Å organisere til raskere skriving. Demoprosjekt Forsvarsmateriell Presentasjon SpeedUP Forum august 2017

Transkript

1 Å organisere til raskere skriving Demoprosjekt Forsvarsmateriell Presentasjon SpeedUP Forum august

2 Demoprosjekt Et prosjekt hvor et konsept, grep eller metode testes ut i praksis Prosjektet følges av forskere og konsulenter for å samle kunnskap Informasjon om prosjektets fremgang deles med partnerne i SpeedUP

3 Hvem er vi? Iselin Linga, organisasjonspsykologi Margit Hermundsgård, språklig kommunikasjon Rådgivere fra ÅF Engineering gjør forskningsoppdrag som del av SpeedUP

4 4

5 Hæren UGRADERT Bakgrunn Anskaffe CBRN-materiell (Chemical, Biological, Radioactive and Nuclear) til å kunne detektere trusler Materiellet som skal anskaffes er en reanskaffelse «Enkelt prosjekt» 5

6 Hæren UGRADERT Dagens materiell CA M Automess Påvisningspapir LCD Inspector

7 Hæren UGRADERT Dokumentasjon som skulle utarbeides Fremskaffelsesløsning (Hoveddokument) Vedlegg A: Behovsanalyse Vedlegg B: Kravdokument Vedlegg C: Vedlikehold og forsyningsstudie Vedlegg D: LCC-analyse Vedlegg E: Kostnad og usikkerhetsanalyse 7

8 Hæren UGRADERT Eksisterende prosedyrer Forsvaret følger PRINSIX 8

9 Vanlige tidshindre Å formelt få oppdraget fra departementet Å utarbeide selve beskrivelsen pga travle ressurser Mange brukergrupper gir mange meninger Å få behandlet dokumentet i riktige fora (blir liggende å vente)

10 Hæren UGRADERT Gjennomføring SpeedUp 10

11 Hæren UGRADERT Resultat av FL arbeidet Oppdrag om utarbeidelse av prosjektet gitt av FD høring i Forsvaret mnd fra oppdraget ble gitt til det ble sendt ut på høring i Forsvaret Normal tid ca 1 år Presentert UFL i FST materiellforum og fått den godkjent til videre fremsendelse der 11

12 Hvordan gikk vi frem? Kvalitativ aksjonsbasert tilnærming observasjon evalueringsskjema intervjuer Resultat: Umiddelbar tilbakemelding til prosjektleder, samt rapport til organisasjonen

13 Samlinger vi deltok på Kick-off mars Skrivesamling mars Skrivesamling april

14 Evalueringsskjema Hvor trygg er du på at målene nås og prosjektet kommer i havn? Kjenner du din rolle og ditt ansvar? Jobber du annerledes i dette prosjektet enn vanlig? Hvordan opplever du å jobbe på denne måten? I hvor stor grad er deltakerne «de rette» fra sitt område? Er alle godt forberedt? Er deltakerne aktive og engasjerte i arbeidet?

15 Hva fant vi? Kick-off Kick-off med mange deltakere var det viktigste grepet Deltakerne var godt fornøyde På dag 2 gikk gruppearbeid knyttet til dokumentet ut pga. forlenget kurs i kravskriving 15

16 Hva fant vi? Skrivesamlinger Viktig å ha deltatt på kick-off for å forstå hensikt med skrivesamlingene Samlingene kunne vært organisert bedre Bra med tidlig involvering av brukere Utfordring å bli enige om krav, å ta avgjørelser sitter litt langt inne Vanskelig å sette av tid til mange etterfølgende dager Uklart for enkelte hvor viktige de var på skrivedager 16

17 Hva sa de vi snakket med? Det er ikke brukt mindre tid, men tiden er komprimert Kvaliteten er god nok Modningsprosessen er uteblitt? Vanskelig å få med endringer om man ikke har vært med en dag Alle rette personer er blitt involvert En fantastisk dyktig prosjektleder 17

18 Hæren UGRADERT Prosjektleders erfaringer Enklere å få inn ressurser når man har datoene for samlingene klare Kurs i hvordan skrive gode krav på kick-off bidro til en felles forståelse av kravprosessen Kompetent personell med kunnskap fra tidligere kravstillingsprosesser og Prinsix-utdanning bidro til hurtighet Det tok lengre tid med all formalia ifm FL prosessen enn å utarbeide den Hurtig er ikke alltid ensbetydende med dårlig kvalitet 18

19 Hvilke råd ga vi? Hold på kick-off, men engasjer deltakerne mer Presiser innhold og program i skrivesamlinger Del opp skrivedagene 19

20 Konklusjon Et vellykka prosjekt, mye på grunn av prosjektleder Kick-off er smart fordi deltakerne blir kjent og ser hva som kreves Skrivesamling var effektivt, men kan deles opp Regien på skrivesamling kan være strammere 20