Forsvarets policy for håndtering av usikkerhet i prosjekter FDs krav til usikkerhetsstyring 2. oktober 2007

Transkript

1 Forsvarets policy for håndtering av usikkerhet i prosjekter FDs krav til usikkerhetsstyring 2. oktober 2007 Petter Eik-Andresen Kommandørkaptein Avdeling for forsvarspolitikk og langtidsplanlegging FD IV 2

2 Agenda FDs krav til usikkerhetsstyring i prosjektene. Hva slags informasjon fra usikkerhetsstyring bruker FD, i definisjonsfasen og i fremskaffelsesfasen? Se det også fra andre sentrale interessenter. Organisering Historikk Policy - FDs krav til usikkerhetsstyring i prosjektene Typer usikkerhet prosess og metodikk Analyse kategorisering Er det forskjell på usikkerhetshåndtering i tidligfasene og anskaffelses fasen Bra og dårlig

3 Organisering

4 > 500 mill Norwegian Ministry of Defence Norwegian Ministry of Defence < 500 mill < 75 mill Organisering og beslutningsprosess >500 mill kr til ekstern Qa og Stortinget Fra 500 til 75 mill kr til Statsråden <75 mill kr SJ FD IV SUP

5 Programorganisering Sj FDIV-2/3, SjFDV4 Investment secretariat Langtidsplan FD IV 5, V 1 og LAND Buldings etc AIR NAVAL LOGISTICS SOF C4IRS Bjørn Ryen 6455 Rolf Magne Stein Hedvig Haaland 6562 Beate Lubeck Øivind Petersen FST Andre Sørli 6564 Ylva Fredriksen Letitia Athanasiu Tore Kvalvik 6573 Jan Ronny Fagereng Christian Wessel Heidi Nordås Petter Eik-Andresen FLO Even Eid 6479 Arne Omdahl Øivind Petersen Tormod Johannesen Rolf Magne Stein 6574 Kjersti Mostue Andre (NSM, FKKKIS, Etj osv) Arild Arnesen 6449 Bjørn Tore Sagmoen Martin Holmemo Heidi Nordås Bente Linderud

6 Programsekretariatet - Ansvar og arbeidsområde Fremdriftsoppfølging 1. Analyse-Ledelsesinformasjon 2. Programstøtte 3. FID utvikling Kompetanse og metoder 1. Maler (Notater/FL etc) 2. PRINSIX kurs Prosesser 1. Investeringsprosess (macro) 2. Interne prosesser (micro)

7 Historikk

8 Prosjektarbeid FPN PSR Opplegg for drift og videreutvikling Prosjekthåndbok Forsvarets felles prosjektstyringssystem EDB -system for prosjektstyring Referansemanual Brukerhåndbok PRINSIX Forsvarets felles prosjektstyringssystem prosjektstyringssystem Forsvarets felles Forsvarets felles prosjektstyringssystem EDB-system Opplæringsprogram

9 Tidslinjal Steen Lichetenberg 1983 PM i en foranderlig verden Før 1990 hver gren eget system. FTD tar initiativ PIX start tidlig 90 tallet St.meld nr 17 Forsvarets materiellanskaffelsesvirksomhet og prosjektstyring PRM development by No defence and DNV Education programme with 5 levels, CA Superproject dbase for planning The first project books 1998 Criticality Management Tool project finished Three services admin schools closed-down E-learning with certification within the Norwegian university system and PMI 2001 CA Superproject was followed by ARTEMIS applications 2003 Update of the PM and PRM books Blå på nett og grønn papir 2003 Methodology of cost risk decided 2004 New project model decided start to implement new model 2007 Major re-org of investment areas 2007 Guidelines for FID 2008 New PM books 2008 New application

10 Policy - FDs krav til usikkerhetsstyring i prosjektene

11 Investeringskonseptet - prinsipper Fokus på alternative løsninger (0 1 2) Fokus på tidligfase, anskaffelsesstrategi og LCC Kontinuerlig usikkerhetshåndtering Strategisk styring av investeringsporteføljen Ekstern kvalitetssikring

12 FDs policy for håndtering av usikkerhet Alle prosjekter skal drive aktiv usikkerhetshåndtering uansett fase. Aktiv håndtering av usikkerhet er god prosjektledelse. (PS 2000 ved NTNU sier bla usikkerhetshåndtering er prosjektledelse) Det betyr at man må benytte ulike teknikker og verktøy avhengig av prosjektets størrelse, kompleksitet, grad av FoU, organisering ++ Prosjekter kan karakteriseres som:..a walk in the park eller a walk in the fog hvor er ditt prosjekt?

13 Påløpte kostnader Design Testing utvikling Design 5% 3% 2% 5% Påvirkbare kostnader Prosess planlegging Produksjon 85% Forpliktede kostnader 60% 20% 10% 5% 5% Kilde: Anderson Consulting Aviation Week & Space Technology 4 januar 1993

14

15 FDs fokus Prosess knyttet til utvikling av materiellplanen / PPM / SUP DATAKVALITET I FID Tidligfasene tidsplan og betalingsplan Viktig med gode kostnadsestimater GFS 1/2 Endring FID og FD IV 5 oppdateres Gjennomføring omfangsendringer, forskyvninger, måloppfyllelse og terminering.

16 Strategisk styring av investeringsporteføljen GP +P P A bsol ut t Mill Utfordringen er: Årlige budsjett med små muligheter for overføringer. Økende antall prosjekter øker sannsynligheten for forskyvninger Sen rapportering Ufullstendig rapportering 0 Budsjett 2006 Budsjett 2007 Budsjett 2008 Budsjett 2009 Budsjett 2010 Budsjett 2011 MNOK i godkjente pr osjekter MNOK i godkjente pr osj men ikke f or pliktet MNOK i planlagte pr osjekter (MP/ PP) Mater iellplan Forpliktet Planlagt Forpliktet Plan

17 Fasemodell obligatorisk for > 500 mill. kr Ide SUP Konsept Definisjon Anskaffelse Drift Utfasing Ansvarlig FD FD FST/FLO Utførende FD FST FLO Krav til rapport 4 x FID 4 x FID 12 x FID Krav til analyse KL FL

18 Regler og retningslinjer LOA - ARF - Besluttet prosessmodell og rammeverket PRINSIX Retningslinjer for bruk av FID Brukerkrav Eierkrav fra FLO/S Krav fra FSS, E-tjenesten, NSM Det finnes en skog av standarder og krav som selve anskaffelsen må oppfylle. Eks krav til dataformat på dokumentasjon, NATO standardiseringskrav og miljøkrav.

19 Typer usikkerhet prosess og metodikk

20 Konteksten - Hva er prosjekt? Norwegian Ministry of Defence En unik aktivitet som gjennomføres av personer som ikke tidligere har jobbet sammen. Prosjektene organiseres forskjellig Autonome, delvis integrerte eller fullintegrerte Prosjektene har ulik kompleksitet og grensesnitt Alle prosjekter skal ha klare mål Alle prosjekter har mål ift TID, KOST og YTELSE Alle prosjekter inneholder usikkerhet Prioritering av hvilke mål som er viktigst er derfor nødvendig Prosjektene styres etter mål og milepæler

21 Usikkerhet Norwegian Ministry of Defence Totalusikkerhet Hendelser Ytelse Estimatusikkerhet Tid Kost Ytelse Tid Økonomi Optimistisk - Planlagt - Pessimistisk Sannsynlighet * Konsekvens Interne Eksterne Ekstreme

22 Usikkerheter kan være / er knyttet til Politiske Politisk klima, Lover og reguleringer, Arbeidsmarked, rentenivå,skatteforhold, konjunkturer Geografiske Klima, Nedbør, Temp, Transport, Adkomst, Lokale reguleringer, Lokal konkurranse, Omgivelsene, Grunnforhold Prosjektrelaterte Klare mål, aksept, organisering, marked, nytenkning, Tidspunkt, Varighet, omfang, Kompleksitet, teknologi og systemer, prosesser, kravendringsprosess, konfigurasjonsstyring av krav, metodikk for etterprøving av krav, interoperabilitetskrav, Miljøtiltak, kvalitetskrav, AQAP XXXX, ny teknikk, Markedsutvikling, Ambisjonsnivå, Finansiering, implementering, menneskelige ressurser, Organisatoriske Form, Fleksibilitet, Byråkrati, Beslutninger, Endringer, Erfaringer, Kompetanse, Samarbeidsevne, Kommunikasjonsevne

23 Nye prosjekter - nye utfordringer Komplekse organisasjoner Interessenter Gevinstrealisering Stor usikkerhet Omorganisering Nettverksbasert krigføring Ekstern kvalitetssikring Joint Combined Task Force Verdiskaping TISAM Forutsigbarhet Høy hastighet Prosjekteier RMA Strengere krav Styrbarhet Politiske føringer Ytelse, tid og kostnad

24 Metodikk Norwegian Ministry of Defence Kommunikasjon Initiering Identifisering Usikkerhets Analyse Oppfølging Tiltaks Plan Usikkerhetshåndtering Dokumentasjon

25 Metodikk Idemyldring Delphi, intervju eller samling Kategorisering analyse Trinnvismetoden, successiv princippet, Simulering følsomhetsanalyser - Mote Carlo Verktøy Blanke ark Excel Definitive Scenario Easy Risk Manager

26 Plan Ramme (85/15) Opt Forv (50/50) Pess

27 100% 50% Steen Lichtenberg successiv princippet Normal og betafordelinger Kostnadsfastsetting av usikkerhet Buffer 50/50 85/15 Høyde vpl

28 Resultat av estimering og analyse Foreslått kostnadsramme Forventet kostnad Basiskostnad Kostnad Restusikkerhet Usikkerhets-avsetning Forventede tillegg Uspesifisert Grunnkalkyle Norwegian Ministry of Defence Vedtatt kostnadsramme for Fagdepartement som prosjekteier Formelle styringsnivå Styringsramme for utførende etat Styringsmål for prosjektleder (Settes av utførende etat) Usikkerhetsavsetning Styringsramme Avsetning for å oppnå Den ønsket kostnadsrammen sikkerhet mot UA85 - den budsjettansvarlige Forventet overskridelse tillegg av har til disposisjon Det kostnadsrammen. forventede å Det gjennomføre kostnadsbidraget forventes ikke oppgaven. at denne fra Uspesifisert estimatusikkerhet posten brukes i prosjektet. og Kostnader hendelsesusikkerhet. Avsetningen 50/50=FMO45/MK45 som styres man på= av et GO erfaring Potensialet høyere til FLO organisatorisk vet for vil komme, forventede nivå men tillegg enn prosjektleder. som er normalt ikke er kartlagt størst Midler i på tidlig utløses grunn fase etter av manglende behov prosjektet, i detaljeringsgrad. og samsvar minker med etter hvert som prosjektet forhåndsdefinerte utvikles. kriterier/retningslinjer. Hvis Grunnkalkyle kriteriene for utløsning ikke Den inntreffer, deterministiske skal denne summen posten av være sannsynlig intakt etter kostnad for alle prosjektavslutning. spesifiserte, konkrete kalkyleelementer (kostnadsposter) på analysetidspunktet.

29 Usikkerhet i prosjekter Utnytte Redusere Akseptere Overføre

30 Er det forskjell på usikkerhetshåndtering i tidligfasene og anskaffelses fasen?

31 Bra og dårlig - usikkerthetshåndtering Bra Helhetlig konsept men vi er vi er ikke så bra på å fortelle hvordan vi har jobbet med usikkerhet. Dårlig FID datakvalitet

32 Spørsmål?