Fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarssektoren

Transkript

1 Retningslinjer for Fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarssektoren Retningslinjene gjelder for bruk i forsvarssektoren med virkning fra og med 18. januar Forsvarsdepartementet Oslo, den 18. januar 2016 Anders Melheim ekspedisjonssjef Dokumentet er elektronisk godkjent og signert, og har derfor ikke håndskrevne signaturer.

2 Innhold 1. Innledning BAKGRUNN HENSIKT VIRKEOMRÅDE Omfang RETNINGSLINJENE OG ØVRIG REGELVERK FRAVIKELSE AV RETNINGSLINJENE Roller, ansvar og myndighet innen materiellinvesteringsvirksomheten GENERELT Forsvarsdepartementet Forsvaret Forsvarsmateriell Forsvarets forskningsinstitutt Forsvarsbygg Nasjonal sikkerhetsmyndighet PROSJEKTROLLER Prosjekteier Brukeransvarlig Prosjektansvarlig Helhetlig planlegging og gjennomføring av fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarssektoren GENERELT LANGTIDSPLANLEGGING IVARETAKELSE AV NASJONAL FORSVARSINDUSTRIELL STRATEGI PORTEFØLJESTYRING SAMHANDLING Materiellfora/samhandlingsmøter Porteføljestyringsråd Prosjektidéråd Programledelsesmøter Oppdragsavklaringsmøte Prosjektgruppe INVESTERINGSPROSESSEN Idéfasen Konseptfasen Definisjonsfasen Anskaffelsesfasen Overføring til drift Terminering Avvik- og endringshåndtering Rapportering Andre bestemmelser PRINSIX PROSJEKTKATEGORIER PROSJEKTENES KOSTNADSRAMMER FORPROSJEKTERING IVARETAGELSE AV EBA-BEHOV INKLUSIV INNREDNING KNYTTET TIL MATERIELLINVESTERINGER Innredningsbehov

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Materiellinvesteringsmidlene utgjør årlig en stor del av det samlede forsvarsbudsjettet. For å bidra til kostnadseffektiv bruk av Forsvarets midler, og for å oppnå den nødvendige overordnede styring av materiellinvesteringsvirksomheten, må materiellprosjektene planlegges og styres etter standardiserte prosedyrer. Forsvarsdepartementet (FD) fastsatte derfor «Konsept for fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarsektoren» (Investeringskonseptet) den 24. juli 2004 (FD ref. 2003/ ) som veiledning for prosess og samhandling for hele forsvarssektoren etter innføringen av integrert strategisk ledelse. Investeringskonseptet videreføres, og er grunnlagsdokument for utviklingen av disse retningslinjer, i tillegg til regjeringens Meld. St. 9 ( ) Nasjonal forsvarsindustriell strategi. 1.2 Hensikt Hensikten med disse retningslinjene er å angi hovedprinsippene for fremskaffelse av materielle kapasiteter 1. Retningslinjene beskriver roller og ansvarsfordeling for de ulike partene innenfor materiellinvesteringsområdet. 1.3 Virkeområde Retningslinjene regulerer fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarssektoren. Med dette menes de aktivitetene som utføres i forbindelse med planlegging og gjennomføring av sektorens materiellinvesteringsprosjekter, fra langtids-, struktur- og kapasitetsplanlegging til prosjektplanlegging, gjennomføring og terminering. Dette gjelder for alle fremskaffelsesstrategier, herunder kjøpe nytt eller brukt, utvikle, leie, lease, offentlig-privat samarbeid, hurtiganskaffelse og internasjonalt samarbeid. Retningslinjene for logistikk, materiellforvaltning og materiellfremskaffelse er sideordnede retningslinjer som regulerer de respektive virksomhetsområder. Felles bestemmelser og definisjoner innenfor de tre virksomhetsområdene er samlet i retningslinjene for logistikk Omfang Disse retningslinjene regulerer materiellprosjekter som blir finansiert med investeringsmidler. Investeringsmidlene dekker utgifter (materiell, tjenester etc.) knyttet til planlegging og fremskaffelse av nytt materiell, større vedlikehold og oppgraderinger, samt strategisk forskning og utvikling (FoU). Ved anskaffelse av et nytt materiellsystem skal både ammunisjon og reservedeler inkluderes slik at Forsvaret har en initiell beredskapsbeholdning, og derav utholdenhet for bruk av materiellsystemet. I den løpende driften av de samme materiellsystemene skal artikler som ammunisjon, reservedeler m.m. utgiftsføres som driftsutgifter fra overleveringsforretning er signert. Investeringsmidler dekker normalt: a. store og betydelige anskaffelser b. store utstyrs- og maskinanskaffelser c. anskaffelser som gir endret, økt eller ny våpenkapasitet d. tilleggsanskaffelser av militært utstyr e. vesentlige oppdateringer og oppgraderinger (f.eks. midlife update (MLU)) f. forprosjekter 1 Med materielle kapasiteter menes alle typer våpen, kjøretøy og fartøy, samt personlig utrustning og bekledning, sanitetsmateriell, ammunisjon, IKT-materiell og dataprogramvare, samt sikkerhetsgraderte materiellanskaffelser (ikke-uttømmende liste). 3

4 g. forskning og utvikling, prøver og forsøk h. større utskiftinger eller erstatninger av deler av våpenkapasiteter (for eksempel der fem av ti kjøretøy eller lignende er utslitt eller foreldet) i. konsulenttjenester for analyser av tekniske behov og krav j. simulatorer, tekniske trenere, computerbasert trening osv. k. nyutviklet ammunisjon til eksisterende våpenkapasiteter l. erstatning av beredskapsbeholdning av materiell som ikke lenger tilfredsstiller operative eller tekniske krav m. inntekter ved refusjon for varer/ytelser som en leverandør ikke har levert i overenstemmelse med anskaffelseskontrakt n. toll og andre avgifter (ikke merverdiavgift) o. postering av avhendingsutgifter 1.4 Retningslinjene og øvrig regelverk Retningslinjene bygger på «Konsept for fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarsektoren» (Investeringskonseptet) av 24. juli Ved eventuelle motstridende bestemmelser har retningslinjene forrang. Forsvarsektorens prosjektstyringsverktøy PRINSIX skal anvendes i all prosjektplanlegging og gjennomføring av materiellprosjekter i sektoren (se kapittel 4.1). 1.5 Fravikelse av retningslinjene Retningslinjene kan kun fravikes etter godkjenning fra FD. 2 Roller, ansvar og myndighet innen materiellinvesteringsvirksomheten 2.1 Generelt Forsvarsdepartementet Det overordnede ansvaret for fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarssektoren tilligger FD. FD har ansvaret for å etablere gode rammebetingelser for etatsjefenes virksomhet slik at planlegging og gjennomføring av fremskaffelse av materielle kapasiteter kan gjennomføres kosteffektivt i henhold til gitte planforutsetninger. Videre ivaretar FD samarbeid med andre staters myndigheter (bilateralt/flernasjonalt, NATO, o.a.) om felles forskning, utvikling, fremskaffelse og understøttelse av forsvarsmateriell. FD har også ansvaret for utvikling av og implementering av den nasjonale forsvarsindustrielle strategien. På vegne av staten er FD eier av forsvarssektorens materiell Forsvaret Materiell stilles til disposisjon for Forsvaret og andre brukere. Forsvaret innehar rollen som kravstiller og bruker 2, og stiller operative behov og krav 3 til systemer som skal fremskaffes. Forsvarssjefen (FSJ) skal gjennom sin rolle som etatsjef og som forsvarsministerens nærmeste militærfaglige rådgiver ha direkte og betydelig innflytelse på fremskaffelse av materielle kapasiteter. FSJ skal følgelig støtte FD i materiellplanleggingen på kort, midlere og lang sikt. 2 I enkelte tilfeller er det andre etater i sektoren som innehar rollen som kravstiller og bruker. 3 Eksempler på krav er funksjonelle krav, operative krav, beredskapsmessige krav, ikke-funksjonelle krav, sikkerhetskrav og driftsrelaterte krav. 4

5 2.1.3 Forsvarsmateriell Forsvarsmateriell er ansvarlig for å fremskaffe materiell gjennom planlegging og gjennomføring av materiellprosjekter, og levere sikkert materiell til Forvaret og øvrige etater. Forsvarsmateriell har videre ansvaret for å eierskapsforvalte og avhende materiell for Forsvaret og de øvrige etatene. Forsvarsmateriell skal støtte FD i materiellplanleggingen på kort, midlere og lang sikt Forsvarets forskningsinstitutt Forsvarets forskningsinstitutts (FFI) formål er å forstå og vurdere betydningen av den teknologiske utviklingen for militære anvendelser, og gi forskningsbaserte råd til forsvarssektoren ved anskaffelser og bruk av militært materiell. FFI er følgelig den foretrukne bidragsyteren knyttet til militærteknologisk kompetanse og FoU i alle faser av materiellfremskaffelsen. FFI kan med sin teknologikompetanse og tverrfaglighet, kunnskap innen økonomi og forsvarsplanlegging og evne til å kraftsamle, medvirke til å redusere forsinkelser og risiko i materiellprosjektene. Prosessleder og øvrige bidragsytere skal derfor vurdere behov for støtte fra FFI i hele prosjektløpet, fra prosjektidé til terminering, og med dette utnytte den eksisterende militærteknologiske kompetansen ved FFI. FFI støtter FD, etter oppdrag, i materiellplanleggingen på kort, midlere og lang sikt Forsvarsbygg Forsvarsbygg (FB) er ansvarlig for fremskaffelse, drift, vedlikehold og avhending av forsvarssektorens eiendom, bygg og anlegg (EBA) i og utenfor Norge, jf. «Forsvarsdepartementets retningslinjer for tjenestefeltet eiendom, bygg og anlegg» (FDREBA). FB har ansvaret for at bygg som stilles til disposisjon til Forsvaret og øvrige brukere er komplett med innredning 4 ved oppføring av nybygg eller større rehabilitering. Ved fremskaffelse av nye behov skal FB støtte brukeransvarlig (BA) og prosjektansvarlig (PA) i utarbeidelsen av behovsbeskrivelser (BB), normalt uten at disse skal belastes økonomisk for denne støtten. Ved mer omfattende analyser knyttet til BB vil FB fakturere etter nærmere avtale Nasjonal sikkerhetsmyndighet Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) skal bidra til å sikre vitale objekter og informasjon mot sikkerhetstruende virksomhet, og har ansvar for å stille krav til og føre tilsyn med sikkerhet i forbindelse med fremskaffelse og drift av materiell og EBA. NSM har også ansvaret for sikkerhetsgodkjenning av graderte informasjonssystemer i forsvarssektoren og er gitt en sentral tildeling for å ivareta dette ansvaret. 2.2 Prosjektroller Alt arbeid i forbindelse med materiellprosjekter gjennomføres som en integrert arbeidsprosess i alle faser, fra prosjektidé til terminering. I den integrerte prosessen legges det til grunn at alle som har en definert rolle, Prosjekteier (PE), BA eller PA, bidrar med ressurser til støtte for den som er prosessleder etter anmodning om bistand og uten at dette krever ytterligere ressursavklaring. Støtte fra etater som ikke bekler en formell investeringsrolle avklares i det enkelte tilfelle. Merutgifter for etater som ikke innehar en formell investeringsrolle kan finansieres med bruk av forprosjekteringsmidler i planfasene og belastes det enkelte prosjekts gjennomføringskostnader etter at prosjektet er godkjent. 4 Med innredning menes møbler, utstyr inklusiv storkjøkken, lagerutrustning, verkstedsutrustning, IKT-systemer og utstyr, samt målmateriell. 5

6 Tabell 2-1 viser sentrale organisasjonsledd og deres ulike roller i materiellinvesteringsvirksomheten. Tabell 2-1 Roller i materiellinvesteringsvirksomheten Sentrale organisasjonsledd Generisk rolle Rolle i materiellinvesteringsvirksomheten Forsvarsdepartementet Eier Prosjekteier (PE) Forsvaret (FFI, FB og NSM) Bruker Brukeransvarlig (BA) Forsvarsmateriell Forvalter Prosjektansvarlig (PA) Prosjekteier FD er PE og har ansvar for overordnet planlegging og gjennomføring av materiellinvesteringsprosjektene. Eieransvaret gjenspeiles gjennom hele prosjektforløpet, noe som innebærer at FD initierer prosjektoppstart og godkjenner alle faseoverganger i prosjektets livsløp til og med prosjektets terminering. FD er ansvarlig for overordnet koordinering av de aktivitetene som utføres av underlagte etater som er knyttet til materiellfremskaffelsen, slik at prosjektet forløper i henhold til plan. FD fastsetter de helhetlige rammene for prosjektene, blant annet med hensyn til tid, kostnad og ytelse. Ved et eventuelt behov for endring av disse rammene, kan FD gi ut en presisering, endring og/eller tillegg (PET) knyttet til det enkelte prosjekt. Ved eventuelle avvik gir FD føringer om nødvendige tiltak for å lukke avviket. FD tildeler midler for prosjektgjennomføring gjennom iverksettingsbrevet (IVB) til langtidsplanen (LTP) over kapittel 1760, og angir hovedprioriteringer for prosjektporteføljen. FD er prosesseier for fremskaffelsesprosessen. Prosesseier godkjenner fremskaffelsesprosessen og har myndighet til å beslutte endringer i, og/eller avvik fra godkjent prosess Brukeransvarlig Forsvaret er brukeransvarlig (BA), og premissgiver for utviklingen av militære kapasiteter gjennom innspill til perspektivplan materiell (PPM) basert på operative behov og krav. BA skal fremsende nye behov til FD i form av prosjektidéer. For materiellinvesteringsprosjektene er Forsvaret ansvarlig for å fremme operative og beredskapsmessige behov og utarbeide krav til materiellet som anskaffes, i henhold til oppdrag gitt av FD. BA skal koordinere bidrag fra egen etat til utarbeidelsen av beslutningsdokumentasjonen for det enkelte materiellinvesteringsprosjekt. BA planlegger og leder innføringen av materiellet i egen etat og påser at mottakende avdelinger er forberedt og i stand til å ta materiellet i bruk. BA er ansvarlig for at effektmålene i det enkelte prosjekt nås. Dette innebærer at BA må følge opp og kontrollere at sammenhengen mellom effektmål og krav blir ivaretatt gjennom hele investeringsprosessen. Videre må BA legge til rette for at materiellet som anskaffes brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte i hele dets levetid, i henhold til materielldriftsplanen. BA er ansvarlig for å planlegge og realisere gevinster som skal oppnås som et resultat av prosjektet, og dokumentere disse etter at materiellet er tatt i bruk. Tilsvarende ansvar pålegges øvrige etater når de innehar rollen som BA i et materiellinvesteringsprosjekt. 6

7 2.2.3 Prosjektansvarlig Forsvarsmateriell er prosjektansvarlig (PA), og skal planlegge og gjennomføre materiellinvesteringsprosjekter etter oppdrag og retningslinjer fra FD. Forsvarsmateriell utarbeider plan for produksjon av fremskaffelsesløsninger (FL) for to år av gangen i samarbeid med BA og fremmer denne til FD for godkjenning. FL-produksjonsplanen skal utarbeides med utgangspunkt i den til enhver tid gjeldende PPM. PA er ansvarlig for at resultatmålene i det enkelte prosjekt nås. Dette innebærer at PA må ha et kontinuerlig fokus på parameterne tid, kostnad og ytelse i gjennomføring av prosjektene. PA skal derfor tilpasse fremdriften for enkeltprosjekter i tråd med de strategiske føringene gitt i IVB og følge opp kostnadsbruken i prosjektene. 3 Helhetlig planlegging og gjennomføring av fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarssektoren 3.1 Generelt Materiellinvesteringsprosjekter skal gjennomføres i tråd med gjeldende prosjektmodell, ref. figur 3-1, dersom ikke særskilt fritak er gitt fra FD. Figur 3-2 Forsvarssektorens prosjektmodell Figur 3-1 Forsvarssektorens prosjektmodell 3.2 Langtidsplanlegging Forsvarssektorens langtidsplaner er viktige for en langsiktig og bærekraftig utvikling av sektoren. Langtidsplanene angir og forankrer hovedlinjer for forsvarssektorens utvikling, og fastsetter forsvarspolitiske mål, oppgaver og ambisjonsnivå, samt tilhørende økonomiske og strukturelle rammer. Anbefalinger og tiltak er basert på oppdaterte vurderinger av sikkerhetspolitiske, forsvarspolitiske, økonomiske, teknologiske og samfunnsmessige forhold av betydning for utviklingen. Langtidsproposisjonen (LTP) utarbeides av FD, blant annet på grunnlag av FSJs fagmilitære råd (FMR). På grunnlag av Stortingets behandling av LTP, ferdigstilles strukturutviklingsplanen (SUP). SUP er en operasjonalisering av LTP og inneholder perspektivplaner, herunder Perspektivplan materiell (PPM). PPM konkretiserer planforutsetningene knyttet til fremtidige materiellinvesteringer, inkludert økonomiske plantall. PPM danner grunnlaget for planlegging av det enkelte materiellinvesteringsprosjekt i omfang, fase og tid. Vedrørende FDs etatsstyring i forsvarssektoren vises det til Forsvarsdepartementets instruks om økonomi- og virksomhetsstyring i forsvarssektoren. 7

8 3.3 Ivaretakelse av nasjonal forsvarsindustriell strategi FD har det overordnede ansvaret for å gjennomføre den nasjonale forsvarsindustrielle strategi. 5 Med utgangspunkt i nasjonale sikkerhetsinteresser skal FD vurdere behovet for å opprettholde, videreutvikle og eventuelt utvikle ny teknologisk kompetanse i forsvarsindustrien. Slike vurderinger vil også omfatte behov for generelle tiltak for å styrke bredden i forsvarsindustrien. Som følge av dette kan det bli gitt bindende føringer for det enkelte investeringsprosjekt. Dette kan for eksempel innebære å fravike alminnelige konkurranseprinsipper, gi føringer for hvordan en konkurranse skal foregå eller fastsette krav om industrisamarbeid. Forsvarsmateriell følger opp den samlede portefølje av industrisamarbeidsavtaler i tråd med gjeldende fremdriftsplaner og føringer fra FD Porteføljestyring FD har ansvaret for materiellinvesteringsporteføljen. FDs porteføljestyring av materiellprosjektene ivaretas gjennom en detaljert og oppdatert PPM, der FD beslutter de nødvendige tverrprioriteringer relatert til strukturutviklingen. Enkeltprosjektene i porteføljen styres gjennom å foreta utvelgelse, godkjenning av nye behov (prosjektidéer) og endringer i enkeltprosjekter. Forsvaret/øvrige etater skal følge opp prosjektene i et helhetlig virksomhetsperspektiv i den hensikt å legge til rette for effektmålsoppnåelse, dvs. de forhold som materiellinvesteringen er avhengig av for å være vellykket, som opplæring, organisasjons- og personellmessige forhold. Forsvaret skal bidra til at det foretas riktige prioriteringer i PPM når denne revideres, spesielt i forhold til operative behov og krav. Forsvarsmateriell følger opp fremdriften i planlagte og godkjente prosjekter i tråd med planlagt fremdrift og prioriteringer gitt av FD. Ved behov skal korrektive tiltak iverksettes. Forsvarsmateriell ivaretar den årlige likviditetsstyringen i samråd med Forsvaret og øvrige etater, og i tråd med de strategiske føringene som gis av FD. 3.5 Samhandling Et av investeringskonseptets grunnprinsipper er gjennomgående og integrerte arbeidsprosesser. For å legge til rette for disse er det derfor etablert en rekke samhandlingsarenaer. Samhandlingsarenaene bidrar til effektiv planlegging og gjennomføring av materiellinvesteringsprosjektene i hele forsvarssektoren, reduserer usikkerhet, forsterker kontakten mellom strategisk og operativt nivå og øker forståelsen for ulike roller Materiellfora/samhandlingsmøter Forsvaret og Forsvarsmateriell skal etablere fora på hensiktsmessig nivå for å legge til rette for effektiv samhandling for initiering, planlegging og gjennomføring av materiellinvesteringer i forsvarssektoren. 5 Meld. St. 9 ( ) Nasjonal forsvarsindustriell strategi 6 Samarbeid med industrien beskrives nærmere på 8

9 3.5.2 Porteføljestyringsråd FDs porteføljestyringsråd, med representanter fra aktuelle etater, er etablert for å bidra til effektiv og nødvendig strategisk styring av den samlede materiellinvesteringsporteføljen. Rådet har til hensikt å bidra til klare prioriteringer til enkeltprosjekter og legge til rette for tverrprioritering mellom programmer Prosjektidéråd Prosjektidérådet er en arena hvor forslagsstiller av en prosjektidé får anledning til å presentere denne for FD, og hvor merknader og uklarheter kan diskuteres. Prosjektidérådet vil bidra til at Forsvaret og øvrige etater gis innflytelse på hvilke prosjekter som bør legges inn i PPM Programledelsesmøter FD har organisert investeringsvirksomheten i programområder for å sikre effektiv koordinering og gjennomføring av fremskaffelsen av materielle kapasiteter og EBA. 7 Programledelsesmøter er etablert for å behandle prosjektidéer før fremsendelse til prosjektidéråd, vurdere forslag om forprosjektaktiviteter, ivareta den overordnede fremdriftskoordineringen og håndtere avvik i prosjektene. Dette innebærer oppfølging av prosjekter fra prosjektidéstadiet til terminering, samt ivaretakelse av informasjonsbehovet hos aktørene underveis i prosjektprosessen Oppdragsavklaringsmøte FD gjennomfører oppdragsavklaringsmøte for det enkelte materiellinvesteringsprosjekt. Oppdragsavklaringsmøtet har til hensikt å klargjøre oppdraget til underliggende etater på bakgrunn av utsendt oppdrag om utarbeidelse av konseptuell løsning (OKL) eller oppdrag om utarbeidelse av fremskaffelsesløsning (OFL). Møtet skal spesielt vektlegge de krav til dokumentasjon som gjelder for det aktuelle prosjektet Prosjektgruppe Det skal etableres en prosjektgruppe (PG) av prosessleder for det enkelte prosjekt for å ivareta den integrerte arbeidsprosessen. PG støtter prosessleder i forbindelse med planlegging, koordinering og oppfølging av prosjektet, samt produksjon av beslutningsdokumentasjon. Videre ivaretar gruppen samspillet mellom interessentene i prosjektet i forhold til gitte oppdrag. PG skal følge opp koordinering internt i prosjektet samt dets forhold til andre prosjekter. 3.6 Investeringsprosessen Dette delkapitlet tar for seg fremskaffelsesprosessen fra prosjektidé til terminering av prosjektet, og beskriver fordeling av oppgaver og ansvar for henholdsvis prosjekteier, brukeransvarlig og prosjektansvarlig i samtlige prosjektfaser Idéfasen Prosjektidéer (PI) utarbeides enten på bakgrunn av et operativt behov eller som følge av lav teknisk status på eksisterende materiell (bottom up), eller på bakgrunn av langtidsplanarbeidet 7 FDs programområder for investeringsvirksomheten: landsystemer, sjøsystemer, luftsystemer, logistikksystemer, soldatsystemer og spesialstyrker, informasjonsinfrastruktur (INI), eiendom, bygg og anlegg (EBA). I tillegg kan det etableres midlertidige programmer ved behov, som for eksempel ved kampflyanskaffelsen. 9

10 (top down). Prosjektidéer som har til hensikt å få på plass grunnkapasiteter knyttet til den vedtatte strukturen skal gis prioritet. Prosjektidéer der hovedformålet er kapasitetsøkning og forbedring i forhold til en allerede etablert kapasitet prioriteres lavere. Utarbeidelsen av PI skjer normalt ved at BA sammenfatter de overordnede elementene som utgjør grunnlaget for idéen. Samtlige etater kan fremsende prosjektidéer. Forsvarsmateriell har et særskilt ansvar for å fremme innspill via FSJ om nye prosjektidéer knyttet til nødvendige tiltak for å kunne videreføre eksisterende materiellkapasiteter. Prosjekteier: a. er ansvarlig for porteføljen og behandler innkomne prosjektidéer b. gjennomfører PI-råd hvor BA presenterer den enkelte PI og sentrale interessenter er involvert i rådgivingen c. foretar tverrprioritering mellom prosjektidéer og programmer d. godkjenner/avslår prosjektidéene og gir formelt svar til BA Brukeransvarlig: e. er prosessleder 8 for idéfasen og ansvarlig for at prosjektidéer blir utarbeidet og fremsendt f. skal ved identifikasjon av kapasitetsgap utarbeide prosjektidéer, med støtte fra PA, for fremskaffelse av materiell som kan dekke gapet, og fremsende disse til PE for godkjenning g. er ansvarlig for innbyrdes prioritering av prosjektidéer før fremsendelse til FD h. er ansvarlig for utarbeidelse av behovsbeskrivelse (BB) dersom prosjektidéen medfører et behov for ny EBA-kapasitet. Ved behov vil FB støtte BA ved utarbeidelse av denne, jf. FDREBA. Prosjektansvarlig: i. skal gi teknisk, merkantil og ressursmessig støtte til utarbeidelsen av den enkelte prosjektidé j. skal analysere gjennomførbarheten av prosjektidéer fra BA før fremsendelse til PE Konseptfasen Arbeidet med konseptuell løsning (KL) skal ta utgangspunkt i pågående kapasitets- og strukturplanlegging. FD er prosessleder for utarbeidelsen av KL. Bidragsytere er relevante representanter fra underliggende etater. Prosjekteier: a. er prosessleder for konseptfasen b. sender ut oppdrag om støtte til utarbeidelse av KL til alle underliggende etater c. er ansvarlig for at eventuelle EBA-behov knyttet til konseptvalget utredes og beskrives i KL d. er ansvarlig for at nødvendige vurderinger innenfor militærteknologi og FoU blir ivaretatt i utarbeidelse av KL, primært med støtte fra FFI 8 Prosessleder planlegger og gjennomfører arbeidet i tråd med godkjent prosess, og har resultatansvaret for sluttproduktet av prosessen. 10

11 e. skal budsjettere og tildele forprosjekteringsmidler for gjennomføring av konseptfasen f. er ansvarlig for budsjettering av midler til ekstern kvalitetssikring i tråd med Finansdepartementets ordning for kvalitetssikring av store statlige prosjekter g. er ansvarlig for å gjøre en forsvarsindustriell vurdering med bakgrunn i nasjonal forsvarsindustriell strategi Brukeransvarlig: h. skal støtte PE i å utarbeide operative behov og krav til løsningen, herunder bl.a. krav til materiell, EBA og kompetanse i. skal støtte PE med kompetanse og rådgivning innenfor sine fagområder Prosjektansvarlig: j. skal utarbeide gjennomførings- og anskaffelsesstrategi på bakgrunn av føringer fra PE k. skal støtte PE med kompetanse og rådgivning innenfor sine fagområder Definisjonsfasen I definisjonsfasen utarbeides fremskaffelsesløsning (FL) som beslutningsdokument og det sentrale styringsdokumentet for fremtidige anskaffelser som løsningen omfatter. Signert FL er en gjensidig forpliktelse mellom BA som kunde og PA som leverandør for realisering av anbefalt løsning. Prosjekteier: a. utsteder oppdrag om utarbeidelse av FL til alle berørte etater b. er ansvarlig for å ivareta folkerettslige, politiske og forsvarsindustrielle hensyn ved vurderinger av mulige løsninger c. er ansvarlig for at det utarbeides Løsningsdokument (LD) for EBA-behov generert av materiellfremskaffelsen d. skal budsjettere og tildele forprosjekteringsmidler for gjennomføring av definisjonsfasen e. er ansvarlig for budsjettering av midler til ekstern kvalitetssikring i tråd med Finansdepartementets ordning for kvalitetssikring av store statlige prosjekter f. godkjenner FL Brukeransvarlig: g. skal støtte PA i utarbeidelsen av beslutningsdokumentasjon h. skal utvikle og fremme operative behov og krav i. skal beskrive krav til organisatoriske tilpasninger, behov for EBA, krav til utdanning og bruk av materiellet, og sørge for at disse innarbeides i FL j. dersom det fremkommer nye EBA-behov er BA ansvarlig for at det utarbeides BB for EBA-behov generert av materiellfremskaffelsen. FB bistår BA i dette arbeidet k. skal signere FL før PA fremsender den til PE for godkjenning Prosjektansvarlig: l. er prosessleder for definisjonsfasen m. skal i henhold til oppdrag utarbeide FL innenfor rammen av KL og/eller øvrige strategiske føringer lagt av PE, og fremsende denne til PE for godkjenning n. er ansvarlig for å innarbeide BAs samlede krav i FL 11

12 o. skal, i samarbeid med BA, utarbeide vedlikeholds- og forsyningsløsning 9 for fremskaffelsen p. skal beregne levetidskostnader for materiellinvesteringen, og i samråd med BA, anbefale den løsningen som optimaliserer nytte/kost over materiellets levetid q. skal videreutvikle/utarbeide gjennomførings- og anskaffelsesstrategi på bakgrunn av føringer fra PE Anskaffelsesfasen Etter at PE har godkjent FL-en og prosjektet, gir PE gjennomføringsoppdrag (GO) til alle berørte etater. I GO fastsettes de endelige økonomiske, tidsmessige og ytelsesmessige rammene for prosjektet og en endelig fremskaffelsesstrategi. Når materiellprosjektet medfører et tett integrert EBA-tiltak, vil PE gi koordinerende myndighet til en av de underlagte etater for å sikre tidsriktig gjennomføring av begge prosjektene. Prosjekteier: a. utsteder gjennomføringsoppdrag til alle berørte etater b. er ansvarlig for koordinering av materiellanskaffelsen med tilhørende EBA-prosjekter c. har overordnet ansvar for industrisamarbeidsavtaler der det stilles krav om dette Brukeransvarlig: d. skal følge opp fremdriften i prosjektet (kompetanse, EBA og innredning) i henhold til effektmål og rapportere status til PA e. skal forberede mottak av materiell i egen etat, herunder besørge utdanning og trening av operativt og teknisk personell f. skal involveres i arbeidet med og valg av vedlikeholds- og forsyningsløsning g. skal involveres i anbudsevalueringer/utvelgelse av leverandør for å ivareta oppnåelse av behov og krav h. skal beslutte valg av vedlikeholds- og forsyningsløsning i. skal involveres i test og verifikasjon av materiell, herunder støtte PA med infrastruktur og ressurser for gjennomføring av test og verifikasjon j. skal validere brukerkrav Prosjektansvarlig: k. er prosessleder for anskaffelsesfasen l. skal gjennomføre materiellanskaffelsen etter oppdrag om gjennomføring gitt av FD m. skal utarbeide teknisk kravspesifikasjon på bakgrunn av krav i GO n. skal inngå en dialog med BA ved behov for prioritering av hvilke BØR-krav som ikke kan realiseres o. skal gjennomføre test og verifikasjon av materiellet med involvering av BA, og andre etater etter behov p. skal fremforhandle initielle vedlikeholds- og forsyningsavtaler med involvering av BA q. skal fremforhandle industrisamarbeidsavtaler etter oppdrag gitt av PE Overføring til drift Når materiellet er anskaffet, skal det overføres til BA for drift. Drift innebærer forvaltning, bruk og vedlikehold av materiellet i tråd med de føringer som gis av Forsvarsmateriell. 9 Vedlikeholds- og forsyningsløsninger og utarbeidelsen av disse er nærmere beskrevet på 12

13 Brukeransvarlig: a. skal gjennomføre kontroll av prosjektets leveranser før signering av overleveringsforretningen 10 b. er ansvarlig for at drift og vedlikehold gjennomføres i tråd med de bestemmelser som er utgitt av Forsvarsmateriell c. skal godkjenne materiellet til bruk i egen organisasjon d. skal fremme gevinstrealiseringsplanen til FD for godkjenning Prosjektansvarlig: e. er ansvarlig for at materiellet er teknisk og forvaltningsmessig godkjent f. skal gjennomføre en overleveringsforretning av materiellet til BA g. utarbeider materielldriftsplaner (MDP) Terminering Når prosjektet har overlevert materiell, dokumentasjon og gjennomført initiell opplæring i henhold til oppdraget, samt gjennomført overleveringsforretning, skal prosjektet termineres. Prosjekteier: a. beslutter terminering på bakgrunn av fremsendt termineringsrapport fra PA Brukeransvarlig: b. skal føre gevinstregnskap i henhold til gevinstrealiseringsplan c. skal skrive en erfaringsrapport hvor det redegjøres for oppnåelse av prosjektets effektmål og realisering av gevinster etter at materiellet er satt i normal drift Prosjektansvarlig: d. skal skrive termineringsrapport for materiellprosjektets oppnåelse av resultatmålene når alt materiell er overført til BA og satt i drift. Termineringsrapporten koordineres med BA og fremsendes til PE for godkjenning Avvik- og endringshåndtering PE fastsetter materiellinvesteringsprosjektenes resultatmål, tid, kostnad og ytelse i GO til underliggende etater. Ved avvik (endret behov eller manglende evne til å realisere løsningen innenfor gitte resultatmål) under prosjektets gjennomføring som fører til behov for endring av resultatmålene, skal PA etter dialog med BA fremme en skriftlig anmodning om endring til PE. Endring av resultatmål godkjennes av PE. Endringen formaliseres i en PET til GO Rapportering PA skal månedlig rapportere status og fremdrift med hensyn til tid, kostnad og ytelse for det enkelte prosjekt i Forsvarets investeringsdatabase (FiD). Rapporteringen skal gjøres likt for alle prosjekter som er i definisjons- og anskaffelsesfasen. Rapportering på samlet portefølje skal 10 Med kontroll av prosjektets leveranser menes kontroll av forsendelsen, herunder kvantum og at varen er i orden og i samsvar med den bestilte, samt kontroll av ikke-fysiske leveranser som for eksempel initiell opplæring. 13

14 gjøres som en del av etatsstyringen og resultat- og kontrollrapporter (RKR-rapporter) sett opp imot definerte styringsparametere. 4 Andre bestemmelser 4.1 PRINSIX Forsvarsektorens prosjektstyringsverktøy for materiellinvesteringsprosjekter er PRINSIX. PRINSIX skal benyttes på samtlige materiellinvesteringsprosjekter i forsvarssektoren. FD er prosesseier for PRINSIX og godkjenner endringer. Forsvarsmateriell er prosessansvarlig for PRINSIX, og skal sørge for at prosjektstyringsverktøyet er oppdatert i tråd med føringer fra FD og tilgjengeliggjort på PRINSIX-nettportal 11. FD utgir dokumentmaler som skal benyttes i de respektive prosjektfaser. Under utarbeidelsen av prosjektdokumenter skal FD konsulteres dersom det planlegges med vesentlige avvik fra malene. 4.2 Prosjektkategorier Materiellinvesteringsprosjektene i forsvarssektoren er delt i to kategorier; kategori 1-prosjekter (prosjekter med kostnadsramme (P85) over 500 mill. kroner, inkl. MVA, eller prosjekter av særskilt betydning for Forsvarets struktur) og kategori 2-prosjekter som er prosjekter med en kostnadsramme (P85) under 500 mill. kroner, inkl. MVA. Kategori 1-prosjekter skal godkjennes og termineres av Stortinget, hvilket innebærer at status rapporteres til Stortinget årlig gjennom budsjettproposisjonen. Det er krav til ekstern kvalitetssikring av prosjekter med en forventet kostnad (P50) over 750 mill. kroner, inkl. MVA. 4.3 Prosjektenes kostnadsrammer Prosjektets kostnader skal angis med styringsramme og kostnadsramme, i tillegg til usikkerhetsavsetning (se figur 4-1). Styringsrammen er det nivå PA forventes å levere prosjektet for og settes normalt til P Kostnadsrammen utgjør det øvre finansielle tak for prosjektet og vil normalt dimensjoneres til P Kostnadsrammen er det nivå Stortinget inviteres til å vedta. Kostnadsrammen inkluderer en usikkerhetsavsetning som disponeres av FD. Bruk av usikkerhetsavsetning vurderes i det enkelte tilfelle av FD på bakgrunn av anmodning fra PA P50 utgjør 50% sannsynlighet for at kostnaden vil være lik eller lavere. 13 P85 utgjør 85% sannsynlighet for at kostnaden vil være lik eller lavere. 14

15 Figur 4-1 Prosjektets kostnadsramme 4.4 Forprosjektering Forprosjekteringsmidler benyttet i materiellprosjekters konsept- og definisjonsfase for å redusere usikkerhet i prosjektenes anskaffelsesfase, samt bidra til effektiv og grundig utarbeidelse av beslutningsdokumentasjon. FD er ansvarlig for å budsjettere forprosjekteringsmidlene i prosjektenes konseptfase. Forsvarsmateriell er ansvarlig for å utarbeide samlet budsjettbehov for forprosjekteringsmidler for prosjekter i definisjonsfasen, koordinert med Forsvaret/øvrige etater, og oversende dette til FD innen 1. mai for påfølgende budsjettår. FD beslutter tildeling av forprosjekteringsmidler og sender ut fordelingsskriv til Forsvarsmateriell som har ansvar for at midlene brukes i tråd med tildelingen. Forsvarsmateriell er ansvarlig for regnskapsføring og månedlig rapportering til FD over samlet forbruk. 4.5 Ivaretagelse av EBA-behov inklusiv innredning knyttet til materiellinvesteringer BA og PA skal vurdere EBA-behovet knyttet til materiellfremskaffelsen og om det finnes tilfredsstillende EBA-fasiliteter for å sikre forsvarlig bruk og forvaltning av materiellet i et levetidsperspektiv. Dersom det oppstår EBA-behov som resultat av materiellfremskaffelsen skal EBA-dokumentasjonen fremsendes samtidig med materiellprosjektets dokumentasjon til FD, slik at materiell og EBA-delen kan behandles samlet. Som et minimum skal det være utarbeidet en BB som vedlegg til FL, men det er ønskelig at EBA-dokumentasjonen er kommet så langt som til løsningsdokument (LD) eller forprosjekt (FP). Forsvarsmateriell er ansvarlig for at BB, som et minimumskrav, vedlegges FL før fremsendelse til FD. I tillegg skal Forsvaret fremsende BB til FD som en del av den ordinære EBA-prosessen så tidlig som mulig Innredningsbehov FB har ansvaret for at bygg som overleveres til Forsvaret er komplett med innredning, og skal besørge planlegging og anskaffelse av all innredning i alle EBA-prosjekter. Innredning omfatter: a) Møbler til ulike innredningsmiljøer, f.eks. forlegningsarealer, messer, bo- og kontormiljø, gardiner og belysning. b) Utstyr, inklusiv storkjøkken, omfatter velferdsrelatert innredning, som f.eks. hvitevarer, mindre hus og hjem-artikler og dekketøy. Profesjonelt storhusholdningsutstyr til messer og kantiner, herunder lagerinnredning, bearbeidings- 15

16 og pakkeutstyr, varme- og kaldbehandlingsutstyr, samt utstyr til servering, oppvask og avfallsbehandling. c) Lagerutrustning til logistikk- og oppbevaringsløsninger som f.eks. pallereoler, småvarereoler, arkivreoler og andre reol- og oppbevaringsanlegg til lager og verksted. d) Verkstedsutrustning som f.eks. høytrykksanlegg, løfteverktøy og kraner, i tillegg til arbeidsbenker, oppbevaringsløsninger og håndverktøy til vedlikehold- og verkstedsfunksjoner. e) IKT-systemer og -utstyr som understøtter byggets funksjon, f.eks. AV-utstyr, generell kontorinnredning som multifunksjonsskrivere og aktivt nettverksutstyr. IKT-systemer og -utstyr er samlet sett en omfattende og teknisk krevende kategori, som ivaretas i både EBA-prosjekt og innredningsprosjekt, samt delvis gjennom brukers eget driftsansvar. f) Målmateriell omfatter elektroniske skiver, feltmål og bevegelige målbaner for bruk på skyte- og øvingsfelt (SØF) der FB gjennomfører EBA-tiltak. Forsvarsmateriell skal støtte FB med utarbeidelse av beslutningsdokumentasjon til innredning og gjennomføring av anskaffelser innenfor alle kategorier innredning. Forsvarsmateriell kan etter oppdrag fra FB gjennomføre anskaffelser innenfor gitte kategorier der hvor det er hensiktsmessig. Gjenbruk av innredning skal være vurdert, og skal tilstrebes i størst mulig grad. Når bygget med innredning overleveres bruker, har Forsvaret/øvrige etater ansvaret for forvaltning, daglig drift, vedlikehold og mindre utskiftninger av innredning i henhold til «Forsvarsdepartementets retningslinjer for materiellforvaltning i forsvarssektoren», og betaler ikke leie for innredningen. All innredning skal således reanskaffes over driftsbudsjettene. Dersom det i enkelte tilfeller vurderes som hensiktsmessig kan FB overta drift og forvaltningsansvaret for utvalgt innredning etter nærmere avtale mellom etatene. 16