Å organisere til raskere skriving

Transkript

1 SpeedUP Å organisere til raskere skriving Evalueringsrapport fra Forsvarsmateriell sitt skriveprosjekt Margit Hermundsgård og Iselin Linga

2 Innhold Innledning... 1 Bakgrunn om Forsvarsmateriells demoprosjekt... 1 Resultat... 1 Evalueringsmetode... 1 Kick-off mars... 2 Kick-off dag Kick-off dag Kommentarer til gjennomføringen... 5 Resultat fra evaluering av kick-off... 6 Skrivesamling mars... 8 Observasjonsnotater... 8 Resultat fra evaluering av skrivesamling Prosjektleders syn på disse skrivedagene... 9 Skrivesamling april Evaluering fra spørreskjema Evaluering i deltakergruppa Evaluering med prosjektlederne Konklusjon Råd til videreutvikling: Ta i bruk Concurrentprinsipper Vedlegg: Spørreskjema... i

3 Innledning I 2017 er hovedaktiviteten i SpeedUP, å teste ut grep eller metodikk i prosjekter hos partnerne. Det er partnerne selv som identifiserer hva de vil teste ut, og i hvilke prosjekter de vil gjøre det i. Slike demoprosjekter blir fulgt av forskere og rådgivere, for å evaluere og dokumentere erfaringer som gjøres. I dette demoprosjektet er det Iselin Linga og Margit Hermundsgård fra ÅF Engineering som har fulgt og dokumentert arbeidet. Bakgrunn om Forsvarsmateriells demoprosjekt Forsvaret skal erstatte utstyr for deteksjon. Dette er et oversiktlig innkjøp, hvor det ikke er utviklingsarbeid men kun en reanskaffelse. Dette gjør at rammene for prosjektet er relativt oversiktlige, og det skal være mulig å gjennomføre kravstiller-fasen i prosjektet på kortere tid enn normalt. Utfordring i denne typen prosjekter er gjerne kapasitetsbegrensninger hos ressurspersoner og fagpersonell. Det vil si at det er vanskelig å prioritere tid rent praktisk til produksjon av tekst. Dette gir også utfordringer knyttet til kravspesifikasjoner som blir sendt inn for sent, eller at de blir utydelige. Demoprosjektet er definert til fasen hvor innkjøpet beskrives med krav og anbefalt anskaffelsesløsning. Vanlig gjennomføringstid er opp mot ett år for denne fasen, inkludert nødvendige høringsrunder og justering av dokumenter. Målet for dette demonstrasjonsprosjektet er å levere underlaget som gir grunnlaget for selve anskaffelsen på under halve tiden. Grepene som gjøres er å samle brukere og fagpersonell knyttet til produksjon av formalia i dokumentet til en felles kick-off, samt til to felles skrivesamlinger. Gjennom å intensivere produksjonsprosessen av dokumentet, gjennom å samle folk sammen til faktisk å skrive samtidig, ønsker man å gjøre avklaringer «på stedet» og slik produsere ferdig tekst raskere. Selve dokumentet som skal produseres følger en mal for anskaffelser. Det er en hovedtekst som følges av flere vedlegg. Resultat 2 mnd fra oppdraget ble gitt til det ble sendt ut på høring i Forsvaret Normal tid ca 1 år Presentert UFL i FST materiellforum og fått den godkjent til videre fremsendelse. Evalueringsmetode Det ble benyttet en kvalitativ aksjonsbasert tilnærming til demonstrasjonsprosjektet. Prosjektet er blitt fulgt gjennom observasjon og spørreundersøkelse. Forskerne deltok på kick-start, en dag i første skrivesamling og en dag i andre skrivesamling. Ved hver deltakelse ble det delt ut spørreskjema med spørsmål om hvordan deltakere syntes prosjektet gikk. Spørreskjemaet på de to skrivesamlingene bestod i stor grad av spørsmål laget med utgangspunkt i forventninger som deltakerne delte innledningsvis på kick-off. De forventningene som da kom fram, ble notert og ordnet i kategorier. 1

4 Dette dannet grunnlag for spørsmål som er ført inn i den videre evalueringen av skrivedagene som fulgte. Slik mener vi å kunne si noe om forventingene til deltakerne ble oppfylt i prosjektet. I tillegg til spørreskjema har forskerne gjort observasjoner og skrevet notater, basert på sine inntrykk underveis. Spørreskjemaene er grunnstammen i evaluering og tilbakemelding på prosjektet. Den siste samlingen ble deltakerne også samlet til en kort samtale, deltakerne for seg, og prosjektledelsen for seg. Der fikk de diskutert litt om hvordan arbeidsprosessen hadde vært, og hva som kunne tenkes å gjøres annerledes en annen gang. Poenger fra disse samtalene er også tatt med i rapporten. Rapporten tar for seg samling for samling, og avslutter med noen generelle innspill til videre utvikling av denne typen skriveprosjekter. Kick-off mars Prosjektet startet med en felles kick-off hvor hensikten var å samle alle deltakere slik at man kunne bli kjent og legge et godt grunnlag for det videre arbeidet. Målene for kick-off ble formidlet til deltakerne. Mål for kick-off: Bli bedre kjent å få en felles forståelse av oppdraget og en felles forventning til gjennomførelsen Få kompetanse på hvordan skrive gode krav Lage en tidsplan og fordele ut ansvar for de forskjellige delene Generelt var Kick-off godt planlagt og gjennomført, og ga en god plattform for videre arbeid i prosjektet. Det var særlig vellykket at enkeltrepresentanter (representanter for brukere) var involvert tidligere enn det som ellers er vanlig, noe som gjorde at de følte seg inkludert og hadde fått reell påvirkningskraft. Det ga dem også en felles forståelse for prosjektet og rapportskrivingen. Kick-off ble gjennomført på hotell ved Gardermoen, med tilbud om overnatting og felles middag. Antall deltakere var prosjektledere. Kick-off dag 1 Dagene ble innledet med bakgrunn for prosjektet, prosjektets mål samt deltakernes forventninger til arbeidet. Mål for prosjektet: Prøve noe som ikke er gjort før Endre arbeidsmetodene Viktig alle er med og bidrar i møtene Prøve å gjøre FL produksjonen på under halv tid Brukerkoordinator ga bakgrunnsinformasjon om prosjektet. Dette var en grundig gjennomgang om hvorfor det er særlig behov for materiellet nå. I løpet av presentasjonen ble det også noen spørsmål fra salen, som blant annet var relevant for interessentanalysen som ble gjennomgått senere på dagen.

5 Prosjektleder gjennomgikk tidsplan for prosjektet og hensikt med kick off. Hun sa blant annet at hensikt med å samle mange på kick-off er fordi det i dette prosjektet skal jobbes i parallell og da er det greit å vite hvem man må gjøre avklaringer med, og at man har truffet disse allerede. Og fordi dette er en arbeidsmåte som ikke er helt vanlig, er det viktig at de som skal skrive tekst kommer med innspill til hvordan det skal gjøres rent praktisk, slik at dette kommer i gang. Til gjennomgangen av tidsplanen skisserte prosjektleder at den endelige leveransen kan i teorien være klar i slutten av september. Det stilles da et spørsmål fra salen om hva som er den endelige fristen. Til dette svares det fra prosjektledelsen at det blir ikke nødvendigvis et bedre produkt om man leverer så sent som mulig. Dette handler også om «mindsettet» man ønsker i denne gruppen. Det skal ikke handle om hvor sent man skal være klar, men heller hvor tidlig kan jeg skrive og gjøre ting klart. Prosjektleder la også fram en klar forventning til arbeidsmåten i prosjektet: «Å sitte i grupper og gjøre avklaringer underveis, håper jeg skal gjøre at man raskere får felles språk og felles begrepsapparat (ikke som når man splitter opp i deloppgaver, og skriver hjemme)». Prosjektleder og brukerkoordinator kommer altså med helt klare forventinger og rammer til deltakerne. Innledningen ble avsluttet med en runde rundt i rommet, hvor hver deltaker presenterte seg med navn og rolle, samt hvilken forventning man hadde til prosjektgjennomføringen. De forventningene som da kom fram, ble notert og sortert: Forventninger fra deltakerne: Brukergruppene blir involvert helt fra starten At det er de rette representantene som er til stede At deltakerne representerer sine respektive avdelinger, og ikke seg selv personlig At alle er aktive og engasjerte i arbeidet At samlingene er godt organisert At rapporten får et klart språk At man ber om hjelp tidlig nok fra ekspertene, slik at man har mulighet til å bidra tidlig. Denne innledningen gikk fram til lunsj (se dagsprogram nedenfor). Etter lunsj var arbeidet konsentrert rundt selve prosjektet. Opprinnelig skulle interessentanalysen gjennomgås i fellesskap, men temaene ble slått sammen til et gruppearbeid med ett tema per gruppe: interessentanalyse, prosjektmål og leverandørmarked. Dette ble gjennomført fra kl 13.00, med presentasjon og diskusjon fra kl Dagen ble avsluttet med en presentasjon av malen for dokumentet, samt nye gruppediskusjoner hvor man gikk gjennom tildelt del av malen, og så på hvilke representanter som var naturlig å involvere i hvilke kapitler.

6 Tid Emne Ansvar 10:00-10:40 Velkommen og administrative bestemmelser, overordnete mål, presentere deltakerne og SpeedUp. FMA Felles Prosjekt (Pia Bruhn) 10:50-11:15 Prosjektets historie og overordnete mål BK (Nikolai Gran- Henriksen) 11:15-11:30 Overordnet tidsplan FMA Felles Prosjekt (Pia Bruhn) 11:30-12:00 Presentasjon av alles forventinger til prosjektet (alle presenterer kort) Oppsummering forventninger Alle Pia Bruhn 12:00-13:00 Lunsj og innsjekk 13:00-14:00 Interessentanalyse Alle 14:15-15:15 Inndeling i grupper, gjennomgang av FL malen og dele opp i ansvarsområder, inkludert kaffe pause Alle 15:15-15:45 Presentasjon og diskusjon av gruppeoppgaver Alle 15:45-16:40 Roller og ansvar i Prosjektet Alle 19:00 - Middag og sosialt samvær Alle Kick-off dag 2 Fredagens program hadde fokus på selve skrivingen, ved at det var satt av tre timer til kurs i hvordan skrive gode krav på formiddagen, samt at deltakerne skulle få komme i gang med selve skrivingen. Kravkurset ga viktig kunnskap om hvordan man kan jobbe fram til krav gjennom å bevege seg på rett nivå og jobbe med scenarier. Dette kurset tok lenger tid enn opprinnelig satt i programmet, noe som gjorde at det ble avsluttet først etter lunsj, slik at gruppearbeidet som var satt opp fram til gikk ut.

7 Tid Emne Ansvar 08:00-08:30 Oppstart dag 2 Administrasjon og plan for dagen FMA Felles Prosjekt (Pia Bruhn) 09:00-12:00 Hvordan skrive gode krav Helge Flesche 12:00-12:30 Lunsj 12:30-13:30 Gruppeoppgave: Alle Starte å skrive de forskjellige vedleggene, forberede neste uke 13:30-14:00 Diskusjon rundt videre fremdrift Oppsummering FMA Felles Prosjekt (Pia Bruhn) I observasjonsnotatene fra fredagen har vi notert at man i skrivekurset, kanskje kunne aktivisert deltakerne mer gjennom å få fram eksempler og korte diskusjoner på hva som er hensiktsmessig for akkurat disse deltakerne for slik å kunne koble til læring og konkretisering. Det kunne se ut til at kurset var litt for grundig for enkelte av deltakerne, selv om det var flere som var aktive med spørsmål og kommentarer underveis. Kommentarer til gjennomføringen I og med at kurset om kravskriving tok mye lenger tid enn oppsatt, gikk gruppearbeidet ut og tiden til fordeling av ansvar ble kortere enn opprinnelig planlagt. Som observatører satt vi igjen med noen spørsmål om det videre arbeidet: Hvem skal delta på hvilke dager av skrivedagene? Hva er tema de ulike dagene? Hvordan skal deltakerne forberede seg til skrivedagene? Hvordan videreformidles det som ble fastlagt på kick-off til neste «lag»? Er det ansvarlige brukerkontakter, som vet hvordan de skal videreformidle dette, og dermed har god kontroll på videre prosess? Dette kan være informasjon som deltakerne har fått eller får via interne informasjonskanaler (som vi forskerne ikke har tilgang til). Å gjøre om programmet i så stor grad som det ble gjort på fredagen, kan gjøre at deltakere blir mindre motiverte. Dette fordi de forventer de temaene som står i programmet og dermed har forventninger som ikke blir møtt. Kanskje kunne det vært en ide å hatt forelesningen om krav på første dag, slik at det ga en innramming til de mer konkrete diskusjonene deltakerne hadde om maldokumentet og etter hvert også planleggingen av skrivedagene. Da kunne man også bruke kunnskapen inn i diskusjonene om dokumentene, og ikke minst sikrer man tid til å avslutte med planlegging av det videre arbeidet.

8 Resultat fra evaluering av kick-off Det ble delt ut spørreskjema for begge dagene i kick-off (se fullstendig spørreskjema for kick off i vedlegg 1). Deltakerne ble først bedt om å gi tilbakemelding på om de syns de hadde fått god informasjon i forkant, og vurdere i hvor stor grad de var trygge på at man kom til å oppnå målene for kick-off. Vurdering av målene ble vurdert i starten og slutten av kick-offen. I tillegg ble de bedt om å vurdere hvert av punktene i agendaen; om de syns varigheten på punktet var riktig og om temaet fungerte godt. Bli bedre kjent å få en felles forståelse av oppdraget og en felles forventning til gjennomførelsen Få kompetanse på hvordan skrive gode krav Lage en tidsplan og fordele ut ansvar for de forskjellige delene Resultatet av vurderingene ble slik: Informasjon i forkant: Trygg på å nå målene for kick-off: Det er generelt høye verdier på alle spørsmålene knyttet til trygghet på å oppnå målene satt for Kick-off seminaret (4,3-4,9 av 6). Størst usikkerhet var knyttet til spørsmål 2 (få kompetanse om hvordan man skal skrive gode krav). Dette spørsmålet har lavest gjennomsnittsskår og minimum verdi Størst usikkerhet er knyttet til spørsmål 3 (Lage en tidsplan og fordele ut ansvar for de forskjellige delene). På dette spørsmålet er det lavest gjennomsnittsskår, men både spørsmål 1 og 3 har minimum verdi 1, en person har gitt bunnskår i begge tilfeller. Resultatene for samme spørsmål vurdert på fredagen, viser generelt høyere verdier på alle spørsmålene knyttet til trygghet på å oppnå målene satt for Kick-off seminaret enn torsdagen (4,8-5,1 av 6). Det vil kunne tolkes dithen at deltakerne var mer trygg på at man nådde målene for kick-off etter at begge dagene var gjennomført.

9 Evaluering program torsdag Deltakerne er generelt tilfreds med programmet på torsdagen. Punktet knyttet til forventninger til prosjektet, blir vurdert som litt langt. Evaluering programmet fredag. Deltakerne er generelt godt tilfreds også med fredagen på kick-off, med unntak av gruppeoppgaven som kunne vært lenger. Dette er et naturlig resultat, da gruppeoppgaven fredag ble kuttet til fordel for et utvidet kurs om krav.

10 Skrivesamling mars Skrivesamlingen var totalt tre dager på Sessvollmoen. Det ble kun observert en dag, den 29. mars. Den første dagen (28.mars) hadde det blitt jobbet med kravdokumentet. Dag to var tiltenkt kravdokument og vedlegget knyttet til drift og vedlikehold. Det var flere inviterte og dermed også flere deltakere på dag to, enn på dag en og tre. Dette fordi dag to i større grad skulle knyttes til kravdokument og brukerrepresentanter. Mål for skrivesamling 1 Gjennomføre sammenstillingsmøte Mål med møte: Ferdigstille alle kapitelene og vedleggene som er nevnt i sist arbeidspakke Lese korrektur og få et felles språk Observasjonsnotater Møterommet hvor felles start var satt, var litt lite for antallet deltakere. Det virket også som om prosjektledelsen var uforberedt på nøyaktig hvor mange deltakere som skulle komme. Dagen blir startet med et navneopprop og markering av hvem som er tilstede. Deretter går man videre på hva som skal gjøres denne dagen. Målet for denne dagen er at dokumentet skal være 80% ferdig. Vi som forskere kjenner ikke til dagsprogrammet, eller hva eller hvor mye som ble gjort i går. Dette har nok å gjøre med at vi ikke får tilsendt innkalling i forkant. Men vi er også usikre på hvor klart dette er for de andre deltakerne. Særlig de som kun er med denne dagen, og kanskje får følelsen av å komme midt inne i en arbeidsprosess. Prosjektleder går gjennom brukerdokumentet og fyller ut enkelte deler, og deler inn deltakerne i ulike grupper som skal skrive ulike avsnitt og kapitler. Det er ingen planlagte pauser, bortsett fra lunsjen som er felles for alle. I lunsjen gjøres det en avtale om at alle møtes igjen kl 16 for en felles status. Arbeidsmetoden for å få presisert krav er å intervjue de andre deltakerne dvs at man fasiliterer deltakerne for å få dem på rett nivå på funksjonsbeskrivelser. Et eksempel vil kunne være: «her mener vi verktøy som skal lagres, hvor varmt? Vil det egentlig bety kun frostfritt? tørt? Varmt eller kaldt? Hva er kaldt lager? Hvor varmt er varmt?» Et spørsmål vi stiller oss er om det hadde vært mulig å organisere dette slik at flere skriver samtidig. Mye av teksten er tema som behandles minst to steder i det totale dokumentet. Dette er på grunn av selve malen, som er en mal laget for litt større anskaffelser enn for dette prosjektet. Det er ikke alltid like enkelt å se hva som skal være hvor, og det er kanskje ikke så rart at kan være en kilde til uklarheter dersom noen oppdaterer et sted i dokumentet men ikke andre stedet. I den forbindelse stiller vi oss spørsmål om dokumentet har god nok forankring for skriverne. Finnes det en overordnet beskrivelse av komposisjonen av malen som forklarer forskjellen mellom de to stedene samme informasjon skal føres inn?

11 Resultat fra evaluering av skrivesamling 1 Spørreskjemaene for de to skrivesamlingene hadde noen hovedkategorier (se fullstendig spørreskjema i vedlegg): Var du med på kick off? Hvor mye av skrivesamlingen skal du delta på Hva er din rolle, og hva er det viktigste for deg å få gjort? Jobber du annerledes her enn i andre prosjekter, og hva syns du om det? Er det klart for deg hva som er ditt ansvar i prosessen? Er involveringen av brukergruppene riktig gjennomført (de rette, til rett tid) Er deltakerne de rette, er de godt forberedt og er de aktive og engasjerte Er samlingen godt organisert Hvor trygg er du på at man klarer å holde tidsskjemaet for prosjektet? Jevnt over er det veldig godt resultat i evalueringen. Det er likevel et par ting som er interessant å trekke fram. De fleste deltakerne hadde deltatt på kick off, men de to som ikke hadde det, var usikre på sin rolle og ansvar både i samlingen og videre i prosessen. De andre deltakerne skåret bra på rolle og ansvar. Dette kan være viktig tilbakemelding til prosjektledelsen, som viser at gjennomføring av kick-off er sentralt. Når det gjaldt arbeidsform, er måten å jobbe på generelt godt mottatt 4,9 av 6, med unntak av en respondent (3 av 6). Dette kan bety at det er en person som liker å jobbe mer på egenhånd. Dette er også et viktig funn, kanskje er det mulig å kombinerer fellesarbeid og individuelt arbeid i en slik samlingsbasert metode. Prosjektleders syn på disse skrivedagene Som svar på spørsmål om hvordan disse tre skrivedagene fungerte stilt i e-post, svarte prosjektleder at dagene hadde fungert fint, men at man på den siste dagen hadde fått inn noen deltakere som ikke hadde deltatt på kick off. Dette gjorde at de ikke hadde fått tid til å etablere felles forståelse med de andre deltakerne, når det gjald framgangsmåte og prioriteringer. Dette gjorde at man måtte bruke litt ekstra tid på å få forklart hensikt og konsept I tillegg så prosjektleder at det kan være en utfordring å få så mange personer til å bli enige om kravene. Det er også en generell utfordring av det å ta avgjørelser sitter litt langt inne, selv om dokumentet skal på høring flere ganger etterpå.

12 Skrivesamling april Den siste skrivesamlingen varte fire dager og var basert på Sessvollmoen. Målet for disse dagene var å ferdigstille alle dokumenter, slik at man kunne lese helhetlig korrektur den siste dagen. Da observatørene var tilstede hadde det vært to arbeidsdager allerede. Hensikten med å observere i slutten av arbeidsperioden, var for å få et bedre bilde av hvorvidt gruppa mente at de enkelt ville komme i mål til slutt. Dag tre var deltakerne delt i flere smågrupper, særlig duo og trioer. Det ble gjort en felles start på morgenen, felles lunsjpause og et kort statusmøte etter lunsj som innledet siste del av dagen. Oppgaven var å ferdigstille enkelte av vedleggene, mens andre vedlegg skulle korrekturleses. Her var deltakerne jevnt over mer erfarne skrivere, slik at arbeidet ikke fikk form av intervju som i skrivesamling en. Evaluering fra spørreskjema Spørsmålene i skjemaet var som ved forrige samling, og handlet om hva deltakerne hadde deltatt på, om forståelse av rolle og ansvar, i tillegg til punktene om representasjon av brukergrupper og hvordan dette hadde fungert. Var du med på kick off? Hvor mye av skrivesamlingen skal du delta på Hva er din rolle, og hva er det viktigste for deg å få gjort? Jobber du annerledes her enn i andre prosjekter, og hva syns du om det? Er det klart for deg hva som er ditt ansvar i prosessen? Er involveringen av brukergruppene riktig gjennomført (de rette, til rett tid) Er deltakerne de rette, er de godt forberedt og er de aktive og engasjerte Er samlingen godt organisert? Kan denne arbeidsformen føres videre til andre prosjekter? Hvor trygg er du på at man klarer å holde tidsskjemaet for prosjektet? Resultatene viser at deltakerne har en klar forståelse av hva som er ansvaret deres (5,2 av 6) og de føler seg også godt forberedt. Det er rett representasjon fra de ulike områdene, og deltakerne representerer sine avdelinger og ikke seg selv personlig. Når det kommer til organisering av samlingene er deltakerne over middels fornøyd med dette (4,5 av 6), og 4 av 7 deltakere mener at denne metoden kan brukes videre med visse forbehold. F.eks. gjennomføring blir vanskelig på komplekse prosjekter. En deltaker er kritisk til at involveringen av brukergruppene kommer så tidlig (1/6) og støttes delvis av en annen deltaker som påpeker at vedkommendes arbeid først er nødvendig i slutten av prosessen. En ønsker ikke denne modellen videre og to beskriver at denne prosessen kan være vanskelig hvis ikke alle prosjektene organiseres på denne måten ettersom det ikke er uvanlig at deltakerne arbeider på flere prosjekter samtidig. Det presiseres også at deltakerne vanskelig kan avsette 1 uke eller hvis prosjektet krever modning. Dette var også tema som dukket opp i felles diskusjon. En kommentar var at det er enklere å sette av to dager enn tre eller fire dager.

13 Evaluering i deltakergruppa For å få litt mer innspill fra deltakerne enn vi samlet inn via spørreskjemaene, gjennomførte vi 30 minutters uformell diskusjon med deltakerne. De fikk spørsmål om hvordan de syntes det var å jobbe på denne måten, hva som var bra og hva som kunne vært annerledes. Punkter som kom fram var: Det går raskt om alle prosjekter hadde vært gjort sånn. Men jeg har andre prosjekter. Hadde vi alltid hatt resursene tilgjengelig så hadde vi alltid klart å gjøre prosjektene. Negativt: Parallell det har vært mye fram og tilbake knytta til antall av utstyret man har ikke klart å bestemme seg tidlig nok. Vi skal lage krav som er knyttet til antall, og siden det ikke blir raskt bestemt må vi gå flere runder. Hadde det blitt brukt mindre ressurser? Det mest tiden som er komprimert. Jeg syns modningsprosessen har uteblitt, man har ikke hatt tid til å ta med seg problemstillinger «hjem» for å spørre kollegaer. Jeg syns dette har vært et bra raskt prosjekt, i det forrige prosjektet gikk tiden, og modningsprosessen mygla- så det er den andre ekstreme enden av prosessen. Har prosessen påvirka kvaliteten, er den blitt dårligere? Nei kvaliteten er ikke så mye dårligere. Det syns jeg ikke. Men jeg liker å komme inn seinere fordi det er en del som må være besluttet før jeg begynner mitt arbeid. Trukket inn tidlig, men så må jeg vente litt komme tilbake igjen. Jeg har sitti og endra mange ganger fordi folk ikke har bestemt seg. Har brukt mer tid på dette prosjektet enn andre tilsvarende prosjekter. Å bruke tida mi på å endre hele tida, det er dårlig bruk av ressurs. Har dere vært de rette involverte? Ja det er den store fordelen. Ja her er det en over aktiv PL som har klart å samle de rette folket sånn at beslutningene er tatt. Dette er ikke et vanskelig prosjekt- her er det vanskelige at vi fyller inn i en mal for et litt større prosjekt. Det er en stor fordel man slipper støyen, fordi man ikke involverer så mange. Hele tidsperspektivet er mer enn godt nok. Tidsmessig jobber jeg ikke mer i tid. Men problemet er at det er samlinger fire dager på rad. Det er det som er vanskelig for meg de fire dagene på rad. Hva har vært vanskelig? At jeg ikke har fått med meg endringene- i går jobba jeg fire timer bortkasta. Fordi jeg ikke var her Evaluering med prosjektlederne Det ble også gjennomført en enkel muntlig evaluering også med prosjektleder og brukerkoordinator, for å høre deres erfaringer med denne prosjektgjennomføringen. Det har vært lett å få med folk, fordi det er første gang og Kick-Off. Utfordringen er når det blir mer «kjedelig arbeid» så blir det flere som faller av. Utfordring med samling over flere dager. Videre skal deltakerne være der i flere runder så holdningen blant deltakerne er at det ikke betyr så mye å gå glipp av en dag. Deltakerne ga beskjed dagen før samlingen. Gjør at arrangørene må improvisere. Med dette er prosessen sårbar. Frafall av deltakere og manglende oppmøte gjør det vanskelig å fullføre arbeidet som planlagt. Annet: Også interne problemer som at ulike avdelinger har tatt hverandres ressurser skaper utfordringer osv. Konkret forbedringspotensial: Møteinnkallelsene har vært generelle (f.eks. denne gang ferdigstille dokumentet), kunne være en fordel å spesifisere slik at folk er mer forberedt.

14 Nivå på krav forventninger I alle tilfeller blir det en øyeblikksanalyse av behovene. Tallene vil endre seg hele veien, derfor ikke vent for lenge med behovsanalysen. Det må være greit at tallene er litt rundere formulert og at man vil få tilbakemeldinger etter høringene omprioriterer og at tallene må dobbelt- og trippelsjekkes. Kravskriverne må aksepterer at de ikke kan få et perfekt oversiktsbilde ved første forsøk. I tillegg var dette også noe som det kom litt kritikk på da rapporten ble levert første gang. Mottaker mente kravene var for dårlig beskrevet, men dette er man uenige om. Mange mener det er «godt nok». Dette er interessant i hvor stor grad fines en felles forståelse av hva som er et godt presisert krav et godt nok krav? Det lureste var å ha Kick-Off, med kursing i hvordan å skrive gode krav. Har tidligere vært lite diskusjon rundt hvordan kravene skal skrives. Fordel at vi har hatt med gode erfarne prosjektfolk, større akademisk tilnærming. Ville vært mer utfordrende med mer uerfarne, de bruker mer tid på å diskutere småting Konklusjon Evalueringen av demoprosjektet kan konkluderes med fire hovedpunkter. Dette har vært et vellykket prosjekt, mye takket være en engasjert prosjektledelse. Kick-off er smart fordi deltakerne blir kjent med hverandre, og ser lettere hva som kreves av gjennomføringen og at de er gjensidig avhengig av hverandre. Kan videreutvikles ved at deltakerne der selv må presentere i plenum hva som er deres ansvarsområde i dokumentet. Skrivesamling var effektivt, men kan gjerne gjennomføres flere ganger og da med færre dager, for eksempel fire samlinger hver på 2 dager. Regien på skrivedagene kan være strammere, med klare innkallinger og dagstema.

15 Råd til videreutvikling: Ta i bruk Concurrentprinsipper Med utgangspunkt i disse punktene vil vi anbefale at man ser til arbeidsmetodikken Integrated Concurrent Engineering, hvor hovedprinsippet er at man jobber samtidig og parallelt. Nedenfor har vi lagt inn konkrete tips hentet fra SpeedUPs veileder for Integrated Concurrent Engineering, som vi tenker kan være relevant for videre utvikling av slike skriveprosjekter. Om Integrated Concurrent Engineering Integrated Concurrent Engineering, defineres som en strukturert tilnærming til tverrfaglig teamarbeid i prosjekter. Sentralt i arbeidsformen er godt forberedte arbeidssesjoner, som avholdes med en avtalt frekvens gjennom hele prosjekteringstiden. I sesjonen blir det utført prosjekteringsarbeid og beslutninger blir tatt på stedet. Hovedoppgaven til sesjonsleder er å bidra til å sikre fremdrift i arbeidssesjonene. Det vil si at personen både utfordrer og støtter deltakerne i sitt arbeid, ofte gjennom å identifisere grensesnitt og avhengigheter i teamet. Dette skiller seg fra den klassiske prosjektlederrollen, men det er ingenting i veien for at prosjekteringsleder kan ha sesjonslederrollen. Hvordan man velger å fylle rollen, kan avhenge av fasiliteringskompetansen til prosjekteringsleder, eller hvor mye han eller hun trenger å fokusere på prosjekteringslederrollen i den konkrete arbeidssesjonen. Teammedlem Teammedlem er som navnet tilsier medlem i prosjektteamet, og deltar i arbeidssesjonen som representant for sitt fagfelt. Det kan variere hvilke teammedlemmer som deltar i hver arbeidssesjon, litt avhengig av temaet som skal jobbes med. Men de sentrale disiplinene vil være representert stort sett hver gang. Som del av planleggingen av sesjonsplanen, er det viktig å tenke gjennom om det er noen teammedlemmer som kan være nyttige å invitere tidlig i prosessen, slik at man kan få diskutert forutsetninger med relevante disipliner på et tidlig stadium. Oppdragsgiver eller andre interessenter I noen arbeidssesjoner kan det være nyttig at en representant for oppdragsgiver også er tilstede i sesjonen, for å kunne diskutere alternativer og få retning og beslutninger tidlig. Det gjør at representanten må kunne ha myndighet til å uttale seg, og være interessert i å delta i diskusjonene. Før en slik deltakelse, vil det være nødvendig å ha en forventningsavklaring knyttet til rolle og oppgaver i sesjonen. Det kan også være prosjekter hvor det er aktuelt å involvere andre interessenter inn i en arbeidssesjon. Det kan for eksempel være representanter fra entreprenør, som kan bidra i diskusjoner knyttet til løsninger i byggeprosessen.

16 Loggfører I en arbeidssesjon kommer det opp mange tema og diskusjoner som det er nyttig å dokumentere utfallet av. Det er derfor viktig at noen påtar seg loggførerrollen i sesjonen. Dette kan enten var sesjonslederen selv, eller delegert til en annen i teamet. Å lage sesjonsplan Den prosjektspesifikke sesjonsplanen tilpasses hvert enkelt prosjekt i forhold til varighet, kompleksitet og organisering. Sesjonsplanlegging gjøres for å beskrive formålet med prosjektet, målsetning og agenda for sesjonene, og hva som forventes av forberedelse fra den enkelte disiplin i forkant av sesjonene. Det er en vanlig strategi å benytte seg av såkalt «bakoverplanlegging», når man utformer sin sesjonsplan. Det vil si at du setter tidspunktet for når du skal være ferdig, og deretter setter inn arbeidssesjoner med tema som fører fram til det endelige tidspunktet. I tillegg er det viktig å identifisere faglige grensesnitt og avhengigheter, samt avklaringer som må komme på plass. Det er viktig å ta inn helhetstanken når man legger en sesjonsplan. Er det avklaringer som du trenger tidlig? Hvor tidlig er det mulig å få ting på plass? Er det avhengigheter som du ønsker å få landet, slik at et annet fagfelt kan få kommet raskere i gang med sin jobb? Tips: Om du som sesjonsleder ikke allerede har en klar oversikt over hva som skal gjøres når, kan du få prosjektteamet ditt til å detaljere sesjonsplanen sammen med deg. Det kan også være lurt for å skape eierskap til planen. Be hvert fag om å notere opp hvilke aktiviteter de skal gjøre. Når alle aktivitetene er notert opp, identifiseres alle aktiviteter som er tverrfaglige. Deretter plasseres aktivitetene i rekkefølge på en tidslinje, slik at avhengigheter mellom aktivitetene blir tydelig. Deretter kan du sette opp datoer for viktige milepæler eller kontrollpunkt, samt dato for hver enkelte arbeidssesjon. Ved å samle relaterte aktiviteter rundt konkrete datoer, er du langt på vei til å ha utformet en sesjonsplan. Tittel på sesjon Ressurser i sesjon Underlag Leveranse Hva er hovedtema for denne arbeidsøkta (sesjonen)? Hvem er sentrale deltakere i sesjonen? Hva må være med «inn» i sesjonen? Flere ting kan være nyttige å jobbe med samtidig, og presiseres i innkallingen. Hovedtema peker ut kursen og målet for sesjonen. Målet skal gjerne være noe å strekke seg mot, for å motivere til ferdigstilling. Noen deltakere kan være mer sentrale enn andre, avhengig av temaet. Det er likevel viktig å tenke bredt når man skal invitere inn. Noen kan kanskje inviteres til å være tilgjengelige, dvs at de kan komme på rask tilkalling. Her presiseres underlagsdokumenter, og informasjon som er viktig for å kunne jobbe godt med sesjonens tema, og få ferdigstilt leveransen. Hva skal være resultatet eller produktet fra sesjonen? Produktet skal helst være fullstendig ferdigstilt etter sesjonen.

17 Hvem skal delta? I tillegg til å planlegge for deltakelse av medlemmene i prosjektteamet, er det nyttig også å tenke utover dette teamet. Å involvere beslutningstakere og interessenter, kan effektivisere kvalitetssikre prosessen tidligere enn ellers. Mange aktører blir ikke involvert før et stykke ut i prosjektarbeidet, det kan resultere i at man må gjøre omarbeidelser, fordi man ikke hadde tenkt på alt. Da kan det være smart å involvere aktørene tidlig, slik at de kan komme med innspill på forutsetninger og betingelser, som de andre fagene må forholde seg til. Når du forbereder en sesjon For å få god kvalitet i sesjonen, skal sesjonsleder forberede hver enkelt sesjon med følgende punkter: 1. Mål, resultat og leveranse for sesjonen, 2. Underlag og deltakere 3. Arbeidsmetode Mål for sesjonen Tenk gjennom hva som er målsettingen med arbeidssesjonen. Målsettingen må sees i sammenheng med de andre sesjonene og kommende milepæler og aktiviteter i prosjektplan. Fokuset skal være på multidisipline problemstillinger som teamet må løse i fellesskap. En arbeidssesjon kan også være delt inn i flere mål og delmål. Et overordnet mål kan deles opp i delmål for at deltakerne lettere kan konkretisere sine arbeidsoppgaver opp mot målsettingen med arbeidssesjonen. Dersom det kommer opp viktig informasjon eller problemstillinger underveis i arbeidssesjonen, kan dette føre til at målsettingen endres underveis i sesjonen. Dette må i tilfellet kommuniseres godt til deltakerne på arbeidssesjonen. Underlag og deltakere Det er nyttig å gi deltakerne informasjon om hva som må være forberedt i forkant av arbeidssesjonen for å sikre oppnåelse av målsetting. Det kan være dokumenter, informasjon eller deler av design, og er ofte singeldisipline aktiviteter. Vurder også hvem som må delta. Det er viktig at de som deltar i arbeidssesjonen enten er interessenter i problemstillingen eller beslutningstakere, internt eller eksternt. En må altså se deltakerne opp mot målet for hver enkelt arbeidssesjon. Arbeidsmetode Fokuset når en planlegger en arbeidssesjon er på å finne multidisipline problemstillinger, altså grensesnittarbeid. Del inn arbeidssesjonen slik at det både blir tid til diskusjon og samarbeid, dvs.

18 veksling mellom plenum og arbeid individuelt. Tenk også på hvordan arbeidet kan effektiviseres og gjøres smartere. Tips Om to eller flere tema skal jobbes med i samme sesjon, kan en dele gruppen inn i tilsvarende antall grupper. Fokuset skal være på å arbeide parallelt, her må man altså se på hvor deltakerne er plassert i ICE- rommet, ut i fra hvilket tema de skal bidra til. La gruppene jobbe hver for seg en stund, og oppsummer i plenum ved avslutning eller behov. Å sende innkalling til sesjoner I forkant av alle sesjoner skal man sende ut en innkalling i god tid. Det gjør at deltakerne får tid til å forberede seg godt. Et tips er å avslutte en sesjon med å avtale agenda for neste sesjon med prosjektgruppen og sende denne innkallingen ut. Ha gjerne en fast serie-innkalling for arbeidssesjoner, for eksempel hver andre uke, men pass på å oppdatere hver enkelt innkalling slik at deltakerne får fersk informasjon om hva som skal foregå. Tips er å kommunisere til prosjektdeltakerne at det forventes at alle forbereder seg ved å lese oppdatert innkalling. I tillegg bør sesjonsleder snakke med relevant personell for å sikre at de forbereder seg riktig ut fra målsetting og arbeidsmetode. Tips til innhold i innkallingen: Mål og evt. delmål Arbeidsmetode (dersom dette er relevant) Antall deltakere Klargjøre om hvorfor folk inviteres (dette gjelder særlig små disipliner som kanskje tenker at de ikke er så sentrale)

19 Vedlegg: Spørreskjema Dag 1 Kick Off P-2590: Evalueringsskjema Før møtet starter: (Kryss av) Jeg har fått god informasjon om oppstartsmøtet på forhånd. Svært lite Svært mye Hvor trygg er du på at man vil oppnå målene for Kick Off: 1. Bli bedre kjent med deltakerne og få en felles forståelse av oppdraget og en felles forventning til gjennomførelsen? 2. Få kompetanse på hvordan man skal skrive gode krav? 3. Lage en tidsplan og fordele ut ansvar for de forskjellige delene? i

20 I løpet av dagen: (kryss av) Vurdering av dagens agenda (torsdag): Tema Hva synes du om varigheten? Hvordan fungerte dette? For kort Passe For lang Dårlig OK Bra Innledning/Velkommen Historie og mål Overordnet tidsplan Forventninger til prosjektet Interessentanalyse Inndeling i grupper og ansvarsområder Presentasjon og diskusjon av gruppeoppgaver Roller og ansvar i prosjektet For kort Passe For langt Dårlig OK Bra Møtet som helhet Fysiske fasiliteter (rom, mat og styring) Ved møteslutt: (kryss av) Hvor trygg er du på din rolle og ditt ansvarsområde i dette prosjektet? Hvor trygg er du på at man vil oppnå målene for Kick Off: 1. Bli bedre kjent med deltakerne og få en felles forståelse av oppdraget og en felles forventning til gjennomførelsen? 2. Få kompetanse på hvordan man skal skrive gode krav? 3. Lage en tidsplan og fordele ut ansvar for de forskjellige delene?

21 Dag 2: Kick Off P-2590: Evalueringsskjema Før møtet starter: (Kryss av) Jeg har fått god informasjon om oppstartsmøtet på forhånd. Svært lite Svært mye Hvor trygg er du på at man vil oppnå målene for Kick Off: 1. Bli bedre kjent med deltakerne og få en felles forståelse av oppdraget og en felles forventning til gjennomførelsen? 2. Få kompetanse på hvordan man skal skrive gode krav? 3. Lage en tidsplan og fordele ut ansvar for de forskjellige delene? I løpet av dagen: (kryss av) Vurdering av dagens agenda (fredag): Tema Hva synes du om varigheten? Hvordan fungerte dette? For kort Passe For lang Dårlig OK Bra Oppstart dag 2 admin Hvordan skrive gode krav Gruppeoppgave Diskusjon rundt videre fremdrift og oppsummering For kort Passe For langt Dårlig OK Bra Møtet som helhet Fysiske fasiliteter (rom, mat og styring)

22 Ved møteslutt: (kryss av) Hvor trygg er du på din rolle og ditt ansvarsområde i dette prosjektet? Hvor trygg er du på at man vil oppnå målene for Kick Off: 1. Bli bedre kjent med deltakerne og få en felles forståelse av oppdraget og en felles forventning til gjennomførelsen? 2. Få kompetanse på hvordan man skal skrive gode krav? 3. Lage en tidsplan og fordele ut ansvar for de forskjellige delene? Andre kommentarer:

23 P-2590 Skrivesamling : Evalueringsskjema Dette spørreskjemaet er del av en evaluering og erfaringsoverføringsprosess gjennomført i regi av forskningsprosjektet SpeedUP. Informasjonen behandles anonymt, og blir del av underlaget til et notat som ferdigstilles i etterkant av skriveprosjektet. 1. Var du med på kick off ( )?: Ja Nei Hvis ja: hvilke dager var du med?: Begge dagene Kun dag 1 Kun dag 2 Hvis nei: har du fått informasjon om hva som ble gjort disse dagene?: Ja Nei 2. Hvor mange dager i løpet av skrivesamlingen skal du være med på? Alle dagene tirsdag onsdag torsdag 3. Hva er din rolle i skriveprosessen?: 4. Hva er det viktigste for deg å få gjort i løpet av denne skrivesamlingen?: 5. Jobber du annerledes i dette prosjektet enn det du vanligvis gjør? I så fall, hvordan?: 6. Hvordan opplever du å jobbe på denne måten? Svært negativt Svært positivt 7. Har du hatt ansvar for å samle informasjon til rapporten, mellom kick off og skrivesamling? Ja Nei Hvis ja: I hvilken grad klarte du å samle nok informasjon før skrivesamlingen? I liten grad I stor grad 8. Kom det tydelig frem hva du hadde ansvar for, før skrivesamlingen? Svært utydelig Svært tydelig 9. Er det klart hva som er din rolle og ansvarsområde videre i prosjektet? Svært uklart Svært klart

24 10. Hvordan opplever du involveringen av brukergruppene tidlig i prosessen? Svært unødvendig Svært nødvendig 11. Er det noen brukergrupper som ikke har vært med i prosessen men som du mener burde deltatt? Ja Nei Hvem?: 12. I hvilken grad opplever du at deltakerne på skrivesamlingen har vært de «riktige» representantene fra sitt område? I stor grad I liten grad 13. Opplever du at deltakerne representerer sine respektive «avdelinger» og ikke egne interesser? I liten grad I stor grad 14. Opplever du at deltakerne er godt forberedt til skrivesamlingen? I liten grad I stor grad 15. Opplever du at deltakerne er aktive og engasjerte i skrivearbeidet? I liten grad I stor grad 16. Syns du at kick off og skrivesamling er godt organisert? I liten grad I stor grad 17. Hvor trygg er du på at man klarer å holde den stramme tidsplanen for prosjektet? Andre kommentarer:

25 P-2590 Skrivesamling : Evalueringsskjema Dette spørreskjemaet er del av en evaluering og erfaringsoverføringsprosess gjennomført i regi av forskningsprosjektet SpeedUP. Informasjonen behandles anonymt, og blir del av underlaget til et notat som ferdigstilles i etterkant av skriveprosjektet. 18. Var du med på kick off ( )?: Ja Nei Hvis ja: hvilke dager var du med?: Begge dagene kun dag 1 kun dag 2 Hvis nei: har du fått informasjon om hva som ble gjort disse dagene?: Ja Nei 19. Hvilke dager i løpet av skrivesamling 1 ( ) var du med på? Alle dagene tirsdag onsdag torsdag ingen av dagene 20. Hvilke dager i løpet av skrivesamling 2 ( ) er du med på? Alle dagene tirsdag onsdag torsdag fredag 21. Hva er din rolle i skriveprosessen?: 22. Har du hatt ansvar for å samle informasjon til rapporten, mellom skrivesamling 1 og skrivesamling 2? Ja Nei Hvis ja: I hvilken grad opplever du at du klarte å samle nødvendig informasjon? I liten grad I stor grad 23. Kom det tydelig frem hva du hadde ansvar for, før skrivesamlingen? Svært utydelig Svært tydelig 24. Hvordan opplever du involveringen av brukergruppene tidlig i prosessen? Svært unødvendig Svært nødvendig 25. Er det noen brukergrupper som ikke har vært med i prosessen men som du mener burde deltatt? Ja Nei Hvem?:

26 26. I hvilken grad opplever du at deltakerne på skrivesamlingen har vært de «riktige» representantene fra sitt område? I liten grad I stor grad 27. Opplever du at deltakerne representerer sine respektive «avdelinger» og ikke egne interesser? I liten grad I stor grad 28. Opplever du at deltakerne er godt forberedt til skrivesamlingen? I liten grad I stor grad 29. Opplever du at deltakerne er aktive og engasjerte i skrivearbeidet? I liten grad I stor grad 30. Syns du at skrivesamlingene er godt organisert? I liten grad I stor grad 31. Hvor trygg er du på at man klarer å holde den stramme tidsplanen for prosjektet? 32. Hva synes du om kvaliteten på rapporten? Svært lav Svært høy 33. Har du jobbet annerledes i dette prosjektet enn det du vanligvis gjør? I så fall, hvordan?: 34. Kunne du tenke deg å jobbe på denne måten i fremtidige prosjekt? Ja Nei 35. Er denne arbeidsmetoden overførbar til andre prosjekt du jobber med til vanlig? Andre kommentarer:

27