Policy og retningslinjer for prosjekteierstyring i fylkeskommunene. Utarbeidet på oppdrag for Samferdselssjefskollegiets kontaktutvalg (SKU) Mars 2016

Transkript

1 Utarbeidet på oppdrag for Samferdselssjefskollegiets kontaktutvalg (SKU) Mars 2016 Foto: Ronny Danilesen Policy og retningslinjer for prosjekteierstyring i fylkeskommunene

2

3 Policy for prosjekteierstyring Fylkeskommunen er etter vegloven ansvarlig myndighet for fylkesveger i Norge. Som vegmyndighet og vegeier har fylkeskommunen et ansvar for et kvalitativt godt og effektivt styringssystem for oppgaver knyttet til fylkesveger. Innunder dette følger et ansvar for utvelgelse, initiering og overordnet oppfølging av vegprosjekter i Fylkeskommunen. Denne policyen for prosjekteierstyring og påfølgende retningslinjer skal bidra til at Fylkeskommunen fremstår som en tydelig og fremtidsrettet veg- og prosjekteier. Formålet er å bidra til å skape «mest mulig veg for pengene» og øke forutsigbarheten ved fylkesveginvesteringer. I fylkesvegprosjektene er Fylkeskommunen prosjekteier og bestiller. Normalt har Statens Vegvesen rollen som utførende, men denne rollen kan også bekles av andre aktører. Fylkeskommunen vil i tidligfase - fram til prosjektet er definert og politisk vedtatt - ha et ansvar for koordinering og styring av utredningene. Under gjennomføringen av prosjektet vil Fylkeskommunen ha en oppfølgingsrolle, mens utførende har ansvaret for selve gjennomføringen. Fylkeskommunens viktigste oppgave er å sikre at de tilgjengelige investeringsmidlene anvendes på best mulig måte for samfunnet. Dette gjøres gjennom: Sørge for forankring av prosjektene i helhetlige samferdselsplaner for fylket. Sørge for balanse mellom ulike interessers behov. Vedta valg av konsept og løsninger Etterspørre objektive utredninger i prosjektenes tidligfase. Stille kritiske spørsmål undervegs. Ha kontinuerlig fokus på nytte-kostnad. Utførende skal i tidligfase av prosjektet utføre analyser og utredninger på bestilling fra Fylkeskommunen; herunder gi anbefalinger om valg av konsept og løsninger. De formelle prosjektdokumentene mandat, utredning og styringsdokument regulerer gjennomføringen av et prosjekt og samarbeidet mellom Fylkeskommunen og utførende. Disse dokumentene utarbeides normalt av utførende, men godkjennes av Fylkeskommunen. Når prosjektet er definert og endelig vedtatt, er utførende ansvarlig for å gjennomføre vegprosjektene; herunder planlegge, sørge for regulering og myndighetsprosesser, prosjektere, kontrahere, samt styre gjennomføringen av prosjektene. Utførende rapporterer til Fylkeskommunen etter avtalte rutiner. Fylkeskommunen bør vanligvis ikke involvere seg direkte i gjennomføringen av prosjektet så lenge prosjektet gjennomføres i henhold til vedtatte mål og rammer (knyttet til omfang, kvalitet, tid, kost, usikkerhet, eventuelt andre parametere). Utførende er ansvarlig for å gi Fylkeskommunen forutsigbarhet gjennom rapportering av eventuelle avvik. Det er viktig at utførende her er i forkant Metier AS 2

4 Innhold 1. Prosjekteierstyring i fylkeskommunen Hovedprinsipper for prosjekteierstyring Prosjekteierrollen Prosjekteierskap i ulike faser av prosjektet og avviksledelse Beslutningsmodell Beslutningsunderlag og krav til prosjektdokumentasjon Kostnadsestimering og kostnadsstyring Rapportering Vedlegg 1. Begrepsoversikt Vedlegg 2. Oppgaver ved beslutningsporter Vedlegg 3. Krav til dokumentasjon ved beslutningsporter Metier AS 3

5 1. Prosjekteierstyring i fylkeskommunen Fylkeskommunen er etter vegloven ansvarlig myndighet for fylkesveger i Norge. Som vegmyndighet og vegeier har fylkeskommunen et ansvar for et kvalitativt godt og effektivt styringssystem for oppgaver knyttet til fylkesveger. Innunder dette følger et ansvar for utvelgelse, initiering og overordnet oppfølging av vegprosjekter i Fylkeskommunen. Det foreslås nå felles retningslinjer for eierstyring av fylkesvegprosjekter som et ledd i å formalisere og tydeliggjøre eierrollen i Fylkeskommunen. Dette dokumentets formål er å: Dokumentere eierstyringsprosessen for enkeltprosjekter Gi retningslinjer for hvordan eierstyringen skal utøves Tydeliggjøre og konkretisere ansvarsforholdet mellom Fylkeskommunen og utførende Fylkeskommunen vil i tidligfase - fram til prosjektet er definert og politisk vedtatt - ha et ansvar for koordinering og styring av utredningene. Statens Vegvesen, vil sammen med andre aktører, være en viktig bidragsyter i idefasen av prosjektene. Under gjennomføringen av prosjektet vil Fylkeskommunen ha en oppfølgingsrolle, mens utførende har ansvaret for selve gjennomføringen. Ansvarsforholdet mellom prosjekteier og utførende styres av den myndighet som blir delegert. Dette skal konkretiseres og formaliseres i et prosjektmandat. Mandatet til utførende blir gitt for hver enkelt prosjektfase eller for en lengre periode avhengig av prosjektets behov, størrelse og kompleksitet. Prosjekteierstyring omfatter de områder av Fylkeskommunen som er relatert til prosjektaktiviteter. Dette dokumentet retter seg spesifikt mot investeringsprosjekter knyttet til veg, men prinsippene kan anvendes og tilpasses andre type prosjekter i organisasjonen; eksempelvis for planlegging, drift og vedlikehold. I tillegg til krav og retningslinjer presentert i dette dokumentet, må rollen som vegmyndighet ivaretas i henhold til krav definert i gjeldende regelverk (vegloven, plan- og bygningsloven, etc.). Vedlegg 1 viser en oversikt over en del sentrale begreper som ikke er forklart direkte i teksten. 2. Hovedprinsipper for prosjekteierstyring Prosjekteierstyring omfatter de aktiviteter som gjennomføres for å sikre kontroll og forutsigbarhet, samt et effektivt samspill mellom prosjekteier og prosjektene, slik at målsettinger nås. En av prosjekteiers viktigste oppgaver er å starte riktig prosjekt. Som figuren viser er det i utgangspunktet mulig å oppnå suksess med både lav og høy effektivitet. Suksess oppnås primært ved å gjennomføre et prosjekt med god måloppnåelse i henhold til Fylkeskommunens strategi. Prosjektet må adressere et reelt behov. Behovsrettede og konseptuelle beslutninger tas i tidligfasen. Det er derfor avgjørende med tydelig prosjekteierskap under ide- og konseptutvikling. Prosjekteierstyring er avgjørende for å sikre at prosjekteier utøver kontroll, styring, og støtter prosjektene på en 2015 Metier AS 4

6 enhetlig og hensiktsmessig måte. Prosjektene vil da bli best mulig posisjonert for gjennomføring innenfor avtalte rammer. Et gjennomgående prinsipp for eierstyring er at organisering, nivå og krav knyttet til eierstyring skal tilpasses det enkelte prosjekt. Respektive fylkeskommuner vil ha retningslinjer knyttet til kostnadsramme, størrelse, og kompleksitet, mens det på generelt grunnlag vil være opp til prosjekteier (i samspill med prosjektet) å fastsette strukturen på eierstyringen for det enkelte prosjekt. 3. Prosjekteierrollen Overordnet kan rollen som eier av fylkesvegprosjekter deles i henholdsvis porteføljeledelse og eierstyring av enkeltprosjekter. Dette dokumentet handler i hovedsak om eierstyring av enkeltprosjekter. I fylkesvegprosjektene er Fylkeskommunen overordnet prosjekteier og bestiller. Normalt har Statens Vegvesen rollen som utførende, men denne rollen kan også bekles av andre aktører. Figur 2 illustrerer generelle perspektiver og ansvarsområder som prosjekteier må ivareta. Figur 2 Prosjekteiers perspektiver og ansvarsområder Samfunnsperspektivet - «mest mulig veg for pengene» Dette perspektivet omhandler å sikre at de tilgjengelige investeringsmidlene anvendes på best mulig måte for samfunnet. Oppgaven er todelt: 1) prioritere mellom ulike samferdselsbehov i fylket, og 2) sørge for at det enkelte behovet løses på en kostnadseffektiv måte. Samfunnsperspektivet er overordnet bruker- og utførerperspektivet. Fylkeskommunen er ansvarlig for at samfunnsperspektivet ivaretas i enkeltprosjekter. Dette gjøres gjennom: Sørge for forankring av prosjektene i helhetlige samferdselsplaner for fylket. Sørge for balanse mellom ulike interessers behov. Vedta valg av konsept og løsninger Etterspørre objektive utredninger i prosjektenes tidligfase. Stille kritiske spørsmål undervegs. Ha kontinuerlig fokus på nytte-kostnad. Oppgaven til utførende, normalt Statens Vegvesen, er her å utføre analyser og utredninger på bestilling fra Fylkeskommunen; herunder gi anbefalinger om valg av konsept og løsninger Metier AS 5

7 Brukerperspektivet Dette perspektivet omhandler forståelsen av brukernes behov, og hvordan behovene skal integreres i prosjektet. Brukerperspektivet ivaretas først gjennom dialog med kommunen og andre interessenter, samt gjennom trafikkanalyser og lignende. Deretter mer formelt gjennom prosessene knyttet til kommunedelplan og reguleringsplan. Utførende er den som leder disse prosessene. Fylkeskommunens oppgave er å sikre objektivitet, balansere ulike interesser og fastsette ambisjonsnivå for prosjektet. Utførerperspektivet Dette perspektivet omhandler prosjektgjennomføring. Utførende er byggherre og prosjektleder for vegprosjektene; herunder planlegge, sørge for regulering og myndighetsprosesser, prosjektere, kontrahere og styre gjennomføringen av prosjektene. Utførende rapporterer til Fylkeskommunen i henhold til avtalte rutiner. Fylkeskommunen bør vanligvis ikke involvere seg direkte i gjennomføringen av prosjektet så lenge prosjektet gjennomføres i henhold til vedtatte mål og rammer. Utførende er ansvarlig for å gi Fylkeskommunen forutsigbarhet gjennom rapportering av eventuelle avvik. Det er viktig at utførende her er i forkant. Endringer Fylkeskommunen er ansvarlig for godkjenning av prosjektets omfang, kostnadsrammer og tidsplan. Fylkeskommunen godkjenner følgelig eventuelle endringer av disse prosjektrammene. Operative endringer i prosjektet håndteres av utførende som en del av delegert myndighet fastsatt i styringsdokumentet for prosjektet. Se mer om endringer og endringshåndtering i begrepsoversikten i Vedlegg 1. Prosjektsikring Prosjektsikring er tiltak som gjennomføres for å sikre at det jobbes i henhold til virksomhetens retningslinjer og at prosjektet når fastsatte mål. Formålet er å gi prosjekteier trygghet for prosjektarbeidets kvalitet. Tiltakene kan både være faste i henhold til virksomhetens prosjektpraksis, eller avtalt særskilt som følge av f.eks. prosjektets størrelse og kompleksitet. Eksempler på slike tiltak innen vegsektoren er gitt i det følgende: Samfunnsøkonomisk analyse av konseptvalg KS1/KS2 iht. Finansdepartementets regime for kvalitetssikring av store statlige prosjekter Bruk av anslagsmetoden for kostnadsestimering og usikkerhetsanalyse Uavhengig gjennomgang av kostnadsestimater ved regional kostnadsgruppe i Statens Vegvesen Metier AS 6

8 Store fylkeskommunale prosjekter, som faller inn under KS1 og KS2 skal i henhold til Statens Vegvesens retningslinjer, skal ha samme prosedyre som tilsvarende statsprosjekter. For mindre prosjekter bør det gjennomføres tilsvarende, men forenklede uavhengige gjennomganger. Utførende er ansvarlig for å etablere en plan for prosjektsikring i det enkelte prosjektet. Fylkeskommunen skal godkjenne planen, herunder avklarer egen involvering og hvilken rapportering som ønskes fra utførende. Organisering av prosjekteierskapet i Fylkeskommunen Det er normalt samferdselssjefen som har rollen som prosjekteier i Fylkeskommunenes vegprosjekter. Oppgavene kan imidlertid delegeres; og her kan det være noe ulik praksis. Noen velger å delegere ansvaret for oppfølgingen av enkeltprosjekter til en «Prosjektansvarlig». Fullmaktene må i så fall være tydelig definert i et mandat. Andre delegerer oppfølgingsoppgaver til en «Prosjektkoordinator». 4. Prosjekteierskap i ulike faser av prosjektet og avviksledelse I prosjektets tidligfase kreves det en aktiv og tydelig involvering fra prosjekteier. Samtidig vil Statens Vegvesen, sammen med andre aktører, være viktige bidragsytere. I denne fasen tas en rekke viktige beslutninger ettersom man i en tidlig fase har størst mulighet til optimalisere konsept, omfang, gjøre konseptuelle endringer etc. I tidligfasen er også kostnadene knyttet til optimalisering lave, relativt til prosjektets senere faser. Utnyttelse av tidligfasen gir noen utfordringer grunnet prosjektets natur og følgende paradoks: «de viktigste beslutningen tas når man har minst informasjon tilgjengelig» Figur 4 Prosjekteier rolleutvikling gjennom prosjektets faser Det første prosjekteier må ta stilling til er om behovet skal utredes og hvilket konsept som skal dekke dette behovet. Som beskrevet tidligere, er det begrenset verdi i et godt gjennomført prosjekt dersom feil prosjekt er gjennomført. Det er således viktig at prosjekteier gjør en grundig jobb med å forstå behov, muligheter og begrensninger, samt definere overordnede krav og effekter man ønsker å oppnå. Under prosjektering og videre inn i gjennomføring har prosjekteier fremdeles en viktig, men annerledes rolle. Litt forenklet kan man si at man går fra å styre prosessen til å observere, verifisere og godkjenne. Prinsippet om avviksledelse gjør seg her gjeldende. Selve utøvelsen av prosjekt er delegert til en part med nødvendig kunnskap og kapasitet, mens eier har en overordnet rolle hvor man kontrollerer at definerte behov ivaretas og effekter kan realiseres. Noen prosjekter 2015 Metier AS 7

9 krever tettere oppfølging enn andre, men alle skal følges opp. Prosjekteiers rolleutvikling gjennom prosjektets faser er vist i figur 4. Gjennom å styre prosjektet ved bruk av faser og godkjenning ved beslutningsporter vil man gi utførende for respektive fase et mandat med tilhørende rammer og forventninger (resultatmål). Prosjekteier vil i prinsippet kun verifisere resultater/rapporter ved avtalte intervaller, så fremt prosjektet ikke avviker utover definerte toleransegrenser. Frekvens og detaljgrad i rapportering vil være avhengig av prosjekt, og vil være en del av mandatet mellom prosjekteier og prosjektleder. 5. Beslutningsmodell Figur 5 viser Fylkeskommunens beslutningsmodell for investeringsprosjekter. Modellen beskriver prosjektets faser og hvilke beslutninger som skal fattes undervegs. Figur 5Fylkeskommunens beslutningsmodell for investeringsprosjekter Tabellen i Vedlegg 2 viser oppgavene til Fylkeskommunens prosjekteier ved hver beslutningsport. Figur 6 illustrerer hvordan Fylkeskommunens modell passer sammen med prosjektprosessen i Statens Vegvesen. Figur 6 Fylkeskommunens modell med Statens Vegvesens prosessmodell 6. Beslutningsunderlag og krav til prosjektdokumentasjon De formelle prosjektdokumentene mandat, utredning og styringsdokument regulerer gjennomføringen av et prosjekt og samarbeidet mellom Fylkeskommunen og utførende. Disse 2015 Metier AS 8

10 dokumentene utarbeides normalt av utførende, men godkjennes av Fylkeskommunen. Figur 7 illustrerer når dokumentene etableres i beslutningsmodellen. Figur 7 Dokumenter i beslutningsmodellen Mandat Mandatet er avtalen mellom prosjekteier og prosjektleder for hver fase fram til B3. Dette er et formelt dokument mellom Fylkeskommunen og utførende. Dokumentet avklarer mål, rammer, og andre relevante faktorer for gjennomføring av fasen. Mandatet blir erstattet av styringsdokumentet i gjennomføringsfasen. Utredning Utredningsdokumentet er beslutningsunderlaget for valg av konsept, og skal foreligge ved B1. Utredningen utarbeides normalt av utførende på bestilling fra Fylkeskommunen. Fylkeskommunen bør imidlertid være aktivt med i prosessen. Utredningen skal oppdateres ved B2 og B3, hvis forutsetningene er endret. Dette for å verifisere prosjektets berettigelse. Dokumentet bør ha følgende innhold: Behov Alternativer m/kostnadsestimater Interessenter Alternativanalyse og anbefaling Effektmål Usikkerhetsanalyse Mulighetsstudie Finansieringsplan Styringsdokument Styringsdokumentet er avtalen mellom Fylkeskommunen og utførende som beskriver hvordan prosjektet skal gjennomføres. Dokumentet skal ferdigstilles og foreligge som en del av beslutningsunderlaget ved B3. En foreløpig versjon bør foreligge ved B2. Dokumentet bør ha følgende innhold (se forklaring på enkelte begreper i Vedlegg 1): Resultatmål Omfangsbeskrivelse Rammer Budsjett Gjennomføringsstrategi Tidsplan Kontraktstrategi Usikkerhetsanalyse Prosjektorganisasjon Rutiner for rapportering 2015 Metier AS 9

11 Prosjektmodenhet Prosjektet modnes gjennom beslutninger og detaljering. Dette reduserer samtidig usikkerheten i prosjektet. Det er viktig at alle prosjektaktørene har en klar forestilling over hvilken dokumentasjon som skal foreligge når. Vedlegg 3 viser en oversikt over krav til dokumentasjon ved beslutningsporter 7. Kostnadsestimering og kostnadsstyring Prosjekteier delegerer myndighet til prosjektet gjennom finansiering med tilhørende rammer. Figuren nedenfor illustrerer oppbygging av kostnadsestimatet i vegprosjekter og styringsbegrepene budsjett og kostnadsramme. Prosjektets budsjett er det vedtatte kostnadsmålet som prosjektet skal styres etter. Budsjettet skal fastsettes basert på et kostnadsestimat, en usikkerhetsanalyse (jf. Anslagsmetoden i begrepslista) og Fylkeskommunens retningslinjer for budsjettering. Budsjettet vil normalt fastsettes i spennet P35 til P50, dvs. 35 til 50 prosent sannsynlig mot kostnadsoverskridelse. Budsjettet disponeres av utførende. Kostnadsramme er den vedtatte øvre rammen for hva prosjektet skal koste. Hvis prosjektet står i fare for å overskride kostnadsrammen skal særskilte tiltak iverksettes for å redusere kostnader, f.eks. i form av kutt i prosjektets omfang. Kostnadsrammen fastsettes basert på samme underlag som budsjettet, og settes normalt til P85, dvs. 85 prosent sannsynlig mot kostnadsoverskridelse. Differansen mellom budsjettet og kostnadsrammen kalles usikkerhetsavsetning. Denne disponeres normalt av prosjekteier og benyttes kun ved godkjenning etter formell søknad fra prosjektet. 8. Rapportering Jevnlig oppfølging og kontroll fra eier skjer gjennom prosjektrapportering. Rapporteringen er ikke nødvendigvis direkte tilknyttet beslutningsporter, men vil ofte inngå som en del av beslutningsunderlaget for respektive beslutningsport. Fylkeskommunens eierrolle som ikke-utførende gjør det lite hensiktsmessig for prosjekter å bruke mye tid og ressurser på kontinuerlig rapportering. Prosjektet er gitt et mandat med tilhørende myndighet og toleranser. Så lenge prosjekt leverer innenfor gitte rammer (knyttet til omfang, kvalitet, tid, kost, usikkerhet, eventuelt andre parametere) vil det være mindre behov for detaljert rapportering og detaljstyring fra prosjekteier. En slik modell fordrer god forventningsavstemning mellom eier og prosjekt. Dette blir avtalt og beskrives i mandat og styringsdokument. I tilfeller hvor prosjekt er i ferd med å bevege seg utenfor gitte rammer kreves det avviksrapportering (jf. begrepsoversikt Vedlegg 1). Slik rapportering vil som oftest kreve aksjonering fra prosjekteier Metier AS 10

12 Vedlegg 1. Begrepsoversikt Tabellen gir oversikt over en del sentrale begreper som ikke er forklart direkte i teksten. Begrep Porteføljeledelse av prosjekter Avvik og avvikshåndtering Endringer og endringshåndtering Effektmål Resultatmål Omfangsbeskrivelse Gjennomføringsstrategi Kontraktstrategi Anslagsmetoden Kommentar Ledelse og prioritering av en gruppe prosjekter som konkurrerer om samme begrensede ressurser finansiert av en bestemt organisasjon; her Fylkeskommunens samferdselsprosjekter. Et avvik er manglende samsvar mellom definerte krav og utført arbeid. I prosjektsammenheng oppstår et avvik når omfang, fremdrift, kostnader, sikkerhet og annet ligger utenfor avtalte rammer. I plan- og bygningslovens forstand oppstår et avvik når det avdekkes manglende samsvar mellom regelverkets krav og resultater av prosjekteringsarbeid eller utført byggearbeid. Beslutning om å fravike fra definert omfang, plan, budsjett, praksis, etc. Fylkeskommunen skal godkjenne større omfangsendringer som har vesentlig påvirkning på brukere, kostnadene, fremdrift og annet. Dette er i hovedsak aktuelt i tidligfase av prosjekter. Under gjennomføring bør ikke denne typen endringer skje. Mindre og mer operative endringer (innenfor delegert myndighet) håndteres av utførende, herunder alle kontraktsendringer. Effektmål beskriver hva prosjekteier vil oppnå med prosjektet, f.eks. øke framkommelighet og redusere antall ulykker. Resultatmål beskriver hva et prosjekt skal oppnå ved ferdigstillelse og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser; eksempelvis mål for kostnader, fremdrift, kvalitet, sikkerhet. Omfangsbeskrivelsen beskriver hva som inngår i et prosjekt. Beskrivelsen detaljeres etter hvert som prosjektet utvikles og vil til slutt i vegprosjekter - typisk bestå av en reguleringsplan og anbudsgrunnlag (kravspesifikasjon). Overordnet beskrivelse av hvordan prosjektet skal gjennomføres for å sikre måloppnåelse, og hvordan ta hensyn til omgivelsene undervegs. Stikkord: hoved-milepæler, prosjektnedbrytning, rekkefølge, angrepspunkter og parallellitet, faseplaner, massehåndtering, riggområde, midlertidige løsninger for trafikkavvikling, ansvar og roller etc. Overordnet beskrivelse av hvordan prosjektet skal kontraheres for å sikre god konkurranse og kvalitet på leveranser. Stikkord: entrepriseform, kontraktstandard, inndeling, prisformater, incentiver og risikodeling. Kontraktstrategien bør være basert på god markedsforståelse. Dette er Statens Vegvesen metode for kostnadsestimering og usikkerhetsanalyse. Metoden bygger bl.a. på bruk av gruppeprosesser for å identifisere usikkerheter og anslå kostnader. Se Statens Vegvesens «Håndbok R-764 Anslagsmetoden» for mer informasjon Metier AS 11

13 Vedlegg 2. Prosjekteiers oppgaver ved beslutningsporter Beslutning Prosjekteiers oppgaver B0 B1 B2 B3 B4 Er det et prosjektutløsende behov? Skal behovet utredes videre? Valg av prosjekt/konsept - er riktig konsept valgt? Skal det investeres i prosjektet? Tilstrekkelig kvalitet på plandokumenter? Prosjektet klar for gjennomføring? Alle leveranser levert? Kan prosjektet avsluttes/ overføres til driftsorganisasjonen? Beslutningsunderlag: Behovsutredning Verifisere: Er behovet definert tydelig? Er behovet av en slik art at det bør prioriteres og utredes nærmere? Output: Beslutning om behovet skal utredes videre Mandat for neste fase Beslutningsunderlag: Konseptvalg Verifisere: Er det gjennomført en objektiv og bred behovsanalyse? Er det definert effektmål for prosjektet? Er mulighetsrommet godt nok utredet? Er det gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse av alternativene? Er anbefalt prosjekt i tråd med Fylkeskommunens overordnede planer og strategier for samferdsel i fylket? Output: Beslutning om konseptvalg Mandat for neste fase Beslutningsunderlag: Prosjektforslag (inkl. kontrakts- og gjennomføringsstrategi) Verifisere: Er prosjektet fortsatt iht. forutsetningene ved konseptvalget eller bør det gjennomføres en ny alternativanalyse? Er prosjektomfanget balansert mellom ulike interesser? Er det definert foreløpige resultatmål for prosjektet? Foreligger det en velbegrunnet strategi for gjennomføring og kontrahering? Foreligger det et kvalitetssikret kostnadsestimat iht. krav ved B2? Er finansieringsplanen realistisk? Output: Godkjent prosjektforslag Mandat for neste fase Beslutningsunderlag: Styringsdokumentet for prosjekt Verifisere: Foreligger det et styringsdokument for prosjektet iht. til maler og med tilstrekkelig kvalitet? Er prosjektomfanget optimalisering basert på tekniske-, økonomiske- og miljømessige vurderinger? Foreligger det rutiner for rapportering fra utførende til Fylkeskommunen? Foreligger det et kvalitetssikret kostnadsestimat med tilhørende usikkerhetsanalyse iht. krav ved B3? Output: Beslutning om igangsetting Godkjent styringsdokument Beslutningsunderlag: Leveranseoversikt/-dokumentasjon Verifisere: Er leveransen iht. til spesifikasjon? Foreligger det uavklarte forhold som krever involvering før endelig sluttoppgjør er klart? Output: Beslutning om akseptert leveranse Godkjent leveransedokumentasjon B5 Prosjekt avsluttet? Beslutningsunderlag: dokumentert administrativ avslutning Verifisere: Er håndtering og ansvar for uavklart forhold definert? Er prosjektet administrativt lukket? Output: Sluttrapport 2015 Metier AS 12

14 Vedlegg 3. Krav til dokumentasjon ved beslutningsporter Følgende dokumentasjon skal fremlegges prosjekteier for godkjenning ved respektive beslutningsporter. Avvik fra denne matrisen må avtales mellom prosjekteier og prosjektet. Utredning B0 B1 B2 B3 B4 Behovsanalyse Samfunnsmål og effektmål Interessentanalyse Mulighetsstudie Alternativanalyse (nytte/kostnad) Finansieringsplan Prosjektledelse B0 B1 B2 B3 B4 Resultatmål (prioritert) Gjennomføringsstrategi Kontraktstrategi (markedsanalyse, innkjøpsplan) Prosjektorganisasjon Omfangsbeskrivelse Dokumentert kostnadsestimat/budsjett Fremdriftsplan Eierstyring og kvalitetssikring B0 B1 B2 B3 B4 Prosjektmandat for fase Usikkerhetsanalyse (Anslagsmetoden) Teknisk gjennomgang Uavhengig kvalitetssikring Offentlig planprosess B0 B1 B2 B3 B4 Regional plan Kommunedelplan Reguleringsplan Byggemelding Avslutning og levering B0 B1 B2 B3 B4 Plan for lukking av gjenstående aktiviteter Teknisk dokumentasjon//forvaltning, drift og vedlikehold Overleveringsrapport Sluttrapport (inkl. erfaringslogg oppsummert for alle fasene) 2015 Metier AS 13

15

16 Foto: Ronny Danilesen Layout: omslag STfk Kommunikasjon/Ingrid Eklo