsanalyse Usikkerhetsanalysen gjennomføres i regi av Preprosjekt En eller flere arbeidssamlinger Det lages en egen usikkerhetsrapport som skal vedlegges FL, eller opplysningene legges rett inn i FL malen Hovedelementene som skal inn i FL er: Kostnadsanalysen fordi den gir prosjektets totale økonomiske rammer (grunnkalkyle med usikkerhet)

13 Prosessen Identifikasjon Analyse Tiltaksplan Oppfølging Usikkerhetshåndtering/ -analyse Dokumentasjon / Rapport Initiering Forberedelse

14 Initiering / Forberedelse Avklare hensikt/målsetning for usikkerhetshåndtering og usikkerhetsanalyse Felles grunnlag/forståelse for usikkerhetshåndtering Klargjøre prosjektets mål Fremskaffelse av grunnlagsdokumentasjon KL, behovsanalyser, KD, alternativanalyse, Strategidokument, tidligere analyser, kostnadsoversikter, info fra leverandører etc.

15 Identifikasjon Finne usikkerhet knyttet til prosjektets mål Idedugnad Intervjuer Sjekklister Systematisere usikkerheter Prosjektinterne, Totalprosjektet, Ekstern Delprosjekter

16 Analyse Forskjellige analyser krever ulike teknikker Hendelsesanalyse krever kun støtte fra et verktøy for dokumentering av resultater Kostnadsanalyse krever verktøy for beregning av planlagt kostnad, forventet kostnad og usikkerhetsavsetning

17 Hendelsesanalyse Analysere usikkerheter Verbalt beskrive hva som legges i hendelsen Beskrive sannsynlighet for at hendelsen inntreffer og Beskrive den konsekvens det vil ha i forhold til målet (ett eller flere mål) Sannsyn - lighet Konsekvens Kritikalitetsmatrise

18 Ulike analyseteknikker Hendelsesanalyse Rangerer hendelser etter kritikalitet Sannsyn - lighet Konsekvens Kritikalitetsmatrise Kostnadsanalyse Rangerer usikkerhet etter kritikalitet Beregner forventet kostnad (P50) Beregner max kostnad (P85) Tornado-diagram Kumulativ sannsynlighetsfordeling for Plan Sannsynlighet Betydelig grense Kritisk grense Plan (Uker) Basislinje

19 Tiltaksplan Finne mulige tiltak for å Redusere sannsynlighet for at hendelsen inntreffer Redusere konsekvens mot prosjektmålene Analysere tiltak Beskrive forventet usikkerhet etter at tiltaket er gjennomført Utarbeide tiltaksplan Hvem - Hva - Når Rapportering

20 Kostnadsanalysen Grunnkalkyle 93 Uspesifisert usikkerhet Basiskostnad (MK45) 6 99 Forventet tillegg (FT45) Forventet kostnad (FMO45) P50 25,2 124,2 Styringsmål FMO Usikkerhetsavsetning (UA45) Kostnadsramme (K45) P85 Relativ usikkerhet 10,6 134,8 8,50 % Gjennomføringskostnader (G1760) Kostnadsramme EBA (K44,47,48) Totalt Planbeløp 9,

21 Oppfølging Kommunikasjon Sørge for at prosessen blir kontinuerlig og at usikkerheter og tiltak identifiseres eller oppdateres etter hvert som de oppstår eller endrer seg

22 Erfaringer med FL arbeider generelt Oppstartsmøtene er veldig viktige Avklare representanter Informasjon Tidsplan Avklare/analysere oppdrag, og videre arbeidsfordeling Tidlig forberede arbeid som ender opp i usikkerhetsvurderingen Være nøye med å få frem operative behov og krav Scenarier som materiellet skal nyttes i Driftsprofil Dette gir de beste forutsetninger for FLO til å utarbeide kapitlene om vedlikehold/forsyning, økonomi og usikkerhet Dersom dette er for dårlig, må man veldig ofte starte på nytt! Detaljeringsgraden FL er et dokument som FD skal nytte til å ta avgjørelser på om det foreslåtte materiellet skal anskaffes. Bør også være et dokument som gir noe til en PL i FLO, når han mottar gjennomføringsoppdraget. En best mulig økonomi/usikkerhetsvurdering, krever også en viss nedbrytning for å få et best mulig resultat.

23 Erfaringer ifm usikkerhetsvurderingen(1) Deltakere fra alle avdelinger (grenstab, FB, FFI, FLO evt andre ) Bør gjennomføres i slutten av FL arbeidet. Da er mest opplysninger på plass mhp økonomi, men starte med å samle disse snarest etter oppstartsmøte Realistiske tall kontra usikkerhet Behov for RFI, hvor gamle/realistiske er tallene Krav til gjennomføring Usikkerhetsrapport Legge vurderingen rett inn i FL Tid til disposisjon Viktig å ta seg nok tid, dvs at alle kan stå inne for tallene Bør muligens være mer kritisk til tiden som brukes opp i mot hva som skal anskaffes/hvor mye penger som skal anskaffes. Ekstern kvalitetssikring Må være hold/realisme i det som er gjort Minst like nøye som oss må derfor ha dette i bakhodet også

24 Erfaringer ifm usikkerhetsvurderingen (2) Metoder og verktøy Bruker excelark utarbeidet av DNV Baserer seg på trepunktsestimering og får frem evt skjevheter som gir seg utslag i usikkerhetsavsetning Bruker hendelsesanalyse som også kan gi kostandselementer Easy Risk kan nyttes, men dette har vi ingen klar policy på når og i hvilke prosjekter Ressurser tilgjengelig Kan til tider være vanskelig å samle alle nødvendige avdelinger. Mest praktisk å sette av et par dager sammenhengende først, for deretter å gjennomføre oppfølgningsmøter. FLO/I/Pre har støtte av eksterne konsulenter til dette arbeidet. Oppdaterte tall fra fagmyndighet ikke alltid like tilgjengelig, og dette kan medføre at det må sendes ut RFI som igjen kan forsinke prosessen. Derfor viltig å se dette problemet tidlig i FL arbeidet. Usikkerhetsvurderingene har nesten uten unntak vist at tallene som er lagt inn i perspektivplan materiell er for små det blir alltid dyrere!

25 Erfaringer med KL generelt Bidrag inn i alternativanalysen er viktigst for FLO. Det er allikevel nyttig å delta og forstå innholdet i de andre dokumentene. FLO bidrar med økonomske tall, levetidsberegninger og eventuelle usikkerhetsvurderinger på alternativene. Nøyaktigheten på disse opplysningene kan være svært varierende. Må om mulig undersøke i markedet, dersom man ikke har noe som er brukbart. Frem til nå har FLO/I/Pre deltatt i utarbeidelsen av mer enn alternativanalysen (jfr nye transportfly og diverse prosjekter til Hæren), pga av at det har vært kompetanse hos eksterne konsulenter fra DNV. Veldig viktig at behov er forankret på en riktig måte. Det er konseptuelle behov som er så overordnet at man ikke er direkte på en løsning med en gang. Det er oppdrag som er gitt som må være styrende for hvilke kapasiteter som skal anskaffes. Dette er svært viktig for at man i det hele tatt skal ha noen alternativer å jobbe med/vurdere. Ut av KL kan det da komme flere FL`er.

26 SPØRSM RSMÅL?????????