Bilag 1 Beskrivelse av bistanden

Transkript

1 Bilag 1 Beskrivelse av bistanden Bakgrunn Politidirektoratet har utarbeidet en konseptvalgutredning vedrørende politiets nasjonale beredskap. I rapporten er den primære anbefalingen at det etableres et beredskapssenter for politiets nasjonale beredskapsressurser på Grønmo i Oslo, med Taraldrud i Ski kommune som reservetomt. Beredskapssenteret skal dekke behovet for bedre treningsfasiliteter og nødvendige lokaler for beredskapstroppen, bombehunder, krise- og gisselforhandlere, politihelikoptertjenesten og taktisk og teknisk etterforskingskompetanse. Andre beredskapsressurser vil kunne benytte senteret til trening. Beredskapssenteret skal også legge til rette for bedre fagutvikling og samtrening med annet innsatspersonell. KVUen har vært gjennom ekstern kvalitetssikring KS1, og regjeringen har på bakgrunn av disse to rapportene besluttet videre forprosjektering. I tillegg til dokumentasjonen fra KVU og KS1 foreligger et fullstendig skisseprosjekt for beredskapssenter på Alnabru. Det antas imidlertid at noe av arbeidet som ble gjort ifm. romprogrammet i skisseprosjektet på Alnabru kan gjenbrukes, noe som taler for noe reduksjon i kostnader og tid for forprosjektet. Justis- og beredskapsdepartementet er prosjekteier og har det overordnede styringsansvaret for prosjektet. Departementet etablerer styringsgruppe som vil bistå departementet i utøvelsen av eierstyringen. Styringsgruppen vil blant annet bestå av representanter for Justis- og beredskapsdepartementet, prosjektleder for prosjektgruppen (rapporterende) og Politidirektoratet/politiet (bruker). Antatt styringsramme (P50) for prosjektet er 2,6 milliarder kroner. Anslått BTA er om lag m 2. Om oppdraget Oppdraget er å bistå Justis- og beredskapsdepartementet i forprosjekteringen av nasjonalt beredskapssenter. Det etterspørres to konsulenter: -en konsulent som skal bistå departementet med eierstyring. -en konsulent som skal bistå departementet som prosjektrevisor. Det forutsettes at innleide konsulenter må være sikkerhetsklarert til nivå konfidensielt, ev. kunne sikkerhetsklareres til nivå konfidensielt. Bistand til eierstyring Innleid konsulent for bistand til prosjekteierstyring skal ha en rådgivende rolle i styringen av forprosjekteringen, og må ha bred og lang erfaring i ulike roller knyttet til alle faser ved store byggeprosjekter. Det forutsettes betydelig erfaring i styringsrollen, Side 1 av 8

2 og stor faglig autoritet. Justis- og beredskapsdepartementet vil i særlig grad vektlegge strategisk kompetanse og erfaring med omfangs- og usikkerhetsstyring. Konsulenten skal delta på byggherremøter og styringsgruppemøter, herunder også forberedende møter. Konsulenten kan, ifm. viktige veivalg i forprosjekteringen, gis oppdrag om å utarbeide notater til departementet med innstilling for beslutning. Prosjektrevisor Innleid konsulent som skal fungere i rollen som prosjektrevisor må ha svært god kompetanse på planlegging av store byggeprosjekter, og ha forståelse for forprosjektering både fra et eierperspektiv og fra et utførende perspektiv. Med prosjektrevisor menes i dette tilfellet en kvalitetssikringsrolle av informasjons- og beslutningsgrunnlaget, med sikte på å sikre at departementet har tilstrekkelig informasjon til å kunne ivareta styringsrollen på en god måte. Oppdraget omfatter således gjennomgang og vurdering av sentrale leveranser i prosjektet og sikre at leveransen er i samsvar med mandat og øvrig styringsdokumentasjon og holder tilstrekkelig kvalitet. Prosjektrevisor deltar på byggherremøter og styringsgruppemøter, herunder også forberedende møter. Videre legges det opp til observatørrolle i aktør- og brukerdialogen. Prosjektrevisor utarbeider notat til departementet, med innstilling for beslutning, i forkant av hvert styringsgruppemøte. Konsulenten kan også gis andre oppdrag for departementet. Relevante rammebetingelser og føringer: Departementet er i dette prosjektet særlig opptatt av streng omfangsstyring. Justis- og beredskapsdepartementet er prosjekteier og har det overordnede styringsansvaret for prosjektet. Departementet etablerer styringsgruppe som vil bistå departementet i utøvelsen av eierstyringen. Styringsgruppen vil blant annet bestå av representanter for Justis- og beredskapsdepartementet, prosjektleder for prosjektgruppen (rapporterende) og Politidirektoratet/politiet (bruker). Departementet vil i tillegg engasjere ekstern bistand, det er denne bistanden som her utlyses. Styringsgruppen har ansvar for å fastsette mål og rammer for prosjektet, og påse at prosjektleder styrer prosjektet i samsvar med dette. Styringsgruppen utarbeider mandat for, og har instruksjonsrett ovenfor, prosjektleder. Det tas sikte på å etablere opplegg for følgeforskning i regi av forskningsprogrammet Concept. Vedlagt relevant bakgrunnsinformasjon: Offentlig KS1-rapport Politiets nasjonale beredskap Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang Oppdragets antatte omfang er timer over to år for bistand ifm. eierstyring, og timer over to år for prosjektrevisor. Begge kontraktene tegnes med ensidig opsjon på forlengelse fra departementets side til prosjektet er gjennomført. Side 2 av 8

3 Oppstart av kontrakt vil være tidlig i februar Bistanden omfatter følgende ytelser: Bistå Justis- og beredskapsdepartementet ifm. eierstyring og prosjektrevisjon av forprosjektering av nytt nasjonalt beredskapssenter. Side 3 av 8

4 Bilag 2 Tentativ prosjekt- og fremdriftsplan Oppstart Bistanden skal påbegynnes tidlig februar Tidsrammen for bistanden Bistanden ytes løpende til Kundens prosjekt er avsluttet. Tentativ overordnet fremdriftsplan Planlagt oppstart er Milepæl 1: Levere inn forslag til beslutning , endelig beslutning Valg av lokasjon Overordnede dimensjonskriterier Scope +/- 30 % Milepæl 2: Levere inn forslag til beslutning , endelig beslutning Mål og målprioritering Avklart omgang og funksjonalitet Gjennomføringsstrategi Kontraktsstrategi Scope +/- 20 % Milepæl 3: Styringsdokument Eksklusiv kalkyle og usikkerhetsanalyser Milepæl 4: Kostnadsestimat Scope +/- 12 % Leveranse : Side 4 av 8

5 Bilag 3 Administrative bestemmelser Avtalens punkt 1.5 Partenes representanter Bemyndigede representanter for partene: For Kunden: Navn: Terje Johnsen Stilling: Seniorrådgiver Telefon: E-post: terje.johnsen@jd.dep.no For leverandøren: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Avtalens punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell i forbindelse med utførelse av bistanden. Navn Stilling E-post Telefon Avtalens punkt 3.2 Lønns- og arbeidsvilkår Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring. Avtalens punkt 3.4 Møter Frist for innkallelse til møter: Normalt en uke, men innleid konsulent eller disponibel erstatter må kunne stille opp på møter på kortere varsel ved behov, jf. krav om tilgjengelighet. Side 5 av 8

6 Bilag 4 Pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 4. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå. Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. For beregningshensyn skal timeantallet 500 timer i året benyttes, til sammen timer over to år. Avtalens punkt 4.1 Vederlag Vederlag for Bistanden er avtalt som følger: Timepris tilbudt konsulent: Valuta Beløp Pris per time NOK Eksl. mva Merverdiavgift NOK Mva Pris per time NOK Inkl. mva I tillegg til avtalt vederlag, skal Kunden refundere Konsulentens dokumenterte utlegg til: Reise- og diettkostnader skal dekkes etter satsene i statens reiseregulativ. Avtalens punkt 4.2 Fakturering Betaling etter medgått tid: Fakturering skjer månedsvis iht. timelister. Betalingsfrist er 30 dager. Fakturaadresse: Justis- og beredskapsdepartementet Fakturaen skal sendes i EHF-format til : JDs helelektroniske fakturaadresse, 9908: Faktura skal merkes med: JD Johnsen Side 6 av 8

7 Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 5, med mindre den generelle avtaleteksten henviser til slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med Side 7 av 8

8 Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelse Avtalens punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelse etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder Side 8 av 8