Statens kvalitetssikringsordning KS1 og KS2. Avdelingsdirektør Jan Olav Pettersen Finansdepartementet

Transkript

1 Statens kvalitetssikringsordning KS1 og KS2 Avdelingsdirektør Jan Olav Pettersen Finansdepartementet

2 Bakgrunn for KS-ordningen Innført på bakgrunn av erfaringer på 90-tallet Undervurdering av kostnader og overvurdering av nytte Nytt dobbeltspor fra Ski til Moss (fra 300 mill. kr til 1,5 mrd. kr) Rehabilitering av slottet (fra 149 mill. kr til 341 mill. kr) Hovedproblemer: endring i prosjektomfang, økte prosjekteringskostnader og entreprisekostnader Gjennomgang av 11 prosjekter Flertall i styringsgruppen (SD, FD, AAD): Hvert departement må selv ha frihet. Uheldig om det sentralt fastsettes ensartede kategoriske bestemmelser. Mindretallet i styringsgruppen (FIN): Felles retningslinjer for håndtering av usikkerhet. Krav om at kostnadsrammen (P85) skal inneholde en avsetning til usikkerhet. Egen controllerfunksjon. Første rammeavtale om ekstern kvalitetssikring ble inngått i Senere i 2005 og 2011.

3 Hva er KS-ordningen? Ekstern kvalitetssikring av beslutningsgrunnlaget for store statlige investeringer og anskaffelser Uavhengige faglige analyser før politisk behandling Formål: bedre planlegging og gjennomføring av prosjekter Gjelder alle statlige investeringer over 750 mill. kroner Rammeavtale med fem konsulentkonstellasjoner: Terramar, Promis og Oslo Economics Metier og Møreforsking Molde Holte Consulting og Vista Analyse Dovre og Transportøkonomisk Institutt DNV, Advansia og Samfunns- og næringslivsforskning Avrop på rammeavtalen for hvert enkelt oppdrag

4 Prosjekter sett i et større perspektiv Samfunnsprosess Prosess Prosjekt Resultatmål Effektmål Samfunnsmål Tidligfase Gjennomføringsfase Driftsfase Prosjekter inngår som del av et større hele Prosjektmålet er snevert avgrenset til leveransen Prosjektvalget må gjøres i lys av et overordnet perspektiv Tidligfasen krever en bred analyse av behov, mål og antatt effekt

5 Statens kvalitetssikringsordning Konseptvalgutredning: Behov effekt Strategi mål Overordnete krav Mulighetsrom Alternativanalyse Føringer forprosjekt Regjeringsvedtak Sentralt styringsdokument: Basisestimat Minst to kontraktstrat. Organisering og styring Stortingsvedtak Grunnlaget for kvalitetssikringen Behov Forprosjekt Prosjekt Effekt KS 1: Analyse: Vurdere: Samfunnsøk. usikkerhet Relevans Gjennomførbarhet Levedyktighet Beslutn.tidspunkt Anbefale: Rangering Styringsstrategi KS 2: Vurdere: Styringsstrategi Suksessfaktorer Usikkerhet Anbefale: Kostnads- og styringsramme Organisering og styring Innholdet i kvalitetssikringen

6 Kvalitetssikring i tidligfasen Mulighet for endring Endringskostnad Prosjekt Tidligfase Gjennomføringsfase KS 1: Konseptvalg KS 2: Kostnadsramme

7

8 Prosjektutløsende behov KS 1 Behov Mål Politiske mål, øvrige behov Resultatindikatorer for samfunnsmål og effektmål Krav Mulighetsstudie Prissatte konsekvenser Alternativanalyse Ikke prissatte konsekvenser Anbefalt løsning

9 KS2 Kostnadsramme inkl. avsetning for usikkerhet og styringsramme Uavhengig analyse Vurdere samlet usikkerhet og gi tilråding om kostnadsramme og styringsramme Organisering og styring Anbefalinger om hvordan prosjektet bør organiseres og styres Suksessfaktorer og fallgruber Prosjektspesifikke forhold Vurdere hvordan suksessfaktorene kan nås og fallgrubene unngås Kontraktstrategi Minst to ulike strategier Entreprise-/kontraktstruktur Kontraktstype Kompensasjonsformat

10

11 KS-oppdrag (Rammeavtale av 4. mars 2011) 120% 100% 80% 60% Annet KS 2 KS 1 40% 20% 0% SD FD KD KUD AD NHD JD FKD FIN Sum

12 Erfaringer med KS 2 Gjennomgått 37 prosjekter som ble kvalitetssikret i perioden kostnadsoverskridelser, om lag 80 pst. med betydelige kostnadsbesparelser 15 over styringsrammen (P50) og 14 under Noen mindre prosjekter hadde betydelige overskridelser, mens de største prosjektene hadde betydelige innsparinger. Total innsparing var nær tre ganger høyere enn total kostnadsoverskridelse.

13 Generelle erfaringer med KS-ordningen En reell mulighet til politiske beslutninger på et opplyst grunnlag tidlig i prosjektplanleggingen Større trygghet for at prosjektene er tilstrekkelig gjennomarbeidet før de legges fram for Stortinget Kraftige forbedringer i planleggingen og gjennomføring av prosjekter i departementer og etater Bevisstgjøring og kompetanseheving

14 Suksessfaktorer FIN FAG Beslutningstakere Tydelige krav, få unntak Stram styring og forvaltning av ordningen Kvalitet og enhetlig praksis blant kvalitetssikrerne Forbedringer av ordningen i tråd med utviklingen av beste praksis Vurdering av nytte ift. kostnader Departementer og etater ser verdien av ordningen Kvalitet i bakgrunnsmaterialet som skal kvalitetssikres Politisk vilje til å bruke ordningen Ikke nødvendigvis alltid følge anbefalingene

15 Concept Forskningsprogram finansiert av midler fra FIN Forankret ved NTNU Utvikle kunnskap relevant for ordningen Følgeforskning av store statlige investeringer Forskningsresultatene publiseres Arrangerer annethvert år internasjonalt symposium om statlige investeringsprosjekter Sjekk: