Kommunale bygg- og anleggsprosjekter

Transkript

1 Reglement Kommunale bygg- og anleggsprosjekter Vedtatt i kommunetyret 25. september 2017

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT FORMÅL NØKKELROLLER OG ORGANISERING Prosjekteier Prosjektstyret Prosjektleder Prosjektgruppe Stab/støtte Ressursgruppe Organisasjonskart FULLMAKTER STYRINGS- OG KOSTNADSRAMME RAPPORTERING Rapportering til Prosjektstyret Rapportering til Rådmannen og Rådmannens ledergruppe Tertial rapportering Annen rapportering PROSJEKTETS FASER Generelt Fase 1: KVU, KS1 og Politisk behandling (B1) KVU KS Politisk behandling (B1) Fase 2: Forprosjekt, KS2 og Politisk behandling (B2) Forprosjekt KS Politisk behandling (B2) Fase 3: Prosjektering Hovedanskaffelse Fase 4: Gjennomføring Fase 5: Overføring til linjen og sluttføring

3 4

4 1 Generelt Reglement for gjennomføring av kommunale bygg- og anleggsprosjekter er politisk vedtatt og gir retningslinjer for hvordan Oppegård kommune skal gjennomføre større bygg- og anleggsprosjekter. Administrative rutiner og retningslinjer blir ytterligere belyst i administrative dokumenter. De bygg- og anleggsprosjekter som faller inn under dette reglementet er prosjekter med et budsjett på mer enn 5 MNOK og/eller som er definert som et stort prosjekt i henhold til administrativ prosjekthåndbok. Utover den økonomiske rammen defineres et prosjekt som stort dersom: - Det er høy risiko for omdømmetap - Det er høy usikkerhet om resultatet kan oppnås iht. prosjektrammer - Flere tjenesteområder blir påvirket 2 Formål Målet med reglementet er å sikre at beslutninger om gjennomføring av et gitt prosjekt blir tatt etter en grundig vurdering av behov, krav og målsetninger. Dette oppnås ved at det foreligger klare beslutningspunkter slik at de involverte er klar over: - Når det tas en beslutning - Hva beslutningen går ut på - Hva konsekvensene er Reglementet stiller krav til hvordan et prosjekt skal gjennomføres gjennom dets 5 prosjektfaser: 1) Konseptvalgutredning (KVU) 2) Forprosjekt 3) Prosjektering 4) Gjennomføring 5) Overføring til linjen og sluttføring Reglementet definerer krav til beslutningsgrunnlaget og beslutningspunkter mellom ulike faser, samt nøkkelroller i prosjektet. Videre skal reglementet sikre: - Struktur og veiledning for prosjektarbeidet - Økt forståelse for innholdet i prosjektet - At prosjektdeltakerne har en felles forståelse av hvor de er i beslutningsprosessen - At beslutninger blir tatt på riktig grunnlag til riktig tid 5

5 3 Nøkkelroller og organisering 3.1 Prosjekteier Rådmannen er administrativ prosjekteier for alle byggeprosjekter, men delegerer som regel prosjekteieransvaret til kommunalsjef som eier tjenestebehovet. Prosjekteier er ansvarlig for den formelle oppstarten av prosjektet og for at finansiering er på plass. Prosjekteier er også ansvarlig for å sikre at de langsiktige målene prosjektet skal bidra til å oppfylle blir nådd og at disse er i tråd med kommunens overordnete mål. 3.2 Prosjektstyret Prosjektstyret skal som et minimum bestå av den kommunalsjef som er prosjekteier og virksomhetsleder for utførende virksomhet*. Prosjekteier og virksomhetsleder kaller inn andre ressurser til prosjektstyremøter etter behov. Det anbefales at styret både har økonomisk og byggfaglig kompetanse. Prosjektleder deltar i prosjektstyremøtene og sikrer den nødvendige informasjonsflyten fra prosjektgruppen til prosjektstyret. Virksomhetsleder for utførende virksomhet har det økonomiske ansvaret for gjennomføringen, og er leder av prosjektstyret. Virksomhetsleder kaller inn til prosjektstyremøter. Prosjekteier er ansvarlig for å fremme sak til rådmannens ledergruppe dersom det oppstår avvik eller annet som går utover prosjektstyrets mandat. Prosjektstyret skal ivareta prosjekteiers interesse, og samtidig støtte opp om prosjektlederen. Styret skal sørge for at prosjektet har de vedtatte ressursene og virkemidlene, samt sikre effektiv beslutningstaking. Prosjektstyret skal ikke involvere seg i det operative arbeidet eller i detaljspørsmål som ligger innenfor prosjektleders mandat. 3.3 Prosjektleder Prosjektleder er ansvarlig for å planlegge, lede og styre prosjektets oppgaver, og for koordinering av prosjektgruppen og andre relevante funksjoner og ressursgrupper. Prosjektleder rapporterer til prosjektstyret. Prosjektleder har direkte ansvar for prosjektets mål i prosjektperioden, og kan foreta endringer og disponerer midler innenfor mandatets rammer. Prosjektleder lager grunnlag for beslutninger og skal sikre kontakt og samarbeid med relevante virksomheter og ressursgrupper ved behov. Virksomhetsleder for utførende virksomhet avgjør hvem som skal være prosjektleder. Prosjektleder skal fortrinnsvis ansettes fast i kommunen. 3.4 Prosjektgruppe Prosjektgruppen representerer Oppegård kommune som byggherre, og ledes av Prosjektleder som har det overordnete ansvar for at prosjektet blir gjennomført i tråd med prosjektmålene. Sammensetningen av prosjektgruppen vil variere etter prosjekt og i hvilken fase prosjektet er i. Det er prosjektleders ansvar å kontinuerlig sørge for en sammensetning som gjør at gruppen kan stå 6

6 * Utførende virksomheter er pr. tiden Eiendom, Prosjektkontoret og UTE ansvarlig for gjennomføring og rapportering, inkludert økonomi, kvalitet og fremdrift. For å oppnå dette må prosjektleder ha høyt fokus på involvering av medlemmer på riktig tidspunkt. Dette gjelder medlemmer som har betydning for selve gjennomføringen, men også de som skal drifte prosjektet etter prosjektgjennomføringens slutt. Eksempelvis vil relevante representanter fra berørte virksomhetsområder, verneombud, ressursgrupperepresentant, prosjekteringsgruppeleder og byggeleder være sentrale i prosjektgruppen avhengig av hvilken fase prosjektet er i. Deltagelse for ressursene som brukes i prosjektet avklares med virksomhetsleder som har ansvaret for disse. Det må etableres faste møter, både innad og på tvers av faggrupper for å sikre nødvendig informasjonsflyt i gruppen. Prosjektgruppen v/prosjektleder rapporterer til prosjektstyret. 3.5 Stab/støtte Stab/støtte inkluderer i hovedsak jus og administrasjon, økonomi og styring, kommunikasjon og service, samt IKT. Andre funksjoner kan også inngå ved behov. Det vil være prosjektleders ansvar å sikre at de ulike ressursene blir involvert på rett tidspunkt. Deltagelse av stab/støtte funksjoner i prosjektet avklares med virksomhetsleder som har ansvar for disse. Det må etableres faste møter, både innad og på tvers av faggrupper for å sikre nødvendig informasjonsflyt. Arbeidsoppgaver vil variere og skal koordineres av prosjektleder. Oppgaver som kan inngå er blant annet økonomisk styring og rapportering, innkjøp, sikring av søknadsmidler og drift. 3.6 Ressursgruppe Ressursgruppen er en rådgivende gruppe for prosjektet i faglige spørsmål. Gruppen skal ha relevant faglig kompetanse og kan bestå av sluttbrukere eller representanter for sluttbrukere, lokalt verneombud og teknisk kyndige representanter med god innsikt i prosjektets fagområde (r), driftspersonale, samt aktuelle eksterne interessegrupper/instanser. Ressursgruppen brukes ved behov og utpekes av prosjektstyret i samarbeid med prosjektleder. 7

7 3.7 Organisasjonskart Bygg- og anleggsprosjekter som faller inn under dette reglementet skal organiseres som vist i figuren under. Størrelse og innhold i de ulike boksene vil variere. Eksempelvis vil prosjektgruppens sammensetning avhenge av prosjektets størrelse og omfang, samt endres etter hvilken prosjektfase man befinner seg i. For mer detaljer om de ulike nøkkelrollene henvises det til avsnittene over. Figur 1: Organisering bygg- og anleggsprosjekt 8

8 4 Fullmakter Kapittel 4 i Økonomireglementet vedtatt , beskriver delegerte fullmakter i Oppegård Kommune. Følgende vedrørende fullmakter berører dette reglementet: - Kommunestyret: Kommunestyret vedtar selv budsjettet og utarbeider mål og premisser i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå. - Formannskapet: Kan godkjenne konseptfasen til investeringer inntil brutto 50 mill NOK som KST har gitt nødvendig bevilgning til. - Rådmannens ledergruppe: Kan godkjenne konseptfasen for prosjekter for inntil brutto 20 mill NOK som KST har gitt nødvendig bevilgning til - Rådmann: Opprette nye investeringer i budsjettåret, begrenset oppad til 1 mill NOK, forutsatt at det ikke er lånefinansiert. For prosjekter som faller inn under reglement for gjennomføring av bygg- og anleggsprosjekter er fullmaktsområdene ytterligere definert og justert for å sikre en sikker og økonomisk effektiv organisering. Fullmakter for prosjektstyret og prosjektleder er vist under. Fullmakter for Rådmann, Rådmannens ledergruppe, Kommunestyret og Formannskapet er uendret i forhold til Økonomireglementet. Nedenstående tabell viser gjeldende fullmaktgrenser i Oppegård kommune ved gjennomføring av prosjekter som faller inn under reglement for gjennomføring av bygg- og anleggsprosjekter. Det er viktig å merke seg at alle anskaffelser over kr ,- eks mva. skal gjennomføres av innkjøpsrådgiver, og at det er seksjonsleder for jus og administrasjon som har fullmakt til å godkjenne dokumentene i disse anskaffelsene, jf. Oppegård kommune sitt administrative delegeringsreglement. Fullmaktsområde Prosjektstyre Prosjektgruppe v/prosjektleder Utarbeiding av kravspesifikasjon mv. ved kjøp med konkurranse på DOFFIN Ubegrenset Utarbeiding av kravspesifikasjon mv. ved enkel konkurranse FOA del 1 inntil Avrop rammeavtale Ubegrenset Endring i kontrakt (Godkjenning av endringsordre. Gjelder ikke endring rammeavtale.) Ubegrenset * *) Pr endringsmelding og avgrenset oppad til 10 % av kontraktssum Bruk av usikkerhetsavsetning over 50 % må forelegges Formannskapet for godkjenning. 9

9 5 Styrings- og kostnadsramme Før prosjektene legges frem for politisk behandling etter forprosjektfase for beslutning om gjennomføring og avsetting av kostnadsramme, utarbeides det et kostnadsestimat. Kostnadsestimatet tar utgangspunkt i kalkylene bygget opp og organisert iht. NS 3451 "Bygningsdelstabellen" og NS 3453 "Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt". Det er tre nivåer for kalkyle i et prosjekt: Grunnkalkylen: er den sannsynlige kostnaden av det arbeidet som er planlagt utført for hvert konsept, og skal ikke inneholde avsetninger til usikkerhet (reserver, påslag for uforutsett, etc.). Det tillates imidlertid kostnadsposter for såkalt uspesifisert. Styringsramme (P50): fremkommer ved å hensynta forventet tillegg i kostnadene. Forventet kostnad viser den investeringskostnaden ved avslutning av prosjektet som viser like stor sannsynlighet for at kostnaden overskrides som for at den underskrides. Kostnadsramme(P85): angir at sluttkosten for prosjektet vil med 85pst. sannsynlighet ligge innenfor P85- verdien. I kostnadsrammen ligger en usikkerhetsavsetting ut fra risikovurderinger for hvert prosjekt. Bruk av usikkerhetsavsetning utover 50 % må forelegges formannskapet for godkjenning. En illustrasjon av oppbygning av rammene er vist i figuren under: Figur 2: Illustrasjon av oppbygning av kostnadsanalyse Ved vurdering av behov for fremlegg og ved fremlegg til politisk behandling skal kostnadsberegningene ikke være eldre enn ett år. 10

10 6 Rapportering 6.1 Rapportering til Prosjektstyret Prosjektleder rapporterer månedlig til Prosjektstyret hvis ikke en annen rapporteringsfrekvens er avtalt. Som regel skal følgende punkter være inkludert: - Oppdaterte prognoser for prosjektets faser og hele løpetid - Status på fremdrift, kvalitet, økonomi, miljø og SHA - Kommentarer vedr. eventuelle avvik mot gjeldende prognose og plan - Oppdatert risikobilde for prosjektet - Oppdatert milepælsplan 6.2 Rapportering til Rådmannen og Rådmannens ledergruppe Prosjektet rapporterer 2.hver måned til Rådmannen og Rådmannens ledergruppe med mindre annen rapporteringsfrekvens er avtalt særskilt for det aktuelle prosjektet. Rapportering er med fokus på avviksrapportering. Vesentlige kostnadsavvik i forhold til kostnadsrammen rapporteres straks man er kjent med at slike forhold vil oppstå. Ved eventuelle avvik skal det legges frem et forslag til prioriteringer og løsning innenfor vedtatte investeringsramme. 6.3 Tertial rapportering Tertialrapportene er i hovedsak en rapportering på økonomisk status per telledato. For investeringsprosjekter er det generelt en avviksrapportering, men for større prosjekter > 50 mil kr skal det rapporteres på status. For prosjekter <50 mil kr skal det kun rapporteres ved avvik. Noen prosjekter < 50 mil vil allikevel rapportere på både status og avvik, basert på en vurdering fra kommunalsjef. 6.4 Annen rapportering I forbindelse med årsberetning gis det en løpende rapportering på investeringsprosjekter. Ved årlig rullering av handlingsprogrammet skal utførende virksomhet gjøre en ny vurdering av kostnadsoverslag på alle investeringsobjekter. 11

11 7 Prosjektets faser 7.1 Generelt Et bygg- og anleggsprosjekt kan deles inn i 5 prosjektfaser: 1) Konseptvalgutredning (KVU) 2) Forprosjekt 3) Prosjektering 4) Gjennomføring 5) Overføring til linjen og sluttføring Prosjektets tidligfase er perioden fra det første initiativet er tatt, til endelig investeringsbeslutning er politisk vedtatt, og skjer i fase 1 og 2. Gjennom grundige tidligfaseutredninger kan kommunen i stor grad sikre gjennomføring av prosjekter som er en del av langsiktige strategier, møter et reelt behov og som ikke representerer en unødig økonomisk risiko. Som et resultat av viktigheten av tidligfaseutredninger er følgende aktiviteter etablert: - Kvalitetssikring 1 (KS1) - Politisk behandling (B1) - Kvalitetssikring 2 (KS2) - Politisk behandling (B2) Disse blir en del av prosjektstyringsprosessen som er illustrert i figuren nedenfor: Figur 3: Prosjektstyringsprosess 12

12 7.2 Fase 1: KVU, KS1 og Politisk behandling (B1) KVU Konseptvalgutredning (KVU) utarbeides for å definere konkrete behov, mål og overordnede krav som gir føringer for å vurdere alternative konsepter. I forkant av KVU-fasen gjøres overordnede planer, strategier, politiske vedtak og andre relevante forhold tilgjengelig. Basert på denne inputen blir alternative konsepter som tilfredsstiller behov, mål og krav definert. Mulighetsstudie med eksempelvis lokaliseringsstudie og disposisjonsplan etableres - noe som muliggjør valg av riktig konsept i en kost-nytte vurdering. Riktig valg forutsetter realistiske fremdriftsplaner og sammenlignbare investerings- og driftsbudsjetter for de aktuelle alternative konseptene. KVU ender opp i et anbefalt konsept som skal kvalitetssikres (KS1) KS1 - Hensikt: En kvalitetssikrer skal bistå med å gi et faglig og uavhengig grunnlag for den politiske beslutningen om et konseptvalg. - Funksjon: Støtte oppdragsgivers kontrollbehov med den faglige kvaliteten på beslutningsunderlaget. - Tidspunkt: På et så tidlig tidspunkt at det finnes en reell mulighet til å velge mellom alternativer. Det vil variere om ekstern eller intern kvalitetssikrer skal involveres, og det vil bli opp til hvert enkelt prosjekt (Prosjektleder) å avgjøre dette. a. Hva utløser krav til KS1? Det er flere faktorer som er med på å avgjøre om KS1 skal gjennomføres i et gitt prosjekt. Hvis en eller flere av følgende kriterier er oppfylt skal det gjennomføres kvalitetssikring: - Forventet kostnad > 40 MNOK - Det er høy risiko for omdømmetap - Det er høy usikkerhet om resultatet kan oppnås iht. prosjektrammene Rene oppgraderings-prosjekter, hvor det åpenbart ikke finnes flere alternativer å velge mellom, er unntatt kravet. b. Krav til innhold? Uavhengig av ekstern eller intern kvalitetssikrer, skal kvalitetssikringen som et minimum inneholde: - En vurdering av prosessen for kartlegging av muligheter - En vurdering om alternativene vil: o Bidra til å nå angitte overordnede mål o Tilfredsstille kravene o Fange opp de mest interessante og realistiske konsept innenfor mulighetsrommet - En usikkerhetsanalyse av investeringskostnadene 13

13 - En anbefaling om valg av alternativ, basert på prissatte og ikke-prissatte virkninger, sett i sammenheng med finansieringsplanen - En vurdering av gjennomføringsstrategien Politisk behandling (B1) I denne fasen legges en kvalitetssikret KVU fram til politisk behandling. Politisk ledelse velger hovedkonsept, og Prosjektet får mandat fra administrasjonen om å initiere neste prosjektfase. 7.3 Fase 2: Forprosjekt, KS2 og Politisk behandling (B2) Etter B1 gis Prosjektet mandat fra politisk ledelse til initiering av forprosjektfasen. Det endelige konseptet er gitt av politisk vedtatt KVU, og forprosjektfasen skal gjennomføres innenfor fastsatte rammer (tid, kostnad og kvalitet) for valgt konsept Forprosjekt I forprosjektfasen utarbeides prosjektgrunnlaget, og dette gjøres ved å: - Etablere forprosjektgruppe - Utvikle løsninger og leveranser (eksempelvis arealbehov, romprogram, funksjonsbeskrivelse) - Utarbeide hovedfremdriftsplan/milepælsplan - Etablere kalkyler - Sette i gang reguleringsprosesser og rammesøknad - Utarbeide styringsdokument som et beslutningsunderlag som inneholder o Informasjon om forprosjektet o Prosjektleveranse o Organisering o Design og arkitektur o Rammebetingelser og avhengigheter o Strategi for prosjektgjennomføring o Etablere kalkyler, ressurs- og kostnadsestimater o Usikkerhetsanalyse o Risikoanalyse med tiltak Gjennom forprosjektfase skal Prosjektet vurdere entrepriseform og redegjøre for endelig valg ved forprosjektfasens slutt KS2 - Hensikt: Vurdere om grunnlaget (inkl. kostnadsramme) for å fremme forslag om oppstart av prosjektering er tilstrekkelig. Kartlegge og analysere fremtidige utfordringer i prosjektet - Funksjon: Støtte oppdragsgivers kontrollbehov med den faglige kvaliteten på beslutningsunderlaget i forkant av politisk beslutning. - Tidspunkt: Etter fullført forprosjektfase 14

14 Ved oppstart av kvalitetssikringen skal det foreligge: - Styringsdokument for prosjektet - Et komplett basisestimat for kostnadene samt ev. inntekter - Utredning av minst to ulike kontraktstrategier Det vil variere om ekstern eller intern kvalitetssikrer skal involveres, og det vil bli opp til hvert enkelt prosjekt (Prosjektleder) å avgjøre dette. a. Hva utløser krav til KS2? Det er flere faktorer som er med på å avgjøre om KS2 skal gjennomføres i et gitt prosjekt. Hvis en eller flere av følgende kriterier er oppfylt skal det gjennomføres kvalitetssikring: - Forventet kostnad > 50 MNOK - Det er høy risiko for omdømmetap - Det er høy usikkerhet om resultatet kan oppnås iht. prosjektrammene Rene oppgraderings-prosjekter, hvor det åpenbart ikke finnes flere alternativer å velge mellom, er unntatt kravet. b. Krav til innhold? Uavhengig av ekstern eller intern kvalitetssikrer, skal kvalitetssikringen som et minimum inneholde: - Vurdering om konseptet er veldefinert og tydelig avgrenset - Vurdering om prosjektet er videreført og i tråd med forutsetningene fra KS1 - Vurdering om styringsdokumentet gir et tilstrekkelig grunnlag for styring av prosjektet - Kontroll av kostnadsestimatet (komplett, realistisk, transparent) - Gjennomgang av utredningen av kontraktstrategier - Gjennomgang av prosjektets usikkerhetsbilde, med hovedfokus på kostnadene. Herunder: o Estimatusikkerhet o Hendelsesusikkerheter o Potensiale for reduksjon av risiko o Potensial for kostnadsreduserende forenklinger og reduksjoner ( kuttliste ) - En anbefaling om organisering og styring av prosjektet, herunder valg av kontraktstrategi Politisk behandling (B2) I denne fasen legges et kvalitetssikret forprosjekt fram til politisk behandling. Politisk ledelse velger da om de vil gi endelig vedtak om gjennomføring av prosjektet, samt at endelig budsjettbevilgning blir vedtatt. 15

15 7.4 Fase 3: Prosjektering Etter at politisk ledelse har vedtatt gjennomføring av prosjektet initieres prosjekteringen. Denne skal danne grunnlaget for anskaffelsen av entreprenør for gjennomføringen, og tar utgangspunkt i forprosjektet som detaljeres ytterligere ut fra hvilken entrepriseform som er valgt. Prosjekteringen skal ferdigstilles iht. valgt entreprisform, og aktiviteter vil variere ut i fra entrepriseform. Som et minstekrav og uavhengig av entrepriseform skal følgende gjennomføres: - Etablering av prosjektadministrativ håndbok, Bok 0 - Alle nødvendige beregninger (underlag til tegninger og annen beskrivelse) - Enfaglig og tverrfaglig kontroll - Utarbeidelse/sammenstilling av anbudsmateriale - Søknad om igangsettingstillatelse Hovedanskaffelse Prosesser knyttet til anskaffelsesbehov og -metode vil variere etter valgt entrepriseform, men innkjøpsstrategi for prosjektet legges til grunn for gjennomføring av anskaffelsen innenfor gjeldende lover og forskrifter. 7.5 Fase 4: Gjennomføring Når prosjekteringsgrunnlaget er komplett, de nødvendige anskaffelser er utført og kontrakt er signert, initieres gjennomføringsfasen. I denne fasen skal en effektiv og hensiktsmessig byggeprosess med vekt på økonomi, fremdrift, kvalitet, miljø og SHA sikres gjennom: - Kontroll av ivaretakelse av formalia/søknader til offentlige myndigheter er ivaretatt - Utarbeidelse av hovedfremdriftsplan - Sikre at fremdriftsmøter, møteplan for byggemøter, prosjekteringsmøter og eventuelle andre møter utarbeides - Implementere plan for kvalitetssikring iht. Bok 0. - Oppfølging av byggingen mhp krav til kvalitetsstyring, kostnads- og fremdriftsstyring, samt krav til SHA og miljø 7.6 Fase 5: Overføring til linjen og sluttføring I prosjektets siste fase er hovedfokus å gjennomføre overlevering av bygget fra entreprenør til behovseier og drift, samt sluttrapportering av prosjektet. Det må utarbeides en fremdriftsplan for overtagelse. Sluttfasen for teknisk ferdigstillelse skal minimum strekke seg over ca 1mnd. Overtagelse av teknisk anlegg skjer først etter godkjent prøvedrift. Dette dokumenteres gjennom overtakelsesprotokoll, brukstillatelse og ferdigattest. I tillegg overleveres FDVU-dokumentasjon, drifts- og vedlikeholdsinnstruks og rapport fra prøvetest for godkjenning hos drift. Det skal gjennomføres opplæring av driftspersonalet. Dersom det oppstår eventuelle mangler eller behov for utbedringer i første driftsåret skal dette følges tett opp av prosjektet. I sluttrapporten for prosjektet skal det være stort fokus på erfaringsoverføring slik at man sikrer at lærepunkter fra de ulike prosjekter blir gjort tilgjengelig for kommende prosjekt. 16

16 17