Revisjon av store investeringsprosjekter i Oslo kommune

Transkript

1 Revisjon av store investeringsprosjekter i Oslo kommune Nasjonal fagkonferanse for offentlig revisjon 29. oktober 2014 Hilde Ludt og Geir Lunde, Oslo kommune, 1

2 Innhold Befolkningsvekst og investeringer Hvorfor revisjoner av investeringer? Tre eksempler utvikling over tid Tøyenbadet, Holmenkollen og Energigjenvinningsetaten Oslo kommunes system for kvalitetssikring av store investeringsprosjekter 2

3 Oslos befolkningvekst Tusen personer 3

4 Investeringer i Oslo Milliarder kroner Holmenkollen 4

5 Investeringer i Oslo

6 Hvorfor revisjoner av investeringer? Vesentlighet Kompleksitet Risiko Omdømmetap 6

7 Rehabilitering av Tøyenbadet 7

8 Kostnader og fremdrift År Kostnadsramme Ferdigstillelse millioner millioner millioner

9 Planlegging Ingen usikkerhetsanalyse i 2005 Foreslått ramme var 50% av identifisert rehabiliteringsbehov Underdimensjonert prosjektorganisasjon Rollebeskrivelser til dels var utydelige Ingen systematiske risikovurderinger 9

10 Gjennomføring Ansvar for oppfølgingen var i for stor grad lagt til ekstern prosjektleder Entreprenør ble ikke fulgt tilstrekkelig opp Mangelfull kommunikasjon og rapportering Etaten sikret seg ikke tilstrekkelig informasjon om økonomi og fremdrift 10

11 Vannsig som sliter på betongen Aftenposten 9. september 2009: Tøyenbadet holder ikke vann!! Vannsig som sliter på betongen Lekkasjer som kan ødelegge det elektriske anlegget Heis som ikke fungerer grunnet fukt 11

12 Østlandssendingen : Tøyenbadet stengt grunnet lekkasje. Åpnes igjen i april 2012 finner ikke lekkasjen. Hele kanten på hovedbassenget og avløps-anlegget må derfor bygges på nytt... 12

13 Holmenkollen 13

14 Søknad og budsjett Vedtak om å søke om å arrangere VM i nordiske grener i 2011 FIS krevde omfattende ombygging av bakken Bystyret vedtok i 2006 å bygge ny bakke I budsjettet 2007 ble kostnadene anslått til 581 mill. kr. Sluttregningen ble på vel mill. kr. Hva gikk galt? 14

15 Planlegging Ikke rom for forsinkelser Meget kort tid til planlegging Ikke detaljplanlagt før prosjektstart Løpende planlegging parallelt med prosjektgjennomføring Svært usikre kostnadsanslag Ikke utarbeidet usikkerhetsanalyser før prosjektstart 15

16 Uklare mål og ansvarfordeling Målene var ikke omforent mellom prosjekteier, byggherre og prosjektorganisasjonen Uklar ansvarfordeling mellom ansvarlig byrådsavdeling og byggherre 16

17 Organisering og kompetanse Verken prosjekteier eller byggherre hadde nødvendig kapasitet eller kompetanse Heller ikke ansvarlig etat hadde kapasitet eller kompetanse til å styre et så komplisert prosjekt Ikke nedsatt byggekomité Manglet dermed et viktig kontrollinstrument Kunne sikret kompetanse som manglet hos byggherre 17

18 EGE 2010 Nybyggprogram for å realisere mål om kretsløpsbasert avfallshåndtering Utsorteringsanlegg (3 linjer) Biogassanlegg Ny forbrenningslinje Investeringsramme økt fra 1,25-2,56 MRD Lokalisering 18

19 Hva fungerte? Organisasjonsform tilpasset behov Viktige elementer for gode styringsrammer forelå Realismen i budsjett testet Oppfølging av leverandørs overholdelse av kontraktsforpliktelsene men 19

20 Svakhetet i internkontrollen Roller og ansvar ikke entydig nedfelt Fullmakter ifm endringshåndtering var mangelfulle Svakheter i formidling av prosjektomfang og økonomiske styringsramme Uoversiktlige økonomirapporter 20

21 Planleggingsfasen Hva har vi lært? Kvalitetssikring og testing av planer Prosjektorganisering Prosjektledelse, kapasitet og kompetanse Tydelige roller og ansvarsforhold også i gjennomføringsfasen Rapportering 21

22 Oslo kommunens arbeid med forbedringer 2011 metodikk for å bedre planleggingen av investeringsprosesser KS-regime basert på det statlige Alle investeringsprosjekter skal kvalitetssikres gjennom KS1 og KS2. Prosjekter over 200 mill.kr inkl. mva. skal kvalitetssikres ekstern (og standardkonsepter). Instruks for investeringer 22